UniTime. Zeiterfassung und -auswertung

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1 UniTime Zeiterfassung und -auswertung Benutzerhandbuch - Seite 1 UniTime V.3_2 Benutzerhandbuch

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Voraussetzungen Anmeldung Arbeitszeiten erfassen Abwesenheiten und Pausen Tagesübersicht Übersichten Neuanträge und Korrekturen Antrag auf neuen Zeitkarteneintrag stellen Antrag auf neue Abwesenheit stellen Korrektur beantragen Mehrarbeitszeitkonten Hinweise zur Terminalnutzung Arbeitsbeginn Arbeitsende Abwesenheitstypen FAQ häufige Fragen Seite 2 UniTime V.3_2 Benutzerhandbuch

3 1. Einleitung Das Programm UniTime unterstützt Sie bei der Erfassung und Auswertung Ihrer Arbeitszeiten. Es bildet die in Ihrer Einrichtung oder Unternehmen festgelegten Arbeitszeitregelungen ab und ermöglicht Auswertungen am Arbeitsplatz-PC. Sie haben die Möglichkeit Ihre Arbeitszeiten mit einem Terminal, einem Lesegerät oder direkt an Ihrem Arbeitsplatz-Computer zu erfassen. Die Daten Ihrer elektronischen Zeitkarte, sowie sämtliche Zeitkarten-Anträge und - Änderungen werden in einer Datenbank gespeichert. Bei der Eingabe der Arbeitszeiten wurde auf einfache Bedienbarkeit Wert gelegt. Das erfolgt u.a. durch eine Kommen-Gehen-Automatik, durch automatischen Pausenabzug und variable Pausenregelungen, durch An- und Abwesenheitsanzeigen und mögliche Korrekturen an erfassten und noch nicht verbuchten Datensätzen. - Seite 3 UniTime V.3_2 Benutzerhandbuch

4 2. Voraussetzungen Auf Ihrem Arbeitsplatz-PC benötigen Sie einen Webbrowser (zb. Netscape, Mozilla Firefox oder MS Internet Explorer). Weiterhin benötigen Sie die persönlichen Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) für UniTime, die Sie von Ihrem zuständigen Systemadministrator erhalten. Starten Sie den Webbrowser. Geben Sie die entsprechende URL für den Aufruf des Programmes in der Navigationsleiste des Browsers ein (zb. so : - Seite 4 UniTime V.3_2 Benutzerhandbuch

5 3. Anmeldung Sie melden sich bei UniTime an, indem Sie Ihren Benutzernamen sowie das zugehörige Passwort eingeben. Sie erhalten folgenden Startbildschirm: Von diesem Startbildschirm aus werden die täglichen Arbeitszeiten erfasst. Im unteren Teil werden Informationen über den aktuellen Tag zusammengefasst. Die Reiter Zeiten erfassen (Startbildschirm), Eigene Übersicht, Optionen, Hilfe und rechts Logout zeigen die Hauptfunktionen an. Wenn Sie mit der Maus über den Unterpunkt Eigene Übersicht gehen, werden dessen Möglichkeiten angezeigt und diese dann durch Anklicken ausgewählt (sog. Mouse-over ). Der Reiter Optionen bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr Passwort zu verändern (Passwortänderung). - Seite 5 UniTime V.3_2 Benutzerhandbuch

6 4. Arbeitszeiten erfassen Zum Starten der Zeiterfassung für den aktuellen Tag, drücken Sie bitte auf Arbeitszeit Start Sie werden zur Vermeidung versehentlicher Fehler nach einer Bestätigung gefragt, quittieren Sie diese mit OK. Arbeitszeit Start färbt sich im Anschluss rot und kann somit bis zum Ende der Arbeitszeit nicht mehr verwendet werden. - Seite 6 UniTime V.3_2 Benutzerhandbuch

7 Zum Ende Ihrer Arbeitszeit, drücken Sie bitte Arbeitszeit Ende um somit die laufende Zeiterfassung zu beenden. Sie werden hier ebenfalls nach einer Bestätigung gefragt, die Sie wieder mit OK quittieren können. Im Anschluss an diese Aktion färbt sich Arbeitszeit Ende rot. Das System ist jetzt bereit die Zeiterfassung neu zu starten. Wichtiger Hinweis: Das An- und Abmelden am System UniTime bedeutet nicht gleichzeitig Start oder Stopp der Zeiterfassung! Hinweis: Alle Eingaben müssen nach der Auswahl noch einmal mit OK bestätigt werden! Optional: Das Feld Kommentar ist eine Option - Seite 7 UniTime V.3_2 Benutzerhandbuch

8 5. Abwesenheiten und Pausen Bei der Protokollierung von Abwesenheiten ist es für die Zeiterfassung notwendig, den Abwesenheitstyp anzugeben. Dienstliche Abwesenheiten haben nur informativen Charakter. Private Abwesenheiten werden entsprechend dem hinterlegten Pausenmodell verrechnet und zählen nicht zur Arbeitszeit. Bevor Sie auf gehen drücken, wählen Sie bitte einen Abwesenheitstyp in der - Seite 8 UniTime V.3_2 Benutzerhandbuch

9 Auswahlliste aus. Die Abwesenheitstypen wurden entsprechend Ihren speziellen betrieblichen Gegebenheiten bereits bei der Installation des Systems UniTime eingerichtet. Sie haben die Möglichkeit eine Bemerkung zu ihrer Abwesenheit anzugeben. Wollen Sie dies tun, müssen Sie Ihre Bemerkung ebenfalls eingeben bevor Sie auf gehen drücken. Auch hier erfolgt die Bestätigung mit OK entsprechend og. Hinweis. Sobald Sie zurück am Arbeitsplatz sind, drücken Sie bitte auf kommen - Seite 9 UniTime V.3_2 Benutzerhandbuch

10 6. Tagesübersicht In der Tagesübersicht erhalten Sie eine Zusammenstellung der erfassten Arbeitszeitetappen des laufenden Tages, sowie das perspektivische Tagessaldo (unter Annahme, daß das Arbeitszeitende jetzt wäre). Hier ein Beispiel für eine Tagesübersicht: - Seite 10 UniTime V.3_2 Benutzerhandbuch

11 Dauer der Arbeitszeit: vom , 16:10 Uhr bis 16:22 Uhr. Eine Private Pause von 16:12 Uhr bis 16:15 Uhr. Eine dienstliche Abwesenheit mit der Bemerkung Kundengespräch von 16:17 Uhr bis 16:20 Uhr. Meldungen: Das System kann einmalig nach der Anmeldung Meldungen ausgeben. Hierdurch werden Fehler der Zeiterfassung signalisiert, wie fehlerhafte Buchungen oder noch nicht bearbeitete Korrekturanträge. - Seite 11 UniTime V.3_2 Benutzerhandbuch

12 7. Übersichten Zu den verschiedenen Übersichtskarten gelangen Sie über das Menü Eigene Übersicht. Mit den Unterpunkten Heutiger Tag Diese Woche Monatsansicht erhalten Sie eine detailierte Auflistung Ihrer Arbeitszeiten im gewählten Zeitraum. Bei der Monatsansicht werden Sie zur Auswahl eines Monats/Jahres aufgefordert, bitte stellen Sie den gewünschten Monat ein und klicken sie auf wählen. Hinweis: Ziehen Sie die Maus über das Feld und die entsprechenden Untermenüs erscheinen (sog. Maus-Over-Menü) Der Unterpunkt Datumsauswahl dient der Datum-Bereichsselektion. Hier können Sie die Zeitkarten eines gewünschten, frei wählbaren Zeitbereiches einsehen. - Seite 12 UniTime V.3_2 Benutzerhandbuch

13 Hinweis zur Farbkennzeichnung - Rotes Datumsfeld: offenes Datum wegen fehlendem Start, Ende, Rückkehr... - Graues Datumsfeld: Wochenende, Feiertage Sondertage dient der Sichtung und ggf. Eintragung von Sondertagen. Hier werden Sie zur Auswahl eines Jahres aufgefordert. Bitte stellen Sie das gewünschte Jahr ein und klicken sie auf wählen. Sie können hier die für jeden Mitarbeiter zur eigenen Eintragung freigegebenen Sondertagetypen auswählen. Bei der Anlage eines neuen Sondertageeintrages geben Sie bitte das Anfangs- und Enddatum ein. Die Sondertagetypen werden vom Administrator betriebsspezifisch eingerichtet. Die Regeln der Arbeitszeitverrechnung dieser Sondertagetypen werden ebenfalls vom Administrator vorgegeben und sind bei ihm zu hinterfragen. Sondertagsanträge hier können sie beim UniTime Administrator einen Antrag für einen Sondertag stellen. - Seite 13 UniTime V.3_2 Benutzerhandbuch

14 Optional: Anwesenheit Gruppe Anwesenheit alle Hier können Sie sehen, wer aus ihrer Gruppe und Untergruppe anwesend ist und wer nicht. Sollte ein Mitglied nicht anwesend sein, sehen Sie den Grund dafür in der Spalte Grund. Ist ein Mitglied aufgrund von Sondertagen nicht anwesend, steht dies in der Spalte Sondertage. Sollten Sie Mitglied in mehr als einer Gruppe sein, können Sie sich mit der Checkbox Mitglieder meiner weiteren Gruppen anzeigen, auch die Mitglieder ihrer anderen Gruppen anzeigen lassen. - Seite 14 UniTime V.3_2 Benutzerhandbuch

15 8. Neuanträge und Korrekturen Sie haben die Möglichkeit Anträge auf einen neuen Zeitkarteneintrag oder eine neue Abwesenheit zu stellen oder Korrekturen für vorhandene Buchungen zu beantragen (Änderung der vorhandenen Daten). Für diese Anträge wählen Sie bitte im Menü Eigene Übersicht den Unterpunkt ( Heutiger Tag, Diese Woche, Monatsansicht oder Datumsauswahl ) aus, in der sich der zu beantragenden Neuanlage- oder Korrekturzeitraum befindet. Haben Sie den entsprechenden Zeitraum für die Änderung bzw. die Neubeantragung gefunden, drücken Sie bitte auf der rechten Seite in der Spalte Anträge und der betreffenden Datumzeile auf Korrekturen worauf Sie auf die Korrekturseite gelangen. In der Spalte Anträge können sich farbige Punkte befinden, die das Vorhandensein und den Status von Korrekturanträgen anzeigen (siehe 8.3.) 8.1. Antrag auf neuen Zeitkarteneintrag stellen Hier finden Sie oben links unter dem ausgewählten Datum die Möglichkeit, einen Antrag auf neuen Zeitkarteneintrag stellen. Klicken Sie bitte um einen neuen Zeitkarteneintrag zu beantragen. Sie gelangen in nachfolgende Ansicht. Durch klicken auf <Datum> öffnet sich ein Kalender, in dem Sie den Tag auswählen können, an dem ein neuer Zeitkarteneintrag erstellt werden soll. Nachdem alle notwendigen Daten eingetragen wurden, quittieren Sie den Dialog bitte mit Speichern. Ihr Antrag wurde gespeichert und wird von den zuständigen Personen bearbeitet. Hinweis zum Syntax des Zeitformates Bitte geben Sie die Zeit im Format 0800 ein, das entspricht 08:00 Uhr! - Seite 15 UniTime V.3_2 Benutzerhandbuch

16 8.2. Antrag auf neue Abwesenheit stellen In der Mitte der Zeitkarte befindet sich Antrag auf neue Abwesenheit stellen mit dessen Hilfe Sie den Nachtrag einer eventuell vergessenen Pause oder einer sonstigen Abwesenheit beantragen können. Diese Möglichkeit existiert nur bei einem vorhandenen Zeitkarteneintrag, ist noch kein solcher vorhanden können Sie auch keinen Antrag auf neue Abwesenheit stellen Korrektur beantragen Am Ende jeder Zeile können Sie durch Drücken von Korrektur beantragen eine Korrektur des entsprechenden Eintrags (Arbeitszeit oder Abwesenheit) beantragen. Sie gelangen in jedem Fall zu einer Eingabemaske, in der Sie die korrigierten Zeiten eintragen können. Beachten Sie, dass durch Speichern in der jeweiligen Eingabemaske der Eintrag nicht automatisch geändert wird. Es wurde lediglich der Antrag auf eine - Seite 16 UniTime V.3_2 Benutzerhandbuch

17 Änderung gestellt, welcher noch von der dafür zuständigen Person genehmigt oder abgelehnt werden muß. Nach dem Speichern des Antrags erscheint direkt unter der Zeile, welche geändert werden soll ein zusätzlicher Eintrag, welcher die neuen Zeiten sowie den Status des Antrages beinhaltet. Der Status des Korrekturantrages wird in der Übersicht mit einem Punkt angezeigt. Hinweise zur Farbkennzeichnung Roter Punkt Feld Anträge : abgelehnter Korrekturantrag Grüner Punkt Feld Anträge : angenommener Korrekturantrag Gelber Punkt Feld Anträge : offener Korrekturantrag 8.4. Mehrarbeitszeitkonten Im Unterschied zu normaler, unangeordneter Mehrabeitszeit, die entsprechend betrieblicher Vorgaben einer Kappung unterliegt, werden die angeordneten Mehrarbeitszeiten zum Monats/Periodenende nicht gekappt. Weiterhin werden bei angeordneter Mehrabeit keine Pausenregelungen beachtet. Die Erfassung dieser Zeiten erfolgt auf dem Mehrabeitszeitkonto und wird wie die Korrektur eines Zeitkarteneintrages beantragt. -> Drücken von Korrektur beantragen Der Abbau Ihres Stundenguthabens auf dem Mehrarbeitszeitkonto erfolgt ebenfalls über einen entsprechenden Antrag. - Seite 17 UniTime V.3_2 Benutzerhandbuch

18 9. Hinweise zur Terminalnutzung Die Benutzung Ihres Datafox-Zeiterfassungsterminals ist relativ einfach: 9.1. Arbeitsbeginn Drücken Sie die grüne Taste kommt. Führen Sie nun Ihren Transponder in die Nähe des Transpondersensorfeldes (nachfolg.abb.). kommt: Abwesenheitstyp ESC = Abbruch geht: i = Info Monatssalden M = Meldungsausgabe Transponder-Sensorfeld Enter 9.2. Arbeitsende In gleicher Reihenfolge erfolgt die Abmeldung zum Feierabend, bzw. bei dienstlicher oder privater Abwesenheit: Drücken Sie dann auf die rote Taste geht. Führen Sie den Transponder in die Nähe des Sensorfeldes. - Seite 18 UniTime V.3_2 Benutzerhandbuch

19 Bei Fehleingaben können Sie bis zur Abspeicherung des Datensatzes über die ESC-Taste Ihre Eingaben verwerfen und neu beginnen. Drücken Sie die Info-Taste (mit Ihrem Transponder) dann erhalten Sie die aktuellen Monatssalden auf dem Terminal angezeigt. Die Meldungstaste M gibt Fehler in Ihren Datensätzen aus (zum Beispiel wenn nicht abgeschlossene Zeitbuchungen vorhanden sind) Abwesenheitstypen 1. Wählen Sie als erstes den Abwesenheitstyp aus (mit der Taste Abwesenheitstyp ). 2. mit Hilfe der Hoch- und Runter-Tasten wählen Sie den zutreffenden Abwesenheitstyp aus 3. Bestätigung Sie mit Enter 4. Führen Sie Ihren Transponder an das Sensorfeld. - Seite 19 UniTime V.3_2 Benutzerhandbuch

20 10. FAQ häufige Fragen Wie oft können Abwesenheiten erfasst werden? Wenn Sie Ihre Arbeitszeit begonnen haben, können Sie diese beliebig oft beenden und neu beginnen. Fehlerhafte Eingaben, vergessene Eingaben? UniTime korrigiert innerhalb bestimmter Vorgaben fehlende Eingaben: Eine vergessene Abmeldung zum Feierabend wird als offener Buchungssatz interpretiert und am nächsten Arbeitstag werden Sie trotz fehlender feierabendlicher Abmeldung mit Arbeitszeit Start empfangen. Korrekturanträge Korrekturanträge und Abwesenheitsanträge werden beim Systemadministrator gestellt, der dann aufgrund der inhaltlichen Begründung annehmen oder ablehnen kann. Sämtliche gestellte, angenommene und abgelehnte Anträge, Gründe und Zeiten werden in der Datenbank festgehalten. - Seite 20 UniTime V.3_2 Benutzerhandbuch

21 11. Index A Abwesenheitstyp 9, 20 Administrator 14 Angeordneter Mehrabeit 18 Anmeldung 5 Antrag auf neue Abwesenheit 17 Antrag auf neuen Zeitkarteneintrag 16 Anwesenheit Gruppe 15 Arbeitszeit, Ende 8 Arbeitszeit, Start 7 Arbeitszeitregelungen 3 B Bemerkung 10, 12 D Diese Woche 16 E Eigene Übersicht 13, 16 H Heutiger Tag 16 K Korrekturen 16 Nachbemerkungen M Mehrarbeitszeitkonten 18 Meldungen 12 Monatsansicht 13, 16 N Neuanträge 16 P Passwort 4, 5 Passwortänderung 6 Pausenregelungen 3 S Sondertage 14 Sondertagsantrag 14 T Tagesübersicht 11 Terminalnutzung 19 Transponder 19 V Voraussetzungen 4 Z Zeiterfassungsterminal 19 Zeitformat 16 Wir gehen bei der Erstellung und Testung unserer Software nach modernen Entwicklungsrichtlinien und Erkenntnissen vor. Weil Software immer von Menschen erstellt wird, gibt es keine fehlerfreie Software. Auch trotz umfangreicher Testalgorithmen ist nicht jede Bediensituation vorhersehbar. Sollten Sie bei der Nutzung unserer Software auf Fehler stossen, senden Sie eine kurze mit der Fehlerbeschreibung an wir werden uns kurzfristig um die Fehlerbeseitigung bemühen. - Seite 21 UniTime V.3_2 Benutzerhandbuch

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