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2 Der Wandel beginnt jetzt! Einleitung Diese Vorlage wurde entwickelt, um Sie bei der Erstellung eines Intranet Business Case zu unterstützen, der die Ziele innerhalb Ihrer Organisation berücksichtigt. Ein gut durchdachter Business Case hilft den Entscheidungsträgern in Ihrer Organisation dabei, die alternativen Möglichkeiten zu erkennen und zu bewerten. Warum sollte ich einen Intranet Business Case erstellen? Sicher kennen Sie misslungene Projekte, gescheiterte Entscheidungsprozesse, Missverständnisse und geringe Produktivität. Ursachen Für diese Probleme sind oft fehlende Informationen, mangelhafte Strukturen und wenig Offenheit. Wenn die Organisation ihre Türen öffnet für neue Wege der Zusammenarbeit, ist es möglich effektiver zu arbeiten und so Zeit und Kosten einzusparen. Eine der wichtigsten Aufgaben, die Sie angehen müssen, ist es, die Geschäftsleitung oder andere Entscheider zu überzeugen und Begeisterung für das Projekt zu wecken. Die folgenden Tipps und Hilfestellungen sichern den Erfolg Ihres Projektes. Intranet Business Case Vorlage Die Einführung eines neuen Intranets beginnt mit dem Aufstellen eines guten Business Case. Das Ziel des Business Case ist es, das Management davon zu überzeugen, dass das Intranet wirtschaftlich ist sowie sorgfältig durchdacht und gut geplant wurde. Obwohl Einige gut darin sind, einen überzeugenden Business Cases zusammen zu stellen, ist dies für viele eine große Herausforderung. Darüber hinaus ist die Erstellung eines Business Case oder Intranet-Projektes oft ein zeitaufwendiger Prozess. Die Idee hinter dieser Vorlage ist es, eine helfende Hand zu bieten und Zeit beim Aufbau eines schlüssigen Business Case zu sparen. [DIESE SEITE BEINHALTET ALLGEMEINE INFORMATIONEN ZU DEM BUSINESS CASE - NACH FERTIGSTELLUNG DES BUSINESS CASE BITTE LÖSCHEN] Viadesk GmbH 3

3 Wie Sie diese Vorlage verwenden [Einführung] 1. Drucken oder kopieren Sie diese Anweisungen, so dass Sie diese Informationen jederzeit zur Hand haben. 2. Laden Sie diese Vorlage hier im Word-Format herunter, um sie editieren zu können. 3. Löschen Sie diese beiden einleitenden Seiten (3, 4). Der Rest des Dokuments ist auf Basis eines Microsoft Word-Formats aufgebaut und kann einfach an Ihr Firmenlayout angepasst werden. Bevor Sie mit der Bearbeitung der Inhalte beginnen, empfehlen wir, dass Sie den Text in Ihre eigene Word-Vorlage kopieren. Sie können natürlich auch diese Vorlage verwenden. 4. Lesen Sie das Dokument kurz komplett durch, um sich mit dem Business Case vertraut zu machen. Sie werden sehen, dass einige Abschnitte bereits mit Inhalt gefüllt sind. Sie können diese so lassen oder nach Wunsch anpassen. Die Textabschnitte, die grau hinterlegt sind, können Sie durch Informationen aus Ihrer Organisation ersetzen. 5. Beginnen Sie mit der Bearbeitung des Dokuments. Viel Erfolg! [DIESE SEITE BEINHALTET ALLGEMEINE INFORMATIONEN ZU DEM BUSINESS CASE - NACH FERTIGSTELLUNG DES BUSINESS CASE BITTE LÖSCHEN] Viadesk GmbH 4

4 Business Case Social Intranet für [Name der Organisation] Zielsetzung Dokument: Wenn nötig, bearbeiten. Ein Vorschlag für eine neue Intranet-Lösung für [Name der Organisation] und die Vorteile, die diese Veränderung liefert. Dokument Autor: Wenn nötig, bearbeiten. Name & Titel. Viadesk GmbH 5

5 INHALT Wenn Sie den Business-Case fertig gestellt haben, können Sie das Inhaltsverzeichnis aktualisieren. Managementübersicht Hintergrund Ziele der Organisation Anforderungen Derzeitige Situation Auswirkungen Definition von Organisations- / Projektvorgaben Lösungsvorschlag Auswahlverfahren zur Lösungsfindung Vergleich möglicher Produkte Präferenz Erwartete Auswirkungen Voraussetzungen und Risiken Voraussetzungen Risiken Finanzielle Analyse Produktivitätsvorteile Return on Investment Genehmigung des Business Case Viadesk GmbH 6

6 Managementübersicht Wenn nötig, bearbeiten. Schreiben Sie die Zusammenfassung zuletzt. Hier sollte eine kurze Zusammenfassung des Dokuments stehen. Es ist äußerst wichtig, dass die wichtigsten Ergebnisse hier aufgelistet werden. Es zeigt dem Leser auf einen Blick die entscheidenden Schlussfolgerungen. Wir empfehlen die folgenden Vorgehensweise: - Beschreiben Sie das Intranet-Projekt klar und präzise - Beschreiben Sie warum das Projekt notwendig ist - Beschreiben Sie die wichtigsten Vorteile des Projekts - Beschreiben Sie die wichtigsten Nachteile (falls vorhanden) und Kosten des Projekts - Beschreiben Sie die Hauptgründe für eine Empfehlung des Projekts - Halten Sie die Zusammenfassung kurz (maximal 2 Seiten) Es ist wichtig in der Zusammenfassung nicht technisch ins Detail zu gehen. Konzentrieren Sie sich auf die Gründe für dieses Projekt und beschreiben Sie die größten Vorteile. Aktuelle Situation und wichtigste Fragen Wenn nötig, bearbeiten. In diesem Abschnitt können Sie kurz den Grund für das Projekt beschreiben, z.b. wie die aktuelle Situation aussieht und warum diese nicht optimal für die Organisation ist. Wählen Sie: Schlecht funktionierendes Intranet [Name der Organisation] hat derzeit ein Intranet, aber dieses ist hinsichtlich der aktuellen Möglichkeiten stark veraltet. Das Intranet bietet wenig Funktionen, die darüber hinaus von den Mitarbeitern nicht richtig genutzt oder verstanden werden. Dies führt zu einer minimalen bis keinen Verwendung des Intranets, mit dem Ergebnis, dass es der Organisation keinen Mehrwert bietet. Es gibt keinen zentralen Ort der Kommunikation, kein Personalbuch mit Profilen von Kollegen, Fotos, Hintergründen und Fachkenntnissen sowie keine Möglichkeiten in Teams zusammen zu arbeiten. Oder: Kein Intranet [Name der Organisation] kommuniziert und teilt Informationen derzeit mit den "traditionellen" Möglichkeiten wie , gemeinsame Ordnerstrukturen und mündlichem Austausch. Dies hat bisher gut funktioniert, aber um die Organisation weiter wachsen zu lassen, brauchen wir eine zentrale Plattform für Kommunikation und Dokumentenablage. Viadesk GmbH 7

7 Oder: Ein Intranet das die Größe der Organisation nicht berücksichtigt [Name der Organisation] Ist stark gewachsen. Das heutige Intranet kann die Bedürfnisse der gewachsenen Organisation nicht mehr erfüllen. Obwohl das bestehende Intranet unserer Organisation in den vergangenen Jahren gute Dienste leistete, gibt es inzwischen verschieden Schwachpunkte, z.b.: - Schlechte Suchfunktion - Schwierigkeiten Dokumente zu verwalten und hinzuzufügen - Immer weniger Nutzer bzw. wenig aktive Benutzung - Keine Funktionen für Interaktion und Zusammenarbeit bei Projekten - Keine Upgrade-Möglichkeiten auf die neueste Version - Keine Unterstützung von aktuellen Anbietern Daher wird vorgeschlagen, das bestehende Intranet abzulösen. Dies ist die beste Methode für [Name der Organisation] eine Plattform zur Zusammenarbeit zu schaffen, die die Ziele der Organisation unterstützt. Mögliche Lösung Wenn nötig, bearbeiten. Die Optimierung der Kommunikation mit und zwischen den Mitarbeitern bietet eine große Chance für [Name der Organisation] um sowohl effektiver als auch effizienter zu arbeiten. Die ausgewählte Social Intranet Lösung hat viele moderne Zusammenarbeits-Funktionen, die darauf zielen, die Arbeitsproduktivität zu erhöhen. Beispiele: Informationen und Dateien austauschen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Erstellung von Umfragen, Abfragen von Meinungen, Planen von Terminen. Darüber hinaus steht diese Plattform auch auf jedem mobilen Gerät zur Verfügung. [Name der Organisation] wird von den folgenden Vorteile profitieren: - Eine verbesserte Suche (Volltextsuche ) für alle Dokumente und Inhalte. - Eine umfassende Übersicht mit Profilen aller Mitarbeiter, einschließlich der Suche nach Name, Abteilung, Standort, Know-how und vieles mehr. - Ein benutzerfreundliches System für den Austausch und dem Upload von Dokumenten, Nachrichten, Aufgaben und Meilensteinen sowie anderen Dateien und / oder Informationen. - Das System ist sowohl für Android und ios-systemen verfügbar. Die Anwendung ermöglicht einen mobilen Zugriff auf Dateien und Nachrichten. Mit der App haben Mitarbeiter jederzeit über ihr Smartphone oder Tablet Zugriff auf das eigene Postfach und die Mitarbeiterkontakte. Sie erhalten Status-Updates von Projekten und / oder reagieren auf Fragen und Informationen. Viadesk GmbH 8

8 Kostenübersicht Wenn nötig, bearbeiten. Beschreiben Sie die wichtigsten Kennzahlen, die im Finanzteil wiederzufinden sind. Die Gesamtkosten für die Lösung ist für 3 Jahre xxx - Wir schätzen, die Gesamteinsparungen über drei Jahre auf xx, - [Bitte beachten Sie, dass dies nur eine Zusammenfassung ist] Viadesk GmbH 9

9 1 Hintergrund [Bearbeiten, wenn nötig]. In diesem Kapitel wird der Anlass des Projektes beschrieben und die primären Ziele, Bedürfnisse und Herausforderungen werden erläutert. 1.1 Ziele der Organisation [Bearbeiten, wenn nötig]. Das Ziel dieses Projektes ist, eine neue Intranetplattform für [Name der Organisation] einzurichten. Diese möchten wir im Monat XXXX einführen. Jetzt sollten Sie die Zielsetzungen Ihres Intranets beschreiben. Denken Sie dabei an bestehende Schwierigkeiten und die Aufgaben sowie Zielsetzungen der Organisation. Versuchen Sie ein komplettes Bild aufzuzeigen. [Bearbeiten, wenn nötig]. Geben Sie Informationen zu den wichtigsten organisatorischen Ziele und Motivationen. Zum Beispiel: Wir müssen: - Kosten senken - Die interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungen optimieren - Alle Informationen, Anwendungen und andere Dokumente auf einer zentralen Plattform sammeln 1.2 Anforderungen [Bearbeiten, wenn nötig]. Fassen Sie die wichtigsten Anforderungen an das Intranet zusammen, zum Beispiel: - Ein zentraler Ort der Kommunikation und gemeinsame Nutzung von Dokumenten - Zusammenarbeit von jedem Ort aus und überall mobiler Zugriff auf das Intranet - Effektiveres Projektmanagement - Übersicht über das, was bereits bearbeitet wurde und noch offene Aufgaben - Informationsbereitstellung über aktuelle Vorgänge - Möglichkeit, Links und Fotos zu teilen - Einfache Suche (Volltextsuche ) nach Dokumenten - Kein Horten von Informationen, einfache Wiederauffindbarkeit Viadesk GmbH 10

10 1.3 Derzeitige Situation [Bearbeiten, wenn nötig]. Beschreiben Sie die Art und Weise wie die Mitarbeiter derzeit kommunizieren und zusammenarbeiten - z.b. über bereits bestehende Intranet Seiten, E- Mails, Newsletter usw. Was sind die Probleme dieser Kommunikationsmethoden? Um die Schwierigkeiten so deutlich möglich herauszustellen können Sie eine interne Nutzeranalyse erstellen, um heraus zu finden, welche Probleme die Mitarbeiter haben oder womit sie unzufrieden sind. Beispiele: - Keine Suchfunktion - Kein Teilen von Informationen - Übervolle Mailboxen - Keine Möglichkeit der Zusammenarbeit - etc. 1.4 Auswirkungen Sie haben hier die Möglichkeit, die aktuellen Probleme in Chancen für die Organisation umzusetzen. Beispielsweise: - Dies ist eine Gelegenheit, um unsere internen Kommunikationsstruktur zu verändern und Unterhaltskosten des Intranets einzusparen - Was werden die Folgen sein, wenn wir kein neues Intranet implementieren? - Wie wird sich dies auf die Organisation innerhalb der nächsten 1,2 oder 3 Jahre auswirken? - Versuchen Sie Ihre Aussagen mit Zahlen zu belegen. 1.5 Definition von Organisations- / Projektvorgaben Budgetvorgaben Einmalige Kosten: bis Mindestens Höchstens Folgekosten: bis Mindestens Höchstens pro Jahr /Monat Zeitvorgaben Intranet Startdatum : bis frühestens spätestens Viadesk GmbH 11

11 IT-Einschränkungen [löschen, was nicht zutreffend ist] Geben Sie hier an, welche Lösung Sie Ihrer Organisation vorschlagen. Sie können auch beide Optionen erklären und anschließend eine Entscheidung auf Grundlage von Kosten und Funktionalität treffen. - Cloud-basiert (Software und Hardware werden durch den Anbieter verwaltet) Hinweis: Bei Anwendungen von US-Firmen (Yammer, Microsoft365, Google Docs, LinkedIn, Twitter, Dropbox, Basecamp, etc.), hat die US-Regierung rechtmäßigen Zugriff auf Ihre Informationen und der Datenschutz wird nicht gemäß EU-Recht gehandhabt. Ihre Daten sind bei diesen Anwendungen nicht optimal geschützt. Es ist eine Tatsache, dass mehr und mehr Geschäftsinformationen in der Cloud gespeichert werden. Vor allem durch Vorteile, die Cloud-Anwendungen bieten: Sie sind wartungsfrei, überall verfügbar und unterliegen kontinuierlichen Produktverbesserungen. Eine Cloud- Lösung oder SaaS (Software as a Service) ist eine sehr vielversprechend und attraktive Alternative für Unternehmen, die nicht selber das Hosting ausführen wollen/können. Ein wichtiger Grund für die Wahl einer SaaS-Lösung im Gegensatz zur On-Premise- Infrastruktur sind Kostenvorteile. Hierbei spielt die Verringerung der Serverkosten, der Server-Lizenzen (CALs) und anderer Komponenten der IT-Infrastruktur eine Rolle. - On-premise (Software und Hardware werden durch das Unternehmen verwaltet) Viadesk GmbH 12

12 2 Lösungsvorschlag 2.1 Auswahlverfahren zur Lösungsfindung [Bearbeiten, wenn nötig]. Beschreiben Sie kurz, wie Sie die potenziellen Anbieter ausgewählt haben und zeigen Sie auf, dass Sie hierfür einige Zeit investiert haben. Siehe Beispiel unten: [Bearbeiten, wenn nötig]. Das Projektteam begann zunächst mit dem Sammeln der Anforderungen aller Stakeholder in der Organisation. Danach wurden mögliche Lieferanten und Anwendungen analysiert. Wir haben eine Reihe von Gesprächen geführt, um den Markt besser zu verstehen und herauszufinden, welche Lösungen auf dem Markt verfügbar sind. Die Lieferanten und Anwendungen, die am besten unsere Anforderungen erfüllten, kamen in die nähere Auswahl. Diese haben wir aufgefordert Ihre Produkte bei uns zu präsentieren, um anschließend die Entscheidung treffen zu können, welche Lösung für unser Unternehmen optimal ist. 2.2 Vergleich möglicher Produkte [Bearbeiten, wenn nötig]. Sie können in der folgenden Tabelle zusätzliche Kriterien einfügen. Kriterien der Software-Anwendung Generelle Funktionen Viadesk Produkt 2 Produkt 3 Es ist möglich innerhalb des Systems Inhalte zu erstellen, zu lesen, zu verändern und zu löschen auch für technisch weniger versierte Mitarbeiter Die Bereitstellung von Nachrichten im Newsfeed ab und / oder bis zu einem bestimmten Datum ist möglich Das System bietet die Möglichkeit, Neuigkeiten in einer hierarchischen Ordnung anzuzeigen (wichtige Beiträge oben) Mitarbeiterinformationen (wer macht was) mit Profilbildern hier muss auch eine umfassende Suche möglich sein Kalender (Möglichkeit für die Mitarbeiter einmalige oder wiederkehrende Termine zu planen) Die Geschäftsleitung kann Megaphon-Beiträge veröffentlichen, die jedem Mitarbeiter angezeigt werden Das System bietet die Möglichkeit in geschlossenen Gruppen Dokumente zu teilen Erstellen von Workflows, Zuordnung von Aufgaben und Meilensteinen Integration mit externen Systemen. (API) Platz für weitere Ergänzung(en) Viadesk GmbH 13

13 Suchen und Finden Das System verfügt über die Möglichkeit auf der Basis von Volltextsuche und Metadaten im kompletten Intranet nach Texten zu suchen (in HTML-Seiten und Dateien) Suchen nach Abbildungen und Videos auf Basis von Metadaten Die Suchfunktion zeigt nur Ergebnisse für dessen Ansicht der Anwender autorisiert ist Facetted browsing: Das System bietet die Möglichkeit die Suchergebnisse einzugrenzen, so dass die Ergebnisliste weiter verkleinert wird (z.b. eingrenzen nach Dateityp, Thema, Autor oder Datum der Veröffentlichung) Einen festen Suchauftrag kann abgespeichert werden (Zum Beispiel durch Hinterlegung von Standardsuchwörtern) Platz für weitere Ergänzung(en) Social Funktionen Personalisierter News-Feed: Nur Nachrichten oder Informationen, die einem wichtig erscheinen, werden im News-Feed angezeigt Fragen und Antworten: Innerhalb der Plattform kann auf alle Inhalte reagiert oder die Beiträge gewürdigt werden (Liken und disliken) Interaktion: Der Mitarbeiter kann auf der Grundlage einer Umfrage seine Meinung äußern. Der Mitarbeiter kann Fragen stellen und Ideen weitergeben Es ist möglich Personen in Beiträgen zu markieren Das System verfügt über Wiki-Seiten Die verschiedenen Projekte haben alle gemeinsame Arbeitsmittel, einschließlich eines Blogs, mehrerer Foren, einer Umfragefunktion und integrierten Wiki Seiten. Es gibt Möglichkeiten die Arbeit an Projekten zu erleichtern (Zeitplan, Meilensteine, ToDo-Listen), Wissens-und Dokumentenmanagement Platz für weitere Ergänzung(en) Dokumentenverwaltung Dokumente können durch die Anlage logischer Ordnerstrukturen oder durch Markierungen (Tags) einfach gefunden werden Verschiedene Versionen eines Dokumentes können verwaltet werden. Alte Dokumente werde nicht überschrieben, hierdurch gehen ältere Inhalte nicht verloren Änderungen / Verlauf von Dokumenten wird angezeigt. Sicherheit Inhalt kann nur durch autorisierte Personen verändert werden Es ist möglich verschiedene Rollen zu definieren, zum Beispiel Administrator, Verwalter, Redakteur und Autor Das Intranet unterstützt SSL um Informationen zu verschlüsseln und vor unberechtigten Zugriff zu schützen Viadesk GmbH 14

14 Platz für weitere Ergänzung(en) Zusätzlich zur Darstellung in einer Tabellenform: Um die konkurrierenden Anbieter zu vergleichen, ist die Verwendung der folgenden Kriterien von großer Bedeutung: Service und Wartung Es ist wichtig, dass der Anbieter-die Organisation bei der Einführung der Software unterstützt und die Anwendung im Unternehmen vorstellt. Sollten sich technische Probleme bei der Software zeigen, ist es wichtig, dass Sie den Anbieter direkt kontaktieren können. Entscheiden Sie sich nicht für einen Anbieter, bei dem Sie wissen, dass er Sie nicht bei der Implementation und bei technischen Problemen unterstützt. Kundenstamm und Zuverlässigkeit Es geht nicht darum, wie viele Kunden ein Anbieter bereits hat. Es ist vor allem wichtig, wie viele zufriedene Kunden er hat und was der der Return on Investment innerhalb dieser Organisationen ist, nachdem sie das Social Intranet eingeführt haben. Darüber ist ein wichtiges Kriterium, dass der Anbieter Vertrauen ausstrahlt. Da jeder Anbieter einen gewissen Kundenstamm aufbauen kann, ist es wichtig für Sie zu wissen, wie lange diese Kunden bereits die Software nutzen und damit ihr Vertrauen (Loyalität) zeigen. Wählen Sie den Anbieter nicht, wenn Sie sehen, dass er keinen Kundenstamm hat, keine Referenzprojekte ausgeführt hat und somit kein Vertrauen ausstrahlt. 2.3 Präferenz [Bearbeiten, wenn nötig]. Mit Viadesk ist es möglich eine eigene Online Plattform einzurichten als Intranet, Wissensplattform, Projektumgebung oder professioneller Gemeinschaft. Viadesk ist mehr als ein Tool: Das Team von Viadesk berät gerne bei der Einrichtung des Intranets und hilft mit Tipps zur zeitgemäßen Online-Zusammenarbeit und zu digitalem Wissensaustausch. Viadesk wird von Fachleuten in Unternehmen, Behörden, Forschungseinrichtungen, Branchenverbänden und Bildungseinrichtungen genutzt, sowohl national als auch international. Eine große Anzahl von Organisationen ähnlich unserer machen seit Jahren Gebrauch von Viadesk und seinen Dienstleistungen. Die komplette Kundenliste finden Sie hier: Die Alleinstellungsmerkmale von Viadesk sind: Sehr benutzerfreundlich auch für technische weniger versierte Mitarbeiter. Das bedeutet, dass wenig Schulungen und Trainings für Webmaster und Administratoren anfallen. Für den Anwender selber ist überhaupt keine Schulung erforderlich. Multimedial: Die unterschiedlichen Arbeitsgruppen haben gemeinschaftliche Arbeitswerkzeuge, einschließlich einem Blog, mehrerer Foren, einem integrierten Wiki und der Möglichkeit, Erhebungen durchzuführen. Dies sind alles Möglichkeiten um Wissen zu teilen, und um Zusammenarbeit zu fördern. (Kalender, Meilensteine, Aufgaben). Es ist auch möglich Videokonferenzen zu starten. Viadesk GmbH 15

15 Viadesk ist sowohl für Android und ios-systeme verfügbar. Die Viadesk App ermöglicht Ihnen den mobilen Zugriff auf Dateien und Mitteilungen. Mit der Viadesk App können Sie Ihr Postfach von Ihrem Handy aus öffnen, Kontaktpersonen (mit Foto) aufrufen, Updates zu Projekten erhalten und auf Beiträge reagieren. Darüber hinaus steht in Viadesk eine sehr umfangreiche Kalenderfunktion zur Verfügung. Der Gruppenkalender ist nützlich für die Planung von Besprechungen oder Veranstaltungen, die für (eine Auswahl) Teilnehmer relevant sind. Im Kalender können Termine geplant werden, sowohl einmalig als auch wiederholend. Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern bietet Viadesk auch eine umfangreiche Event-Planer-Funktion an. Website des Anbieters: 2.4 Erwartete Auswirkungen [Bearbeiten, wenn nötig]. Wir erwarten, dass die Auswahl Viadesk schnell ein modernes Intranet mit folgenden Vorteilen liefert: Eine zentrale Stelle, an der alle Informationen strukturiert zusammen kommen. Kein Einsatz von externen Anwendungen mehr. Die Mitarbeiter können alle Funktionen des Intranets über den Browser nutzen. Jeder kann jetzt über die App von Viadesk Zugriff auf alle Dokumente on the road haben. Dies fördert auch das papierlose Arbeiten und verbessert die Meetings innerhalb der Organisation. Viadesk GmbH 16

16 3 Voraussetzungen und Risiken 3.1 Voraussetzungen Um die ausgewählte Lösung für [Name der Organisation] erfolgreich zu realisieren, wird von den Mitarbeitern das folgende erwartet: Eine Verwaltungsgruppe mit Mitarbeitern, die bereit sind die Plattform zu unterhalten und zu verwalten. Dieses Team wird bereits während dieses Business Case aufgestellt. Seine Aufgabe ist es mit den Mitarbeitern verschiede Szenarien zu testen. Rolle Beschreibung Verantwortung Name(n) Initiator Ist verantwortlich für das gesamte Intranet Projekt Endscheidet über Veränderungen, macht Abnahmen IT-Admin Ist verantwortlich für: IT-Probleme Infrastruktur Hosting Teammanager Überwacht das Projekt Stellt Lösungen bezüglich Implementation vor. 3.2 Risiken Es gibt eine Reihe von Risiken, die den Erfolg des Projekts beeinträchtigen könnten. Die häufigsten Fälle sind: Risiko Wahrscheinlichkeit Auswirkung Lösung Risiko Wahrscheinlichkeit Auswirkung Lösung Fehlende Unterstützung vom Senior Management Niedrig Hoch - Kann die Beendigung des Projekts bedeuten. Anbieterauswahl machen. Vorstellung des ausgewählten Anbieters um die wichtigsten Funktionen und Vorteile herauszustellen. Fehlende Unterstützung der IT-Abteilung Niedrig Hoch - Kann den Start der Plattform verzögern Die Software kann intern gehostet werden oder in der Cloud. Hosting in der Cloud reduziert das Risiko von Problemen. Viadesk GmbH 17

17 Risiko Wahrscheinlichkeit Auswirkung Lösung Fehlende Unterstützung der Endbenutzer Niedrig Mittel Kann die Implementierungszeit verlängern und kann Qualitätsdiskussionen verursachen. Der Anbieter bietet Administratoren und Benutzerworkshops um das Team zu begeistern. Das System selber ist sehr einfach zu bedienen auch für Nicht-Techniker. Risiko Externe Faktoren die die Finanzierung beeinträchtigen Wahrscheinlichkeit Niedrig Auswirkung Hoch Kann das ganze Projekt stoppen. Lösung - Fügen Sie weitere Risiken hinzu, falls nötig. Viadesk GmbH 18

18 4 Finanzielle Analyse Ausgehend von einer Cloud-Lösung (Saas). [Bearbeiten, wenn nötig]. SaaS ist eine vielversprechende und sehr vorteilhafte Möglichkeit für unsere Organisation, die hierdurch nicht selber das Hosting leisten möchte/kann/muss. Ein wichtiger Grund für unsere Entscheidung für eine SaaS-Lösung, anstelle des Betriebs einer eigenen IT-Infrastruktur, sind deutlicher Kostenvorteile die so erzielt werden können. Hierbei spielt die Einsparung von Serverkosten, Serverlizenzen (CAKS s) und anderer IT-Infrastruktur Komponenten eine Rolle. Budget [Bearbeiten, wenn nötig]. Kosten für die Cloud-Lösung [Bearbeiten, wenn nötig]. Für eine Cloud-Lösung können Sie hier darstellen was die Startund Lizenzkosten pro Anwender pro Monat betragen. (Berechnen Sie diese pro Jahr) On-Premise-Umgebung (internes Hosting) zusätzliche Kosten Nur darstellen, wenn Sie sich für den Betrieb einer eigenen Hosting Umgebung entschieden haben. Softwarekosten (internes Hosting) [Bearbeiten, wenn nötig]. Beratungskosten (internes Hosting) [Bearbeiten, wenn nötig]. Hardwarekosten (internes Hosting) [Bearbeiten, wenn nötig]. Interne Kosten (internes Hosting) [Bearbeiten, wenn nötig]. Gesamtkosten ( 3 Jahre) [Bearbeiten, wenn nötig]. Kosten für Wartung und Support Trainings- / Workshop Kosten um neue Anwender die Plattform vorzustellen Viadesk GmbH 19

19 Viadesk GmbH 20

20 5 Produktivitätsvorteile Ausführliche Teilnehmerübersicht mit Foto [Bearbeiten, wenn nötig]. Das persönliche Profil kann durch den Arbeitnehmer angepasst werden. Es gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit weitere Informationen über sich einzustellen. Vollständige Profile geben Einblicke in den Hintergrund und das Fachwissen des Teilnehmers. Die Nutzer sehen durch die Profile sofort welcher andere Teilnehmer für ein bestimmtes Thema angesprochen werden kann. Auch Informationen, die für andere Teilnehmer interessant sind, können hier platziert werden. Die Daten aller Mitarbeiter stehen an einer zentralen Stelle. Die Übersicht mit den Profilfotos ist jedem Mitarbeiter zugänglich. Es steht eine umfangreiche Suche / Filter- Funktion auf organisatorischer Ebene und / oder nach Fachwissen zur Verfügung Das Finden der richtigen Kontaktperson nimmt mit dem aktuellen System viel Zeit in Anspruch. Mit der neuen Plattform können sich die Mitarbeiter gegenseitig innerhalb von Sekunden finden. Volltextsuche [Bearbeiten, wenn nötig]. Oft wissen Sie, dass bestimmte Informationen vorhanden sind, aber nicht, wo. Mit der Kombination von Schlagwort-Suche und Sortiermöglichkeiten, werden Sie schnell finden, was Sie brauchen. Versionsverwaltung [Bearbeiten, wenn nötig]. Mit der Versionsverwaltung arbeiten Mitarbeiter zusammen an Dokumenten, es werden neue Dokumente hinzugefügt ohne die alte Version zu überschreiben. Hierdurch gehen vorherige Änderungen nicht verloren. Werkzeuge zur Zusammenarbeit [Bearbeiten, wenn nötig]. Die verschiedenen Gruppen verfügen alle über diverse Tools zur Zusammenarbeit, einschließlich eines Blogs, mehrerer Foren, integrierter Wiki-Seiten und eines Umfrage und Erhebungstools. Diese Tools stellen allesamt Möglichkeiten dar, das Teilen von Wissen zu fördern, Dokumente zu verwalten und zu kommunizieren. Mobile Anwendung [Bearbeiten, wenn nötig]. Die mobile Anwendung ist für Android- und ios-systeme verfügbar. Die App ermöglicht mobilen Zugang zu Dokumenten und Nachrichten. Mit der App können Mitarbeiter über das Handy die Mailbox einsehen, Kontakte suchen, Statusupdates empfangen und/oder auf Fragen reagieren. Weitere Funktionen die in der App bereitstehen, sind: - Öffnen-In Funktion: Mit dieser Eigenschaft können Dokumente auf mobilen Endgeräten angezeigt werden. Diese können bearbeitet und danach wieder hochgeladen werden. Viadesk GmbH 21

21 - Favoriten: Dokumente können als Favoriten markiert werden. Der Vorteil ist, dass die als Favoriten markierten Dokumente geöffnet werden können, auch wenn das Endgerät zeitweise über keine Internetverbindung verfügt. 5.1 Return on Investment [Bearbeiten, wenn nötig] Was ist der Return on Investment (ROI) eines Social Intranet nun konkret? Die Frage ist nicht leicht zu beantworten. Während Kenner immer öfter Begriffe wie Social Economy nutzen und soziale Technologien eine Rolle spielen, werden die Fragezeichen immer grösser. Eine Online-Zusammenarbeitsplattform kann sowohl ein Intranet sein, als auch lediglich eine Anwendung um Dokumente auszutauschen, oder ein Tool mit dem eine Projektgruppe online miteinander kommunizieren kann. Wenn mit der Cloud erreicht werden soll, dass im Unternehmen effizienter gearbeitet wird, muss man zunächst herausfinden, welche Prozesse in der Organisation die meiste Zeit kosten. Eine Untersuchung von McKinsey zeigt, dass die Suche nach Informationen in der Regel sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Mitarbeiter verbringen etwa 19 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten und Dateien oder nach Kollegen, die Antworten auf ihre Fragen geben können. Wenn Informationen leichter und schneller gefunden werden können, kann die Produktivität der Mitarbeiter um durchschnittlich 30 bis 35 Prozent erhöht werden. - das ist sehr viel. Nicht vergessen werden sollte der Zeitaufwand für Meetings. Meetings werden in Behörden und Unternehmen häufig zur internen Abstimmung genutzt, sind aber leider allerdings häufig nicht wirklich effizient. Umfragen ergaben, dass Mitarbeiter die Hälfte der Zeit, die sie in Meetings verbringen, als unnütz bezeichnen. Was ist die Ursache? Meetings sind oft schlecht vorbereitet, Informationen sind teilweise nicht direkt vorhanden und eine klare Aufgabenteilung wird vergessen. Auch hierbei kann ein Intranet helfen, sowohl bei der Vorbereitung von Meetings als auch als Ersatz für diese. Dokumente und Informationen Die Suche nach Informationen ist oft eine schwierige Aufgabe. Die IT-Agentur Butler Group fand heraus, dass Mitarbeiter 10 Prozent ihrer Zeit mit der Suche nach den richtigen Informationen verbringen. Für ein Unternehmen mit ungefähr 10 Mitarbeitern bedeutet dies: ca Stunden pro Jahr. Viadesk GmbH 22

22 6 Genehmigung des Business Case Genehmigung des Business Case Mit der Unterzeichnung dieses Dokuments bestätige ich den Business Case für das Projekt XXX Name Rolle im Projekt Unterschrift Bedingungen Datum Brauchen Sie Hilfe? Viadesk möchte einen wertvollen Beitrag leisten dazu, dass professionelle Organisationen besser, effektiver und mit mehr Spaß zusammen arbeiten, unabhängig von ihrer Größe und Ausrichtung. Unser Produkt ist einfach einzurichten und trotzdem flexibel, genau wie unser Service. Das Team von Viadesk ist bereit, Sie mit persönlicher Beratung und Service zu unterstützen. Gemeinsam mit Ihnen streben wir nach dem besten Ergebnis! Wir freuen uns, von Ihnen zu hören. Viadesk GmbH 23

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