3E-LOOK: MATERIAL- DISPOSITION, BESCHAFFUNG UND LAGER IT S WORKING TOGETHER

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1 3E-LOOK: MATERIAL- DISPOSITION, BESCHAFFUNG UND LAGER IT S WORKING TOGETHER

2 IT S WORKING TOGETHER Eine Voraussetzung für ein gut organisiertes und wirtschaftlich erfolgreiches Unternehmen besteht darin, dass alle zur Produktion notwendigen Materialien rechtzeitig und in ausreichender Menge zur Verfügung stehen. 3E-LOOK unterstützt die Prozesse im Bereich Materialdisposition, Beschaffung und Lager auf optimale Weise. Von der einfachen Bestellverwaltung mit 3E-LOOK bis hin zur Lagerverwaltung mit Microsoft Dynamics AX können eine Reihe ganz unterschiedlicher Unternehmensanforderungen abgebildet werden. Die vollintegrierte Materialwirtschaft automatisiert eine Vielzahl von Prozessen in der Beschaffung und verschafft ein Maximum an Übersichtlichkeit. Für jeden Auftrag lässt sich genau überblicken, welche Materialien notwendig sind, bestellt wurden oder bereits eingetroffen sind und wo genau sich diese befinden. Gemeinsam mit der Kapazitätsplanung wird zusätzlich zur Materialbedarfsermittlung der Produktionsstart errechnet und dafür Sorge getragen, dass das notwendige Material zu den Bedarfszeitpunkten bereitsteht. Artikelund Lagerhistorie geben detailliert Auskunft über Verbrauch bzw. Zu- und Abgänge. 3E-LOOK liefert hier Antworten auf Fragen, die sich bei der täglichen Arbeit stellen, zum Beispiel: Wie ist der Materialbedarf bei diesem Auftrag? Lässt sich das Material rechtzeitig zum Produktionsstart beschaffen? Wie ist der aktuelle Wert des Lagerbestands? Welche Mengen wurden von diesem Material in der Vergangenheit verbraucht? Wo befindet sich die Ware? Folgende Module werden vorgestellt: BESTELLVERWALTUNG S.2 INTEGRIERTE MATERIALWIRTSCHAFT S.4 3E Datentechnik GmbH. D Oberkochen. Tel. +49 (0) info@3e-it.com.

3 Modul: BESTELLVERWALTUNG - Klein aber fein In kleineren Unternehmen ist in der Regel weniger Prozesstiefe erforderlich und daher eine Bestellverwaltung häufig ausreichend. Das gleichnamige Modul in 3E-LOOK liefert Dank seiner Möglichkeit, Vorlagen zu definieren und seiner vordefinierter Schnellfilter, Antworten auf viele Fragen: Welche Bestellungen wurden getätigt? Welche davon sind noch offen? Welche wurden bei den jeweiligen Lieferanten getätigt? Die Schnellfilter erlauben es auch, ganze Bereiche bei der Suche einzugrenzen. Dank dieser Übersichtlichkeit behalten Sie stets den Überblick. ABB. 1: ÜBERSICHT OFFENER BESTELLUNGEN Einfacher Bestellvorgang Ausgelöst werden die Bestellungen durch Serien, Aufträge oder Positionen. Bestellungen können auch per erfolgen. Details zu den Bestellungen wie z.b. Wunschliefertermin oder Lieferant, können vor dem Ausdruck modifiziert werden. ABB. 2: PRINTJOB ZUSAMMENSTELLEN 3E Datentechnik GmbH. D Oberkochen. Tel. +49 (0) info@3e-it.com. Seite 2 von 13

4 Eine Bestellung aus der Materialbedarfsliste erzeugt eine Bestellung aufgrund des zuvor ermittelten Materialbedarfs. Damit kann z.b. eine Bestellung erstellt werden, welche Glas aus mehreren Aufträgen zusammenfasst. Bestellung aus Materialbedarf Die Funktion Nachbestellung bezieht ihre Daten aus dem Modul Produktionscontrolling. Hier werden die Materialien bzw. Positionen angeboten, welche im Produktionscontrolling zur Nachfertigung gekennzeichnet wurden. Vielfältige Möglichkeiten der Datenfilterung erleichtern die Auswahl bei der Bestellung. Nachbestellung Natürlich unterstützt die Bestellverwaltung auch die Erzeugung von Bestellungen, die auftragsunabhängig sind. Dies ist z.b. dann notwendig, wenn es darum geht, Material auf Lager zu bestellen. Ist der Wareneingang erfolgt, wird die Bestellung als geliefert gebucht und optional kann ihr ein entsprechender Lagerplatz zugewiesen werden. Auftragsunabhängige Bestellung 3E Datentechnik GmbH. D Oberkochen. Tel. +49 (0) Seite 3 von 13

5 Modul: INTEGRIERTE MATERIALWIRTSCHAFT - Umfassende Bedarfsplanung und Beschaffung Grundsätzlich geht es bei der Materialwirtschaft (MaWi) darum, sicherzustellen, dass alle zur Fertigung notwendigen Materialien rechtzeitig zur Verfügung stehen. Weil aber zur Produktion nicht nur Materialien verfügbar, sondern auch Kapazitäten frei sein müssen also eine umfassendere Ressourcenplanung notwendig ist ist es sinnvoll, die Materialwirtschaft in Verbindung mit der Kapazitätsplanung einzusetzen. (Auf die Kapazitätsplanung wird in der separaten Prozessbeschreibung Planung, Logistik und Workflow näher eingegangen.) Zur umfassenderen Ressourcenplanung gilt es daher, die Verfügbarkeit von Zeit und Material sicherzustellen. Anhand der Kapazitätsplanung werden, unter Berücksichtigung vieler Daten, die Start- und Endtermine für die Produktion sowie der Auslieferungstermin des Auftrags ermittelt. Für die rechtzeitige Beschaffung der Materialien orientiert sich die Materialwirtschaft an diesen von der Kapazitätsplanung ermittelten Terminen. Die Materialwirtschaft in 3E-LOOK gliedert sich in: Artikelstamm (Technik) Lager (Bewertung, Gesamtübersicht, Historien, Inventur) Lieferantenverwaltung (Multi-Lieferantenfähig) Bestellverwaltung und Archiv Was die MAWI kann: Liefert stets den aktuellen Materialstatus Lagerbestand wird automatisch nach Wareneingang angepasst Zuverlässige Ermittlung von Materialbedarf und Liefertermin Automatische Erzeugung von Bestellvorschlägen Schnelle und einfache Verwaltung der Bestellabwicklung Automatische Koordination von Sammelbestellungen, Mindestlagermengen, Mindestbestellmengen, Verpackungseinheiten und Überbestellmengen Just-In-Time -Lieferungen möglich Übersichtliche Darstellung von Aufträgen und Terminen Einbindung von beliebigen, auch vom Fensterbau unabhängigen Materialien Detaillierte Lieferantenverwaltung Temporäre Einkaufspreise und Lieferzeiten inkl. Bestellkommentaren Unterstützt bedarfsgerechte, manuelle und zyklische Bestellungen Unterstützt die Erzeugung firmenspezifischer Vorlagen für Bestellausdrucke Archivierung für Bestellungen und Aufträge Permanente Inventur Auswertungen Lagerbestand: Soll- und Istwert bei der Inventur Materialbedarf: Verbrauch des letzten Monats, der letzten 3 Monate, des letzten Jahres Lagerbewertung nach Artikeln, Artikelgruppen oder Werk 3E Datentechnik GmbH. D Oberkochen. Tel. +49 (0) info@3e-it.com. Seite 4 von 13

6 Prozesse in der Materialwirtschaft ABB. 3: PROZESSE IN DER MATERIALWIRTSCHAFT OHNE SONDERFÄLLE Wird ein Auftrag in der Materialwirtschaft registriert, ergibt sich daraus eine Stückliste des zur Fertigung benötigten Materials. Diese Mengen werden mit dem Lagerbestand, dem Mindestbestand und der bereits bestellten Ware abgeglichen. Die Differenzen führen wiederum zu Bestellvorschlägen, aus denen neue Bestellungen resultieren. Offene Bestellungen werden übersichtlich verwaltet und verfolgt. Abgeschlossene Aufträge und Teillieferungen werden datiert und archiviert. Unikatartikel (z.b. Modellscheiben und Füllungen) werden in der Materialwirtschaft besonders behandelt und ausgewiesen. Sie werden detailliert beschrieben und den jeweiligen Aufträgen entsprechend bestellt. Darüber hinaus bietet die Materialwirtschaft die Möglichkeiten, elektronisch zu bestellen, Auftragsbestätigungen des Lieferanten einzupflegen und die Wareneingangskontrolle durchzuführen. OpenTrans Optional ist eine bidirektionale OpenTrans-Abwicklung möglich. Bei Open- Trans handelt es sich um einen XML-basierten elektronischen Kommunikationsstandard für die elektronische Beschaffung zwischen Unternehmen. Dabei werden Materialbestellungen elektronisch in das System des Lieferanten übertragen. Die Daten aus einer elektronischen Auftragsbestätigung des Lieferanten können ebenfalls in die Materialwirtschaft importiert werden. Daraufhin werden diese mit dem Bestellauftrag verglichen. Sollten Abweichungen vom Originalauftrag festgestellt werden, lassen sich automatisch Teilaufträge erzeugen. 3E Datentechnik GmbH. D Oberkochen. Tel. +49 (0) Seite 5 von 13

7 Just-In-Time Werden Aufträge in der Materialwirtschaft registriert, erfolgt eine Berücksichtigung der unterschiedlichen Bedarfe der Kapazitätsbereiche. Ausgehend von der Durchlaufzeit in der Produktion bedeutet dies, dass die jeweiligen Fertigungsbereiche produktionssynchron ( Just-In-Time ) mit dem benötigten Material versorgt werden können. Der Bedarfstermin gibt an, bis wann das Material spätestens verfügbar sein muss, damit Produktionsstarttermin und Liefertermin eingehalten werden können. Der Bedarfstermin kann für die Materialien auf Basis des Produktionsstarttermins, -endtermins und des Ausliefertermins des Auftrags ermittelt werden. Auf Wunsch können hierbei auch frei definierbare Pufferzeiten berücksichtigt werden. Der Anwender kann den Bedarfstermin in der Materialwirtschaft auch manuell eingeben. In Verbindung mit der Kapazitätsplanung in 3E-LOOK wird die Materialverfügbarkeit bereits bei der Grobplanung des Auftrags geprüft. Dies geschieht unter Berücksichtigung des Lagerbestandes, des Mindestlagerbestandes und der lieferrelevanten Daten des Zulieferers (z.b. Lieferzeit). Hierbei wird auch der gesamte aktuelle Bedarf der Aufträge, die sich im Bestell- und Fertigungsstatus befinden, berücksichtigt. Kann das Material für einen Auftrag aufgrund der Lieferzeiten (bei den Lieferantenartikeln hinterlegt) nicht rechtzeitig beschafft werden, erscheint eine Meldung, die den Anwender auf diesen Sachverhalt hinweist. Zusätzlich erhält der Auftrag in der Auftragsliste der Materialwirtschaft eine entsprechende Kennzeichnung. ABB. 4: KAPAZITÄTSÜBERSICHT Für Laufmeterware können in der Materialwirtschaft Optimierungsparameter hinterlegt werden. Selbstverständlich ist eine auftragsbezogene Bestellung durchführbar. Die Bestellvorschläge werden dann in Bestellungen umgewandelt und in gedruckter oder elektronischer Form an den Lieferanten weitergeleitet. Dabei wird der Anwender von der Checkliste der Materialwirtschaft unterstützt. 3E Datentechnik GmbH. D Oberkochen. Tel. +49 (0) info@3e-it.com. Seite 6 von 13

8 Die hilfreiche Checkliste Um die Benutzung der Materialwirtschaft zu erleichtern, gibt es eine sogenannte Checkliste, die die ToDo s des Materialdisponenten berücksichtigt. Hier werden alle Arbeiten aufgelistet, die der Disponent in Bezug auf die Materialdisposition auszuführen hat. Per Doppelklick auf die Schaltfläche [Gehe zu] gelangt man in den betreffenden Bereich. Zusätzlich werden nur solche Datensätze angezeigt, die bearbeitet werden müssen. Die Auftragsliste ABB. 5: MAWI CHECKLISTE In diese Auftragsliste gelangen alle Aufträge, die zur Materialdisposition vorgesehen sind. Grundsätzlich ist dies eine dynamische Liste, da nach Fertigungsabschluss des Auftrags in ein Archiv verschoben wird. Jeder Auftrag führt jeweils eine komplette Auftragsstückliste mit sich, welche über die einzelnen Artikel detaillierte Auskunft gibt. ABB. 6: AUFTRAGSLISTE Der Materialbedarf Der Materialbedarf gibt eine Gesamtübersicht aller Materialien, die sich aktuell in den Aufträgen der Auftragsliste befinden. Des Weiteren werden hier Materialien angezeigt, für die manuell ein Bedarf erzeugt wurde, ganz gleich ob mit oder ohne Auftragsbezug. Hier besteht die Möglichkeit, alle dazugehörigen Informationen ausgehend vom Artikel zu erhalten. In der Detailmaske der Materialbedarfsänderung wird angezeigt, wie sich der Bedarf im Detail zusammensetzt. 3E Datentechnik GmbH. D Oberkochen. Tel. +49 (0) info@3e-it.com. Seite 7 von 13

9 Diese Ansicht ist hauptsächlich bei Stangenware interessant, da dort die zur Produktion erforderlichen Einzelteile eines Artikels mit der benötigten Stückzahl aufgelistet werden. ABB. 7: MATERIALBEDARFSÜBERSICHT Noch mehr Bedarf Mit Hilfe des sogenannten manuellen Bedarfs kann der Anwender auftragsunabhängige oder auftragsbezogene Bedarfe erzeugen. Dabei kann der Bedarf einzeln, terminiert (Bedarf zu einem bestimmten Termin) oder periodisch (wiederkehrender Bedarf) definiert werden. Zusätzlich kann für periodisch erzeugten Bedarf festgelegt werden, wie oft der Bedarf erzeugt werden soll. Der Bestellvorschlag im Detail Die Materialwirtschaft errechnet eigenständig die benötigten Artikel und erzeugt sogenannte Bestellvorschläge. Die Menge, die bestellt werden muss, wird wie folgt errechnet: Bestellmenge = Bedarfsmenge freie Lagermenge bestellte Mengen Wird der Mindestbestand unterschritten, wird ein separater Bestellvorschlag zum Auffüllen der Lagerbestände generiert. Der späteste Bestellzeitpunkt wird ebenfalls von der Materialwirtschaft auf Basis des Bedarfstermins errechnet. Bedarfstermin = Dienstag Beispiel Ein Lieferant hat feste Bestell- und Liefertage. Er liefert mittwochs und freitags. Bestellt wird immer zwei Tage im Voraus, also montags und mittwochs. Die Default-Lieferzeit beträgt 3 Tage. Beim zugehörigen Lieferantenartikel sind als Lieferzeit 5 Tage hinterlegt. Berechnung: Ware muss bis spätestens Dienstag, den im Haus sein, also muss die Lieferung spätestens am Freitag, den erfolgen. 3E Datentechnik GmbH. D Oberkochen. Tel. +49 (0) info@3e-it.com. Seite 8 von 13

10 Freitag, der minus 5 Tage Lieferzeit Bestelltag wäre Sonntag, der Dies ist allerdings kein Werktag, dadurch wird der davorliegende Bestelltag ermittelt. Das ist Mittwoch, der ABB. 8: DIE ÜBERSICHT DER BESTELLVORSCHLÄGE, AUS DENEN DIE BE- STELLUNGEN ERZEUGT WERDEN. Die Bestellung Die Bestellübersicht gibt Auskunft über aktuell laufende Bestellungen, Bestellungen, die noch nicht erfolgt sind und überfällige Bestellungen. Die drei Checkboxen Gedruckt, Versendet und Bestätigt informieren jeweils über den aktuellen Status einer Bestellung. ABB. 9: ÜBERSICHT DER BESTELLUNGEN 3E Datentechnik GmbH. D Oberkochen. Tel. +49 (0) info@3e-it.com. Seite 9 von 13

11 Die Auftragsbestätigung In der Maske Auftragsbestätigung Übersicht werden die allgemeinen Daten zur aktuellen Auftragsbestätigung angezeigt. Mittels Klick auf [Details] gelangt man in die detaillierte Ansicht der Auftragsbestätigung, welche alle bestellten Materialien in den bestellten Mengen auflistet. Hier können neue Termine und Mengenabweichungen erfasst und verwaltet werden. Die Ware wird angeliefert Ist der Wareneingang erfolgt, werden die Waren entweder gesamt oder detailliert eingebucht. Fehllieferungen ziehen nach entsprechendem Vermerk beim Wareneingang eine Lieferverzögerung nach sich. Beim Buchen des kompletten Wareneingangs wird die gesamte Bestellung in das Bestellarchiv verschoben. Verbucht man nur einen Teil der Bestellung im Wareneingang, so wandert auch nur der bereits gelieferte Anteil dieser Bestellung in das Bestellarchiv. Der noch zu liefernde Rest verbleibt in der Bestellung. Ist das erwartete Lieferdatum der Bestellung erreicht, wird diese Bestellung dann als Lieferrückstand gekennzeichnet. Der Wareneingang wird in der Auftragsliste jedem sich darin befindlichen Artikel per Status mitgeteilt. Bei vollständig erfolgtem Wareneingang bekommt der Auftrag den entsprechenden Status Auf Lager, womit er materialwirtschaftlich gesehen zur Produktion freigegeben wird. 3E Datentechnik GmbH. D Oberkochen. Tel. +49 (0) Seite 10 von 13

12 ABB. 10: AUFTRAGSLISTE Nach der Fertigung muss der Auftrag abgeschlossen und archiviert werden. Hierbei werden alle zur Produktion benötigten Materialien des Auftrags mit den entsprechenden Mengen aus dem Lager ausgebucht. Beim Archivieren wird der Auftrag mit seinem Materialbedarf in das Auftrags- bzw. Materialarchiv verschoben. Das Lager Ein wesentlicher Aspekt der Materialwirtschaft ist die Lagerverwaltung. Zum einen soll das Lager verwaltet und zum anderen bewertet werden. ABB. 11: GESAMTÜBERSICHT DER ANGELEGTEN MATERIALIEN Die Gesamtübersicht ist eine der wichtigsten Masken in der Materialwirtschaft. Sie gibt werksabhängig Auskunft über alle angelegten Materialen in der Materialwirtschaft. Besonders erwähnenswert sind hier die Felder/Spalten Bedarf, Lagermenge, Bestellt, Reserviert und Freie Lagermenge. Diese Felder zeigen die aktuelle Versorgungssituation in Bezug auf das jeweilige Material. Darüber hinaus können hier die Materialkosten und Verbrauchswerte des letzten Jahres, des letzten Quartals und des letzten Monats angezeigt werden. In der Materialwirtschaft lässt sich die Lagerbewertung pro Artikel, pro Artikelgruppe und insgesamt vornehmen. Bei Letzterem wird nach Werken aufsummiert und bewertet. 3E Datentechnik GmbH. D Oberkochen. Tel. +49 (0) Seite 11 von 13

13 Der Bedarf eines Artikels wird umfassend über einen beliebigen Zeitraum hinweg dokumentiert. Alle Lagerbewegungen werden zusammen mit einem Zeitstempel, dem Anwender und einer Begründung gespeichert. Manuelle Lageränderungen sind ausschließlich über ein Protokollformular möglich. Dadurch herrscht stets Klarheit über den Hintergrund der Lagermengenänderung. Die Lagerhistorie Folgende Aktionen werden in der Lagerhistorie registriert: Einbuchen von Bestellungen Löschen von Aufträgen, wenn diese fest reservierte Artikel enthalten Löschen von Materialbedarf, falls dieser Reservierungen enthält Manuelle Materialreservierungen Archivieren/abschließen von Aufträgen Manuelle Änderungen Lagerinventur Die Lagerhistorie zeigt alle Lagerbewegungen zusammengefasst nach Grund, Bemerkung und Auftrag. Die Einträge der Lagerhistorie werden vom System erzeugt und können vom Anwender nicht verändert werden. ABB. 12: LAGERHISTORIE ÜBERSICHT 3E Datentechnik GmbH. D Oberkochen. Tel. +49 (0) Seite 12 von 13

14 Auch Preise haben eine Geschichte In der Preishistorie werden alle Preisänderungen auf Artikelebene festgehalten und angezeigt. Anhand dieser Preishistorie ermittelt das System, abhängig von der eingestellten EK-Ermittlungsmethode in den Grundeinstellungen, den aktuellen Wert des Artikels. Dieser ermittelte EK-Preis wird für die Lagerbewertung und bei der Ausgabe von Material verwendet. ABB. 13: PREISHISTORIE Hinweis: Wie das so im Leben ist, die Vergangenheit lässt sich nicht ändern. Deshalb sind Historien reine Anzeigen und können vom Anwender nicht verändert werden. Passt auch zu den Prozessen in Ihrem Unternehmen Ob Bestellverwaltung, Materialwirtschaft oder Lagerverwaltung in Microsoft Dynamics AX, lässt sich die Tiefe der abgebildeten Prozesse mit 3E-LOOK bequem variieren. Gerade im Bereich der Beschaffung sind zuverlässig funktionierende Prozesse von größter Bedeutung für alle nachgelagerten Arbeiten. Weitere Prozesse sind in den Prozessbeschreibungen zur Produktion, Planung und Kalkulation beschrieben. Alle Module greifen ineinander und ermöglichen so optimale Prozesse IT S WORKING TOGETHER. Gerne zeigen wir, welche Vorteile durch den Einsatz führender Technologie in Ihrem Unternehmen erzielt werden kann. Senden Sie eine Nachricht an vertrieb@3e-it.com oder rufen Sie an Rechtshinweis Dieses Dokument dient der Information. Der Inhalt ist nicht als zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne zu verstehen. Die 3E Datentechnik GmbH lehnt jede Haftung für Fehler oder Unterlassungen in diesem Dokument ab. Microsoft Produktnamen sind entweder eingetragene Markenzeichen oder Markenzeichen der Microsoft Corporation. 3E-LOOK wird ständig weiterentwickelt, weshalb die jeweils beschriebene Funktionalität sich ohne Ankündigung ändern oder entfallen kann. Alle Rechte vorbehalten. Copyright E Datentechnik GmbH 3E Datentechnik GmbH. D Oberkochen. Tel. +49 (0) info@3e-it.com. Seite 13 von 13