Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend

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1 Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend Ausschreibung einer Beschäftigtenbefragung Standpunkte 2009 im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend im Wege der Beschränkten Ausschreibung mit vorherigem Öffentlichem Teilnahmewettbewerb gemäß 4 Nr. 2 Abs. 1 i. V. mit 3 Nr. 1 Abs. 4 VOL/A 1. Auftraggeber Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) Rochusstr Bonn 2. Bezeichnung der Stelle, bei der Fragen zur Ausschreibung gestellt werden können Bundesamt für den Zivildienst Zentrale Beschaffungsstelle des BMFSFJ Ref. Z 3 Frau Claßen-Sielaff Köln Tel.: Fax: Anfragen sind schriftlich oder per an zentrale-beschaffung@baz.bund.de zu stellen. Die Fragen werden schriftlich beantwortet. 3. Kategorie der Dienstleistung Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ), beabsichtigt eine Beschäftigtenbefragung im Sommer 2009 im Rahmen eines Öffentlichen Teilnahmewettbewerbs gemäß 4 Nr. 2 Abs. 1 VOL/A in Verbindung mit 3 Nr. 1 Abs. 4 VOL/A zu vergeben.

2 Leistungsbeschreibung I. Wesentliche Leistungsbeschreibung (Art, Umfang, Ort) Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) führt seit 2005 im Zweijahres Rhythmus regelmäßig Beschäftigtenbefragungen im Geschäftsbereich des Ministeriums (3 Behörden mit insgesamt 1700 Beschäftigten) durch. Die nächste Befragung soll im Sommer 2009 durchgeführt werden. Mit der Beschäftigtenbefragung verfolgt das BMFSFJ folgende Ziele: 1. Erfassung der Einstellungen, Wünsche und Erwartungen der Beschäftigten bezogen auf wesentliche Aspekte der Arbeitssituation (z.b. Personalentwicklung, Kommunikation, Vereinbarkeit von beruflichem und außerberuflichem Leben). 2. Ermittlung des Optimierungsbedarfes aus ablauf-, aufbauorganisatorischer wie personalwirtschaftlicher Perspektive 3. Erhebung des Betriebsklimas 4. Evaluation der Veränderungen im Vergleich zu den letzten Beschäftigtenbefragungen in 2005 und 2007, 5. Schaffung von Planungsgrundlagen für Verbesserungsmaßnahmen. Es werden insgesamt ca Beschäftigte in drei Behörden befragt: Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend mit 550 Beschäftigten, das Bundesamt für den Zivildienst mit Beschäftigten und die Bundesprüfstelle für jugendgefährdende Medien mit 20 Beschäftigten. Alle Beschäftigten sollen an der Beschäftigtenbefragung teilnehmen können, wobei die Teilnahme freiwillig ist. Die Beschäftigtenbefragung wird - wie bei der Befragung online durchgeführt. Die Fragebögen der einzelnen Behörden sollen etwa Fragen enthalten. Das externe Unternehmen soll folgenden Leistungskatalog übernehmen: Beratung bei der Erstellung eines behördenspezifisch zugeschnittenen Fragebogens, insbesondere im Hinblick auf bedienfreundliche Benutzeroberfläche, Fragetypen und Skalen, sowie Auswertung und Verknüpfungsmöglichkeiten der Fragen. Beratung hinsichtlich der Auswertung von Thesen, relevanter Verknüpfungen und Darstellungen bei der Auswertung

3 - 3 - Programmierung des Fragebogens, Online-Auswertung, Bereitstellung eines Zugangscode-Verfahrens (Bereitstellung eines eindeutigen Zugangscodes je Teilnehmer/in), Datensicherung, Auswertungsworkshop mit der Steuerungsgruppe: Vorstellung der Ergebnisse und Erörterung des Auswertungsdesigns nach Thesen, Verknüpfungen und sinnvoller Datenverdichtung Auswertung mit grafischer Aufbereitung der einzelnen Fragen (Excel, Powerpoint) Der Datensicherheit und dem Datenschutz wird eine besondere Bedeutung beigemessen. Das Unternehmen hat die Sicherheit der Daten und den Schutz der Persönlichkeit der Beschäftigten zu wahren. Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen sind zu beachten. Das Unternehmen hat für die Sicherung der Daten auf dem externen Server zu sorgen. Da alle Beschäftigten über eine eigene -Adresse und einen Internet-Zugang verfügen, soll die Befragung über das Internet erfolgen. Die Daten sollen auf einem externen Server, d.h. nicht auf einem Server des BMFSFJ, gespeichert und verarbeitet werden. Die Sicherheit der Daten muss von Seiten des Unternehmens gewährleistet werden. II. Hintergrundinformation Die Befragung in 2009 wird, wie in den Jahren 2005 und 2007, gemeinsam vom Hauptpersonalrat des BMFSFJ und der Dienststelle des BMFSFJ durchgeführt. Das Projekt wird organisiert und gesteuert durch eine neunköpfige sog. Steuerungsgruppe (bestehend aus Beschäftigten der einzelnen Verwaltungen und Mitgliedern des Hauptpersonalrates). 5. Die Gesamtleistung bildet ein Los 6. Nebenangebote sind nicht zulässig 7. Lieferort Bonn/Köln 8. Zeitplan Das Projekt hat eine Laufzeit von Januar 2009 bis Dezember 2009.

4 Verbot von Änderungsvorschlägen Ja 10. Kosten Für die Erstellung des Angebots werden keine Kosten erstattet. 11. Kaution und sonstige Sicherheiten Werden nicht verlangt 12. Sprache Das Angebot ist in deutscher Sprache einzureichen. 13. Bietergemeinschaften (falls zutreffend) Bietergemeinschaften haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistungen und haben dem Angebot sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen sowie einen Vertreter/eine Vertreterin zu bevollmächtigen, der/die die Bietergemeinschaft rechtsverbindlich vertreten. Die unter den Punkten a - g geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. 14. Unterauftragnehmer Unterauftragnehmer sind bekannt zu geben und diese Unternehmen haben eine schriftliche Bestätigung zur Unterauftragnehmerschaft vorzulegen. 15. Teilnahmebedingungen Der/Die Bewerber/in hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Die vorgegebene Reihenfolge ist einzuhalten. Fehlende Unterlagen zu den Punkten 1-6 führen zum Ausschluss. 1. Detaillierte Angaben zur Berufspraxis des bei dem Bewerber/ der Bewerberin fest angestellten und für die Ausführung der Dienstleistung verantwortlichen Personals (fachliche Eignung)

5 Eigenerklärung, dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet, dass nicht ü- ber das Vermögen das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt wurde 3. Eigenerklärung zur ordnungsgemäßen Zahlung von Steuern, Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung 4. Eigenerklärung, dass wegen illegaler Beschäftigung von Arbeitskräften keine Verurteilung zu einer Freiheitsstrafe oder Belegung mit einer Geldbuße erfolgte 5. Eigenerklärung, dass nachweislich keine schweren Verfehlungen begangen wurden, die die Zuverlässigkeit in Frage stellen 6. Nachweis über Betriebs/Berufshaftpflichtversicherungsdeckung 7. Projektbezogene Referenzen des Unternehmens (z.b. Projektliste) 8. Angaben und Beschreibung geplanter und ausgeführter Leistungen in vergleichbarem Umfang. 9. Angaben von Referenzpersonen oder Institutionen, durch die der Auftraggeber die in den letzten Jahren erbrachten Leistungen des Bewerbers bei vergleichbaren Projekten prüfen kann. 10. bei Kooperationen: Art der Arbeitsteilung und Umfang/Beschreibung der jeweiligen Teilleistungen, 11. Darstellung der Software, die für die Online-Befragung verwendet wird. 12. Ihrem -formlosen- Teilnahmeantrag ist eine kurze Ausarbeitung / Projektskizze (ca. 2-3 DIN A 4 Seiten) zu dem unter Abschnitt I genannten Thema beizufügen sowie Ihre Eigenversicherung, dass für Sie die in 7 Nr. 5 VOL/A aufgeführten Tatbestände nicht zutreffen. 13. Eine Vorstellung des Angebotes durch den/die im Rahmen der beschränkten Ausschreibung zum Angebot aufgeforderten Bewerber/Bewerberin ist seitens des BMFSFJ gewünscht. Der Bewerber/die Bewerberin erklärt sich dazu bereit, einen entsprechenden Termin beim BMFSFJ wahrzunehmen. Reisekosten und Aufwandsentschädigungen können jedoch nicht erstattet werden. Eine Erklärung ist dem Teilnahmeantrag beizufügen.

6 Frist sowie Hinweise zur Abgabe der Teilnahmeanträge Der Antrag ist rechtsverbindlich zu unterschreiben (keine digitale Unterschrift). Der Teilnahmeantrag ist bis zum :00 Uhr einzureichen. Der Antrag einschließlich Anlagen ist ausschließlich auf dem Post- bzw. Botenweg in einem fest verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift Nicht Öffnen! Teilnahmeantrag Standpunkte bei der unter 2. benannten Stelle einzureichen. Maßgeblich ist der Eingangsstempel des Bundesamtes bzw. die Eingangsbestätigung. Verspätet eingehende Anträge können nicht berücksichtigt werden. Anträge, deren verspäteter Eingang nachweislich durch Umstände verursacht wurde, die außer aller Schuld des Bewerbers/der Bewerberin liegen, können berücksichtigt werden. Angebote, die per eingehen müssen ausgeschlossen werden. 17. Zahlungsbedingungen Bestandteil des Vertrages sind die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführungen von Leistungen (VOL/B). 18. Zuschlags- und Bindefrist Zuschlags- und Bindefrist endet am Hinweis zu nicht berücksichtigten Bietern Es wird darauf hingewiesen, dass die Anbieter und Anbieterinnen mit der Abgabe ihres Angebotes auch den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote unterliegen ( 27 VOL/A).