Handbuch für das B2B Vignettenportal Handbuch Version 1.0

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1 Handbuch für das B2B Vignettenportal Handbuch Version 1.0 Handbuch für B2B-Anwendung Version 1.0 S e i t e 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einstieg Anmeldung Vignettenportal Wöchentliche Bestandsmeldung Provisionsabrechnung Bestellung (Vignetten & Verbrauchsmaterial) Empfangsbestätigung Übersichtslisten Handbücher Abmelden.. 20 Handbuch für B2B-Anwendung Version 1.0 S e i t e 2

3 1. Einstieg Über oder gelangen Sie auf unsere Startseite oder direkt zur B2B-Anwendung. Scrollen Sie bis ans Ende der Seite zu unseren Online Services in dem grauen Balken. Mit den orange farbigen Pfeilen navigieren Sie zum Einstieg Vignettenportal (B2B): Handbuch für B2B-Anwendung Version 1.0 S e i t e 3

4 2. Anmeldung Die Anmeldung erfolgt durch die Eingabe Ihrer Kundennummer, Ihrem Passwort und dem Button Anmelden. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf den Button Passwort vergessen. Tragen Sie Ihre adresse ein und bestätigen Sie diese mit einem Klick auf den Button Neues Passwort anfordern. Handbuch für B2B-Anwendung Version 1.0 S e i t e 4

5 3. Vignettenportal (B2B) Wurde die Anmeldung richtig und vollständig vorgenommen, gelangen Sie ins Vignettenportal. Wie das nachfolgende Bild zeigt, stehen Ihnen hier mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. - Bestandsmeldung hier können Sie Ihre wöchentliche Bestandsmeldung eingeben. - Provisionsabrechnung Durchführung der Monatsmeldung in der dafür vorgesehenen Abrechnungsmaske. - Bestellung Durchführung der Bestellung in der dafür vorgesehenen Bestellmaske. - Empfangsbestätigung Durch Eingabe des Datums quittieren Sie den Empfang der Ware, oder bestätigen die Retournierung der Vignetten. - Übersichtslisten In den Übersichtslisten haben Sie die Möglichkeit, sich getätigte Vignettenbestellungen, Bestandsmeldungen und Provisionsabrechnungen anzusehen und nach zu drucken. - Stammdaten anzeigen Alle bei uns zur Verfügung stehenden Daten, können von Ihnen jederzeit eingesehen werden. Bei Änderungen können Sie uns das direkt über das Portal mitteilen. Des weiteren haben Sie die Möglichkeit Ihr Kennwort zu ändern, eine an uns abzusetzen, Ihre Ansprechpartner zu erfahren. Ebenfalls befindet sich auf der Startseite ein eigener Button für das Navigieren ins Hauptmenü, zur Ansicht des Handbuchs, sowie der Abmeldebutton. Handbuch für B2B-Anwendung Version 1.0 S e i t e 5

6 4. Wöchentliche Bestandsmeldung Die Bestandsmeldung kann jederzeit durchgeführt werden, muss jedoch 1 x wöchentlich durch Sie aktualisiert werden. In den zur Verfügung stehenden Spalten tragen Sie immer den aktuellen Vignettenbestand zum Zeitpunkt der Bestandsmeldung wie folgt ein: Spalte Bestand nicht verkaufte Vig. : ist der aktuelle Vignettenbestand, den Sie zum Verkauf noch zur Verfügung haben Spalte Bestand verlochte Vig. : sind alle aktuell verlochten Vignetten, die Sie nicht mehr zum Verkauft verwenden können. Hinweis: die verlochten Vignetten müssen bei jeder Bestandsmeldung fortgeschrieben werden. Heißt, dass immer der gesamte Bestand an verlochten Vignetten eingegeben werden muss, sonst würde es automatisch zu einer Verrechnung der verlochten Vignetten führen. Nach der Eingabe müssen Sie die Bestandsmeldung überprüfen und gelangen so in die nächste Bildschirmansicht. Handbuch für B2B-Anwendung Version 1.0 S e i t e 6

7 Sollten Sie bei der Bestandsmeldung falsche Einträge gemacht haben, können Sie durch einen Klick auf Bestandsmeldung ändern die eingegebenen Mengen korrigieren. Mit einem Klick auf Bestandsmeldung durchführen übermitteln Sie Ihre Bestände an die ASFINAG. Druch die Bestandsmeldung erfolgt keine Abrechnung, diese Meldung dient lediglich als Bestandsinformation. Anschließend gelangen Sie automatisch zurück zur Startseite. Handbuch für B2B-Anwendung Version 1.0 S e i t e 7

8 5. Provisionsabrechnung Wenn Sie eine aktuelle Bestandsmeldung zum Monatsletzten erstellt haben, werden Sie als erstes aufgefordert, Ihre Stammdaten auf ihre Korrektheit zu überprüfen und gegebenenfalls zu ändern. Wenn Ihre Bestandsmeldung nicht aktuell ist, weist Sie das System automatisch darauf hin, dass Sie eine aktuelle Bestandsmeldung zum Monatsletzten durchführen müssen, um eine Provisionsabrechnung legen zu können. Sie erhalten dazu unten stehenden Popup, als Aufforderung. Klicken Sie auf dieses rote Feld und Sie werden sogleich in die Bestandsmeldung übergeleitet. Bei abgeschlossener Bestandsmeldung, wird bei erneutem Klick auf Provisionsabrechnung und Aufforderung zur Überprüfung der Stammdaten, Ihre Provisionsabrechnung durch die wöchentlichen Bestandsmeldungen vom System generiert. Handbuch für B2B-Anwendung Version 1.0 S e i t e 8

9 Hier müssen Sie lediglich eine Rechnungsnummer für diese Provisionsabrechnung vergeben. Bei einem möglichem Nullverkauf wg. Beispielsweise Umbau der Station geben Sie bitte anstatt der Rechnungsnummer folgenden Text ein: 0 Meldung im (Abrechnungsmonat angeben) Nachdem Sie mit dem Button Abrechnung anzeigen die Provisionsabrechnung geprüft haben, können Sie diese mit Abrechnung senden abschließen. (auch Nullmeldungen) Die Abrechnung wird dann automatisch an die ASFINAG übermittelt. Handbuch für B2B-Anwendung Version 1.0 S e i t e 9

10 Nach Abschluss erhalten Sie, an die bei der ASFINAG hinterlegte -Adresse, eine Bestätigung über die Durchführung der Provisionsabrechnung und eine Anlage Ihrer Abrechnung als PDF-Datei. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, sich Ihre Provisionsabrechnung sofort als Datei zu speichern und/oder einen Ausdruck anzufertigen. Handbuch für B2B-Anwendung Version 1.0 S e i t e 10

11 6. Bestellung Verbrauchsmaterial und Vignetten Über die Auswahl können Vignetten und/oder Verbrauchsmaterial direkt bestellt werden. Wählen Sie entsprechend aus: Bestellung Vignette oder Bestellung Verbrauchsmaterial: Verbrauchsmaterial: Tragen Sie in die entsprechenden Felder die gewünschten Mengen ein und schließen Sie die Bestellung mit ab. Handbuch für B2B-Anwendung Version 1.0 S e i t e 11

12 Vignetten: Ihr Vignettenbedarf für den laufenden Verkaufsmonat wird durch das System nach jeder erfolgten Bestandsmeldung automatisch ermittelt und direkt an die ASFINAG weiter geleitet. Ihr aktueller Vignettenbestand wird den Verkäufen des Vorjahres gegenüber gestellt und somit eine automatische Belieferung für Sie vorgeschlagen, wenn dieser zu niedrig ist. Wenn dies der Fall ist, werden Sie im Portal mittels einer Meldung darüber informiert. Eine zusätzliche Bestellung ist dann bis zum Erhalt der Lieferung, damit Doppellieferungen vermieden werden, nicht möglich. Sie können in den Übersichtslisten einsehen, welche Mengen für Sie vorgesehen sind und an Sie geliefert werden. Neu bei einer Vignettenbestellung durch Sie ist, dass Sie eine Begründung für Ihren Vignettenbedarf eingeben müssen. Begründungsbeispiel: - Es findet ein Motorradtreffen in meiner Region statt, daher benötige ich mehr Vignetten. Sie können Ihre Eingaben jederzeit ändern oder abrechen. Ist Ihre Eingabe korrekt, bestätigen Sie Ihre Bestellung mit Bestellung absenden. Handbuch für B2B-Anwendung Version 1.0 S e i t e 12

13 7. Empfangsbestätigung Nach erfolgter Lieferung von Vignetten an Sie, oder Rückgabe von Vignetten an die ASFINAG, erhalten Sie eine Aufforderung die Übernahme der Vignettensendung oder die Retournierung von Vignetten zu bestätigen. Sie erhalten bei erneutem Einstieg ins Portal folgende Aufforderung: Für die Bestätigung des Wareneinganges oder der Rücksendung von Vignetten und der ordnungsgemäßen Übernahme tragen Sie bitte in die Rubrik WE-Datum das Datum der Warenübernahme oder des Retourenscheins ein. Zur Bestätigung des eingegebenen Datums klicken Sie auf Empfangsbestätigung druchführen Zurück ins Hauptmenü zur weiteren Navigation im Portal. Handbuch für B2B-Anwendung Version 1.0 S e i t e 13

14 8. Übersichtslisten Durch Anklicken des Button wird nachfolgende Ansicht geöffnet. Vignettenbestellung: Hier können Sie alle an Sie gelieferten Vignettensendungen ansehen und bei Bedarf nachdrucken. Wählen Sie das Vignettenjahr aus und bestätigen Sie mit Selektion durchführen. Handbuch für B2B-Anwendung Version 1.0 S e i t e 14

15 Es werden nun alle Lieferungen und Retouren nach Buchungsdatum aufgelistet. Durch Anklicken der Lieferscheinnummer können Sie die Vignettenbestellungen oder Retourenscheine öffnen und danach drucken. Kundennummer Adresse Vertriebsstelle Kundennummer Adresse Vertriebsstelle oder Retourenschein Handbuch für B2B-Anwendung Version 1.0 S e i t e 15

16 Provisionsabrechnung: Hier können Sie alle gemeldeten Provisionsabrechnungen ansehen und bei Bedarf nachdrucken. Wählen Sie das Vignettenjahr aus und bestätigen Sie mit Es werden nun alle Provisionsabrechnungen nach Buchungsdatum aufgelistet. Durch Anklicken der ASF Buchungsbelegnummer können Sie die Abrechnung öffnen und danach drucken. Kundennummer Adresse Vertriebsstelle Druck der Provisionsabrechnung siehe Druckvorgang Bestellung. Handbuch für B2B-Anwendung Version 1.0 S e i t e 16

17 Bestandsinformation: Hier können Sie alle erfassten Bestandsmeldungen ansehen und bei Bedarf nachdrucken. Wählen Sie einen Selektionszeitraum aus und gehen Sie weiter mit dem Button Bestandsübersichtsliste. Es werden nun alle Bestandsmeldungen nach Datum und Uhrzeit aufgelistet. Durch Sie angelegte Bestandsmeldungen werden in der Spalte Benutzer mit Ihrer Kundennummer gekennzeichnet. Dem Benutzer System sind Bestandskorrekturen, nach einer Vignettenlieferung, Vignettenretouren, Gutschriften oder Stornorechnungen hinterlegt, damit Sie immer mit dem korrekten Bestand weiter agieren können. Kundennummer Adresse Vertriebsstelle Ihre Kundennummer Durch Anklicken des Datums können Sie die Bestandsmeldung öffnen und danach drucken. Handbuch für B2B-Anwendung Version 1.0 S e i t e 17

18 Geöffnete Bestandsmeldung - Musteransicht Kundennummer Adresse Vertriebsstelle Handbuch für B2B-Anwendung Version 1.0 S e i t e 18

19 9. Handbücher Hier finden Sie alle für Ihre Verkaufsstelle relevanten Schulungsunterlagen, Preislisten, Informationsmaterial und Vorsteuerbescheinigungen. Durch einen Klick auf eines der Symbole öffnet sich das gewünschte Dokument als PDF-Datei und kann von Ihnen abgespeichert und/oder gedruckt werden. Handbuch für B2B-Anwendung Version 1.0 S e i t e 19

20 10. Abmelden Steigen Sie bitte immer mit dem Button aus dem System aus! Bitte verwenden Sie nicht das X (Internetexplorer schließen), da Sie sonst im B2B Portal für mindestens 20 Minuten gesperrt werden und ein weiterer Einstieg somit blockiert wird. Handbuch für B2B-Anwendung Version 1.0 S e i t e 20