Word 2016 Serienbriefe erstellen. Sabine Spieß, Tina Wegener. 1. Ausgabe, April 2016 ISBN WW2016SB

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1 Word 2016 Serienbriefe erstellen Sabine Spieß, Tina Wegener 1. Ausgabe, April 2016 WW2016SB ISBN

2 Impressum Matchcode: WW2016SB Autorinnen: Sabine Spieß, Tina Wegener Redaktion: Thomas Alker Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, April 2016 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT- Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen, Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte aktuell und gültig. Sollten Sie die Webseiten nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden. Sollten im vorliegenden Produkt vorhandene Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen nicht mehr der beschriebenen Software entsprechen, hat der Hersteller der jeweiligen Software nach Drucklegung Änderungen vorgenommen oder vorhandene Funktionen geändert oder entfernt.

3 Inhalt I Bevor Sie beginnen 4 5 Felder nutzen Basiswissen Felder 53 1 Seriendrucke erstellen Basiswissen Seriendruck Seriendruck starten Datenquelle verbinden Seriendruckfelder einfügen und formatieren Seriendruck prüfen und fertigstellen Tipps für den Druck von Seriendokumenten Übung Berechnungen mit Textmarken durchführen Grafiken in einen Seriendruck einfügen 57 6 Mit Datenquellen arbeiten Hauptdokument umwandeln Datenquelle wechseln Datenquelle bearbeiten Datenquellen ohne Steuersatz verwenden Seriendruckfelder formatieren 64 2 Anwendungsbeispiele Unterschiedliche Seriendrucke erstellen 18 Stichwortverzeichnis Anschreiben verfassen Briefe mit Illustrationen gestalten Verzeichnisse anfertigen Briefumschläge bedrucken Adressetiketten drucken Serien- s mit Outlook versenden Übungen 29 3 Datensätze sortieren und filtern Basiswissen Sortierung Empfängerliste sortieren Datensätze filtern Bedingungen mit UND bzw. ODER verknüpfen Übung 38 4 Regeln verwenden Basiswissen Regeln Regel Wenn... Dann... Sonst Verschachtelte Wenn Dann Sonst -Regel Eingeben-Regel Frage-Regel Serienbriefe nummerieren Serienbriefe ohne Seitenwechsel erzeugen 50 HERDT-Verlag 3

4 Bevor Sie beginnen Bevor Sie beginnen BuchPlus - unser Konzept: Problemlos einsteigen - Effizient lernen - Zielgerichtet nachschlagen (weitere Infos unter Nutzen Sie dabei unsere maßgeschneiderten, im Internet frei verfügbaren Medien: Rufen Sie im Browser die Internetadresse auf. 2 Geben Sie den folgenden Matchcode ein: WW2016SB 1 Wählen Sie Codes. Für einen optimalen Lernerfolg verfügen Sie bereits über folgende Kompetenzen: Sie können Dokumente erstellen, speichern, öffnen und drucken. Sie können Texte eingeben und formatieren. Sie wissen, wie Sie bestehende Format- und Dokumentvorlagen nutzen. Um die Lerninhalte des Buches praktisch nachzuvollziehen, benötigen Sie: Windows 10 Word 2016 Haben Sie auf Ihrem Computer eine andere Bildschirmauflösung als 1280 x 1024 Pixel festgelegt, kann das Aussehen des Word-Fensters von den Abbildungen im Buch abweichen. 4 HERDT-Verlag

5 Seriendrucke erstellen Seriendrucke erstellen 1.1 Basiswissen Seriendruck Einen Seriendruck erstellen Sie, wenn Sie ein Dokument an verschiedene Personen schicken und dabei jedes einzelne Dokument personalisieren möchten. Möchten Sie beispielsweise einen Werbebrief an alle Kunden schicken und dabei jeden Kunden mit seinem Namen ansprechen, können Sie mit der Seriendruckfunktion einen Serienbrief erstellen. Zum Anfertigen von Adressetiketten können Sie ebenfalls die Seriendruckfunktion verwenden. Für den Seriendruck benötigen Sie zwei Dokumente: Das Hauptdokument enthält den Text, der für alle Seriendrucke gleich ist. Für die personalisierten Daten werden sogenannte Seriendruckfelder als Platzhalter eingefügt. Diese werden durch doppelte Spitzklammern gekennzeichnet. Eine Datenquelle, in der die Daten wie z. B. die Adressdaten gespeichert sind. In jedem einzelnen Seriendokument werden die Platzhalter durch die entsprechenden Daten aus der Datenquelle ersetzt. Hauptdokument mit Platzhaltern Datenquelle Serienbriefe HERDT-Verlag 5

6 1 Seriendrucke erstellen Die Arbeitsschritte der Seriendruckerstellung 1. Hauptdokument einrichten Als Erstes erzeugen oder öffnen Sie das Dokument, das Sie als Hauptdokument nutzen möchten. 2. Dokumenttyp wählen Danach wählen Sie den Seriendrucktyp aus: Briefe, - Nachrichten, Umschläge, Etiketten oder Verzeichnisse. 3. Datenquelle wählen Sie verbinden das Hauptdokument mit der Datenquelle, die die Daten für die Personalisierung enthält. Bei der Datenquelle kann es sich z. B. um eine Access-Datenbank, eine Excel-Arbeitsmappe, ein Word-Dokument, Outlook- Kontakte oder eine Microsoft-Office-Adressliste handeln. 4. Seriendruckfelder einfügen Sie fügen die Seriendruckfelder in das Hauptdokument ein. 5. Seriendruck-Vorschau Anschließend zeigen Sie die Seriendokumente als Vorschau an und prüfen sie auf Fehler. 6. Seriendruck durchführen Wenn keine Fehler aufgetreten sind, drucken Sie die Seriendokumente oder geben sie in ein neues Dokument aus. Alle Funktionen zur Erstellung eines Seriendrucks sind im Register Sendungen enthalten. 1.2 Seriendruck starten Beispieldatei: Lieferservice.docx Schritt 1: Hauptdokument einrichten Erstellen Sie ein neues Dokument und geben Sie den Text ein, der in allen Seriendokumenten gleich sein soll.g oder Öffnen Sie die Dokumentvorlage, die Sie verwenden möchten. oder Öffnen Sie ein vorhandenes Dokument, im Beispiel das Dokument Lieferservice. 6 HERDT-Verlag

7 Seriendrucke erstellen 1 Schritt 2: Dokumenttyp wählen Wechseln Sie ins Register Sendungen. 1 Seriendruck starten anklicken 2 Briefe anklicken Möchten Sie sich die Arbeitsschritte zum Erstellen eines Seriendrucks im Aufgabenbereich Seriendruck anzeigen lassen, wählen Sie den Eintrag Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt- Anweisungen. Die Vorgehensweise entspricht dabei den nachfolgend beschriebenen Schritten. 1.3 Datenquelle verbinden Schritt 3: Datenquelle wählen Klicken Sie im Register Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfänger auswählen.g Neue Adressliste erstellen Beispieldatei: Kundenadressen.mdb Klicken Sie auf Neue Liste eingeben und erstellen Sie eine neue Adressliste. Die Adressliste wird standardmäßig als Microsoft-Office-Adressliste im Format MDB abgelegt. Der Speicherort ist der Ordner Meine Datenquellen, der im persönlichen Ordner Dokumente enthalten ist. Die Adressliste lässt sich anschließend beliebig oft verwenden. 1 Daten eingeben 2 Neue Zeile für weitere Einträge erzeugen 3 Eingabe beenden und Datenquelle speichern HERDT-Verlag 7

8 1 Seriendrucke erstellen 4 Dateiname eingeben 5 Auf Speichern klicken Bestehende Datenquelle verwenden Beispieldateien: Kundenliste.xlsx, Adressdatenbank.accdb Klicken Sie auf Empfänger auswählen und wählen Sie Vorhandene Liste verwenden. Excel-Arbeitsmappe verwenden: 1 Excel-Arbeitsmappe wählen 2 Auf Öffnen klicken GGG G Einzelne Arbeitsblätter 3 Arbeitsblatt wählen 4 Auf OK klicken Die erste Zeile der Excel-Tabelle muss die Feldnamen (Spaltenüberschriften) enthalten, damit Word daraus die Namen für die Seriendruckfelder bilden kann. 8 HERDT-Verlag

9 Seriendrucke erstellen 1 Access-Datenbank verwenden: 1 Access-Datenbank wählen 2 Auf Öffnen klicken Abfragen Tabellen 3 Tabelle oder Abfrage wählen 4 Auf OK klicken Outlook-Kontakte verwenden Beispieldatei: Ordner Outlook-Beispielkontakteinträge Sind die Adressen in Outlook als Kontakte gespeichert, können Sie auch auf diese Adressen zugreifen: Klicken Sie auf Empfänger auswählen und dann auf Aus Outlook-Kontakten auswählen. 1 Outlook-Profil wählen 3 Kontakteordner wählen 2 Auf OK klicken 4 Auf OK klicken Bestätigen Sie die angezeigte Empfängerliste mit OK. Je nachdem wie Outlook auf Ihrem Rechner installiert ist, werden Sie noch zur Eingabe Ihres Kennworts aufgefordert. HERDT-Verlag 9

10 1 Seriendrucke erstellen 1.4 Seriendruckfelder einfügen und formatieren Beispieldateien: Kundenliste.xlsx, Lieferservice.docx, Lieferservice-E1.docx Basiswissen Seriendruckfelder Nachdem Sie das Hauptdokument Lieferservice mit einer Datenquelle verbunden haben, im folgenden Beispiel mit der Excel-Arbeitsmappe Kundenliste.xlsx, können Sie in der Gruppe Schreib- und Einfügefelder die Seriendruckfelder einfügen. Die angebotenen Seriendruckfelder hängen von den Daten in der gewählten Datenquelle ab. Die Namen der Seriendruckfelder werden aus den Spaltenüberschriften gebildet. Excel-Tabelle Seriendruckfelder In den zusammengesetzten Feldern Adressblock und Grußzeile sind mehrere einzelne Felder als Gruppe enthalten: Das Seriendruckfeld Adressblock kann z. B. die Felder Anrede, Vor- und Nachname, Adresse, Postleitzahl und Ort enthalten und wird zur Adressierung verwendet.g Das Seriendruckfeld Grußzeile setzt sich aus den Feldern Anrede und Nachname zusammen und wird für die Anrede verwendet.g 10 HERDT-Verlag

11 Seriendrucke erstellen 1 Schritt 4: Seriendruckfelder einfügen Adresse über den Adressblock einfügen Setzen Sie im Dokument Lieferservice den Cursor in die erste Zeile. Klicken Sie in der Gruppe Schreib- und Einfügefelder auf Adressblock. Wählen Sie das Format aus, in dem der Empfängername eingefügt werden soll. oder Soll der Empfängername nicht erscheinen, deaktivieren Sie das Kontrollfeld. Legen Sie fest, ob der Firmenname in der Adresse enthalten sein soll. Die Postanschrift wird standardmäßig in den Adressblock eingefügt. Falls Sie dies ändern möchten, deaktivieren Sie das Kontrollfeld. Wählen Sie, ob die Angaben zum Land und zur Region in der Anschrift enthalten sein sollen. oder Möchten Sie diese Informationen nur bei der Abweichung von einem Vorgabeland bzw. einer Region einfügen, aktivieren Sie die Option und wählen Sie das Land. In der Vorschau sehen Sie die Auswirkung der einzelnen Einstellung. Mit Vorschau durch die Empfängerliste blättern. können Sie in der Konnten Felder nicht zugeordnet werden, wie im Beispiel das Feld Straße, oder möchten Sie eine andere Zuordnung festlegen, im Beispiel für das Feld Anrede, klicken Sie auf Übereinstimmende Felder festlegen. 1 Zu verwendende Felder auswählen 2 3 Existiert kein korrespondierendes Feld oder soll das Feld nicht verwendet werden, diesen Eintrag wählen Aktivieren, sodass die Zuordnung für diese Datenquelle gespeichert wird 4 Auf OK klicken HERDT-Verlag 11

12 1 Seriendrucke erstellen Eingefügtes Seriendruckfeld Nach der DIN 5008 wird im Adressblock die Anrede angegeben wie Frau Karin Abel oder Herrn Klaus Meier. Ist in der Datenbank als Anrede Frau bzw. Herr eingetragen, führt dies bei männlichen Personen zu einem Fehler in der Adressierung: Herr Klaus Meier statt Herrn Klaus Meier. In manchen Datenbanken ist daher noch ein Feld wie Anrede Adressierung vorhanden, indem statt Herr Herrn hinterlegt ist. Ebenso können Sie mit einer Wenn-Dann-Sonst-Regel die Anrede richtig formulieren. Adresse über einzelne Seriendruckfelder einfügen Beispieldateien: Kundenliste.xlsx, Lieferservice.docx, Lieferservice-E2.docx Sie möchten im Hauptdokument die nachfolgend gezeigten Seriendruckfelder einfügen. Einzelne Seriendruckfelder aus der Excel-Adressliste Seriendruckfeld Grußzeile Seriendruckfelder aus der Excel-Adressliste Klicken Sie in die erste Zeile. Klicken Sie auf den Pfeil von Seriendruckfeld einfügen und wählen Sie das Feld Firma. Drücken Sie Ü und fügen Sie die weiteren Felder ein. Felder innerhalb einer Zeile trennen Sie mit einem Leerzeichen. 12 HERDT-Verlag

13 Seriendrucke erstellen 1 Möchten Sie mehrere Felder direkt hintereinander einfügen, klicken Sie auf den oberen Teil der Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen. Wählen Sie im eingeblendeten Fenster die Option Datenbankfelder und fügen Sie alle benötigten Felder ein. Anrede einfügen Klicken Sie an die Einfügestelle für die Anrede und klicken Sie auf Grußzeile. Möchten Sie auf eine Anrede verzichten, wählen Sie den Eintrag (ohne). oder Überschreiben Sie den Eintrag z. B. mit Guten Tag. Bestimmen Sie, in welcher Weise Vor- bzw. Nachnamen verwendet werden sollen. Wählen Sie das Satzzeichen aus, mit dem die Grußzeile beendet wird, oder überschreiben Sie den Eintrag z. B. mit einem!-zeichen. Legen Sie die Formulierung fest, falls ein Datensatz die nötigen Angaben nicht enthält. Bestätigen Sie mit OK. Gestaltung der Grußzeile festlegen Vorschau auf die gewählten Einstellungen Bei fehlenden oder falschen Feldern hier klicken und Zuordnung ändern Möchten Sie die Zusammenstellung eines eingefügten Adressblocks bzw. einer Grußzeile ändern, klicken Sie mit rechts auf den Platzhalter bzw. und wählen Sie Adressblock bearbeiten bzw. Grußzeile bearbeiten. Um alle Seriendruckfelder im Dokument hervorzuheben, klicken Sie auf Seriendruckfelder hervorheben. HERDT-Verlag 13

14 1 Seriendrucke erstellen Seriendruckfelder formatieren Den Seriendruckfeldern wird die Formatierung zugewiesen, die an der Einfügeposition eingestellt ist. Um die Daten eines Seriendruckfeldes in allen Seriendokumenten durch eine Formatierung hervorzuheben, formatieren Sie das Seriendruckfeld entsprechend. Formatierte Seriendruckfelder Markieren Sie das komplette Seriendruckfeld, inklusive der doppelten Spitzklammern.G Nehmen Sie die Formatierungen vor. 1.5 Seriendruck prüfen und fertigstellen Schritt 5: Die Seriendruck-Vorschau Mit der Seriendruck-Vorschau werden die Platzhalter durch die Inhalte der Datenquelle ersetzt und Sie können prüfen, ob die Dokumente korrekt sind. Aktivieren Sie im Register Sendungen, Gruppe Vorschau Ergebnisse, Vorschau Ergebnisse.G Klicken Sie auf, um vorwärts bzw. auf, um rückwärts durch die Seriendokumente zu blättern. Über können Sie nach einem bestimmten Dokument suchen.g Über können Sie den Seriendruck simulieren bzw. festlegen, wie beim Auftreten von Fehlern verfahren werden soll.g 14 HERDT-Verlag

15 Seriendrucke erstellen 1 Schritt 6: Seriendruck durchführen Im letzten Schritt wählen Sie, wie die Seriendokumente ausgegeben werden. Klicken Sie in der Gruppe Fertig stellen auf Fertig stellen und zusammenführen.g Möchten Sie die Seriendokumente in einer separaten Datei zusammenführen, wählen Sie Einzelne Dokumente bearbeiten. Word fügt alle Dokumente jeweils getrennt durch einen Seitenumbruch in eine neue Datei ein. oder Um die Seriendokumente direkt zu drucken, wählen Sie Dokumente drucken. Wählen Sie anschließend, welche Datensätze ausgegeben werden sollen. Serien- und Hauptdokument speichern Haben Sie die Seriendokumente in einer neuen Datei zusammengeführt, können Sie diese Datei separat vom Hauptdokument speichern. Möchten Sie das Hauptdokument für weitere Seriendrucke verwenden, müssen Sie es ebenfalls speichern. Die Verknüpfung zur Datenquelle wird dabei automatisch mitgespeichert. Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf und vergeben Sie einen Namen. Hauptdokument wieder öffnen Öffnen Sie das Hauptdokument erneut, fragt Word aus Sicherheitsgründen nach, ob die Verknüpfung zur Datenquelle beibehalten werden soll. Klicken Sie auf Ja, um die Verbindung beizubehalten. G Die Datenquelle muss noch am ursprünglichen Speicherort vorhanden sein. Falls dies nicht der Fall ist, können Sie in einem weiteren Schritt eine Datenquelle wählen. oder Möchten Sie die Verbindung zur Datenquelle löschen, klicken Sie auf Nein. HERDT-Verlag 15