SwyxIt! Benutzerdokumentation. SwyxIt! Die ultraflexible Telefonie-Software für den Windows-PC

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1 SwyxIt! Benutzerdokumentation SwyxIt! Die ultraflexible Telefonie-Software für den Windows-PC Stand: Juni 2006

2 Swyx. Alle Rechte vorbehalten. Rechtliche Hinweise Bei der Erstellung von SwyxWare und dieser Dokumentation wurde die größtmögliche Sorgfalt hinsichtlich der Brauchbarkeit und Richtigkeit aufgewendet. Diese Dokumentation ist Gegenstand ständiger Änderungen und kann daher ungenaue oder fehlerhafte Informationen enthalten. Diese Dokumentation, einschließlich aller Informationen, die hierin enthalten sind, wird ohne Mängelgewähr zur Verfügung gestellt. Es werden weder stillschweigende noch ausdrückliche Gewährleistungen gegeben, einschließlich, jedoch nicht beschränkt auf die Gewährleistung der Marktgängigkeit oder der Eignung für einen bestimmten Zweck. Warenzeichen: Swyx, SwyxIt!, der Integrationssmiley und Click. Phone. Smile. sind eingetragene Warenzeichen von Swyx. Alle weiteren Marken und Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen ihrer jeweiligen Besitzer. Diese Dokumentation ist urheberrechtliches Eigentum von Swyx. Reproduktion, Adaption oder Übersetzung dieser Dokumentation ohne die ausdrückliche schriftliche Zustimmung von Swyx ist verboten und wird als Urheberrechtsverletzung behandelt werden. Swyx Solutions AG Joseph-von-Fraunhofer-Str. 13a D Dortmund

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5 Inhaltsverzeichnis SwyxIt! Benutzerdokumentation1 Neue Funktionen... vii Einleitung... xiii 1 Was ist gemeint mit...? 1.1 Teilnehmer Gruppe Rufsignalisierung Statussignalisierung Rufnummer (Telefonnummer) Rufberechtigungen Leitung Trunk und Trunk-Gruppe Benutzer Aktive Verbindung Gehaltene Verbindung Anklopfen Konferenz Makeln Akustische Signale Skin Call Routing Voic Fernabfrage CTI Rückruf Nachbearbeitungszeit Direktansprache Wie funktioniert SwyxIt! 3 Anmelden und Abmelden 3.1 Als Benutzer an- und abmelden Benutzerrechte Inhaltsverzeichnis i

6 4 Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche 4.1 Menüs Die Symbolleiste Hintergrund Display Zifferntasten Leitungstasten Funktionstasten Telefonieren mit SwyxIt! 5.1 SwyxIt! starten Wie rufe ich einen Teilnehmer an? Direktansprache Wählen aus jeder Anwendung heraus Wie benutze ich das Telefonbuch? Wie nehme ich ein Telefongespräch an? Wie übernehme ich ein Gespräch? Wie hinterlasse ich einen Rückrufwunsch? Wie beende ich ein Gespräch? Wie leite ich eine Rückfrage ein? Wie wechsle ich zwischen mehreren Teilnehmern (Makeln)? Wie verbinde ich zwei Teilnehmer miteinander? Wie übergebe ich ein Gespräch ohne Rückfrage? Weiterleiten ohne anzunehmen Lautsprecher und Freisprecheinrichtung Wie telefoniere ich mit mehreren Teilnehmern gleichzeitig (Konferenz)? Konferenzen starten Rückfragen und Hinzufügen Konferenz verlassen oder beenden Konferenzräume Wie leite ich Anrufe um? Sofortige Umleitung Sofortige Umleitung einschalten Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt! 6.1 Rufnummernformate in Outlook SwyxIt! und Microsoft Outlook 2000/XP Konfiguration Teilnehmer direkt aus den Outlook-Kontakten anrufen Anruf aus einer heraus starten Anruf aus einem Kalender-Eintrag heraus starten ii Inhaltsverzeichnis

7 6.2.5 Outlook-Kontakte bei eingehenden Rufen verwenden Anzeigen und Erstellen von Outlook-Kontakten während eines Gespräches Anzeigen und Erstellen von Outlook-Kontakten aus Listen Erstellen und Anzeigen von Outlook-Journaleinträgen Erstellen eines Journaleintrags während eines Gespräches Swyx Voic Player Namensauflösung aus Outlook-Kontakten SwyxIt! im Detail 7.1 Übersicht über die Funktionen von SwyxIt! SwyxIt! Menüs Menü Datei Menü Bearbeiten Menü Leitungen Menü Funktionen Menü Listen Menü Einstellungen Menü Hilfe Minimieren Beenden Info über SwyxIt! Tipp des Tages Die SwyxIt!-Symbolleiste SwyxIt!-Features Ziffernblock Rücktaste Hörer Wahlwiederholung Automatische Wahlwiederholung Ruhe vor dem Telefon Zweitanruf unterbinden Rufnummer unterdrücken Leitungstaste Sperren von Leitungen (Nachbearbeitungszeit) Namenstaste Verknüpfungstaste Namens- und Verknüpfungstasten exportieren und importieren Telefonbuch Anrufliste Voic s aufzeichnen, abhören und versenden Umleitung Übernahme Makeln Halten Verbinden Verbinden ohne Rückfrage (Blind Call Transfer) Anwendungsfreigabe mit einem Mausklick Mitschneiden Projektkennziffer Rückruf Rückruf bei Besetzt Rückruf bei freiem Anschluss Inhaltsverzeichnis iii

8 7.6 PC-Bedienung eines SwyxPhone oder SwyxIt! (CTI) Rufprotokoll Rufaufschaltung Konfiguration einer Namenstaste für die Rufaufschaltung SwyxIt! einstellen 8.1 Lautsprecher und Mikrofon Lautstärke regulieren Lautsprecher ausschalten Mikrofon ausschalten Umleitung konfigurieren Sofortige Umleitung Verzögerte Umleitung Umleiten bei Besetzt Parallele Rufsignalsierung Standardvoic Fernabfrage Namensansage und Begrüßungsansage für die Voic Sofortige Umleitung ändern Ruhe vor dem Telefon Call Routing Manager Sound Wizard Benutzerprofil Allgemein Listen Mitschneiden Namenstasten Verknüpfungstasten Leitungstasten Skin Ruftöne Tastatur SwyxPhone Endgeräte SwyxIt! - Lokale Konfiguration Aufruf aus der Befehlszeile SwyxIt! installieren und deinstallieren 9.1 Voraussetzungen Vorbereitungen für die Installation SwyxIt! Handset installieren SwyxIt! Headset installieren SwyxIt! Handset / SwyxIt! Headset ohne zusätzliche Lautsprecher betreiben SwyxIt! - Installation der Software Installation Benutzerdefinierte Installation Installation aus der Befehlszeile Update iv Inhaltsverzeichnis

9 9.3.5 Deinstallation SwyxIt!-Installation im Home Office Anh. A: Telefonieren aus Drittanwendungen A.1 Installation der TAPI 2.x...A-1 A.2 Drittanwendungen für SwyxIt! konfigurieren am Beispiel der Microsoft Wählhilfe A-1 Anh. B: Symbole auf der Taskleiste und im Tray Anh. C: Übersicht: Drag & Drop Anh. D: Endgeräte D.1 Übersicht über die verfügbaren Endgeräte...D-1 D.2 Konfiguration der Endgeräte in SwyxIt!...D-4 D.3 Bedienung des SwyxIt! Handset P250...D-5 D.3.1 Standardverhalten von SwyxIt! Handset P250...D-6 D.3.2 Funktionen von SwyxIt! Handset P250 im Detail...D-6 D.4 NetPhone Handset...D-8 D.5 SwyxIt! Handset P220...D-8 D.5.1 USB Headset Adapter ohne Tasten...D-8 D.5.2 Headset-Kabel K411...D-8 D.5.3 Headset-Kabel K412 (GN8120)...D-9 D.5.4 SwyxIt! Headset H360 (Plantronics CS60)...D-9 D.6 Endgeräte von Fremdherstellern...D-10 D.6.1 SIP-Endgeräte...D-10 D.6.2 H.323-Endgeräte...D-11 Anh. E: SwyxIt! im Terminalserverbetrieb E.1 Installation in einer Terminalserverumgebung...E-1 E.2 TAPI für Windows Terminal Services...E-2 Anh. F: Technische Begriffe Inhaltsverzeichnis v

10 vi Inhaltsverzeichnis

11 Neue Funktionen In diesem Abschnitt erhalten Sie eine Übersicht darüber, welche neuen Möglichkeiten Ihnen SwyxWare bietet. SwyxWare v6.00 Funktion SwyxWare-Optionspakete Skin-Erweiterung - Funktionen auf Schaltflächen Swyx Voic Player Anlegen eines Journaleintrages spontan möglich Anzeigen und Anlegen von Outlook-Kontakten aus Listen Bearbeiten des Globalen Telefonbuchs Erläuterung Mit verschiedenen SwyxWare-Optionspaketen bietet Swyx jetzt ein differenziertes Produktportfolio. Durch die Auswahl der Optionspakete können Sie den Funktionsumfang von SwyxWare gestalten. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Skalierbarer Funktionsumfang durch Zusatzmodule (Optionspakete), Seite 2-2. Die neue Standardskin bietet nun eine Vielzahl von Funktionen, die bisher nur über das Menü erreichbar waren, auch auf einer Symbolleiste. Mit dem Skin Editor können Sie auch weitere Menü-Funktionen auf einzelne Schaltflächen legen und somit mit einem Mausklick z.b. Ihr Benutzerprofil aufrufen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 7.3, Die SwyxIt!-Symbolleiste, Seite Mit dem Swyx Voic Player können Sie Ihre Voic s direkt in Microsoft Outlook anhören, ohne dass eine zusätzliche Software installiert werden muss. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel , Swyx Voic Player, Seite Bisher konnten Sie das Anlegen eines Journaleintrages nur generell einstellen. Ab dieser Version können Sie auch vor oder während eines Gespräches per Mausklick einen Journaleintrag nur für dieses eine Gespäch anlegen, auch wenn Sie die Journalfunktion generell deaktiviert haben. Sie können nun aus verschiedenen Listen (z.b. Wahlwiederholungsliste, Telefonbuch, Anrufliste) einfach einen Outlook- Kontakt anlegen oder einen vorhandenen Kontakt anzeigen Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 6.2.7, Anzeigen und Erstellen von Outlook-Kontakten aus Listen, Seite 6-9. Benutzer können nun auch das Globale Telefonbuch bearbeiten und Einträge hinzufügen, wenn entsprechende Benutzerrechte eingeräumt wurden (siehe Besonderheiten beim Ändern des Globalen Telefonbuchs, Seite7-47). vii

12 Funktion Parallele Rufsignalisierung Quickstart im Menü Rufaufschaltung Rufdifferenzierung durch weitere Amtsholungen Vereinfachte Installation übers Netzwerk Nur Zuhören in Konferenzen Erläuterung Mit der parallelen Rufsignalisierung werden eingehende Rufe zusätzlich an einem oder mehreren externen Geräten (z.b. ISDN- Telefon oder Mobiltelefon) signalisiert und können dort auch angenommen werden. (Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.2.4, Parallele Rufsignalsierung, Seite8-10.) Im Menü Hilfe können Sie nun nicht nur die umfangreiche Online-Hilfe, sondern auch ein kurzes Dokument mit grundlegenden Funktionsbeschreibungen für den Schnelleinstieg aufrufen. Wenn das Optionspaktet SwyxMonitor installiert ist, kann ein Benutzer mit entsprechender Berechtigung als Supervisor fungieren und sich auf andere Gespräche aufschalten. Dies ist beispielsweise in einer Callcenter-Umgebung nützlich. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 7.8, Rufaufschaltung, Seite Ihr Administrator kann nun mehrere Amtsholungen definieren. Damit können z.b. Privatgespräche gesondert abgerechnet werden oder Rufberechtigungen zugewiesen werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxWare Administrator- Dokumentation. Für die Installation über das Netzwerk stehen erweitere Befehlzeilen-Optionen zur Verfügung. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 9.3.3, Installation aus der Befehlszeile, Seite 9-5. Konferenzräume können jetzt auch im Modus Nur Zuhören genutzt werden. SwyxWare v5.00 Funktion Telefonbücher ex- bzw. importieren Mitschnitte versenden Weiterleitung vor der Rufannahme Erläuterung Sie können die Rufnummern aus dem persönlichen Telefonbuch ex- bzw. importieren (siehe auch Kapitel , Telefonbuch, Seite 7-41) Sie können Gespräche aufzeichnen und die Aufzeichnung zu einem späteren Zeitpunkt abhören und gegebenenfalls eine E- Mail an den Gesprächspartner versenden (siehe Kapitel , Mitschneiden, Seite7-57). Erhalten Sie einen Anruf, so können sie diesen ohne anzunehmen an einen anderen Teilnehmer oder an Ihre Voicemeil weiterleiten. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 5.14, Weiterleiten ohne anzunehmen, Seite viii Neue Funktionen

13 Funktion Handsets und Headsets HiFi-Klingeltöne Neue Telefontypen Fernabfrage Schieberegler Benutzerrechte Erläuterung Es werden weitere Ausgabegeräte unterstützt: Headset-Kabel K412 (GN8120 mit drei Tasten und drei LEDs) Headset-Kabel K411 (Imtradex USB-Adapter mit vier Tasten (Lautstärke +/-, Lautsprecher und Mikrofonstummschaltung mit roter LED)) SwyxIt! Headset H360 (schnurloses Headset (DECT) CS60 von Plantronics) Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Anhang D, Endgeräte, SeiteD-1. Es werden mehr Formate für die Klingelton-Widergabe unterstützt. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.8.8, Ruftöne, Seite Es stehen weitere Telefontypen zur Verfügung: SwyxPhone L520s SwyxPhone L540 Tastenmodul T420 Tastenmodul T520 Es ist möglich innerhalb der Fernabfrage eine Notiz aufzuzeichnen, die als Voic an die eigene Adresse versandt wird, eine Antwort aufzusprechen und zu versenden (falls die E- Mail-Adresse des Anrufers bekannt ist) und eine erhaltene Voic an einen anderen SwyxWare-Teilnehmer weiterzuleiten. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.4, Fernabfrage, Seite Sie können nun die Lautstärke mit einem Schieberegler auf der Oberfläche direkt regulieren. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.1.1, Lautstärke regulieren, Seite 8-3. Der Schieberegler ist ein neues Element in der Oberfläche und kann entsprechend gestaltet werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel , Schieberegler bearbeiten, Seite Die Abstufung der Benutzerrechte wurde verfeinert. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 3.2, Benutzerrechte, Seite3-2. Neue Funktionen ix

14 SwyxWare v4.40 Funktion Limitierte Benutzeranmeldung Anmeldestatus Namensauflösung Lauthören mit SwyxIt! Handset P250 Rufumleitung aus der Ferne Rufprotokoll Erläuterung Ein Benutzer kann maximal vier Endgeräte gleichzeitig an SwyxServer anmelden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 3.2, Benutzerrechte, Seite3-2. Sie können festlegen, welcher Endgerätetyp Ihren Status signaslisiert. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel , Endgeräte, Seite Es können in Outlook Kontakteordner bestimmt werden, aus denen heraus die eingehende Rufnummer aufgelöst wird. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 6.3, Namensauflösung aus Outlook-Kontakten, Seite6-11. Der Lautsprecher des SwyxIt! Handset P250 wird genutzt. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel D.3, Bedienung des SwyxIt! Handset P250, SeiteD-5. Sie können die sofortige Umleitung auch aus der Ferne innerhalb der Fernabfrage verändern (siehe auch Kapitel 8.4.2, Sofortige Umleitung ändern, Seite8-19). Mit einer speziellen Skin können Sie verfolgen, welche Verbindungsversuche für diesen Anruf bereits unternommen wurden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 7.7, Rufprotokoll, Seite SwyxWare 4.30, v4.31 und v4.33 Funktion Neue Telefone Terminalserverbetrieb Call Routing Manager Grafischer Skript Editor Lotus Notes Neue Standardskin Erläuterung Es stehen weitere Telefontypen zur Verfügung: SwyxPhone L400 SwyxPhone L420e SwyxPhone L420s SwyxPhone L440 Der Betrieb von SwyxIt! auf einem Terminalserver ist verbessert worden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Anhang E, SwyxIt! im Terminalserverbetrieb, SeiteE-1. Verbesserung der Parameter-Übergabe. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation "Swyx Extended Call Routing". Eine Integration in Lotus Notes ist möglich. Weiter Informationen erhalten Sie bei Ihrem Händler. Die Standardskin ist geändert in LoonaClassic x Neue Funktionen

15 Funktion Tastenbelegung von SwyxPhone Tipp des Tages Erläuterung Konfiguration von SwyxPhone Funktionstasten in SwyxIt!. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel , SwyxPhone, Seite SwyxIt! bietet weitere Information an. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel , Tipp des Tages..., Seite SwyxWare v4.20 und v4.21 Funktion Rückruf Bedienung eines Telefons vom PC aus (CTI) Direktansprache Wählen aus jeder Anwendung (F11) SwyxIt! Handset P250 Stilles Klingeln Verbinden durch Auflegen Erläuterung Der Rückrufwunsch ermöglicht es Ihnen, einem nicht erreichten internen Teilnehmer zu signalisieren: Bitte zurückrufen! (siehe auch Kapitel 7.5, Rückruf, Seite7-63). SwyxIt! kann ein Telefon bedienen, d.h. Sie nutzen die Funktionalität von SwyxIt! und sprechen über ein Telefon. Ist Ihr PC ausgeschaltet, so stehen Ihnen weiterhin alle Funktionen des Telefons zur Verfügung (siehe auch Kapitel 7.6, PC-Bedienung eines SwyxPhone oder SwyxIt! (CTI), Seite 7-68). Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxPhone Dokumentation. Sie können einen anderen Teilnehmer anrufen und ihn direkt ansprechen, ohne dass dieser den Hörer abnehmen muss. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 5.3, Direktansprache, Seite 5-3. Sie können aus einer anderen Anwendung heraus eine markierte Rufnummer wählen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 5.4, Wählen aus jeder Anwendung heraus, Seite5-3. Ein neues SwyxIt! Handset P250 wird mit dieser Version unterstützt. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Anhang D, Endgeräte, SeiteD-1. Ein eingehender Ruf kann auch nur auf der Oberfläche signalisiert werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.8.8, Ruftöne, Seite Das Verbinden durch Auflegen ist jetzt konfigurierbar. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.8.1, Allgemein, Seite Neue Funktionen xi

16 xii Neue Funktionen

17 Einleitung Swyx entwickelt und vermarktet eine neue Leistungsklasse der Arbeitsplatz-Telefonie. Diese neuen Telefonielösungen übertragen die Telefongespräche nicht mehr über geschaltete Leitungen, sondern über Daten-Netze, die auf der Internet-Technologie basieren und sie ersetzen vollständig die klassischen Telefonanlagen in den Unternehmen. Dabei stellt der Telefonserver SwyxServer das Herzstück der neuen Telefonie dar. Er enthält die komplette Funktionalität einer komplexen Telefon-Nebenstellenanlage, sorgt für die Gesprächsvermittlung (um z.b. Gespräche an andere Nebenstellen, in das öffentliche Telefonnetz oder an Ihre Voic weiterzuleiten) und verwaltet Endgeräte und Benutzer, die mit seiner Hilfe kommunizieren. SwyxWare bietet seit der Version 6.0 einen skalierbaren Funktionsumfang - damit können Sie in Abhängigkeit Ihres Kommunikationsbedarfs verschiedene Optionspakete erwerben Damit steht Ihnen ein System zur Verfügung, das Sie auch bei geänderten Anforderungen ganz einfach an Ihre neue Situation anpassen können. Was ist SwyxIt!? SwyxIt! ist eine Software, die - im Zusammenwirken mit SwyxServer im PC-Netz des Unternehmens - Ihren PC zu einem äußerst leistungsfähigen Komforttelefon macht. SwyxIt! bietet Ihnen dabei Leistungs- und Funktionsmerkmale, die Ihnen helfen, die mit dem Telefon verbundenen Aufgaben im Unternehmen erheblich einfacher, schneller und zielgerichteter zu erledigen. Dies gilt für alle Telefonaufgaben, ganz gleich, ob Sie nun als Sachbearbeiter, Sekretärin, Manager, Rezeptionist oder als vertrieblicher Vieltelefonierer Ihr Telefon nutzen: Sie werden feststellen, dass Sie mit SwyxIt! eine neue Dimension der Software-Telefonie nutzen können, die Ihnen Ihre Arbeit wesentlich erleichtert. SwyxIt! ist eine Anwendungssoftware für die Microsoft-PC-Betriebssysteme Windows 2000 und Windows XP Professional. Diese Software ermöglicht Ihnen, im Zusammenspiel mit SwyxServer, in einem Netzwerk Telefonate zu führen, und zwar mit Hilfe eines SwyxIt! Handset bzw. SwyxIt! Headset. Einen Überblick über die Vielzahl der unterstützten Funktionen bei Verwendung von SwyxIt! als Endgerät für Ihren SwyxServer finden Sie in Kapitel 7.1, Übersicht über die Funktionen von SwyxIt!, Seite 7-1. Mehr über neue Produkte von Swyx erfahren Sie im Internet unter Zu dieser Dokumentation Hier finden Sie alle Informationen, die Sie benötigen, um mit SwyxIt! zu arbeiten. An wen richtet sich diese Dokumentation? Diese Dokumentation ist für die Anwender von SwyxIt! gedacht. Die Themen wurden so gewählt, dass auch für unerfahrene PC-Nutzer der Einstieg in das Programm einfach ist. Beachten Sie bitte, dass sowohl diese Dokumentation als auch die Bedienung des Hilfesystems elementare Grundkenntnisse von Windows-Systemen voraussetzen. Wenn Sie noch nicht sehr lange mit einem dieser Betriebssysteme arbeiten, empfehlen wir Ihnen auch das Hilfesystem von Windows. xiii

18 SwyxIt! Handbuch In der Dokumentation SwyxIt! Handbuch werden alle Grundfunktionen von SwyxIt! ausführlich erläutert. Hier finden Sie alles zu folgenden Themen: Telefonieren, Makeln, Rückfragen, Rückrufe Telefonbücher, Telefonieren aus Outlook, Umleitungen, Anruflisten, Voic , Fernabfrage, Wahlwiederholungen, Mitschneiden, Anwendungsfreigabe, Einstellungen der SwyxIt!-Oberfläche wie z.b. Belegung der Tasten, Konfiguration der Leitungen und Wechseln der Oberfläche (Skin). Handbuch Swyx Extended Call Routing In dieser Dokumentation finden Sie Beschreibungen zu den Komponenten von SwyxIt!, die Ihnen eine professionelle Rufbehandlung bieten. Dies sind: der Call Routing Manager der Grafische Skript Editor Diese Dokumentation setzt voraus, dass Sie mit den Grundfunktionen von SwyxIt!, wie sie in der SwyxIt!-Dokumentation beschrieben werden, vertraut sind. Handbuch Swyx Skin Editor Das Handbuch Swyx Skin Editor beschreibt die Funktionen zum Ändern und Erstellen von SwyxIt!-Skins. Diese Dokumentation setzt voraus, dass Sie mit den Grundfunktionen von SwyxIt!, wie sie in der SwyxIt!-Dokumentation beschrieben werden, vertraut sind. Handbuch SwyxFax Client Das Handbuch SwyxFax Client beschreibt die Funktionen zum Senden und Empfangen von Faxen über Ihren PC. Erläuterungen zur Serverkomponente SwyxFax Server finden Sie in der Administratordokumentation. Ihr Systemadministrator muss Ihnen für die Anwendung dieser professionellen Komponenten in SwyxWare die entsprechenden Rechte einräumen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxWare Administrator-Dokumentation. Konventionen für die Beschreibungen Beschreibung von Bedienschritten in dieser Dokumentation Klicken bedeutet in dieser Dokumentation grundsätzlich: Sie klicken einmal mit der linken Maustaste. Doppelklicken: Sie klicken zweimal kurz mit der linken Maustaste. Ist für einen Bedienschritt die rechte Maustaste erforderlich, weist der Text ausdrücklich darauf hin: Klicken Sie mit der rechten Maustaste... xiv Einleitung

19 Hinweise zur Menübedienung Anweisungen, die sich auf das Auswählen bestimmter Menüeinträge beziehen, werden folgendermaßen dargestellt: Listen Telefonbuch anzeigen... verweist auf den Menüpunkt Telefonbuch anzeigen..., den Sie im Menü Listen finden. Das Kontextmenü zu einem Bedienungselement öffnet sich, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das Element klicken. Aufbau und Gliederung dieser Dokumentation Kapitel 1 - In der SwyxWare-Dokumentation häufig benutzte Begriffe werden in diesem Kapitel näher definiert. Kapitel 2 - In diesem Kapitel werden die technischen Grundkonzepte von SwyxIt! vorgestellt. Kapitel 3 - Anders als beim klassischen Telefon muss SwyxIt! gestartet werden, damit Sie telefonieren können. Dieses Kapitel erläutert das An- und Abmelden von SwyxIt! an bzw. von SwyxServer. Kapitel 4 - Dieses Kapitel macht Sie mit den Elementen der Bedienoberfläche von SwyxIt! vertraut. Kapitel 5 - Hier finden Sie die grundlegenden Telefonfunktionen von SwyxIt! beschrieben. Kapitel 6 - In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie SwyxIt! in Microsoft Outlook direkt nutzen können. Kapitel 7 - Dieses Kapitel stellt ausführlich die Funktionen von SwyxIt! dar. Kapitel 8 - Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie Verhalten und Einstellungen von SwyxIt! ändern können. Kapitel 9 - In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie SwyxIt! und die entsprechenden Ausgabegeräte (SwyxIt! Handset bzw. SwyxIt! Headset) installieren und wieder deinstallieren können. Anhang A - In diesem Anhang wird beschrieben, wie Sie mit SwyxIt! in Drittanwendungen Anrufe starten können. Anhang B - Bestimmte Zustände und Vorgänge für SwyxIt! werden auf der Windows- Taskleiste oder im Tray signalisiert. In diesem Kapitel finden Sie eine Übersicht über die verwendeten Symbole und ihre Bedeutung. Anhang C - In diesem Kapitel erhalten Sie eine Übersicht über die Möglichkeiten Tasten per Drag & Drop auf der SwyxIt!-Oberfläche zu behandeln. Anhang D - In diesem Anhang finden Sie Informationen über die verschiedenen Endgeräte (Handsets und Headsets), die für einen Einsatz mit einem SwyxIt! geeignet sind. Anhang E - In diesem Anhang finden Sie Informationen, wie SwyxIt! in einer Terminalserverumgebung betrieben werden kann. Anhang F - Im Folgenden finden Sie nähere Erläuterungen zu technischen Begriffen, die im Zusammenhang mit der Voice-over-IP -Technik auftreten. Einleitung xv

20 Der ausführliche Index gibt Ihnen eine rasche Orientierung, um Inhalte schnell aufzufinden. Online-Hilfe An fast jeder Stelle wird Ihnen eine leistungsfähige Online -Hilfe angeboten, die es Ihnen erlaubt, auch ohne eine gedruckte Dokumentation Hinweise und Erläuterungen direkt am Bildschirm zu erhalten. Um das Hilfesystem aufzurufen, klicken Sie in der Menüleiste auf Hilfe Hilfe. Viele Eingabefenster enthalten die Schaltfläche Hilfe. Um Hilfe zu dem jeweiligen Dialog zu erhalten, klicken Sie einfach auf Hilfe. Wenn die Registerkarten Inhalt, Index und Suchen nicht angezeigt werden, klicken Sie auf Einblenden. Klicken Sie im Hilfefenster auf eine der Registerkarten: Registerkarte Inhalt Index Suchen Favoriten Zweck Einblenden des Inhaltsverzeichnisses der Hilfe. Suche oder Auswahl bestimmter Wörter bzw. Ausdrücke aus einer Liste mit Stichwörtern. Suche nach Stichwörtern innerhalb der Online-Hilfe. Festlegen von Favoriten. xvi Einleitung

21 Weitere Information Da eine gedruckte Dokumentation fertigungsbedingt nicht immer den aktuellsten Stand der Software widerspiegeln kann, finden Sie hier weitere Informationen: Aktuelle Information zu den Produkten entnehmen Sie bitte der Homepage im Internet: Unter der Rubrik Support der Homepage können Sie die aktuellste Dokumentation (PDF) herunterladen: Eine Kurzanleitung ist sowohl gedruckt als auch als PDF zum Ausdrucken auf der CD und im Startmenü verfügbar. Wenden Sie sich hierzu an Ihren Administrator. Einleitung xvii

22 xviii Einleitung

23 1 Was ist gemeint mit...? In der SwyxWare-Dokumentation häufig benutzte Begriffe werden in diesem Kapitel näher definiert. Weitere technische Begriffe, die im Zusammenhang mit der Voice-over-IP -Technik auftreten, finden Sie in Anh. F: Technische Begriffe. 1.1 Teilnehmer Als Teilnehmer werden Personen bezeichnet, die ein Telefongespräch miteinander führen. Wir unterscheiden dabei interne Teilnehmer und externe Teilnehmer. Interne Teilnehmer sind Teilnehmer innerhalb des Unternehmens, ggf. auch an verschiedenen Unternehmensstandorten. Externe Teilnehmer können entweder über das öffentliche Telefonnetz oder über das Internet erreicht werden (Internettelefonie). 1.2 Gruppe In einer Gruppe werden Teilnehmer zu einer logischen Einheit zusammengefasst. Die Einrichtung der Gruppen und die Zuordnung von Mitgliedern erfolgt durch den Administrator. So können zum Beispiel alle Vertriebsmitarbeiter innerhalb eines Unternehmens zu einer Gruppe zusammengefasst werden, die Sie mit Vertrieb bezeichnen. Die Gruppe selbst hat eine eigene Durchwahl (Gruppen-Durchwahl). Bei Anrufen für die Gruppen-Durchwahl klingelt das Telefon bei allen Mitgliedern der Gruppe (Gruppenruf). Das Telefongespräch kann dann von jedem Gruppenmitglied angenommen werden. Der Adminstrator kann jedoch auch Gruppen mit einer bestimmten Rufverteilung definieren. Dabei wird der Ruf je nach Definition zuerst an ein bestimmtes Gruppenmitglied geleitet - wird er dort nicht angenommen, weil der Mitarbeiter z.b. nicht am Platz ist oder bereits telefoniert, wird der Ruf an das nächste Gruppenmitglied weitergeleitet. Dabei kann der Administrator eine Reihenfolge definieren, in der die Gruppenmitglieder angewählt werden, oder auch eine zufällige Rufverteilung festlegen. 1.3 Rufsignalisierung Mit der Rufsignalisierung kann Teilnehmer A festlegen, dass für ihn eingehende Rufe auch an Teilnehmer B signalisiert werden. Diese spezielle Signalisierung erfolgt bei Teilnehmer B zuerst nur auf dem Display. Dabei wird die Nummer oder der Name des Gesprächspartners, sowie die Nummer des Zielteilnehmers angezeigt. Hat Teilnehmer B eine Namenstaste mit der gerade angerufenen Rufnummer des Zielteilnehmers (A) belegt, so blinkt diese. Wird der Ruf nach 10 Sekunden nicht angenommen, so ertönt ein einmaliger Aufmerksamkeitston. Das Telefongespräch kann von Teilnehmer B sofort oder nach dem Aufmerksamkeitston übernommen werden (siehe Kapitel 5.7, Wie übernehme ich ein Gespräch?, Seite 5-6). 1-1

24 Die Rufsignalisierung verhindert, dass ein Anruf ins Leere läuft (falls die Standardvoic bzw. die Umleitung von Teilnehmer A nicht aktiviert wurden). Diese Signalisierung wird vom Systemadministrator über die Beziehungen der Teilnehmer zueinander festgelegt. Den Aufmerksamkeitston der Rufsignalisierung können Sie selbst in Ihrem Benutzerprofil einund ausschalten, die Rufsignalisierung wird aber weiterhin auf Ihrem Display angezeigt. 1.4 Statussignalisierung Die Signalisierung des Status eines anderen internen Teilnehmers (bereit, wird gerufen, spricht gerade, abgemeldet) erfolgt über die mit seiner Rufnummer belegte Namenstaste (siehe Kapitel , Namenstaste, Seite 7-37). Diese Signalisierung wird vom Systemadministrator über die Beziehungen der Teilnehmer zueinander festgelegt. 1.5 Rufnummer (Telefonnummer) Eine Rufnummer ist eine Ziffernfolge oder ein symbolischer Name. Bei der Rufnummer wird unterschieden zwischen internen und externen Rufnummern Interne Rufnummern werden verwende, um interne Teilnehmer oder Gruppen anzuwählen, die sich meist innerhalb Ihres Unternehmens befinden und SwyxServer bekannt sind. Interne Teilnehmer können nicht nur über interne Rufnummern erreicht werden, sondern auch über symbolische Benutzernamen, H.323-Aliasnamen, IP-Adressen, NetBIOS-Namen und DNS-Namen (Domänenname). Externe Rufnummern richten sich an andere Teilnehmer im öffentlichen Telefonnetz Sie werden über ihre normale Rufnummer angewählt. Dabei muss immer die entsprechende Amtsholung vorweg gewählt werden (z.b. die 0 ). Externe Teilnehmer in einem öffentlichen IP-Netz (Internet) können auch ihre Internetadresse, die SIP-URI oder ihren Domänennamen (zum Beispiel ThomasMeier.firma.de) angewählt werden. Beispiele für gültige Rufnummern Rufnummer Bedeutung 123 Interne Rufnummer eines Teilnehmers innerhalb des Unternehmens, in dem SwyxServer zum Einsatz kommt Rufnummer eines über das öffentliche Telefonnetz erreichbaren Teilnehmers (Ortsgespräch, die 0 ist in diesem Beispiel die Amtsholung). 1-2 Was ist gemeint mit...?

25 Rufnummer Bedeutung Rufnummer eines über das öffentliche Telefonnetz erreichbaren Teilnehmers (Ferngespräch, die erste 0 ist in diesem Beispiel die Amtsholung). Beachten Sie bitte, dass Sie die Ortsvorwahl immer verwenden müssen, damit der Ruf zugestellt werden kann Auslandsgespräch (die erste 0 ist in diesem Beispiel die Amtsholung). TOM Symbolischer Name eines Teilnehmers innerhalb des Unternehmens, in dem SwyxServer zum Einsatz kommt. Der angerufene Teilnehmer muss SwyxServer unter dem Benutzernamen TOM bekannt sein. TOMMY Aliasname eines Teilnehmers, der von H.323-fähigen Endgeräten benutzt wird. Der angerufene Teilnehmer muss dort unter dem Benutzernamen TOMMY bekannt sein IP-Adresse eines Teilnehmers innerhalb des Unternehmens, in dem SwyxServer zum Einsatz kommt, oder IP-Adresse eines externen Teilnehmers mit H.323-kompatiblem Endgerät. SIP-URI. Diese ist ähnlich einer Adresse aufgebaut und besteht aus einem Benutzernamen und dem Realm (Namensbereich, etwa vergleichbar mit einer Domäne). 1.6 Rufberechtigungen Der Administrator hat die Möglichkeit, für Gruppen oder Benutzer Rechte für ausgehende Rufe zu konfigurieren, d.h. bestimmte Rufnummern (z.b. für Ortsverbindungen, Fernverbindungen oder internationale Verbindungen) sind für den jeweiligen Benutzer oder die Gruppe gesperrt. Wird eine gesperrte Rufnummer gewählt, erscheint eine Fehlermeldung im Display. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. 1.7 Leitung Unter dem Begriff Leitung wird bei SwyxWare eine mögliche Gesprächsverbindung verstanden, die Sie für Ihre Telefonate nutzen können. Da SwyxWare die Übertragung der Gespräche über das IP-Protokoll bzw. SIP-Protokoll abwickelt, ist die neue IP-Telefonie nicht an eine echte Kabelverbindung pro Gespräch gebunden; vielmehr können Sie mehrere, voneinander unabhängige Gespräche gleichzeitig über Ihre Netzverbindung führen. SwyxWare verwendet den vertrauten Begriff der Leitung weiterhin für die logische Verbindungsmöglichkeit eines Telefonats, obwohl keine physikalische Leitung mehr dahinter steht. Dieses Konzept erlaubt Ihnen einerseits den praktischen und anschaulichen Begriff der Leitung beizubehalten - weiterhin kann ein Teilnehmer auf der anderen Leitung warten - wie auch andererseits von der neuen Leitungsflexibilität zu profitieren: Rufberechtigungen 1-3

26 So können Sie jetzt z.b. mit wenigen Bedienschritten festlegen, wie viele Leitungen Sie an Ihrem Arbeitsplatz benötigen, ohne dass dazu wirklich eine neue physikalische Leitung und ein neues Telefon installiert werden muss. 1.8 Trunk und Trunk-Gruppe Unter Trunk wird ein Anschluss in ein anderes Netzwerk, z.b. das öffentliche Telefonnetz verstanden. Ein Anschluss an das öffentliche Telefonnetz kann z.b. ein "ISDN-Trunk" sein, ein Anschluss an das Internet ein "SIP-Trunk". Anschlüsse (Trunks) des gleichen Typs können zu Gruppen zusammengefasst werden. Die Trunks einer Trunk-Gruppe haben dann gleiche Eigenschaften - die Trunk-Gruppen sind deshalb also primär als Kapazitätserweiterungen zu sehen. Verschiedene Trunk-Gruppen können vom Adminstrator unterschiedlich priorisiert werden. Dadurch wird erreicht, dass Rufe z.b. bevorzugt über eine kostengünstige Verbindung (z.b. über einen SIP-Trunk direkt ins Internet) abgewickelt werden. Steht dieser nicht zur Verfügung, wird ein niedriger priorisierter Weg gewählt, z.b. ein ISDN-Trunk ins normale Telefonnetz. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxWare Administrator-Dokumentation. 1.9 Benutzer Ein Benutzer ist eine Person, eine Gruppe oder ein Ort (zum Beispiel ein Besprechungsraum), für die/den ein Konto (Account) auf SwyxServer eingerichtet wurde. Jedem Konto auf SwyxServer ist ein Benutzername, eine PIN (Personal Identification Number) und in der Regel ein Windows-Benutzerkonto (gegebenenfalls auch mehrere) zugeordnet. Die PIN wird bei Verwendung von SwyxPhone, dem Tischtelefon der SwyxWare-Produktfamilie, und bei der Fernabfrage zur Benutzerauthentifizierung benötigt. Beim Starten von SwyxIt! wird automatisch Ihr derzeit benutztes Windows-Benutzerkonto verwendet, um Ihre Zugriffsberechtigung zu überprüfen und Ihr Benutzerkonto auf SwyxServer zu erkennen. Findet SwyxServer zu Ihrem Windows-Benutzerkonto kein SwyxServer-Konto, so wird SwyxIt! mit einer Fehlermeldung beendet. Existieren zu Ihrem Windows-Benutzerkonto mehrere SwyxServer-Konten, so werden Sie von SwyxIt! aufgefordert, sich für eines zu entscheiden. Für jeden Benutzer werden seine individuellen Einstellungen zentral auf SwyxServer gespeichert (zum Beispiel Einträge im persönlichen Telefonbuch, Festlegungen von Umleitungen, Zuordnung von Durchwahlnummern auf Leitungen). Das heißt, dass, ganz gleich an welchem PC bzw. an welchem SwyxPhone Sie sich anmelden, Sie immer dieselbe Telefonumgebung vorfinden werden! Falls Sie sich mit jemandem ein SwyxPhone teilen, muss der Systemadministrator für Sie beide gemeinsam ein Benutzerkonto einrichten. In diesem Fall müssen Sie sich mit Ihrem Partner bezüglich des Kennwortes und allen Einstellungen absprechen, damit Sie beide die Konfiguration ändern können Aktive Verbindung Als aktive Verbindung wird ein geführtes Telefongespräch für den Zeitraum bezeichnet, in dem Sie Ihren Gesprächspartner hören und Ihr Gesprächspartner Sie hört. 1-4 Was ist gemeint mit...?

27 1.11 Gehaltene Verbindung 1.12 Anklopfen 1.13 Konferenz Eine gehaltene Verbindung ist ein Telefongespräch, das Sie führen, aber kurzzeitig unterbrochen (auf SwyxServer geparkt ) haben. Der Gesprächsteilnehmer, der gehalten wird, hört eine Wartemusik. Die gehaltene Verbindung wird mit Hilfe der entsprechenden Leitungstaste wieder aktiviert. Falls Sie parallel ein zweites Gespräch auf einer weiteren Leitung führen, wird die bisher aktive Verbindung zu einer gehaltenen Verbindung. Sie können somit komfortabel mehrere Gespräche gleichzeitig führen und bequem zwischen den einzelnen Gesprächspartnern wechseln (Makeln). Beispiel: Während Sie ein Telefongespräch führen, geht ein weiterer Anruf für Sie ein. Der neue Anruf wird auf Ihrem Telefondisplay angezeigt. Wenn Sie dieses Gespräch annehmen, wird das eben noch aktive Gespräch gehalten, der eingehende Anruf wird aktiv. Wenn Sie ein Gespräch führen und ein weiterer Anruf eintrifft, wird dieser Anruf auf Ihrem Display angezeigt und ein Signalton (kein Klingeln im eigentlichen Sinne) in das aktive Gespräch eingespielt. Dieser Vorgang wird als Anklopfen bezeichnet. Sie können nun entscheiden, ob Sie das aktuelle Gespräch halten möchten, um das zweite Gespräch anzunehmen, oder ob Sie Ihr Telefonat ohne Unterbrechung fortführen möchten. Eine Konferenz ist ein Gespräch zwischen mindestens drei Teilnehmern. Sie können eine Konferenz einleiten, wenn Sie mindestens zwei Verbindungen aufgebaut haben. Zu einer bestehenden Konferenz können von jedem Teilnehmer noch weitere Gesprächspartner hinzugefügt werden. Alternativ kann der Systemadministrator einen Konferenzraum einrichten, in den sich die Konferenzteilnehmer unabhängig voneinander einwählen können. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 5.16, Wie telefoniere ich mit mehreren Teilnehmern gleichzeitig (Konferenz)?, Seite Makeln Makeln nennt man den Wechsel zwischen der aktiven und einer oder mehreren gehaltenen Verbindungen. Dabei wird das gerade aktive Gespräch gehalten und ein zuvor gehaltenes Gespräch nun aktiv(siehe Kapitel 1.10, Aktive Verbindung, Seite 1-4 und Kapitel 1.11, Gehaltene Verbindung) Akustische Signale In der folgenden Tabelle finden Sie eine kurze Übersicht der wichtigsten akustischen Signale und deren Bedeutung. Gehaltene Verbindung 1-5

28 Signalton Klingelton Freizeichen Unterbrochener Wählton Besetztzeichen Anklopfsignal Rufsignalisierung Rückrufsignal Direktrufsignal Bedeutung Ertönt bei einem eingehenden Ruf. Sie können für verschiedene (z.b. von bestimmten Rufnummern oder interne und externe Rufe) unterschiedliche Klingeltöne wählen. Hören Sie vor dem Aufbau der Verbindung. Sie haben eine neue Voic . Ertönt nach der Anwahl eines besetzten Teilnehmers. Wird bei einem besetzten Teilnehmer erzeugt, wenn dieser telefoniert und ein weiterer Anruf eingeht, der auf einer anderen Leitung angenommen werden kann. Voraussetzung dafür ist, dass die Funktionen Ruhe vor dem Telefon oder Zweitanruf unterbinden wurden nicht aktiviert wurden. Ertönt, nachdem der angewählte Zielteilnehmer den Anruf nicht entgegengenommen hat und ein Timer (10 Sekunden) abgelaufen ist. Die akustische Signalisierung erfolgt nur einmal durch einen Aufmerksamkeitston, wenn die Rufsignalisierung aktiviert ist. Ertönt, wenn Sie einen Rückruf bei besetzt hinterlegt haben. Der andere Teilnehmer hat sein Gespräch beendet. Bestätigen Sie den Rückruf, wird eine Verbindung aufgebaut. Ertönt zu Beginn eines Direktrufs. Ein anderer interner Teilnehmer, dem Sie Ihren Status signalisieren, hat eine Direktrufverbindung zu Ihnen aufgebaut und das Telefon aktiviert den Lautsprecher. Möchten Sie dem Teilnehmer antworten, heben Sie bitte den Hörer ab Skin Skin (englisch: skin = Haut, Oberfläche) bezeichnet die Darstellung des Telefons auf Ihrem Bildschirm (Desktop). Sie können das Erscheinungsbild Ihrer SwyxIt!-Software auf dem Bildschirm (Form, Hintergrundbild und Texte) nach Ihren persönlichen Vorstellungen gestalten (modifizierbare Bedienoberfläche). Per Drag & Drop lassen sich genau die Funktionen für das Telefon zusammenstellen, die für die tägliche Arbeit benötigt werden. Mit einem Mausklick können neue Kurzwahltasten hinzugefügt oder deren Belegung und Beschriftung geändert werden. Alle Elemente der Bedienoberfläche können so angeordnet werden, wie es der persönlichen Arbeitsweise entspricht. SwyxIt! ist damit die maßgeschneiderte Telefonie-Lösung für die unterschiedlichsten Arbeitsplätze. Neben der Flexibilität in der funktionalen Gestaltung bietet SwyxIt! die Möglichkeit, die Oberfläche an den persönlichen Geschmack anzupassen. Farbe, Größe und Aussehen der Tasten können verändert oder ein beliebiges Hintergrundbild eingefügt werden. Die Skin kann so nach Corporate-Identity-Gesichtspunkten oder nach Ihren individuellen Wünschen gestaltet werden. Mit dem integrierten Oberflächen-Editor lassen sich diese Veränderungen schnell und einfach realisieren. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum "Swyx Skin Editor". 1-6 Was ist gemeint mit...?

29 Beachten Sie bitte, dass der Administrator Ihnen das Recht einräumen muss, die Skin zu verändern Call Routing Call Routing bezeichnet die Behandlung eingehender Rufe nach vorgegebenen Regeln, beispielsweise das Weiterleiten eingehender Rufe an andere Teilnehmer. Mit dem Call Routing Manager steht Ihnen ein äußerst mächtiges Instrument zur Verfügung, das die Erreichbarkeit in Ihrem Unternehmen signifikant verbessert und die Zahl der verlorenen Anrufe stark reduziert. Zu seiner Bedienung stellt der Call Routing Manager einen Regel- Assistenten zur Verfügung, um Regeln zu ändern oder neu zu gestalten. Beachten Sie bitte, dass der Administrator Ihnen das Recht einräumen muss, Regeln mit dem Call Routing Manager zu erstellen. Der Grafische Skript Editor bietet weitere Möglichkeiten der Rufbehandlung und erlaubt Ihnen, ein komplexes Regelwerk auch grafisch darzustellen. Die damit erstellten Regeln sind nur dann einsetzbar, wenn Extended Call Routing auf dem SwyxServer installiert wurde. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation "Swyx Extended Call Routing" Voic SwyxWare bietet seinen Benutzern einen persönlichen Anrufbeantworter. Die Sprachnachricht des Anrufers wird aufgezeichnet und per an Sie weitergeleitet, diese wird im Weiteren Voic genannt. Doch die Voic -Funktionalität geht weit über die Leistung eines Anrufbeantworters hinaus. Sie erlaubt Ihnen z.b. anrufer-, uhrzeit- oder datumsspezifische Ansagetexte zu benutzen, Sprachnachrichten wie eine an eine andere Adresse weiterzuleiten oder auch - mit einem Mausklick - diese einer ganzen Verteilerliste zugänglich zu machen. Alternativ können Sie die für Sie hinterlassenen Nachrichten auch von Ihrem SwyxIt!, Ihrem SwyxPhone oder einem anderen Telefonanschluss aus per Fernabfrage abhören und verwalten Fernabfrage Die Fernabfrage ermöglicht Ihnen das Abhören der Voic s von einem beliebigen Telefonanschluss aus. Bei einem Anruf an Ihre SwyxWare-Rufnummer identifizieren Sie sich gegenüber SwyxWare mit Hilfe Ihrer PIN und können dann zuerst die neuen und anschließend alle vorhandenen Voic s abhören, wiederholen und ggf. löschen. Außerdem können Sie das Ziel der sofortigen Rufumleitung ändern oder eine neue Ansage aufnehmen. Verfügt die SwyxWare-Installation über das Modul Text-To-Speech, so können Sie nicht nur Ihre Voic s abhören, sondern Sie können sich alle Ihre s, die in Ihrem Posteingang sind, vorlesen lassen. Call Routing 1-7

30 1.20 CTI 1.21 Rückruf Mit der CTI-Funktionalität können Sie Gesprächspartner vom PC aus anwählen, z.b. aus Ihren Kontakten (Outlook oder Lotus Notes) heraus, aber das Gespräch wie gewohnt mit dem Telefonapparat führen. Auch wenn SwyxPhone von einem anderen CTI-SwyxIt! aus bedient wird, stehen Ihnen jederzeit direkt am SwyxPhone alle Telefoniefunktionen weiterhin zur Verfügung. SwyxWare bietet die Möglichkeit Rückrufwünsche bei anderen, internen Teilnehmern zu hinterlegen. Der Teilnehmer kann dann zu einem späteren Zeitpunkt zurückrufen. Ist der angerufene Teilnehmer besetzt, so kann ein Rückruf bei Besetzt gestartet werden. In diesem Fall wird ein erneuter Anruf angeboten, sobald der Teilnehmer wieder erreichbar ist. wird ein erneuter Anruf angeboten, sobald der Teilnehmer wieder erreichbar ist Nachbearbeitungszeit 1.23 Direktansprache Sie können eine Leitung gezielt für alle weiteren eingehenden Rufe sperren, um z.b. nach einem Kundenanruf ausreichend Zeit zu haben die Kundenanfrage zu bearbeiten. Sie können einen Mitarbeiter, der Ihnen seinen Status signalisiert, direkt ansprechen. Das bedeutet, dass bei Anwahl der Ruf sofort aufgebaut wird, wenn dieser Mitarbeiter angemeldet ist und nicht telefoniert. Bei SwyxPhone wird der Lautsprecher des Telefons, bei SwyxIt! die Ausgabe über die Lautsprecher des PCs aktiviert, der Anrufer kann sofort seine Nachricht durchsagen. Dies ist nur möglich, wenn Sie eine Namenstaste belegt haben und die Statussignalisierung des Mitarbeiters, der angesprochen werden soll, aktiviert ist. 1-8 Was ist gemeint mit...?

31 2 Wie funktioniert SwyxIt! In diesem Kapitel werden die technischen Grundkonzepte von SwyxIt! vorgestellt. SwyxWare - die Telefonie der Zukunft schon heute Swyx entwickelt und vermarktet eine neue Leistungsklasse der Arbeitsplatz-Telefonie. Diese neuen Telefonielösungen übertragen die Telefongespräche nicht mehr über geschaltete Leitungen, sondern über Daten-Netze, die auf der Internet-Technologie basieren und sie ersetzen vollständig die klassischen Telefonanlagen in den Unternehmen. Dabei stellt der Telefonserver SwyxServer das Herzstück der neuen Telefonie dar. Er enthält die komplette Funktionalität einer komplexen Telefon-Nebenstellenanlage, sorgt für die Gesprächsvermittlung (um z.b. Gespräche an andere Nebenstellen, in das öffentliche Telefonnetz oder an Ihre Voic weiterzuleiten) und verwaltet Endgeräte und Benutzer, die mit seiner Hilfe kommunizieren. In einem PC-Netzwerk, das über einen SwyxServer verfügt, stehen Ihnen als Endgeräte ein SwyxIt! auf Ihrem PC und/oder das SwyxPhone zur Verfügung. Beim SwyxIt! führen Sie normalerweise Telefongespräche mit Hilfe des SwyxIt! Handset, das Sie wie einen normalen Telefonhörer bedienen können. Als Vieltelefonierer können Sie auch das SwyxIt! Headset als Kopfhörer-Sprechgarnitur benutzen. Ist auch ein Mikrofon an Ihrer Soundkarte angeschlossen, verfügen Sie auch über volle Freisprechfunktionalität. SwyxIt! entspricht dabei einem leistungsfähigen Telefon, das an der SwyxServer- Nebenstellenanlage betrieben werden kann und deren Leistungsmerkmale in vollem Umfang nutzen kann. SwyxPhone ist ein LAN-basiertes Tischtelefon, das Ihnen die klassischen System- Telefonfunktionen über das IP-Netz auch ohne PC bietet. 2-1

32 Abbildung 2-1 Zusammenspiel der SwyxWare-Komponenten SwyxGate ist eine Zusatzkomponente zum SwyxServer und ermöglicht Ihnen Telefongespräche in das öffentliche Telefonnetz. SwyxServer unterstützt neben beliebigen H.323-kompatiblen Endgeräten (wie zum Beispiel Microsoft NetMeeting und H.323-kompatible Endgeräte anderer Hersteller) in besonders leistungsfähiger Weise SwyxIt! und SwyxPhone. Bei SwyxPhone handelt es sich um ein Tischtelefon, das allerdings nicht an eine gewöhnliche Telefon-Steckdose, sondern an das PC-Netz (Ethernet) angeschlossen wird. Der Benutzer bedient SwyxPhone wie jedes andere Tischtelefon. SwyxPhone kann aber auch mit Hilfe von SwyxIt! bedient werden (CTI). Das heißt, dass Sie zwar über den SwyxPhone-Hörer sprechen, zum Wählen oder Auflegen aber auch Ihren PC und SwyxIt! nutzen können. Skalierbarer Funktionsumfang durch Zusatzmodule (Optionspakete) Der Funktionsumfang von SwyxIt! wird durch die auf dem SwyxServer installierten Zusatzmodule und die vom Administrator vergebenen Funktionsberechtigungen definiert. Die Beschreibungen in dieser Dokumentation beziehen sich immer auf den maximalen Funktionsumfang aller verfügbaren Optionspakete, wenn nichts anderes vermerkt ist. 2-2 Wie funktioniert SwyxIt!

33 Wenden Sie sich an Ihren Administrator, um Informationen zu dem in Ihrem System verfügbaren Funktionsumfang zu erhalten. Eine detaillierte Beschreibung zu den Optionspaketen sowie den Kombinationsmöglichkeiten und Komplettpaketen finden Sie in der Administratordokumentation. Die folgende Tabelle bietet eine Übersicht über die einzelnen Zusatzoptionen: Optionspaket SwyxVoic SwyxConference SwyxRecord SwyxFax SwyxECR (Extended Call Routing SwyxCTI (Computer Telephony Integration) Erläuterung Mit dem Optionspaket SwyxVoic steht Ihnen die volle Voic -Funktionalität zur Verfügung. Sie können Voic s (Sprachnachrichten) aufzeichnen, per versenden und Voic s aus der Ferne abfragen und bearbeiten. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel , Voic s aufzeichnen, abhören und versenden, Seite Das Optionspaket SwyxConference bietet ein professionelles Konferenz-Management. Sie können Konferenzen mit vielen Teilnehmern (mehr als drei) durchführen, virtuelle Konferenzräume können eingerichtet werden, in welche die einzelnen Teilnehmer sich unabhängig voneinander sowohl aus dem Firmennetz als auch von außen einwählen können. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 5.16, Wie telefoniere ich mit mehreren Teilnehmern gleichzeitig (Konferenz)?, Seite Ist das Optionspaket SwyxRecord verfügbar, so können Sie während eines Telefonats mit einem Mausklick das Gespräch mitschneiden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel , Mitschneiden, Seite Ermöglicht das Senden und Empangen von Faxen bequem von Ihrem PC aus. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation "SwyxFax Client". Dieses Paket enthält die volle Nutzung des Grafischen Skript Editors. Dieser ist eine zusätzliche Komponente der SwyxIt!- Software, die Ihnen eine komfortable Oberfläche bietet, um insbesondere komplexe Regeln für die Rufbehandlung übersichtlich zu definieren und darzustellen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation "Swyx Extended Call Routing". Der Telefonie-Client SwyxIt! kann, mit der zusätzlichen CTI- Funktionalität ausgerüstet, andere Telefonie-Clients (ein anderes SwyxIt! oder SwyxPhone) fernbedienen. So können Sie z.b. am PC aus einer Datenbank heraus wählen, aber das Gespräch über ein SwyxPhone führen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 7.6, PC-Bedienung eines SwyxPhone oder SwyxIt! (CTI), Seite Wie funktioniert SwyxIt! 2-3

34 Optionspaket SwyxStandby SwyxMonitor Erläuterung Das Optionspaket SwyxStandby bietet eine verbesserte Ausfallsicherheit durch den Einsatz eines zweiten Servers. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxWare Administrator- Dokumentation. Das Optionspaket SwyxMonitor umfasst zwei zusätzliche Möglichkeiten: die permanente Rufaufzeichnung und das Aufschalten auf ein Gespräch (z.b. in einem Call Center). Wird das Optionspaket SwyxMonitor eingesetzt, so müssen unbedingt die jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen bezüglich des Datenschutzes beachtet werden. Weitere Informationen finden Sie in der SwyxWare-Administrator-Dokumentation und unter Kapitel 7.8, Rufaufschaltung, Seite Ein Benutzerkonto für jeden Benutzer (Benutzerkonzept) Jeder Benutzer verfügt über ein Benutzerkonto (User Account). Dort werden für jeden Anwender von SwyxIt! diverse Einstellungen und Informationen gespeichert. Wenn Sie SwyxIt! starten, meldet es sich automatisch an SwyxServer an. Dabei wird Ihre Windows-Benutzerkennung verwendet und die Authentifizierungsverfahren der Windows- Umgebung genutzt. SwyxServer erkennt anhand der übermittelten Daten, um welchen Benutzer es sich handelt, und sendet seinerseits Ihrem SwyxIt! Ihre Konfigurationsdaten. Dies hat den Vorteil, dass Sie auf jedem Computer, auf dem Sie SwyxIt! starten, dieselbe Konfiguration vorfinden. Der Anmeldevorgang hat natürlich auch einen Sicherheitsaspekt nur derjenige, der sich korrekt anmeldet, hat die Berechtigung zu telefonieren. Für jeden Benutzer ein individuelles SwyxIt! (Skin-Konzept) Ein herausragendes Merkmal von SwyxIt! ist die Möglichkeit, die Bedienoberfläche ganz nach Ihren Anforderungen und Wünschen zu gestalten. Diese Art der frei konfigurierbaren Oberfläche oder äußeren Gestaltung wird als Skin (eng. Skin = Haut, Oberfläche) bezeichnet. Alle Komponenten der Telefonoberfläche können von Ihnen verändert werden. Sie können z.b. die Anzahl und Funktionen der Tasten ändern oder Tasten eine neue Form und Farbe geben oder Form, Größe und Hintergrund der Oberfläche modifizieren. Ihrer Fantasie sind kaum Grenzen gesetzt. Häufig benutzte Tasten können Sie zum Beispiel optisch hervorheben und an eine bestimmte Stelle innerhalb von SwyxIt! verschieben weniger oder nie benutzte Tasten können Sie ganz entfernen. Falls Sie aber doch einmal die Funktionalität einer gelöschten Taste benötigen, können Sie diese auch jederzeit über die zur Verfügung gestellten Menüs erreichen. Das Recht, eine andere Skin zu laden oder die Skin zu ändern, muss Ihnen vom Systemadministrator erteilt worden sein. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum "Swyx Skin Editor". 2-4 Wie funktioniert SwyxIt!

35 Zwei, vier und mehr Leitungen für jeden Benutzer (Leitungskonzept) Herkömmliche Telefone stellen dem Benutzer eine, manchmal zwei Leitungen zur Verfügung. Mit SwyxIt! können Sie auf vier (Voreinstellung) und mehr Leitungen zurückgreifen. Diese Leitungen werden auch als virtuelle Leitungen bezeichnet, da sie technisch nur als parallele IP-Verbindungen für gleichzeitige Gespräche an Ihrem PC-Netzanschluss realisiert sind. Die virtuellen Leitungen ermöglichen Ihnen ein komfortables Telefonieren und vereinfachen die Bedienung. Auf der Telefonoberfläche werden virtuelle Leitungen durch Leitungstasten dargestellt. Sie können bequem per Mausklick die Leitung auswählen, auf der Sie sprechen möchten oder zwischen Leitungen wechseln oder Leitungen zusammenführen, um zum Beispiel zwei Teilnehmer zu verbinden. Bedienen Sie Ihr SwyxIt! per Drag & Drop Mit Hilfe der Drag & Drop-Technologie können Sie Ihr SwyxIt! auf völlig neue Weise bedienen (englisch: Drag & Drop = Ziehen und Loslassen mit der Maus). Sie können mit der Maus Telefongespräche auf bestimmten Leitungen einleiten, Gesprächspartner miteinander verbinden, Konferenzen einleiten und weitere Teilnehmer in eine Konferenz aufnehmen. Telefonnummern und symbolische Namen aus anderen Anwendungen können Sie mit der Maus in Ihr SwyxIt! ziehen, um die entsprechende Verbindung herzustellen. Microsoft Outlook und Exchange arbeiten Hand in Hand mit SwyxIt! SwyxIt! verwendet das Internet-Protokoll und arbeitet hervorragend mit Microsoft Outlook und Microsoft Exchange bzw. Lotus Notes zusammen. Sie können zum Beispiel Rufnummern eines Kontaktes mittels Drag & Drop auf die SwyxIt!-Oberfläche ziehen oder im Ordner Kontakte den gewünschten Kontakt anklicken, um den Teilnehmer anzurufen. In Abhängigkeit vom Kalender und dem Call Routing Manager lassen sich so auch intelligente Rufumleitungen festlegen. Alle Voic s die für Sie ankommen, können Sie in Ihren - Posteingang aufrufen und mit einem Headset, dem SwyxIt! Handset oder über Ihre PC- Lautsprecher abhören. Call Routing Sie können in SwyxIt! festlegen, wie mit für Sie eingehenden Anrufen verfahren wird. Beispielsweise legen Sie hier die Umleitung bei Besetzt fest. Oft reichen aber die in SwyxIt! direkt einstellbaren Angaben nicht aus. Mit Hilfe des Call Routing Managers können Sie ein komplexes Regelwerk für Ihre Rufbehandlung erstellen. Das Call Routing greift auf ein Regelbuch zu. In diesem Regelbuch sind alle Regeln in einer definierbaren Reihenfolge enthalten. Es prüft jeden eingehenden Ruf automatisch anhand der dort gespeicherten Regeln entsprechend der festgelegten Reihenfolge. Die Aktionen der ersten zutreffenden Regel werden ausgeführt. Bei der Erstellung und Bearbeitung des Regelbuchs hilft Ihnen der Regel-Assistent. Der Grafische Skript Editor ist umfangreiche Erweiterung für den Call Routing Manager und bietet eine komfortable Oberfläche mit anschaulichen Symbolen und Werkzeugen, um komplexe Regeln für die Rufbehandlung übersichtlich darzustellen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation "Swyx Extended Call Routing". Wie funktioniert SwyxIt! 2-5

36 Tischtelefone - Die SwyxPhone-Familie Zusätzlich zu SwyxIt! gibt es verschiedene SwyxPhone als optionales Tischtelefon, das eigenständig auch ohne PC arbeitet. Dieses Tischtelefon übernimmt alle Telefonie- Einstellungen, die Sie für sich innerhalb von SwyxIt! festlegen, soweit diese unabhängig vom Gerät sind (z.b. Telefonbuch, Festlegungen von Umleitungen, Zuordnung von Durchwahlnummern auf Leitungen). Es sind SwyxPhone mit verschieden großen Displays (SwyxPhone L420, SwyxPhone L440 und optipoint 600) oder ganz ohne Display (SwyxPhone L400) verfügbar. SwyxPhone L420s, SwyxPhone L440 und optipoint 600 bieten zusätzlich einen internen Switch. PC-Bedienung des Tischtelefons SwyxPhone (CTI) So können Sie mit SwyxIt! auch SwyxPhone einfach PC-bedienen. Nach Umschalten in den PC-Bedienungs-Modus leiten Sie zum Beispiel über die Oberfläche von SwyxIt! den Wahlvorgang ein, um dann den eigentlichen Anruf über das Tischtelefon zu führen. Alle Telefonie-Funktionen (wie Halten, Konferenz etc.) können dann sowohl über SwyxIt! als auch über SwyxPhone eingeleitet werden. Zur Verwendung von SwyxPhone im PC-Bedienungs-Modus muss der PC, auf dem SwyxIt! installiert ist, nicht über Soundkarte, Mikrofon oder Lautsprecher verfügen. Beim Umschalten von SwyxIt! in den PC-Bedienungs-Modus wird automatisch ermittelt, welches Tischtelefon unter Ihrem Benutzernamen angemeldet ist. Verwendung des Internet Protokolls (IP) IP stellt die Technik hinter SwyxIt! dar und bezeichnet eine bestimmte Art von Datenübertragung. Diese für die Sprachübertragung neuartige Technik ( Voice over IP ) gibt dem Benutzer ein hohes Maß an Flexibilität. Sie ermöglicht, Telefongespräche sowohl über das unternehmensinterne LAN (Local Area Network) als auch über das Internet zu führen. Damit können Sie Kollegen in entfernten Unternehmensteilen ortsübergreifend mit der gleichen Telefon- und Vermittlungsfunktionalität erreichen, wie den Kollegen im gleichen Gebäude. In diesem Fall ist aber zur Gewährleistung einer stets gleichbleibenden Sprachqualität ein ausreichend bemessener IP-Weitverkehrsanschluss erforderlich, für den Ihr Systemadministrator Sorge zu tragen hat. Voic Die SwyxWare-Telefonielösung bietet als wesentlichen Zusatznutzen für jeden Teilnehmer eine leistungsfähige Voic -Funktionalität. Damit verfügen Sie über einen Anrufbeantworter, der Gespräche, die Sie nicht erreichen, aufzeichnen kann und den Sie mit verschiedenen Ansagetexten einstellen können. Die Sprachnachrichten Ihres Telefons finden Sie dann wie eingegangene s in Ihrem elektronischen -Posteingang. Fernabfrage Sie können die erhaltenen Voic s in Ihrem elektronischen -Posteingang per Fernabfrage abhören und löschen. Innerhalb der Fernabfrage können Sie über ein Menü auch das Ziel Ihrer sofortigen Umleitung verändern, sowie einen neue Ansage für ihre Voic aufnehmen. 2-6 Wie funktioniert SwyxIt!

37 SwyxFax In einem Windows-Netzwerk, in dem SwyxWare installiert ist, wird es damit möglich, den zentralen Faxdienst von allen Windows-PCs aus zu nutzen. Jedem Benutzer kann eine eigene Faxnummer zugeordnet werden. Der Benutzer kann nach der Installation des SwyxFax Client von seinem PC aus Dokumente sowohl intern als auch extern per Fax versenden, empfangen, weiterleiten und verwalten. Alternativ können Sie erhaltene Fax-Dokumente auch als empfangen. SwyxFax Client ist der PC-Client des SwyxWare Optionspaketes SwyxFax. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxFax-Dokumentation. Wie funktioniert SwyxIt! 2-7

38 2-8 Wie funktioniert SwyxIt!

39 3 Anmelden und Abmelden Anders als beim klassischen Telefon muss SwyxIt! gestartet werden, damit Sie telefonieren können. Dieses Kapitel erläutert das An- und Abmelden von SwyxIt! an bzw. von SwyxServer. Wenn Sie SwyxIt! aufrufen, wird automatisch eine Anmeldung an SwyxServer durchgeführt: Es wird geprüft, ob Sie berechtigt sind, SwyxIt! zu benutzen. Wenn ja, werden Ihre persönlichen SwyxIt!-Einstellungen auf den PC übernommen, an dem Sie gerade arbeiten. 3.1 Als Benutzer an- und abmelden Bevor Sie SwyxIt! starten, müssen Sie sich als Benutzer in Ihrem Windows-Netzwerk angemeldet haben. Dies geschieht in der Regel unmittelbar mit dem Starten Ihres PCs, wenn Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort eingeben. Nach der Netzwerkanmeldung können Sie SwyxIt! starten, vorausgesetzt, eine gültige Benutzerlizenz ist vorhanden. SwyxIt! meldet Sie als Erstes an SwyxServer an. Ausgehend von Ihrer Windows-Benutzerkennung wird dabei ein zugehöriges SwyxWare-Benutzerkonto ermittelt. Falls Sie mit mehreren Benutzerkonten arbeiten, fragt Sie SwyxIt!, welches dieser Konten Sie benutzen möchten. Aktivieren Sie die Option Diesen Benutzernamen immer verwenden, um automatisch das ausgewählte Benutzerkonto bei jedem Neustart von SwyxIt! zu verwenden. Wie Sie diese Einstellungen ändern, entnehmen Sie Kapitel 8.9, SwyxIt! - Lokale Konfiguration..., Seite Nach der Registrierung an SwyxServer steht Ihnen SwyxIt! in vollem Umfang zur Verfügung. Eingehende Rufe an Sie sowie ausgehende Rufe von Ihnen sind möglich. Wenn Sie SwyxIt! beenden oder sich abmelden, so werden Sie automatisch von SwyxServer abgemeldet. Anrufe für Sie werden dann nicht mehr durchgestellt, sondern von SwyxServer selbständig gemäß Ihren Vorgaben behandelt, z.b. an Ihre Voic weitergeleitet. Sind beim Abmeldevorgang noch Anrufe in Bearbeitung, so fragt Sie SwyxIt!, ob diese Anrufe beendet werden sollen. Es wird dringend empfohlen, dass Sie Ihr SwyxIt! so einstellen, dass SwyxIt! automatisch mit dem Systemstart Ihres PCs gestartet wird, um möglichst bald über SwyxIt! direkt erreichbar zu sein. Dies geschieht durch Eintrag von SwyxIt! in das Verzeichnis Autostart Ihres PCs. Haben Sie auf Ihrem PC einen Bildschirmschoner aktiviert, so verschwindet dieser bei einem eingehenden Ruf. Ist Ihr Bildschirmschoner mit der Eingabe eines Kennwortes verbunden, so müssen Sie bei einem eingehenden Ruf zuerst das Kennwort eingeben und können erst danach über ein SwyxIt! Headset oder die Lautsprecher und das Mikrofon telefonieren. Haben Sie ein SwyxIt! Handset angeschlossen und es klingelt, so können Sie einfach abheben und telefonieren ohne das Kennwort einzugeben. Die SwyxIt!-Bedienoberfläche steht Ihnen auf dem PC natürlich erst nach Eingabe des Kennwortes zur Verfügung. Swyx bietet auch einen speziellen Bildschirmschoner, der Informationen über einen eingehenden Anruf anzeigt und das Annehmen oder Ablehnen eines Rufes ohne Eingabe eines Kennwortes ermöglicht. 3-1

40 Weitere Informationen finden Sie in der Knowledge Base auf der Swyx-Website unter Wie Sie SwyxIt! aus der Befehlszeile heraus aufrufen erfahren Sie in Kapitel 8.10, Aufruf aus der Befehlszeile, Seite Benutzerrechte Ein SwyxWare-Benutzer kann verschiedene Rechte besitzen, einerseits können ausgehende Rufe eingeschränkt werden, andererseits kann die Nutzung bestimmter Funktionalitäten untersagt werden. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Administrator. Anrufberechtigungen Für die Rufbeschränkung gibt es verschiedene Abstufungen, die der Administrator variabel gestalten kann, z.b. Interne Verbindungen nur Anrufe innerhalb der SwyxWare Ortsverbindungen nur Anrufe ohne Vorwahl Fernverbindungen Anrufe innerhalb des Landes; ohne internationale Vorwahl Internationale Rufe alle Anrufe mit internationaler Vorwahl Darüber hinaus kann der Administrator auch bestimmte Rufnummern oder Vorwahlen (z.b. kostenpflichtige Vorwahlnummern) sperren. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Administrator. Funktionsberechtigungen Es gibt verschiedene Funktionen von SwyxIt!, deren Nutzung einem Benutzer erlaubt werden können. Umleitungen Der Benutzer darf seine Umleitungen (sofort, verzögert, bei besetzt) verändern, d.h. festlegen zu welcher Rufnummer umgeleitet wird oder ob die Rufe direkt zur Voic geleitet werden.. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel , Umleitung, Seite Call Routing Manager Hier wird mit Hilfe des Regel-Assistenten ein Regelwerk für die Rufbehandlung erstellt. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation "Swyx Extended Call Routing". Grafischer Skript Editor Zusätzlich zum Regel-Assistenten des Call Routing Managers wird hier eine grafische Darstellung der Regeln geboten. Der Grafische Skript Editor ist Bestandteil des Optionspaketes Extended Call Routing. 3-2 Anmelden und Abmelden

41 Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation "Swyx Extended Call Routing". die Anwendungsfreigabe Bei der Anwendungsfreigabe ist es dem Benutzer erlaubt, seinen Bildschirm während eines Gesprächs über SwyxIt! für seinen Gesprächspartner freizugeben. Die Freigabe erfolgt auf der Oberfläche von SwyxIt!, z.b, durch die Schaltfläche Anwendungsfreigabe oder im Menü Funktionen Anwendungsfreigabe. Innerhalb dieser Freigabe kann der Benutzer dem Gesprächspartner erlauben, Zugriff auf seinen PC zu nehmen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel , Anwendungsfreigabe mit einem Mausklick, Seite Die Anwendungsfreigabe kann nur zwischen SwyxIt!-Benutzern stattfinden. Zu einem SwyxPhone kann keine Anwendungsfreigabe erfolgen. Beide Teilnehmer müssen NetMeeting 3.01 oder neuer auf ihrem PC installiert und das Recht zur Anwendungsfreigabe haben. Ein Benutzer kann zur gleichen Zeit höchstens eine Anwendungsfreigabe erlauben. Sound Wizard Der Sound Wizard ermöglicht den einzelnen Benutzer seine Sprachqualität zu überprüfen und zu optimieren. Er wird nach einer SwyxIt!-Installation gestartet. Wird an den Endgeräten (Headset / Handset) etwas verändert, so wird empfohlen den Sound Wizard erneut zu starten. Kann ein Benutzer den Sound Wizard nicht starten, so kann er einmal festgelegte Einstellungen für die Sprache nicht mehr verändern. Während eines Gesprächs kann er allerdings auch weiterhin die Lautstärke regulieren. Lokale Konfiguration In der lokalen Konfiguration kann der Benutzer festlegen an welchem Server und unter welchem Benutzernamen er sich anmeldet, welcher -Client mit der Taste Voic geöffnet wird und welche Sprachkompression verwendet wird. Auf einer weiteren Registerkarte werden die lokalen Einstellungen für die Sprach-Endgeräte vorgenommen. Weiter kann eingestellt werden, ob ein SwyxIt! als CTI-SwyxIt! gestartet wird sowie die Leitungszuweisung konfiguriert werden, wenn SwyxIt! in einer Terminalanwendung gestartet wird. Diese Einstellungen gelten für den lokalen PC und werden normalerweise nach der Installation nicht mehr geändert. Die lokale Konfiguration kann nicht in der SwyxWare-Administration vorgenommen werden. Deshalb kann die lokale Konfiguration direkt am PC des Benutzers verändert werden, wenn SwyxIt! abgemeldet ist. Sobald SwyxIt! sich erneut anmeldet, werden die geänderten lokalen Einstellungen wirksam. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.9, SwyxIt! - Lokale Konfiguration..., Seite Benutzerprofil Hier können alle Einstellungen vorgenommen werden, die den Benutzer direkt betreffen und die der Benutzer auf allen Telefonie-Clients vorfindet, sobald er sich am SwyxServer angemeldet hat, z.b. Namens- und Verknüpfungstasten, Klingeltöne etc Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.8, Benutzerprofil..., Seite Benutzerrechte 3-3

42 Wechseln der Skin Der Benutzer kann andere Skins verwenden. Bearbeiten einer Skin Der Benutzer kann seine Skin mit dem Skin Editor bearbeiten und verwenden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum "Swyx Skin Editor". Mitschneiden Der Benutzer kann seine Gespräche mitschneiden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel , Mitschneiden, Seite Bearbeiten des Globalen Telefonbuchs Der Benutzer kann Einträge im Globalen Telefonbuch ändern, hinzufügen oder löschen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel , Telefonbuch, Seite Anmelden und Abmelden

43 4 Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche Dieses Kapitel macht Sie mit den Elementen der Bedienoberfläche von SwyxIt! vertraut. Als Beispiel wird in dieser Dokumentation die Standard-Bedienoberfläche (Skin LoonaClassic ) verwendet, die bei der ersten Installation von SwyxIt! installiert wird. Sie selbst können später auch mit einer anderen mitgelieferten oder sogar einer selbst angepassten Oberfläche (Skin) arbeiten, die Ihren Anforderungen besser gerecht wird. Um die verschiedenen Funktionen von SwyxIt! kennen zu lernen, sollten Sie aber zunächst diese Standard-Oberfläche ausprobieren, die alle wichtigen Bedienelemente enthält. 4.1 Menüs Über Menüs können Sie SwyxIt! steuern und konfigurieren. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 7.2, SwyxIt! Menüs, Seite7-4. Je nachdem, welchen Typ von Skin (Bedienoberfläche) Sie einsetzen, können Sie die Menüs unterschiedlich aufrufen. Arbeitet die verwendete Skin im nicht-transparenten Modus, wird diese von einem Fenster umrahmt und enthält eine Menüleiste am oberen Fensterrand. Menüleiste Abbildung 4-1 Nicht-transparente Standard-Skin von SwyxIt! mit Menüleiste Verwenden Sie eine Skin mit transparentem Hintergrund, dann wird SwyxIt! ohne Fensterrahmen und ohne Menüleiste angezeigt. In diesem Fall müssen Sie zur Bedienung von Menüelementen immer das allgemeine Kontextmenü aufrufen. 4-1

44 Abbildung 4-2 Transparente Standard-Skin von SwyxIt! Kontextmenü aufrufen So rufen Sie das allgemeine Kontextmenü auf 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der Bedienoberfläche von SwyxIt! auf eine freie Stelle, die nicht durch eine Taste oder ein Display (Informationsfläche) belegt ist. Das Kontextmenü erscheint. Eine ausführliche Beschreibung der Menüs finden Sie in Kapitel 7.2, SwyxIt! Menüs, Seite 7-4. Abbildung 4-3 Kontextmenü Wenn Sie mit einer transparenten Skin arbeiten, könnten Sie manchmal ein Nicht- Reagieren von SwyxIt! auf z.b. Ihre Tastatureingaben feststellen. Dies liegt dann daran, dass SwyxIt! zwar scheinbar als zu oberst dargestellte Windows-Anwendung im Vordergrund liegt, jedoch nicht aktiviert ist (was Sie sonst an der jeweiligen Titelleiste durch den Farbwechsel erkennen). Zur Aktivierung von SwyxIt! genügt - wie bei jeder Windows- Anwendung - ein einfaches Klicken mit der Maus auf eine beliebige Stelle der SwyxIt!- Oberfläche. 4-2 Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche

45 4.2 Die Symbolleiste Über die Symbolleiste können Sie SwyxIt! steuern und konfigurieren. Die in der Symbolleiste enthaltenen Funktionen stehen Ihnen auch über die Menüs zur Verfügung. Beachten Sie, dass die Symbolleiste nicht auf allen Skins vorhanden ist. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 7.3, Die SwyxIt!-Symbolleiste, Seite Symbolleiste Abbildung 4-4 Nicht-transparente Standard-Skin von SwyxIt! mit Symbolleiste Mit dem Skin Editor können Sie weitere Funktionen auf Schaltflächen hinterlegen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum "Swyx Skin Editor". Die Symbolleiste 4-3

46 4.3 Hintergrund Die Skin von SwyxIt! setzt sich aus einem Hintergrundbild, Tasten (Aktionsflächen) und Displays (Informationsflächen) zusammen. Hat Ihnen der Systemadministrator das Recht zur Veränderung der Oberfläche gegeben, so können Sie das Hintergrundbild beliebig verändern. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum "Swyx Skin Editor". Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle des Hintergrundes klicken, erscheint das Kontextmenü. Hintergrund Abbildung 4-5 Hintergrund der Standard-Skin 4-4 Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche

47 4.4 Display Die Oberfläche von SwyxIt! kann ein oder mehrere Display-Elemente (Informationsflächen) enthalten. In einem Display können u.a. folgende Informationen angezeigt werden: Rufnummer und Name eines Gesprächspartners aktuelle Verbindungsdauer, der Verbindungszustand und aktuelle Gebühren Name des Benutzers Aktiver Server Umleitungsstatus Rufprotokoll aktuelle Uhrzeit und Datum. Je nach verwendeter Skin kann ein einzelner Display-Bereich gegebenenfalls auch mehrere Informationen gleichzeitig darstellen. Dabei werden die wichtigsten Informationen ständig angezeigt (Uhrzeit), andere Informationen nur dann, wenn diese sich ändern (Rufnummer). Sie können auch ein an Ihre Bedürfnisse angepasstes Display erstellen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum "Swyx Skin Editor". Informationsflächen (Displays) Abbildung 4-6 Die Standard-Skin enthält mehrere Informationsflächen (Displays) Display 4-5

48 4.5 Zifferntasten Die Zifferntasten dienen zum Eingeben der Rufnummer. Ganz gleich, ob die verwendete Oberfläche Zifferntasten aufweist oder nicht, Sie können natürlich immer auch die Zifferntasten Ihrer Tastatur benutzen. Wenn das SwyxIt!-Fenster im Vordergund ist, wird die Num-Taste automatisch aktiviert, sodass Sie Ziffern direkt eingeben können. Beim Minimieren des SwyxIt!-Fensters wird der Ausgangszustand wieder hergestellt. Zifferntasten Abbildung 4-7 Die Standard-Skin enthält einen Zifferntastenblock 4-6 Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche

49 4.6 Leitungstasten Mit SwyxIt! können Sie auf zwei (Voreinstellung) und mehr Leitungen zurückgreifen. Diese werden auf der Oberfläche als Leitungstasten dargestellt. Sie können zum Beispiel mittels Mausklick die Leitung auswählen, auf der Sie sprechen möchten, zwischen den Leitungen wechseln und Leitungen per Drag & Drop zusammenführen, um zwei Teilnehmer miteinander zu verbinden. Um eine bestimmte Leitung auszuwählen, klicken Sie einfach darauf. Die gerade aktive Leitungstaste erhält einen Rahmen. Wenn Sie einen Teilnehmer anrufen, wird die ausgewählte Leitung für das Gespräch verwendet. Detaillierte Informationen über die Leitungstasten und ihre Zustände finden Sie in Kapitel 7.4.9, Leitungstaste, Seite Leitungstasten Abbildung 4-8 Die Standard-Skin enthält zwei Leitungstasten Leitungstasten 4-7

50 4.7 Funktionstasten Über die Funktionstasten wird SwyxIt! bedient: Sie können nahezu alle Funktionen über diese Funktionstasten aufrufen. Hörertaste Lautstärkeregler Funktionstasten Namenstasten (incl. Statussignalisierung) Voic Mitschneiden Anwendungsfreigabe Rücktaste Telefonbuch Wahlwiederholung Abbildung 4-9 Die Funktionstasten Standard-Skin Anrufliste Makeln Verbinden Konferenzf Call Routing Übernahme Halten Rückruf Umleitung Verknüpfungstasten (mit Anwendung z.b. Word) Abbildung 4-10 Die Funktionstasten Standard-Skin 4-8 Aufbau der SwyxIt!-Oberfläche

51 5 Telefonieren mit SwyxIt! Hier finden Sie die grundlegenden Telefonfunktionen von SwyxIt! beschrieben. SwyxIt! starten (Seite 5-1) Wie rufe ich einen Teilnehmer an? (Seite 5-1) Wie benutze ich das Telefonbuch? (Seite 5-4) Wie übernehme ich ein Gespräch? (Seite 5-6) Wie beende ich ein Gespräch? (Seite 5-8) Wie leite ich eine Rückfrage ein? (Seite 5-9) Wie wechsle ich zwischen mehreren Teilnehmern (Makeln)? (Seite 5-9) Wie verbinde ich zwei Teilnehmer miteinander? (Seite 5-10) Wie übergebe ich ein Gespräch ohne Rückfrage? (Seite 5-11) Wie telefoniere ich mit mehreren Teilnehmern gleichzeitig (Konferenz)? (Seite 5-12) Wie leite ich Anrufe um? (Seite 5-16) 5.1 SwyxIt! starten Wenn SwyxIt! nicht bereits mit dem Start Ihres PCs automatisch aufgerufen wurde, so starten Sie SwyxIt! wie nachfolgend beschrieben. SwyxIt! starten So starten Sie SwyxIt! 1. Sie haben mehrere Möglichkeiten: Doppelklicken Sie auf das SwyxIt!-Symbol auf dem Desktop oder klicken Sie in der Taskleiste auf Start Programme SwyxIt! SwyxIt!. Wenn Sie SwyxIt! zum ersten Mal starten, so erscheint der Sound Wizard. Der Sound Wizard stellt sicher, dass SwyxIt! optimal auf das Audiogerät abgestimmt wird, um die bestmögliche Sprachqualität zu gewährleisten. Weitere Informationen zu dem darauf folgenden Dialog finden Sie in Kapitel 8.7, Sound Wizard, Seite Wenn Sie mehrere SwyxWare-Benutzerkonten haben, dann erscheint das Fenster Benutzer anmelden mit diesen Konten. Wählen Sie aus der Dropdownliste das gewünschte Konto aus (siehe Kapitel 3.1, Als Benutzer an- und abmelden, Seite 3-1). Die SwyxIt!-Bedienoberfläche erscheint. 5.2 Wie rufe ich einen Teilnehmer an? Sie haben mehrere Möglichkeiten, einen Wählvorgang einzuleiten: Sie wählen wie bei einem klassischen Telefon mit SwyxIt! Handset oder Sie wählen wie bei einem klassischen Telefon mit Freisprecheinrichtung oder Sie wählen wie bei einem Mobiltelefon. 5-1

52 Anrufen mit SwyxIt! Handset Anrufen mit Freisprecheinrichtung Anrufen wie mit dem Mobiltelefon So rufen Sie einen Teilnehmer an (klassisches Telefonieren mit SwyxIt! Handset) 1. Nehmen Sie einfach das SwyxIt! Handset aus seiner Halterung. Sie hören das Freizeichen bzw. den internen Wählton. 2. Geben Sie auf Ihrer Tastatur oder über die Zifferntasten der SwyxIt!-Bedienoberfläche die Rufnummer des Teilnehmers ein, den Sie erreichen möchten. Die eingegebenen Ziffern erscheinen im Telefondisplay. Der Teilnehmer wird gerufen. So rufen Sie einen Teilnehmer an (klassisches Telefonieren mit Freisprecheinrichtung) 1. Klicken Sie auf die Hörertaste oder eine Leitungstaste der SwyxIt!-Bedienoberfläche. Sie hören das Freizeichen bzw. den internen Wählton. 2. Geben Sie auf Ihrer Tastatur oder über die Zifferntasten der SwyxIt!-Bedienoberfläche die Rufnummer des Teilnehmers ein, den Sie erreichen möchten. Die eingegebenen Ziffern erscheinen im Telefondisplay. Der Teilnehmer wird gerufen. So rufen Sie einen Teilnehmer an (wählen wie mit dem Mobiltelefon) 1. Geben Sie auf Ihrer Tastatur oder über die Zifferntasten der SwyxIt!-Bedienoberfläche die Rufnummer des Teilnehmers ein, den Sie erreichen möchten. Sie können auch einen symbolischen Namen, beispielsweise den Benutzernamen, eingeben. Die eingegebenen Ziffern erscheinen im Telefondisplay. Mit der Rücktaste können Sie Ihre Eingabe korrigieren bzw. weitere Ziffern einfügen, solange der Hörer noch aufliegt. 2. Um den Wählvorgang einzuleiten, nehmen Sie einfach das SwyxIt! Handset aus der Halterung oder drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Eingabetaste oder klicken Sie auf die Hörertaste oder eine Leitungstaste der SwyxIt!-Bedienoberfläche. Wie beim herkömmlichen Telefon hören Sie nun das Rufzeichen oder das Besetztzeichen, wenn der angerufene Teilnehmer gerade telefoniert. Kommt die Verbindung zustande, können Sie mit dem Teilnehmer sprechen. Während des Telefonats können Sie vom Sprechen über das SwyxIt! Handset P250 zum Lauthören und Freisprechen wechseln: Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Umschalttaste (Shift-Taste) oder die Strg-Taste (Ctrl-Taste) und legen Sie gleichzeitig das Handset wieder auf. Möchten Sie wieder über das Handset telefonieren, nehmen Sie einfach den Hörer wieder aus der Halterung. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Anhang D, Endgeräte, Seite D-1. Der Administrator hat die Möglichkeit, für Gruppen oder Benutzer Rechte für ausgehende Rufe zu konfigurieren, d.h. bestimmte Rufnummern (z.b. für Ortsverbindungen, Fernverbindungen oder internationale Verbindungen) sind für den jeweiligen Benutzer oder die Gruppe gesperrt. Wird eine gesperrte Rufnummer gewählt, erscheint eine Fehlermeldung im Display. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. Hat Ihr Systemadministrator die automatische Auswahl eines Telefonanbieters (Least Cost Routing) eingeschaltet, so wird in Abhängigkeit von der Rufnummer und der Tageszeit der günstigste Telefonanbieter ausgewählt. In diesem Fall erscheint im Display die Vorwahl dieses Anbieters vor der von Ihnen gewählten Rufnummer. Möchten Sie die automatische Anbieterauswahl umgehen, so wählen Sie direkt die Vorwahl eines anderen Anbieters. Wählen Sie z.b. folgende Rufnummer um einen Anbieter in Berlin zu erreichen und dabei als Telefonanbieter die Deutsche Telekom zu verwenden: Dabei steht 0 für 5-2 Telefonieren mit SwyxIt!

53 die Amtsholung, für den Anbieter Deutsche Telekom, 030 für die Vorwahl von Berlin und ist die Rufnummer des Zielteilnehmers. 5.3 Direktansprache Sie können einen internen Teilnehmer direkt ansprechen. In diesem Fall nimmt das Telefon des anderen Teilnehmers Ihren Ruf sofort automatisch an, schaltet den Lautsprecher ein und ein Signal ertönt. Sie können direkt eine Nachricht durchgeben. Das Mikrofon des angerufenen Teilnehmers ist dabei stummgeschaltet. Die Direktansprache kann generell als Eigenschaft einer Namenstaste festgelegt werden. Sie können aber auch spontan einen Teilnehmer über das Kontextmenü der Namenstaste direkt ansprechen. Damit Sie einen Mitarbeiter direkt ansprechen können, muss dieser Ihnen seinen Status signalisieren. Teilnehmer direkt ansprechen So sprechen Sie einen Teilnehmer direkt an Sie haben mehrere Möglichkeiten: 1. Legen Sie die Direktansprache als Eigenschaft einer Namenstaste fest (siehe Kapitel , Namenstaste, Seite 7-37). 2. Klicken Sie auf die Namenstaste, so wird die Direktansprache sofort gestartet. Oder 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Namenstaste. Es öffnet sich das Kontextmenü. 2. Klicken Sie auf Direktansprache. 3. Die Nummer wird gewählt und die Verbindung wird direkt hergestellt. Sie können sofort sprechen. 5.4 Wählen aus jeder Anwendung heraus Sie können aus jeder Microsoft Windows-Anwendung direkt wählen. Markieren Sie die gewünschte Rufnummer (z.b. indem Sie bei gedrückter Umschalttaste (Shift) mit der Pfeiltaste nach rechts gehen). Ist die vollständige Nummer markiert, so drücken Sie die Taste F11 auf Ihrer Tastatur. SwyxIt! wird aktiviert und die Rufnummer wird sofort gewählt. Heben Sie den Hörer ab, um zu sprechen. Der markierte Text wird von SwyxIt! folgendermaßen gewählt: Buchstabenfolge wird von SwyxIt! direkt gewählt, wie z.b. ein Benutzername. Dieser muss in der entsprechenden Form im Globalen oder Persönlichen Telefonbuch gespeichert sein. kanonische Rufnummer (z.b ) wird direkt gewählt. SIP-URI (z.b wird direkt gewählt. Die Verbindung wird in der Regel komplett über das Internet hergestellt. Zeichenfolge mit mehr als 4 Ziffern wird mit Amtsholung gewählt als externe Rufnummer. Zeichenfolge mit 4 Ziffern und kürzer Direktansprache 5-3

54 wird direkt als interne Durchwahl gewählt. Wie Sie eine andere Taste mit dieser Funktion belegen entnehmen Sie bitte Kapitel 8.8.9, Tastatur, Seite Wie benutze ich das Telefonbuch? Im Telefonbuch werden häufig benötigte Rufnummern gespeichert. Sie können diese dann direkt aus dem Telefonbuch heraus anwählen. Zwei verschiedene Telefonbücher stehen für Sie bereit: das Globale Telefonbuch und das Persönliche Telefonbuch. Das Globale Telefonbuch ist allen Benutzern zugänglich und enthält Informationen über die Verfügbarkeit der Teilnehmer innerhalb Ihres Unternehmens, z.b. ob sie angemeldet sind oder gerade telefonieren. Der Systemadministrator oder Benutzer mit entsprechender Berechtigung können weitere Rufnummern in dieses Globale Telefonbuch aufnehmen, z.b. die Teilnehmer eines anderen Standortes. Für diese Rufnummern wird allerdings keine Verfügbarkeit signalisiert. Im Globalen Telefonbuch finden Sie auch die Rufnummern einzelner Gruppen. Im Persönlichen Telefonbuch können Sie Ihre persönlichen Rufnummern speichern, verändern und löschen. Es kann beliebig viele Einträge aufnehmen. Auf dieses Telefonbuch haben Sie alleinigen Zugriff. Sie können diese Einträge auch exportieren bzw. importieren. Speichern Sie die Rufnummern in das öffentliche Netz in Ihrem Telefonbuch möglichst immer im Kanonischen Rufnummernformat (Beispiel: +49 (89) ) bzw. als SIP-URI bei VoIP-Nummern (Beispiel: Die Telefonbuchfunktionen stehen Ihnen zusätzlich zur Verwendung des Telefonverzeichnisses zur Verfügung, das Sie möglicherweise über Ihren Outlook-Ordner Kontakte führen. Aus dem Telefonbuch können Sie Ihre Kontakte auch direkt anzeigen oder neue Kontakte erstellen. Wie Sie Ihre Outlook-Kontakte zusammen mit SwyxIt! verwenden, erfahren Sie in Kapitel 6, Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!, Seite 6-1. Wie Sie Telefonbucheinträge importieren oder exportieren erfahren Sie in Kapitel , Telefonbuch, Seite Telefonbuch aufrufen So rufen Sie das Telefonbuch auf 1. Sie haben mehrere Möglichkeiten: Klicken Sie auf die Taste Telefonbuch oder klicken Sie in der Menüleiste auf Listen Telefonbuch... oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt! und im Kontextmenü auf Listen Telefonbuch.... Es erscheint das Fenster Telefonbuch. 5-4 Telefonieren mit SwyxIt!

55 Abbildung 5-1 Telefonbuch Teilnehmer aus Telefonbuch anrufen So rufen Sie einen Teilnehmer aus dem Telefonbuch an 1. Sie haben mehrere Möglichkeiten: Klicken Sie auf die Taste Telefonbuch oder klicken Sie in der Menüleiste auf Listen Telefonbuch... oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt! und dann auf Listen Telefonbuch.... Es erscheint das Fenster Telefonbuch. 2. Klicken Sie auf die entsprechende Registerkarte, um das zu verwendende Telefonbuch auszuwählen (global oder persönlich). Haben Sie das Globale Telefonbuch ausgewählt, können Sie mit Hilfe der Taste Aktualisieren die Statusanzeige der derzeitigen Erreichbarkeit aktualisieren. Ist ein Teilnehmer nicht an demselben SwyxServer angemeldet wie Sie, so kann über seinen Status keine Aussage getroffen werden. Ein solcher Teilnehmer kann z.b. über eine Standortkopplung mit Ihrem SwyxServer verbunden sein oder der Eintrag wurde dem Globalen Telefonbuch vom Administrator oder einem berechtigten Benutzer hinzugefügt. Die Statusanzeige im Globalen Telefonbuch bleibt dementsprechend leer. 3. Klicken Sie in der Liste auf den Teilnehmer, den Sie anrufen möchten. 4. Klicken Sie auf Wählen. Die Rufnummer wird gewählt. Wie Sie das Telefonbuch ergänzen und bearbeiten entnehmen Sie bitte Kapitel , Telefonbuch, Seite Wie benutze ich das Telefonbuch? 5-5

56 5.6 Wie nehme ich ein Telefongespräch an? Geht für Sie selbst ein Anruf ein, wird ein Ruf an Sie weitergeleitet oder geht ein Ruf ein an eine Gruppe, deren Mitglied Sie sind, so erscheint in der Taskleiste ein Anruf-Symbol mit einer Sprechblase Neuer Anruf, welche die Rufnummer und den Namen des Anrufers enthält, erscheint im Display die Rufnummer oder der Name des Anrufers, ertönt ein Klingelton blinkt die Taste der Leitung, auf der das Gespräch eingeht. Ist die Rufnummer des Anrufers bekannt, so versucht SwyxWare diese weiter zuzuordnen, d.h. ist ein Name im globalen oder persönlichen Telefonbuch, in den Outlook-Kontaktenoder auf den Namenstasten dieser Rufnummer zugeordnet, so erscheint der Name im Display. Andernfalls wird lediglich die Rufnummer angezeigt (siehe Kapitel 6.3, Namensauflösung aus Outlook-Kontakten, Seite 6-11) Erscheint im Display XXX, so wurde die Rufnummer des Anrufers nicht übertragen, z.b. weil der Anrufer seine Rufnummer unterdrückt. Gespräch annehmen So nehmen Sie ein Telefongespräch an 1. Um den Anruf anzunehmen, nehmen Sie einfach das SwyxIt! Handset aus seiner Halterung oder doppelklicken Sie auf das Anruf-Symbol im Tray (Taskleiste) oder klicken Sie auf die Hörertaste oder auf die blinkende Leitungstaste. Lautsprecher und Mikrofon werden freigeschaltet bzw. das SwyxIt! Handset oder SwyxIt! Headset aktiviert, so dass Sie mit dem Anrufer sprechen können. Während des Telefonats können Sie vom Sprechen über das SwyxIt! Handset P250 zum Lauthören und Freisprechen wechseln: Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Umschalttaste (Shift-Taste) oder die Strg-Taste (Ctrl-Taste) und legen Sie gleichzeitig das Handset wieder auf. Möchten Sie wieder über das Handset telefonieren, nehmen Sie einfach den Hörer wieder aus der Halterung. Ist zum Zeitpunkt eines eingehenden Anrufs der Bildschirmschoner aktiviert oder ist SwyxIt! auf Minimaldarstellung in der Taskleiste reduziert, so können Sie das Gespräch einfach durch Abheben des Hörers entgegennehmen. Dabei wird in Abhängigkeit vom Betriebssystem normalerweise SwyxIt! in den Vordergrund gestellt. Sollte dies einmal nicht automatisch passieren, können Sie SwyxIt! mit der Maus aktivieren. 5.7 Wie übernehme ich ein Gespräch? Bei einem signalisierten Ruf wird Ihnen lediglich angezeigt, dass ein anderer Benutzer bzw. eine Gruppe einen Anruf erhält. Diese Signalisierung wird vom Systemadministrator eingerichtet. Einen signalisierten Ruf können Sie übernehmen. 5-6 Telefonieren mit SwyxIt!

57 Wird Ihnen ein Ruf signalisiert, so erscheint in der Taskleiste ein Anruf-Symbol mit einer Sprechblase Rufsignalisierung, welche die Rufnummer und den Namen des Anrufers enthält, wird in Ihrem Display angezeigt, für wen der Ruf ursprünglich bestimmt ist, blinkt die Übernahmetaste blinkt die Namenstaste, die mit der angerufenen Nummer belegt ist, sofern vorhanden. Wird der Ruf vom Zielteilnehmer nicht angenommen und haben Sie im Benutzerprofil die Anrufsignalisierung aktiviert, hören Sie nach 10 Sekunden zusätzlich ein akustisches Signal. Gespräch übernehmen Zweites Gespräch übernehmen So übernehmen Sie den signalisierten Ruf Um den Anruf anzunehmen, 1. doppelklicken Sie auf das Anruf-Symbol im Tray (Taskleiste). Oder 1. nehmen Sie einfach das SwyxIt! Handset aus seiner Halterung. 2. Klicken Sie auf die Übernahmetaste oder auf die grün blinkende Namenstaste der SwyxIt!- Bedienoberfläche. Lautsprecher und Mikrofon werden freigeschaltet bzw. das SwyxIt! Handset oder SwyxIt! Headset aktiviert, so dass Sie mit dem Anrufer sprechen können. So übernehmen Sie das Telefongespräch, wenn Sie bereits ein anderes Telefongespräch führen 1. Klicken Sie auf die Übernahmetaste oder auf die grün blinkende Namenstaste der SwyxIt!- Bedienoberfläche. Oder 1. Wählen Sie eine zweite Leitung aus (Makeln) und drücken dann die Übernahme-Taste. Oder 1. Ziehen Sie per Drag und Drop die Übernahme-Taste auf die freie Leitungstaste Oder 1. doppelklicken Sie auf das Anruf-Symbol im Tray (Taskleiste). Die vormals aktive Verbindung wird gehalten, der Teilnehmer hört die Wartemusik, und der eingehende Ruf wird angenommen. Ein Anruf lässt sich auch durch Auswählen des Eintrags Ruf annehmen / übernehmen über das Kontextmenü der grün blinkenden Namenstaste übernehmen. Erhalten mehrere Teilnehmer, die Ihnen die Anrufe signalisieren, gleichzeitig einen Anruf, so wird nur ein Name im Display angezeigt. Die anderen Rufe werden lediglich durch das Blinken der entsprechenden Namenstasten angezeigt. Möchten Sie einen dieser Anrufe übernehmen, so drücken Sie die entsprechende Namenstaste und heben dann den Hörer ab. 5.8 Wie hinterlasse ich einen Rückrufwunsch? Rufen Sie einen anderen internen Teilnehmer an, so können Sie einen Rückrufwunsch für ihn hinterlassen. Wie hinterlasse ich einen Rückrufwunsch? 5-7

58 Die Funktion Rückruf steht zur Zeit nur zur Verfügung bei Anrufen von Teilnehmern untereinander, die an demselben SwyxServer angemeldet sind. Rückrufwunsch äußern Rückruf bei besetzt beantworten Rückruf freiem Anschluss beantworten So äußern Sie einen Rückrufwunsch Voraussetzung: Sie rufen einen anderen internen Teilnehmer an. Der andere Teilnehmer spricht gerade oder er ist frei, hebt aber nicht ab. 1. Klicken Sie auf die Taste Rückruf. Rückruf bei besetzt In Ihrer Liste Eigene Rückrufwünsche wird ein Eintrag erzeugt mit Rückruf bei besetzt. Dem Angerufenen wird Ihr Rückruf bei besetzt nicht signalisiert. Rückruf bei freiem Anschluss In Ihrer Liste Eigene Rückrufwünsche wird ein Eintrag erzeugt mit Rückruf angefordert. Dem Angerufenen wird Ihr Rückrufwunsch signalisiert. Ihr Anruf wird in jedem Fall beendet. Sie können nur einem Teilnehmer einen Rückruf bei besetzt hinterlassen, wenn dieser Teilnehmer Ihnen seinen Status signalisiert (siehe Kapitel 1.4, Statussignalisierung, Seite 1-2). So wird ein Rückruf bei besetzt beantwortet Der Angerufene beendet sein Gespräch. 1. SwyxIt! bietet Ihnen an, das Gespräch erneut aufzubauen. 2. Bestätigen Sie dies, so wird erneut versucht, ein Ruf zu diesem Teilnehmer aufzubauen. So wird ein Rückruf bei freiem Anschluss beantwortet Dem Angerufenen wir Ihr Rückrufwunsch auf seiner Oberfläche (bei einem SwyxPhone im Menü) signalisiert. Er kann nun diesen Rückrufwunsch bearbeiten (durch einen Rückruf oder per ). Wie Sie Ihre eigenen Rückrufwünsche oder an Sie gerichtete Rückrufwünsche bearbeiten entnehmen Sie bitte Kapitel 7.5, Rückruf, Seite Wie beende ich ein Gespräch? Sie führen ein Telefongespräch und möchten das Gespräch beenden. Gespräch beenden So beenden Sie ein Telefongespräch 1. Um die Verbindung abzubauen, legen Sie einfach das SwyxIt! Handset zurück auf die Halterung oder klicken Sie auf die Hörertaste der SwyxIt!-Bedienoberfläche (damit wird das Gespräch beendet; die Leitung bleibt jedoch weiterhin im Zustand abgehoben ) oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Leitungstaste und dann im angezeigten Kontextmenü auf Verbindung beenden. Beenden Sie ein Gespräch und haben Sie noch ein zweites, gehaltenes Gespräch, so ertönt nach 5 Sekunden ein einmaliger Aufmerksamkeitston. Heben Sie erneut den Hörer ab, um direkt mit dem gehaltenen Gesprächspartner verbunden zu werden. 5-8 Telefonieren mit SwyxIt!

59 Haben Sie die aktive Verbindung selbst aufgebaut, so führt das Einhängen des Handsets bei einer weiteren gehaltenen Leitung zu einem Verbinden dieser beiden Leitungen. Haben Sie mehrere gehaltene Leitungen, so geht auch die aktive Leitung in den Zustand Halten über Wie leite ich eine Rückfrage ein? Sie führen ein Telefongespräch und möchten einen weiteren Teilnehmer anrufen (Rückfrage). Anschließend möchten Sie mit beiden Teilnehmern abwechselnd sprechen (Makeln). Beispiel: Sie telefonieren mit einem Kunden (Teilnehmer A) und möchten in der Lagerhaltung (Teilnehmer B) erfragen, ob ein bestimmter Artikel noch vorrätig ist. Sie beginnen gleichzeitig ein zweites Gespräch mit Teilnehmer B. Danach können Sie abwechselnd mit Teilnehmer A und Teilnehmer B sprechen. Während Sie mit dem einen Teilnehmer sprechen (die entsprechende Leitungstaste ist aktiviert), hört der andere Teilnehmer eine Wartemusik. Wenn Sie das Telefonat mit einem der Teilnehmer beenden (mit Hilfe der Hörertaste), wird die entsprechende Leitung wieder frei. Sie können dann zur gehaltenen Leitung wechseln. Wurde die aktive Leitung von Ihnen aufgebaut und legen Sie dann den Hörer auf, so werden die beiden Gesprächsteilnehmer miteinander verbunden. Rückfragen So rufen Sie einen weiteren Teilnehmer an 1. Betätigen Sie während einer aktiven Verbindung eine freie Leitungstaste. Sie hören das Freizeichen und können nun einen weiteren Teilnehmer anrufen. 2. Geben Sie die Nummer ein (manuell, über Ihre Namenstasten oder das Telefonbuch) und warten Sie, bis die Verbindung zustande kommt. Währenddessen wird das erste Gespräch gehalten, Ihr Gesprächspartner hört eine Wartemusik. Der Zustand der gehaltenen Leitung wird durch die Animation entsprechend dargestellt (Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Leitungszustand, Seite 7-25.) 5.11 Wie wechsle ich zwischen mehreren Teilnehmern (Makeln)? Sie führen gleichzeitig Gespräche mit mehreren Teilnehmern. Die aktive Verbindung ist die Verbindung, über die Sie gerade sprechen. Alle anderen Teilnehmer, die gerade eine Wartemusik hören, sind gehaltene Verbindungen. Das Wechseln zwischen Gesprächspartnern wird auch Makeln genannt. Beispiel: In der Zentrale gehen mehrere Anrufe ein, die Sie an verschiedene Kollegen weitervermitteln möchten, die aber nicht sofort erreichbar sind. Sie können die Anrufer auf Halten legen, so dass diese die Wartemusik hören und können jederzeit zu diesen wartenden Verbindungen wechseln, um Sie über den Fortgang der Vermittlungsbemühungen zu informieren. Wie leite ich eine Rückfrage ein? 5-9

60 Wechseln zwischen den Gesprächen So makeln Sie zwischen der aktiven und einer gehaltenen Verbindung Voraussetzung: Sie haben eine aktive Leitung und mindestens eine weitere gehaltene Leitung. 1. Um zwischen Gesprächen zu wechseln, klicken Sie auf die entsprechende Leitungstaste oder so oft auf die Taste Makeln, bis Sie bei der gewünschten Leitung angelangt sind. 2. Durch mehrmaliges Betätigen der Taste Makeln aktivieren Sie nacheinander alle verfügbaren Leitungen. Die angesprochene Leitung wird verzögert aktiviert, auf dem Display erscheinen erst die Teilnehmerdaten, so dass Sie alle Teilnehmer in einem Schnelldurchlauf sichten können. Alternativ können Sie direkt die entsprechende Leitungstaste betätigen. Die jeweils aktive Leitung wird markiert. Sie können gleichzeitig so viele Gespräche führen, wie Sie Leitungen haben, dabei haben Sie mehrere gehaltene und höchstens eine aktive Leitung Wie verbinde ich zwei Teilnehmer miteinander? Sie sind gleichzeitig mit zwei Teilnehmern verbunden. Während Sie mit dem einen Teilnehmer sprechen, wird der andere gehalten. Der gehaltene Teilnehmer hört Wartemusik. Sie können jetzt diese beiden Teilnehmer miteinander verbinden. Beispiel: Sie telefonieren mit Teilnehmer A auf Leitung 1. Auf Leitung 2 befindet sich eine gehaltene Verbindung mit Teilnehmer B. Sie verbinden Teilnehmer A mit Teilnehmer B. Anschließend sind Ihre Leitungen wieder frei (inaktiv). Teilnehmer verbinden So verbinden Sie zwei Teilnehmer 1. Klicken Sie auf die Taste Verbinden. Oder 1. Ziehen Sie per Drag & Drop die aktive Leitung auf die gehaltene Leitung. Die beiden Teilnehmer werden miteinander verbunden. Beide Leitungen werden inaktiv. Haben Sie die zweite Leitung (aktive Leitung) aufgebaut, z.b. für eine Rückfrage, so können Sie beide Leitungen auch miteinander verbinden, indem Sie den Hörer auflegen bzw. die Lautsprechertaste betätigen. Wurden Sie auf dieser Leitung angerufen, so wird diese Verbindung beendet, wenn Sie den Hörer auflegen bzw. die Lautsprechertaste betätigen und die vorher gehaltene Leitung wird wieder aktiv. Wenn Sie mit drei und mehr Teilnehmern gleichzeitig verbunden sind und Sie die Taste Verbinden aktivieren, werden Sie gefragt, welches gehaltene Gespräch mit dem gerade aktiven Gesprächspartner verbunden werden soll. Sie können die Leitungen auch über das Kontextmenü der aktiven Leitung verbinden. Für die jetzt direkt miteinander verbundenen Teilnehmer, an deren Gespräch Sie nun nicht mehr beteiligt sind, können trotzdem noch Kosten bei Ihnen anfallen. Diese entstehen auf Ihrer Seite nur dann, wenn eine oder beide Verbindungen von Ihnen aufgebaut wurden. Wenn Sie zum Beispiel von Teilnehmer A angerufen wurden und Sie dann Teilnehmer B zwecks Rückfrage 5-10 Telefonieren mit SwyxIt!

61 angerufen haben, laufen bei Ihnen die Gesprächskosten für die Verbindung zu Teilnehmer B auf. Es entstehen keine Kosten für Sie, wenn sowohl Teilnehmer A als auch Teilnehmer B bei Ihnen angerufen haben. Wenn Sie jedoch beide Teilnehmer angerufen haben, gehen die Kosten für beide Verbindungen zu Ihren Lasten Wie übergebe ich ein Gespräch ohne Rückfrage? Mit Ihrem SwyxIt! können Sie eingehende Anrufe annehmen und anschließend an einen anderen Teilnehmer übergeben, ohne die Antwort des neuen Teilnehmers abzuwarten, d.h. Sie können zwei Teilnehmer miteinander verbinden, obwohl zu einem Teilnehmer noch keine aktive Verbindung besteht. Gespräch ohne Rückfrage übergeben So übergeben Sie ein Gespräch ohne Rückfrage Sie führen gerade ein Gespräch (z.b. mit Teilnehmer A), die Leitung ist aktiv. 1. Klicken Sie auf eine freie Leitungstaste. Ihr Gesprächspartner (Teilnehmer A) wird dadurch auf Halten gelegt und hört die Wartemusik. 2. Wählen Sie nun die Rufnummer des Teilnehmers, an den Sie das Gespräch übergeben möchten (Teilnehmer B). 1. Klicken Sie auf die Taste Verbinden. Oder 1. Ziehen Sie die Leitungstaste per Drag & Drop auf die Namenstaste, sofern vorhanden. Ihr Gesprächspartner (Teilnehmer A) hört nun einen Rufton und auf Ihrem Display erscheint die Anzeige Verbinden. Die Leitung, auf der Sie die zweite Verbindung aufgebaut haben, wird frei und die erste Leitung ändert ihren Zustand von Halten in Verbinden. Ihr ehemaliger Gesprächspartner (Teilnehmer A) hört das Klingelzeichen. 2. Der Angerufene (Teilnehmer B) hört nach dem Abheben die Ansage Sie werden verbunden. bevor er mit dem Weitergeleiteten (Teilnehmer A) sprechen kann. Wird der Ruf innerhalb von 20 Sekunden nicht angenommen oder wird der Ruf zur Voic umgeleitet, so wird der Verbindungsaufbauversuch beendet, der Anrufer liegt wieder auf Halten und hört die normale Wartemusik. 3. Durch Klicken auf Halten oder Aktivieren der Leitungstaste können Sie das Gespräch wieder übernehmen. Für den Fall, dass der Gesprächspartner, an den der Ruf übergeben werden soll, nicht erreichbar ist, beachten Sie bitte, dass der Ruf möglicherweise verzögert (nach mehr als 20 Sekunden) umgeleitet wird. Erfolgt die Umleitung zur Voic , so wird die Gesprächsübergabe automatisch abgebrochen, der Anrufer liegt wieder auf Halten und hört wieder die normale Wartemusik Weiterleiten ohne anzunehmen Geht ein Anruf für Sie ein, so können Sie diesen ohne anzunehmen an einen anderen Teilnehmer oder an die Voic weiterleiten. Dafür können Sie die Funktionen des Kontextmenüs der Leitungstaste nutzen oder die Drag & Drop-Funktion (wenn eine entsprechende Namenstaste konfiguriert wurde). Wie übergebe ich ein Gespräch ohne Rückfrage? 5-11

62 Gespräch ohne Annahme weiterleiten So leiten Sie ein Gespräch ohne Annahme weiter Sie bekommen einen Anruf, die Leitung klingelt. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Leitung. Es öffnet sich das Kontextmenü. 2. Sie haben nun zwei Möglichkeiten: Klicken Sie auf Mit Voic verbinden, um den Anrufer zu Ihrer Voic weiterzuleiten. Klicken Sie auf Mit Nummer verbinden..., um den Anrufer an einen anderen Teilnehmer weiterzuleiten. Sie können die Rufnummer des Teilnehmers anschließend eingeben oder aus dem Telefonbuch von SwyxIt! wählen. Der Anrufer wird sofort weitergeleitet. Oder 1. Ziehen Sie die Leitungstaste, auf der der Ruf eingeht, per Drag & Drop auf eine konfigurierte Namenstaste. Der Anrufer wird sofort weitergeleitet Lautsprecher und Freisprecheinrichtung Haben Sie SwyxIt! installiert, so können Sie mit CTI über ein SwyxPhone telefonieren und die darin enthaltene Freisprecheinrichtung bzw. den Lautsprecher nutzen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxPhone Dokumentation. Telefonieren Sie mit einem SwyxIt! Handset und/oder mit einem SwyxIt! Headset, so entnehmen sie bitte Anh. D: Endgeräte, Seite D-1, wie Sie zwischen den verschiedenen Ausgabemöglichkeiten wechseln können Wie telefoniere ich mit mehreren Teilnehmern gleichzeitig (Konferenz)? Mit SwyxWare können Sie interne und externe Gesprächsteilnehmer zu einer Konferenz zusammenfügen. Weiter können Sie neue Teilnehmer zu einer bestehenden Konferenz hinzufügen. Alternativ können Sie sich auch mit anderen Teilnehmern in einem Konferenzraum verabreden. In einem Konferenzraum können Sie aktiv am Gespräch beteiligt sein oder nur als Zuhörer fungieren Konferenzen starten Haben Sie mindestens zwei Leitungen im Zustand Aktiv bzw. Halten, so haben Sie die Möglichkeit eine Konferenz zwischen Ihnen und diesen Teilnehmern zu starten. Konferenz starten So starten Sie eine Konferenz Voraussetzung: Sie haben mindestens zwei Leitungen im Zustand Aktiv bzw. Halten. 1. Klicken Sie auf die Taste Konferenz. Oder 5-12 Telefonieren mit SwyxIt!

63 2. Wählen Sie im Kontextmenü der Leitungstaste Funktionen Konferenz (Alle Leitungen) aus. Alle von Ihnen gerade geführten Einzelgespräche, sowohl das aktive als auch die gehaltenen Gespräche, werden zu einer Konferenz zusammen geschaltet. Alle Leitungen außer der Konferenzleitung werden wieder frei. Die Taste Konferenz wird aktiviert, im Display erscheint die Meldung Konferenz. Für alle Teilnehmer ertönt ein Begrüssungssignal innerhalb der Konferenz. Oder 1. Wählen Sie im Kontextmenü der Leitungstaste Funktionen Auf dieser Leitung Konferenz einleiten aus. In diesem Fall wird die Konferenz nur mit dieser Leitung begonnen und Sie können die anderen Leitungen schrittweise z.b. per Drag & Drop hinzufügen. Oder 1. Ziehen Sie per Drag & Drop die gehaltene Leitung auf die aktive Leitung. Die aktive Leitung wird zur Konferenzleitung, die gehaltene Leitung wird frei. Oder 1. Ziehen Sie per Drag & Drop die Leitungen auf die Taste Konferenz. Die aktive Leitung wird zur Konferenzleitung, die gehaltene Leitung wird frei. In den drei letzten Fällen können Sie auswählen, welche Leitungen zur Konferenz hinzugefügt werden. Bitte beachten Sie, dass Sie gleichzeitig nur eine Konferenz einleiten können. Sie können allerdings an weiteren anderen Konferenzen teilnehmen. Diese Konferenzen müssen dann jedoch von anderen Teilnehmern eingeleitet worden sein Rückfragen und Hinzufügen Sind Sie Teilnehmer einer Konferenz, so können Sie während dieser Konferenz eine Rückfrage zu einem anderen Teilnehmern starten. Während einer solchen Rückfrage können Sie den anderen Teilnehmer der Konferenz hinzufügen. Der andere Teilnehmer kann seinerseits eine Konferenz aufbauen, deren Mitglied Sie dann sind. In einer solche Situation können Sie mit der Taste Konferenz beide Konferenzen zu einer zusammenfügen Rückfrage aus Konferenz So starten Sie eine Rückfrage aus einer Konferenz Voraussetzung: Sie sind Teilnehmer an einer Konferenz. 1. Klicken Sie auf eine freie Leitungstaste. Oder 1. Klicken Sie auf die Namenstaste, sofern vorhanden. 2. In jedem Fall wird die Leitung mit der Konferenz auf Halten gelegt. Sie können nun auf der freien Leitung die Rufnummer für die Rückfrage eingeben. 3. Führen Sie die Rückfrage durch und wechseln Sie durch Klicken auf die entsprechende Leitungstaste zur Konferenz. Makeln zwischen Konferenzen Sind Sie Teilnehmer an verschiedenen Konferenzen, z.b. hat der rückgefragte Teilnehmer seinerseits eine Konferenz mit Ihnen und einem Dritten aufgebaut, so können Sie Wie telefoniere ich mit mehreren Teilnehmern gleichzeitig (Konferenz)? 5-13

64 mit Makeln auch zwischen diesen Konferenzen wechseln. Konferenzen zusammenfügen Sind Sie Teilnehmer an verschiedenen Konferenzen, so können Sie mit Konferenz beide Konferenzen zusammenfügen. Alle Teilnehmer hören ein Begrüssungssignal. 4. Möchten Sie die Verbindung zum rückgefragten Teilnehmer beenden, so legen Sie nach dem Gespräch auf bzw. betätigen Sie die zugeordnete Leitungstaste. Sind Sie an demselben SwyxServer angemeldet wie der Initiator der Konferenz, so können Sie die Konferenzleitung auf Halten legen. Ist dies nicht der Fall, sind Sie also z.b. extern oder über einen SwyxLink mit dem Initiator verbunden, so wird den anderen Teilnehmern Ihre übliche Wartemusik eingespielt, wenn Sie die Verbindung auf Halten legen. Teilnehmer hinzufügen Ausgewählte Teilnehmer hinzufügen So fügen Sie einen weiteren Teilnehmer zu einer Konferenz hinzu Voraussetzung: Sie sind Teilnehmer an einer Konferenz. 1. Wechseln Sie zu einer freien Leitung und rufen Sie den neuen Teilnehmer an. Hierzu können Sie sowohl die Telefonbücher benutzen als auch Ihre Listen oder wählen Sie die Nummer direkt. 2. Haben Sie den neuen Teilnehmer erreicht, d.h. die Verbindung besteht, so betätigen Sie die Taste Konferenz bzw. bestätigen Sie den Menüeintrag Funktionen Konferenz beginnen / erweitern. Alternativ können Sie die zweite Leitung per Drag & Drop auf die Konferenzleitung oder die Taste Konferenz ziehen. Anschließend befinden Sie sich mit dem neuen Teilnehmer in der Konferenz; die andere Leitung wird wieder frei. Es ertönt für alle Konferenzteilnehmer ein Begrüssungssignal, da ein neuer Teilnehmer hinzugefügt wurde. Legt ein Konferenzteilnehmer seine Konferenzleitung auf Halten und kehrt anschließend wieder in die Konferenz zurück, so ertönt kein Begrüssungssignal. Haben Sie mehrere Gespräche gehalten und möchten Sie nicht alle Gespräche zu einer Konferenz hinzufügen, so besteht die Möglichkeit einzelne Leitungen auszuwählen, die dann zur Konferenz hinzugefügt werden. So wählen Sie einzelne Teilnehmer aus, die zu einer Konferenz hinzugefügt werden Voraussetzung: Sie haben eine Konferenzleitung und mindestens noch zwei weitere Gespräche. 1. Ziehen Sie per Drag & Drop die Leitungstaste des Teilnehmers auf die Leitungstaste der Konferenz oder die Taste Konferenz. Oder 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Taste Konferenz. Oder 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Leitungstaste der Konferenz. In jedem Fall erscheint das Kontextmenü. 2. Wählen Sie im Kontextmenü Konferenz beginnen / erweitern. 3. Klicken Sie auf die Leitung, die Sie zur Konferenz hinzufügen möchten. Die ausgewählte Leitung wird zur Konferenz hinzugefügt Konferenz verlassen oder beenden Beim Auflegen werden zwei Fälle unterschieden: 5-14 Telefonieren mit SwyxIt!

65 Sie haben die Konferenz eingeleitet. In diesem Fall wird die Konferenz für alle Teilnehmer beendet, wenn Sie den Hörer auflegen. Ein anderer Teilnehmer hat die Konferenz eingeleitet. Legen Sie den Hörer auf, so verlassen Sie die Konferenz. Es ertönt für alle anderen Teilnehmer ein Abschiedssignal und die verbliebenen Teilnehmer können weiter miteinander sprechen. Alle Teilnehmer, die Sie zu dieser Konferenz hinzugefügt haben verlassen mit Ihnen die Konferenz. Für alle anderen Teilnehmer bleibt die Konferenz bestehen. Konferenz verlassen So verlassen Sie eine Konferenz Voraussetzung: Ein anderer Teilnehmer hat die Konferenz eingeleitet. 1. Legen Sie einfach auf. Verlässt ein Teilnehmer die Konferenz, so ertönt für alle anderen Teilnehmern ein Abschiedssignal. So beenden Sie eine Konferenz Konferenz beenden Voraussetzung: Sie haben die Konferenz gestartet. 1. Sie haben mehrere Möglichkeiten: Ist die Konferenzleitung aktiv, so legen Sie einfach auf. Wird die Konferenzleitung gehalten, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Leitungstaste und wählen Sie den Eintrag Konferenz beenden. Die Konferenz ist beendet. Die Leitung wird wieder frei und die Taste Konferenz wird deaktiviert. Hat Teilnehmer A der ursprünglichen Konferenz weitere Teilnehmer z.b. B und C zu dieser Konferenz hinzugefügt, so bleibt eine zweite Konferenz zwischen A, B und C solange bestehen, bis Teilnehmer A als Initiator der zweiten Konferenz die Verbindung und damit die Konferenz beendet Konferenzräume Mit einem Konferenzraum ist die Möglichkeit gegeben, sich unabhängig voneinander zu treffen. Diesen Konferenzraum können Sie unabhängig voneinander verlassen, ohne dass die Konferenz beendet ist. Hierzu muss der Systemadministrator diesen Konferenzraum einrichten. Dabei wird dem Konferenzraum eine Rufnummer zugeordnet. Alle Teilnehmer können dann diesen Konferenzraum anwählen und dort an einer Konferenz mit anderen eingewählten Benutzern teilnehmen. In einen Konferenzraum können Sie als Mitglied einer Konferenz oder als Zuhörer eintreten. Diese Unterscheidung muss der Administrator einrichten. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxWare Administrator-Dokumentation. Konferenzraum besuchen So besuchen Sie einen Konferenzraum Voraussetzung: Ihr Administrator hat einen Konferenzraum eingerichtet. Wie telefoniere ich mit mehreren Teilnehmern gleichzeitig (Konferenz)? 5-15

66 1. Wählen Sie die Nummer des Konferenzraumes. Sie werden mit der Konferenz verbunden. Alle im Konferenzraum Anwesenden hören ein Begrüssungssignal. Sind Sie der einzige Teilnehmer einer Konferenz, so wird eine entsprechende Ansage abgespielt. 2. Um die Konferenz zu verlassen, legen Sie einfach auf. Alle im Konferenzraum Anwesenden hören ein Abschiedssignal. Die Konferenz der anderen Teilnehmer bleibt bestehen. Sie können auch aus einem Konferenzraum heraus Rückfragen starten (siehe So starten Sie eine Rückfrage aus einer Konferenz, Seite 5-13). Außerdem können Sie weitere Teilnehmer zu diesem Konferenzraum hinzufügen (siehe So fügen Sie einen weiteren Teilnehmer zu einer Konferenz hinzu, Seite5-14). Beachten Sie bitte, dass in diesem Fall alle von Ihnen hinzugefügten Konferenzteilnehmer mit Ihnen die Konferenz auch wieder verlassen. Weiter können Sie einen anderen Teilnehmer mit dem Konferenzraum verbinden. Dieser ist dann unabhängig von Ihnen Mitglied der Konferenz und muss die Verbindung zu dieser Konferenz selbst beenden. Teilnehmer mit dem Konferenzraum verbinden So verbinden Sie einen anderen Teilnehmer mit dem Konferenzraum Voraussetzungen: Sie haben eine Verbindung zum Konferenzraum und Sie haben eine zweite Leitung zu einem anderen Teilnehmer. 1. Betätigen Sie die Taste Verbinden bzw. bestätigen Sie den Menüpunkt Verbinden. Der andere Teilnehmer wird mit dem Konferenzraum verbunden, es ertönt in der Konferenz ein Begrüssungssignal. Ihre beiden Leitungen sind wieder frei. Beachten Sie bitte, dass in diesem Falle derjenige die Kosten trägt, der die Verbindung zwischen Ihnen und dem anderen Teilnehmer aufgebaut hat. Sie können keine Konferenzräume direkt miteinander verbinden. Möchten Sie, dass die Teilnehmer aus zwei verschiedenen Konferenzräumen konferieren können, so leiten Sie in diesem Falle eine Konferenz zwischen den beiden Leitungen ein. Diese Konferenz der Konferenzräume besteht solange, wie Sie als Initiator an dieser Konferenz teilnehmen und endet mit Ihrem Auflegen Wie leite ich Anrufe um? Sie können eingehende Anrufe umleiten zu einer anderen Telefonnummer (intern oder extern) oder zu Ihrer Standardvoic . Es gibt verschiedene Vorgehensweisen, wie eingehende Rufe umgeleitet werden können: Sofortige Umleitung: Der Ruf wird sofort umgeleitet ( Ruhe vor dem Telefon ). Rufumleitung bei Besetzt: Ihre Leitung ist gerade besetzt, d.h. Sie telefonieren und Sie erlauben keinen Zweitanruf oder Sie telefonieren auf allen eingerichteten Leitungen Telefonieren mit SwyxIt!

67 Verzögerte Rufumleitung: Es klingelt mehrmals bei Ihnen, Sie nehmen den Ruf aber nicht an. Umleitung bei Abwesenheit: Sie sind nicht bei SwyxServer angemeldet (z.b. wenn Ihr PC ausgeschaltet ist). Die Taste Umleitung erfüllt zwei Funktionen: Indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Taste Umleitung klicken und Eigenschaften auswählen, können Sie die Umleitung konfigurieren. Haben Sie die Umleitung nach Ihren Wünschen konfiguriert, können Sie die sofortige Umleitung durch Klicken auf die Taste Umleitung einschalten. Die verschiedenen Konfigurationsmöglichkeiten werden in Kapitel 8.2, Umleitung konfigurieren..., Seite 8-4 eingehend erläutert. Möchten Sie darüber hinausgehende, sog. intelligente Umleitungen definieren, so können Sie dies mit dem Call Routing Manager tun. Der Call Routing Manager bietet eine weit über das Leistungsvermögen einer klassischen Telefonanlage hinausgehende Steuermöglichkeit, die Ihr PC-Telefon zu Ihrer persönlichen Telefonvermittlung macht. Das Call Routing greift auf ein Regelbuch zu. In diesem Regelbuch sind alle Regeln in einer definierbaren Reihenfolge enthalten. Es prüft jeden eingehenden Ruf automatisch anhand der dort gespeicherten Regeln entsprechend der festgelegten Reihenfolge. Die Aktionen der ersten zutreffenden Regel werden ausgeführt. Bei der Erstellung und Bearbeitung des Regelbuchs hilft Ihnen der Regel-Assistent. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation "Swyx Extended Call Routing" Sofortige Umleitung Sie können eingehende Anrufe umleiten zu einer anderen Telefonnummer (intern oder extern) oder zu Ihrer Standardvoic . Es gibt verschiedene Vorgehensweisen, wie eingehende Rufe umgeleitet werden können: Sofortige Umleitung: Der Ruf wird sofort umgeleitet ( Ruhe vor dem Telefon ). Rufumleitung bei Besetzt: Ihre Leitung ist gerade besetzt, d.h. Sie telefonieren und Sie erlauben keinen Zweitanruf oder Sie telefonieren auf allen eingerichteten Leitungen. Verzögerte Rufumleitung: Es klingelt mehrmals bei Ihnen, Sie nehmen den Ruf aber nicht an. Umleitung bei Abwesenheit: Sie sind nicht bei SwyxServer angemeldet (z.b. wenn Ihr PC ausgeschaltet ist). Die Taste Umleitung erfüllt zwei Funktionen: Indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Taste Umleitung klicken und Eigenschaften auswählen, können Sie die Umleitung konfigurieren. Haben Sie die Umleitung nach Ihren Wünschen konfiguriert, können Sie die sofortige Umleitung durch Klicken auf die Taste Umleitung einschalten. Die verschiedenen Konfigurationsmöglichkeiten werden in Kapitel 8.2, Umleitung konfigurieren..., Seite 8-4 eingehend erläutert. Wie leite ich Anrufe um? 5-17

68 Möchten Sie darüber hinausgehende, sog. intelligente Umleitungen definieren, so können Sie dies mit dem Call Routing Manager tun. Der Call Routing Manager bietet eine weit über das Leistungsvermögen einer klassischen Telefonanlage hinausgehende Steuermöglichkeit, die Ihr PC-Telefon zu Ihrer persönlichen Telefonvermittlung macht. Das Call Routing greift auf ein Regelbuch zu. In diesem Regelbuch sind alle Regeln in einer definierbaren Reihenfolge enthalten. Es prüft jeden eingehenden Ruf automatisch anhand der dort gespeicherten Regeln entsprechend der festgelegten Reihenfolge. Die Aktionen der ersten zutreffenden Regel werden ausgeführt. Bei der Erstellung und Bearbeitung des Regelbuchs hilft Ihnen der Regel-Assistent. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation "Swyx Extended Call Routing" Sofortige Umleitung einschalten Ist diese Funktion eingeschaltet (erkennbar an der Aktivierung oder dem Häkchen im Kontextmenü der Umleitungstaste), werden alle Anrufer umgeleitet (siehe Kapitel 8.2, Umleitung konfigurieren..., Seite 8-4). Anrufe sofort umleiten So schalten Sie die sofortige Rufumleitung ein Sie haben mehrere Möglichkeiten: 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen Sofortige Umleitung einschalten. Oder 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt!. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Einstellungen Sofortige Umleitung einschalten. Oder 1. Klicken Sie auf die Taste Umleitung. Rufen Sie diese Funktion erneut auf, wenn Sie wieder an Ihrem Platz sind, um Anrufe wieder zuzulassen. Das Häkchen wird entfernt. Sind Ihre Angaben zum Umleitungsziel unpräzise (fehlt beispielsweise die Rufnummer), so weist Sie SwyxIt! darauf hin und öffnet den Dialog Sofortige Umleitung. Sie können die sofortige Rufumleitung auch von einem anderen Telefonanschluss aus verändern. Hierzu muss Ihre Umleitung so konfiguriert sein, dass Sie zur Voic und damit zur Fernabfrage gelangen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.4, Fernabfrage, Seite Telefonieren mit SwyxIt!

69 6 Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt! In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie SwyxIt! in Microsoft Outlook direkt nutzen können. Sie haben nun beim Anrufen bzw. Erhalten von Anrufen wesentliche Erleichterungen. Die hierfür notwendigen Einstellungen werden in diesem Abschnitt eingehend behandelt. 6.1 Rufnummernformate in Outlook Damit Sie Outlook sinnvoll zusammen mit SwyxIt! nutzen können, müssen die externen Rufnummern in den Outlook-Kontakten wie von Microsoft empfohlen im so genannten Kanonischen Rufnummernformat gespeichert sein. Eine kanonische Rufnummer beginnt immer mit einem Pluszeichen. Anschließend folgt die Landeskennzahl (für Deutschland also 49 ), die Ortsvorwahl ohne führende Null in Klammern und dann die Rufnummer. Beispiel für eine Rufnummer in München: +49 (89) Leerzeichen können Sie zur besseren Übersichtlichkeit einfügen, müssen Sie aber nicht. Durchwahlnummern bei Telefonanlagen können Sie auch mit einem Bindestrich von der Anschlussnummer abtrennen. Beispiel: +49 (89) Beachten Sie länderspezifische Besonderheiten, wie z.b. für Italien: Hier muss die führende Null in der Ortsvorwahl enthalten sein. Interne Anrufe sollten Sie immer über die interne Durchwahl tätigen. Wenn Sie für interne Anrufe das kanonische Rufnummerformat verwenden, wird die Verbindung über das Amt aufgebaut und es entstehen Kosten entsprechend der Ortsverbindung. Für interne Kontakte ist es zu empfehlen, neben der vollständigen (kanonischen) Rufnummer auch die Durchwahl alleine in einem separaten zweiten Telefonnummer-Feld des Kontaktes einzugeben. So ist auch gewährleistet, dass bei Bedarf für kommende Rufe der entsprechende Kontakt angezeigt wird. 6.2 SwyxIt! und Microsoft Outlook 2000/XP Mit Outlook 2000/XP können Sie SwyxIt! nicht nur als Wählhilfe nutzen, sondern auch, um eingehende Rufe zu identifizieren. Kann die Nummer eines eingehenden Rufes in den Outlook- Kontakten identifiziert werden, so wird der zugeordnete Name sowohl im Display von SwyxIt! angezeigt, als auch in die Anrufliste und die Wahlwiederholungsliste aufgenommen. SwyxIt! kann dabei alle Ihnen zur Verfügung stehenden Kontakte-Ordner durchsuchen (siehe Kapitel 6.3, Namensauflösung aus Outlook-Kontakten, Seite6-11). Weiter können Sie in Ihrem Outlook bestimmen, dass der entsprechende Kontakt aus Ihren Outlook-Kontakten automatisch geöffnet wird. Die zu verwendenden Outlook-Ordner können in der Outlook-Konfiguration ausgewählt werden. Je nach Art des Anrufs (intern oder extern) wird unterschieden zwischen: Kontakte ausschließlich für bereits in Outlook-Kontakte eingetragene Anrufer anzeigen oder Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt! 6-1

70 immer einen Kontakt zu jedem Anrufer anzeigen, gegebenenfalls also einen neuen Kontakt anlegen. Das Anzeigen bzw. Erstellen eines neuen Kontakts kann auch aus verschiedenen Listen in SwyxIt! erfolgen (siehe Kapitel 6.2.7, Anzeigen und Erstellen von Outlook-Kontakten aus Listen, Seite 6-9). Ebenfalls können Sie die Journalfunktionalität Ihren Wünschen entsprechend anpassen. Dabei wird zwischen eingehenden und ausgehenden Rufen unterschieden. Das Verhalten bei eingehenden Anrufen teilt sich auf in Anrufe von extern und Anrufe von intern. Hier können Sie festlegen, ob ein Journaleintrag nur erzeugt oder auch angezeigt wird. Das Verhalten bei ausgehenden Anrufen lässt sich für Anrufe aus den Outlook-Kontakten und Anrufen aus anderen Anwendungen einstellen. In Abhängigkeit von erfolgreichen oder nicht erfolgreichen Anrufen können Sie festlegen, ob Journaleinträge nur erzeugt oder auch angezeigt werden. Die Zuordnung der Rufnummer eines eingehenden Rufes zu einem Outlook-Kontakt ist nur dann möglich, wenn Outlook bereits gestartet ist Konfiguration Sie können das Verhalten von Outlook 2000/XP für ein- und ausgehende Rufe an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dazu muss bei der Installation von SwyxIt! auf Ihrem PC jedoch die Komponente MS Outlook AddIn installiert sein. Bei der Standardinstallation wird das Outlook-AddIn automatisch mit installiert. Ob diese Komponente vorhanden ist, erkennen Sie beispielsweise am SwyxIt!-Symbol in der Outlook-Funktionsleiste des Kontakte-Ordners. 6-2 Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!

71 Outlook konfigurieren So legen Sie das Verhalten der Outlook-Kontakte, des Swyx Players und des Outlook-Journals fest 1. Starten Sie Outlook 2000/XP. 2. Wählen Sie unter Extras Optionen... die Registerkarte SwyxIt!. 3. Wählen Sie aus der Dropdownliste Kontakt anzeigen die Option nicht anzeigen, um die Benachrichtigung durch Outlook- Kontakte auszuschalten, oder bei externen Anrufen anzeigen, um nur externe Anrufe in den Outlook-Kontakten zu suchen und ggf. anzuzeigen, oder bei internen Anrufen anzeigen, um nur interne Abbildung 6-1 Microsoft Outlook 2000/XP - Konfiguration Anrufe in den Outlook-Kontakten zu suchen und ggf. anzuzeigen, oder bei allen Anrufen anzeigen, um bei allen eingehenden Anrufen in den Kontakten zu suchen und ggf. anzuzeigen. 4. Wählen Sie aus der Dropdownliste Unbekannte Anrufer die Option keine Aktion, um für den Anrufer keinen Outlook-Kontakt zu erzeugen, oder neuen Kontakt erzeugen, um einen neuen Kontakt in Outlook-Kontakte anzulegen. 5. Um das Journal für kommende Rufe zu konfigurieren, wählen Sie aus den Dropdownlisten Anrufe von extern und Anrufe von intern die Option keine Aktion, um für kommende Rufe keine Journaleinträge im Outlook-Journal einzutragen, oder In Journal eintragen, um eingehende Rufe im Outlook-Journal einzutragen. Dabei werden verfügbare Informationen im Journaleintrag vermerkt, oder In Journal eintragen und anzeigen, um eingehende Rufe im Outlook-Journal einzutragen und direkt anzuzeigen. Mit dieser Option können Sie den Jounaleintrag direkt während des Telefonats bearbeiten - allerdings werden bestimmte Details des Rufes, wie Anrufdauer oder Gebühreninformationen, nicht im Jounaleintrag vermerkt. 6. Um das Journal für gehende Rufe zu konfigurieren, wählen Sie aus der Dropdownliste die Option keine Aktion, wenn Sie beim Telefonieren aus Outlook 2000/XP keine Journaleinträge SwyxIt! und Microsoft Outlook 2000/XP 6-3

72 anlegen möchten, oder Erfolgreiche Anrufe in Journal eintragen, um einen Eintrag im Outlook-Journal anzulegen, wenn das Telefonat zustande kommt oder Alle Anrufe in Journal eintragen, um bei jedem eingeleiteten Ruf einen Eintrag zu erzeugen oder Erfolgreiche Anrufe eintragen und anzeigen, um einen Eintrag im Outlook-Journal anzulegen und abzuspeichern, wenn das Telefonat zustande kommt oder Alle Anrufe in Journal eintragen und anzeigen, um bei jedem eingeleiteten Ruf einen Eintrag zu erzeugen und abzuspeichern. 7. Verwenden Sie die beiden unteren Kontrollkästchen, um die Optionen für den Swyx Voic Player zu definieren. Mit dem Swyx Voic Player können Sie ohne weitere Zusatzsoftware Ihre Voic s direkt anhören (siehe Kapitel , Swyx Voic Player, Seite 6-10). Swyx Player in geöffneten Voic s aktivieren : Aktivieren Sie diese Option, dann wird der Swyx Player beim Öffnen einer Voic -Nachricht in Outlook automatisch aktiviert. Swyx Player in -Vorschauliste aktivieren : Aktivieren Sie diese Option, dann wird der Swyx Player beim Klicken auf eine Voic -Nachricht in der Vorschauliste automatisch aktiviert. 8. Wählen Sie die Registerkarte SwyxIt! Namensauflösung. Sie sehen alle Kontakte- Ordner, die Sie in Ihrem Outlook auswählen können. 9. Wählen Sie hier aus, in welchen Ordnern bei einem eingehenden Ruf nach Kontakten gesucht werden soll. Standardmäßig sind alle verfügbaren Ordner ausgewählt. 10. Klicken Sie auf OK. In Abhängigkeit der von Ihnen gewählten Einstellungen werden eingehende Rufe durch das Anzeigen von Outlook- Kontakten signalisiert. 6-4 Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!

73 Auch unter Outlook 2000/XP ist die korrekte Rufnummern-Formatierung - wie ausführlich in Kapitel 6.1, Rufnummernformate in Outlook, Seite 6-1 beschrieben - Voraussetzung dafür, dass SwyxIt! Sie bei ein- und ausgehenden Rufen unterstützen kann Teilnehmer direkt aus den Outlook-Kontakten anrufen Sie nutzen die Kontakte, die Sie in Outlook verwalten, um Teilnehmer direkt aus Outlook heraus anzurufen. Teilnehmer anwählen So rufen Sie einen Teilnehmer aus Outlook heraus an 1. Öffnen Sie den Outlook-Ordner Kontakte. Die Liste mit Ihren Kontakten wird angezeigt. Abbildung 6-2 Liste der Kontakte in Outlook 2. Markieren Sie mit einem Klick den Kontakt des gewünschten Gesprächspartners und klicken Sie in der Menüleiste auf das SwyxIt! Now-Symbol oder öffnen Sie mit einem Doppelklick den Kontakt des gewünschten Gesprächspartners und klicken Sie dann auf das SwyxIt!-Symbol in dem geöffneten Outlook-Kontakt. Es erscheint das Outlook-Fenster SwyxIt! Wählhilfe. 3. Klicken Sie auf Öffnen, um den zugehörigen Kontakt zu sehen. Ist dieser Kontakt bereits geöffnet, so ist die Schaltfläche abgeblendet. 4. Möchten Sie den Anruf einem Projekt zuordnen, so geben Sie die Projektziffer ein oder wählen Sie die Ziffer aus der vorhandenen Dropdown-Liste aus. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel , Projektkennziffer, Seite SwyxIt! und Microsoft Outlook 2000/XP 6-5

74 5. Hat Ihr ausgewählter Kontakt mehr als eine Rufnummer, so werden Ihnen alle verfügbaren Rufnummern dargestellt. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Wählen, die der gewünschten Rufnummer zugeordnet ist. Das SwyxIt!-Fenster kommt in den Vordergrund und die Rufnummer wird von SwyxIt! gewählt. Im Telefondisplay wird die gewählte Rufnummer angezeigt. Wenn Sie die Option Alle Anrufe in Journal eintragen und anzeigen unter Extras Optionen Abbildung 6-3 Einstellungen zum Anruf SwyxIt! in Outlook aktiviert haben, wird das Fenster mit dem Journaleintrag angezeigt. Sie können jetzt mit SwyxIt! Ihr Telefongespräch wie gewohnt führen. Damit SwyxIt! die bei Outlook eingetragenen Rufnummern nutzen kann, müssen die Outlook- Rufnummern im richtigen Format erfasst sein. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 6.1, Rufnummernformate in Outlook, Seite 6-1. Beachten Sie bitte die länderspezifischen Besonderheiten, wie z.b. für Italien: Hier muss die führende Null in der Ortsvorwahl enthalten sein. Telefongespräch beenden Sie haben aus Outlook heraus ein Telefonat begonnen und möchten dieses beenden. Gespräch in SwyxIt! beenden So beenden Sie das Telefongespräch in SwyxIt! 1. Um die Verbindung zu beenden, legen Sie einfach das SwyxIt! Handset zurück auf die Halterung oder klicken Sie auf die Hörertaste der SwyxIt!-Bedienoberfläche (damit wird das Gespräch beendet; die Leitung bleibt jedoch weiterhin im Zustand abgehoben ) oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Leitungstaste und dann im angezeigten Kontextmenü auf Verbindung beenden. Das Gespräch wird beendet. 6-6 Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!

75 6.2.3 Anruf aus einer heraus starten Sie können direkt aus einer heraus den Absender dieser anrufen. SwyxIt! Wählhilfe bietet die in den Adressbüchern oder Kontakten gefundenen Rufnummern an. Absender anrufen So rufen Sie den Absender einer an 1. Öffnen Sie die oder markieren Sie die in Ihrem Posteingang. 2. Klicken Sie auf das SwyxIt!-Symbol in der Menüleiste der . SwyxIt! Wählhilfe öffnet sich und bietet Ihnen alle zu diesem Teilnehmer verfügbaren Rufnummern an. 3. Klicken Sie auf Wählen hinter der Rufnummer, zu der Sie eine Verbindung aufbauen möchten. Alternativ können Sie hier auch die verfügbaren Adressbücher öffnen oder nach einem Namen suchen lassen. Ist die eine Voic , so wird nicht der Absender (SwyxServer), sondern der Anrufer in die SwyxIt! Wählhilfe übernommen Anruf aus einem Kalender-Eintrag heraus starten Sie können direkt aus einem Kalender-Eintrag den Absender einer Einladung anrufen. SwyxIt! Wählhilfe bietet dabei die in den Adressbüchern gefundenen Rufnummern an. Absender einer Einladung anrufen So rufen Sie den Absender eines Kalender-Eintrags an 1. Öffnen Sie Ihren Kalender. Markieren Sie einen Kalender-Eintrag. 2. Klicken Sie auf das SwyxIt!-Symbol in der Menüleiste der . SwyxIt! Wählhilfe öffnet sich und bietet Ihnen alle zu diesem Teilnehmer verfügbaren Rufnummern an. 3. Klicken Sie auf Wählen hinter der Rufnummer, zu der Sie eine Verbindung aufbauen möchten. Alternativ können Sie hier auch die verfügbaren Adressbücher öffnen oder nach einem Namen suchen lassen Outlook-Kontakte bei eingehenden Rufen verwenden Sie arbeiten mit Outlook 2000/XP und möchten über die Namensanzeige in SwyxIt! hinaus eingehende Telefongespräche mit Ihren Outlook-Kontakten abgleichen und evtl. neue Kontakte anlegen. Gespräch annehmen So arbeiten Sie mit Outlook-Kontakten bei eingehenden Rufen Passen Sie das Verhalten von Outlook-Kontakten entsprechend Ihren Wünschen an, indem Sie auf der Registerkarte Extras Optionen SwyxIt! die Option Anrufer in Kontakten suchen verändern. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 6.2.1, Konfiguration, Seite 6-2. SwyxIt! und Microsoft Outlook 2000/XP 6-7

76 1. Sie hören ein Klingelzeichen und haben für Anrufer in Kontakten suchen die Optionen bei allen Anrufen anzeigen und neuen Kontakt erzeugen gewählt oder keine Aktion gewählt. Existiert für den Anrufer bereits ein Kontakt in Outlook, wird dieser geöffnet. Existiert zu dieser Rufnummer kein Kontakt, wird, je nach ausgewählter Option, ein neuer Kontakt erstellt bzw. es erfolgt keine weitere Aktion. 2. Sie telefonieren wie gewohnt mit SwyxIt! und können gegebenenfalls die Daten für den Kontakt aktualisieren, z.b. Notizen in dem geöffneten Kontakte-Fenster einfügen. Es wird immer der Kontakt mit der weitestgehenden Übereinstimmung angezeigt. Kommt also ein interner Ruf von der Durchwahl 123 und Sie haben einen Kontakt Meyer mit der Rufnummer +49 (231) und einen Kontakt Jones mit der Rufnummer 123, so wird in diesem Fall der Kontakt Jones angezeigt. Haben Sie für den Kontakte-Ordner, in dem dieser Kontakt identifiziert wurde, Schreibrechte, so werden Ihre Änderungen dort abgespeichert. Stammt der Kontakt aus einem Ordner, für den Sie nur Leserechte haben, so müssen Sie anschließend den Kontakt in einem anderen Ordner ablegen. In Abhängigkeit der von Ihnen gewählten Einstellungen auf der Registerkarte Extras Optionen... SwyxIt! werden keine, alle oder nur interne bzw. externe Anrufe durch Outlook- Kontakte angezeigt. Voraussetzung für das Öffnen eines Outlook-Kontaktes ist, dass der Anrufer seine Rufnummer übermittelt. Der Kontakt-Eintrag kann nur dann richtig geöffnet werden, wenn der Anrufende eine der für ihn gespeicherten Rufnummern benutzt Anzeigen und Erstellen von Outlook-Kontakten während eines Gespräches Sie können Outlook so konfigurieren, dass bei Telefonaten automatisch ein Outlook-Kontakt angezeigt bzw. angelegt wird (siehe Kapitel 6.2.5, Outlook-Kontakte bei eingehenden Rufen verwenden, Seite 6-7). Wenn Sie diese Funktion generell ausgeschaltet oder nur für bestimmte Anrufe aktiviert haben, können Sie während eines Gespräches (bzw. auch schon während des Klingelns) einen Outlook- Kontakt für den jeweiligen Gesprächspartner anzeigen bzw. anlegen. Ist kein Kontakt vorhanden, wird ein neuer Kontakt angelegt, jedoch noch nicht direkt abgespeichert. Den neuen Kontakt können Sie dann in Outlook entsprechend weiterbearbeiten und speichern. Outlook-Kontakt während eines Gespräches So öffnen Sie einen Outlook-Kontakt während eines Gespräches Sie erhalten einen Ruf oder haben gerade einen Teilnehmer gewählt oder Sie führen gerade ein Gespräch und möchten für dieses Gespäch einen Outlook-Kontakt anlegen oder anzeigen. 1. Wählen Sie im Menü Funktionen oder im Kontextmenü der entsprechenden Leitungstaste die Option Kontakt anzeigen. Ein vorhandener Outlook-Kontakt wird geöffnet, oder ein neuer Kontakt wird erstellt. Die Zuordnung eines Anrufes zu einem Kontakt erfolgt anhand der Rufnummer. 2. Wenn Sie einen neuen Kontakt erstellt haben, passen Sie Ihn ggf. weiter an und speichern Sie ihn in Outlook ab. 6-8 Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!

77 6.2.7 Anzeigen und Erstellen von Outlook-Kontakten aus Listen Ihre Outlook-Kontakte können Sie direkt aus verschiedenen Listen (z.b. dem Telefonbuch) in SwyxIt! anlegen oder öffnen. Diese Funktion steht Ihnen in folgenden Listen zur Verfügung: Anrufliste Wahlwiederholungsliste Liste der Mitschnitte Telefonbuch (Global und Persönlich) Liste der Rückrufwünsche Dabei wird anhand der Rufnummer geprüft, ob ein Kontakt schon vorhanden ist. Wird ein entsprechender Kontakt gefunden, dann wird er angezeigt. Es wird immer der Kontakt mit der weitestgehenden Übereinstimmung angezeigt. Kommt also ein interner Ruf von der Durchwahl 123 und Sie haben einen Kontakt Meyer mit der Rufnummer +49 (231) und einen Kontakt Jones mit der Rufnummer 123, so wird in diesem Fall der Kontakt Jones angezeigt. Ist kein Kontakt vorhanden, wird ein neuer Kontakt angelegt, jedoch noch nicht direkt abgespeichert. Den neuen Kontakt können Sie dann in Outlook entsprechend weiterbearbeiten und speichern. Outlook-Kontakt aus Liste öffnen So öffnen Sie einen Kontakt aus einer Liste 1. Starten Sie Outlook 2000/XP. 2. Öffnen Sie die Liste (z.b. die Anrufliste), aus der Sie den Kontakt öffnen möchten. 3. Markieren Sie den Kontakt und klicken Sie auf Kontakt anzeigen Ein vorhandener Outlook-Kontakt wird geöffnet, oder ein neuer Kontakt wird erstellt. Die Zuordnung eines Anrufes zu einem Kontakt erfolgt anhand der Rufnummer. 4. Wenn Sie einen neuen Kontakt erstellt haben, passen Sie Ihn ggf. weiter an und speichern Sie ihn in Outlook ab Erstellen und Anzeigen von Outlook-Journaleinträgen Sie können Ihre Telefonate im Outlook-Jounal verwalten und damit Telefonaktivitäten im Überblick haben und zu Telefonaten Notizen schreiben. Wenn Sie die Journalfunktionen nutzen, werden Ihre Telefonate automatisch in das Journal eingetragen. Sie können festlegen, welche Telefonate (ankommende interne, ankommende externe oder ausgehende Rufe) generell in das Outlook-Journal eingetragen werden. Sie können Journaleinträge bei Bedarf auch während eines Gespräches erstellen. (Siehe Kapitel 6.2.9, Erstellen eines Journaleintrags während eines Gespräches, Seite 6-10). Outlook-Journal So benutzen Sie Outlook-Journal Passen Sie das Verhalten von Outlook-Journal entsprechend Ihren Wünschen an, indem Sie die Optionen Journal für kommende Rufe und Journal für gehende Rufe auf der Registerkarte Extras Optionen SwyxIt! verändern. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 6.2.1, Konfiguration, Seite Sie haben zum Beispiel für kommende Rufe die Optionen In Journal eintragen und anzeigen gewählt, dann wird zu allen eingehenden Rufen ein Journaleintrag angelegt und direkt angezeigt. Sie können nun während des Gespräches SwyxIt! und Microsoft Outlook 2000/XP 6-9

78 Notizen eintragen. In Journal eintragen gewählt, dann werden Journaleinträge zu eingehenden Rufen erzeugt, aber nicht angezeigt. 2. Sie haben zum Beispiel für gehende Rufe die Optionen Erfolgreiche Anrufe in Journal eintragen und Anrufe in Journal eintragen gewählt. Dann werden zu Anrufen aus Outlook, bei denen Sie den gewünschten Teilnehmer erreicht haben, und zu Anrufen aus SwyxIt! Journaleinträge erzeugt, aber nicht angezeigt. 3. Sie finden, in Abhängigkeit der von Ihnen vorgenommenen Einstellungen, im Verzeichnis Outlook-Journal Journaleinträge zu Telefonanrufen. Diese werden im Betreff mit SwyxIt! Anruf <an/von> <Rufnummer oder Name> und mit Eintragstyp Telefonanruf beschriftet. Öffnen Sie durch Doppelklicken einen Journaleintrag und fügen Sie Notizen hinzu Erstellen eines Journaleintrags während eines Gespräches Sie können Outlook so konfigurieren, dass bei ankommenden internen, ankommenden externen oder ausgehenden Rufen automatisch ein Jounaleintrag angelegt und ggf. angezeigt wird (siehe Kapitel 6.2.8, Erstellen und Anzeigen von Outlook-Journaleinträgen, Seite 6-9). Wenn Sie diese Funktion generell ausgeschaltet oder nur für bestimmte Anrufe aktiviert haben, können Sie während eines Gespräches (bzw. auch schon während des Klingelns) einen Jounaleintrag für dieses Gespräch anlegen. Journaleintrag erstellen So erstellen Sie einen Journaleintrag während eines Gespräches Sie erhalten einen Ruf oder haben gerade einen Teilnehmer gewählt oder Sie führen gerade ein Gespräch und möchten für dieses Gespäch einen Journaleintrag anlegen. 1. Wählen Sie im Menü Funktionen oder im Kontextmenü der entsprechenden Leitungstaste die Option Journaleintrag anlegen. Das Telefonat wird im Outlook-Journal vermerkt Swyx Voic Player Mit dem Swyx Voic Player können Sie Ihre Voic s direkt in Microsoft Outlook anhören, ohne dass eine zusätzliche Software installiert werden muss. Dabei können Sie festlegen, ob der Player erst nach Öffnen einer Voic oder beim Klicken auf die geschlossene Nachricht im -Ordner gestartet wird. Bei einer Neuinstallation sind diese Funktionen standardmäßig aktiviert. Informationen zum Aktivieren/Deaktivieren der Funktion finden Sie unter So legen Sie das Verhalten der Outlook-Kontakte, des Swyx Players und des Outlook-Journals fest, Seite Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!

79 Voic s anhören So hören Sie Ihre Voic s mit dem Swyx Voic Player ab 1. Starten Sie Outlook 2000/XP. 2. Klicken Sie auf eine Voic oder öffnen Sie die Nachricht (je nach Konfiguration). Der Swyx Voic Player wird gestartet. Klicken Sie auf um die ausgewählte Nachricht anzuhören. Klicken Sie auf um das Abspielen zu unterbrechen. Klicken Sie auf um das Abspielen zu stoppen. Klicken Sie auf bzw., um vor- oder zurückzuspulen (um jeweils 3 Sekunden). Um zu einer anderen Stelle in der Nachricht zu gelangen, können Sie auch den Schieberegler im unteren Bereich des Fensters verwenden. Über die Tasten im rechten Fensterbereich können Sie die Lautstärke regeln. Über die Dropdown-Liste können Sie das Gerät für die Wiedergabe festlegen. Welche Option mit welchem Gerät verbunden ist, legen Sie in den Sound-Optionen für SwyxIt! fest (siehe Kapitel 8.7, Sound Wizard, Seite 8-21). 6.3 Namensauflösung aus Outlook-Kontakten Ist die Rufnummer eines Anrufers bekannt (z.b. in den Outlook-Kontakten oder dem Telefonbuch), so zeigt SwyxIt! statt der Rufnummer direkt den Namen des Anrufers an. Sie können wählen, welche Kontakt-Ordner bei einem eingehenden Ruf durchsucht werden sollen, um die Nummer aufzulösen. Zur Auswahl stehen Ihnen alle Kontakte-Ordner, die Sie auch bereits in Ihrem Outlook aufgelistet sehen. Namensauflösung aus Outlook-Kontakten 6-11

80 Kontakte-Ordner festlegen So wählen Sie die Outlook-Kontakte für die Namensauflösung aus 1. Wählen Sie in Ihrem Outlook unter Extras Optionen... die Registerkarte SwyxIt! Namensauflösung. Abbildung 6-4 Konfiguration der Namensauflösung Sie sehen alle Kontakte-Ordner, die Sie in Ihrem Outlook auswählen können. 2. Wählen Sie hier aus, in welchen Ordnern bei einem eingehenden Ruf nach Kontakten gesucht werden soll. Standardmäßig sind alle verfügbaren Ordner ausgewählt Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!

81 7 SwyxIt! im Detail Dieses Kapitel stellt ausführlich die Funktionen von SwyxIt! dar. In der folgenden Auflistung finden Sie eine kurze Funktionsübersicht und detaillierte Beschreibungen der Menüs und aller Funktionen. 7.1 Übersicht über die Funktionen von SwyxIt! Funktion Leitungstasten Namenstasten Gruppenruf Rufsignalisierung Statussignalisierung Verknüpfungstasten Tastenbelegung im-/exportieren Anrufliste Wahlwiederholung Erläuterung Die Leitungstasten symbolisieren die virtuellen Leitungen Sie können mit einem Mausklick zwischen den einzelnen Leitungen, d.h. Teilnehmern, wechseln, Teilnehmer verbinden usw. Sie können jeder Leitungstaste verschiedene Rufnummern, sowie eine Nachbearbeitungszeit zuweisen (siehe Kapitel 7.4.9, Leitungstaste, Seite 7-23). Frei konfigurierbare Namenstasten erlauben die schnelle Anwahl häufig benötigter Kommunikationspartner (siehe Kapitel , Namenstaste, Seite7-37). Der Gruppenruf ermöglicht das Zusammenfassen einzelner Teilnehmer zu einer Gruppe (siehe Kapitel 1.2, Gruppe, Seite 1-1). Eingehende Gruppenrufe werden allen Mitgliedern angezeigt und können von jedem Mitglied angenommen werden (siehe Kapitel 5.6, Wie nehme ich ein Telefongespräch an?, Seite 5-6). Mit der Rufsignalisierung kann anderen Teilnehmern mitgeteilt werden, dass ein Anruf für Sie eingeht (siehe Rufsignalisierung, Seite 7-37 und Kapitel 5.7, Wie übernehme ich ein Gespräch?, Seite 5-6). Über die Statussignalisierung kann der aktuelle Status Ihres SwyxIt! anderen Teilnehmern signalisiert werden (siehe Statussignalisierung, Seite 7-37). Die Verknüpfungstasten ermöglichen die schnelle Ausführung häufig benötigter Programme, z.b. ein Link auf eine häufig benutzte Webseite (siehe Verknüpfungstaste, Seite 7-40). Die Eigenschaften von Namens- und Verknüpfungstasten können, der Einfachheit halber, importiert bzw. exportiert werden (siehe Kapitel , Namens- und Verknüpfungstasten exportieren und importieren, Seite 7-41). Die Anrufliste speichert die Rufnummern aller eingegangenen Anrufe (siehe Kapitel , Anrufliste, Seite 7-49). Die Wahlwiederholungs-Funktion enthält eine Liste der zuletzt gewählten Rufnummern (siehe Kapitel 7.4.4, Wahlwiederholung, Seite 7-17). 7-1

82 Funktion Automatische Wahlwiederholung Zweitanruf Ruhe vor dem Telefon Makeln Rückfrage / Halten Übergabe / Vermitteln Rückruf Verbinden ohne Rückfrage Umleitung Anrufbeantworter / Voic Fernabfrage Erläuterung Die Automatische Wahlwiederholung wählt wiederholt eine gewünschte Rufnummer (siehe Kapitel 7.4.5, Automatische Wahlwiederholung, Seite7-20). Sie können z.b. während eines Telefonats weitere Anrufe unterbinden. Diese werden dann direkt zur Standardvoic umgeleitet (siehe auch Kapitel 7.4.7, Zweitanruf unterbinden, Seite 7-22). Die Funktion Ruhe vor dem Telefon unterbindet die Anzeige eingehender Rufe und leitet diese sofort zur Standardvoic (siehe Kapitel 7.4.6, Ruhe vor dem Telefon, Seite7-22). Das Makeln erlaubt den Wechsel zwischen verschiedenen Gesprächsteilnehmern (siehe Kapitel , Makeln, Seite 7-54). Sie können während eines Gesprächs einen weiteren Teilnehmer anrufen, wobei die erste Verbindung bestehen bleibt (siehe Kapitel , Halten, Seite 7-54). Sie können ein Gespräch an einen anderen Teilnehmer übergeben (siehe Kapitel , Verbinden, Seite 7-55). Der Rückrufwunsch ermöglicht es Ihnen, einem nicht erreichten internen Teilnehmer zu signalisieren: Bitte zurückrufen! (siehe auch Kapitel 7.5, Rückruf, Seite 7-63). Sie können Anrufe auch ohne Rückfrage weiterleiten (siehe auch Kapitel 5.13, Wie übergebe ich ein Gespräch ohne Rückfrage?, Seite5-11). Mit Hilfe der Umleitung an eine andere Rufnummer (oder Voic ) können Sie festlegen, ob und wohin eingehende Rufe umgeleitet werden. Die Umleitung kann für alle Rufe sofort oder verzögert eingestellt werden. Für den Fall, dass Sie bereits telefonieren, kann die Umleitung bei Besetzt eingerichtet werden. Neben der Umleitung zu einer bestimmten Rufnummer können Sie auch zur Standardvoic umleiten (siehe Kapitel , Umleitung, Seite 7-52). Die sofortige Umleitung kann auch aus der Ferne konfiguriert werden (siehe auch Kapitel 8.4.2, Sofortige Umleitung ändern, Seite 8-19). Sprachnachrichten können für Sie aufgezeichnet werden (siehe Kapitel , Voic s aufzeichnen, abhören und versenden, Seite 7-52). Diese können von Ihnen später direkt oder per Fernabfrage abgehört werden (siehe auch Kapitel 8.4, Fernabfrage, Seite 8-13). Sie können Ihre Sprachnachrichten auch von einem anderen Telefon aus abhören (siehe auch Kapitel 8.4, Fernabfrage, Seite 8-13). 7-2 SwyxIt! im Detail

83 Funktion Rufumleitung aus der Ferne Bearbeiten der Eingabe Outlook-Integration Telefonbücher Unterdrückung der Rufnummer Mitschneiden Projektkennziffer Anwendungsfreigabe Konferenz Direktansprache Erläuterung Sie können die sofortige Umleitung auch aus der Ferne innerhalb der Fernabfrage verändern (siehe auch Kapitel 8.4.2, Sofortige Umleitung ändern, Seite 8-19). Sie können die Telefonnummer vor dem Wählen bearbeiten (siehe auch Kapitel 5.2, Wie rufe ich einen Teilnehmer an?, Seite5-1) SwyxIt! bietet Ihnen eine ausführliche Outlook-Integration, so dass Sie die Kontakte und die Journalfunktion nutzen können. (siehe auch Kapitel 6, Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!, Seite 6-1) Sie können Rufnummern im Telefonbuch speichern und direkt daraus wählen (siehe auch Kapitel , Telefonbuch, Seite 7-41). Dabei können Sie ein Persönliches Telefonbuch für Ihre eigenen Telefonnummern und ein zentrales Globales Telefonbuch mit Telefonnummern, die allen Benutzern zur Verfügung stehen, verwenden. Die Übermittlung der eigenen Rufnummer kann auf Wunsch unterdrückt werden. Der angerufene Teilnehmer kann somit nicht erkennen, von wem der eingehende Ruf stammt (siehe auch Kapitel 7.4.8, Rufnummer unterdrücken, Seite 7-22). Sie können Gespräche aufzeichnen und die Aufzeichnung zu einem späteren Zeitpunkt abhören und gegebenenfalls als versenden (siehe Kapitel , Mitschneiden, Seite 7-57). Wird vor der Rufnummer eine Projektkennziffer (z.b. Buchungsnummer, Kostenstelle) eingegeben, so kann das folgende Gespräch vom Administrator einem Projekt zugeordnet werden (siehe Kapitel , Projektkennziffer, Seite 7-62). Sie können Ihrem Gesprächspartner während eines Telefonates die Anzeige Ihres Bildschirminhaltes und ggf. auch den Zugriff auf Ihren Computer ermöglichen (siehe Kapitel , Anwendungsfreigabe mit einem Mausklick, Seite 7-56). Mittels der Konferenz lassen sich Gespräche mit mehreren Teilnehmern gleichzeitig führen (siehe Kapitel 5.16, Wie telefoniere ich mit mehreren Teilnehmern gleichzeitig (Konferenz)?, Seite5-12). Sie können einen anderen Teilnehmer anrufen und ihn direkt ansprechen, ohne dass dieser den Hörer abnehmen muss. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel , Namenstaste, Seite Übersicht über die Funktionen von SwyxIt! 7-3

84 Funktion Bedienung eines Telefons vom PC aus (CTI) Skin Call Routing Manager Grafischer Skript Editor Erläuterung SwyxIt! kann ein Telefon bedienen, d.h. Sie nutzen die Funktionalität von SwyxIt! und sprechen über ein Telefon. Ist Ihr PC ausgeschaltet, so stehen Ihnen weiterhin alle Funktionen des Telefons zur Verfügung (siehe Kapitel 7.6, PC-Bedienung eines SwyxPhone oder SwyxIt! (CTI), Seite7-68). Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxPhone Dokumentation. SwyxIt! bietet Ihnen mit dem Skin-Konzept die Möglichkeit einer individuellen Oberflächengestaltung. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum "Swyx Skin Editor". SwyxIt! stellt Ihnen mit diesen beiden Komponenten eine komplexe Rufbehandlung zu Verfügung (siehe Kapitel 8.6, Call Routing Manager..., Seite8-21). Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation "Swyx Extended Call Routing". Tabelle 7-1 Übersicht über die Funktionen von SwyxIt! 7.2 SwyxIt! Menüs Dieser Abschnitt macht Sie mit den Menüs von SwyxIt! vertraut. Arbeitet die verwendete Skin im nicht-transparenten Modus, wird diese von einem Fenster umrahmt und enthält eine Menüleiste am oberen Fensterrand. Abbildung 7-1 Menüleiste Verwenden Sie eine Skin mit transparentem Hintergrund, dann wird SwyxIt! ohne Fensterrahmen und ohne Menüleiste angezeigt. In diesem Fall müssen Sie zur Bedienung von Menüelementen immer das allgemeine Kontextmenü aufrufen. Das allgemeine Kontextmenü erscheint, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt! klicken. 7-4 SwyxIt! im Detail

85 Abbildung 7-2 Kontextmenü Im Folgenden werden die Befehle in den Menüs erläutert Menü Datei Die Befehle in diesem Menü dienen der An- und Abmeldung bei SwyxServer, der Gestaltung der SwyxIt!-Bedienoberfläche (Skin), dem Importieren und Exportieren von Einträgen im Persönlichen Telefonbuch, dem Importieren und Exportieren von Namens- und Verknüpfungstasten und dem Beenden von SwyxIt!. Abbildung 7-3 Menü Datei Menübefehl Anmelden... Erläuterung Anmelden an SwyxServer. Bei der Anmeldung werden der Benutzername und das Kennwort verwendet, das Sie beim Starten von Windows eingegeben haben. Arbeiten Sie mit mehreren SwyxServer-Benutzerkonten, fragt SwyxIt!, welches dieser Konten Sie verwenden möchten (siehe Kapitel 3, Anmelden und Abmelden). Nach dem Anmelden können Sie telefonieren. SwyxIt! Menüs 7-5

86 Menübefehl Abmelden... Namens- / Verknüpfungstasten Persönliches Telefonbuch Skin Minimieren Beenden Erläuterung Abmelden von SwyxServer. Die Verbindung zum Server wird getrennt, SwyxIt! wird deaktiviert. Dadurch wird eine nicht autorisierte Nutzung verhindert. Nach dem Abmelden können Sie nicht mehr telefonieren. Importieren... Externes Laden von bereits definierten Namens- / Verknüpfungstasten. Bereits belegte Tasten werden überschrieben. Exportieren... Externes Speichern der von Ihnen erstellten Namens- / Verknüpfungstasten-Belegung. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel , Namensund Verknüpfungstasten exportieren und importieren, Seite Importieren... Importieren einer kommaseparierten Datei (CSV) mit Telefonbucheinträgen. Die Importdatei wird auf fehlerhafte Einträge überprüft und Sie haben die Möglichkeit, Korrekturen vorzunehmen. Weiterhin können Sie festlegen, ob bereits bestehende Einträge überschrieben oder beibehalten werden sollen. Exportieren... Externes Speichern aller oder bestimmter Einträge im Telefonbuch als kommaseparierte Datei (.csv). Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Telefonbucheinträge im- und exportieren, Seite Laden... Laden einer anderen, schon vorhandenen Bedienoberfläche für Ihr SwyxIt!. Nur verfügbar, wenn der Systemadministrator Ihnen das Wechseln zu anderen Skins erlaubt. Bearbeiten Ändern der Bedienoberfläche Ihres SwyxIt!. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum "Swyx Skin Editor". Nur verfügbar, wenn der Systemadministrator Ihnen das Bearbeiten Ihrer Skin erlaubt. Speichern... Speichern einer von Ihnen veränderten Bedienoberfläche Ihres SwyxIt!. Nur verfügbar, wenn der Systemadministrator Ihnen das Bearbeiten Ihrer Skin erlaubt. SwyxIt! minimieren. Je nach Einstellung im Benutzerprofil ist SwyxIt! in der Taskleiste oder nur als Symbol im Tray zu finden. SwyxIt! beenden Menü Bearbeiten Dieses Menü enthält die Standardfunktionen Kopieren, Einfügen und Entfernen. 7-6 SwyxIt! im Detail

87 Abbildung 7-4 Menü Bearbeiten Menübefehl Kopieren Einfügen Entfernen Erläuterung Kopieren des markierten Texts/Elements in die Zwischenablage. Einfügen des Texts/Elements aus der Zwischenablage. Entfernen des markierten Texts/Elements Menü Leitungen Die Befehle in diesem Menü dienen dem Wechsel zwischen Ihren Leitungen. Abbildung 7-5 Menü Leitungen Um zu einer anderen Leitung zu wechseln, klicken Sie auf die gewünschte Leitung Menü Funktionen Dieses Menü umfasst alle Funktionen, die Sie auf der Standard-Bedienoberfläche und durch Tasten aufrufen können. SwyxIt! Menüs 7-7

88 Menübefehl Ruf übernehmen Hörer abheben / Verbindung beenden Erläuterung Abbildung 7-6 Menü Funktionen Eingehenden Anruf für einen anderen Teilnehmer (Rufsignalisierung) annehmen. Wenn die Rufsignalisierung zwischen dem angerufenen Teilnehmer und Ihnen eingerichtet ist, werden dessen Anrufe im Display, in der Sprechblase und auf dessen Namenstaste (sofern vorhanden) angezeigt, die Übernahmetaste blinkt und nach 10 Sekunden ertönt ein Signalton. Durch Klicken auf diesen Menübefehl, die Übernahmetaste oder die Namenstaste können Sie das Gespräch sofort annehmen. Hörer abheben/verbindung beenden. 7-8 SwyxIt! im Detail

89 Menübefehl Namenstasten Wahlwiederholung Automatische Wahlwiederholung... Autom. Wahlwiederholung abbrechen Halten Makeln Übergabe / Verbinden Übergabe an > Mit Nummer/URI verbinden Mit Voic verbinden Konferenz (Alle Leitungen) Erläuterung Kurzwahl, d.h. einen Teilnehmer wählen, dessen Rufnummer/Namen Sie auf einer Namenstaste gespeichert haben. Klicken Sie auf den Pfeil, um Ihre Namenstasten aufzulisten. Klicken Sie auf den gewünschten Namen, um den Teilnehmer anzuwählen. Klicken Sie auf Hinzufügen/Ändern..., um neue Namenstasten zu belegen oder bereits belegte Namenstasten zu ändern (siehe Kapitel , Namenstaste, Seite 7-37). Wahl einer bereits von Ihnen zuvor genutzten Rufnummer. In Abhängigkeit von der Tastenkonfiguration wird die Rufnummer sofort gewählt bzw. muss nach Auswahl durch Klicken auf die Leitungstaste gewählt werden. Eine Rufnummer wird wiederholt gewählt. Sie können eine Zielrufnummer und den Abstand der Wahlwiederholungen eingeben. Die Zielrufnummer wird so lange automatisch angewählt, bis der angerufene Anschluss nicht mehr besetzt ist oder die Automatische Wahlwiederholung von Ihnen abgebrochen wird. Abbrechen einer Automatischen Wahlwiederholung. Das aktive Telefongespräch halten. Der Teilnehmer hört Wartemusik. Klicken Sie erneut auf diesen Menübefehl, um die gehaltene Verbindung wieder zu aktivieren. Zur nächsten Leitung wechseln. Die aktive Verbindung wird gehalten und es wird zur nächsten Leitung gewechselt. Dies kann entweder eine freie Leitung oder eine bisher gehaltene Verbindung sein, die nun aktiv wird. Wenn Sie auf eine freie Leitung wechseln, erhalten Sie das Freizeichen und können einen Teilnehmer anrufen. Klicken Sie so oft auf den Menübefehl, bis Sie die gewünschte Leitung ausgewählt haben (siehe Kapitel 5.11, Wie wechsle ich zwischen mehreren Teilnehmern (Makeln)?, Seite 5-9). Zwei Teilnehmer miteinander verbinden. Das aktive Gespräch wird mit dem gehaltenen Gespräch verbunden. Ihre beiden Leitungen werden frei (inaktiv). Die gerade aktive Leitung wird an eine der gehaltenen Leitungen übergeben. Diese Option ist nur dann aktiviert, wenn mehrere Leitungen gehalten werden. Eine neue Rufnummer kann eingegeben werden, an die das Gespräch dann übergeben wird. Der Anrufer wird direkt an die eigene Voic geleitet. Haben Sie mindestens zwei Verbindungen, so können Sie hier alle Ihre Leitungen zu einer Konferenz zusammenfügen. SwyxIt! Menüs 7-9

90 Menübefehl Konferenz beginnen / erweitern Rückruf anfordern Rückruf annehmen Rückruf ablehnen Kontakt anzeigen Journaleintrag Mitschneiden Voic Fernabfrage Anwendungsfreigabe Verknüpfungstasten Erläuterung Haben Sie mindestens zwei Verbindungen, so können Sie hier auswählen, mit welcher Verbindung Sie eine Konferenz beginnen möchten. Haben Sie bereits eine Konferenz eingeleitet, so können Sie hier auswählen mit welcher Leitung Sie die Konferenz erweitern möchten. Rückrufwunsch äußern, nur bei Teilnehmern in Ihrem Unternehmen möglich (siehe Kapitel 7.5, Rückruf, Seite 7-63). Der Anschluss des angerufenen Teilnehmers ist besetzt: Die angewählte Rufnummer wird in der eigenen Rückrufliste gespeichert. Sobald der Anschluss nicht mehr besetzt ist, beginnt die Taste Rückruf zu blinken und im Tray erscheint eine Sprechblase, die eine erneute Anwahl anbietet. Der angerufene Teilnehmer meldet sich nicht: Ihre Rufnummer wird in die Anrufliste des Angerufenen eingetragen. In Ihrer eigenen Rückrufliste wird Rückruf angefordert vermerkt. Rückruf bei besetzt bestätigen Sie haben einen Rückruf bei besetzt hinterlegt und der Angerufene hat das Gespräch beendet. Ein erneuter Verbindungsversuch ist möglich. Bestätigen Sie den Rückruf, so wird eine Verbindung aufgebaut. Rückruf bei besetzt ablehnen Sie haben einen Rückruf bei besetzt hinterlegt und der Angerufene hat das Gespräch beendet. Lehnen Sie den Rückruf bei besetzt ab, so wird Ihnen nicht mehr angeboten die Verbindung aufzubauen. Der Eintrag in der Liste Eigene Rückrufwünsche bleibt erhalten.. Sie können einen Outlook-Kontakt für das aktuelle Gespräch anzeigen oder neu erstellen. Sie können einen Journaleintrag in Outlook für das aktuelle Gespräch erstellen. Gespräch aufzeichnen. Das geführte Gespräch wird mitgeschnitten. Der Aufzeichnungsbeginn wird dem Gesprächspartner durch einen kurzen Ton signalisiert. Der Administrator muss Ihnen das Recht eingeräumt haben Gespräche mitzuschneiden. Sie können die Mitschnitte später exportieren. Die Verbindung zu Ihrer Voic wird aufgebaut. Sie können Ihre Voic s abhören. Ermöglicht Ihrem Gesprächspartner die Anzeige Ihres Bildschirminhaltes (siehe auch Kapitel , Anwendungsfreigabe mit einem Mausklick, Seite7-56). Belegte Verknüpfungstasten zu häufig benutzten Programmen werden angezeigt. Klicken Sie auf Hinzufügen /Ändern..., um neue Verknüpfungstasten zu belegen oder bereits belegte Verknüpfungstasten zu ändern (siehe Kapitel , Verknüpfungstaste, Seite7-40) SwyxIt! im Detail

91 7.2.5 Menü Listen In diesem Menü können Sie die Listen anzeigen, die bei SwyxIt! geführt werden, Ihre Voic abhören, Ihre mitgeschnittenen Gespräche anzeigen und das Telefonbuch aufrufen. Abbildung 7-7 Menü Listen Menübefehl Anrufliste anzeigen... Wahlwiederholungsliste anzeigen... Eigene Rückrufwünsche... Programm öffnen... Voic Fernabfrage Mitgeschnittene Gespräche... Telefonbuch... Erläuterung Liste der eingegangenen Anrufe anzeigen (siehe Kapitel , Anrufliste, Seite 7-49). Rückrufwünsche anderer Teilnehmer an Sie werden hier ebenfalls vermerkt. Liste der zuletzt von Ihnen gewählten Rufnummern anzeigen (siehe Kapitel 7.4.4, Wahlwiederholung, Seite 7-17). Liste der von Ihnen gesetzten Rückrufwünsche anzeigen (siehe Kapitel 7.5, Rückruf, Seite7-63). Die unter Einstellungen SwyxIt! lokale Konfiguration... konfigurierte -Anwendung wird aufgerufen (siehe Kapitel 8.9, SwyxIt! - Lokale Konfiguration..., Seite 8-42). Sie können Ihre s oder Voic s bearbeiten. Aufgezeichnete Voic (s) abhören. Ihre Voic s werden wie bei der Fernabfrage abgehört (siehe Kapitel 8.4, Fernabfrage, Seite8-13). Liste der von Ihnen aufgezeichneten Gespräche anzeigen (siehe Kapitel , Mitschneiden). Telefonbuch aufrufen Menü Einstellungen Über dieses Menü können Sie das Verhalten und die Einstellungen von SwyxIt! anpassen. SwyxIt! Menüs 7-11

92 Abbildung 7-8 Menü Einstellungen Ausführliche Erläuterungen zu den Funktionen dieses Menüs finden Sie in Kapitel 8, SwyxIt! einstellen Menü Hilfe Über dieses Menü rufen Sie die Online-Hilfe zu SwyxIt! auf und werden Informationen über SwyxIt! angezeigt SwyxIt! im Detail

93 Abbildung 7-9 Menü Hilfe Menübefehl Hilfethemen... Tipp des Tages... Quickstart anzeigen Was ist neu? Info über SwyxIt!... Erläuterung Online-Hilfe aufrufen. Zeigt den Tipp des Tages an (siehe Kapitel , Tipp des Tages..., Seite7-14). Zeigt das Quickstart-Dokument an, welches grundlegende Funktionsbeschreibungen enthält und Ihnen somit den Schnelleinstieg in die SwyxIt!-Funktionen erleichtert. Ruft die Online-Hilfe auf - dabei wird das Kapitel mit den neuen Features der aktuellen Version direkt angezeigt. Versions- und Copyright-Information anzeigen Minimieren Klicken Sie auf Minimieren, um SwyxIt! in die Windows-Taskleiste zu minimieren. Lesen Sie hierzu auch Kapitel 8.8.1, Allgemein, Seite Beenden Mit dieser Option beenden Sie SwyxIt!. Sind beim Abmeldevorgang noch Anrufe in Bearbeitung, so fragt Sie SwyxIt!, ob diese Anrufe beendet werden sollen. Andere Teilnehmer können Sie anschließend nicht mehr erreichen, wenn die Umleitung nicht entsprechend konfiguriert wurde. Sind Sie nicht mehr als SwyxIt!-Benutzer angemeldet, so leitet SwyxServer in Ihrer Abwesenheit eingehende Anrufe weiter an die konfigurierte Umleitungsadresse (siehe Kapitel 8.2, Umleitung konfigurieren..., Seite 8-4) Info über SwyxIt!... Sie können Versions- und Copyright-Informationen von SwyxIt! anzeigen lassen. SwyxIt! Menüs 7-13

94 Tipp des Tages... Nach der Installation von SwyxIt! können Sie sich täglich (beim Start von SwyxIt!) einen neuen Tipp anzeigen lassen. Es werden Ihnen die neuen Eigenschaften und Verbesserungen in Kurzform dargestellt sowie interessante Funktionen erläutert. Abbildung 7-10 Tipp des Tages Alternativ können Sie diese Tipps auch weiterblättern, klicken Sie hierzu auf Nächster Tipp. Möchten Sie keine Tipps mehr anzeigen lassen, so deaktivieren sie das Kontrollkästchen Tipps beim Start zeigen. Sie können die Tipps jederzeit über die Menüleiste unter Hilfe Tipp des Tages wieder aktivieren. 7.3 Die SwyxIt!-Symbolleiste Neben der Möglichkeit, wichtige Funktionen über die Menüstruktur zu erreichen, können Sie auch über die Symbolleiste auf einfache Weise bestimmte Funktionen aufrufen. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über einige Funktionen in der Symbolleiste der Standardskin LoonaClassic : Symbol Funktion Erläuterung Anmelden... Anmelden an SwyxServer. Bei der Anmeldung werden der Benutzername und das Kennwort verwendet, das Sie beim Starten von Windows eingegeben haben. Abmelden... Abmelden von SwyxServer. Sound Wizard... Optimieren Sie hier die Einstellungen Ihres Telefon- Endgerätes (SwyxIt! Handset oder SwyxIt! Headset). Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.7, Sound Wizard, Seite SwyxIt! im Detail

95 Symbol Funktion Erläuterung Telefonbuch importieren Importieren einer kommaseparierten Datei (CSV) mit Telefonbucheinträgen. Die Importdatei wird auf fehlerhafte Einträge überprüft und Sie haben die Möglichkeit, Korrekturen vorzunehmen. Weiterhin können Sie festlegen, ob bereits bestehende Einträge überschrieben oder beibehalten werden sollen. Telefonbuch exportieren Externes Speichern aller oder bestimmter Einträge im Telefonbuch als kommaseparierte Datei (.csv). Kontakt anzeigen Journaleintrag Tastenbelegung exportieren Tastenbelegung importieren Lokale Konfiguration... Benutzerprofil... Mitgeschnittene Gespräche... Ansagen-Assistent... Wahlwiederholungsliste anzeigen... Sie können einen Outlook-Kontakt für das aktuelle Gespräch anzeigen oder neu erstellen. Sie können einen Journaleintrag in Outlook für das aktuelle Gespräch erstellen. Externes Speichern der von Ihnen erstellten Namens- / Verknüpfungstasten-Belegung. Externes Laden von bereits definierten Namens- / Verknüpfungstasten. Bereits belegte Tasten werden überschrieben. Hier finden Sie alle weiteren Einstellungen, die für diese Installation von SwyxIt! vorgenommen werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.9, SwyxIt! - Lokale Konfiguration..., Seite Hier finden Sie alle weiteren Einstellungen, die dem Benutzer zugeordnet werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.8, Benutzerprofil..., Seite Zeigt eine Liste Ihrer mitgeschnittenen Gespräche an. In dieser Liste können Sie die Mitschnitte anhören und verschiedene Aktionen ausführen. Der Ansagen-Assistent unterstützt Sie bei der Aufnahme der notwendigen Ansagen, z.b. Ihrer persönlichen Ansage für die Voic . Zeigt eine Liste der zuletzt von Ihnen gewählten Rufnummern an. Sie haben auch die Möglichkeit, mit dem Skin-Editor weitere Schaltflächen selbst zu erstellen. Das Bearbeiten der Skin muss Ihnen der Administrator erlauben. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum "Swyx Skin Editor". 7.4 SwyxIt!-Features In diesem Kapitel finden Sie ausführliche Beschreibungen zu allen SwyxIt!-Funktionen und SwyxIt!-Features 7-15

96 zur Konfiguration der Tasten und Listen Ziffernblock Die Zifferntasten dienen zum Eingeben der Rufnummer. Ganz gleich, ob die verwendete Oberfläche Zifferntasten aufweist oder nicht, Sie können natürlich immer auch die Zifferntasten Ihrer Tastatur benutzen. Außerdem können Sie den gewünschten Teilnehmer über sog. Vanity-Nummern anwählen. Vanity-Nummern sind Rufnummern, die zum Teil aus Buchstaben bestehen, wobei jeder Buchstabe für eine der Ziffern 0 bis 9 steht, zum Beispiel SWYXSERVER (mit 0 für die Amtsholung). Stern- und Raute-Taste dienen der Übertragung von DTMF-Tonsignalen, sodass Sie beispielsweise Ihren Anrufbeantworter zu Hause abfragen können. Solange der Hörer aufliegt, können Sie Ihre Eingabe bearbeiten, indem Sie den Cursor mit den Pfeiltasten bewegen und neue Ziffern einfügen - im Einfügemodus (Taste Einfügen auf Ihrer Tastatur) - oder die vorhandenen Ziffern überschreiben. Mit der Rücktaste oder der Taste Löschen können Sie einzelne Ziffern entfernen Rücktaste Hörer Mit Hilfe der Rücktaste können Sie bei der Eingabe von Rufnummern Korrekturen vornehmen. Sie entspricht der Rücktaste (Backspace) auf der Computertastatur. Das Korrigieren ist nur möglich, solange der Hörer nicht abgenommen wurde, weil die eingegebenen Ziffern sofort gewählt werden. Die Rücktaste löscht das Zeichen links vom Cursor. Die Hörertaste zeigt den Telefonhörer eines klassischen Telefons. Sie dient dazu, Telefongespräche einzuleiten, anzunehmen und zu beenden. Ein Klick auf die Hörertaste entspricht dem Abheben bzw. dem Auflegen des Hörers. Kontextmenü zur Hörertaste Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Hörertaste klicken, erscheint ein Kontextmenü. Das Kontextmenü ist abhängig vom Verbindungszustand. Hörer ist aufgelegt Menübefehl Hörer abheben Einfügen Hilfe Klick auf die Hörertaste Erläuterung Hörer abnehmen. Anschließend geben Sie die Rufnummer ein. Inhalt der Zwischenablage wird als Rufnummer übernommen. Online-Hilfe aufrufen. Hörer abnehmen. Anschließend geben Sie die Rufnummer ein SwyxIt! im Detail

97 Hörer ist abgenommen Menübefehl Verbindung beenden Einfügen Hilfe Klick auf die Hörertaste Erläuterung Telefongespräch auf der aktiven Leitung beenden. Inhalt der Zwischenablage wird übernommen und wenn noch keine Verbindung besteht, als Rufnummer gewählt wenn Sie bereits ein Telefongespräch führen, per Tonwahl (DTMF) übertragen. Online-Hilfe aufrufen. Telefongespräch auf der aktiven Leitung beenden Wahlwiederholung Bisher von Ihnen gewählte Rufnummern werden in der Wahlwiederholungsliste gespeichert. Durch Klicken auf die Wahlwiederholungstaste können Sie eine der zuletzt gewählten Rufnummern auswählen und erneut wählen oder die zuletzt gewählte Rufnummer sofort anwählen, je nachdem ob in der Konfiguration der Wahlwiederholungsliste die Option Selektierten Menüeintrag sofort wählen aktiviert oder deaktiviert ist. Ist die Automatische Wahlwiederholung eingeschaltet (Option Immer automatische Wahlwiederholung verwenden eingeschaltet), so wird über diese Wahlwiederholungstaste die Automatische Wahlwiederholung der letzten Rufnummer gestartet. Sie schalten diese Option in den Eigenschaften der Wahlwiederholungsliste ein (siehe Wahlwiederholung konfigurieren, Seite 7-19). Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Wahlwiederholungstaste klicken, werden im Kontextmenü die bisher gewählten Rufnummern und, sofern bekannt, die zugehörigen Namen aufgelistet. Klicken Sie auf einen Eintrag, um den Teilnehmer erneut anzurufen. Kontextmenü zur Wahlwiederholungstaste Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Wahlwiederholungstaste klicken, erscheint ein Kontextmenü. Menübefehl <Bisher gewählte Rufnummern> Wahlwiederholungsliste anzeigen... Erläuterung In Abhängigkeit von der Tastenkonfiguration wird die Rufnummer sofort gewählt bzw. muss nach Auswahl durch Klicken auf die Leitungstaste gewählt werden. Liste mit Rufnummern anzeigen, die Sie bisher gewählt haben. SwyxIt!-Features 7-17

98 Menübefehl Automatische Wahlwiederholung... Autom. Wahlwiederholung abbrechen Hilfe Eigenschaften Klick auf Taste Wahlwiederholung Erläuterung Eine Rufnummer wird wiederholt gewählt. Sie können eine Zielrufnummer und den Abstand der Wahlwiederholungen eingeben. Die Zielrufnummer wird solange automatisch angewählt, bis der angerufene Anschluss nicht mehr besetzt ist oder die Automatische Wahlwiederholung von Ihnen abgebrochen wird. Abbrechen einer zuvor initiierten Automatischen Wahlwiederholung. Online-Hilfe aufrufen. Wahlwiederholungsliste konfigurieren (siehe Wahlwiederholung konfigurieren, Seite 7-19). In Abhängigkeit von der Tastenkonfiguration wird die Rufnummer sofort gewählt bzw. muss nach Auswahl durch Klicken auf die Leitungstaste gewählt werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Wahlwiederholung konfigurieren, Seite Wird nicht sofort gewählt, können Sie die Nummern der Wahlwiederholungsliste durch wiederholtes Klicken nacheinander aufrufen. Wahlwiederholungsliste anzeigen So zeigen Sie die Wahlwiederholungsliste an Die Liste enthält alle Rufnummern, die Sie bisher gewählt haben. Sie haben mehrere Möglichkeiten: 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Listen Wahlwiederholungsliste anzeigen.... Oder 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Wahlwiederholungstaste. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Wahlwiederholungsliste anzeigen.... Oder 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt!. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Listen Wahlwiederholungsliste anzeigen.... In jedem Fall erscheint das Fenster Wahlwiederholungsliste SwyxIt! im Detail

99 Abbildung 7-11 Wahlwiederholungsliste Um auf einen Eintrag zu reagieren, markieren Sie einen Eintrag und klicken Sie dann auf eine Schaltfläche. Schaltfläche Wählen Rufton... Entfernen Funktion Die ausgewählte Rufnummer wird erneut angewählt. Der Rufnummer des markierten Eintrags kann ein Klingelton zugewiesen werden Der markierte Eintrag wird gelöscht. Es wird eine neue erzeugt, die bereits die Daten des Anrufes (Name des Angerufenen, Nummer, Zeitpunkt des Anrufes) enthält. In Telefonbuch... Der ausgewählte Listeneintrag wird im Fenster Telefonbucheintrag zur Bearbeitung angeboten. Klicken Sie auf Hinzufügen und bestätigen Sie die nachfolgende Meldung durch Klicken auf OK, um den Eintrag in das Telefonbuch zu übernehmen. Liste löschen Die gesamte Liste wird gelöscht. Kontakt anzeigen Sie können einen Outlook-Kontakt anzeigen oder neu erstellen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 6.2.7, Anzeigen und Erstellen von Outlook-Kontakten aus Listen, Seite 6-9. Wahlwiederholung konfigurieren Sie können hier die Länge der Wahlwiederholungsliste, den Anwahlmodus und die automatische Wahlwiederholung konfigurieren. SwyxIt!-Features 7-19

100 Wahlwiederholung konfigurieren So legen Sie die Eigenschaften der Wahlwiederholung fest 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Wahlwiederholungstaste. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Eigenschaften. Es erscheint das Fenster Eigenschaften von Geben Sie unter Wahlwiederholungsliste im Feld Maximale Länge die maximale Anzahl der Einträge ein, die in der Wahlwiederholungsliste enthalten sein sollen. 4. Aktivieren Sie die Option Sofortige Anwahl, wenn die ausgewählte Rufnummer bzw. der Teilnehmer sofort angewählt werden soll. Ist die Option deaktiviert, können Sie die Rufnummer vor dem eigentlichen Wahlvorgang noch ändern. 5. Aktivieren Sie unter Automatische Wahlwiederholung die Option Immer automatische Wahlwiederholung verwenden, wenn Sie die Automatische Wahlwiederholung der letzten Rufnummer über die Wahlwiederholungstaste direkt beginnen wollen. Ist die Option deaktiviert, wird über die Wahlwiederholungstaste nur eine einmalige Wahlwiederholung der zuletzt gewählten Rufnummer begonnen. 6. Klicken Sie auf OK, um das Fenster zu schließen Automatische Wahlwiederholung Die Automatische Wahlwiederholung bietet Ihnen die Möglichkeit eine Zielrufnummer solange zu wiederholen, bis der gewählte Anschluss nicht mehr besetzt ist. Die Zeitdauer zwischen zwei Wählversuchen kann von Ihnen definiert werden. Ist die Automatische Wahlwiederholung aktiv, wird die Wahlwiederholungstaste animiert. Während des Wählvorganges wird die gewählte Rufnummer auf dem Display angezeigt und der Zustand der Leitung ändert sich; ein Rufton wird nicht erzeugt. Kommt die Verbindung zustande, so ist das Rufzeichen zu hören. Die Automatische Wahlwiederholung geht von der zuletzt benutzten Leitung aus. Wird während der Automatischen Wahlwiederholung ein Gespräch geführt, so wird die Wiederholung unterbrochen und nach Beendigung des Gespräches fortgesetzt. Werden Sie von der Zielrufnummer angerufen und nehmen Sie dieses Gespräch an, so wird die Automatische Wahlwiederholung abgebrochen. Rufen Sie die Automatische Wahlwiederholung erneut mit einer anderen Rufnummer auf, bevor die Verbindung zustande kommt, so erlischt der erste Auftrag; die Automatische Wahlwiederholung besteht immer nur für eine Zielrufnummer SwyxIt! im Detail

101 Die laufende Automatische Wahlwiederholung kann jederzeit von Ihnen abgebrochen werden. Automatische Wahlwiederholung starten Automatische Wahlwiederholung beenden So starten Sie die Automatische Wahlwiederholung Sie haben mehrere Möglichkeiten: 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Funktionen Automatische Wahlwiederholung.... Oder 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Wahlwiederholungstaste. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Automatische Wahlwiederholung.... Oder 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt!. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Funktionen Automatische Wahlwiederholung.... In jedem Fall erscheint das Fenster Automatische Wahlwiederholung. 3. Geben Sie hier die Zielrufnummer ein, zu der Sie eine Automatische Wahlwiederholung einstellen möchten. 4. Geben Sie die Zeitdauer in Sekunden an, die zwischen zwei Wählversuchen verstreichen soll. 5. Klicken Sie auf Start. Abbildung 7-12 Automatische Die von Ihnen angegebene Rufnummer wird nun so lange angewählt, bis der Anschluss nicht mehr besetzt ist, die Automatische Wahlwiederholung von Ihnen abgebrochen oder mit einem anderen Ziel erneut begonnen wird. Beim Wählen ändert sich das Symbol im Tray und Sie hören den Wählton. Der Zustand der Leitungstaste ändert sich bei der Automatischen Wahlwiederholung nur dann von Frei in Wählen, wenn SwyxIt! gerade die gewünschte Nummer wählt. So beenden Sie die Automatische Wahlwiederholung Sie haben mehrere Möglichkeiten: 1. Klicken Sie auf die Wahlwiederholungstaste. Oder 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Wahlwiederholungstaste. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Autom. Wahlwiederholung abbrechen. Oder 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Funktionen Autom. Wahlwiederholung abbrechen. Oder 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt!. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Funktionen Autom. Wahlwiederholung abbrechen. Die Automatische Wahlwiederholung wird abgebrochen. SwyxIt!-Features 7-21

102 7.4.6 Ruhe vor dem Telefon Mit dieser Funktion können Sie unterbinden, dass Ihnen eingehende Anrufe überhaupt angezeigt werden. Sie befinden sich beispielsweise in einer wichtigen Besprechung und möchten nicht gestört werden. Das Einschalten dieser Funktion (erkennbar am Häkchen ), aktiviert die Umleitung zur Standardvoic . Ruhe vor dem Telefon So verhindern Sie, dass Anrufe angezeigt werden Sie haben mehrere Möglichkeiten: 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen Ruhe vor dem Telefon. Oder 1. Klicken Sie auf die Taste Ruhe vor dem Telefon. Oder 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt!. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Einstellungen Ruhe vor dem Telefon. Rufen Sie diese Funktion erneut auf, um Anrufe wieder anzeigen zu lassen. Das Häkchen verschwindet dann Zweitanruf unterbinden Wenn Sie telefonieren, werden eingehende Anrufe normalerweise mit einem Anklopfton signalisiert. Schalten Sie Zweitanruf unterbinden ein, um die Signalisierung weiterer Anrufe zu vermeiden. Ist diese Funktion eingeschaltet (erkennbar an der akivierten Taste), hört der Anrufer das Besetztzeichen oder wird umgeleitet, sofern eine Umleitung bei Besetzt festgelegt wurde (siehe auch Kapitel , Umleitung, Seite7-52). Zweitanruf unterbinden So verhindern Sie einen Zweitanruf Sie haben mehrere Möglichkeiten: 1. Klicken Sie auf die Taste Zweitanruf unterbinden. Oder 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen Zweitanruf unterbinden. Oder 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt!. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Einstellungen Zweitanruf unterbinden. Rufen Sie diese Funktion erneut auf, um Zweitanrufe wieder zuzulassen. Das Häkchen verschwindet dann Rufnummer unterdrücken Wenn Sie einen Teilnehmer anrufen, wird dort Ihre Rufnummer angezeigt (sofern die angerufene Gegenstelle dies unterstützt). Ist die Rufnummernunterdrückung eingeschaltet (erkennbar an der aktivierten Taste), wird dem Angerufenen keine Rufnummer übermittelt SwyxIt! im Detail

103 Rufnummer unterdrücken So verhindern Sie, dass Ihre Rufnummer übermittelt wird Sie haben mehrere Möglichkeiten: 1. Klicken Sie auf die Taste Rufnummer unterdrücken. Oder 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen Rufnummer unterdrücken. Oder 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt!. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Einstellungen Rufnummer unterdrücken. Rufen Sie diese Funktion erneut auf, um Ihre Rufnummer wieder zu übermitteln. Das Häkchen verschwindet dann. Die Rufnummerunterdrückung bei externen Anrufen muss auch von Ihrem ISDN-Anschluss unterstützt werden, andernfalls wird nur die Anzeige Ihrer Durchwahl unterdrückt Leitungstaste Die Leitungstasten repräsentieren die Leitungen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Sie können jeder Leitung eine Rufnummer zuordnen, die für ein- und ausgehende Rufe verwendet wird. Weiter können Sie eine Zeitspanne für jede Leitung festlegen, in der diese Leitung für weitere eingehende Rufe gesperrt ist (siehe Kapitel , Sperren von Leitungen (Nachbearbeitungszeit), Seite 7-36). Beispiel: Sie ordnen Leitung 1 die Rufnummer 100 zu, dann wird bei ausgehenden Telefongesprächen auf dieser Leitung die Nummer 100 übertragen, d.h. der Angerufene sieht in seinem Telefondisplay die Rufnummer 100. Werden Sie auf der 100 angerufen, kommt bei Ihnen der Ruf auf Leitung 1 an. Leitung auswählen Gespräch annehmen Gespräch ablehnen So rufen Sie einen Teilnehmer von einer bestimmten Leitung aus an 1. Klicken Sie auf die Leitungstaste, von welcher der Ruf ausgehen soll. 2. Geben Sie die gewünschte Rufnummer ein. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt So rufen Sie einen Teilnehmer an (klassisches Telefonieren mit SwyxIt! Handset), Seite 5-2. So nehmen Sie ein Telefongespräch an Ein eingehender Ruf wird auf einer Leitungstaste durch ein Blinksignal angezeigt. 1. Klicken Sie auf diese Leitungstaste. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt So nehmen Sie ein Telefongespräch an, Seite 5-6. So lehnen Sie ein Telefongespräch ab Ein eingehender Ruf wird auf einer Leitungstaste durch ein Blinksignal angezeigt. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diese Leitungstaste. 2. Klicken Sie auf Ruf ablehnen. SwyxIt!-Features 7-23

104 Gespräch makeln Teilnehmer verbinden So wechseln Sie zwischen den Leitungen (Makeln) 1. Sie können zwischen der aktiven und der/den gehaltenen Verbindung(en) wechseln, indem Sie auf die Leitung klicken, zu der Sie wechseln möchten. Die aktive Verbindung wird jetzt gehalten und das zuvor gehaltene Gespräch wird nun aktiv. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt So makeln Sie zwischen der aktiven und einer gehaltenen Verbindung, Seite So verbinden Sie zwei Teilnehmer 1. Wenn die Leitung mit dem zu verbindenden Teilnehmer schon aktiv ist, fahren Sie mit Schritt (2) fort. Andernfalls wechseln Sie zu dem Teilnehmer, den Sie verbinden möchten, indem Sie auf die entsprechende Leitungstaste klicken. Die Leitung wird aktiv. 2. Klicken Sie auf die Leitungstaste der aktiven Verbindung und halten Sie die Maustaste gedrückt. 3. Ziehen Sie die Maus auf die Leitungstaste des Teilnehmers, den Sie mit dem Teilnehmer des aktiven Telefongesprächs verbinden möchten. 4. Lassen Sie die Maustaste wieder los (Drag & Drop). Die beiden Teilnehmer werden miteinander verbunden. Beide Leitungen werden inaktiv. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 5.12, Wie verbinde ich zwei Teilnehmer miteinander?, Seite Für die jetzt direkt miteinander verbundenen Teilnehmer, an deren Gespräch Sie nun nicht mehr beteiligt sind, können trotzdem noch Kosten bei Ihnen anfallen. Diese entstehen auf Ihrer Seite nur dann, wenn eine oder beide Verbindungen von Ihnen aufgebaut wurden. Wenn Sie zum Beispiel von Teilnehmer A angerufen wurden und Sie dann Teilnehmer B zwecks Rückfrage angerufen haben, laufen bei Ihnen die Gesprächskosten für die Verbindung zu Teilnehmer B auf. Es entstehen keine Kosten für Sie, wenn sowohl Teilnehmer A als auch Teilnehmer B bei Ihnen angerufen haben. Wenn Sie jedoch beide Teilnehmer angerufen haben, gehen die Kosten für beide Verbindungen zu Ihren Lasten. Wenn Sie eine Namenstaste mit einem Teilnehmer belegt haben, ist ein Verbinden auch möglich. Klicken Sie auf die aktive Verbindung und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die Maus auf die Namenstaste des Teilnehmers, mit dem Sie den gerade aktiven Gesprächspartner verbinden möchten. Lassen Sie die Maustaste los, beide Teilnehmer sind nun direkt miteinander verbunden. Konferenz einleiten So leiten Sie eine Konferenz ein Voraussetzung: Sie haben mindestens zwei Leitungen im Zustand Aktiv bzw. Halten. 1. Ziehen Sie per Drag & Drop die gehaltene Leitung auf die aktive Leitung. Die aktive Leitung wird zur Konferenzleitung, die gehaltene Leitung wird frei. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 5.16, Wie telefoniere ich mit mehreren Teilnehmern gleichzeitig (Konferenz)?, Seite SwyxIt! im Detail

105 Leitungszustand Eine Leitung kann verschiedene Zustände annehmen. Abhängig vom Zustand können Sie bestimmte Funktionen aufrufen. Jeder Zustand wird auf der Standard-Bedienoberfläche durch eine animierte Grafik verdeutlicht. Leitungszustand Frei animierte Grafik Erläuterung Kein Gespräch vorhanden. Hörer abgehoben, Wählton intern Hörer abgehoben, Wählton unterbrochen Hörer abgehoben, Wählton Amt Wählen, kein Wählton Kommender Ruf Sie hören das Freizeichen oder den internen Wählton und können mit dem Wählen der Rufnummer beginnen. Haben Sie eine neue Voic empfangen, so hören Sie einen unterbrochenen Wählton. Sie können trotzdem mit dem Wählen beginnen. Sie haben bereits die Amtsholung gewählt und hören das Amt-Freizeichen. Sie können nun mit dem Wählen der öffentlichen Rufnummer beginnen. Sie wählen gerade, haben schon einige Ziffern der Rufnummer eingegeben und hören daher keinen Wählton mehr. Sie werden angerufen. Der Anruf auf dieser Leitung wird durch Klingeln signalisiert. Gehender Ruf (Klingeln) Sie rufen einen Teilnehmer an. Dort ertönt das Klingelzeichen. Gehender Ruf (Anklopfen) Der angerufene Teilnehmer telefoniert gerade. Ihr Anruf wird dort durch Anklopfen signalisiert. Gehender Ruf (Besetzt) Der angerufene Anschluss ist besetzt oder der Teilnehmer nicht erreichbar. Verbindung aktiv Die Verbindung ist hergestellt. Sie können mit dem Teilnehmer sprechen. Verbindung gehalten Das Telefongespräch wird gehalten. Ihr Gesprächspartner hört eine Wartemusik. SwyxIt!-Features 7-25

106 Leitungszustand Verbinden ohne Rückfrage (Blind Call Transfer) animierte Grafik Erläuterung Ein Gespräch wird ohne Rückfrage weitergeleitet. Konferenz aktiv Sie nehmen an einer Konferenz aktiv teil, d.h. Sie können mit allen Gesprächspartnern sprechen. Konferenz gehalten Beendet Sie nehmen an einer Konferenz teil, haben diese aber vorübergehend verlassen (gehalten). Die anderen Konferenzteilnehmer kommunizieren weiter miteinander. Das Telefongespräch wurde von der Gegenseite beendet. Sie hören das Besetztzeichen. Leitung gesperrt Die Leitung ist während einer Nachbearbeitungszeit für eingehende Rufe gesperrt. Direktansprache Die Verbindung für die Direktansprache wird sofort hergestellt. Der Anrufer kann direkt sprechen. Den Leitungszustand "Direktansprache" sieht nur der Angerufene. Für den Anrufer sieht die Leitung wie bei einem normaler Anruf aus. Kontextmenü zur Leitungstaste Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Leitungstaste klicken, erscheint ein Kontextmenü. Das Kontextmenü ist abhängig vom Leitungszustand. Frei - Leitung ist inaktiv (kein Gespräch vorhanden) Menübefehl Abheben und wählen Leitung sperren Einfügen Hilfe Eigenschaften Erläuterung Sie können die Rufnummer des Teilnehmers, den Sie anrufen möchten, über Tastatur oder Zifferntasten eingeben. Die Leitung ist während einer Nachbearbeitungszeit für eingehende Rufe gesperrt (siehe Kapitel , Sperren von Leitungen (Nachbearbeitungszeit), Seite 7-36). Inhalt der Zwischenablage wird als Rufnummer übernommen und angewählt. Online-Hilfe aufrufen. Diese Leitungstaste konfigurieren (siehe Leitungstaste konfigurieren, Seite 7-34) SwyxIt! im Detail

107 Menübefehl Erläuterung Wechseln in den Hörer abgehoben -Zustand. Hörer abgehoben Sie hören ein Freizeichen oder einen unterbrochenen Wählton und können wählen Klick auf Leitungstaste Menübefehl Verbindungsaufbau abbrechen Einfügen Kontakt anzeigen Journaleintrag Hilfe Eigenschaften Erläuterung Die Leitung wird wieder frei (inaktiv). Inhalt der Zwischenablage wird als Rufnummer übernommen und angewählt. Sie können einen Outlook-Kontakt für das aktuelle Gespräch anzeigen oder neu erstellen. Sie können einen Journaleintrag in Outlook für das aktuelle Gespräch erstellen. Online-Hilfe aufrufen. Diese Leitungstaste konfigurieren (siehe Leitungstaste konfigurieren, Seite 7-34). Verbindung beenden. Die Leitung wird wieder frei (inaktiv). Wählen - der Wählvorgang läuft Klick auf Leitungstaste Menübefehl Verbindungsaufbau abbrechen Einfügen Kontakt anzeigen Journaleintrag Hilfe Eigenschaften Klick auf Leitungstaste Erläuterung Die Leitung wird wieder frei (inaktiv). Inhalt der Zwischenablage wird an die bisher eingegebene Nummer angehängt. Sie können einen Outlook-Kontakt für das aktuelle Gespräch anzeigen oder neu erstellen. Sie können einen Journaleintrag in Outlook für das aktuelle Gespräch erstellen. Online-Hilfe aufrufen. Diese Leitungstaste konfigurieren (siehe Leitungstaste konfigurieren, Seite 7-34). Verbindung beenden. Die Leitung wird wieder frei (inaktiv). SwyxIt!-Features 7-27

108 Kommender Ruf es klingelt auf dieser Leitung Menübefehl Ruf annehmen / übernehmen Ruf ablehnen Übergabe an Rufnummer... Übergabe an Voic ... Kontakt anzeigen Journaleintrag Hilfe Eigenschaften Erläuterung Sie nehmen den Ruf an. Die Leitung wird aktiv. Der Anruf wird abgewiesen, ohne dass er angenommen wurde, und zur Voic umgeleitet. Die Leitung wird wieder frei (inaktiv). Der Ruf wird an die einzugebende Nummer weitergeleitet. Der Ruf wird an die Voic weitergeleitet. Sie können einen Outlook-Kontakt für das aktuelle Gespräch anzeigen oder neu erstellen. Sie können einen Journaleintrag in Outlook für das aktuelle Gespräch erstellen. Online-Hilfe aufrufen. Diese Leitungstaste konfigurieren (siehe Leitungstaste konfigurieren, Seite 7-34). Gespräch annehmen. Wenn Sie gerade ein Telefongespräch führen, wird dieses Gespräch gehalten. Ihr Gesprächspartner hört eine Wartemusik. Gehender Ruf (Klingeln) - beim angerufenen Teilnehmer klingelt das Telefon Klick auf Leitungstaste Menübefehl Verbindungsaufbau abbrechen Übergabe / Verbinden Übergabe an > Kontakt anzeigen Journaleintrag Hilfe Eigenschaften Klick auf Leitungstaste Erläuterung Die Leitung wird wieder frei (inaktiv). Der Ruf wird an die gehaltene Leitung übergeben (Verbinden ohne Rückfrage). Die gerade aktive Leitung wird an eine der gehaltenen Leitungen übergeben. Sie können einen Outlook-Kontakt für das aktuelle Gespräch anzeigen oder neu erstellen. Sie können einen Journaleintrag in Outlook für das aktuelle Gespräch erstellen. Online-Hilfe aufrufen. Diese Leitungstaste konfigurieren (siehe Leitungstaste konfigurieren, Seite 7-34). Verbindung beenden. Die Leitung wird wieder frei (inaktiv) SwyxIt! im Detail

109 Gehender Ruf (Anklopfen) beim Teilnehmer wird angeklopft Menübefehl Verbindungsaufbau abbrechen Übergabe / Verbinden Übergabe an > Rückruf anfordern Kontakt anzeigen Journaleintrag Hilfe Eigenschaften Erläuterung Die Leitung wird wieder frei (inaktiv). Der Ruf wird an die gehaltene Leitung übergeben (Verbinden ohne Rückfrage). Die gerade aktive Leitung wird an eine der gehaltenen Leitungen übergeben. Diese Option ist nur dann aktiviert, wenn mehrere Leitungen gehalten werden. Ihr Wunsch nach Rückruf wird in die Anrufliste des angerufenen Teilnehmers eingetragen. In Ihrer eigenen Rückrufliste wird der Rückrufwunsch ebenfalls vermerkt. Die Leitung wird wieder frei (inaktiv). Nur intern möglich. Sie können einen Outlook-Kontakt für das aktuelle Gespräch anzeigen oder neu erstellen. Sie können einen Journaleintrag in Outlook für das aktuelle Gespräch erstellen. Online-Hilfe aufrufen. Diese Leitungstaste konfigurieren (siehe Leitungstaste konfigurieren, Seite 7-34). Verbindung beenden. Die Leitung wird wieder frei (inaktiv). Gehender Ruf (Besetzt) - Sie hören das Besetztzeichen Klick auf Leitungstaste Menübefehl Verbindungsaufbau abbrechen Rückruf anfordern Kontakt anzeigen Journaleintrag Hilfe Eigenschaften Erläuterung Die Leitung wird wieder frei (inaktiv). Ihr Wunsch nach Rückruf wird in die Anrufliste des angerufenen Teilnehmers eingetragen. In Ihrer eigenen Rückrufliste wird der Rückrufwunsch ebenfalls vermerkt. Die Leitung wird wieder frei (inaktiv). Nur intern möglich. Sie können einen Outlook-Kontakt für das aktuelle Gespräch anzeigen oder neu erstellen. Sie können einen Journaleintrag in Outlook für das aktuelle Gespräch erstellen. Online-Hilfe aufrufen. Diese Leitungstaste konfigurieren (siehe Leitungstaste konfigurieren, Seite 7-34). SwyxIt!-Features 7-29

110 Menübefehl Klick auf Leitungstaste Erläuterung Verbindung beenden. Die Leitung wird wieder frei (inaktiv). Verbindung aktiv Sie können sprechen Menübefehl Halten Verbindung beenden Übergabe / Verbinden Übergabe an > Mit Nummer/ URI verbinden Konferenz (Alle Leitungen) Auf dieser Leitung Konferenz einleiten Einfügen Kontakt anzeigen Journaleintrag Hilfe Eigenschaften Klick auf Leitungstaste Erläuterung Die Verbindung wird gehalten. Ihr Gesprächspartner hört eine Wartemusik. Die Leitung wird wieder frei (inaktiv). Zwei Teilnehmer miteinander verbinden. Das aktive Gespräch wird mit dem gehaltenen Gespräch verbunden. Ihre beiden Leitungen werden frei (inaktiv). Die gerade aktive Leitung wird an eine der gehaltenen Leitungen übergeben. Diese Option ist nur dann aktiviert, wenn mehrere Leitungen gehalten werden. Eine neue Rufnummer kann eingegeben werden, an die das Gespräch dann übergeben wird. Alle Leitungen (die aktive und alle gehaltenen) werden zu einer Konferenz zusammengefügt. Diese Leitung wird zur Konferenzleitung. Zu dieser Konferenz können dann andere Leitungen hinzugefügt werden. Inhalt der Zwischenablage übertragen. Zum Beispiel können Sie so Ihre PIN zum Abhören eines Anrufbeantworters übermitteln. Sie können einen Outlook-Kontakt für das aktuelle Gespräch anzeigen oder neu erstellen. Sie können einen Journaleintrag in Outlook für das aktuelle Gespräch erstellen. Online-Hilfe aufrufen. Diese Leitungstaste konfigurieren (siehe Leitungstaste konfigurieren, Seite 7-34). Telefongespräch halten. Ihr Gesprächspartner hört eine Wartemusik. Verbindung gehalten Ihr Gesprächspartner hört Wartemusik Menübefehl Verbindung aktivieren Erläuterung Gehaltenes Telefongespräch wieder aktivieren SwyxIt! im Detail

111 Menübefehl Verbindung beenden Übergabe / Verbinden Übergabe an Mit Nummer/ URI verbinden Konferenz (Alle Leitungen) Auf dieser Leitung Konferenz einleiten Kontakt anzeigen Journaleintrag Hilfe Eigenschaften Klick auf Leitungstaste Erläuterung Die Leitung wird wieder frei (inaktiv). Zwei Teilnehmer miteinander verbinden. Das aktive Gespräch wird mit dem gehaltenen Gespräch verbunden. Ihre beiden Leitungen werden frei (inaktiv). Die gerade aktive Leitung wird an eine der gehaltenen Leitungen übergeben. Diese Option ist nur dann aktiviert, wenn mehrere Leitungen gehalten werden. Eine neue Rufnummer kann eingegeben werden, an die das Gespräch dann übergeben wird. Alle Leitungen (die aktive und alle gehaltenen) werden zu einer Konferenz zusammengefügt. Diese Leitung wird zur Konferenzleitung. Zu dieser Konferenz können dann andere Leitungen hinzugefügt werden. Sie können einen Outlook-Kontakt für das aktuelle Gespräch anzeigen oder neu erstellen. Sie können einen Journaleintrag in Outlook für das aktuelle Gespräch erstellen. Online-Hilfe aufrufen. Diese Leitungstaste konfigurieren (siehe Leitungstaste konfigurieren, Seite 7-34). Gehaltenes Telefongespräch wieder aktivieren. Verbindung weitergeleitet (Blind Call Transfer) Menübefehl Verbindung aktivieren Verbindung beenden Kontakt anzeigen Journaleintrag Hilfe Eigenschaften Erläuterung Weitergeleitetes Telefongespräch wieder aktivieren. Die Leitung wird wieder frei (inaktiv). Die weitergeleitete Verbindung wird abgebaut. Sie können einen Outlook-Kontakt für das aktuelle Gespräch anzeigen oder neu erstellen. Sie können einen Journaleintrag in Outlook für das aktuelle Gespräch erstellen. Online-Hilfe aufrufen. Diese Leitungstaste konfigurieren (siehe Leitungstaste konfigurieren, Seite 7-34). SwyxIt!-Features 7-31

112 Menübefehl Klick auf Leitungstaste Erläuterung Weitergeleitetes Telefongespräch wieder aktivieren. Konferenz aktiv - Sie nehmen an der Konferenz teil Menübefehl Halten Konferenz beenden Konferenz (Alle Leitungen) Konferenz erweitern Hilfe Eigenschaften Klick auf Leitungstaste Erläuterung Die Konferenzleitung wird gehalten, alle anderen Konferenzteilnehmer können weiter miteinander sprechen. Sie beenden die Konferenz für alle Teilnehmer. Nur möglich wenn Sie die Konferenz eingeleitet haben. Alle Leitungen (die aktive und alle gehaltenen) werden zu einer Konferenz zusammengefügt. Sie können die Leitung auswählen, die Sie zur bestehenden Konferenz hinzufügen möchten. Online-Hilfe aufrufen. Diese Leitungstaste konfigurieren (siehe Leitungstaste konfigurieren, Seite 7-34). Die Konferenzleitung wird gehalten. Konferenz gehalten - Die Konferenz wird gehalten, die anderen Teilnehmer sprechen weiter miteinander Menübefehl Verbindung aktivieren Konferenz beenden Konferenz (Alle Leitungen) Konferenz erweitern Hilfe Eigenschaften Klick auf Leitungstaste Erläuterung Gehaltene Konferenz wieder aktivieren. Sie beenden die Konferenz für alle Teilnehmer. Nur möglich wenn Sie die Konferenz eingeleitet haben. Alle Leitungen (die aktive und alle gehaltenen) werden zu einer Konferenz zusammengefügt. Sie können die Leitung auswählen, die Sie zur bestehenden Konferenz hinzufügen möchten. Die Konferenzleitung ist anschließend aktiv. Online-Hilfe aufrufen. Diese Leitungstaste konfigurieren (siehe Leitungstaste konfigurieren, Seite 7-34). Die Konferenzleitung wird wieder aktiviert SwyxIt! im Detail

113 Beendet - Der Gesprächspartner hat aufgelegt Menübefehl Auflegen Hilfe Eigenschaften Klick auf Leitungstaste Erläuterung Die Leitung wird wieder frei (inaktiv). Online-Hilfe aufrufen. Diese Leitungstaste konfigurieren (siehe Leitungstaste konfigurieren, Seite 7-34). Der Hörer wird aufgelegt. Die Leitung wird wieder frei (inaktiv). Gesperrt - Die Leitung ist für eingehende Rufe vorübergehend gesperrt Menübefehl Abheben und wählen Leitung freigeben Einfügen Hilfe Eigenschaften Klick auf Leitungstaste Erläuterung Sie können die Rufnummer des Teilnehmers, den Sie anrufen möchten, über Tastatur oder Zifferntasten eingeben. Gibt die Leitung wieder für eingehende Rufe frei. Inhalt der Zwischenablage wird als Rufnummer übernommen und angewählt. Online-Hilfe aufrufen. Diese Leitungstaste konfigurieren (siehe Leitungstaste konfigurieren, Seite 7-34). Gibt die Leitung wieder für eingehende Rufe frei. Direktansprache Sie werden angesprochen Menübefehl Ruf annehmen Ruf ablehnen Hilfe Eigenschaften Klick auf Leitungstaste Erläuterung Die Direktansprache wird zu einer Verbindung, d.h Sie können dem Gesprächspartner antworten. Die Leitung geht in den normalen Gesprächszustand über. Liegt der Hörer noch auf, wird wenn möglich in den Modus Freisprechen gewechselt. Die aktive Verbindung wird beendet. Online-Hilfe aufrufen. Diese Leitungstaste konfigurieren (siehe Leitungstaste konfigurieren, Seite 7-34). Die Leitung geht in den normalen Gesprächszustand über. Liegt der Hörer noch auf, wird wenn möglich in den Modus Freisprechen gewechselt. SwyxIt!-Features 7-33

114 Leitungstaste konfigurieren Sie können die Beschriftung für jede Leitungstaste einzeln festlegen. Da Sie auch mehrere Rufnummern haben können, bestimmen Sie hier, welche Ihrer Rufnummern oder Benutzerkonten den Leitungen für ein- und ausgehende Rufe zugeordnet sind. Beispiel für kommende Rufe (Sie werden angerufen): Sie haben der Leitung 1 die Nummer 100 und Leitung 2 die Nummer 101 zugeordnet. Wählt nun ein Teilnehmer die Nummer 101, kommt das Gespräch bei Ihnen auf Leitung 2 an. Die Zuordnung von Benutzerkonten, z.b. wenn Sie bei meheren Anbietern ein SIP-Konto haben, funktioniert ähnlich. Sie haben der Leitung 1 das SIP-Konto und Leitung 2 das Konto zugeordnet. Je nachdem, über welchen Anbieter der Ruf eingeht, wird das Gespräch einer Leitung zugeordnet. Beispiel für gehende Rufe (Sie rufen an): Sie haben der Leitung 2 die Nummer 101 zugeordnet. Wenn Sie nun einen Teilnehmer mit Leitung 2 anrufen, wird die Durchwahl 101 verwendet. Der angerufene Teilnehmer sieht in seinem Display, dass er von dem Teilnehmer mit der Nummer 101 angerufen wird. Die Zuordnung von Benutzerkonten, z.b. wenn Sie bei meheren Anbietern ein SIP-Konto haben, funktioniert ähnlich. Hier wird der Ruf über den Anbieter abgewickelt, der der Leitung zugewiesen ist SwyxIt! im Detail

115 Leitungstaste konfigurieren So legen Sie die Eigenschaften einer Leitungstaste fest 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Leitungstaste. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Eigenschaften. Es erscheint das Fenster Eigenschaften von Geben Sie im Feld Beschriftung den Text ein, der auf der Leitungstaste angezeigt werden soll. 4. Klicken Sie in der Dropdownliste Kommende Rufe auf die Nummer(n), die für diese Leitung verwendet werden soll. Jede Durchwahl Alle für Sie eingehenden Rufe, ganz gleich für welche Rufnummer, werden auf dieser Leitung angezeigt. Gruppenrufe werden nicht angezeigt. <Rufnummer> oder <SIP- Konto> Abbildung 7-13 Eigenschaften der Leitungstasten Auf dieser Leitung gehen nur Rufe mit dieser Rufnummer oder für dieses Konto ein. Beispiel: Sie haben für Leitung 1 die Durchwahl Kommende Rufe 100 konfiguriert. Wird nun die 100 angewählt, geht dieser Ruf auf Leitung 1 ein. Nur Gruppenrufe Alle Gruppenrufe für die Gruppen, deren Mitglied Sie sind. Alle Rufe Alle Rufe für Ihre Rufnummer(n) und alle Gruppenrufe für die Gruppen, deren Mitglied Sie sind. Haben Sie keine Leitungstaste für Nur Gruppenrufe oder Alle Rufe konfiguriert, so werden bestimmte Rufe (sowohl Gruppen- als auch persönliche Rufe) trotz anderslautender Konfiguration auf der ersten freien Leitungstaste signalisiert. Dies dient dazu Rufe auch bei Fehlkonfiguration der Leitungstasten auf jeden Fall zuzustellen. 5. Klicken Sie in der Dropdownliste Gehende Rufe auf die Rufummer bzw. das SIP-Konto, welche(s) Sie für Anrufe von dieser Leitung aus verwenden möchten. Diese Nummer wird in der Regel beim angerufenen Teilnehmer angezeigt und kann zur Abrechnung herangezogen werden. Verfügen Sie nur über eine Rufnummer, dann wird diese Nummer automatisch auch für ausgehende Rufe auf dieser Leitung verwendet. Legen Sie hier weiter fest, ob bei gehenden Rufen die Rufnummer immer unterdrückt werden soll. SwyxIt!-Features 7-35

116 6. Soll diese Leitung nach jedem Gespräch vorübergehend besetzt (gesperrt) sein, so aktivieren Sie die Option Leitung nach Gespräch sperren. Legen Sie die Zeitspanne fest, für die diese Leitung im Anschluss an ein Gespräch gesperrt sein soll (Standardwert: 100 Sekunden). 7. Klicken Sie auf OK. Im Benutzerprofil legen Sie die Anzahl der Leitungstasten fest. Dort können Sie auch alle Leitungstasten in einem Durchlauf konfigurieren (siehe Kapitel 8.8.6, Leitungstasten, Seite 8-30) Sperren von Leitungen (Nachbearbeitungszeit) Sie können eine Leitung gezielt für alle weiteren eingehenden Rufe sperren, um z.b. nach einem Kundenanruf ausreichend Zeit zu haben die Kundenanfrage zu bearbeiten. Ihr SwyxIt! ist dann für weitere eingehenden Rufe besetzt. Möchten Sie für eine Leitung immer eine begrenzte Nachbearbeitungszeit konfigurieren, so legen Sie dieses bei der Konfiguration der Leitung fest. Leitung sperren So sperren Sie eine Leitung nach jedem Gespräch 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Leitungstaste. Das Kontextmenü erscheint. 2. Wählen Sie im Kontextmenü Eigenschaften. Es erscheint das Fenster Eigenschaften von Aktivieren Sie die Option Leitung nach Gespräch sperren. 4. Legen Sie eine Zeitspanne ( Sekunden) fest. 5. Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf OK. Die Leitung wird nun nach jedem Gespräch für die angegebene Zeitspanne gesperrt. Abbildung 7-14 Einstellungen, die eine Beginnen Sie auf einer gesperrten Leitung einen ausgehenden Ruf, so ist diese Leitung nach dem Auflegen wieder für eingehende Rufe freigegeben SwyxIt! im Detail

117 Leitung vorübergehend sperren Leitung freigeben So sperren Sie eine Leitung vorübergehend 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Leitungstaste. Das Kontextmenü erscheint. 2. Wählen Sie im Kontextmenü die Option Leitung sperren. Die Leitung ist gesperrt, bis diese Leitung wieder freigegeben wird. Auf einer gesperrten Leitung eingehende Rufe werden gemäß der Umleitung bei Besetzt umgeleitet. So geben Sie eine gesperrte Leitung frei 1. Eine gesperrte Leitung wird freigegeben durch: einen erneuten Aufruf des Kontextmenüs und Wählen der Option Leitung freigeben oder Klicken auf die Leitungstaste oder einen Anruf, den Sie auf dieser Leitung vornehmen und beenden Namenstaste Die Rufnummern häufig benötigter Gesprächspartner können auf Namenstasten gespeichert werden. Die Namenstasten ermöglichen eine schnelle Anwahl: Klicken Sie einfach auf die Namenstaste, um den Teilnehmer anzuwählen. Statussignalisierung Für Teilnehmer in Ihrem Unternehmen gibt die Namenstaste ebenfalls Auskunft darüber, ob der Teilnehmer zur Zeit angemeldet ist (Sie ihn also erreichen können), die Leitung des Teilnehmers gerade besetzt oder frei ist. Diese Statussignalisierung muss vom Systemadministrator definiert werden. Sie kann einseitig oder beidseitig festgelegt werden. Namenstasten Status Grün: Der Anschluss von Anne ist frei. Grau: Tom und Ralf sind nicht angemeldet. Rot: Uwe telefoniert. Rufsignalisierung Wenn die Rufsignalisierung zwischen dem angerufenen Teilnehmer und Ihnen eingerichtet ist, werden dessen Anrufe im Display, in der Sprechblase und auf dessen Namenstaste (sofern vorhanden) angezeigt, die Übernahmetaste blinkt und nach 10 Sekunden ertönt ein Signalton. Mit einem Klick auf die Namenstaste oder die Übernahmetaste können Sie dann das Gespräch annehmen. SwyxIt!-Features 7-37

118 Kontextmenü zur Namenstaste Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Namenstaste klicken, erscheint ein Kontextmenü. Das Kontextmenü ist abhängig vom Status des Teilnehmers. Menübefehl <Name des Teilnehmers> Erläuterung Die Rufnummer wird entsprechend der Konfiguration der Namenstaste sofort gewählt oder in das Telefondisplay übertragen. Direktansprache Die Verbindung für die Direktansprache wird sofort hergestellt. Der Anrufer kann direkt sprechen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 5.3, Direktansprache, Seite 5-3. Ruf annehmen / übernehmen Rückruf anfordern Sie können den eingehenden Anruf übernehmen. Wenn die Rufsignalisierung zwischen dem angerufenen Teilnehmer und Ihnen eingerichtet ist, werden dessen Anrufe im Display, in der Sprechblase und auf dessen Namenstaste (sofern vorhanden) angezeigt, die Übernahmetaste blinkt und nach 10 Sekunden ertönt ein Signalton. Durch Klicken auf diesen Menübefehl, die Übernahmetaste oder die Namenstaste können Sie das Gespräch sofort annehmen. Ihr Wunsch nach Rückruf wird in die Anrufliste des angerufenen Teilnehmers eingetragen. In Ihrer eigenen Rückrufliste wird der Rückrufwunsch ebenfalls vermerkt. Die Leitung wird wieder frei (inaktiv). Nur intern möglich. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 7.5, Rückruf, Seite Hilfe Online-Hilfe aufrufen. Eigenschaften Namenstaste konfigurieren (siehe Namenstaste konfigurieren, Seite 7-38). Klick auf Namenstaste Die Rufnummer wird entsprechend der Konfiguration der Namenstaste sofort gewählt oder in das Telefondisplay übertragen. Wenn die Rufsignalisierung zwischen dem angerufenen Teilnehmer und Ihnen eingerichtet ist, werden dessen Anrufe im Display, in der Sprechblase und auf dessen Namenstaste (sofern vorhanden) angezeigt, die Übernahmetaste blinkt und nach 10 Sekunden ertönt ein Signalton. Durch Klicken auf diesen Menübefehl, die Übernahmetaste oder die Namenstaste können Sie das Gespräch sofort annehmen. Namenstaste konfigurieren Konfigurieren Sie die Namenstaste wie nachfolgend beschrieben. Namenstaste konfigurieren So legen Sie die Eigenschaften einer Namenstaste fest 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Namenstaste. Das Kontextmenü erscheint SwyxIt! im Detail

119 2. Klicken Sie auf Eigenschaften. Es erscheint das Fenster Eigenschaften von Im Feld Rufnummer/URI geben Sie die Rufnummer an, die mit der Namenstaste gewählt wird. Gültige Rufnummern sind z.b. Ziffernfolgen, SIP-URIs oder symbolische Benutzernamen. 4. Geben Sie im Feld Beschriftung den Text für die Beschriftung der Namenstaste ein. 5. Geben Sie im Feld Bild den Dateinamen einer Grafik im Bitmap-Format (BMP) ein. Dieses Bild wird auf der Namenstaste angezeigt. Hier können Sie beispielsweise ein kleines Portrait des Teilnehmers einbringen. Klicken Sie auf Abbildung 7-15 Einstellung der Namenstasten, um nach entsprechenden Dateien zu suchen. Sie können nur dann eine Grafik auswählen, wenn die von Ihnen verwendete Skin für diese Taste ein benutzerdefiniertes Bild vorsieht. 6. Schalten Sie die Option Sofortige Anwahl ein, um den Teilnehmer sofort durch Klicken auf die Namenstaste anzuwählen. Ist die Option ausgeschaltet, können Sie die Rufnummer vor dem eigentlichen Wählvorgang noch ändern. 7. Schalten Sie die Option Display vor Anwahl löschen ein, damit der Display-Inhalt nur diese Nummer enthält. Ist diese Option ausgeschaltet, wird die zugeordnete Rufnummer an den Display-Inhalt angehängt. So ist es möglich, durch Klicken auf zwei Namenstasten nacheinander eine Call-by-Call-Vorwahl und die eigentliche Nummer des Teilnehmers aneinanderzuhängen. 8. Aktivieren Sie die Option Direktansprache, so wird die Nummer sofort gewählt und die Verbindung direkt aufgebaut, d.h. das Telefon ihres Gesprächspartners nimmt den Ruf sofort automatisch an (siehe Kapitel 5.3, Direktansprache, Seite 5-3). 9. Klicken Sie auf OK. Namenstasten lassen sich per Drag & Drop kopieren. Ziehen Sie einfach die zu kopierende Namenstaste auf die neu zu belegende Namenstaste. Namens- und Verknüpfungstasten lassen sich auch exportieren und importieren, um sie beispielsweise einer Gruppe zur Verfügung zu stellen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel , Namens- und Verknüpfungstasten exportieren und importieren, Seite SwyxIt!-Features 7-39

120 Verknüpfungstaste Mit Verknüpfungstasten lassen sich Verknüpfungen mit häufig benutzten Programmen und Webseiten erstellen. So können Sie durch einen Klick auf die Taste beispielsweise eine Suchmaschine im Internet aufrufen oder eine Kundendatenbank starten. Kontextmenü zur Verknüpfungstaste Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Verknüpfungstaste klicken, erscheint ein Kontextmenü. Menübefehl Hilfe Eigenschaften Erläuterung Online-Hilfe aufrufen. Verknüpfungstaste mit Programm oder Internet-Adresse belegen. Verknüpfungstaste belegen So verbinden Sie eine Verknüpfungstaste mit einem Programm oder einer Internet- Adresse 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfungstaste. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Eigenschaften. Es erscheint das Fenster Eigenschaften von Im Feld Befehlszeile geben Sie Namen und Pfad des auszuführenden Programms oder die gewünschte Webseite ein. Beispiele: Outlook: //Öffentliche Ordner/Alle öffentlichen Ordner/Swyx Mitarbeiter C:\Programme\Microsoft Office\Office\winword.exe Klicken Sie auf, um nach entsprechenden Dateien zu suchen. 4. Im Feld Arbeitsverzeichnis geben Sie optional den Pfad Abbildung 7-16 Eigenschaften der Verknüpfungstaste zum gewünschten Arbeitsverzeichnis an. In manchen Fällen benötigen Programme Dateien, die an anderen Orten gespeichert sind. Für diesen Fall können Sie hier den Pfad zum Arbeitsverzeichnis angeben, sodass diese Dateien gefunden werden können. 5. Geben Sie im Feld Beschriftung den Text an, der auf der Taste angezeigt werden soll SwyxIt! im Detail

121 6. Geben Sie im Feld Bild den Dateinamen einer Grafik im Bitmap-Format (BMP) ein. Dieses Bild wird auf der Verknüpfungstaste angezeigt. Hier können Sie beispielsweise das Logo eines Programms oder eines Unternehmens einbringen. Klicken Sie auf, um nach entsprechenden Dateien zu suchen. Sie können nur dann eine Grafik auswählen, wenn die von Ihnen verwendete Skin für diese Taste ein benutzerdefiniertes Bild vorsieht. 7. Klicken Sie auf OK. Namens- und Verknüpfungstasten lassen sich auch exportieren und importieren, um sie beispielsweise einer Gruppe zur Verfügung zu stellen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel , Namens- und Verknüpfungstasten exportieren und importieren, Seite Namens- und Verknüpfungstasten exportieren und importieren Rufnummern häufig benötigter Gesprächspartner, sowie Verknüpfungen zu häufig benutzten Programmen, können importiert und exportiert werden. Namens-/ Verknüpfungstasten exportieren So exportieren Sie alle Namens- und Verknüpfungstasten 1. Klicken Sie auf Datei Namens-/Verknüpfungstasten Exportieren.... Es erscheint das Fenster Datei speichern unter Wählen Sie ein Verzeichnis, in das Sie die Konfiguration Ihrer Namens- und Verknüpfungstasten speichern möchten. 3. Geben Sie einen Dateinamen an und bestätigen Sie mit Speichern. Alle konfigurierten Namens- und Verknüpfungstasten werden in der definierten Datei gespeichert. So importieren Sie Namens- und Verknüpfungstasten Namens-/ Verknüpfungstasten importieren Das Importieren von Namens- und Verknüpfungstasten überschreibt bereits von Ihnen belegten Tasten. 1. Klicken Sie auf Datei Namens-/Verknüpfungstasten Importieren Bestätigen Sie die Warnmeldung durch Klicken auf OK oder klicken Sie auf Abbrechen. Es erscheint das Fenster Öffnen. 3. Wählen Sie das Verzeichnis, das eine Namens- und Verknüpfungstasten-Datei *.key enthält. 4. Markieren Sie die gewünschte Datei und bestätigen Sie die Auswahl durch Klicken auf Öffnen. Die in der ausgewählten Datei definierten Namens- und Verknüpfungstasten werden importiert. Die Zuordnung der Tasten erfolgt über die Bezeichnung der Tasten (z.b. Namenstaste 1 wird wieder der Namenstaste 1 zugeordnet). Die Anzahl der auf der Skin Ihres SwyxIt! sichtbaren Tasten wird durch das Importieren nicht verändert Telefonbuch Im Telefonbuch werden häufig benötigte Rufnummern gespeichert. Sie können diese dann direkt aus dem Telefonbuch heraus anwählen. Zwei verschiedene Telefonbücher stehen für Sie bereit: SwyxIt!-Features 7-41

122 das Globale Telefonbuch und das Persönliche Telefonbuch. Das Globale Telefonbuch ist allen Benutzern zugänglich und enthält Informationen über die Verfügbarkeit der Teilnehmer innerhalb Ihres Unternehmens, z.b. ob sie angemeldet sind oder gerade telefonieren. Der Systemadministrator oder Benutzer mit entsprechender Berechtigung können weitere Rufnummern in dieses Globale Telefonbuch aufnehmen, z.b. die Teilnehmer eines anderen Standortes. Für diese Rufnummern wird allerdings keine Verfügbarkeit signalisiert. Im Globalen Telefonbuch finden Sie auch die Rufnummern einzelner Gruppen. Im Persönlichen Telefonbuch können Sie Ihre persönlichen Rufnummern speichern, verändern und löschen. Es kann beliebig viele Einträge aufnehmen. Auf dieses Telefonbuch haben Sie alleinigen Zugriff. Sie können diese Einträge auch exportieren bzw. importieren. Speichern Sie die Rufnummern in das öffentliche Netz in Ihrem Telefonbuch möglichst immer im Kanonischen Rufnummernformat (Beispiel: +49 (89) ) bzw. als SIP-URI bei VoIP-Nummern (Beispiel: Die Telefonbuchfunktionen stehen Ihnen zusätzlich zur Verwendung des Telefonverzeichnisses zur Verfügung, das Sie möglicherweise über Ihren Outlook-Ordner Kontakte führen. Aus dem Telefonbuch können Sie Ihre Kontakte auch direkt anzeigen oder neue Kontakte erstellen. Wie Sie Ihre Outlook-Kontakte zusammen mit SwyxIt! verwenden, erfahren Sie in Kapitel 6, Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!, Seite 6-1. Telefonbuch aufrufen So rufen Sie das Telefonbuch auf 1. Sie haben mehrere Möglichkeiten: Klicken Sie auf die Taste Telefonbuch oder klicken Sie in der Menüleiste auf Listen Telefonbuch... oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt! und im Kontextmenü auf Listen Telefonbuch.... Es erscheint das Fenster Telefonbuch SwyxIt! im Detail

123 Abbildung 7-17 Telefonbuch Teilnehmer aus Telefonbuch anrufen Teilnehmer zum Telefonbuch hinzufügen So rufen Sie einen Teilnehmer aus dem Telefonbuch an 1. Sie haben mehrere Möglichkeiten: Klicken Sie auf die Taste Telefonbuch oder klicken Sie in der Menüleiste auf Listen Telefonbuch... oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt! und dann auf Listen Telefonbuch.... Es erscheint das Fenster Telefonbuch. 2. Klicken Sie auf die entsprechende Registerkarte, um das zu verwendende Telefonbuch auszuwählen (global oder persönlich). Haben Sie das Globale Telefonbuch ausgewählt, können Sie mit Hilfe der Taste Aktualisieren die Statusanzeige der derzeitigen Erreichbarkeit aktualisieren. Ist ein Teilnehmer nicht an demselben SwyxServer angemeldet wie Sie, so kann über seinen Status keine Aussage getroffen werden. Ein solcher Teilnehmer kann z.b. über eine Standortkopplung mit Ihrem SwyxServer verbunden sein oder der Eintrag wurde dem Globalen Telefonbuch vom Administrator oder einem berechtigten Benutzer hinzugefügt. Die Statusanzeige im Globalen Telefonbuch bleibt dementsprechend leer. 3. Klicken Sie in der Liste auf den Teilnehmer, den Sie anrufen möchten. 4. Klicken Sie auf Wählen. Die Rufnummer wird gewählt. So ergänzen Sie einen Teilnehmer im Telefonbuch 1. Sie haben mehrere Möglichkeiten: Klicken Sie auf die Taste Telefonbuch oder klicken Sie in der Menüleiste auf Listen Telefonbuch... oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt! und dann SwyxIt!-Features 7-43

124 auf Listen Telefonbuch.... Es erscheint das Fenster Telefonbuch. 2. Wählen Sie über die entsprechende Registerkarte das Persönliche oder Globale Telefonbuch aus. Wenn Sie das Globale Telefonbuch bearbeiten möchten, müssen Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Für weitere Informationen wenden Sie sich an Ihren Administrator. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Es erscheint das Fenster Eintrag hinzufügen. 4. Geben Sie den Namen und die Nummer des Teilnehmers ein. 5. Klicken Sie auf Hinzufügen. Das Fenster Telefonbucheintrag wird geschlossen. 6. Klicken Sie auf Schließen. Das Telefonbuch wird geschlossen. Eintrag im Telefonbuch ändern Eintrag im Telefonbuch löschen So ändern Sie einen Eintrag im Telefonbuch 1. Sie haben mehrere Möglichkeiten: Klicken Sie auf die Taste Telefonbuch oder klicken Sie in der Menüleiste auf Listen Telefonbuch... oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt! und dann auf Listen Telefonbuch.... Es erscheint das Fenster Telefonbuch. 2. Wählen Sie über die entsprechende Registerkarte das Persönliche oder Globale Telefonbuch aus. Wenn Sie das Globale Telefonbuch bearbeiten möchten, müssen Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Für weitere Informationen wenden Sie sich an Ihren Administrator. 3. Klicken Sie in der Liste auf den Eintrag, den Sie ändern möchten. 4. Klicken Sie auf Ändern.... Es erscheint das Fenster Eintrag hinzufügen. 5. Geben Sie Ihre Änderungen ein. 6. Klicken Sie auf Ändern.... Das Fenster Telefonbucheintrag wird geschlossen. 7. Klicken Sie auf Schließen. 8. Das Telefonbuch wird geschlossen. So löschen Sie einen Eintrag im Persönlichen Telefonbuch 1. Sie haben mehrere Möglichkeiten: Klicken Sie auf die Taste Telefonbuch oder klicken Sie in der Menüleiste auf Listen Telefonbuch... oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt! und dann auf Listen Telefonbuch.... Es erscheint das Fenster Telefonbuch SwyxIt! im Detail

125 2. Wählen Sie über die entsprechende Registerkarte das Persönliche oder Globale Telefonbuch aus. Wenn Sie das Globale Telefonbuch bearbeiten möchten, müssen Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Für weitere Informationen wenden Sie sich an Ihren Administrator. 3. Klicken Sie in der Liste auf den Teilnehmer, den Sie löschen möchten. 4. Klicken Sie auf Löschen. 5. Klicken Sie auf Ja, um das Löschen zu bestätigen. 6. Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu schließen. Telefonbucheinträge im- und exportieren Sie können Einträge aus dem Persönlichen Telefonbuch in eine kommaseparierte Datei (CSV) exportieren, bzw. Einträge aus einer kommaseparierten Datei importieren. Einträge exportieren So exportieren Sie Ihre Einträge aus dem Telefonbuch 1. Sie haben mehrere Möglichkeiten: Klicken Sie auf die Taste Telefonbuch oder klicken Sie in der Menüleiste auf Listen Telefonbuch... oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt! und dann auf Listen Telefonbuch.... Es erscheint das Fenster Telefonbuch. 2. Klicken Sie auf Export.... Es erscheint der Export-Assistent. Er unterstützt Sie beim Export der Einträge aus dem Telefonbuch. 3. Klicken Sie auf Weiter >. Es erscheint das Fenster Wählen Sie die zu exportierenden Telefonbucheinträge. 4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor den Einträgen, die Sie nicht exportieren möchten. Tipp: Möchten Sie mehrere Einträge auf einmal deaktivieren/aktivieren so markieren Sie diese, indem Sie auf einen Eintrag klicken und bei gedrückter Strg-Taste auf die anderen Einträge klicken. Alle markierten Einträge werden farbig unterlegt. Sie können dann die Aktivierung der markierten Einträge durch Drücken der Leertaste wechseln. 5. Klicken Sie auf Weiter >. Es erscheint das Fenster Wählen Sie die Zieldatei. 6. Wählen Sie hier das Verzeichnis und einen Dateinamen, unter dem die exportierte Datei gespeichert werden soll. 7. Weiter können Sie festlegen, ob die Einträge an eine vorhandene Datei angefügt werden sollen oder ob eine eventuell existierende Datei überschrieben werden soll. 8. Sollen in der ersten Zeile der Datei die Spaltennamen (Name, Telefonnummer) stehen, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. 9. Klicken Sie auf Weiter >. Es wird Ihnen vor dem Export eine Übersicht über die Export-Parameter angezeigt. Möchten Sie noch Änderungen vornehmen, so klicken Sie auf Zurück und ändern die Parameter. SwyxIt!-Features 7-45

126 10. Starten Sie den Export durch Klicken auf Weiter >. 11. Es erscheint das Fenster Beenden des Export-Assistenten für das Telefonbuch. 12. Klicken Sie auf Fertig stellen. Der Export-Assistent wird geschlossen 13. Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu schließen. Einträge importieren So importieren Sie Einträge in Ihr Telefonbuch 1. Sie haben mehrere Möglichkeiten: Klicken Sie auf die Taste Telefonbuch oder klicken Sie in der Menüleiste auf Listen Telefonbuch... oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt! und dann auf Listen Telefonbuch.... Es erscheint das Fenster Telefonbuch. 2. Klicken Sie auf Import.... Es erscheint der Import-Assistent. Er unterstützt Sie beim Import der Einträge in das Persönliche Telefonbuch. 3. Klicken Sie auf Weiter >. Es erscheint das Fenster Wählen Sie die Quelldatei. 4. Geben Sie die Datei an, aus der die Einträge importiert werden sollen. Haben Sie die Datei ausgewählt, werden die Einträge überprüft und im Fenster dargestellt. Zusätzlich wird angezeigt wieviele Einträge (Zeilen) diese Datei enthält und ob eventuell beschädigte Einträge vorhanden sind. Beschädigte Einträge werden im Fenster mit **** Ungültige Zeilen! **** gekennzeichnet. Sie können die Datei hier vor dem Import noch bearbeiten. 5. Klicken Sie hierzu auf Bearbeiten.... Es öffnet sich ein Textbearbeitungsprogramm. Sie können Einträge verändern, löschen oder noch neue hinzufügen. Speichern und schließen Sie anschließend die Datei. 6. Haben Sie in der Import-Datei Änderungen vorgenommen, so klicken Sie auf Neu laden.... Die Datei wird erneut überprüft. 7. Klicken Sie auf Weiter >. Es erscheint das Fenster Wählen Sie die zu importierenden Telefonbucheinträge. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor den Einträgen, die Sie nicht importieren möchten. Tipp: Möchten Sie mehrere Einträge auf einmal deaktivieren/aktivieren so markieren Sie diese, indem Sie auf einen Eintrag klicken und bei gedrückter Strg-Taste auf die anderen Einträge klicken. Alle markierten Einträge werden farbig unterlegt. Sie können dann die Aktivierung der markierten Einträge durch Drücken der Leertaste wechseln. 8. Klicken Sie auf Weiter >. 9. Es erscheint das Fenster Bestehendes Telefonbuch vor Import löschen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Löschen des vorhandenen Telefonbuchs vor dem Import, wenn Sie das vorhandene Telefonbuch durch das importierte ersetzen möchten SwyxIt! im Detail

127 Die Einträge aus dem vorhandenen Telefonbuch gehen verloren. Lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert, wenn die importierten Einträge dem vorhandenem Telefonbuch hinzugefügt werden sollen. In diesem Fall legen Sie fest ob vorhandene Telefonbucheinträge mit gleicher Rufnummer aber anderem Namen aktualisiert werden sollen oder ob vorhandene Telefonbucheinträge mit gleicher Rufnummer aber anderem Namen übersprungen werden. Es wird Ihnen vor dem Import eine Übersicht über die Import-Parameter angezeigt. Möchten Sie noch Änderungen vornehmen, so klicken Sie auf Zurück und ändern die Parameter. 10. Es erscheint das Fenster Beenden des Import-Assistenten. Es wird angezeigt wieviele und welche Einträge hinzugefügt bzw. aktualisiert oder übersprungen wurden. 11. Klicken Sie auf Fertig stellen. Der Import-Assistent wird geschlossen. 12. Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu schließen Besonderheiten beim Ändern des Globalen Telefonbuchs Wenn Sie das Globale Telefonbuch bearbeiten möchten, müssen Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Für weitere Informationen wenden Sie sich an Ihren Administrator. Das Globale Telefonbuch enthält Einträge für SwyxWare-Benutzer mit ihrer jeweiligen Rufnummer und manuell erstellte Einträge (z.b. externe Rufnummern, die für alle Benutzer relevant sind). Im Globalen Telefonbuch können Sie nur die manuell erstellten Einträge bearbeiten. Das Ändern von Benutzern ist nur über die SwyxWare-Administration möglich. Für weitere Informationen wenden Sie sich an Ihren Administrator. Wenn Sie über die Berechtigung zum Ändern des Globalen Telefonbuch verfügen, sehen Sie im Globalen Telefonbuch neben der Rufnummer, Beschreibung und Erreichbarkeit auch, ob der Eintrag von Ihnen editiert werden kann und ob er für Benutzer, die nicht über die Berechtigung zum Ändern des Globalen Telefonbuchs verfügen, sichtbar ist. SwyxIt!-Features 7-47

128 Das Ändern, Anlegen oder Löschen von Einträgen erfolgt auf dieselbe Weise wie im Persönlichen Telefonbuch (siehe So ergänzen Sie einen Teilnehmer im Telefonbuch, Seite 7-43 So ändern Sie einen Eintrag im Telefonbuch, Seite 7-44 oder So löschen Sie einen Eintrag im Persönlichen Telefonbuch, Seite 7-44). Das Importieren bzw. Exportieren des Globalen Telefonbuchs ist nur über die SwyxWare- Administration möglich. Für weitere Informationen wenden Sie sich an Ihren Administrator. Wenn Sie das Globale Telefonbuch ändern, können Sie beim Anlegen oder Ändern eines Eintrags außerdem eine Beschreibung eingeben. Diese wird dann im Globalen Telefonbuch in der entsprechenden Spalte angezeigt. Außerdem können Sie über das Kontrollkästchen Im Telefonbuch anzeigen festlegen, ob der Eintrag nicht für alle Benutzer sichtbar sein soll. Benutzer, die die Berechtigung haben das Globale Telefonbuch zu ändern, sehen diesen Eintrag allerdings immer (mit dem Vermerk Ausblenden in der Spalte ) SwyxIt! im Detail

129 Anrufliste Mit der Taste Anrufliste können Sie sich über die bei Ihnen eingegangenen Anrufe informieren. Die Anrufliste enthält die Rufnummern der Anrufer, deren Namen (sofern bekannt), den Zeitpunkt und was mit dem Anruf geschehen ist (Status). Wurde ein neuer Eintrag zur Anrufliste hinzugefügt, erkennen Sie dies am Blinken der Taste Anrufliste. Weiter können Sie in der Anrufliste erkennen, ob ein Anrufer einen Rückrufwunsch hinterlassen hat. In diesem Fall verändert die Taste ihr Aussehen ebenfalls. In der Anrufliste unter Ruf für können Sie erkennen welche Rufnummer der Anrufer gewählt hat, ob also der Anruf z.b. an Sie weitergeleitet wurde. Taste Anrufliste Die Taste Anrufliste zeigt, ob während Ihrer Abwesenheit Anrufe angekommen sind: es ist kein neuer Anruf eingegangen oder mindestens ein neuer Anruf ist eingegangen (Die Taste blinkt.) oder ein oder mehrere Anrufer bitten um Rückruf. Kontextmenü zur Taste Anrufliste Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Taste Anrufliste klicken, erscheint ein Kontextmenü. Menübefehl Anrufliste anzeigen... Hilfe Eigenschaften Klick auf Taste Anrufliste Erläuterung Die Anrufliste wird angezeigt. Online-Hilfe aufrufen. Anrufliste konfigurieren. Die Anrufliste wird angezeigt. SwyxIt!-Features 7-49

130 Abbildung 7-18 Anrufliste Die Anrufe in der Anrufliste können verschiedene Zustände (Status) annehmen, je nachdem, was mit dem eingegangenen Ruf geschehen ist: Status / Rückruf Erläuterung Ruf angenommen Der Ruf wurde von Ihnen angenommen. Ruf nicht angenommen Ruf umgeleitet / angenommen Ruf zur Voic umgeleitet Rückruf angefordert Rückruf nicht erforderlich Der Ruf wurde von Ihnen nicht angenommen. Der Anruf wurde beendet bevor er weitergeleitet wurde. Der Ruf wurde umgeleitet bzw. ein Gruppenruf wurde von einem anderen Mitglied der Gruppe angenommen (Rufsignalisierung). Der Anrufer wurde zu Ihrer Voic umgeleitet. Der Anrufer hat einen Rückrufwunsch geäußert. Der Anrufer hat einen Rückrufwunsch geäußert. Sie haben den Rückruf mit der Schaltfläche Ignorieren als erledigt erklärt. Um auf einen Eintrag zu reagieren, markieren Sie einen Eintrag und klicken Sie dann auf eine Schaltfläche. Schaltfläche Wählen Ruftöne Funktion Die ausgewählte Rufnummer wird gerufen. Es wird eine neue erzeugt, die bereits die Daten des Anrufes (Name des Angerufenen, Nummer, Zeitpunkt des Anrufes) enthält. Sie können der Nummer des Anrufers eine Rufnummer zuordnen (siehe auch Kapitel 8.8.8, Ruftöne, Seite 8-31) SwyxIt! im Detail

131 Schaltfläche Funktion Ignorieren Der Rückrufwunsch wird ignoriert, die Anzeige erlischt. In der Liste Eigene Rückrufwünsche des Anrufers wird der Status Rückruf nicht erforderlich eingetragen (siehe auch Kapitel 7.5, Rückruf, Seite 7-63). Eintrag entfernen Der markierte Eintrag wird gelöscht. In Telefonbuch... Der ausgewählte Listeneintrag wird im Fenster Telefonbucheintrag zur Bearbeitung angeboten. Klicken Sie auf Hinzufügen und bestätigen Sie die nachfolgende Meldung durch Klicken auf OK, um den Eintrag in das Telefonbuch zu übernehmen. Liste löschen Die gesamte Liste wird gelöscht. Kontakt anzeigen Anrufliste konfigurieren Sie können einen Outlook-Kontakt anzeigen oder neu erstellen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 6.2.7, Anzeigen und Erstellen von Outlook-Kontakten aus Listen, Seite 6-9. Konfigurieren Sie die Anrufliste wie nachfolgend beschrieben. Anrufliste konfigurieren So legen Sie die Länge der Anrufliste fest 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Taste Anrufliste. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Eigenschaften. Es erscheint das Fenster Eigenschaften von Geben Sie unter Anrufliste im Feld Maximale Länge die maximale Anzahl der Einträge ein, die in der Anrufliste enthalten sein sollen. Wird diese Längenangabe überschritten, wird der älteste Eintrag in der Liste gelöscht. Ältere Anrufe, die einen Rückrufwunsch bei Ihnen hinterlassen haben, bleiben in der Liste erhalten. 4. Klicken Sie auf OK. Abbildung 7-19 Eigenschaften der Listen SwyxIt!-Features 7-51

132 Voic s aufzeichnen, abhören und versenden Voic abfragen Falls ein Anrufer Sie nicht erreichen konnte, so kann er Ihnen eine Voic mit seinem Anliegen aufsprechen. Sie können diese Voic abhören, wenn Sie wieder am Platz sind oder von außerhalb mit Hilfe der Fernabfrage. Eine für Sie vorliegende neue Voic wird angezeigt durch eine blinkende Taste Voic einen kurz unterbrochenen ( stotternden ) Wählton Sie können für Sie selbst vorliegende Voic s auch per Fernabfrage von jedem beliebigen Telefonanschluß abhören. Dazu muss Ihre Standardvoic entsprechend konfiguriert werden (siehe Kapitel 8.3, Standardvoic , Seite 8-10 und Kapitel 8.4, Fernabfrage, Seite 8-13). Taste Voic Wenn für Sie eine Voic vorliegt, wird dies auf der Taste Voic angezeigt. Ein Klick auf die Taste Voic startet Ihre -Anwendung, mit der Sie nun die Voic abhören können. Sie können Ihre Voic s auch über das SwyxIt! Handset abhören, indem Sie - am einfachsten mit dem Swyx Voic Player - den Anhang im -Programm anhören. Wenn Sie die Voic über den Hörer anhören möchten, halten Sie die Umschalt-Taste (Shift) gedrückt, während Sie den Hörer abheben, und spielen Sie dann die Voic ab. Kontextmenü zur Taste Voic Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Taste Voic klicken, erscheint ein Kontextmenü: Menübefehl Programm öffnen Voic Fernabfrage Umleitungen konfigurieren... Hilfe Eigenschaften Klick auf Taste Voic Erläuterung Das Programm, das als -Client verknüpft ist, wird geöffnet (siehe auch Kapitel 8.9, SwyxIt! - Lokale Konfiguration..., Seite 8-42). Ihre Fernabfrage wird gestartet. Sie können Ihre Voic s abhören. Sie können Ihre Umleitungen konfigurieren. Online-Hilfe aufrufen. Sie können die Standardeinstellung für die Taste Voic ändern. Je nach Konfiguration wird das Programm, das als -Client verknüpft ist, geöffnet oder die Fernabfrage gestartet Umleitung Eingehende Anrufe können Sie gezielt an einen anderen Teilnehmer oder an Ihre Standardvoic mit der Taste Umleitung weiterleiten. Sie können festlegen wann die Umleitung erfolgen soll: sofortige (direkte) Umleitung 7-52 SwyxIt! im Detail

133 verzögerte Umleitung Umleiten bei Besetzt. Alle drei Arten der Umleitung können gleichzeitig eingeschaltet sein. Die jeweils zutreffende Umleitung wird automatisch angewendet. Mit der parallelen Rufsignalisierung werden eingehende Rufe zusätzlich an einem oder mehreren externen Geräten (z.b. ISDN-Telefon oder Mobiltelefon) signalisiert und können dort auch angenommen werden. Wenn Sie die sofortige Umleitung mit der Option Alle Rufe sofort umleiten aktiviert haben, können Sie außerdem definieren, ob Sie einmalig an einen anderen Teilnehmer umleiten möchten (vorübergehende Umleitung) oder Ihre Standard-Umleitung benutzen möchten: Standard-Umleitung Die Einstellungen gelten immer dann, wenn Sie die Umleitung einschalten. Sie werden solange befolgt, bis Sie die Umleitung wieder ausschalten. Wenn Sie Ihre Anrufe das nächste Mal umleiten, können Sie auf diese Einstellungen zurückgreifen. Die feste Umleitung schalten Sie mit einem Klick auf die Taste Umleitung ein. Die Einstellungen dafür legen Sie generell fest bei der Konfiguration unter Standard-Umleitung (aktivierbar über die Umleitungstaste). vorübergehende Umleitung Diese Umleitung schalten Sie gesondert ein und aus. Sie gilt nur bis Sie diese vorübergehende Umleitung wieder ausschalten. Beim nächsten Aktivieren der Umleitung wird automatisch wieder die Standard-Umleitung aktiviert. Die vorübergehende Umleitung können Sie einschalten, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Taste Umleitung klicken und mit Eigenschaften das Fenster Eigenschaften von... öffnen. Aktivieren Sie hier die Option Vorübergehende Umleitung und geben Sie die Rufnummer ein, zu der in diesem Falle umgeleitet werden soll. Ganz gleich welche der beiden Umleitungsarten Sie verwenden: Wenn Sie eine direkte Umleitung für Ihre Anrufe festgelegt haben, erscheint im Display ein entsprechender Hinweis mit Angabe des Umleitungsziels, und die Taste Umleitung der Standard-Bedienoberfläche leuchtet grün auf. Klicken Sie erneut auf die Taste Umleitung, wird die direkte Umleitung ausgeschaltet und die Taste Umleitung erlischt. Sind Ihre Angaben zum Umleitungsziel unpräzise (fehlt beispielsweise die Rufnummer), so weist Sie SwyxIt! darauf hin wenn Sie die Taste Umleitung aktivieren und öffnet den Dialog Sofortige Umleitung. Ist Ihre Umleitung entsprechend konfiguriert, so können Sie die Parameter der sofortigen Umleitung später aus der Ferne verändern (siehe Kapitel 8.4.2, Sofortige Umleitung ändern, Seite8-19). Kontextmenü zur Taste Umleitung Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Taste Umleitung klicken, erscheint ein Kontextmenü. SwyxIt!-Features 7-53

134 Menübefehl Sofortige Umleitung einschalten Hilfe Eigenschaften Klick auf Taste Umleitung Erläuterung Standard-Umleitung aktivieren / deaktivieren. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt So leiten Sie alle Anrufe um (sofortige Rufumleitung), Seite8-6. Online-Hilfe aufrufen. Umleitungen konfigurieren. Aktiviert die sofortige Umleitung. Wie die Rufumleitung im Einzelnen konfiguriert wird, entnehmen Sie bitte Kapitel 8.2, Umleitung konfigurieren..., Seite 8-4. Wird bei der Umleitung eine kostenpflichtige Verbindung aufgebaut, so fallen die entsprechenden Kosten bei Ihnen an Übernahme Ist für einen Teilnehmer die Rufsignalisierung zu einer Gruppe oder zu anderen einzelnen Teilnehmern vom Administrator festgelegt worden, werden Rufe auf der Übernahmetaste bzw. der Namenstaste signalisiert. In Ihrem Telefondisplay werden außerdem Name und Telefonnummer des Anrufers angezeigt, falls diese Informationen verfügbar sind. Klicken Sie auf die Übernahmetaste oder die blinkende Namenstaste, um das signalisierte Gespräch anzunehmen (siehe Kapitel , Namenstaste, Seite 7-37) Makeln Halten Wenn Sie mit einem Teilnehmer telefonieren und auf die Taste Makeln klicken, wird die aktive Verbindung gehalten und zur nächsten Leitung gewechselt. Dies kann entweder eine freie Leitung, ein eingehender Anruf oder eine gehaltene Verbindung sein, die nun aktiv wird. Wenn Sie auf eine freie Leitung wechseln, erhalten Sie das Freizeichen und können einen Teilnehmer anrufen (siehe Kapitel 5.2, Wie rufe ich einen Teilnehmer an?, Seite5-1). Durch mehrmaliges Klicken auf die Taste Makeln wechseln Sie zwischen den zur Verfügung stehenden Leitungen. Die Leitung wird verzögert aktiviert. So können Sie alle gehaltenen Leitungen im Schnelldurchlauf ansehen. Wenn Sie die aktive Verbindung beenden, aktivieren Sie anschließend eine der bisher gehaltenen Verbindungen. Die Taste Makeln können Sie alternativ auch für das Aktivieren der Leitungstasten verwenden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 5.11, Wie wechsle ich zwischen mehreren Teilnehmern (Makeln)?, Seite5-9. Mit der Taste Halten halten Sie das gerade aktive Telefongespräch (siehe Kapitel 1.11, Gehaltene Verbindung, Seite 1-5), der Gesprächspartner hört Wartemusik. Um die Verbindung wieder zu aktivieren, klicken Sie erneut auf die Taste Halten SwyxIt! im Detail

135 Verbinden Teilnehmer verbinden Mit der Taste Verbinden können Sie das gerade aktive Gespräch mit einem gehaltenen Gespräch verbinden (siehe Kapitel 5.12, Wie verbinde ich zwei Teilnehmer miteinander?, Seite 5-10). Hierbei sind zwei Fälle zu unterscheiden: Sie halten nur eine Verbindung, dann werden die beiden Teilnehmer direkt miteinander verbunden. Sie halten mehrere Verbindungen, dann erscheint eine Auswahlliste, in der Sie die Leitung auswählen können, die verbunden werden soll. Nach Verbinden der beiden Teilnehmer werden Ihre beiden Leitungen automatisch wieder inaktiv. So verbinden Sie Gespräche Sie telefonieren aktiv mit einem Gesprächspartner und halten mindestens eine weitere Verbindung. 1. Klicken Sie auf die Taste Verbinden. 2. Falls Sie mehrere Verbindungen halten, wählen Sie jetzt die zu verbindende Leitung aus. Die Teilnehmer werden miteinander verbunden und Ihre beiden Leitungen werden inaktiv. Für die jetzt direkt miteinander verbundenen Teilnehmer, an deren Gespräch Sie nun nicht mehr beteiligt sind, können trotzdem noch Kosten bei Ihnen anfallen. Diese entstehen auf Ihrer Seite nur dann, wenn eine oder beide Verbindungen von Ihnen aufgebaut wurden. Wenn Sie zum Beispiel von Teilnehmer A angerufen wurden und Sie dann Teilnehmer B zwecks Rückfrage angerufen haben, laufen bei Ihnen die Gesprächskosten für die Verbindung zu Teilnehmer B auf. Es entstehen keine Kosten für Sie, wenn sowohl Teilnehmer A als auch Teilnehmer B bei Ihnen angerufen haben. Wenn Sie jedoch beide Teilnehmer angerufen haben, gehen die Kosten für beide Verbindungen zu Ihren Lasten. Kontextmenü zur Taste Verbinden Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Taste Verbinden klicken, erscheint ein Kontextmenü. Menübefehl Übergabe / Verbinden Übergabe an > Hilfe Erläuterung Zwei Teilnehmer miteinander verbinden. Das aktive Gespräch wird mit dem gehaltenen Gespräch verbunden. Ihre beiden Leitungen werden frei (inaktiv). Wenn Sie nur eine Verbindung halten, werden die beiden Teilnehmer direkt miteinander verbunden. Wenn Sie mehrere Verbindungen halten, erscheint eine Auswahlliste. Klicken Sie auf die Leitung, die mit der aktiven Leitung verbunden werden soll. Die gerade aktive Leitung wird an eine der gehaltenen Leitungen übergeben. Diese Option ist nur dann aktiviert, wenn mehrere Leitungen gehalten werden. Online-Hilfe aufrufen. SwyxIt!-Features 7-55

136 Menübefehl Klick auf Taste Verbinden Erläuterung Die gerade aktive Leitung mit einer Leitung verbinden, auf der sich ein gehaltenes Gespräch befindet Verbinden ohne Rückfrage (Blind Call Transfer) Sie können auch ein Telefongespräch weiterleiten bevor die zweite Verbindung aufgebaut wurde. Teilnehmer ohne Rückfrage verbinden So verbinden Sie ein Gespräch ohne Rückfrage Sie telefonieren aktiv mit einem Gesprächspartner. 1. Haben Sie eine Namenstaste mit dem Zielteilnehmer belegt, zu dem Sie diesen Ruf weiterverbinden möchten, so ziehen Sie einfach die Leitungstaste per Drag & Drop auf die Namenstaste. Oder 1. Klicken Sie auf die Taste Makeln oder auf eine freie Leitungstaste. Die neue Leitung wird aktiviert und das erste Gespräch wird gehalten. 2. Geben Sie die Rufnummer des Ziels ein, zu dem Sie den ersten Ruf weiterleiten möchten. 3. Ohne abzuwarten, ob die zweite Verbindung zustande kommt, können Sie nun auf die Taste Verbinden klicken oder im Kontextmenü der Leitungstaste Übergabe / Verbinden auswählen. In Ihrem Display sehen Sie die Anzeige des eingegangenen Rufes mit dem Zusatz Verbinden und der Zustand der Leitungstaste verändert sich. Sobald der Zielteilnehmer abnimmt hört er zuerst die Ansage Sie werden verbunden. Anschließend werden die Teilnehmer miteinander verbunden und Ihre beiden Leitungen werden inaktiv. In Ihrem Display sehen Sie die Nachricht Ruf wurde übergeben. Kommt die Verbindung nicht innerhalb von 20 Sekunden zustande, so erscheint der ursprünglich eingegangene Ruf wieder in Ihrem SwyxIt! als ein gehaltener Ruf, den Sie annehmen oder ggf. zu einer anderen Nummer weiterverbinden können.. Sollen Rufe, die ohne Rückfrage an Sie weitergeleitet werden, nicht weiter umgeleitet werden, so stellen Sie für die verzögerte Umleitung eine Wartezeit von mehr als 20 Sekunden ein. Innerhalb dieser Zeit wird die Übergabe ohne Rückfrage zum Weiterleitenden zurückgegeben und dieser kann dann den Anrufer mit einem anderen Kollegen verbinden Anwendungsfreigabe mit einem Mausklick SwyxIt! bietet Ihnen die komfortable Möglichkeit, Ihrem internen Gesprächspartner während eines Telefonates die Anzeige Ihres Bildschirminhaltes zu ermöglichen. Dadurch können Sie neben der mündlichen Kommunikation Fragen auch anhand visueller Daten erläutern. Ihr Gesprächspartner kann dabei nicht nur Ihren Bildschirm sehen, sondern, falls Sie dies zulassen, auch über seine Eingabegeräte auf Ihren Desktop zugreifen. So kann er beispielsweise Anwendungen und Dokumente öffnen oder schließen, durch Dokumente navigieren und diese bearbeiten, während Sie diese Aktionen auf Ihrem Bildschirm verfolgen können SwyxIt! im Detail

137 Taste Anwendungsfreigabe Während eines Gesprächs können Sie Ihren Bildschirminhalt durch einen Klick auf die Taste Anwendungsfreigabe dem Gesprächspartner auf seinem Bildschirm anzeigen. Ein erneutes Klicken beendet die Anwendungsfreigabe wieder. Anwendung freigeben So zeigen Sie Ihren Desktop auf dem Bildschirm Ihres Gesprächspartners an 1. Klicken Sie während des Gesprächs auf die Taste Anwendungsfreigabe bzw. wählen Sie im Menü Funktionen Anwendungsfreigabe. Es ertönt ein akustisches Signal und Ihr Bildschirminhalt wird auf dem Monitor Ihres Gesprächspartners angezeigt. Die Taste selbst wird animiert. 2. Ihr Gesprächspartner hat nun die Möglichkeit, die Kontrolle über Ihren Desktop anzufordern, indem er im Darstellungs-Fenster im Menü Steuerung auf Steuerung anfordern klickt. Auf Ihrem Bildschirm wird die Meldung angezeigt, dass Ihr Gesprächpartner die Steuerung übernehmen möchte. 3. Klicken Sie auf Annehmen, um diese Aktion zu bestätigen oder auf Zurückweisen, wenn Sie Ihrem Gesprächspartner den Zugriff nicht ermöglichen möchten. 4. Durch Drücken der ESC-Taste bzw. klicken mit der linken Maustaste erhalten Sie die Kontrolle über Ihren Bildschirm zurück. 5. Beenden Sie die Anwendungsfreigabe durch Klicken auf die Taste Anwendungsfreigabe. Es ertönt erneut das akustische Signal, die Animation wird beendet und Darstellung Ihres Desktop bei Ihrem Gesprächspartner wird gelöscht. Beachten Sie bitte, dass Ihr Administrator die Anwendungsfreigabe für Sie erlauben muss und Sie selbst die Anwendungsfreigabe in Ihrem Benutzerprofil zulassen müssen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.8, Benutzerprofil..., Seite Für die Anwendungsfreigabe wird vorausgesetzt, dass bei beiden Partnern NetMeeting (ab Version 3.01) installiert ist. Ist dies nicht der Fall, so finden Sie diese Software auf der SwyxWare-CD im Verzeichnis Netmeeting Mitschneiden SwyxIt! ermöglicht das Mitschneiden von Telefongesprächen. Diese Funktion muss vom Administrator erlaubt werden. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: das generelle Mitschneiden aller Gespräche und das Mitschneiden einzelner Gespräche durch den Benutzer. In vielen Telefonumgebungen, z.b. bei Hotlines, ist es erforderlich, alle von einem Benutzer geführten Gespräche mitzuschneiden. Wurde diese Funktion vom Administrator aktiviert, können Sie als Benutzer keine weiteren Optionen für die Aufzeichnung festlegen. Ein Abschalten ist nicht möglich. Das Gespräch wird als WAV-Datei abgespeichert. Beim Mitschneiden von Gesprächen durch den Benutzer können Sie nach Bedarf das gesamte Gespräch oder nur einzelne Gesprächsteile mitschneiden. Dem Gesprächspartner wird das Mitschneiden durch einen Signalton angezeigt. Die einzelnen Gesprächsteile werden zusammen in einer Datei gespeichert - somit wird auch nur ein Eintrag in der Liste der mitgeschnittenen Gespräche hinzugefügt. SwyxIt!-Features 7-57

138 Anschließend können Sie mitgeschnittene Gespräche bearbeiten. In der Liste der mitgeschnittenen Gespräche können Sie die Mitschnitte anzeigen und abhören (siehe Anhören und Bearbeiten von mitgeschnittenen Gesprächen, Seite 7-59) den Gesprächspartner anwählen eine an den Gesprächspartner versenden, dabei werden Informationen zum Anruf (beispielsweise Datum, Uhrzeit und Rufnummer) automatisch in die übernommen die Aufzeichnung exportieren (So exportieren Sie mitgeschnittene Gespräche, Seite 7-61) der Nummer des Gesprächspartners einen Klingelton zuordnen die Nummer des Anrufers in das Persönliche Telefonbuch übernehmen den Outlook-Kontakt des Gesprächspartners anzeigen oder einen neuen Kontakt erstellen, einzelne Mitschnitte oder die gesamte Liste löschen. Taste Mitschneiden Während Sie ein Gespräch führen, können Sie durch Klicken auf die Taste Mitschneiden das folgende Gespräch aufzeichnen. Die Aufzeichnung eines Gesprächs wird durch ein Anfangssignal und durch die blinkende Taste signalisiert. Ein erneutes Klicken auf die Taste Mitschneiden unterbricht die Aufzeichnung. Kontextmenü zur Taste Mitschneiden Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Taste Mitschneiden klicken erscheint ein Kontextmenü: Menübefehl Mitgeschnittene Gespräche... Hilfe Eigenschaften Klick auf Taste Mitschneiden Erläuterung Die Liste der mitgeschnittenen Gespräche wird angezeigt. Online-Hilfe aufrufen. Mitschneiden konfigurieren. Das Mitschneiden des aktuellen Gesprächs wird ein- bzw. ausgeschaltet. Gespräch mitschneiden So schneiden Sie ein Telefongespräch mit Sie führen gerade ein Telefongespräch. 1. Klicken Sie auf die Taste Mitschneiden. Ihrem Gesprächspartner wird ein Tonsignal eingespielt und die Taste Mitschneiden blinkt während der Aufzeichnung. Um einzelne Gesprächsteile mitzuschneiden, schalten Sie während des Gesprächs die Aufzeichnung wiederholt ein oder aus SwyxIt! im Detail

139 Mitschneiden beenden So beenden Sie das Mitschneiden eines Telefongespräches 1. Klicken Sie auf die blinkende Taste Mitschneiden, um die Aufzeichnung zu beenden oder zu unterbrechen oder beenden Sie das Gespräch. Schalten Sie das Mitschneiden aus, so ertönt kein weiterer Signalton. Um einzelne Gesprächsteile mitzuschneiden, schalten Sie während des Gesprächs die Aufzeichnung wiederholt ein oder aus. Anhören und Bearbeiten von mitgeschnittenen Gesprächen Alle von Ihnen aufgezeichneten Gespräche werden in der Liste der mitgeschnittenen Gespräche angezeigt. Diese Liste enthält sowohl alle mitgeschnittenen Gespräche als auch zusätzliche Informationen, z.b. Datum und Uhrzeit des Anrufs, die Telefonnummer des Gesprächspartners sowie die eigene beteiligte Durchwahl. Außerdem wird durch einen Pfeil signalisiert, ob es sich um einen ausgehenden (grüner Pfeil) oder eingehenden (roter Pfeil) Anruf handelt. Sie können hier den Gesprächspartner erneut anrufen, ihm eine schreiben, seiner Rufnummer einen speziellen Klingelton zuordnen oder seine Nummer in Ihr Persönliches Telefonbuch übernehmen. Einspielen eines Mitschnitts in ein Gespräch Sie können ein mitgeschnittenes Gespräch während eines Telefonats Ihrem Gesprächspartner vorspielen. So spielen Sie ein mitgeschnittenes Gespräch in ein laufendes Telefonat ein. Mitschnitt einspielen So spielen Sie ein mitgeschnittenes Gespräch in ein laufendes Telefonat ein 1. Klicken Sie während eines Telefonats mit der rechten Maustaste auf die Taste Mitschneiden und wählen Sie dann im Kontextmenü die Option Mitgeschnittene Gespräche. Oder 1. Klicken Sie während eines Telefonats auf das Symbol zum Aufrufen der Liste der Mitschnitte. 2. Klicken Sie auf den Mitschnitt, den Sie abspielen möchten, und klicken Sie dann auf Abspielen. Der Mitschnitt wird in das aktuelle Gespräch eingespielt. Liste der Mitschnitte Um auf einen Eintrag zu reagieren, markieren Sie einen Eintrag und klicken Sie dann auf eine Schaltfläche. Schaltfläche Wählen Ruftöne... Abspielen Funktion Die ausgewählte Rufnummer wird gerufen. Es wird eine neue erzeugt, die bereits die Daten des Anrufes (Name des Angerufenen, Nummer, Zeitpunkt des Anrufes) enthält. Sie können der Nummer des Anrufers einen Klingelton zuordnen (siehe auch Kapitel 8.8.8, Ruftöne, Seite8-31). Der markierte Mitschnitt wird abgespielt. Wenn Sie diese Option während eines Gespräches wählen, hört Ihr Gesprächspartner die Aufzeichnung mit. SwyxIt!-Features 7-59

140 Schaltfläche Stopp Das Abspielen des markierten Abschnittes wird angehalten. Eintrag Der markierte Eintrag wird gelöscht. entfernen In Telefonbuch... Der ausgewählte Listeneintrag wird im Fenster Telefonbucheintrag zur Bearbeitung angeboten. Klicken Sie auf Hinzufügen und bestätigen Sie die nachfolgende Meldung durch Klicken auf OK, um den Eintrag in das Telefonbuch zu übernehmen. Liste löschen Die gesamte Liste wird gelöscht. Export... Der markierte Eintrag wird als WAV-Datei abgespeichert (siehe So exportieren Sie mitgeschnittene Gespräche, Seite 7-61). Kontakt anzeigen Funktion Sie können einen Outlook-Kontakt anzeigen oder neu erstellen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 6.2.7, Anzeigen und Erstellen von Outlook-Kontakten aus Listen, Seite6-9. Mitgeschnittene Gespräche anzeigen So zeigen Sie die Liste der mitgeschnittenen Gespräche an 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Listen und wählen Sie die Option Mitgeschnittene Gespräche... aus. Oder 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Mitschneiden. 2. Klicken Sie im Kontextmenü auf die Option Mitgeschnittene Gespräche.... Eine Liste der mitgeschnittenen Gespräche wird angezeigt. Abbildung 7-20 Liste der mitgeschnittenen Gespräche 7-60 SwyxIt! im Detail

141 Liste der Aufzeichnungen anzeigen Mitschnitte exportieren So geben Sie mitgeschnittene Gespräche wieder 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Listen und wählen Sie die Option Mitgeschnittene Gespräche... aus. Eine Liste der mitgeschnittenen Gespräche wird angezeigt. 2. Markieren Sie das gewünschte Gespräch. 3. Klicken Sie auf Abspielen, um die ausgewählte Datei anzuhören. Klicken Sie auf Stopp, um das Abspielen anzuhalten. Das Gespräch wird nun über die Lautsprecher Ihres PCs bzw. über den Hörer wiedergegeben. So exportieren Sie mitgeschnittene Gespräche 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Listen und wählen Sie die Option Mitgeschnittene Gespräche... aus. Eine Liste der mitgeschnittenen Gespräche wird angezeigt. 2. Markieren Sie die Gespräche, die Sie exportieren möchten. 3. Klicken Sie auf Exportieren.... Es erscheint das Fenster Ordner suchen. 4. Wählen Sie das Verzeichnis aus, in das die Mitschnitte exportiert werden sollen. 5. Klicken Sie anschließend auf OK. 6. Gibt es in diesem Verzeichnis bereits Exporte dieser Mitschnitte, so können Sie bei jedem Mitschnitt einzeln festlegen, oder die existierende Datei überschrieben werden soll oder ob dieser Mitschnitt nicht exportiert werden soll. 7. Die Mitschnitte werden als WAV-Datei gespeichert. Dabei wird der Name einer exportierten Datei folgendermaßen zusammengesetzt: <Richtung des Gesprächs># Es werden ausgehende Gespräche (OUT) und ankommende Rufe (IN) unterschieden. <Rufnummer des Aufzeichners># Dies ist die angerufene Durchwahl (IN) bzw. die Durchwahl von der das Gespräch gestartet wurde (OUT). <Name des Gesprächspartners># Der Name kann nur dann angegeben werden, wenn Die Rufnummer einem Namen zugeordnet werden konnte. <Nummer des Gesprächspartners># Wird angezeigt, sofern Sie vorhanden ist. Beachten Sie, dass die Amtsholung mit abgespeichert wird. <Datum des Gesprächs># Datum im Format <jjjjmmdd> <Uhrzeit des Gesprächs> Uhrzeit m Format <hhmmss> Beispiel: Der Name Out#123#Schulz, Eva# # # wav bedeutet, dass ein ausgehendes Gespräch von der Rufnummer 123 an Eva Schulz mit der Rufnummer am um 15:58:44 Uhr aufgezeichnet wurde. SwyxIt!-Features 7-61

142 Mitschneiden konfigurieren Standardmäßig werden die Gespräche unter Ihrem Benutzerverzeichnis auf dem SwyxServer abgelegt. Dieses Verzeichnis können Sie in Ihrem Benutzerprofil oder auf der Registerkarte Eigenschaften von... ändern. Außerdem können Sie dort erkennen, ob alle Gespräche mitgeschnitten werden, oder ob Sie Ihre Gespräche selbst bedarfsgerecht aufzeichnen können. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.8.3, Mitschneiden, Seite Projektkennziffer SwyxWare kann die Daten einzelner Telefongespräche in CDRs (Call Detail Records) aufzeichnen und diese verschiedenen Projektkennziffern zuordnen. Diese Daten können später ausgewertet werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxWare Administrator- Dokumentation. Um einen Anruf einem Projekt zuzuordnen, müssen Sie vor dem Anruf die zugeordnete Projektkennziffer eingeben. Anruf einem Projekt zuordnen Anruf aus Outlook einem Projekt zuordnen So ordnen Sie einen Anruf einem Projekt zu 1. Geben Sie * ein und anschließend die Projektkennziffer. 2. Beenden Sie die Eingabe der Projektkennziffer mit #. 3. Wählen Sie anschließend sofort die Zielrufnummer wie gewohnt. Die Projektkennziffer wird nun von SwyxWare in den Einzelverbindungsinformationen (CDR) aufgezeichnet. Sie können beispielsweise die Projektkennziffer auf eine Namenstaste legen (z.b. *123#, Option: Display vor Anruf löschen aktivieren und Sofortige Anwahl deaktivieren) und einen entsprechenden Kontaktpartner auf eine zweite Namenstaste (z.b , hier bitte nicht Display vor Anruf löschen aktivieren). Möchten Sie nun ein Gespräch mit Ihrem Kontaktpartner dem Projekt zuordnen, so betätigen Sie zuerst die Namenstaste mit der Kennziffer und anschließend die Taste mit der Telefonnummer. So ordnen Sie beim Wählen aus Outlook einen Anruf einem Projekt zu 1. Öffnen Sie in Outlook den Ordner Kontakte. 2. Wählen Sie einen Kontakt und klicken Sie auf das SwyxIt!-Symbol. Es erscheint das Fenster SwyxIt! Wählhilfe. 3. Geben Sie eine Projektkennziffer ein oder wählen Sie aus der Dropdownliste eine Projektkennziffer aus. 4. Klicken Sie anschließend hinter der Rufnummer, die Sie benutzen möchten auf Wählen. 5. Die angegebene Rufnummer wird, angeführt von der Projektkennziffer, gewählt. Die Projektkennziffer wird nun von SwyxWare in den Einzelverbindungsinformationen (CDR) aufgezeichnet SwyxIt! im Detail

143 7.5 Rückruf SwyxWare bietet die Möglichkeit Rückrufwünsche bei anderen, internen Teilnehmern zu hinterlegen. Der Teilnehmer kann dann zu einem späteren Zeitpunkt zurückrufen. Ist der angerufene Teilnehmer besetzt, so kann ein Rückruf bei Besetzt gestartet werden. In diesem Fall wird ein erneuter Anruf angeboten, sobald der Teilnehmer wieder erreichbar ist. Die Liste Eigene Rückrufwünsche dient der Verwaltung der von diesem Benutzer geäußerten Rückrufwünsche. Die an diesen Benutzer gerichteten Rückrufwünsche werden in der Anrufliste aufgeführt. Taste Rückruf Rufen Sie einen anderen Teilnehmer innerhalb Ihres Unternehmens an und die Verbindung kommt nicht zustande (z.b. spricht gerade, besetzt, nicht angenommen, abwesend), so können Sie einen Rückrufwunsch äußern. Es werden zwei Fälle unterschieden: Rückruf bei Besetzt, d.h. der Angerufene spricht gerade Rückruf (bei freiem Anschluss wird der Ruf nicht angenommen oder gelangt zur Voic ) Kontextmenü zur Taste Rückruf Wenn Sie mit der rechten Taste auf die Taste Rückruf klicken erscheint das Kontextmenü: Menübefehl Rückruf anfordern Rückruf annehmen Rückruf ablehnen Eigene Rückrufwünsche... Hilfe Klick auf Taste Rückruf Erläuterung Ein Rückrufwunsch wird hinterlegt, sowohl Rückruf bei Besetzt als auch ein Rückrufwunsch, wenn der Gerufene nicht anwesend ist. Einen Rückruf bei Besetzt annehmen, d.h. starten. Einen Rückruf bei Besetzt ablehnen, d.h. nicht starten. Die Liste der vom Benutzer geäußerten Rückrufwünsche wird angezeigt. In der Liste können Sie Ihre Rückrufwünsche erneut anwählen, löschen oder eine versenden Online-Hilfe aufrufen. Ein Rückrufwunsch wird hinterlegt Rückruf bei Besetzt Sie rufen einen anderen Teilnehmer Ihres Unternehmens an und dieser spricht gerade. Sie erhalten die Meldung besetzt oder Es wird angeklopft, je nachdem ob der Angerufene einen Zweitanruf zugelassen hat. (In der Anrufliste des Angerufenen erscheint - wie bei jedem Anruf - ein Eintrag, die Taste Anrufliste blinkt.) Drücken Sie nun die Taste Rückruf, so erhält der Angerufene keine weitere Signalisierung, der Anklopfton endet. Hat der Angerufene sein Gespräch beendet, so wird dies Ihrem SwyxIt! signalisiert und - nach Rückfrage bei Ihnen - automatisch ein erneuter Anruf (Rückruf) gestartet. Rückruf 7-63

144 Rückrufwunsch bei Besetzt äußern Rückruf bei Besetzt starten Rückruf bei Besetzt ablehnen Rückruf bei Besetzt löschen So äußern Sie einen Rückrufwunsch bei Besetzt Voraussetzung: Sie rufen einen anderen internen Teilnehmer an. Der andere Teilnehmer spricht gerade. 1. Klicken Sie auf die Taste Rückruf, sofern Sie eine Funktionstaste mit dieser Funktion belegt haben. In Ihrer Liste Eigene Rückrufwünsche wird ein Eintrag erzeugt mit Rückruf bei besetzt. Dem Angerufenen wird Ihr Rückruf bei besetzt nicht signalisiert. Ihr Anruf wird beendet. 2. Hat der Angerufene sein Gespräch beendet, so wird von Ihrem SwyxIt! - nach Rückfrage - ein erneuter Anruf gestartet (siehe So starten Sie den Rückruf nach Besetzt, Seite 7-64). Mehrere Rückrufwünsche bei Besetzt an denselben Benutzer, auch an unterschiedliche Rufnummern, werden in der Liste Eigene Rückrufwünsche zusammengefasst zu einem Eintrag. So starten Sie den Rückruf nach Besetzt Voraussetzung: Sie haben einen Rückruf bei Besetzt geäußert. 1. Der Angerufene beendet sein Gespräch. In ihrem SwyxIt! blinkt die Taste Rückruf und es ertönt ein Signalton. 2. Bestätigen Sie den erneuten Anruf durch Klicken auf die Taste Rückruf. Der Ruf wird aufgebaut. Bestätigen Sie innerhalb von 20 Sekunden den erneuten Anruf nicht, so leuchtet die Rückruftaste dauerhaft. In der Liste Eigene Rückrufwünsche ändert sich der Eintrag in War frei. Neuer Versuch?. Klicken Sie dann auf die Rückruftaste um die Liste Eigene Rückrufwünsche anzuzeigen und aus dieser Liste heraus zurückzurufen. Ist eine Verbindung zu dem ursprünglich Angerufenen aufgebaut worden, so erlischt der Eintrag in der Liste Eigene Rückrufwünsche automatisch. So lehnen Sie einen Rückruf bei Besetzt ab Voraussetzung: Sie haben einen Rückruf bei Besetzt geäußert. Der andere Teilnehmer wird frei und Ihnen wird ein erneuter Anruf vorgeschlagen. In ihrem SwyxIt! blinkt die Taste Rückruf und es ertönt ein Signalton. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Taste Rückruf. Das Kontextmenü öffnet sich. 2. Klicken Sie auf Rückruf ablehnen. Der Eintrag in der Liste Eigene Rückrufwünsche wird gelöscht. So löschen Sie einen Rückruf bei Besetzt Voraussetzung: Sie haben einen Rückruf bei Besetzt geäußert. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Rückruftaste. Es erscheint das Kontextmenü. 2. Klicken Sie auf Eigene Rückrufwünsche.... Die Liste Eigene Rückrufwünsche öffnet sich SwyxIt! im Detail

145 3. Markieren Sie den Eintrag, den Sie löschen möchten und klicken Sie auf Eintrag entfernen. Der Eintrag wird gelöscht Rückruf bei freiem Anschluss Sie rufen einen anderen internen Teilnehmer an und dieser Ruf wird nicht angenommen. Sie erhalten die Meldung Gehender Ruf, Klingeln oder die Ansage der Voic . (In der Anrufliste des Angerufenen erscheint - wie bei jedem Anruf - ein Eintrag, die Taste Anrufliste blinkt.) Drücken Sie nun die Taste Rückruf, so wird in der Anrufliste eines angerufenen SwyxIt! der Eintrag erweitert durch einen Zusatz Rückruf angefordert. In Ihrer Liste Eigene Rückrufwünsche wird dieser Wunsch eingetragen mit Rückruf angefordert. Bearbeitet der Angerufene seine Anrufliste bzw. die Liste Rückrufwünsche, so kann er aus seiner Anrufliste (SwyxIt!) heraus den Rückruf starten. Nehmen Sie dann den Rückruf an, wird der Rückrufwunsch in Ihrer Liste gelöscht. Kommt keine Verbindung zustande, so bleibt der Rückrufwunsch unverändert erhalten. den Rückrufwunsch ignorieren. Ignoriert der Angerufene den Eintrag in seiner Liste, so ändert sich der Zusatz des Eintrages in Rückruf nicht erforderlich. den Rückrufwunsch in der Anrufliste löschen. In der Liste des Angerufenen wird der komplette Eintrag gelöscht und in Ihrer Liste Rückrufwünsche ändert sich der Eintrag in Rückruf nicht erforderlich. Rückruf 7-65

146 Rückrufwunsch äußern Rückrufwunsch beantworten So äußern Sie einen Rückrufwunsch bei freiem Anschluss Voraussetzung: Sie rufen einen internen Teilnehmer an. Der andere Teilnehmer nimmt den Ruf nicht an oder Ihr Ruf wird zur Voic umgeleitet. 1. Klicken Sie auf die Taste Rückruf. Dem Angerufenen wird Ihr Rückrufwunsch signalisiert. 2. Ihr Anruf wird beendet. So beantworten Sie einen Rückrufwunsch 1. Klicken Sie auf die Taste Anrufliste. Die Anrufliste öffnet sich. Sie haben in Ihrer Anrufliste einen Eintrag Rückruf angefordert. Markieren Sie den Eintrag. 2. Klicken Sie auf Wählen. 3. Die entsprechende Rufnummer wird gewählt. Rückrufwunsch per E- Mail beantworten So beantworten Sie einen Rückrufwunsch per 1. Klicken Sie auf die Taste Anrufliste. Die Anrufliste öffnet sich. Sie haben in Ihrer Anrufliste eine Eintrag Rückruf angefordert Markieren Sie diesen Eintrag. 2. Klicken Sie auf . Es öffnet sich eine mit den Daten des Anrufers und der Uhrzeit des hinterlegten Rückrufwunsches. 3. Geben Sie Ihre Nachricht ein und versenden Sie die . Der Eintrag ändert sich in Rückruf nicht erforderlich. Ist der Anrufer in Ihren Outlook-Kontakten vorhanden, so wird bereits die entsprechende E- Mail-Adresse vorgeschlagen SwyxIt! im Detail

147 Der Eintrag in Ihrer Liste Eigene Rückrufwünsche wird auf jeden Fall gelöscht, wenn eine Verbindung zu dem Angerufenen zustande kommt, unabhängig davon, ob der Angerufene Ihren Rückrufwunsch zur Kenntnis genommen hat. Ebenso verändert sich der Eintrag in der Anrufliste des Angerufenen in Rückruf nicht erforderlich. Liste Eigene Rückrufwünsche In der Liste Eigene Rückrufwünsche finden Sie alle Rückrufe, die Sie selber angefordert haben. Liste Eigene Rückrufwünsche So öffnen Sie die Liste Eigene Rückrufwünsche 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Taste Rückruf. Das Kontextmenü öffnet sich. 2. Wählen Sie Eigene Rückrufwünsche.... Die Liste Eigene Rückrufwünsche öffnet sich. Abbildung 7-21 Liste Eigene Rückrufwünsche 3. Sie erkennen in dieser Liste den Zustand des von Ihnen angefragten Rückrufs: Rückruf bei besetzt Rückruf wurde von Ihnen bei einem besetzten Teilnehmer geäußert. Dieser spricht immer noch. War frei. Neuer Versuch? Rückruf wurde von Ihnen bei einem besetzten Teilnehmer geäußert und später signalisiert. Sie haben den Rückruf nicht angenommen. Mit Wählen können Sie diesen Rückruf erneut durchführen. Rückruf angefordert Rückruf wurde von Ihnen bei einem Teilnehmer mit freiem Anschluss geäußert. Danach Rückruf 7-67

148 ist noch keine Verbindung zustande gekommen. Rückruf nicht erforderlich Rückruf wurde von Ihnen bei einem Teilnehmer mit freiem Anschluss geäußert. Danach ist dieser Rückruf von dem anderen Teilnehmer entweder ignoriert, per beantwortet oder gelöscht worden Sie können einen Eintrag in dieser Liste anwählen, einzelne Einträge entfernen oder die ganze Liste löschen. Beim Löschen werden die Einträge Rückruf angefordert aus der Liste des anderen Teilnehmers entfernt. statt Rückruf Rufton zuweisen So schreiben Sie eine statt Rückruf Voraussetzung: Sie haben einen Rückrufwunsch geäußert. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Rückruftaste. Es erscheint das Kontextmenü. 2. Klicken Sie auf Eigene Rückrufwünsche Markieren Sie den Eintrag, den Sie durch eine ersetzen möchten. 4. Klicken Sie auf . Es wird eine neue erzeugt, die bereits die Daten des Anrufes (Name des Angerufenen, Nummer, Zeitpunkt des Anrufes) enthält. 5. Sie können nun diese bearbeiten und versenden. Der Eintrag wird aus der Liste Eigene Rückrufwünsche... gelöscht. Der Eintrag in der Liste Eigene Rückrufwünsche... wird nach der Erzeugung einer auf jeden Fall gelöscht unabhängig davon, ob diese versandt wurde oder nicht. So weisen Sie einer Nummer aus der Liste Eigene Rückrufwünsche einen Rufton zu Voraussetzung: Sie haben einen Rückruf geäußert. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Rückruftaste. Es erscheint das Kontextmenü. 2. Klicken Sie auf Eigene Rückrufwünsche Markieren Sie den Eintrag für den Sie einen Rufton konfigurieren möchten. 4. Klicken Sie auf Ruftöne.... Es öffnet sich die Seite Ruftoneigenschaften. 5. Legen Sie den Rufton für diese Rufnummer fest und schließen Sie die Registerkarte mit OK. 6. Schließen Sie die Liste Eigene Rückrufwünsche... mit Schließen. 7.6 PC-Bedienung eines SwyxPhone oder SwyxIt! (CTI) Mit der CTI-Funktionalität können Sie Gesprächspartner vom PC aus anwählen, z.b. aus Ihren Kontakten (Outlook oder Lotus Notes) heraus, aber das Gespräch wie gewohnt mit dem Telefonapparat führen. Auch wenn SwyxPhone von einem anderen CTI-SwyxIt! aus bedient wird, stehen Ihnen jederzeit direkt am SwyxPhone alle Telefoniefunktionen weiterhin zur Verfügung SwyxIt! im Detail

149 Beachten Sie bitte, dass ein Benutzer eine PIN für die Benutzung eines SwyxPhone besitzen muss. Haben Sie bislang ausschließlich SwyxIt! benutzt, wenden Sie sich hierzu an Ihren Administrator. SwyxIt! kann nur ein SwyxPhone bzw. ein weiteres SwyxIt! bedienen, das unter dem gleichen Benutzer bei SwyxServer angemeldet ist. Hierzu wechselt SwyxIt!, von dem die Bedienung ausgeht, in den CTI-Modus. Ist nur ein weiteres Telefonie-Endgerät (SwyxIt! bzw. SwyxPhone) unter dem gleichen Benutzer an SwyxServer angemeldet, so erfolgt die Verknüpfung automatisch. Sind mehrere Telefonie-Endgeräte unter dem gleichen Benutzer angemeldet, so muss die PC-Bedienung von einem der Telefonie-Endgeräte akzeptiert werden. Möchten Sie als Endgerät ein SwyxPhone L400 verwenden, achten Sie bitte darauf, dass zu diesem Zeitpunkt kein weiteres Endgerät unter Ihrem Benutzerkonto angemeldet ist. Nur in diesem Falle ist eine eindeutige Verknüpfung zwischen Ihrem SwyxIt! und Ihrem SwyxPhone L400 herzustellen. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen am CTI-SwyxIt! für den PC-bedienten Telefonie-Client zur Verfügung: Wählen Sie können sowohl aus Outlook oder einer anderen Anwendung heraus wählen, als auch über die Anruf- bzw- Wahlwiederholungsliste und aus den Telefonbüchern heraus. In diesem Falle markieren Sie die Telefonnummer und klicken auf den Hörer (Blockwahl). Alternativ können Sie auch erst auf den Hörer klicken (die Leitung wird aktiv) und einzelne Ziffern am PC eingeben. Telefonfunktionen wie Halten, Makeln, Verbinden, Konferenzen einleiten, Rückruf oder Rückruf bei Besetzt Einstellungen Tastenbelegungen (Namen und Verknüpfungen), Signalisierungen (Ruf- sowie Status-), Umleitungen, Voic und Call Routing Manager bzw. Skin (nur bei SwyxIt!), sind dem Benutzerkonto zugeordnet und deshalb für das bediente Telefonie-Endgerät und CTI-SwyxIt! gleich. Rufe annehmen bzw. beenden können Sie mit einem CTI-SwyxIt! nur über die SwyxIt!- Oberfläche, in dem Sie mit der Maus klicken. Das Abheben eines zusätzlich angeschlossenen Hörers am CTI-SwyxIt! bewirkt in diesem Falle nicht, dass eine Leitung aktiviert wird. Heben Sie den Hörer des PC-bedienten SwyxPhone bzw. SwyxIt! ab, so aktivieren Sie die Leitung. Mit einem CTI-SwyxIt! können Sie folgende Eigenschaften des bedienten Clients nicht nutzen: Mitschneiden Anwendungsfreigabe Lautsprechertaste und Mikrofon des CTI-SwyxIt! haben keine Auswirkungen CTI-SwyxIt! einrichten So richten Sie SwyxIt! als CTI-SwyxIt! ein 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen CTI Als CTI SwyxIt! verwenden. 2. SwyxIt! wird sich ab- und anschließend als CTI-SwyxIt! wieder bei SwyxServer anmelden. Nach der Anmeldung sucht SwyxIt! nach einem Telefonie-Endgerät, das an diesem SwyxServer unter demselben Benutzer angemeldet ist. Ist lediglich ein weiteres Endgerät (SwyxIt! und SwyxPhone) angemeldet, so wird sofort PC-Bedienung eines SwyxPhone oder SwyxIt! (CTI) 7-69

150 eine Verknüpfung hergestellt. Sind mehr als ein weiteres Endgerät angemeldet, so erscheint im Display Suche zu steuerndes Endgerät. An allen Telefonie-Endgeräten (SwyxIt! und SwyxPhone) erscheint eine Meldung, den PC-Bedienungswunsch zu akzeptieren. Akzeptieren Sie durch klicken auf OK an SwyxIt! bzw. wählen Sie in der Menüleiste Einstellungen CTI Verknüpfung annehmen oder durch Betätigen der OK-Taste an SwyxPhone. 3. Akzeptiert ein Telefonie-Endgerät den PC-Bedienungswunsch, so wird die Verknüpfung gestartet. Sie können nun alle Funktionen für das bediente Telefonie-Endgerät auf dem CTI- SwyxIt! ausführen. 4. Sie können die Suche des CTI-SwyxIt! nach einem Telefonie-Endgerät abbrechen, in dem Sie in der Menüleiste Einstellungen CTI Verknüpfung abbrechen auswählen. Für jedes Windows-Benutzerkonto kann zur gleichen Zeit nur ein SwyxIt! im CTI-Modus betrieben werden. Beachten Sie bitte, dass ein CTI-SwyxIt! sich nicht anmelden kann wenn nicht genügend CTI-Lizenzen auf SwyxServer vorhanden sind. Fragen Sie hierzu Ihren Administrator. Wird ein SwyxPhone PC-bedient, so stehen dort während der PC-Bedienung so viele Leitungen zu Verfügung, wie die Oberfläche des CTI-SwyxIt! bietet. Wird während der Installation von SwyxIt! bereits die CTI-Funktionalität aktiviert, so gilt diese für alle Benutzer, die auf diesem PC SwyxIt! starten. Unabhängig davon kann jeder Benutzer dieses PCs mit Hilfe des Kontrollkästchens Als CTI SwyxIt! verwenden die CTI- Funktionalität wieder deaktivieren. PC-Bedienung beenden PC-Bedienung beenden So beenden Sie die PC-Bedienung mit CTI-SwyxIt! Voraussetzung: SwyxIt! ist im CTI-Modus, d.h. SwyxIt! bedient ein anderes SwyxIt! oder SwyxPhone aus der Ferne. 1. Klicken Sie in der Menüleiste des CTI-SwyxIt! auf Einstellungen CTI Verknüpfung lösen. Die Verbindung zwischen dem CTI-SwyxIt! und dem bedienten SwyxIt! bzw. SwyxPhone wird gelöst. SwyxIt! bleibt weiter im CTI-Modus. So beenden Sie die PC-Bedienung am bedienten SwyxIt! Voraussetzung: SwyxIt! wird von einem anderen SwyxIt! bedient 1. Klicken Sie in der Menüleiste des bedienten SwyxIt! auf Einstellungen CTI Verknüpfung abbrechen. Die Verbindung zwischen dem CTI-SwyxIt! dem bedienten SwyxIt! wird gelöst. Die Verbindung kann nicht von einem bedienten SwyxPhone aus gelöst werden. In diesem Fall lösen Sie die Verbindung bitte mit Hilfe des CTI-SwyxIt!. PC-Bedienung erneut starten So starten Sie die PC-Bedienung mit CTI-SwyxIt! erneut 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen CTI Verknüpfung starten. SwyxIt! sucht erneut ein Telefonie-Endgerät, das an diesem SwyxServer unter demselben Benutzer angemeldet ist. Ist lediglich ein weiteres Endgerät (SwyxIt! und SwyxPhone) angemeldet, so wird sofort eine Verknüpfung hergestellt. Sind mehr als ein weiteres Endgerät angemeldet, so erscheint im Display Suche zu steuerndes Endgerät. An allen Telefonie-Endgeräten (SwyxIt! und SwyxPhone) erscheint eine Meldung, den PC-Bedienungswunsch zu akzeptieren. Akzeptieren Sie 7-70 SwyxIt! im Detail

151 durch klicken auf OK an SwyxIt! bzw. wählen Sie in der Menüleiste Einstellungen CTI Verknüpfung annehmen oder durch Betätigen der OK-Taste an SwyxPhone. 2. Akzeptiert ein Telefonie-Endgerät den PC-Bedienungswunsch, so wird die Verknüpfung gestartet. Sie können nun alle Funktionen für das bediente Telefonie-Endgerät auf dem CTI- SwyxIt! ausführen. Einstellung des Klingeln Bedienen Sie mit CTI-SwyxIt! ein SwyxPhone oder ein anderes SwyxIt! aus der Ferne, so können Sie wählen welche dieser Telefonie-Clients klingeln. Klingeln konfigurieren So konfigurieren Sie das Klingeln im CTI-Modus 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen Benutzerprofil.... Die Seite Eigenschaften von... erscheint. 2. Wählen Sie die Registerkarte Ruftöne. 3. Sie haben mehrere Möglichkeiten: Nur gesteuertes Endgerät In diesem Fall klingelt nur das bediente SwyxPhone bzw. SwyxIt!. Nur CTI-SwyxIt! Es klingelt nur das CTI-SwyxIt!. Hier können Sie innerhalb von SwyxIt! die Ruftöne entsprechend variieren. Beide Endgeräte Es klingeln sowohl das CTI- SwyxIt! als auch das bediente SwyxPhone bzw. SwyxIt!. 7.7 Rufprotokoll An einem Arbeitsplatz, der viele Gespräche gleichzeitig weitervermittelt (z.b. Telefon-Zentrale, Call Center), kann es hilfreich sein bei den Leitungen direkt zu erkennen, welche Verbindungsversuche bereits unternommen worden sind. SwyxIt! bietet die Möglichkeit den Verlauf eines Anrufs (z.b. die Vermittlungsversuche) auf der Oberfläche zu protokollieren. Verwenden Sie hierzu eine spezielle Skin (CallHistory), die Displayelemente enthält, welche das Rufprotokoll für die zugeordnete Leitung darstellen. Wenden Sie sich hierzu an Ihren Administrator. Rufprotokoll 7-71

152 Abbildung 7-22 Spezielle Skin (CallHistory) zur Darstellung eines Rufprotokolls Auf dem Display wird der Verlauf des Gesprächs dargestellt. Es werden Ereignisse festgehalten wie Anrufzeitpunkt, Annahme des Anrufs, Halten, Verbindungsversuche und Beenden des Anrufs (mit Ursache). 7.8 Rufaufschaltung Das Optionspaket SwyxMonitor ermöglicht neben einer permanenten Rufaufzeichnung (nur für den Administrator) auch das Aufschalten auf ein Gespräch eines anderen Benutzers. Dabei kann ein Supervisor (z.b. in einem Callcenter) ein bestehendes Gespräch mithören (Modus Nur zuhören ), dem sprechenden Agenten Anweisungen geben (z.b. eine Argumentationshilfe) oder sogar aktiv am Gespräch teilnehmen (Sprech-Modi). Wird das Optionspaket SwyxMonitor eingesetzt, so müssen unbedingt die jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen bezüglich des Datenschutzes beachtet werden. Für die Rufaufschaltung muss das Optionspaket SwyxMonitor installiert sein und der SwyxWare-Administrator muss diese Funktion für jeden einzelnen Benutzer entsprechend aktivieren SwyxIt! im Detail

153 Weiterhin können nur Gespräche mitgehört werden, die direkt mit SwyxIt! (und nicht im CTI- Modus) geführt werden. Gespräch mithören So hören Sie ein Gespräch mit 1. Wählen Sie die Rufnummer des Agenten, dessen Gespräch Sie mithören möchten, gefolgt vom DTMF-Befehl *24*1# und starten Sie den Ruf wie gewohnt (z.b. durch Abnehmen des Handsets oder über die Hörer-Taste auf Ihrem SwyxIt!). Beachten Sie bitte, dass Sie den Rufaufbau nur über den DTMF-Befehl für den Modus Nur zuhören starten können. Hört allerdings schon ein weiterer Supervisor in einem Sprech-Modus dieses Gespräch mit, werden Sie auch sofort in denselben Modus geschaltet. SwyxIt! wählt die Rufnummer des Agenten. Beim Agent erfolgt keine Rufsignalisierung, der Ruf wird direkt angenommen und mit dem aktiven Gespräch gekoppelt. Sie hören nun das Gespräch mit, von den beiden Gesprächspartnern werden Sie jedoch nicht gehört. Hat der Agent derzeit kein aktives Gespräch, wird der Rufaufbau abgebrochen. Rufumleitungen des Agenten (z.b. die Weiterleitung eines Zweitanrufs zur Voic oder zu einem Kollegen) werden ignoriert, d.h. der Ruf wird immer angenommen. Eine Ausnahme bildet die unbedingte, sofortige Rufumleitung - hier wird auch Rufaufschaltung umgeleitet. 2. Wählen Sie den entsprechenden DTMF-Befehl, um mit dem Agenten oder beiden Gesprächspartnern zu sprechen. 3. Beenden Sie das Mithören wie ein normales Gespräch, z.b. durch Auflegen des Handsets. Wenn der Gesprächspartner des Agenten (z.b. der Kunde) das Gespräch beendet, werden Sie automatisch mit dem Agenten verbunden es sei denn, Sie sind im Modus Nur zuhören - dann wird der Ruf beendet. DTMF-Befehl Erläuterung *24*1# Nur zuhören. Sie hören beide Gesprächspartner. *24*2# Beiden Seiten zuhören, mit Agent sprechen. Sie hören beide Gesprächspartner und der Agent hört Sie. Der andere Gesprächspartner (z.b. der externe Kunde) hört nur den Agenten. *24*3# Beiden Seiten zuhören, mit beiden Seiten sprechen. Die können sich am Gespräch direkt beteiligen. Mehrere Rufaufschaltungen Ein Gespräch kann auch von mehreren Personen mitgehört werden. Dabei werden die Supervisoren immer in denselben Modus geschaltet. Wechselt also ein Supervisor per DTMF- Befehl aus dem Modus Nur zuhören in einen Sprech-Modus, hört der Agent auch alle anderen Supervisoren, die mit ihm verbunden sind. Die Supervisoren können immer direkt miteinander sprechen, auch wenn Sie im Modus Nur zuhören sind. Weder der Agent noch der Gesprächspartner des Agents können sie hören Konfiguration einer Namenstaste für die Rufaufschaltung Wenn Sie häufiger Rufaufschaltungen durchführen, empfiehlt sich die Konfiguration einer entsprechenden Namenstaste für den DTMF-Befehl. Damit müssen Sie dann nur die Rufaufschaltung 7-73

154 Rufnummer des Agents eingeben und können dann über die konfigurierte Namenstaste die Rufaufschaltung starten. Namenstatste für Rufaufschaltung So konfigurieren Sie eine Namenstaste für die Rufaufschaltung 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Namenstaste, die Sie konfigurieren möchten. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Eigenschaften. Es erscheint das Fenster Eigenschaften von Geben Sie im Feld Rufnummer/URI den DTMF-Befehl zum Starten der Rufaufschaltung *24*1# ein. 4. Deaktivieren Sie auf jeden Fall das Kontrollkästchen Display vor Anwahl löschen, da sonst die Rufnummer des Agenten, dessen Gespräch Sie mithören möchten, wieder gelöscht würde SwyxIt! im Detail

155 8 SwyxIt! einstellen Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie Verhalten und Einstellungen von SwyxIt! ändern können. Klicken Sie in der Menüleiste oder im Kontextmenü auf Einstellungen. Abbildung 8-1 Einstellungen Menüeintrag Zweitanruf unterbinden Rufnummer/URI unterdrücken Lautsprecher ausschalten Mikrofon ausschalten Lautstärke regulieren... Erläuterung Mit dieser Funktion vermeiden Sie bei Telefongesprächen die Signalisierung weiterer Anrufe. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 7.4.7, Zweitanruf unterbinden, Seite Ist die Rufnummernunterdrückung eingeschaltet, so wird Ihrem externen Gesprächspartner Ihre Rufnummer nicht übermittelt. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 7.4.8, Rufnummer unterdrücken, Seite Sie können während eines Gesprächs den Lautsprecher einund ausschalten. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.1.2, Lautsprecher ausschalten, Seite8-4. Sie können während eines Gesprächs das Mikrofon ein- und ausschalten. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.1.3, Mikrofon ausschalten, Seite8-4. Es erscheint ein Regler zur Einstellung der Lautstärke. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.1.1, Lautstärke regulieren, Seite

156 Menüeintrag Umleitung konfigurieren... Sofortige Umleitung einschalten Ruhe vor dem Telefon Call Routing Manager... Ansagen-Assistent... CTI... Sound Wizard... Benutzerprofil... Lokale Konfiguration... Erläuterung Konfigurieren Sie hier die sofortige Umleitung, die verzögerte Umleitung, die Umleitung bei Besetzt und die Parallelrufe. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.2, Umleitung konfigurieren..., Seite8-4. Schalten Sie hier die sofortige Umleitung ein- bzw. aus. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 5.17, Wie leite ich Anrufe um?, Seite Mit dieser Funktion vermeiden Sie die Signalisierung weiterer Anrufe. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 7.4.6, Ruhe vor dem Telefon, Seite Konfigurieren Sie mit dem Call Routing Manager weitergehende Rufbehandlungen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation "Swyx Extended Call Routing". Der Ansagen-Assistent unterstützt Sie bei der Aufnahme der notwendigen Ansagen, z.b. Ihrer persönlichen Ansage für die Voic . Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.4.1, Namensansage und Begrüßungsansage für die Voic , Seite Hier können Sie ein anderes Endgerät (Telefon oder SwyxIt!) bedienen bzw. die Verknüpfung wieder lösen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 7.6, PC-Bedienung eines SwyxPhone oder SwyxIt! (CTI), Seite Optimieren Sie hier die Einstellungen Ihres Telefon-Endgerätes (SwyxIt! Handset oder SwyxIt! Headset). Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.7, Sound Wizard, Seite Hier finden Sie alle weiteren Einstellungen, die dem Benutzer zugeordnet werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.8, Benutzerprofil..., Seite Hier finden Sie alle weiteren Einstellungen, die für diese Installation von SwyxIt! vorgenommen werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.9, SwyxIt! - Lokale Konfiguration..., Seite SwyxIt! einstellen

157 8.1 Lautsprecher und Mikrofon Sie können sowohl die Lautsprecher als auch das Mikrofon ein- und ausschalten und die Lautstärke der Lautsprecher regulieren. Beachten Sie bitte, dass Sie nach der Installation den Sound Wizard starten müssen um die Sprachqualität zu optimieren Lautstärke regulieren Sie können die Lautstärke der Lautsprecher jederzeit, auch während des Gesprächs, regulieren. Grundsätzlich wird immer die Ausgabe reguliert, die Sie gerade hören. D.h. klingelt z.b. ein eingehender Ruf, so regeln Sie die Lautstärke des Ruftons (intern, extern oder den diesem Anrufer zugewiesenen Rufton); führen Sie ein Gespräch über den Hörer, so wird dort die Lautstärke geregelt. Lautstärke regulieren So regulieren Sie die Lautstärke Sie haben mehrere Möglichkeiten: 1. Benutzen Sie den Schieberegler auf der Oberfläche (Skin). Oder 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen Lautstärke regulieren.... Oder 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Lautsprechersymbol im SwyxIt!-Display. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Lautstärke regulieren.... Oder 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt!. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Einstellungen Lautstärke regulieren.... Es erscheint das Fenster Lautstärke. 3. Sie können nun die Lautstärke des Lautsprechers durch Verschieben des Reglers verändern. Die Änderung ist sofort wirksam. 4. Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu schließen. Zur Einstellung der Mikrofon-Lautstärke während eines Telefonats können Sie in Windows die Lautstärken-Mixer öffnen (Einstellungen Systemsteuerung Sounds und Multimedia) und dort die Lautstärke regulieren. Haben Sie unterschiedliche Audiogeräte für das Gespräch und die Ruftöne konfiguriert, so sind durch diese Regulierung nur die Einstellungen für das Gespräch betroffen. Lautsprecher und Mikrofon 8-3

158 8.1.2 Lautsprecher ausschalten Diese Funktion schaltet den Lautsprecher aus bzw. ein. Ist der Lautsprecher ausgeschaltet (erkennbar am ausgegrauten Lautsprechersymbol auf der SwyxIt!-Skin bzw. dem Häkchen im Menü), können Sie Ihren Gesprächspartner nicht mehr hören. Lautsprecher ausschalten So schalten Sie den Lautsprecher aus Sie haben mehrere Möglichkeiten: 1. Klicken Sie auf das Lautsprechersymbol auf der SwyxIt!-Skin. Oder 1. Klicken Sie auf Einstellungen Lautsprecher ausschalten. Oder 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt!. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Einstellungen Lautsprecher ausschalten. Rufen Sie diese Funktion erneut auf, wenn Sie Ihren Gesprächspartner wieder hören möchten. Häkchen und Kreuz verschwinden dann Mikrofon ausschalten Diese Funktion schaltet das Mikrofon aus bzw. ein. Ist das Mikrofon ausgeschaltet (erkennbar am ausgegrauten Mikrofon-Symbol auf der SwyxIt!- Skin bzw. dem Häkchen im Menü), kann Ihr Gesprächspartner Sie nicht mehr hören. Mikrofon ausschalten So schalten Sie das Mikrofon aus Sie haben mehrere Möglichkeiten: 1. Klicken Sie auf das Mikrofonsymbol im SwyxIt!-Display. Oder 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen Mikrofon ausschalten. Oder 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt!. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Einstellungen Mikrofon ausschalten. Rufen Sie diese Funktion erneut auf, wenn Sie wieder mit Ihrem Gesprächspartner sprechen möchten. Häkchen und Kreuz verschwinden dann. 8.2 Umleitung konfigurieren... Eingehende Anrufe können Sie gezielt an einen anderen Teilnehmer oder an Ihre Standardvoic mit der Taste Umleitung weiterleiten. Sie können festlegen wann die Umleitung erfolgen soll: sofortige (direkte) Umleitung verzögerte Umleitung Umleiten bei Besetzt. 8-4 SwyxIt! einstellen

159 Alle drei Arten der Umleitung können gleichzeitig eingeschaltet sein. Die jeweils zutreffende Umleitung wird automatisch angewendet. Weiterhin können Sie eine parallele Rufsignalisierung definieren. Mit der parallelen Rufsignalisierung werden eingehende Rufe zusätzlich an einem oder mehreren externen Geräten (z.b. ISDN-Telefon oder Mobiltelefon) signalisiert und können dort auch angenommen werden. Wenn Sie die sofortige Umleitung mit der Option Alle Rufe sofort umleiten aktiviert haben, können Sie außerdem definieren, ob Sie einmalig an einen anderen Teilnehmer umleiten möchten (vorübergehende Umleitung) oder Ihre Standard-Umleitung benutzen möchten: Standard-Umleitung Die Einstellungen gelten immer dann, wenn Sie die Umleitung einschalten. Sie werden solange befolgt, bis Sie die Umleitung wieder ausschalten. Wenn Sie Ihre Anrufe das nächste Mal umleiten, können Sie auf diese Einstellungen zurückgreifen. Die feste Umleitung schalten Sie mit einem Klick auf die Taste Umleitung ein. Die Einstellungen dafür legen Sie generell fest bei der Konfiguration unter Standard-Umleitung (aktivierbar über die Umleitungstaste). vorübergehende Umleitung Diese Umleitung schalten Sie gesondert ein und aus. Sie gilt nur bis Sie diese vorübergehende Umleitung wieder ausschalten. Beim nächsten Aktivieren der Umleitung wird automatisch wieder die Standard-Umleitung aktiviert. Die vorübergehende Umleitung können Sie einschalten, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Taste Umleitung klicken und mit Eigenschaften das Fenster Eigenschaften von... öffnen. Aktivieren Sie hier die Option Vorübergehende Umleitung und geben Sie die Rufnummer ein, zu der in diesem Falle umgeleitet werden soll. Ganz gleich welche der beiden Umleitungsarten Sie verwenden: Wenn Sie eine direkte Umleitung für Ihre Anrufe festgelegt haben, erscheint im Display ein entsprechender Hinweis mit Angabe des Umleitungsziels, und die Taste Umleitung der Standard-Bedienoberfläche leuchtet grün auf. Klicken Sie erneut auf die Taste Umleitung, wird die direkte Umleitung ausgeschaltet und die Taste Umleitung erlischt. Sind Ihre Angaben zum Umleitungsziel unpräzise (fehlt beispielsweise die Rufnummer), so weist Sie SwyxIt! darauf hin wenn Sie die Taste Umleitung aktivieren und öffnet den Dialog Sofortige Umleitung. Ist Ihre Umleitung entsprechend konfiguriert, so können Sie die Parameter der sofortigen Umleitung später aus der Ferne verändern (siehe Kapitel 8.4.2, Sofortige Umleitung ändern, Seite8-19). Kontextmenü zur Taste Umleitung Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Taste Umleitung klicken, erscheint ein Kontextmenü. Menübefehl Sofortige Umleitung einschalten Erläuterung Standard-Umleitung aktivieren / deaktivieren. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt So leiten Sie alle Anrufe um (sofortige Rufumleitung), Seite 8-6. Umleitung konfigurieren

160 Menübefehl Hilfe Eigenschaften Klick auf Taste Umleitung Erläuterung Online-Hilfe aufrufen. Umleitungen konfigurieren. Aktiviert die sofortige Umleitung. Wie die Rufumleitung im Einzelnen konfiguriert wird, entnehmen Sie bitte Kapitel 8.2, Umleitung konfigurieren..., Seite Sofortige Umleitung Mit der sofortigen Umleitung legen Sie Umleitungen fest, die für alle für Sie eingehenden Telefonanrufe direkt, d. h. ohne Verzögerung, gelten. Ist die sofortige Umleitung nicht aktiviert, können Sie Anrufe auch verzögert weiterleiten (siehe auch Kapitel 8.2.2, Verzögerte Umleitung, Seite 8-8) oder im Falle, dass Sie bereits telefonieren, speziell umleiten (siehe auch Kapitel 8.2.3, Umleiten bei Besetzt, Seite 8-9). Die sofortige Umleitung können Sie auch von einem anderen Telefonanschluss aus ändern. (siehe So ändern Sie die Einstellungen der sofortigen Umleitung per Fernabfrage, Seite8-19). Anrufe sofort umleiten So leiten Sie alle Anrufe um (sofortige Rufumleitung) 1. Rufen Sie den Eigenschaftendialog auf, z.b. im Menü Einstellungen Umleitungen konfigurieren Aktivieren Sie die Option Alle Rufe sofort umleiten, wenn Sie die eingestellte Umleitungsregel sofort aktivieren möchten (entspricht der aktivierten Taste Umleitung auf der Bedienoberfläche) oder lassen Sie das Kontrollkästchen Alle Rufe sofort umleiten deaktiviert, wenn Sie später durch Klicken der Umleitungstaste die eingestellte sofortige Umleitung aktivieren wollen. 3. Schalten Sie Standardumleitung (aktivierbar über die Umleitungstaste) ein, um festzulegen, wohin die Anrufe umgeleitet werden, wenn Sie auf der Bedienoberfläche auf die Taste Umleitung klicken. Sie können das Umleitungsziel direkt eingeben oder aus dem Telefonbuch auswählen oder die Standardvoic einschalten. Abbildung 8-2 Einstellungen, die zu einer sofortigen Rufumleitung führen 8-6 SwyxIt! einstellen

161 4. Schalten Sie Vorübergehende Umleitung ein, um Anrufe umzuleiten, ohne die Einstellungen für die Taste Umleitung zu verändern. Wenn Sie die Umleitung über die Bedienoberfläche später ausschalten, so wird die hier eingestellte Umleitung beim nächsten Einschalten über die Taste Umleitung nicht verwendet, sondern die Einstellung unter Standardumleitung (aktivierbar über die Umleitungstaste). Damit können Sie eine temporäre Umleitung benutzen, ohne Ihre Standardumleitung ändern und später wiederherstellen zu müssen. 5. Klicken Sie auf OK oder wechseln Sie zu einer anderen Registerkarte um weitere Umleitungen zu konfigurieren. Haben Sie auf Ihre Standardvoic umgeleitet, so sind die Einstellungen aktiv, die Sie auf der Registerkarte Standardvoic festlegen. Die auf dieser Registerkarte festgelegten Parameter können Sie auch von einem anderen Telefonanschluss aus verändern. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.4, Fernabfrage, Seite Umleitung konfigurieren

162 8.2.2 Verzögerte Umleitung Mit Hilfe dieser Umleitung können Sie festlegen, ob Telefonanrufe weitergeleitet werden, wenn Sie das Telefon für eine bestimmte Zeit haben klingeln lassen oder Sie nicht an SwyxServer angemeldet sind. So leiten Sie Anrufe um, die Sie nicht annehmen (verzögerte Rufumleitung) 1. Rufen Sie den Eigenschaftendialog auf, z.b. im Menü Einstellungen Umleitungen konfigurieren Klicken Sie auf die Registerkarte Verzögerte Umleitung. 3. Aktivieren Sie die Option Rufe umleiten nach <Anzahl> Sekunden zu:, um Anrufe umzuleiten, wenn Sie den eingehenden Ruf nicht innerhalb dieser Zeit annehmen. Diese Option wird verwendet, wenn kommende Rufe eine bestimmte Zeit an Ihrem Telefon signalisiert wurden und Sie den Ruf nicht angenommen haben oder Sie nicht an SwyxServer angemeldet sind (z.b. weil Sie Ihren PC schon ausgeschaltet haben). Stellen Sie außerdem eine Wartezeit ein. Sollen Rufe, die ohne Rückfrage an Sie weitergeleitet werden, nicht weiter umgeleitet werden, so stellen Sie für die verzögerte Umleitung eine Abbildung 8-3 Einstellungen, die zu einer verzögerten Rufumleitung führen Wartezeit von mehr als 20 Sekunden ein. Innerhalb dieser Zeit wird die Übergabe ohne Rückfrage zum Weiterleitenden zurückgegeben und dieser kann dann den Anrufer mit einem anderen Kollegen verbinden. Sie können das Umleitungsziel direkt eingeben oder aus dem Telefonbuch auswählen oder die Standardvoic einschalten. 4. Klicken Sie auf OK oder wechseln Sie zu einer anderen Registerkarte um weitere Umleitungen zu konfigurieren. 8-8 SwyxIt! einstellen

163 Haben Sie auf Ihre Standardvoic umgeleitet, so sind die Einstellungen aktiv, die Sie auf der Registerkarte Standardvoic festlegen. Beide Arten der Umleitung (verzögert oder bei besetztem Anschluss) können gleichzeitig eingeschaltet sein. Bei einem Anruf erkennt SwyxIt! automatisch, ob die Leitung frei oder besetzt ist, und wendet die entsprechende Umleitung an. Voraussetzung für die Umleitung bei Besetzt ist allerdings, dass die Funktion Zweitanruf unterbinden aktiviert ist bzw. alle Ihre Leitungen besetzt sind Umleiten bei Besetzt Mit Hilfe dieser Umleitung können Sie festlegen, ob Telefonanrufe weitergeleitet werden, wenn Ihr Anschluss besetzt ist (d. h. Sie gerade telefonieren). So leiten Sie Anrufe um, wenn Sie bereits telefonieren (Umleiten bei Besetzt) 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Umleiten bei Besetzt. 2. Aktivieren Sie die Option Rufe bei Besetzt umleiten zu:. Sie legen fest, wie ein Anruf behandelt werden soll, der nicht zu Ihnen durchgestellt werden kann, weil Sie bereits telefonieren und keinen Zweitanruf zugelassen haben. Sie können das Umleitungsziel direkt eingeben oder aus dem Telefonbuch auswählen oder die Standardvoic einschalten. 3. Klicken Sie auf OK oder wechseln Sie zu einer anderen Registerkarte um weitere Umleitungen zu konfigurieren. Haben Sie auf Ihre Standardvoic umgeleitet, so sind die Einstellungen aktiv, die Sie auf der Registerkarte Standardvoic festlegen. Abbildung 8-4 Einstellungen, die zu einer Umleitung bei Besetzt führen Beide Arten der Umleitung (verzögert oder bei besetztem Anschluss) können gleichzeitig eingeschaltet sein. Bei einem Anruf erkennt SwyxIt! automatisch, ob die Leitung frei oder besetzt ist, und wendet die entsprechende Umleitung an. Voraussetzung für die Umleitung bei Besetzt ist allerdings, dass die Funktion Zweitanruf unterbinden aktiviert ist bzw. alle Ihre Leitungen besetzt sind. Wird bei der Umleitung eine kostenpflichtige Verbindung aufgebaut, so fallen die entsprechenden Kosten bei Ihnen an. Umleitung konfigurieren

164 8.2.4 Parallele Rufsignalsierung Mit der parallelen Rufsignalisierung werden eingehende Rufe zusätzlich an einem oder mehreren externen Geräten (z.b. ISDN-Telefon oder Mobiltelefon) signalisiert und können dort auch angenommen werden. So legen Sie fest, an welchen Rufnummern Anrufe parallel signalisiert werden sollen 1. Rufen Sie den Eigenschaftendialog auf, z.b. im Menü Einstellungen Umleitungen konfigurieren Klicken Sie auf die Registerkarte Parallelrufe. 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Parallele Rufsignalisierung, wenn Ihre eingehenden Rufe noch an einem weiteren externen Gerät signalisiert werden sollen. 4. Geben Sie dann die externen Rufnummern im kanonischen Rufnummernformat ein. Wenn der Ruf an mehr als einem externen Gerät signalisiert werden soll, geben Sie die Nummern nacheinander mit einem Semikolon getrennt ein. Abbildung 8-5 Parallele Rufsignalisierung an einem molbilen Gerät Wird bei der Umleitung eine kostenpflichtige Verbindung aufgebaut, so fallen die entsprechenden Kosten bei Ihnen an. 5. Klicken Sie auf OK oder wechseln Sie zu einer anderen Registerkarte um weitere Umleitungen zu konfigurieren. 8.3 Standardvoic Unter Umleitungen können Sie mit Hilfe der Registerkarte Standardvoic die Einstellungen Ihrer Standardvoic konfigurieren. Sie können einen Begrüßungstext festlegen. Jeder Teilnehmer, der eine Voic für Sie hinterlassen will, hört zunächst diese Ansage. Sie bestimmen ebenfalls, ob Anrufer überhaupt eine Nachricht hinterlassen können und wohin die Voic gesendet wird. Weiter können Sie hier die Möglichkeit zur Fernabfrage einräumen. Mit der Fernabfrage können Sie z.b. Ihre Voic s von einem anderen Anschluss aus abhören oder Ihre sofortige Umleitung verändern SwyxIt! einstellen

165 Die Aufzeichnung wird beendet mit dem Auflegen des Anrufers nach Ablauf der maximalen Aufnahmezeit nach einer Sprechpause von fünf Sekunden nach Eingabe von #. Nach Aufzeichnung der Sprachnachricht kann der Anrufer die Aufzeichnung überprüfen und gegebenenfalls erneut aufsprechen. Das Menü hierzu wird im Anschluss an die Aufzeichnung eingespielt. Die hier definierten Parameter gelten immer dann, wenn der Ruf zur Standardvoic umgeleitet wird. Der Anrufer kann jederzeit die Ansage bzw. die Aufzeichnung einer Nachricht durch die Eingabe einer 0 abbrechen. In diesem Fall wird er dann zur Zentrale weitergeleitet. Weitergehende Rufbehandlungen können Sie mit Hilfe des Call Routing Managers gestalten. Dort erfahren Sie, wie Sie besondere Ansagen für spezielle Anrufer festlegen und auch die zugehörige Voic an andere -Adressen senden können. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation "Swyx Extended Call Routing". Standardvoic konfigurieren So konfigurieren Sie Ihre Standardvoic Sie haben mehrere Möglichkeiten: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Taste Voic . Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Eigenschaften. Oder 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen Umleitung. Oder 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt!. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Einstellungen Umleitung. In jedem Fall erscheint das Fenster Eigenschaften von Öffnen Sie die Registerkarte Standardvoic . Abbildung 8-6 Eigenschaften der Standardvoic Standardvoic 8-11

166 1. Schalten Sie Begrüßung ein, um den Begrüßungstext festzulegen. Bei der Installation hat der Ansagen-Assistent Sie bereits aufgefordert, die Ansage für die Voic aufzusprechen. Sie können diese Ansage jederzeit ändern im Menü Einstellungen Ansagen-Assistent. 2. Definieren Sie die vorzuspielende Ansage. Sie haben mehrere Möglichkeiten: Wählen Sie aus der Dropdownliste eine Datei aus. Durchsuchen Sie Ihre Festplatte durch Klicken auf. Sie können sich bei der Suche ebenfalls für eine Datei im MP3-Format entscheiden. Die MP3-Datei wird nach der Auswahl automatisch in das unterstützte WAV-Format konvertiert und in Ihrem persönlichen Verzeichnis auf SwyxServer abgelegt. Die konvertierten Dateien stehen somit für die spätere Nutzung zur Verfügung. Während des Konvertierungsprozesses öffnet sich der Info-Dialog Bitte warten Sie, die Datei wird ins WAV-Format konvertiert. Klicken Sie auf, um die ausgewählte Datei anzuhören. Klicken Sie auf, um das Abspielen zu stoppen. Zum Aufnehmen einer neuen Ansage klicken Sie auf : Sie werden dann aufgefordert, einen Dateinamen einzugeben. Es erscheint das Fenster Aufnahme beginnen. Klicken Sie auf Start, um mit der Aufzeichnung Ihrer Ansage zu beginnen. Beenden Sie die Aufnahme durch Klicken auf. Durch Klicken auf können Sie die ausgewählte Datei löschen. Die WAV-Dateien, die vom Administrator allen Benutzern zur Verfügung gestellt werden, haben den Zusatz (Vorlage) im Dateinamen. Diese Vorlagen können nicht gelöscht werden. 3. Schalten Sie Voic aufzeichnen ein, um den Anrufern eine Ansage vorzuspielen und Voic s aufzuzeichnen. Hier können Sie auch die Länge der Aufzeichnung zeitlich begrenzen, damit die Dateien, in denen die Nachrichten abgelegt werden, nicht zu groß werden. aus, um den Anrufern nur eine Ansage vorzuspielen, aber keine Voic s aufzuzeichnen. Bitte bedenken Sie, dass sich eine Begrenzung der Nachrichtenlänge empfiehlt, da eine Voic pro Aufzeichnungssekunde je nach Komprimierung einen Speicherplatz von 2 bis16 KB benötigt (einer Ansage von 14 Sekunden entsprechen z.b. 28 bis 224 KB, einer Ansage von 1:21 Minuten bis zu 1,2 MB). 4. Im Feld Voic an folgende -Adresse versenden legen Sie fest, an welche E- Mail-Adresse alle Voic s gesendet werden. Jede aufgezeichnete Voic finden Sie dann in Ihrem -Client (z.b. Outlook) als Anlage einer . Um diese Voic abzuhören, doppelklicken Sie auf die Anlage. 5. Schalten Sie Fernabfrage mit Hilfe der *-Taste während der Voic -Ansage starten ein, um von einem anderen Anschluss aus Ihre Voic s abzuhören oder um Ihre sofortige Umleitung aus der Ferne verändern zu können SwyxIt! einstellen

167 Aufzeichnung bearbeiten Nach der Aufzeichnung einer Sprachnachricht stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: DTMF-Eingabe Abbrechen der Voic und Weiterleiten an die Zentrale Speichern und Versenden der aufgezeichneten Nachricht Abhören der aufgezeichneten Nachricht Erneutes Aufnehmen einer Sprachnachricht. Die vorhergehende Nachricht wird gelöscht. Starten der Fernabfrage, sofern diese konfiguriert ist. Die Auswahl der Menüpunkte erfolgt über DTMF-Töne, die der Anrufer mit seinem Telefon eingibt. 8.4 Fernabfrage Die Fernabfrage ermöglicht Ihnen das Abhören der Voic s von einem beliebigen Telefonanschluss aus. Bei einem Anruf an Ihre SwyxWare-Rufnummer identifizieren Sie sich gegenüber SwyxWare mit Hilfe Ihrer PIN und können dann zuerst die neuen und anschließend alle vorhandenen Voic s abhören, wiederholen und ggf. löschen. Außerdem können Sie das Ziel der sofortigen Rufumleitung ändern oder eine neue Ansage aufnehmen. Beachten Sie bitte, dass die Anzahl der Voic s, die zur Fernabfrage bereit gestellt werden, auf die aktuellsten hundert Voic s begrenzt ist. Verfügt die SwyxWare-Installation über das Modul Text-To-Speech, so können Sie nicht nur Ihre Voic s abhören, sondern Sie können sich alle Ihre s, die in Ihrem Posteingang sind, vorlesen lassen. Parameter für Fernabfrage So legen Sie die Parameter für die Standard-Fernabfrage fest Legen Sie zuerst die Standardvoic fest und aktivieren Sie dabei die Option Fernabfrage mit Hilfe der *-Taste starten (siehe Kapitel 8.3, Standardvoic , Seite 8-10). 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen Umleitung. Oder 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt!. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Einstellungen Umleitung. In jedem Fall erscheint das Fenster Eigenschaften von Wechseln Sie zur Registerkarte Standard-Fernabfrage. Fernabfrage 8-13

168 Abbildung 8-7 Eigenschaften der Standard Fernabfrage 4. Legen Sie hier die PIN fest, mit der Sie sich später bei der Fernabfrage identifizieren. Wählen Sie eine mindestens fünfstellige, nichttriviale Ziffernfolge und bestätigen Sie diese. 5. Geben Sie die PIN im Feld PIN bestätigen: erneut ein. 6. Im Feld Mailserver geben Sie den Namen des Mailservers ein, an den Ihre Voic s gesendet werden. Dies ist der Server, dessen -Adresse Sie in der Konfiguration der Standardvoic bereits verwendet haben. 7. Im Feld Benutzerkonto geben Sie Ihr Benutzerkonto für diesen Mailserver an. Erkundigen Sie sich hierzu bitte bei Ihrem Systemadministrator nach der korrekten IMAP4-Bezeichnung Ihres Benutzerkontos (z. B. server/jones.tom/jones.tom). 8. Geben Sie Ihr Kennwort auf diesem Mailserver ein und bestätigen Sie es. 9. Geben Sie den Namen des -Ordners an, in dem die neuen Voic s zu finden sind. Verwenden Sie INBOX als Synonym für Posteingang. Geben Sie hier ein Unterverzeichnis an, so achten Sie bitte darauf, den korrekten Namen z.b. INBOX/Voic s vollständig anzugeben. (Verwenden Sie in diesem Fall ein / und kein \.) 10. Weiter können Sie festlegen, ob SwyxServer bei der Abfrage der Voic s bei Ihrem Mailserver das Sicherheitsprotokoll SSL (Secure Socket Layer) benutzen soll. Ihr Mailserver muss dieses Protokoll unterstützen. 11. Möchten Sie nur die Voic s abhören, so aktivieren Sie die Option Nur s berücksichtigen, die von SwyxServer gesendet wurden (Voic s) SwyxIt! einstellen

169 12. Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf OK. Ändert sich Ihr Kennwort für den Mailserver, so müssen Sie auch hier das Kennwort ändern. Mit Hilfe Ihrer Angaben ist es nun für SwyxServer möglich, bei einer Fernabfrage den Mailserver abzufragen und Ihnen die Voic s zur Verfügung zu stellen. Umleitung für die Fernabfrage konfigurieren Fernabfrage durchführen So konfigurieren Sie die Umleitung für die Fernabfrage Um Voic s aus der Ferne abzuhören, müssen Sie Ihre Umleitung so einrichten, dass Sie durch einen Anruf in das Menü der Fernabfrage gelangen: Haben Sie keine weiteren Call Routing Manager-Regeln aktiviert, richten Sie die Verzögerte Umleitung so ein, dass ein Anruf an die Standardvoic umgeleitet wird. Während der Begrüßungsansage gelangen Sie dann mit Hilfe der *-Taste in des Menü der Fernabfrage. Haben Sie Call Routing Manager-Regeln aktiviert, achten Sie darauf, dass Ihnen dort die Möglichkeit zur Fernabfrage gegeben wird. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation "Swyx Extended Call Routing". Haben Sie keine Call Routing Manager-Regeln aktiviert und ändern Sie dann die sofortige Rufumleitung (z.b. statt zur Standardvoic zu einer anderen Rufnummer), so haben Sie anschließend keine Möglichkeit mehr zur Fernabfrage zu gelangen. So fragen Sie Ihre Voic s aus der Ferne ab Voraussetzung ist eine eingerichtete Fernabfrage (siehe So legen Sie die Parameter für die Standard- Fernabfrage fest, Seite 8-13) und die entsprechend konfigurierte Umleitung (siehe So konfigurieren Sie die Umleitung für die Fernabfrage, Seite 8-15). Damit ein eingehender Ruf von Ihrer Standardvoic angenommen werden kann und Ihnen damit auch die Möglichkeit der Fernabfrage zur Verfügung steht, müssen Sie Ihre Umleitung entsprechend konfigurieren, d.h. ein eingehender Ruf muss zur Standardvoic gelangen und darf nicht weitergeleitet werden(siehe Kapitel 8.2, Umleitung konfigurieren..., Seite 8-4). 1. Wählen Sie Ihre SwyxWare-Rufnummer. Der Ruf wird angenommen und Sie hören den Begrüßungstext Ihrer Voic . 2. Während der Begrüßungsansage drücken Sie die *-Taste. Sie hören die Begrüßungsansage der Fernabfrage und werden aufgefordert Ihre PIN einzugeben. Die Aufforderung zur Eingabe der PIN unterbleibt, wenn Sie von Ihrer eigenen Durchwahl aus anrufen. 3. Geben Sie Ihre PIN ein und beenden Sie die Eingabe mit der # -Taste. Fernabfrage 8-15

170 4. Liegen neue Voic s vor, so wird zuerst deren Anzahl ausgegeben. Anschließend werden Ihnen alle neuen Voic s vorgespielt, wobei mit der zuletzt aufgenommen begonnen wird. Für jede Voic werden dabei zuerst die Absenderinformationen ausgegeben: Empfangsdatum Uhrzeit Rufnummer des Anrufers (falls vorhanden) Name des Anrufers (falls bei internen Rufen ein WAV-Datei des Anrufers zur Verfügung steht; siehe So sprechen Sie Ihren Namen und die Begrüßung für die Voic auf, Seite 8-18) und anschließend die aufgesprochene Voic . Mit Hilfe der *-Taste können Sie die aktuelle Ansage (Absenderinformation oder aufgesprochene Voic ) überspringen. Während der Ausgabe einer Voic / stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Taste Auswirkung Verbindet mit dem Anrufer (wenn möglich) Zurück zum Anfang der Mail Sprache wechseln (deutsch / englisch) Weiter zum Ende der Mail Springt 10 Sekunden zurück Stopp/Start der Ausgabe Springt 10 Sekunden vorwärts Wechselt zur vorherigen Mail Wechselt zur nächsten Mail Hauptmenü Wechselt zur nächsten Information (Datum, Uhrzeit, Nummer, Mail-Inhalt) Hilfe Tabelle 8-1 Fernabfrage-Menü während des Abspielens einer Mail Liegen keine neuen Voic s für Sie vor, so befinden Sie sich im Hauptmenü. Hier können Sie sowohl alle vorhandenen Voic s abhören als auch Ihre sofortige Umleitung konfigurieren (siehe So ändern Sie die Einstellungen der sofortigen Umleitung per Fernabfrage, Seite 8-19). Ist das Modul Text-To-Speech installiert, so können Sie sich Ihre s vorlesen lassen. Vorgelesene s werden im Posteingang nicht als gelesen gekennzeichnet. 5. Nach jeder abgehörten Voic stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung: 8-16 SwyxIt! einstellen

171 Taste Auswirkung Verbindet mit dem Anrufer (wenn möglich) Wiederholt die aktuelle Mail Löscht die aktuelle Mail, Bestätigung mit Per Voic antworten (nur intern möglich) Weiterleiten an interne Nummer Wechselt zur vorherigen Mail Wechselt zur nächsten Mail Hauptmenü Hilfe Tabelle 8-2 Fernabfrage-Menü nach dem Abspielen einer Mail Im Anschluss an das Abspielen der neuen Voic s erfolgt die Ausgabe des Hauptmenüs. Es stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Taste Auswirkung Ende der Fernabfrage (=Auflegen) Abfrage aller Voic s (neueste zuerst) Abfrage aller s Konfiguration der sofortigen Umleitung Notiz aufzeichnen Voic -Ansage ändern Löscht alle Voic s, Bestätigung mit Wechselt zur nächsten Mail Hilfe Tabelle 8-3 Hauptmenü der Fernabfrage 6. Beenden Sie die Fernabfrage durch Auflegen. Die Menüs der Fernabfrage stehen auch als Druckvorlage auf der SwyxWare-CD zur Verfügung. Wenden Sie sich an Ihren Administrator. Beenden Sie die Fernabfrage im Hauptmenü mit 0, so können noch weitere Aktionen des Call Routing Manager angewandt werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation "Swyx Extended Call Routing". Haben Sie eine Voic bis zu ihrem Ende abgehört, so wird die entsprechende in Ihrem -Ordner als gelesen gekennzeichnet. Wurde die Voic ganz oder teilweise übersprungen, so bleibt die Markierung ungelesen im -Ordner erhalten. Fernabfrage 8-17

172 Haben Sie in Ihren Outlook-Regeln die Bedingungen für Erwachsene oder Junk-Mails benutzt, so muss in diesen Regeln außer von Absender <Voic -Absenderadresse> als Ausnahme eingetragen werden, wobei der Absender direkt in das Von -Feld eingegeben werden muss. Andernfalls werden die Voic s, die diese Regeln durchlaufen haben, nicht mehr als solche erkannt und bei der Fernabfrage nicht berücksichtigt. Die Voic - Absenderadresse ist die -Adresse, unter der SwyxServer die Voic s versendet. Sie wird von Ihrem Systemadministrator konfiguriert Namensansage und Begrüßungsansage für die Voic Um anderen internen Teilnehmern außer der Rufnummer auch Ihren Namen vorzuspielen, empfiehlt es sich, eine Datei mit der Bezeichnung name.wav aufzunehmen und in Ihrem persönlichen Verzeichnis auf SwyxServer abzuspeichern. Bei der Installation von SwyxIt! fordert der Ansagen-Assistente Sie auf, die Namensansage und die Begrüßungsansage für die Voic aufzusprechen. Diese Ansagen können auch zu einem späteren Zeitpunkt aufgesprochen werden, in dem Sie den Ansage-Assistenten aufrufen. Name und Begrüßung aufnehmen So sprechen Sie Ihren Namen und die Begrüßung für die Voic auf 1. Wählen Sie in der Menüleiste Einstellungen Ansagen-Assistent.... Es öffnet sich der Ansagen-Assistent. 2. Klicken Sie auf Weiter >. 3. Eigener Name Sprechen Sie Ihren Namen auf. Zum Aufnehmen einer neuen Ansage klicken Sie auf. Es erscheint das Fenster Aufnahme starten. Klicken Sie auf Start, um mit der Aufzeichnung Ihres Namens zu beginnen. Beenden Sie die Aufnahme durch Klicken auf. Durch Klicken auf können Sie die ausgewählte Datei löschen, durch Klicken auf können Sie die ausgewählte Datei abhören. 4. Klicken Sie auf Weiter >. 5. Haben Sie noch keine eigene Begrüßungsansage für ihre Voic aufgesprochen, so fordert der Ansagen-Assistent Sie jetzt auf, diese Ansage aufzusprechen. Sie können diese Ansage auch zu einem späteren Zeitpunkt aufsprechen. In diesem Fall Überspringen Sie diese Aufnahme mit Weiter >. 6. Klicken Sie auf Fertig stellen. In Ihrem persönlichen Verzeichnis auf SwyxServer existiert nun eine Datei mit der Bezeichnung name.wav, die es SwyxWare ermöglicht einer internen Rufnummer auch eine entsprechende Ansage zuzuordnen und, bei einer Fernabfrage, diese dem Anrufer vorzuspielen SwyxIt! einstellen

173 8.4.2 Sofortige Umleitung ändern Über das Menü der Fernabfrage können Sie weiterhin auch die Einstellungen der sofortigen Rufumleitung verändern. Sie können wählen zwischen einer sofortigen Umleitung zu einer Rufnummer, einer sofortigen Umleitung zur Standardvoic oder dem Ausschalten der sofortigen Umleitung. Ändern der sofortigen Umleitung So ändern Sie die Einstellungen der sofortigen Umleitung per Fernabfrage Voraussetzung ist eine eingerichtete Fernabfrage (siehe So legen Sie die Parameter für die Standard- Fernabfrage fest, Seite 8-13) und die entsprechend konfigurierte Umleitung (siehe So konfigurieren Sie die Umleitung für die Fernabfrage, Seite 8-15). 1. Wählen Sie Ihre SwyxWare-Rufnummer. Der Ruf wird angenommen und Sie hören den Begrüßungstext Ihrer Voic . 2. Während der Begrüßungsansage drücken Sie die *-Taste. Sie hören die Begrüßungsansage der Fernabfrage und werden aufgefordert Ihre PIN einzugeben. 3. Geben Sie Ihre PIN ein und beenden Sie die Eingabe mit der # -Taste. Die Aufforderung zur Eingabe der PIN unterbleibt, wenn Sie von Ihrer eigenen Durchwahl aus anrufen. 4. Liegen neue Voic s vor, so wird Ihnen die Möglichkeit gegeben diese abzuhören. 5. Um die sofortige Rufumleitung zu ändern geben Sie bitte eine 9 ein um in das Hauptmenü zu gelangen. Im Hauptmenü stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Taste Auswirkung Abfrage aller Voic s (neueste zuerst) Abfrage aller s Konfiguration der sofortigen Umleitung Notiz aufzeichnen Voic -Ansage ändern Löscht alle Voic s, Bestätigung mit Wechselt zur nächsten Mail Hilfe Ende der Fernabfrage (=Auflegen) Tabelle 8-4 Hauptmenü der Fernabfrage 6. Um die sofortige Umleitung zu ändern drücken Sie die 4. Es wird der aktuelle Status der sofortigen Umleitung ausgegeben. Anschließend haben Sie folgende Möglichkeiten Ihre sofortige Umleitung zu ändern: Fernabfrage 8-19

174 Taste Auswirkung Umleitung zu gespeicherten Nr. einschalten Die sofortige Umleitung zur gespeicherten Zielrufnummer wird aktiviert. Ist keine Zielrufnummer gespeichert, so werden Sie aufgefordert eine Rufnummer einzugeben. Umleitung zu Voic einschalten Die Umleitung zu Ihrer Standardvoic wird aktiviert. Umleitung ausschalten Die sofortige Umleitung wird ausgeschaltet. Beachten Sie bitte, dass in diesem Fall weitere Regeln des Call Routing Managers angewendet werden können. Neues Umleitungsziel festlegen Hier können Sie eine neue Zielrufnummer eingeben und mit beenden. Anschließend wird die sofortige Umleitung zu dieser Nummer aktiviert. Aktueller Status der Rufumleitung Der aktuelle Status der sofortigen Umleitung wird ausgegeben. Voic -Ansage ändern Hauptmenü Die Fernkonfiguration der sofortigen Umleitung wird beendet und Sie kehren zum Hauptmenü zurück. Umleitung zur aktuellen Rufnummer (nur möglich bei Rufnummerübermittlung) Hilfe Tabelle 8-5 Konfigurationsmenü der Umleitung in der Fernabfrage 8.5 Ruhe vor dem Telefon Ruhe vor dem Telefon Mit dieser Funktion können Sie unterbinden, dass Ihnen eingehende Anrufe überhaupt angezeigt werden. Sie befinden sich beispielsweise in einer wichtigen Besprechung und möchten nicht gestört werden. Das Einschalten dieser Funktion (erkennbar am Häkchen ), aktiviert die Umleitung zur Standardvoic . So verhindern Sie, dass Anrufe angezeigt werden Sie haben mehrere Möglichkeiten: 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen Ruhe vor dem Telefon. Oder 1. Klicken Sie auf die Taste Ruhe vor dem Telefon. Oder 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt!. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie auf Einstellungen Ruhe vor dem Telefon SwyxIt! einstellen

175 Rufen Sie diese Funktion erneut auf, um Anrufe wieder anzeigen zu lassen. Das Häkchen verschwindet dann. 8.6 Call Routing Manager... Mit dieser Funktion rufen Sie den Call Routing Manager auf. Sie können in SwyxIt! festlegen, wie mit für Sie eingehenden Anrufen verfahren wird. Beispielsweise legen Sie hier die Umleitung bei Besetzt fest. Oft reichen aber die in SwyxIt! direkt einstellbaren Angaben nicht aus. Mit Hilfe des Call Routing Managers können Sie ein komplexes Regelwerk für Ihre Rufbehandlung erstellen. Das Call Routing greift auf ein Regelbuch zu. In diesem Regelbuch sind alle Regeln in einer definierbaren Reihenfolge enthalten. Es prüft jeden eingehenden Ruf automatisch anhand der dort gespeicherten Regeln entsprechend der festgelegten Reihenfolge. Die Aktionen der ersten zutreffenden Regel werden ausgeführt. Bei der Erstellung und Bearbeitung des Regelbuchs hilft Ihnen der Regel-Assistent. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation "Swyx Extended Call Routing". Die Benutzung des Call Routing Managers muss vom Administrator für Sie freigegeben werden. 8.7 Sound Wizard Mit dieser Funktion rufen Sie den Sound Wizard auf. Der Sound Wizard stellt sicher, dass SwyxIt! optimal auf das Audiogerät abgestimmt wird, um die bestmögliche Sprachqualität zu gewährleisten. Der Sound Wizard wird automatisch gestartet, wenn für die Sprachausgabe ein fremdes Ausgabegerät gewählt wird (kein SwyxIt! Handset oder SwyxIt! Headset). Folgen Sie den Anweisungen des Sound Wizard, um die Sprachqualität zu optimieren. Wenn Sie ein anderes Audiogerät verwenden möchten, rufen Sie den Sound Wizard erneut auf, um das neue Audiogerät abzustimmen. Sound Wizard starten So starten Sie den Sound Wizard 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen Sound Wizard.... Der Sound Wizard erscheint. 2. Beachten Sie bitte die Hinweise. Klicken Sie auf Weiter >. 3. Sprache (Handset / Headset) Wählen Sie das Audiogerät für die Sprache aus der Dropdownliste aus. Verwenden Sie ein Direct Sound -Gerät. Spielen Sie die Testansage ab und passen Sie mit dem Schieberegler die Lautstärke an. Klicken Sie auf Weiter >. 4. Anschluss für Gabelfunktion Wählen Sie hier das Gerät aus, das Auflegen bzw. Abheben signalisiert. Klicken Sie auf Weiter >. Call Routing Manager

176 , 5. Mikrofonanpassung Heben Sie den Hörer ab bzw. setzen Sie das Headset auf. Klicken Sie auf Weiter >. 6. Mikrofonanpassung Sprechen Sie einen Text in normaler Telefonlautstärke bis die Forschrittsanzeige das Ende erreicht hat. Der Sound Wizard kalibriert das Mikrofon ihrer Sprache entsprechend. Tritt ein Fehler bei der Aufnahme auf, sehen Sie z.b. keine Anzeige der Sprachlautstärke, kehren Sie zur vorigen Seite zurück und wählen Sie ein anderes Gerät aus. Klicken Sie auf Weiter >. 7. Direktansprache Die Direktansprache kann von anderen Mitarbeitern genutzt werden um Sie direkt, d.h. ohne Abheben ihrerseits, anzusprechen. Die Ausgabe erfolgt über Lautsprecher. Stellen Sie hier die dafür erforderliche Lautstärke ein. Klicken Sie auf Weiter >. 8. Ruftöne Wählen Sie das Audiogerät für die Ruftöne (Klingeln) aus der Dropdownliste aus. Spielen Sie die Testansage ab und passen Sie mit dem Schieberegler die Lautstärke an. Klicken Sie auf Weiter >. 9. Klicken Sie auf Fertig stellen. Der Sound Wizard wird beendet und Ihre Änderungen werden sofort wirksam. Die Regulierung der Lautstärke kann - auch während eines Gesprächs - direkt von der Oberfläche aus erfolgen (siehe Kapitel 8.1.1, Lautstärke regulieren, Seite 8-3). 8.8 Benutzerprofil... Das Benutzerprofil enthält benutzerspezifische Informationen, wie beispielsweise die Zuordnung von Rufnummern zu Leitungen, Belegung von Namenstasten und vieles mehr. Dieses Benutzerprofil wird auf SwyxServer abgelegt. Sie finden somit an jedem PC, auf dem Sie SwyxIt! starten, Ihre persönlichen Einstellungen wieder. SwyxIt! erkennt Sie anhand Ihres Benutzernamens und lädt Ihre Konfiguration vom SwyxServer. In Ihrem Benutzerprofil können Sie weiter komfortabel die Tastenbelegung Ihres SwyxPhone festlegen. Sobald sich Ihr SwyxPhone beim SwyxServer anmeldet finden Sie dann Ihre Tastenbelegung auf diesem SwyxPhone vor. Davon ausgenommen sind die Einstellungen, die Sie unter Einstellungen SwyxIt! lokale Konfiguration... angegeben haben. Dies ist beispielsweise die Abstimmung Ihres Audiogerätes (SwyxIt! Handset, SwyxIt! Headset etc.). Diese Einstellungen sind computerspezifisch. Benutzerprofil anzeigen So zeigen Sie Ihr Benutzerprofil an Sie haben mehrere Möglichkeiten: 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen Benutzerprofil.... Oder 8-22 SwyxIt! einstellen

177 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt!. Das Kontextmenü erscheint. 2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen Benutzerprofil.... Es erscheint das Fenster Eigenschaften von.... Es enthält mehrere Registerkarten mit Ihren Einstellungen Allgemein Auf dieser Registerkarte legen Sie das grundlegende Telefonieverhalten von SwyxIt! fest. Abbildung 8-8 Allgemeine Einstellungen Schalter Unter Schalter bestimmen Sie das grundlegende Verhalten Ihres SwyxIt! und Ihres SwyxPhone L420: Rufnummer/URI unterdrücken Aktivieren Sie diese Option, um Ihre eigene Rufnummer bei ausgehenden externen Rufen nicht zu signalisieren. Das Einschalten dieser Option entspricht einem Klick auf die Taste Rufnummer unterdrücken. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 7.4.8, Rufnummer unterdrücken, Seite Benutzerprofil

178 Zweitanruf unterbinden Wenn Sie diese Option aktivieren, dann werden Ihnen keine weiteren Anrufe angezeigt, während Sie telefonieren. Ein Teilnehmer, der versucht Sie anzurufen, hört den Besetztton oder sein Ruf wird gemäß Ihrer Einstellung bei Umleitung bei Besetzt umgeleitet. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 8.2.3, Umleiten bei Besetzt, Seite 8-9. Das Einschalten dieser Option entspricht einem Klick auf die Taste Zweitanruf unterbinden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 7.4.7, Zweitanruf unterbinden, Seite Verbinden durch Auflegen Wird diese Option aktiviert, so können zwei Gespräche beim Auflegen automatisch miteinander verbunden werden: Vorausgesetzt Sie haben zwei Gespräche. Ist das von Ihnen aufgebaute Gespräch aktiv, so können Sie die beiden Gesprächspartner miteinander verbinden, indem Sie einfach den Hörer auflegen. Diese Eigenschaft Verbinden durch Auflegen können Sie hier aktivieren. Haben Sie das aktive Gespräch nicht aufgebaut, so wird bei Auflegen des Hörers die Verbindung lediglich beendet. Das zweite Gespräch wird weiterhin gehalten. Beispiel: Teilnehmer A wird von C angerufen. Anschließend beginnt Teilnehmer A auf einer weiteren Leitung ein zweites Gespräch zu Teilnehmer B (z.b. für eine Rückfrage). Legt A nun auf, so sind Teilnehmer B und C miteinander verbunden. Sie müssen den Hörer des Handsets auflegen. Klicken Sie auf die Oberfläche von SwyxIt! um die Verbindung zu beenden, so werden die beiden Leitungen nicht miteinander verbunden. Ist diese Option nicht aktiviert, so wird das aktive Gespräch beendet und das andere weiter gehalten. SwyxIt! Fenster Diese Einstellungen beziehen sich ausschließlich auf das Verhalten des SwyxIt!-Fensters. Anwendungsfreigabe erlauben Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Ihren Bildschirm während eines Telefonates freigeben möchten. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte Kapitel , Anwendungsfreigabe mit einem Mausklick, Seite Rufbenachrichtigung in der Taskleiste In diesem Fall wird ein Anruf bzw. ein signalisierter Ruf durch eine Sprechblase angezeigt, d.h. das aktive Fenster verändert sich nicht. Sie können dann den Ruf durch Abnehmen des Handsets oder durch Doppelklicken auf das Tray Icon annehmen. Immer im Vordergrund zeigen Ist diese Option aktiviert, so wird das SwyxIt!-Fenster immer im Vordergrund angezeigt. Beim Klingeln anzeigen Aktivieren Sie diese Option, damit bei eingehenden Anrufen das SwyxIt!-Fenster im Vordergrund erscheint und sofort eingabebereit ist. Während eines Gesprächs anzeigen Aktivieren Sie diese Option, so erscheint das SwyxIt!-Fenster im Vordergrund, wenn Sie den Hörer abheben SwyxIt! einstellen

179 Nach einem Gespräch minimieren Ist diese Option aktiviert, so wird das SwyxIt!-Fenster nach dem Beenden aller Gespräche automatisch geschlossen und als Tray-Icon angezeigt. Bei Minimieren nur Symbol zeigen Aktivieren Sie diese Option, um im minimierten Zustand SwyxIt! lediglich als Symbol (Tray-Icon) anzuzeigen. Andernfalls wird SwyxIt! als Tray-Icon und als Schaltfläche in der Taskleiste angezeigt Listen Mit Hilfe dieser Registerkarte konfigurieren Sie die Anrufliste, das Verhalten der Voic - Taste und das Verhalten der Wahlwiederholung. In der Anrufliste werden alle für Sie eingehenden Rufe mit der Information gespeichert, wie der Ruf behandelt wurde. Die Wahlwiederholungsliste enthält Informationen über Ihre letzten Anrufe bzw. Verbindungsversuche. Weiterhin können Sie hier das Verhalten der Automatischen Wahlwiederholung festlegen. Anrufliste und Wahlwiederholung konfigurieren Legen Sie hier fest, wie viele Einträge Ihre Anrufliste und Ihre Wahlwiederholungsliste enthalten darf und definieren Sie den Wahlwiederholungsmodus. Anrufliste und Wahlwiederholung konfigurieren So legen Sie die Eigenschaften der Anrufliste und der Wahlwiederholung fest 1. Geben Sie unter Anrufliste im Feld Maximale Länge die maximale Anzahl der Einträge ein, die in der Anrufliste enthalten sein sollen. Wird diese Längenangabe überschritten, wird der älteste Eintrag in der Liste gelöscht. Ältere Anrufe, die einen Rückrufwunsch bei Ihnen hinterlassen haben, bleiben in der Liste erhalten. 2. Geben Sie unter Wahlwiederholungsliste im Feld Maximale Länge die maximale Anzahl der Einträge ein, die in der Wahlwiederholungsliste enthalten sein sollen. Abbildung 8-9 Einstellung der Listen Benutzerprofil

180 3. Aktivieren Sie die Option Sofortige Anwahl, wenn die ausgewählte Rufnummer bzw. der Teilnehmer sofort angewählt werden soll. Ist die Option deaktiviert, können Sie die Rufnummer vor dem eigentlichen Wahlvorgang noch ändern. 4. Aktivieren Sie unter Automatische Wahlwiederholung die Option Immer automatische Wahlwiederholung verwenden, wenn Sie die Automatische Wahlwiederholung der letzten Rufnummer über die Wahlwiederholungstaste direkt beginnen wollen. 5. Ist die Option deaktiviert, wird über die Wahlwiederholungstaste nur eine einmalige Wahlwiederholung der zuletzt gewählten Rufnummer begonnen. 6. Klicken Sie auf OK. Voic -Taste konfigurieren So legen Sie das Verhalten der Voic -Taste fest 1. Im unteren Feld der Registerkarte Listen legen Sie fest, was bei einem Klick auf die Voic -Taste passiert: Ihr Programm öffnet sich. Sie können die Voic s in Ihrem Posteeingang sehen und bearbeiten. SwyxIt! startet die Fernabfrage, d.h. die Voic s werden Ihnen vorgespielt. Abbildung 8-10 Einstellung der Voic -Taste Mitschneiden Standardmäßig werden die Gespräche unter Ihrem Benutzerverzeichnis auf dem SwyxServer abgelegt. Dieses Verzeichnis können Sie hier ändern. Außerdem können Sie erkennen, ob alle Gespräche mitgeschnitten werden, oder ob Sie Ihre Gespräche selbst bedarfsgerecht aufzeichnen können. Die entsprechenden Kontrollkästchen sind abgeblendet, da die Einstellungen nur durch den Administrator geändert werden können SwyxIt! einstellen

181 Verzeichnis für die mitgeschnittenen Gespräche festlegen So legen Sie das Verzeichnis für die mitgeschnittenen Gespräche fest 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der SwyxIt!- Oberfläche auf die Schaltfläche Mitschneiden und wählen Sie im Kontextmenü die Option Eigenschaften.. Oder 1. Klicken Sie Menü Einstellungen auf die Option Benutzerprofil und wählen Sie die Registerkarte Mitschneiden aus. 2. Klicken Sie auf unter Dateien speichern um das gewünschte Verzeichnis zu suchen. Die Option wird automatisch aktiviert, sobald das Feld ein Verzeichnis enthält. 3. Klicken Sie auf OK, um das Fenster zu schließen. Abbildung 8-11 Eigenschaften von Mitschneiden Benutzerprofil

182 8.8.4 Namenstasten Mit Hilfe dieser Registerkarte konfigurieren Sie alle Ihre Namenstasten. Namenstasten konfigurieren So legen Sie die Eigenschaften der Namenstasten fest 1. Legen Sie im ersten Feld fest, wie viele Namenstasten Ihnen maximal angezeigt werden sollen. 2. Wählen Sie in der Dropdownliste Namenstaste die zu konfigurierende Namenstaste aus. 3. Geben Sie die Eigenschaften dieser Namenstaste an, wie z.b. die Rufnummer, die Beschriftung, ein zugeordnetes Bild (falls die Skin dies vorsieht) und den Anwahlmodus. 4. Legen Sie fest ob Sie die Nummer sofort wählen möchten. D.h. dass bei einem Klick auf die Taste sofort eine Verbindung aufgebaut wird. das Display vor der Anwahl gelöscht wird. D.h. nur die hier konfigurierte Abbildung 8-12 Einstellung der Namenstasten Nummer wird in die Anzeige übernommen. Es wird keine Vorwahl oder Projektkennziffer vorangestellt. Sie die Nummer für eine Direktansprache nutzen möchten. In diesem Fall wird die Verbindung sofort aufgebaut und Sie können dem anderen Teilnehmer Ihre Nachricht direkt durchsagen, ohne dass dieser abheben muss. Sie können hier direkt nacheinander alle von Ihnen verwendeten Namenstasten konfigurieren. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel , Namenstaste, Seite7-37. Auf der Skin werden nur die Tasten angezeigt, die laut Skindefinition festgelegt sind (z.b. Taste 1-5 und Taste 7) Verknüpfungstasten Mit Hilfe dieser Registerkarte konfigurieren Sie Ihre Verknüpfungstasten. Mit Verknüpfungstasten lassen sich Verknüpfungen mit häufig benutzten Programmen und Webseiten erstellen. So können Sie durch einen Klick auf die Taste beispielsweise eine Suchmaschine im Internet aufrufen oder eine Kundendatenbank starten SwyxIt! einstellen

183 Verknüpfungstaste belegen So verbinden Sie eine Verknüpfungstaste mit einem Programm oder einer Internet- Adresse 1. Legen Sie im ersten Feld fest, wie viele Verknüpfungstasten Ihnen maximal angezeigt werden sollen. 2. Wählen Sie in der Dropdownliste Verknüpfung die zu konfigurierende Verknüpfungstaste aus. 3. Geben Sie anschließend alle notwendigen Parameter wie die Befehlszeile, das Arbeitsverzeichnis und die Beschriftung der Taste ein. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel , Verknüpfungstaste, Seite Abbildung 8-13 Eigenschaften der Auf der Skin werden nur die Tasten angezeigt, die laut Skindefinition festgelegt sind (z.b. Taste 1-5 und Taste 7). Benutzerprofil

184 8.8.6 Leitungstasten Mit Hilfe dieser Registerkarte konfigurieren Sie Ihre Leitungstasten. Leitungstaste konfigurieren So legen Sie die Eigenschaften der Leitungstasten fest 1. Legen Sie im ersten Feld fest, wie viele Leitungen Ihnen maximal angezeigt werden sollen. 2. Wählen Sie in der Dropdownliste Leitung die zu konfigurierende Leitung aus. 3. Geben Sie anschließend die Eigenschaften der Leitungstaste ein, wie z.b. die Beschriftung, die zugeordneten ein- und ausgehenden Rufnummern und evtl. eine Nachbearbeitungszeit. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 7.4.9, Leitungstaste, Seite Abbildung 8-14 Eigenschaften der Leitungstasten Auf der Skin werden nur die Tasten angezeigt, die laut Skindefinition festgelegt sind (z.b. Taste 1-5 und Taste 7) Skin Auf der Registerkarte Skin können Sie überprüfen, welche Rechte Ihnen der Systemadministrator erteilt hat. Sind die entsprechenden Optionen deaktiviert, können Sie ausschließlich mit der vom Administrator festgelegten Standard-Skin ( LoonaClassic ) telefonieren. Folgende Optionen sind vorhanden: Wechseln der Skin erlaubt : Sie dürfen eine andere Skin laden, die Dropdownliste Skin ist aktiviert. Wenn Sie das Recht haben, Skins zu wechseln, können Sie hier auch mit eine andere Skin laden. Editieren der Skin erlaubt : Sie dürfen vorhandene Skins ändern, unter einem anderen Namen speichern und damit eine neue Skin erstellen. Wenn Sie das Recht haben, Skins zu wechseln, können Sie hier auch eine andere Skin laden SwyxIt! einstellen

185 Skin laden So laden Sie eine andere Skin 1. Wählen Sie aus der Dropdownliste Skin die gewünschte Skin aus. 2. Klicken Sie auf OK. Abbildung 8-15 Eigenschaften der Skins Haben Sie eine Skin geladen, die über weniger Leitungstasten verfügt als Ihre vorhergehende Skin, so bleibt die Leitungskonfiguration erhalten. Alle nicht auf der aktuellen Skin sichtbaren Leitungen werden auf die erste verfügbare Leitungstaste gelegt, so dass kein Ruf für Sie verloren geht. Verwenden Sie später eine Skin mit mehr verfügbaren Leitungstasten, so wird die alte Leitungskonfiguration wieder verwendet Ruftöne Auf der Registerkarte Ruftöne bestimmen Sie die Klingelzeichen der Anrufe. Es besteht die Möglichkeit Ruftöne in Abhängigkeit des Anrufers oder abhängig von der gewählten Durchwahl auszuwählen (siehe Kapitel , Rufnummerabhängiges Klingeln). Weiter können Sie eine Signalisierung nur noch über die Oberfläche konfigurieren (siehe Kapitel, Stilles Klingeln ). Der Anklopfton für den Zweitanruf ist ausschaltbar (siehe Kapitel, Zweitanruf-Signalisierung nur über die Oberfläche). Sie können jederzeit beliebige Dateien, die von Windows Media Player unterstützt werden (z.b. WAV, MP3, WMA) als Rufzeichen verwenden oder neue Rufzeichen mit Hilfe von SwyxIt! aufnehmen. Benutzerprofil

186 Rufnummerabhängiges Klingeln Abhängig von der Rufnummer des Anrufers kann SwyxIt! verschiedene Klingeltöne wählen. Alternativ können Sie hier auch Ihre Durchwahlen angeben. In diesem Falle klingelt es unterschiedlich je nach angerufener Durchwahl. Klingeltöne konfigurieren So legen Sie unterschiedliche Klingeltöne fest 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen Benutzerprofil.... Die Seite Eigenschaften von... erscheint.. 2. Wählen Sie die Registerkarte Ruftöne. 3. Auf dieser Registerkarte sind alle Rufnummern bzw. Rufnummermasken mit den ihnen zugeordneten Klingletönen erkennbar. Sie können vorhandene Einträge verändern bzw. löschen oder neue Einträge hinzufügen. 4. Klicken Sie auf Hinzufügen..., um ein besonderes Klingelzeichen festzulegen SwyxIt! einstellen

187 5. Legen Sie den Namen und die Rufnummer des Anrufers fest. Alternativ können Sie hier eine Ihrer Durchwahlen bzw. MSNs angeben. In diesem Fall wird der Rufton ausgewählt, wenn diese Durchwahl angerufen wird. Sie können die Platzhalter * für mehrere Zeichen oder? für genau ein Zeichen verwenden. Es wird immer der Rufton ausgewählt, bei dem die größtmögliche Übereinstimmung besteht. 6. Legen Sie den Rufton fest. Wählen Sie hierzu eine Datei aus der Dropdownliste, suchen Sie danach oder nehmen Sie hier einen Ton auf. 7. Legen Sie den Abstand zwischen zwei Klingelzeichen fest. 8. Bestimmen Sie die Lautstärke des Ruftons. 9. Wenn Sie diese Lautstärke für alle Ruftöne wünschen, aktivieren Sie die Option Lautstärke auf alle Ruftöne anwenden. 10. Klicken Sie auf OK. 11. Sie kehren zur Registerkarte Ruftöne zurück. 12. Aktivieren Sie Aufmerksamkeitston für signalisierte Rufe (Übernahme), um auch einen Rufton zu erhalten, falls der Ruf nach 10 Sekunden nicht vom Zielteilnehmer angenommen wurde (siehe Kapitel 1.3, Rufsignalisierung, Seite 1-1). 13. Legen Sie fest, ob Sie im Hörer einen Anklopfton für Zweitanrufe hören möchten. Ist das Kontrollkästchen nicht aktiviert, so wird ein Zweitanruf lediglich auf der PC- Oberfläche signalisiert (stille Zweitanrufsinalisierung). 14. Unter Klingeln von CTI-Engeräten können Sie festlegen welches Endgerät klingelt wenn sich SwyxIt! im CTI-Modus befindet. Zur Auswahl steht: nur das steuernde CTI-SwyxIt! klingelt nur das gesteuerte Endgerät (SwyxIt! oder SwyxPhone) klingelt beide klingeln. 15. Klicken Sie auf OK. Die Ruftöne für interne und externe Rufe können Sie nicht entfernen, sondern lediglich verändern. Benutzerprofil

188 Zweitanruf-Signalisierung nur über die Oberfläche Sie können festlegen ob ein Zweitanruf nur optisch (auf der Oberfläche von SwyxIt!) signalisiert wird oder ob zusätzlich ein Anklopfton im Hörer zu hören ist. In der Standardeinstellung ist der Anklopfton an. Deaktivieren Sie hierzu auf der Registerkarte Ruftöne die Option Anklopfton für Zweitanrufe (siehe So legen Sie unterschiedliche Klingeltöne fest, Seite 8-32 Bedienschritt (13)). Stilles Klingeln Möchten Sie keine akustische Meldung bei einem Anruf erhalten, so wählen Sie für diese Rufnummern in der Dropdownliste Rufton die Option kein Rufton (siehe So legen Sie unterschiedliche Klingeltöne fest, Seite 8-32 Bedienschritt (6)). SwyxIt! signalisiert Ihnen einen eingehenden Ruf dann über die Oberfläche z.b. die Animation der Leitung oder - wenn im Benutzerprofil eingestellt - durch ein SwyxIt!-Fenster im Vordergrund oder eine Sprechblase Tastatur Mit Hilfe der Registerkarte Tastatur können Sie sich individuelle Hotkeys für die wichtigsten SwyxIt!-Funktionen definieren. SwyxIt! in den Vordergrund Hörer abnehmen / auflegen Ziffer 0-9, Raute, Stern, Rücktaste Wahlwiederholung, Halten, Telefonbuch, Makeln, Übergabe / Verbinden Fenster minimieren Alle aktiven Leitungen zur Konferenz hinzufügen Ruf an ein Gruppenmitglied übernehmen Rückruf anfordern Signalisierten Rückruf annehmen Markierte Rufnummer wählen Persönliches Telefonbuch Leiser, Lauter Alle Namenstasten Diese Hotkeys sind programmübergreifend aktiv. Wenn Sie beispielsweise die Taste F5 als Hotkey für eine SwyxIt!-Funktion definieren, wird die Standard-Windows-Funktion Aktualisieren (z.b. der Ansicht) nicht funktionieren, sondern die entsprechende SwyxIt!- Funktion aufrufen. Möchten Sie die ursprüngliche Funktion wiederherstellen, so löschen Sie den für SwyxIt! definierten Hotkey SwyxIt! einstellen

189 Verhalten bei Eingabe-Taste und Num-Taste Hotkey löschen So legen Sie das Verhalten bei weiteren Tastatureingaben fest 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen Benutzerprofil.... Die Seite Eigenschaften von... erscheint. 2. Wählen Sie die Registerkarte Tastatur. 3. Wählen Sie aus der Dropdownliste eine Funktion aus. Ist bereits ein Hotkey vergeben, so sehen Sie diesen im Feld Hotkey. 4. Klicken Sie auf das Feld Neuer Hotkey. Sie können nun einen Hotkey durch Drücken der Tastenkombination angeben. 5. Klicken Sie auf Setzen, um den gewählten Hotkey zu belegen. SwyxIt! überprüft nun, ob der von Ihnen gewählte Hotkey nicht schon anderweitig vergeben ist. Ist dies der Fall, so wird eine Meldung Abbildung 8-16 Definition von Hotkeys ausgegeben. Wiederholen Sie dann Bedienschritt (4). 6. Aktivieren Sie Kommende Rufe mit Eingabe annehmen, so können Sie beim Klingeln diesen Ruf durch Drücken der Taste Eingabe (Return) annehmen. Telefonieren Sie mit einem Headset, wird dieses aktiviert, Telefonieren Sie mit einem Handset oder einem Telefon (im CTI-Modus) so wird - falls vorhanden - die Freisprecheinrichtung aktiviert. Andernfalls wird nur der Lautsprecher aktiviert. 7. Aktivieren Sie Num-Taste einschalten wenn SwyxIt!-Fenster aktiv wird, so können Sie bei aktiviertem SwyxIt!-Fenster die Rufnummer sofort mit Hilfe des Ziffernblocks eingeben. Ist dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert, können Sie trotzdem, auch wenn das SwyxIt!- Fenster nicht aktiv ist, nach Drücken der Num-Taste eine Rufnummer eingeben. Das SwyxIt!-Fenster öffnet sich dann mit der eingegebenen Nummer im Display. 8. Klicken Sie auf OK. So löschen Sie einen Hotkey 1. Wenn Sie einen Hotkey löschen möchten, wählen Sie die zugeordnete Funktion aus der Dropdownliste aus. 2. Der vergebene Hotkey wird unter Hotkey angezeigt. 3. Klicken Sie auf Entfernen, um den eingetragenen Hotkey zu löschen. 4. Klicken Sie auf OK. Haben Sie den SwyxIt!-Hotkey gelöscht, so ist die ursprüngliche Windows-Hotkey-Funktion wieder verfügbar. Benutzerprofil

190 SwyxPhone Tasten für SwyxPhone konfigurieren Mit Hilfe der Registerkarte SwyxPhone können Sie im Benutzerprofil komfortabel die Tasten der verschiedenen IP-Telefone belegen. So konfigurieren Sie in SwyxIt! die Tasten für SwyxPhone 1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste den Telefontyp aus, den Sie konfigurieren möchten und klicken Sie anschließend auf Konfigurieren.... Es öffnet sich ein neuer Dialog mit den Eigenschaften des ausgewählten Telefons SwyxIt! einstellen

191 Sie sehen ein Bild des gewählten Telefons und Schaltflächen, die entsprechend den Tasten auf diesem Telefon angeordnet sind. 2. Klicken Sie auf eine Schaltfläche um die entsprechende Taste zu konfigurieren. Es öffnet sich die Eigenschaftsseite der Taste. Benutzerprofil

192 Je nach ausgewählter Funktion der Taste steht eine weitere Registerkarte zur Verfügung, um die Eigenschaften dieser Taste näher festzulegen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxPhone Dokumentation. 3. Konfigurieren Sie in dieser Art alle Tasten des ausgewählten Telefons. Nutzt der Benutzer verschiedene Telefontypen, so können Sie hier alle Tasten für diese Telefontypen konfigurieren. Je nach ausgewähltem Telefontyp stehen dem Benutzer auch weitere Registerkarten für Tastenmodule zur Konfiguration zur Verfügung SwyxIt! einstellen

193 4. Wählen Sie welches Modul Sie anschließen möchten. 5. Belegen Sie die Tasten wie beim Telefon und klicken Sie auf OK, um zur Registerkarte Eigenschaften von... zurückzukehren. Beachten Sie bitte, dass alle Namenstasten und Leitungstasten für SwyxIt! und SwyxPhone, die mit demselben Benutzerkonto angemeldet sind, gleich konfiguriert sind. D.h. die Namenstaste 1 ist für alle Telefone und das SwyxIt! eines Benutzers identisch belegt. 6. Weiter können Sie im Dialog Eigenschaften von... die Tastenbelegung des Telefons imbzw. exportieren. Benutzerprofil

194 Verwenden Sie dazu die Schaltflächen Datei exportieren bzw. Datei importieren. Hierbei können Sie festlegen, ob beim Export bzw. Import die Datensätze die Nummern und Namen, mit denen die Namenstasten belegt sind, enthalten sollen oder nicht. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Namenstasten einbeziehen, so wird lediglich die Funktion (z.b. Namenstaste 3 ) exportiert, nicht aber der Name und die Rufnummer. Exportiert werden hierbei alle Datensätze, die für dieses Benutzerkonto konfiguriert worden sind. Melden Sie sich an einem SwyxPhone an, wird automatisch die Standardkonfiguration unter Ihrem Benutzerkonto gespeichert. 7. Legen Sie fest, ob Sie an das SwyxPhone ein Headset anschließen möchten. Ist diese Option nicht aktiviert, so wird bei aufliegendem Hörer z.b. bei Rufannahme, die Freisprecheinrichtung aktiviert. Ein angeschlossenes Headset wird in diesem Fall erst durch Drücken der Headset-Taste auf dem Telefon aktiviert. Ist diese Option aktiviert, so wird vom Telefon aus die Sprache über den Headset- Anschluss ausgegeben. Die Aktivierung der Freisprecheinrichtung erfolgt dann über die Lautsprecher-Taste am Telefon. Diese Option ist nur relevant, wenn der Benutzer ein SwyxPhone verwendet, an welches er ein Headset anschließen kann. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Anhang D, Endgeräte, SeiteD SwyxIt! einstellen

195 Endgeräte Statussignalisierung konfigurieren Ein Benutzer kann anderen Benutzern seinen Status anzeigen (siehe Kapitel 1.4, Statussignalisierung, Seite 1-2). Ist ein Benutzer mit mehreren verschiedenen Endgeräten am SwyxServer angemeldet, so können Sie hier festlegen welches Endgerät den Status des Benutzers signalisiert. Beispiel: Ein Benutzer hat ein SwyxPhone auf seinem Schreibtisch und auf seinem Arbeitsplatzrechner SwyxIt! installiert. Das SwyxPhone ist immer angemeldet, der Rechner ist nur eingeschaltet, wenn der Benutzer in der Firma anwesend ist. Es ist sinnvoll den Anmeldestatus nur durch SwyxIt! zu signalisieren. So legen Sie das Endgerät fest, das den Status signalisiert 1. Legen Sie fest, ob Sie die Standardeinstellungen des Servers verwenden möchten. 2. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, so können Sie in der Liste darunter die Endgerätetypen auswählen. Aktivieren Sie das jeweilige Kontrollkästchen in der Liste. Nur die hier aktivierten Endgeräte signalisieren Ihren Status an andere Benutzer. Benutzerprofil

196 8.9 SwyxIt! - Lokale Konfiguration... SwyxIt! lokal konfigurieren Hier werden alle lokalen Einstellungen festgelegt, d.h. alle Angaben, die nur für den Rechner gelten, an dem Sie in dem Moment arbeiten. Dazu gehören beispielsweise die Einstellungen, die mit Hilfe des Sound Wizards vorgenommen wurden, und der Computername von SwyxServer bzw. Fallback-Server, sowie die Einstellung für die Sprachdatenkompression und die lokale Echo-Unterdrückung. Die hier konfigurierten Parameter werden nicht von SwyxServer unter Ihrem Benutzerkonto gespeichert, sondern auf diesem PC. So bestimmen Sie die Einstellungen für Ihren SwyxIt!-Rechner 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen SwyxIt! lokale Konfiguration.... Die Seite Eigenschaften von... erscheint. 2. Wählen Sie die Registerkarte Lokale Konfiguration. 1. Geben Sie im Feld Server den Namen des Computers ein, auf dem SwyxServer installiert ist. Oder klicken Sie auf, um in der Netzwerkumgebung zu suchen. 2. Geben Sie im Feld Fallback- Server einen zweiten SwyxServer an, sofern der Administrator einen Fallback SwyxServer im Netzwerk eingerichtet hat. Oder klicken Sie auf, um in der Netzwerkumgebung zu suchen. Ist der Server nicht betriebsbereit, meldet sich SwyxIt! dann automatisch beim Fallback-Server an. 3. Läuft SwyxIt! auf einem Windows 2000 bzw. Windows XP Professional- Betriebssystem, so können Sie hier die Option Automatische SwyxServer-Erkennung aktivieren. In diesen Fall erkennt SwyxIt! automatisch (aus den DHCP-Parametern) an welchem Abbildung 8-17 Allgemeine Einstellungen von SwyxIt! SwyxServer es sich anmelden kann. Eine Eingabe von Server und Fallback-Server ist in diesem Fall nicht möglich. Wird SwyxIt! aus der Befehlszeile heraus gestartet und sind dabei andere Parameter für Server und Fallback-Server eingegeben worden, so gelten die Parameter aus der Befehlszeile (siehe Kapitel 8.10, Aufruf aus der Befehlszeile, Seite 8-45). 4. Im Feld Benutzername geben Sie den Namen des Benutzerkontos auf dem SwyxServer an, mit dem Sie arbeiten möchten. Dies ist nur dann notwendig, wenn Sie unter Ihrem Windows-Benutzerkonto mehrere Benutzerkonten auf SwyxServer verwenden SwyxIt! einstellen

197 5. Aktivieren Sie die Option Diesen Benutzernamen verwenden, um das angezeigte Benutzerkonto bei jedem Neustart von SwyxIt! direkt zu verwenden. Schalten Sie die Option aus, um bei jedem Neustart von SwyxIt! das Benutzerkonto erneut auszuwählen. 6. Im Feld -Client legen Sie die -Anwendung fest, die angesprochen wird, wenn Sie die Voic benutzen. Diese Anwendung wird gestartet, wenn Sie auf die Taste Voic klicken, um Ihre eingegangenen Voic abzuhören. Ist zu dem Zeitpunkt der Installation von SwyxIt! ein beliebiges -Programm installiert, wird dessen Aufruf hier automatisch eingetragen. Oder klicken Sie auf, um in der Netzwerkumgebung zu suchen. 7. Im Feld Sprachdatenkompression geben Sie ein, welche Kompression durchgeführt werden soll. Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: Nie Wählen Sie diese Option, wenn die Verbindung zum SwyxServer über ein lokales Netzwerk (Local Area Network) führt und eine große Bandbreite zur Verfügung steht. Immer (Home Office) Wählen Sie diese Option, wenn SwyxIt! von einem Home Office aus über eine WAN- Verbindung zum SwyxServer angeschlossen ist, die nicht so viel Bandbreite zur Verfügung stellt (z.b. über eine ISDN-Leitung). Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 9.4, SwyxIt!-Installation im Home Office, Seite 9-7. Bei Bedarf (Standard) In diesem Falle entscheidet SwyxServer über die Verwendung der Sprachkompression. 8. Wechseln Sie zur Registerkarte Audiogeräte. 9. Unter Hardware wählen Sie in der Dropdownliste Sprache das für die Sprache verwendete Audiogerät aus. 10. Im Feld Gabelfunktion über können Sie angeben, über welche Schnittstelle das Abheben und Auflegen des Hörers signalisiert werden soll. 11. Im Feld Direktansprache geben Sie ein, über welches Ausgabegerät eine Direktansprache an Sie geführt werden soll. Abbildung 8-18 Lokale Einstellungen der Audiogeräte für SwyxIt! SwyxIt! - Lokale Konfiguration

198 12. Im Feld Ruftöne geben Sie ein, über welches Ausgabegerät die Ruftöne signalisiert werden sollen. Sie können z.b. das Gespräch über ein Headset führen, welches an USB angeschlossen ist, die Signalisierung der Ruftöne kann aber trotzdem über die Soundkarte an die angeschlossenen Lautsprecher erfolgen. 13. Legen Sie hier fest, ob die Lokale Echo-Unterdrückung aktiviert sein soll. (Standardeinstellung: an) Schalten Sie die Echo-Unterdrückung nur aus, wenn diese die Rechenleistung Ihres PC beeinträchtigt. 14. Wenn Sie die Option Eingehende Rufe zusätzlich über internen PC-Lautsprecher signalisieren einschalten, so wird bei eingehenden Rufen, zusätzlich zu dem Klingelzeichen, das über die Soundkarte abgespielt wird, ein Signalton über den PC- Lautsprecher ausgegeben. Dies ist insbesondere bei Verwendung eines SwyxIt! Headset sinnvoll, wenn dieses nicht ständig getragen wird. 15. Wechseln Sie zur Registerkarte CTI. 16. Wenn Sie das Kontrollkästchen Als CTI-SwyxIt! verwenden aktivieren, geht SwyxIt! in den CTI-Modus über. Das heißt, ein anderes Endgerät, das unter demselben Benutzerkonto angemeldet ist, wird gesucht und von diesem SwyxIt! aus bedient. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 7.6, PC-Bedienung eines SwyxPhone oder SwyxIt! (CTI), Seite Wird SwyxIt! auf einem Terminal Server betrieben, so können Sie hier eine TAPI- Leitung diesem SwyxIt! zuweisen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Anhang E, SwyxIt! im Terminalserverbetrieb, Seite E Klicken Sie auf OK. Wurde für die Sprache ein Audiogerät ausgewählt, das nicht von SwyxIt! unterstützt wird, wird der Sound Wizard automatisch gestartet, sobald der Dialog SwyxIt! - Audiogeräte durch Klicken auf OK geschlossen wird. Es wird empfohlen, den Sound Wizard auszuführen, um die optimale Einstellung der Audiogeräte zu gewährleisten SwyxIt! einstellen

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