Checkliste: Technische und organisatorische Maßnahmen

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1 Checkliste: Technische und organisatorische Maßnahmen Folgende technische und organisatorische Maßnahmen wurden nach 9 BDSG für folgende verantwortliche Stelle getroffen: Musterstein GmbH Musterweg Musterhausen 1. Zutrittskontrolle Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren. Alarmanlage Absicherung von Gebäudeschächten Automatisches Zugangskontrollsystem Biometrische Zugangssperren Chipkarten-/Transponder-Schließsystem Lichtschranken/Bewegungsmelder Personenkontrolle beim Pförtne/ Empfang Protokollierung der Besucher/Besucherbuch Schlüsselregelung/Schlüsselbuch Sorgfältige Auswahl von Sicherheitspersonal Tragepflicht von Mitarbeiter-/Gästeausweisen Videoüberwachung der Zugänge Manuelles Schließsystem Schließsystem mit Codesperre Sicherheitsschlösser 1

2 2. Zugangskontrolle Verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können. Authentifikation mit Benutzer + Passwort Authentifikation mit biometrischen Daten Einsatz von Anti-Viren-Software Einsatz von Firewalls Einsatz von Mobile Device Management Einsatz von VPN-Technologie Gehäuseverriegelungen Sperren von externen Schnittstellen (z.b. USB-Anschlüsse) Benutzerberechtigungen verwalten Erstellen von Benutzerprofilen Passwortvergabe/Passwortregeln Personenkontrolle beim Pförtner/Empfang Protokollierung der Besucher/Besucherbuch Schlüsselregelung/Schlüsselbuch Sorgfältige Auswahl von Reinigungspersonal Sorgfältige Auswahl von Sicherheitspersonal Verschlüsselung von Datenträgern Verschlüsselung von Smartphones 3. Zugriffskontrolle Gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, Einsatz von Aktenvernichtern Ordnungsgemäße Vernichtung von Datenträgern (DIN 32757) Physische Löschung von Datenträgern vor deren Wiederverwendung Protokollierung der Vernichtung von Daten Protokollierung von Zugriffen auf Anwendungen, insbesondere bei der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten Verschlüsselung von Datenträgern und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können. Anzahl der Administratoren auf das»notwendigste«reduzieren Einsatz von Dienstleistern zur Akten- und Datenvernichtung (nach Möglichkeit mit Zertifikat) Erstellen eines Berechtigungskonzepts Passwortrichtlinie inkl. Länge und Wechsel Sichere Aufbewahrung von Datenträgern Verwaltung der Benutzerrechte durch Systemadministratoren Verschlüsselung von Smartphones 2

3 4. Weitergabekontrolle Gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft Einrichtungen von VPN-Tunneln -Verschlüsselung Sichere Transportbehälter/-verpackungen und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist. Dokumentation der Empfänger von Daten und der Zeitspannen der geplanten Überlassung bzw. vereinbarter Löschfristen Erstellen einer Übersicht von regelmäßigen Abrufund Übermittlungsvorgängen Sorgfältige Auswahl von Transportpersonal und -fahrzeugen Weitergabe von Daten in anonymisierter oder pseudonymisierter Form 5. Eingabekontrolle Gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten Protokollierung der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind. Aufbewahrung von Formularen, von denen Daten in automatisierte Verarbeitungen übernommen worden sind Erstellen einer Übersicht, mit welchen Applikationen welche Daten eingegeben, geändert und gelöscht werden können Nachvollziehbarkeit von Eingabe, Änderung und Löschung von Daten durch individuelle Benutzernamen (nicht Benutzergruppen) Vergabe von Rechten zur Eingabe, Änderung und Löschung von Daten auf Basis eines Berechtigungskonzepts 3

4 6. Auftragskontrolle Gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können. Auswahl des Auftragnehmers unter Sorgfaltsgesichtspunkten (insbesondere hinsichtlich Datensicherheit) Laufende Überprüfung des Auftragnehmers und seiner Tätigkeiten Schriftliche Weisungen an den Auftragnehmer (z.b. durch Auftragsdatenverarbeitungs-vertrag) i.s.d. 11 Abs. 2 BDSG Sicherstellung der Vernichtung von Daten nach Beendigung des Auftrags Verpflichtung der Mitarbeiter des Auftragnehmers auf das Datengeheimnis ( 5 BDSG) Vertragsstrafen bei Verstößen Vorherige Prüfung der beim Auftragnehmer getroffenen Sicherheitsmaßnahmen und entsprechender Dokumentation Wirksame Kontrollrechte gegenüber dem Auftragnehmer vereinbaren 7. Verfügbarkeitskontrolle Gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind. Feuerlöschgeräte in Serverräumen Feuer- und Rauchmeldeanlagen Geräte zur Überwachung von Temperatur und Feuchtigkeit in Serverräumen Klimaanlage in Serverräumen Schutzsteckdosenleisten in Serverräumen Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) Alarmmeldung bei unberechtigten Zutritten zu Serverräumen Aufbewahrung von Datensicherung an einem sicheren, ausgelagerten Ort Erstellen eines Backup- & Recoverykonzepts Erstellen eines Notfallplans Testen von Datenwiederherstellung Serverräume nicht unter sanitären Anlagen In Hochwassergebieten: Serverräume über der Wassergrenze 4

5 8. Trennungsgebot Gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können. Bei pseudonymisierten Daten: Trennung der Zuordnungsdatei und der Aufbewahrung auf einem getrennten, abgesicherten IT-System Physikalisch getrennte Speicherung auf gesonderten Systemen oder Datenträgern Trennung von Produktiv- und Testsystem Verschlüsselung von Datensätzen, die zu demselben Zweck verarbeitet werden Erstellung eines Berechtigungskonzepts Festlegung von Datenbankrechten Logische Mandantentrennung (softwareseitig) Versehen der Datensätze mit Zweckattributen/Datenfeldern Mit freundlicher Empfehlung von audatis Consulting Datenschutz und Informationssicherheit Hauptsitz/Büro Ostwestfalen Wittekindstr Herford Fon: Fax: Internet: Büro Rhein-Main-Neckar Wehrstr Birkenau Büro Rhein-Ruhr Wöhlerstr. 16a Köln 5 audatis Consulting alle Rechte vorbehalten

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