Praktische Hinweise für die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs bei den Kantonen

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1 Bundeskanzlei BK Sektion Elektronischer Behördenverkehr Web BK Eidgenössisches Justiz- und Polizeidepartement EJPD Bundesamt für Justiz BJ Direktionsbereich Zentrale Dienste Fachbereich Rechtsinformatik Praktische Hinweise für die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs bei den Kantonen Inhaltsverzeichnis 1 Ausgangslage 2 2 Organisatorische Umsetzung Anerkannte Plattform für die sichere Zustellung Adressen für die elektronische Eingabe Eintrag im Verzeichnis der Bundeskanzlei Zivil- und Strafprozessverfahren Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren Verwaltungsverfahren des Bundes Qualifizierte elektronische Signaturen Leerung der Eingabepostfächer 5 3 Referenzen 5

2 1 Ausgangslage Im Rahmen verschiedener Gesetzgebungsprojekte des Bundes zu Gerichtsorganisation und Verfahren wird den Parteien neu die Möglichkeit eingeräumt, Eingaben bei Gerichten oder Behörden auch in elektronischer Form einzureichen (so insbesondere Art. 130 der Zivilprozessordnung vom 19. Dezember 2008 [ZPO], Art. 33a des Bundesgesetzes vom 11. April 1889 über Schuldbetreibung und Konkurs [SchKG] und Art. 110 der Strafprozessordnung vom 5. Oktober 2007 [StPO]). Mit der Verordnung vom 18. Juni 2010 über die elektronische Übermittlung im Rahmen von Zivil- und Strafprozessen sowie von Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren (SR 272.1; AS ; nachfolgend abgekürzt: VeÜ-ZSSchK) hat der Bundesrat geregelt, wie die Parteieingaben sowie der Versand der Urteile resp. Verfügungen in den verschiedenen Verfahren nach Massgabe ihrer Gleichheit auch technisch gleich abgewickelt werden können. Dieses Dokument beinhaltet verschiedene praktische Hinweise für die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs bei den Kantonen per 1. Januar Im Wesentlichen sind folgende Punkte zu erledigen: 1. Auswahl eines Anbieters einer anerkannten Plattform für die sichere Zustellung; 2. Festlegung der Adresse(n) für die elektronische Eingabe; 3. Meldung der Angaben an die Bundeskanzlei (zwecks Eintrag im Verzeichnis); 4. Beschaffung der notwendigen qualifizierten elektronischen Signaturen; 5. Organisatorisch die Leerung der entsprechenden Eingabepostfächer auf der Zustellplattform sicherstellen. 2 Organisatorische Umsetzung 2.1 Anerkannte Plattform für die sichere Zustellung Eine Zustellplattform ist ein informations- und kommunikationstechnisches System, das der sicheren und nachvollziehbaren Zustellung von elektronischen Nachrichten dient. Die Nachvollziehbarkeit wird über elektronische Quittungen sichergestellt, die zum Zeitpunkt der Eingabe bzw. zum Zeitpunkt der Übergabe der elektronischen Nachricht an die Empfängerin oder den Empfänger ausgestellt werden, einen entsprechenden Zeitstempel enthalten und selbst digital signiert sind. Um die Qualität der Plattform zu gewährleisten, ist eine vorgängige Anerkennung der Plattform vorgeschrieben (vgl. Art. 3 VeÜ-ZSSchK). Dadurch lässt sich vermeiden, dass jede einzelne Behörde prüfen muss, ob eine bestimmte Plattform die Einhaltung der vorgegebenen Anforderungen im Einzelfall erfüllt. Eine Plattform für die sichere Zustellung wird anerkannt, wenn sie die Bedingungen von Artikel 2 VeÜ-ZSSchK erfüllt. Dazu wurde mit den Anbietern bestehender Lösungen (IncaMail, PrivaSphere, SEPPmail und Totemo) ein detaillierter Katalog mit funktionalen und betrieblichen Anforderungen erarbeitet. Die Firma PrivaSphere AG hat mit Verfügung des Eidgenössischen Finanzdepartements EFD vom 17. November 2009 die vorläufige Anerkennung als Plattform für die sichere Zustellung gemäss Artikel 2 der geltenden Verordnung vom 17. Oktober 2007 über die elektronische Übermittlung im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens (SR ) erhalten. Diese vorläufige Anerkennung gemäss Artikel 11 der obengenannten Verordnung gilt auch für 2/5

3 die aktuelle Version von IncaMail (diese ist identisch und wird von PrivaSphere AG betrieben) allerdings nur noch bis Ende Jahr. Sowohl PrivaSphere als auch IncaMail werden ihre bestehende Lösung nachrüsten (PrivaSphere) resp. bei der Neuprogrammierung (IncaMail) anpassen müssen. Dies betrifft in erster Linie das zur Verfügung stellen von Vermittlungsfunktionen und Teilnehmerverzeichnissen. Gleiches gilt auch für weitere mögliche Anbieter wie SEPPmail und Totemo. Zurzeit gibt es keinen Anbieter einer ab 1. Januar 2011 anerkannten Zustellplattform. Mit einer provisorischen Anerkennung gemäss Artikel 15 VeÜ-ZSSchK ist Ende Oktober zu rechnen. Die entsprechenden Gesuche wurden durch die Anbieter bereits gestellt. 2.2 Adressen für die elektronische Eingabe Die Kantone legen die Adressen für die elektronische Eingabe selber fest. Dies sind in der Regel normale Mailadressen, die auf der anerkannten Zustellplattform als User ID verwendet werden. Damit die Behörden aber nicht von SPAM überflutet werden, wird diese Adresse nicht im Verzeichnis der Bundeskanzlei (vgl. unten 2.3) veröffentlicht, sondern nur im übergreifenden Teilnehmerverzeichnis der anerkannten Zustellplattformen. Die Adressen können sprechend sein und bestehende Justiz- oder Verwaltungsdomains verwenden. Beispiele: oder Es ist möglich, für den ganzen Kanton oder für einen bestimmten Behördenbereich eine einzige Adresse für die elektronische Eingabe zu verwenden und die Eingaben intern weiterzuleiten von einer zentralen Stelle ausgedruckt per Post oder Kurier. Wenn die interne Weiterleitung elektronisch erfolgt, muss dafür ein sicherer Kanal genutzt werden (z.b. via gesichertes Intranet). Ein Weiterleiten via Internet auf eine ungesicherte Mailadresse ist nicht zulässig. Als Zustellzeitpunkt gilt immer das Eintreffen auf der Zustelladresse der Behörde. Die Dauer einer allfälligen internen Weiterleitung ist nie zu beachten. 2.3 Eintrag im Verzeichnis der Bundeskanzlei Gemäss Artikel 5 VeÜ-ZSSchK veröffentlicht die Bundeskanzlei im Internet ein Verzeichnis der Behördenadressen. Darin werden für jede Behörde insbesondere die Internetadresse und die Adresse für die elektronische Eingabe sowie die Adresse der Zertifikate aufgeführt, die für die Überprüfung der elektronischen Signatur der Behörde zu verwenden sind. Für die Erstaufnahme und Nachführung der Einträge ist die Bundeskanzlei auf die Mitwirkung der Betroffenen angewiesen. Gestützt auf Artikel 5 Absatz 3 VeÜ-ZSSchK werden die betroffenen Behörden aufgefordert, bis 15. November 2010 die nachfolgenden Informationen zu liefern: Zivil- und Strafprozessverfahren Bis spätestens an 15. November 2010 melden die Kantone der Bundeskanzlei folgende Angaben: 1. Internetadresse der Behörde (z.b Behördenbezeichnung und Ort (z.b. Obergericht, Luzern) 3. Kontaktangaben (Mailadresse und Telefonnummer für Rückfragen) 3/5

4 4. Adresse für die elektronische Eingabe (z.b. und Name der anerkannten Zustellplattform 5. Root-Zertifikat zur Prüfung der elektronischen Signatur der Behörde (z.b. Für die Meldung ist das entsprechende Formular zu verwenden, welches verfügbar ist unter Bitte senden Sie das Formular per an Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren Im Rahmen des Projektes eschkg hat das Bundesamt für Justiz mit dem elektronischen Betreibungsschalter auch eine Hilfestellung für die Erfassung eines Betreibungsbegehrens und eines Betreibungsauskunftsbegehrens resp. für die Ermittlung des zuständigen Betreibungsamtes entwickelt. Dieser Betreibungsschalter wird ausgebaut, mit einem Konkursschalter ergänzt und auch als Zustellplattform eingesetzt. Für jedes Betreibungs- und Konkursamt wird ein elektronischer Briefkasten eingerichtet, in welchen qualifiziert signierte PDF geladen werden können. Mit der Einrichtung der elektronischen Briefkästen werden die Betreibungs- und Konkursämter in die Lage versetzt, ab 1. Januar 2011 alle elektronischen Eingaben im Einzelverfahren konform zur VeÜ-ZSSchK entgegenzunehmen. Sie werden vom Bundesamt für Justiz direkt über die Einrichtungsmodalitäten informiert. Betreibungs- und Konkursämter müssen somit lediglich mit organisatorischen Massnahmen sicherzustellen, dass die Eingabepostfächer regelmässig geleert und die Eingaben wie gewohnt weiterverarbeitet werden Verwaltungsverfahren des Bundes Für Verwaltungsverfahren des Bundes wird von der Bundeskanzlei ein separates Verzeichnis geführt. Die Einträge richten sich nach Artikel 4 der Verordnung vom 18. Juni 2010 über die elektronische Übermittlung im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens (AS ; abgekürzt: VeÜ-VwV). 2.4 Qualifizierte elektronische Signaturen Vorladungen, Verfügungen, Entscheide und andere Mitteilungen (Mitteilungen) sind von der Behörde mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Nicht signiert werden müssen die Beilagen. Wenn die Mitteilungen nur elektronisch produziert werden, sind diese von allen Beteiligten qualifiziert zu signieren (z.b. durch die Richterin und den Gerichtsschreiber). Andernfalls kann die Behörde eine elektronische Kopie der Mitteilung erstellen und dem elektronischen Dokument die Bestätigung beifügen, dass es mit dem Papieroriginal übereinstimmt. Dazu kann eine qualifizierte Signatur mit einem Pseudonym gewählt werden (z.b. Obergericht des Kantons Zürich); allerdings müssen diese immer auf eine natürliche Person zurückgeführt werden können. Für die Signatur sind nicht das Firmenzertifikat und damit die Zugehörigkeit der Person zur Öffentlichen Verwaltung vorgeschrieben. Qualifizierte Signaturen mit Behördeneintrag sind zwar wünschbar, die Mitarbeitenden der Behörde können aber auch mit persönlichen qualifizierten Zertifikaten rechtsgültig signieren. Der Versand erfolgt immer über eine anerkannte Zustellplattform. Bei einer zusätzlichen elektronischen Zustellung ist dies nicht zwingend, da damit keine neuen Fristen zu laufen 4/5

5 beginnen. Deren Benutzung ist aber sinnvoll, um die Datensicherheit bei der Übertragung zu gewährleisten (keine Verletzung des Amtsgeheimnisses). 2.5 Leerung der Eingabepostfächer Mit organisatorischen Massnahmen innerhalb der Behörde ist sicherzustellen, dass die Eingabepostfächer auch regelmässig geleert und die Eingaben in die gewohnten Arbeitsprozesse eingespiesen werden. Die Eingaben können direkt in ein elektronisches Geschäftsverwaltungssystem übernommen werden. Wenn bei der Weiterbearbeitung und Archivierung mit Papier gearbeitet wird, entsteht das Problem, dass das elektronische Dokument nur in elektronischer Form gültig und überprüfbar ist. Deshalb empfiehlt es sich, den Validator Service zu benutzen und den Namen der Organisation und der prüfenden Person anzugeben. Diese erscheinen dann auf dem Prüfbericht für einen nachfolgenden Ausdruck resp. die Archivierung (vgl. 3 Referenzen - Homepage des Bundesamtes für Justiz zur elektronischen Übermittlung ( he_uebermittlung.html) - Verordnung vom 18. Juni 2010 über die elektronische Übermittlung im Rahmen von Zivilund Strafprozessen sowie von Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren (AS ; vgl. - Verordnung über die elektronische Übermittlung im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens vom 18. Juni 2010 (AS ; vgl. - Erläuterung der einzelnen Bestimmungen (vgl. ermittlung/verordnungen/erl-entw-uebv-d.pdf) - Verzeichnis elektronischer Verwaltungsverfahren der Bundeskanzlei (vgl. - Validator Service für die Prüfung qualifiziert signierter PDF-Dokumente ( 5/5