EUROPOL JOINT SUPERVISORY BODY

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1 EUROPOL JOINT SUPERVISORY BODY Stellungnahme 12/05 der gemeinsamen Kontrollinstanz von Europol zur Meldung einer Verarbeitung durch Europol: Arbeitszeit/Gleitzeit/Überstunden/Bereitschaftsdienst/Schichtarbeit ( Flexitime ) Die gemeinsame Kontrollinstanz von Europol (GKI) hat die Meldung zur flexiblen Arbeitszeitregelung ( Flexitime ) geprüft, die Europol gemäß Artikel 28 und Artikel 30 des Beschlusses des Direktors zur Umsetzung der in Verordnung (EG) Nr. 45/2001 niedergelegten Grundsätze zur Vorabkontrolle einreichte. Die GKI hat außerdem die folgenden Dokumente im Zusammenhang mit der Verarbeitung geprüft: das Formular flexitime request (Antrag auf Gleitzeit) EDOC#523936, die Tabellenkalkulationsvorlage individual monthly record of worked hours (persönliche monatliche Aufzeichnung der Arbeitszeit) EDOC#547667v10 und die Tabellenkalkulationsvorlage monthly summary of the balance of worked hours (monatliche Zusammenfassung der Arbeitszeitbilanz) EDOC# Darüber hinaus wurde der Beschluss des Direktors zu Arbeitszeit, Gleitzeit und Überstunden bei Europol konsultiert und berücksichtigt (EDOC#442783v35). 1. Hintergrund Anfänglich betrachtete Europol diese Verarbeitung nicht als Verarbeitung mit Vorabkontrolle im Sinne von Artikel 30 des Beschlusses des Direktors zur Umsetzung der in Verordnung (EG) Nr. 45/2001 niedergelegten Grundsätze. Das Referat Datenschutz hatte jedoch Bedenken bezüglich der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Rahmen der vorgeschlagenen Verarbeitung und wandte sich an die GKI. Auf Grundlage der vorgelegten Dokumentation kam die GKI zu dem Schluss, dass die Frage Q8a der Meldung eher mit Ja als mit Nein beantwortet werden sollte. Darin wird gefragt, ob bestimmte sensible Daten, einschließlich personenbezogener Daten zur Gesundheit, verarbeitet werden. Grund dafür ist, dass personenbezogene Daten zu Krankheit oder Sonderurlaub über die Flexitime-Datenblätter erfasst werden, die Bestandteil der Verarbeitung sind. Die GKI riet daher Europol, eine Vorabkontrolle der entsprechenden Dokumente durchführen zu lassen. 1

2 2. Zweck der Verarbeitung Zweck dieser Verarbeitung ist Folgendes: die Erfassung der Arbeitszeit der Mitarbeiter, um die Einhaltung des Statuts der Beamten sowie der Durchführungsbestimmungen sicherzustellen; die Schaffung der Möglichkeit für Mitarbeiter, über das Flexitime-System eine bessere Ausgewogenheit zwischen Arbeits- und Privatleben zu erreichen; die einfachere Berechnung von Überstundenausgleichen/Vergütungsansprüchen der Mitarbeiter (sofern zutreffend); die Ermittlung des Bereitschaftsdienstszuschlags der Mitarbeiter und die entsprechende Berechnung der Beträge; die Ermittlung von Ansprüchen der Mitarbeiter auf einen Schichtarbeitszuschlag. 3. Anmerkungen und 3.1. Das Meldungsformular Die Frage Q8a wird mit Ja beantwortet, um anzuzeigen, dass personenbezogene Daten zur Gesundheit im Rahmen dieser Verarbeitung erfasst werden. Die Frage Q8b nach der Verarbeitung personenbezogener Daten mit der Absicht, persönliche Aspekte der betroffenen Person, einschließlich ihrer Fähigkeiten, ihrer Effizienz und ihres Verhaltens, auszuwerten, wird mit Nein beantwortet. Europol hatte mitgeteilt, dass für derartige Auswertungen andere Verfahren verwendet werden. Die GKI möchte betonen, dass dies selbst in diesem Fall anhand von Protokollen rückwirkend geprüft werden muss. Die Frage Q10 zur Rechtsgrundlage führt die vielen einzelnen Vorschriften auf, auf denen die Verarbeitung basiert. Daneben sollte jedoch auch der Beschluss des Direktors zur Umsetzung der in der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 niedergelegten Grundsätze berücksichtigt werden, der ebenfalls eine gültige Rechtsgrundlage darstellt. Die Frage Q14 zu den Kategorien aufbewahrter Daten deutet darauf hin, dass der Name gespeichert wird. Darüber hinaus gibt sie die weiteren Daten, die über die Dokumente, die Bestandteil der Verarbeitung sind, erfasst werden, wie folgt an: Tabellenkalkulationsvorlage zur persönlichen monatlichen Aufzeichnung der Arbeitszeit: Referat, Art des Beschäftigungsvertrags (Bediensteter auf Zeit/Vertragsbediensteter), Besoldungsgruppe, Personalnummer, Arbeitszeit, Gleitzeit/Überstunden, Bereitschaftsdienst/Schichtarbeit/Abwesenheiten, übertragenes Guthaben und genehmigte Abwesenheiten. Formular zum Antrag auf Gleitzeit: wie oben, zusätzlich noch Gründe, die eine Ausgewogenheit der Bilanz verhindern. Tabellenkalkulationsvorlage zur monatlichen Zusammenfassung der Arbeitszeitbilanz: keine Aufschlüsselung angegeben. 2

3 In der Tabellenkalkulationsvorlage zur persönlichen monatlichen Aufzeichnung der Arbeitszeit muss der Besoldungsgrad des Mitarbeiters offenbar nicht angegeben werden. Im Formular zum Antrag auf Gleitzeit hingegen muss der Besoldungsgrad angegeben werden; ist die Gleitzeitregelung jedoch nicht vom Besoldungsgrad abhängig, dann ist diese Information für die Verarbeitung nicht erforderlich und muss nicht über das Formular abgefragt werden. Bezüglich der Tabellenkalkulationsvorlage zur monatlichen Zusammenfassung der Arbeitszeitbilanz wird keine Aufschlüsselung angegeben; die über dieses Formular erfassten Daten fallen jedoch unter die aufgeführten Datenkategorien, die mit der monatlichen Zusammenfassung der Arbeitszeitbilanz erfasst werden. Der Beschluss des Direktors zur Umsetzung der in der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 niedergelegten Grundsätze sollte zu den unter Q10 des Meldungsformulars aufgeführten Rechtsgrundlagen hinzugefügt werden. Das Meldungsformular sollte so angepasst werden, dass daraus hervorgeht, dass bei der persönlichen monatlichen Aufzeichnung der Arbeitszeit keine Besoldungsgruppe angegeben werden muss. Es muss geklärt werden, ob die Gleitzeitregelung von der Besoldungsgruppe abhängig ist. Ist dies nicht der Fall, sollte das Kästchen zur Besoldungsgruppe aus dem Formular zum Antrag auf Gleitzeit entfernt werden, ebenso wie der Hinweis auf die Erfassung von Daten zur Besoldungsgruppe in Q14 des Meldungsformulars. Ist die Gleitzeitregelung von der Besoldungsgruppe abhängig und die Erfassung diesbezüglicher Daten daher notwendig, sollte in die Meldung ein Hinweis darauf aufgenommen werden, dass solche Daten über das Antragsformular erfasst werden Persönliche monatliche Aufzeichnung der Arbeitszeit In dieser Excel-Datei erfassen die Mitarbeiter die täglichen Arbeitszeiten, genehmigte Abwesenheiten, Bereitschaftsdienst/Schichtarbeit, die Gleitzeitbilanz, Überstunden und übertragenes Guthaben. Wie vorstehend unter Punkt 3.1 beschrieben wird laut Meldungsformular auch die Besoldungsgruppe erfasst; in der Datei muss diese Information jedoch offenbar nicht angegeben werden. Die Mitarbeiter drucken und unterzeichnen die ausgefüllte Vorlage und senden sie dann an die zuständige Verwaltung innerhalb ihres Referats. Zu Beginn dieser Verarbeitung war die Vorlage zur persönlichen monatlichen Aufzeichnung der Arbeitszeit mit der Vorlage zur monatlichen Zusammenfassung der Arbeitszeitbilanz jedes Referats verknüpft. Das bedeutete, dass jede monatliche Aufzeichnung der Mitarbeiter von ihrem gesamten Referat eingesehen werden konnte. Diese Vorgehensweise entsprach nicht den gültigen Datenschutzvorschriften und brachte u. a. folgende Probleme mit sich: 3

4 Die in die Vorlage eingegebenen personenbezogenen Informationen konnten von mehr Leuten eingesehen werden als erforderlich. Dies sollte nur für Personen, die Abwesenheiten prüfen oder genehmigen, oder andere zuständige Personen möglich sein (z. B. Referatsleiter, Teamleiter, entsprechende Mitarbeiter der Personalabteilung). Es bestand eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter Daten in die falschen Felder eingeben (was in Excel häufig vorkommt). Mitarbeiter konnten die ausgefüllten Vorlagen auf ihren Rechnern speichern wobei sie vermutlich auch die ausgefüllten Vorlagen für das gesamte Referat (möglicherweise auch für einen unbegrenzten Zeitraum) mitspeicherten. Im Zusammenhang mit der persönlichen monatlichen Aufzeichnung der Arbeitszeit bestand in der ursprünglichen Formatierung außerdem folgendes Problem: Es war eine blau hervorgehobene Spalte zu Abwesenheiten, Sonderurlaub oder Krankheit vorgesehen. Ebenso war eine Spalte für Bemerkungen enthalten, in die Informationen eingetragen werden sollten, die für die Aufzeichnung der Arbeitszeit relevant sind, insbesondere in Bezug auf die blau markierten Spalten. Da die Vorlage für das gesamte Referat und nicht für jeden Mitarbeiter einzeln genutzt wurde, bedeutete dies, dass ggf. alle Mitarbeiter des jeweiligen Referats Gründe für Fehlzeiten aufgrund von Krankheit einsehen konnten. Europol erklärte zwar, dass keine Details zu Gründen für Fehlzeiten aufgrund von Krankheit erfasst werden sollten, da dafür ein anderes Verfahren vorgesehen sei, jedoch hätten die in der Vorlage enthaltenen Anweisungen von den Mitarbeitern so ausgelegt werden können, dass sie derartige Details angeben müssen. Einige Referate teilten die Vorlage für das Referat in einzelne Vorlagen auf, damit keine personenbezogenen Daten von Mitarbeitern dem gesamten Referat zugänglich waren. Zu einem späteren Zeitpunkt wurde eine überarbeitete Version der Vorlage erstellt. Die Tabellenkalkulationsvorlage zur persönlichen monatlichen Aufzeichnung der Arbeitszeit dient jetzt zur Erfassung der Arbeitszeit einzelner Mitarbeiter. Dadurch fallen viele der vorstehend beschriebenen Probleme der ursprünglichen Gestaltung weg. Diese überarbeitete Vorlage wird seit dem 1. August 2011 genutzt. Am 17. Oktober 2011 teilte Europol jedoch mit, dass Analytiker aus dem Betriebsreferat die Vorlage vorerst nicht nutzten. Als Grund gaben sie technische Ursachen an, nämlich die Inkompatibilität zwischen dem administrativen und dem operativen DMS. Europol schlug eine mögliche Behelfslösung vor: Die Mitarbeiter sollten ihre Vorlagen auf ihrem persönlichen Laufwerk speichern und am Monatsende der Verwaltung ihres Referats übermitteln, damit die Daten in das DMS aufgenommen werden können. Europol berichtete, dass die Personalabteilung von allen Referaten ausgefüllte Vorlagen einzelner Mitarbeiter erhält, was nahelegt, dass der Vorschlag erfolgreich umgesetzt wurde. Europol merkte jedoch auch an, dass die Personalabteilung nicht prüft, wie die einzelnen Referate ihre ausgefüllten Vorlagen in der Praxis zusammenstellen, da sie jedes Monatsende lediglich eine eingescannte Kopie erhält. 4

5 Die überarbeitete Vorlage enthält eine Spalte, in der Abwesenheiten in Stunden erfasst werden (Jahresurlaub, Krankheit und Sonderurlaub); in der Meldung wird dies als genehmigte Abwesenheit bezeichnet. Diese Spalte ist, wie andere Spalten, z. B. zu Überstunden oder Dienstreisen, blau hervorgehoben. Wie bereits in der ersten Version der Vorlage ist eine Spalte für Bemerkungen enthalten, in die Informationen eingetragen werden sollen, die für die Aufzeichnung der Arbeitszeit relevant sind, insbesondere in Bezug auf die blau hervorgehobenen Spalten. Hier sollen lediglich Referenznummern von Dokumenten angegeben werden, die diese Abwesenheiten belegen. Der Spalte für Bemerkungen wurde eine zusätzliche Anweisung in auffälliger roter Schrift hinzugefügt, derzufolge keine Details zu Sonderurlaub oder Abwesenheiten aufgrund von Krankheit angegeben werden sollen. Damit soll verhindert werden, dass Mitarbeiter sensible personenbezogene Daten angeben. Die Erfassung von Daten im Zusammenhang mit Abwesenheiten aufgrund von Krankheit oder Sonderurlaub sollte bei dieser Verarbeitung also auf die Anzahl der Tage/Stunden beschränkt werden. Im Meldungsformular geht aus Frage Q8a (wie in Punkt 3.1 beschrieben) und aus Frage Q16, die sich mit sensiblen Daten befasst, eindeutig hervor, wie gesundheitsbezogene Daten erfasst werden; an dieser Stelle spricht Europol von der Erfassung von Daten zur Gesundheit der betroffenen Person, die ausschließlich auf Daten zu beschränken sind, die den Krankheitsstatus angeben, jedoch keine medizinische Diagnose enthalten. In der Vorlage wird darauf hingewiesen, dass bei den Anmerkungen keine detaillierten Angaben zu Sonderurlaub oder Abwesenheit aufgrund von Krankheit gemacht werden sollen. Wie bereits in Punkt 3.1 empfohlen, sollte das Meldungsformular so angepasst werden, dass daraus hervorgeht, dass bei der persönlichen monatlichen Aufzeichnung der Arbeitszeit keine Besoldungsgruppe angegeben werden muss. Es sollten die notwendigen technischen Lösungen umgesetzt werden, damit alle Mitarbeiter die Vorlage zur persönlichen monatlichen Aufzeichnung der Arbeitszeit wie vorgesehen verwenden können (es muss also eine Vorlage für einzelne Mitarbeiter geben, keine mit der Datei für das gesamte Referat verknüpfte Vorlage). In der Zwischenzeit sollte sichergestellt werden, dass Mitarbeiter, die die Vorlage nicht wie vorgesehen verwenden können, ihre Vorlagen auf ihrem persönlichen Laufwerk speichern und am Monatsende der Verwaltung ihres Referats übermitteln, damit die Daten in das DMS aufgenommen werden können Monatliche Zusammenfassung der Arbeitszeitbilanz Diese Excel-Datei wird von den Referatsleitern verwendet. Die ausgefüllten Vorlagen enthalten für jeden Mitarbeiter des jeweiligen Referats die folgenden Daten laut Angabe in der Vorlage zur persönlichen monatlichen Aufzeichnung der Arbeitszeit: Name, Personalnummer, geleisteter Bereitschaftsdienst, Gleitzeitregelung, Teilzeitarbeitszeit, monatliches Minus/Plus und geleistete Arbeit in Stunden. Es ist eine Anmerkungsspalte vorhanden, die in Bezug auf die Zusammenfassung der Arbeitszeiten genutzt werden soll, insbesondere wenn eine Guthabenübertragung von über 16 Stunden genehmigt wurde. Diese Vorlage muss jeden Monat mit den Daten aller Mitarbeiter ausgefüllt, vom Referatsleiter und vom stellvertretenden Direktor abgezeichnet, eingescannt und an die Personalabteilung übermittelt werden. 5

6 Die GKI ist der Ansicht, dass in Zusammenhang mit diesem Dokument keine Bedenken hinsichtlich der Einhaltung der Datenschutzvorschriften bestehen Antrag auf Gleitzeit (Genehmigung durch den Referatsleiter/Vorgesetzten) Mit dieser Vorlage kann ein Antrag auf Gleitzeit gestellt werden (d. h. Abwesenheit während der Kernarbeitszeiten, Ausgleichsurlaub, Übertragung von Guthaben über 16 Stunden). Mitarbeiter geben Folgendes an: Name, Personalnummer, Besoldungsgrad, Arbeitszeitregelung, Guthaben aus Gleitzeit, Art der gewünschten Abwesenheit (Auswahlfeld), in demselben Monat bereits genutzte Gleitzeit in Tagen/Stunden, Anzahl der gewünschten Tage/Stunden Abwesenheit und Begründung (insbesondere wenn bereits die volle Urlaubsvergütung in Anspruch genommen wurde) sowie Begründung für die Übertragung eines Guthabens von über 16 Stunden. Die ausgefüllten Vorlagen werden von der Verwaltung jedes Referats gespeichert. Wie vorstehend in Punkt 3.1 angegeben, wird in der Vorlage für den Antrag auf Gleitzeit die Angabe der Besoldungsgruppe des jeweiligen Mitarbeiters verlangt. Ist die Gleitzeitregelung jedoch nicht vom Besoldungsgrad abhängig, dann ist diese Information für die Verarbeitung nicht erforderlich und muss nicht über das Formular abgefragt werden. Die GKI ist der Ansicht, dass die Vorlage mit Ausnahme des angesprochenen Problems der Besoldungsgruppe den gültigen Datenschutzvorschriften entspricht. Die in Punkt 3.1 bezüglich der Besoldungsgruppe ausgesprochenen gelten auch hier: Es muss geklärt werden, ob die Gleitzeitregelung von der Besoldungsgruppe abhängig ist. Ist dies nicht der Fall, sollte das Kästchen zur Besoldungsgruppe aus dem Formular zum Antrag auf Gleitzeit entfernt werden, ebenso wie der Hinweis auf die Erfassung von Daten zur Besoldungsgruppe in Q14 des Meldungsformulars. Ist die Gleitzeitregelung von der Besoldungsgruppe abhängig und die Erfassung diesbezüglicher Daten daher notwendig, sollte in die Meldung ein Hinweis darauf aufgenommen werden, dass solche Daten über das Antragsformular erfasst werden. 4. Datenschutzerklärungen Alle drei in den Punkten 3.2 bis 3.4 vorgestellten Dokumente enthalten eine Datenschutzerklärung. Die Datenschutzerklärungen sind eindeutig und präzise formuliert und enthalten den Großteil der Informationen, die betroffene Personen gemäß den gültigen Datenschutzvorschriften erhalten sollten. Es gibt jedoch zwei Ausnahmen. Erstens: Es wird nicht darauf hingewiesen, dass der Beschluss des Direktors zur Umsetzung der in der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 niedergelegten Grundsätze eine gültige Rechtsgrundlage darstellt. 6

7 Zweitens: Aus der Datenschutzerklärung geht zwar hervor, dass es sich bei allen Fragen um Pflichtfragen handelt, jedoch sollten gemäß Artikel 14 Absatz 7 des Beschlusses des Direktors zu Arbeitszeit, Gleitzeit und Überstunden bei Europol aus den angegebenen Informationen auch der verbindliche Charakter der Einreichung der Vorlagen und die Folgen einer Nichteinreichung hervorgehen (sofern zutreffend). Artikel 12 Absatz 1 Buchstabe d des Beschlusses des Direktors zur Umsetzung der in der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 niedergelegten Grundsätze schreibt dies ebenfalls vor. Es sollte gewährleistet werden, dass die der Vorlage zum Antrag auf Gleitzeit (Genehmigung durch den Referatsleiter/Vorgesetzten), der Vorlage zur persönlichen monatlichen Aufzeichnung der Arbeitszeit und der Vorlage zur monatlichen Zusammenfassung der Arbeitszeitbilanz beigefügten Datenschutzerklärungen 1. eindeutig angeben, dass der Beschluss des Direktors zur Umsetzung der in der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 niedergelegten Grundsätze eine gültige Rechtsgrundlage darstellt; 2. den verbindlichen Charakter der Einreichung der Vorlagen und die Folgen einer Nichteinreichung darlegen, wie gemäß Artikel 14 Absatz 7 des Beschlusses des Direktors zu Arbeitszeit, Gleitzeit und Überstunden bei Europol und Artikel 12 Absatz 1 Buchstabe d des Beschlusses des Direktors zur Umsetzung der in der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 niedergelegten Grundsätze erforderlich (sofern zutreffend). 5. Schlussfolgerung Die GKI fordert Europol auf, sich innerhalb von zwei Monaten nach Unterzeichnung der vorliegenden Stellungnahme zu dieser zu äußern und insbesondere den Nachweis zu erbringen, dass die umgesetzt wurden. Brüssel, den 4. Januar 2012 Isabel Cruz Vorsitz, Gemeinsame Kontrollinstanz von Europol (Unterzeichnet vom Datenschutzsekretär) 7

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