Verfahrensverzeichnis nach 7 LDSG (Landesdatenschutzgesetz Schleswig-Holstein)

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1 Seite 1 von 6 Verfahrensverzeichnis nach 7 LDSG (Landesdatenschutzgesetz Schleswig-Holstein) (Stand: ) 1. Name und Anschrift der Daten verarbeitenden Stelle Kreis Rendsburg-Eckernförde Kaiserstr Rendsburg Fachdienst Verfahren / Zweckbestimmung des Verfahrens Berechnung und Zahlbarmachung von Löhnen und Gehältern sowie damit zusammenhängende Meldungen an die Sozialversicherungsträger, Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder sowie an das Statistikamt Nord. 3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung 11, 23 LDSG, 92 LBG, TVöD i. V. m. Besoldungsgesetz Schleswig-Holstein ( 21-30, 43 45, 46 47, 62, 67, 73) Erholungsurlaubsverordnung ( 4) Sonderurlaubsverordnung ( 6 19) Arbeitsverträgen 4. Kreis der Betroffenen Beamte Beschäftigte Sonstiges Personal

2 Seite 2 von 6 5. Kategorien der verarbeiteten Daten Zusatzversorgungsnummer des Beschäftigten ggfs. abweichende Beginn- bzw. Endedaten Angaben zur Steuerberechnung: Lohnsteuerklasse Kinderfreibeträge Gemeindeschlüssel/Finanzamtsnummer Merkmal Kirchensteuer Steuerfreibeträge (Monat/Jahr) Merkmale steuerliche Sonderfälle Kostenstellen mit Aufteilung und Prozentwerte Abweichender Kontoinhaber Schwerbehinderung : Prozentsatz Ausweisausstellende Dienststelle Nachweisnummer / Datum / Geschäftszeichen Befristung Feste Be-und Abzüge (mit Zusatztexten) Einheit (Stunden/Tage/Faktor/%-satz) mit Rhythmus ggfs. Befristung Angaben zu Kindern : Geburtsdatum Befristung Steuerungsmerkmale Orts- bzw. Sozialzuschlag Mandant/Abrechnungskreis

3 Seite 3 von 6 Name, Vorname, ggfs. Titel, Namenszusätze Anschrift (PLZ, Ort, Straße) Geburtsdatum Geschlecht Familienstand Einstellungsdatum Fehl- und Ausfallzeiten Entlassungsdatum/Gründe Staatstangehörigkeit Vertragsdaten: Krankenkasse, ggfs. Versorgungseinrichtung Sozialversicherungsnummer Tätigkeitsschlüssel Betriebsnummer Merkmal Rentner/Rentenantragsteller Merkmal Mehrfachbeschäftigung Personengruppenschlüssel Angaben zur Zusatzversorgung: Merkmal Pflicht Steuerungsmerkmale Kindergeld Vorname, Name des Kindes Besondere Kindergeldbeträge Anschrift des Kindes Personalnummer Sozialversicherung: Vertragsart

4 Seite 4 von 6 Vertragsbeginn und Abweichungen Tarifdaten: Tarifart, Tarifgruppe, Tarifstufe Faktoren für Kranken- und Urlaubslohn Kostenträger mit prozentualer Aufteilung Bankverbindung: Kontonummer und Bankleitzahl Variable Daten (mit Zusatztexten) abweichende Kostenstelle abweichende Kostenstelle Sonstige Überweisungen: Bankverbindung Betrag Merkmal Familienstand ÖD Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung: Merkmale Zuwendungs- und Urlaubsgeldberechnung abweichende Arbeitszeiten 6. Personen und Stellen, die Daten erhalten oder erhalten dürfen Sozialversicherungsträger Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder Banken Landesamt für Statistik (Landesamt für Zentrale Soziale Aufgaben) Agentur für Arbeit Bundesamt für Finanzen

5 Seite 5 von 6 7.Geplante Übermittlungen an Stellen außerhalb der Mitgliedstaaten der Europäischen Union: Keine 8. Datenschutzrechtliche Beurteilung des behördlichen Datenschutzbeauftragten: liegt vor 9. Allgemeine Beschreibung der nach den 5 und 6 LDSG zur Einhaltung der Datensicherheit getroffenen Maßnahmen Die für dieses Verfahren eingesetzte Technik ist in die Netzwerkinfrastruktur und in die Sicherheitskonzeption der Kreisverwaltung Rendsburg-Eckernförde eingebunden. Zur Sicherstellung der Datensicherheit und des Datenschutzes werden technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt. Sie orientieren sich an den sechs Datensicherheits- und Datenschutz- Schutzzielen, die nachfolgend mit den für dieses Verfahren wichtigsten Maßnahmen aufgeführt werden. Verfügbarkeit 5 Abs. 1 Nr. 1 LDSG (innerhalb der Betriebszeiten ist sichergestellt, dass auf die entsprechenden Daten zugegriffen werden kann): Die Daten werden regelmäßig gemäß der Datensicherungskonzeption des Kreises Rendsburg-Eckernförde gesichert. Die Daten einer Person können über eine Suchfunktion aufgerufen werden und stehen dann für die Bearbeitung schnell zur Verfügung Integrität 5 Abs. 1 Nr. 2 LDSG (Es ist sichergestellt, dass die Daten unversehrt, vollständig, zurechenbar und aktuell bleiben): Auf den Server hat nur die technische Administration dieses Servers Zugriff. Sie stellt sicher, dass das Betriebssystem regelmäßig aktualisiert wird (Schutz vor Veränderung der Daten durch Angriffe oder unberechtigten Zugriff). Innerhalb des Verfahrens haben nur die fachliche Administration dieses Verfahrens und die Personen, die die Datenpflege betreiben, Zugriff auf die Datenbestände (Schutz vor Veränderung durch unberechtigten Zugriff). Vertraulichkeit 5 Abs. 1 Nr. 3 LDSG (es können nur die Personen auf die entsprechenden Daten zugreifen, die auch die Berechtigungen dafür besitzen): Für das Verfahren gelten die allgemeinen Zutritts-, Zugangs- und Zugriffsmaßnahmen der Kreisverwaltung Rendsburg-Eckernförde. Innerhalb des Verfahrens wird durch eine dokumentierte Berechtigungsvergabe sichergestellt, dass nur berechtigte Personen auf die Datenbestände zugreifen dürfen.

6 Seite 6 von 6 Berechtigungen werden nach einem schriftlich festgelegten Verfahren ( Datenschutz bei IT unterstützten Verfahren ) erteilt. Mitarbeitende haben nur auf die Datenbestände Zugriff, die zu ihrer Aufgabenerfüllung erforderlich sind. Ein Zugriff ist nur nach einer Anmeldung mit Benutzername und Passwort möglich. Eine Einsichtnahme durch unbefugte Dritte ist nicht möglich. Transparenz 5 Abs. 1 Nr. 4 LDSG (die automatisierte Verarbeitung von Daten kann mit zumutbaren Aufwand geplant, nachvollzogen, überprüft und bewertet werden): Das Verfahren ist in einer Verfahrensakte LDSG- und DSVO-konform dokumentiert. Der verwendete Server ist in einer Systemakte LDSG- und DSVO-konform dokumentiert. Alle Veränderungen und Eingriffe in das Verfahren werden protokolliert. Die Daten werden ausschließlich automatisiert gespeichert. Es findet eine Protokollierung isd. 6 Abs. 4 LDSG statt. Die protokollierten Daten können sichtbar gemacht werden. Nicht-Verkettbarkeit 5 Abs. 1 Nr. 5 LDSG (es kann sichergestellt werden, dass Daten nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand für einen anderen als den ausgewiesenen Zweck verarbeitet werden): Dies wird durch organisatorische Regelungen erreicht. Intervenierbarkeit 5 Abs. 1 Nr. 6 LDSG (das Verfahren ist so gestaltet, dass die Betroffenen ihre Rechte nach LDSG wirksam ausüben können) Verantwortlich für die Auskunftserteilung nach 27 LDSG SH ist der Fachdienst. Anträge auf Auskunftserteilung über die vorgehaltenen personenbezogenen Daten sind schriftlich an den Fachdienst zu richten. Die Entscheidung über eine teilweise oder vollständige Versagung der Auskunft nach 27Absatz 3 LDSG SH trifft der Fachdienst. Die Auskunft wird schriftlich erteilt. Soweit die Auskunftserteilung ganz oder zum Teil versagt wird, unterrichtet der Fachdienst die Antragstellerin oder den Antragsteller schriftlich über den Grund der Versagung. Die Löschung der Daten erfolgt (bitte ankreuzen): o X Im Fachverfahren automatisch Nach Ablauf der Löschungsfrist durch manuelle Eingabe