Erfolgreiches Wissensmanagement fängt beim User an Michael Kienzler

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1 Erfolgreiches Wissensmanagement fängt beim User an Michael Kienzler

2 Was erwartet Sie heute? Haufe Gruppe Die Haufe Sicht auf das Thema Wissensmanagement Die Haufe Idee Die Haufe Lösung im Detail

3 Die Haufe Gruppe. Fakten im Überblick in Freiburg gegründetes Unternehmen - in Familienbesitz Spezialisiert auf: Herausgabe multimedialer Fachinformationen aus den Bereichen Personal, Wirtschaft Recht und Steuern (z.b. Online-Portale & Produkte) Wirtschafts- und Unternehmens-Software/Applikationen (z.b. payroll, financial software) Workflow und Produktivitäts-Tools (z.b. Wissensmanagement, Bewerber- & Talent Management) Trainings, Seminare, Konferenzen & E-Learnings über aktive Kunden über Abonnenten und Lizenznehmer über Teilnehmer lokaler Seminare und Konferenzen

4 Produkte und Angebote. Abdeckung des kompletten Arbeitsplatzes. Was haben Steuerberater, Personalleiter mittelständischer Unternehmen, Rechnungswesenfachleute in DAX-Unternehmen und Angestellte im öffentlichen Dienst gemeinsam? Sie vertrauen auf Produkte und Dienstleistungen der Haufe Gruppe. Und das bereits seit Jahrzehnten. Weiterbildung Präsenz-Events Seminare Inhouse Training E-Learning Online-Seminare E-Trainings Online-Portale Tagesaktuelle News Aufarbeitung der Top-Themen Diskussions-Foren Networking Newsletter Fachdatenbanken Lexika und Handbücher Rechtsquellen Gesetzes- und Entscheidungsdatenbanken Arbeitshilfen Applikationen Programme zur optimalen Unterstützung relevanter Business-Prozesse Haufe Talent Management Print-Produkte Loseblattwerke Fachbücher Kommentarte Fachzeitschriften Neueste Entwicklungen & Trends Objektive Analysen Konkrete Handlungsempfehlungen für die Praxis

5 Was erwartet Sie heute? Haufe Gruppe Die Haufe Sicht auf das Thema Wissensmanagement Die Haufe Idee Die Haufe Lösung im Detail

6 Herausforderung: Wissen produktiv machen Peter F. Drucker Pionier der modernen Managementlehre Das Wesen des Management ist es, Wissen produktiv zu machen

7 Herausforderung: Wissen aus verschiedenen Quellen Secure & Compliant Anspruch: Fehlertoleranz = 0 -> Umsetzung bindende externe und interne Vorschriften, Gesetzgeber, Rechtsprechung, Qualitätsstandards, Compliance, Zertifizierung, Unternehmenswissen Anspruch: Wertschöpfung steigern -> Wissen schnell verfügbar machen, produktiv & aktiv nutzen, gemeinsame Verantwortung von Mitarbeitern und Vorgesetzten.

8 Herausforderung: Zusammenführen unterschiedlicher Quellen In der Realität müssen beide Fälle sichergestellt werden. Rechtliche Rahmenbedingungen müssen mit 100% Sicherheit umgesetzt werden. Wertschöpfende Tätigkeiten werden durch People Contribution wirkungsvoller und produktiver erbracht. Alle für Alle (Jeder Mitarbeiter schafft Wissen) einfach Unternehmenswissen Erstellung Secure & Compliant Wenige für Viele (Experten, Autoren, etc.) effizient Anspruch Administration/ Wertschöpfung Compliance:. 100% produktiver

9 Herausforderung: Explosion der Unternehmensinformationen. Die Menge der weltweit erstellten, erfassten und vervielfältigten digitalen Informationen nimmt rasend zu - das Thema Suchen und Finden gewinnt zunehmend an Bedeutung Exabyte In 5 Jahren das 10-fache an Informationen! DVD, RFID, Digital TV, MP3-Player, Digitalkameras, Fotohandys, VolP, Bildgebung in der Medizin, Laptops, Rechenzentrums-Anwendungen, Spiele, Satellitenbilder, GPS, Bankautomaten, Scanner, Sensoren, Digitalradio, DLP-Kinos, Telematik, Peerto-peer, , Instant Messaging, Videokonferenzen, CAD/CAM, Spielzeug, Industriemaschinen, Sicherheitssysteme, Appliances Quelle: IDC, 2008; Exabyte = Pentabyte

10 Herausforderung: Viele Quellen Internet, Unternehmen, Verlage, etc.

11 Herausforderung: Keine homogenen Informationen Auslieferungslager von Amazon

12 Herausforderung: Keine strukturierten Informationen Informationen entstehen dynamisch

13 Herausforderung: Change-Prozess Technik soll sich ändern und nicht der Mensch

14 Herausforderung: Viele Quellen, viele Suchvorgänge Jeder Mitarbeiter verbringt durchschnittlich 9 h/woche mit der Suche nach Informationen und Dokumenten Weniger als die Hälfte der intern benötigten Informationen ist suchbar Mehr als 70% der Mitarbeiter sagen, dass externe Informationen leichter zu finden sind als interne

15 Herausforderung: Unterschiedliche Erwartungshaltungen User Schnelles Finden IT Integration in Systemlandschaft Entscheider Schnelle Einführung

16 Was erwartet Sie heute? Haufe Gruppe Haufe Sicht auf das Thema Wissensmanagement Die Haufe Idee Die Haufe Lösung im Detail

17 Die Lösung. Über die Produktivität des Knowledge Workers. Clay Shirky Internet-Pionier und Professor an der New York University it is not information overload, it is filter failure!

18 Lösungsansätze am Markt Anbieter fokussieren auf: strukturieren Einordnen des Contents in vordefinierte Strukturen aufbereiten Zusätzliches Erstellen von thematischem Content verschlagworten Zusätzliche Infos zu jedem Dokument

19 Haufe Lösung Keine Zusatzarbeiten Keine Strukturierung durch den Nutzer -> Semantik Kein gesondertes Erstellen von Dokumenten für WM -> Semantik Keine zusätzliche Verschlagwortung durch den Nutzer -> Semantik

20 Haufe Lösung Kein Change erforderlich Nutzer erstellt die Dokumente in seiner MS-Office- Welt -> WORD, EXCEL, POWERPOINT, PDF Nutzer ändert nur den Speicherort der Dateien -> Web-Laufwerk Nutzer bearbeitet die Dokumente über seine MS- Office-Welt -> Web-Laufwerk

21 Haufe Lösung Zusammenführen von Inhalten Inhalte des Unternehmens -> DMS, CMS, Netzlaufwerke Inhalte von Haufe -> Gesetze, Rechtsprechung, Lexika, Muster, Formulare, Berechnungsprogramme, etc. Weitere für den Nutzer relevante Inhalte -> Verbandsmitteilungen, Veröffentlichungen, etc

22 Haufe Lösung Semantische Verknüpfung Keine manuellen Verweise durch Nutzer erforderlich -> Semantik Keine Pflege der Verweise durch Nutzer erforderlich -> Semantik Automatisierte Anzeige von weiteren für den Nutzer relevanten Inhalten -> Semantik

23 Haufe Lösung Viele Quellen, ein Suchvorgang Einheitlicher Index über alle Quellen

24 Was erwartet Sie heute? Haufe Gruppe Die Haufe Sicht auf das Thema Wissensmanagement Die Haufe Idee Die Haufe Lösung im Detail

25 Haufe Suite. Zusammenführung unterschiedlicher Quellen Mit der Haufe Suite decken Sie nicht nur die unterschiedlichen Wissens-Formate exzellent ab. Sie vernetzten diese auf einer Plattform und addieren so weitere Mehrwerte. Für die rechtssichere Abdeckung des Bereichs Fachwissen und eine hohe Aktivität auf der Plattform greifen sie auf bewährtes Haufe-Fachwissen zu und reduzieren so zusätzlich die Pflege-Aufwände. Zusammenführung unterschiedlicher Quellen Semantische Vernetzung Erfolgsfaktor Mitarbeiter/ Anwender Weitere smarte Features & Optionen Schneller Start durch modularen Aufbau

26 Haufe Suite. Vernetzung des kompletten Unternehmenswissens. Eigene Inhalte Haufe-Fachwissen Andere Angebote Unternehmenswissen, interne Richtlinien, Vorlagen & Tools, Firmen-News, Social, Haufe Fachwissen, Themen- News, Top-Themen, Online- Seminare, Weitere Applikationen/ Anwendungen, Services, Verlagsangebote anderer Anbieter,

27 Startseite. Alles auf einen Blick. Die individuell gestaltbare Startseite der Haufe Suite erlaubt Ihnen den schnellen Zugriff auf alle Inhalte und Module. Startseite mit direktem Zugang zu allen Inhalten Schnelleinstieg über semantische Suche Immer aktuell und lebendig ohne Aufwand - über Integration topaktueller Haufe- Contents Komplett individuell gestaltbare Startseite

28 Haufe Suite. Semantische Vernetzung. Die Strukturierung von Inhalten kostet viel Zeit. Bei der Haufe Suite übernimmt das die semantische Komponente. Beste Trefferergebnisse, automatische Verschlagwortung, semantisch verwandte Dokumente, usw. Alles das sind Vorteile die Ihnen nur durch eine semantische Hochleitungssuche zur Verfügung stehen. Zusammenführung unterschiedlicher Quellen Semantische Vernetzung Erfolgsfaktor Mitarbeiter/ Anwender Weitere smarte Features & Optionen Schneller Start durch modularen Aufbau

29 Optimale Vernetzung Das Ganze ist mehr als die Summe der Einzelteile Noch produktiver kann das Wissensmanagement gestaltet werden, wenn eine Problemstellung nicht nur einzeln gut bedient werden. Im Zusammenspiel entfalten Lösungen Ihr volles Potential. Daher ist es von unschätzbarer Bedeutung, dass beide Herausforderungen und alle Wissens-Töpfe optimal mit einander vernetzt sind. Alle für Alle (Jeder Mitarbeiter schafft Wissen) einfach Unternehmenswissen Erstellung Semantische Secure & Compliant Vernetzung Wenige für Viele (Experten, Autoren, etc.) effizient Anspruch Administration/ Wertschöpfung Compliance:. 100% produktiver

30 Die Suche. Struktur pur. Semantisch verknüpft. Die semantische Hochleitungssuche führt zu Trefffern mit höchster Relevanz. Für eine weitere zielführende Konkretisierung stehen weitere Filtermöglichkeiten und die Suchoption nach verwandten Die Semantische Suchbegriffen Suche zur Verfügung. versteht Sprache und Semantische Suche über übersetzt in den Sinn- alle Inhalte Zusammenhang Eigene Inhalte Priorisierung nach inhaltlicher Relevanz durch die Kombination von linguistischen, semantischen und statistischen Verfahren Eintrag öffnen Fachinformationen (Name / Titel anklicken) von Haufe

31 Semantische Vernetzung Informationen übersichtlich aufbereitet. Die semantische Komponente führt nicht nur zu besten Trefferergebnissen. Auch verwandte Dokumente oder Suchbegriffe werden über semantische Sinnzusammenhänge Die erkannt. Semantische So führen Suche Sie alle Information aus allen Quellen zusammen, finden die beste versteht Information. Sprache Alles und ohne Basis und vollautomatisiert. übersetzt in den Sinn- Zusammenhang und leitet daraus verwandte Suchbegriffe ab Automatischer Generierung von relevanten Schlagworten ohne redaktionellen Aufwand Vollautomatische semantische Verknüpfung verwandter Dokumente aus allen Inhalten (Eigene Inhalte, Inhalte von Haufe und Drittanbietern)

32 Haufe Suite. Erfolgsfaktor Mitarbeiter/ Anwender. Erfolgreiche Plattformen stellen den Anwender in den Fokus: Direkte Nutzen für den Anwender, einfache & intuitive Bedienung, einfache Dateneingabe durch Integration in die bestehenden Arbeitsprozesse, keine Zusatzaufwände durch Überstrukturierung. Mit der Haufe Suite machen Sie Ihre Plattform erfolgreich. Zusammenführung unterschiedlicher Quellen Semantische Vernetzung Erfolgsfaktor Mitarbeiter/ Anwender Weitere smarte Features & Optionen Schneller Start durch modularen Aufbau

33 WebDAV. Hohe Akzeptanz durch gewohnte Arbeitsumgebung Über die direkte Desktop Integration arbeitet der Anwender in seiner gewohnten Arbeitsumgebung. Das Öffnen und Speichern von Dokumenten ist direkt aus den Office- Programmen möglich (Stichwort: WebDAV)

34 Social-Funktionen. Direkter Austausch über Blogs, Foren, Wiki`s & Co Zum Wissensmanagement gehört immer verschiedene Angebote, Werkzeuge und Tools, ganz nach den Bedürfnissen der Anwender. In vielen Unternehmen zählt dabei auch das Thema Social-Tools zum Alltag. In der Haufe Suite stehen Ihnen Basis-Funktionen wie Foren, Blogs und Wiki`s optional zur Verfügung.

35 Eigene Inhalte. Einfach und bedienerfreundlich. Erstellen Sie in wenigen einfachen Schritten eigene Inhalte und stellen Sie diese Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung. Ob aktuelle Informationen, Termine oder eigene Formulare. Einfaches Erstellen und Veröffentlichen eigener Beiträge in gelernter Usability analog Microsoft Office Rich-Text-Editor mit Rechtschreib- und Textstilprüfung Problemloser Upload von Multimedia-Inhalten wie Bilder, Audiofiles und Videos

36 Eigene Inhalte. Volle Rollen- und Rechtekontrolle. Machen Sie das Wissen Ihres Unternehmens transparent und für jeden nutzbar. Einfaches Handling des Content Management Systems (CMS) Volle Rechtekontrolle (Administrator legt fest, wer Inhalte, Dateien und Anwendungen editieren und publizieren darf). Aktuelle Neuigkeiten im Unternehmen

37 Haufe Suite. Weitere smarte Features & Optionen. Neben der exzellenten Erfüllung der Ansprüche an 100% sicheres und produktives Wissen stehen Ihnen mit der Haufe Suite für die Zukunft weitere smarte Lösungen offen. Aufgrund des flexiblen und modularen Ansatzes sind diese jederzeit erweiterbar. Zusammenführung unterschiedlicher Quellen Semantische Vernetzung Erfolgsfaktor Mitarbeiter/ Anwender Weitere smarte Features & Optionen Schneller Start durch modularen Aufbau

38 Haufe Suite. Ergänzende Applikationen und Services. Noch mehr Effizienz durch bereits integrierte Applikationen und Services. Per Drag & Drop können Sie Ihre Lösung schnell und intuitiv erweitern. Auch für die Zukunft stehen Ihnen weitere Optionen offen. Weitere Lösungen können Sie bei Bedarf integrieren. Optionale Erweiterung um weitere Lösungen und Services Schnelle Integration von fertigen Applikationen Intuitive Bedienung: Einfache Integration per Drag-and-Drop

39 Applikationen und Services. OCR-Erkennung. Mit der semantischen OCR-Erkennung erweitern sie die integrierten Töpfe um Bilddateien (auch pdf) und integrieren diese in den Leistungsumfang der Haufe Suite. Bildelemente werden vollautomatisch semantisch vernetzt und mit allen anderen Inhalte in Sinnzusammenhänge übersetzt. Direkte vollautomatische «Umwandlung» von Bilddateien in durchsuchbare Inhalte mit einer Vollintegration in Ihre Suchtreffer. Inhalte von Bilddokumenten werden über die semantische Komponente in direkte Sinnzusammenhänge mit allen Inhalten gesetzt und vernetzt.

40 Haufe Suite. Schneller Start durch modularen Aufbau. Mit der Haufe Suite sind Sie schnell startklar ohne große Projektaufwände. Durch die technologische Basis als Software as a Service Lösung ist alles was Sie brauchen ein Internetzugang und Web-Browser. Es sind keine Hardwarekapazitäten, Wartungen, Updates oder Betreuung erforderlich. Zusammenführung unterschiedlicher Quellen Semantische Vernetzung Erfolgsfaktor Mitarbeiter/ Anwender Weitere smarte Features & Optionen Schneller Start durch modularen Aufbau

41 Haufe Suite Schneller Start durch modulare SaaS-Lösung. Schnell startklar ohne große Projektaufwände Alles was Sie brauchen sind Internetzugang und Web-Browser. Keine Hardwarekapazitäten, Wartungen, Updates oder Betreuung erforderlich Deutliche Senkung der Kosten, deutlich mehr Flexibilität und Effizienz Keine langwierige Softwareintegration in die Unternehmensstruktur SaaS bezeichnet eine Software, die Prozesse im Unternehmen unterstützt, bei der die zugrundeliegenden Daten jedoch in einem externen Rechenzentrum liegen anstatt auf unternehmenseigenen Servern. Diese Form der Software-Bereitstellung bildet die Zukunft der IT.

42 Schnelle Einführung. 3 Schritte zum Projekterfolg Ihre Anforderungen Schnelle Implementierung & Schulung Abrundungen/ Erweiterungen Aufnahme Ihrer Wünsche und Anforderungen Optional: Requirement- Workshop mit Erfahrungsaustausch, Best Practises und Lösungsoptionen Schnelle Anlage und Einrichtung Ihrer Haufe Suite Finalisierung der Lösung im direkten Austausch Administratoren und Anwenderschulungen Freigabe & Going live Permanente Erweiterung möglich Bsp: Musterfirma xyz -> startklar in 2 Tagen

43 Datenschutz. Höchste Sicherheitsstandards, garantierte Service-Levels. BAFIN Bundesanstalt für Finanzdienstleistung s-aufsicht BSI Grundschutzhandbuch Maßgaben für Anlagen mit erhöhtem Schutzbedarf werden erfüllt eco Datacenter Star Audit Höchstnote (5 Sterne) bei der Bewertung von Infrastruktur und Leistungen. ISO/IEC Jährliches Überwachungsau dit der DQS ergab ISO/IEC 27001:2005 Zertifizierung ITIL Alle Mitarbeiter des Rechenzentrums werden nach der ITIL (Infrastructure Library) Foundation zertifiziert. LPIC Das LPI gilt als weltweit führendes Zertifizierungsprogramm der Linux- Gemeinschaft. Microsoft Gold Certified Partner Belegt eine sehr hohe Kompetenz im Betrieb von Microsoft- Lösungen. Regelmäßige Wartungen und Updates gewährleisten sichere und aktuelle Anwendungen IT-Umgebung, Serverräume und Sicherheitssystem werden regelmäßig kontrolliert Dank der externen Datenhaltung wird auch das Risiko des unternehmensinternen Datendiebstahls deutlich verringert Sie können auf ein mehrfach zertifiziertes, sicheres Rechenzentrum vertrauen

44 Referenzen. Bereits über 100 zufriedene Kunden. Statt an verteilten Stellen und in unterschiedlichen Medien nach Informationen suchen zu müssen, steht uns heute ein professionelles, multimediales und vor allem stets aktuelles Informationssystem zur Verfügung. Oliver Morawietz Personalreferent Volkswagen Retail Für meine Kollegen und mich gilt: Ein Tag ohne Haufe das geht gar nicht mehr. Stefan Krämer Personalsachbearbeiter Kreissparkasse Bitburg-Prüm

45 Besten Dank Michael Kienzler

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