Geschäftsreise versus Geschäftstourismus. Geschäftsreise versus Geschäftstourismus. Modul 3.5: Grundlagen des Travelmanagements

Transkript

1 Abwickungsarten BTM-Ziee BTM-DSystem Abwickungsarten BTM-Ziee BTM-DSystem Fach: T Geschäftstourismus Fach: Geschäftstourismus Giederung 1. Probemsteung (Bedeutung ) 4 Stunden 2. Grundagen des Travemanagements 8 Stunden 3. Prozesse im Geschäftsreisebüro 8 Stunden 4. Incentive-Wirtschaft (ink. Übungsaufgabe) 16 Stunden 5. das interkuturee Management im Geschäftstourismus 2 Stunden 6. Gastvorträge zu aktueen Themen im Business Trave 12 Stunden 7. Fastudien: 1. Organisation einer Messebeteiigung 10 Stunden 2. Organisation eines Incentivewettbewerbs (im Punkt 4 verfochten) Agenda: /Definitionen... Abwickungsarten BTM: quantitative/quaitative Ziee der Risk Management im Business Trave Bussines Trave Management System Voresungsunteragen: h/p://mitarbeiter.hs-heibronn.de/~jaworski/btm/ Voresungsunteragen: h/p://mitarbeiter.hs-heibronn.de/~jaworski/btm/ Seite: 2-1 Seite: 2-2 Geschäftsreise versus Geschäftstourismus Geschäftsreise versus Geschäftstourismus Die drei konstitutiven Eemente des Tourismus: Ortswechse von Personen, der über den normaen Aufenthatsort hinausgeht und an einen fremden Ort führt; dieser erfogt mit verschiedenen Transportmitten. der vorübergehende Aufenthat an einem fremden Ort, der in der Rege in Hotes, zum Tei in Privatauskünften bei Freunden und Bekannten erfogt. Dieser Aufenthat vorübergehend, der Reisende hat die Absicht, nach Stunden, Tagen, Wochen oder Monaten zurückkehren. die Motive des Ortswechses, aso die Frage, warum gereist wird. Definition Tourismus: Tourismus umfasst die Aktivitäten von Personen, die an Orte außerhab ihrer gewohnten Umgebung reisen und sich dort zu Freizeit-, Geschäfts- oder bestimmten anderen Zwecken nicht änger as ein Jahr ohne Unterbrechung aufhaten. Gründe oder Reisezwecke für soche Aufenthate können z.b. sein: Freizeit, Erhoung und Uraub/Ferien Besuch bei Freunden, Bekannten und Verwandten, Geschäft und Beruf, Reigion etc. Seite: 2-3 Seite: 2-4

2 Geschäftsreise versus Geschäftstourismus Geschäftsreise versus Geschäftstourismus Geschäftstourismus ist die Gesamtheit aer strategischen und operativen Maßnahmen zur Panung, Organisation und Kontroe der Aktivitäten von Personen, die an Orte außerhab ihrer gewöhnichen privaten, geschäftichen und berufichen Umgebung reisen, um sich dort zu geschäftichen und berufichen Zwecken bis zu höchstens drei Monaten ohne Unterbrechung und ohne Gründung eines Zweitwohnsitzes aufzuhaten. Nach Davidson: Geschäftstourismus umfasst die Reisen von Personen, deren Reisezweck im Zusammenhang mit ihrer berufichen Tätigkeit steht. Nach ICCA: "Business tourism is the provision of faciities and services to the miions of deegates who annuay attend meetings, congresses, exhibitions, business events, incentive trave and corporate hospitaity." Quee: e-trave-pedia Geschäftsreise-Lexikon Seite: 2-5 Seite: 2-6 Definitionen Geschäftsreise Geschäftsreiseformen nach Freyer Seite: 2-7 Seite: 2-8

3 hoch vie Arbeit oder vie Uraub? Geschäftsreise Quote an Business Aktivitäten niedrig Kongress Messe Aussteung Incentive Uraubsreise Seite: 2 - niedrig Quote an Leisure Aktivitäten hoch 9 Seite: 2-10 Definitionen Geschäftsreise Geschäftsreisen sind: Reisen aus betriebich bedingtem Anass, die direkt oder indirekt der Wertschöpfung im Unternehmen zuzurechnen sind. Berufsbedingte Ortsveränderungen von kurzer Dauer mit mind. einer Übernachtung (Geschäftsreise-Tourismus) oder ohne Übernachtung (Tagesgeschäftsreisen). Ae betriebich veranassten Reisen, die anhand von einzenen Reisekostenabrechnungen erfasst werden. Dauer, Zweck, Entfernung, Zie der Reise oder berufiche Steung der Reisenden sind hierfür unerhebich. Geschäftsreise Die wichtigsten Attribute sind: Beruficher Anass Berufsbedingte Ortsveränderung Direkt oder indirekt der Wertschöpfung im Unternehmen zuzurechnen As Investition oder Voreistung Tei des Produktionsprozesses Vorübergehend Steuerich absetzbar Die Kosten werden vom Unternehmen getragen Seite: 2-11 Seite: 2-12

4 Geschäftsreise versus Dienstreise... Geschäftsreiseformen der MICE-Industrie im deutschsprachigen Raum Seite: 2-13 Seite: 2-14 Geschäftsreiseformen in der Kongress- und Tagungswirtschaft Die Abwickung der Geschäftsreise im Unternehmen: Deutsche Unternehmen verieren im Jahr 130 Miionen Arbeitsstunden durch ineffizientes Geschäftsreisemanagement. Bei jeder einzenen Dienstreise gehen 48 Minuten Arbeitszeit veroren. Die Gründe: unzureichende Reisepanung, ungünstige Anschussverbindungen oder schecht geegene Unterkünfte wertvoe Arbeitszeit, die an anderer Stee feht. Quee: Seite: 2-15 Seite: 2-16

5 Die Abwickung der Geschäftsreise im Unternehmen: Die Abwickung der Geschäftsreise im Unternehmen: In-house in der Anfangsphase: Chefsekretariat Personaabteiung Rechnungswesen Vertrieb Einkauf In-house Trave-Manager Onine-Booking-Engine (OBE) Interne Abteiung Seite: 2-17 Quee: VDR-Geschäftsreiseanayse 2015 Seite: 2-18 Die Abwickung der Geschäftsreise im Unternehmen: Definition Business Trave Management In-house Trave-Manager Onine-Booking-Engine (OBE) Gesamtheit der strategischen und operativen Maßnahmen zur Panung, Organisation und Kontroe der Geschäftsreiseaktivitäten eines Unternehmens (beziehungsweise einer Einrichtung im öffentichen Sektor), die quantitativ und quaitativ zu den Unternehmenszieen beiträgt. Interne Abteiung Outsourcing Hybridmode Argumente für Hybridmode: Wirtschaftichkeit durch Kosteneinsparungen, eigene Mitarbeiter werden entastet und stehen für andere Tätigkeiten zur Verfügung Sicherung der quantitativen und quaitativen Anforderungen Erhöhung des Service und Abdeckung der Nachfrage durch ein umfassendes Netz. Seite: 2-19 Seite: 2-20

6 Abwickungsarten BTM-Ziee Business Trave Management Abwickungsarten BTM-Ziee Trave Management versus Mobiity Management Die wichtigsten Kriterien sind: Panung, Organisation, Abwickung und Kontroe von Geschäftsreisen Bindegied zwischen Unternehmen, Leistungsträgern und Reisebüros Erschießung neuer Wertschöpfungspotenziae Anayse und Optimierung der e Aufgabe des Trave Managements ist die Gestatung der Prozesse und Leistungen, die zur Panung, Organisation, Durchführung, Abrechnung und Kontroe der Geschäftsreisen in einem Unternehmen notwendig sind. Das Mobiity Management umfasst die Verantwortungsbereiche des Trave Managements und beinhatet zusätzich jegiche Aktivitäten im Zusammenhang mit der Mobiität im Unternehmen. Beispiee hierfür sind das Management des Fuhrparkes, MICE-Veranstatungen, Versicherungen und Geschäftsreiseaternativen u.a. Immer mehr Firmen betrachten das geschäftiche Reisen eher as Kostenverursacher denn as rentabe Investition. Quee: PCW_Asia Pacific Corporate Trave Overview Seite: 2-21 Abwickungsarten BTM-Ziee Abwickungsarten BTM-Ziee Berufsbid Business Trave Manager Ziee und Ziekonfikte bei den Geschäftsreisen Seite: 2-22 Seite: 2-23 Häufig Quereinsteiger, da staatich anerkannte Ausbidungswege bisang fehten VDR-Akademie bietet den Fachstudiengang CTM-Certified Trave Manager an An vieen Hochschuen gibt es Studiengänge rund um das Fachgebiet Tourismus Ab Wintersemester 2009/10 bietet die FH Worms einen MBA in Business Trave Management an Seite: 2-24

7 Berufsbid Business Trave Manager Voraussetzungen: Fachiche Kenntnisse der kompexen Reisebranche Anaytisches Denkvermögen Kompetenzen quer durch ae Unternehmensbereiche Verhandungsgeschick im Umgang mit Reisediensteistern Gutes Business Engisch Networking im eigenen Unternehmen BTM: Business Trave Manager: Aufgaben und Herausforderungen 1. Unterstützt strategisch die eigentiche GeschäEstäFgkeit des Unternehmens Ist zuständig für die Quaitätskontroe und die interne KommunikaAon ist Diensteister in einer Wertschöpfungske/e egt Reiserichtinien fest gestatet Verträge Verhandet mit Leistungsträgern / egt bevorzugte Vertragspartner fest Ermögicht Sicherheit & Komfort der Reisenden OpAmiert den Einkauf aer Reiseeistungen (Bündeung der Nachfrage) Seite: 2-25 Seite: 2-26 BTM: Business Trave Manager: Aufgaben und Herausforderungen BTM: Business Trave Manager: Aufgaben und Herausforderungen SECURITY PURCHASING HR DATA PROTECTION COMMUNICATION INTERFACE BOARD / GF FINANCE WORKS COUNCIL IT LEGAL Seite: 2-27 Seite: 2-28

8 Zie des BTM: Minimierung der Reisekosten BTM: Business Trave Manager: Aufgaben und Herausforderungen Zufriedene Reisende kostengünsag Seite: 2-29 Seite: 2-30 BTM: Business Trave Manager: Aufgaben und Herausforderungen Quantitative Ziee Kares Mandat einhoen Ziee kar definieren Business-Trave-Know-How Reiserichtinie Nähe zum Reisenden step by step Schnittsteen Seite: 2-31 Seite: 2-32

9 Quantitative Ziee Quantitative Ziee Seite: 2-33 Seite: 2-34 Quaitative Ziee Zufriedenheit des Geschäftsreisenden Guter Service Fexibiität bei der Reiseabwickung Einhatung von Quaitäts- und Sicherheitsstandards Quaitative Ziee beeinfussen oft nur indirekt das gute Unternehmensergebnis und werden deshab zu Unrecht nicht immer ernst genommen. Aufgaben des Travemanagements: Die ganzheitiche und transparente Gestatung aer Prozesse und Leistungen, die im Zusammenhang mit der Panung, Organisation, Durchführung sowie Abrechnung und Kontroe von Geschäftsreisen notwendig sind. Seite: 2-35 Seite: 2-36

10 Aufgaben Die Reisekostenrichtinie (RKR) Die Reisekostenrichtinie ist das unternehmensinterne Regewerk über die Panung, Beschaffung, Abwickung und Erstattung von: 1. Reiseeistungen (Reisekosten), 2. Bewirtungsausagen, 3. Repräsentationsausagen, 4. Tagungsausagen. Sie ist verbindich für ae Mitarbeiter des Unternehmens und bei aen Geschäftsreiseaktivitäten zu beachten. Seite: 2-37 Seite: 2-38 Die Reisekostenrichtinie (RKR) Unterstützung der Unternehmensziee Umfang: 8-10 Seiten Interne Kommunikation Unterstützung durch Kontroen Konsequenzen bei Nichteinhatung Die Reisekostenrichtinie (RKR) Agemeine Inhate: 1. personeer, örticher und zeiticher Getungsbereich. 2. Begriffsbestimmungen - erstattbare Kosten (Inand + Ausand), - nicht erstattbare Kosten (Beispiee), - regemäßiger Arbeitspatz, - Umzugskosten. 3. Vorteis- und Nachteisregeung. Diese Regeung besagt, dass das geschäftiche Reisen dem Mitarbeiter nicht zum Nachtei gereichen so. 4. Beschreibung des Zweckmäßigkeitsprinzips: Abwägung der Geschäftsreise gegenüber anderen Formen der Kommunikation (z.b. Videokonferenz). 5. Beschreibung des gesamten "Prozesses Geschäftsreise" einschießich Umbuchung und Stornierung. 6. Regeungen zu Veranstatungen wie Tagungen, Kongressen etc. 6. Beschreibung des Zahungssystems des Unternehmens mit/ohne Kreditkarten, mit/ohne Reisekosten- Vorschüsse. 7. Regeung der Devisenbeschaffung, fas keine Eredigung mittes Kreditkarte. 8. Mitnahme von Ehe- und Lebenspartnern. 9. Verbindung von Geschäfts- und Privatreisen. 10. Regeung zur Verwendung von Prämien u.a. bei der Teinahme an Bonusprogrammen (z.b. Viefiegerprogramm einer Fuggeseschaft). 11. Verpfichtung der Mitarbeiter, bestimmte Leistungsträger bevorzugt zu buchen. 12. Nennung des für die Reisekostenrichtinie verantwortichen Mitarbeiters. Seite: 2-39 Seite: 2-40

11 Abwickungsarten BTM-Ziee Abwickungsarten BTM-Ziee Die Reisekostenrichtinie (RKR) unternehmensinterne GamificaAon Toos!!! Besondere Inhate: Beispiee: 1. Die Führungskräfte eines Unternehmens dürfen nicht ae gemeinsam dassebe Verkehrsmitte benutzen. (Hiermit so verhindert werden, dass im Fa eines schweren Unfas das Unternehmen führungsos wird.) 2. Den Außendienst-Mitarbeitern werden erhöhte Spesensätze für Ausandsreisen eingeräumt. (Dies kann Ausgeich für tatsächich höhere Ausgaben im Reisezieand sein. Es kann aber auch as Ausgeich für besondere physische oder psychische Beastungen gedacht sein.) 3. Mitarbeiter mit Behinderungen dürfen eine höhere Servicekasse bei Fug und/oder Bahn nutzen. (Die höhere Bequemichkeit so sichersteen, dass auch diese Mitarbeiter beschwerdefrei reisen können.) Der Umgang mit den Bonusprogrammen der Leistungsträger und Diensteister muss aus betriebichen und steuerrechtichen Gründen in der Reisekostenrichtinie (RKR) notwendig gereget werden. Seite: 2-41 Abwickungsarten BTM-Ziee unternehmensinterne GamificaAon Toos!!! Abwickungsarten BTM-Ziee unternehmensinterne GamificaAon Toos!!! Stand: Okt Seite: 2-42 Stand: Okt Seite: 2-43 Seite: 2-44

12 Weche Ziee verfogen die: Beziehungen im Trave Management 1. die Reisenden 2. das Unternehmen 3. die Leistungsträger 4. die Reisemitter Hoher Komfort Guter Service Fexibiität Sicherheit Bonusprogramme Kostenoptimierung Prozessoptimierung Service- und Diensteistungsquaität Vertragsumsetzung Sicherheit Erösoptimierung Voumenoptimierung Vertragsumsetzung Ausastung der eigenen Mitarbeiter Persona-/Sachkosten gering haten Erösoptimierung Ausastungsoptimierung Preis-Mengen-Steuerung (Yied Management) Vertragsumsetzung Kundenbindung Seite: 2-45 Seite: 2-46 Konventioneer Pre-Trip... Konventioneer On - Trip... Reiseanass Reiseantrag Genehmigung Anreise Wartezeit Anreise Budgetprüfung Reiseinformation Kostenvoranschag Aufenthat ggf. Zahung der Reiseeistung vor Ort Abreise Vorschüsse beantragen Reisebuchung Fufiment Wartezeit Abreise MIS Pre-Trip Kreditkartenbeastung Rechnung Seite: 2-47 Seite: 2-48

13 Abwickungsarten BTM-Ziee Beege / Rechnungen Genehmigung Verrechnung Vorschüsse Prüfung / Abrechnung RKAStee Buchung / Auszahung MIS Pre-Trip fachiche Prüfung Archivierung / Beegmanagement MIS Post-Trip Prüfung / Abrechnung Reisender Seite: 2-49 BTM-Ziee Corporate Credit Card ein dezentraes System versus Das Open Booking Konzept: Aows business traveers to book via any channe as ong as they meet certain budget and program criteria. Used by arge tech companies, e.g. Googe, Facebook, Enforces poicy without traveer reaizing it User friendy for Gen Y and Digita Natives D2D saves time No more shopping Higher hote attachment rate Understanding of tota trip cost Data avaiabe for reporting Bring your own device (BYOD) Better than traditiona OBTs More attractive & user friendy More choices and content Book what you want or need Persona preferences Needs good source data Transfer data must be of high quaity Need to match individua demands High maintaining costs Less content Loss of contro & preferred suppier deas Loss of managed program benefits No or ess data for reporting avaiabe Waste of time during shopping Duty of care, choices coud not be safe Disregard booking rues Seite: 2-50 Abwickungsarten BTM-Ziee corporate onine booking to deiver fu door-to-door ifneraries in opfons for the recommended, cheapest, greenest and quickest opfons. Abwickungsarten Das Door-to-Door-Konzept: Konventioneer Post-Trip... Reisekostenabrechnung Company Credit Card Abwickungsarten BTM-Ziee Corporate Card ein zentraes System Synonyme: Mitarbeiterkarte, Mitarbeiterkreditkarte, Waking Card, persöniche Kreditkarte, Individua-Kreditkarte. Seite: 2-51 Seite: 2-52

14 Abwickungsarten BTM-Ziee Abwickungsarten BTM-Ziee Risk Management - Reisesicherheitsaspekte: Company Card 1. Wann beginnen Sie, den Vorfa as mögiche Krisensituation für Ihre Reisenden zu betrachten? Hochschue Heibronn 2. Wissen Sie auf Anhieb, wo Ihre Reisenden sich befinden? Beispie: Pay-as-you-fy (PAF) 3. Haben Sie Ihre Reisenden, die in der Nähe der Krisenregion waren kontaktiert? 4. Wissen Sie jederzeit, weche Handungsanweisungen Sie Reisenden geben müssen und wie Sie sie aus der Gefahrensituation heraushoen? eine reee, bzw. virtuee Karte 5. Wissen Sie genau, wer die Verantwortung dafür trägt, wie sich Ihr Unternehmen im Fa einer Krise verhät? Synonyme: Firmenreisekarte, Lodgecard, Lodged Card, Logocard, Debit-Karte, zentrae Firmenkreditkarte, Zentrakarte, Sammekarte, Firmenkarte. Seite: 2-53 Abwickungsarten BTM-Ziee Seite: 2-54 Risk Management - Check-Liste: Reisesicherheit: Abwickungsarten BTM-Ziee Risk Management - Check-Liste: Reisesicherheit: 1. Agemein: 1. Agemein: 1. Mandat der Geschäftseitung 1. Mandat der Geschäftseitung 2. Verweis auf die rechtichen / unternehmensinternen Regeungen 2. Verweis auf die rechtichen / unternehmensinternen Regeungen 1. das Thema Fürsorgepficht 1. das Thema Fürsorgepficht 2. Erkärung der mögichen Konsequenzen 2. Erkärung der mögichen Konsequenzen 2. Vor der Reise: 2. Vor der Reise: Buchungsprozesse Wo/wie erhate ich die nützichen Infos Prüfung des Ziegebietes EinreisebesFmmungen Risikostreuung Erreichbarkeit für Noaäe Versicherungen Gesundheitsfürsorge 3. Während der Reise: Vorgehen in Krisenfäen / Noaapanung Prüfung: 24/7 Erreichbarkeit Traveer Tracking? Medizinische Noaäe Seite: 2-55 Seite: 2-56

15 Risk Management - Check-Liste: Reisesicherheit: Risk Management - Check-Liste: Reisesicherheit: 1. Agemein: 1. Mandat der Geschäftseitung 2. Verweis auf die rechtichen / unternehmensinternen Regeungen 2. Vor der Reise: 3. Während der Reise: 1. das Thema Fürsorgepficht 2. Erkärung der mögichen Konsequenzen InformaFonssicherheit / Datenschutz AccidenFa Expatriat ausschiessen Compiance Richtinien? 1. Agemein: 1. Mandat der Geschäftseitung 2. Verweis auf die rechtichen / unternehmensinternen Regeungen 2. Vor der Reise: 3. Während der Reise: 4. Nach der Reise: 1. das Thema Fürsorgepficht 2. Erkärung der mögichen Konsequenzen Seite: 2-57 Seite: 2-58 Mitarbeiterverantwortung und Sicherheit der Mitarbeiter Was kann vorkommen? Mitarbeiterverantwortung und Sicherheit der Mitarbeiter Was kann man tun? Krankheit des Mitarbeiters, aber kein Zugang zur angemessenen medizinischen Versorgung Naturkatastrophe keine Mögichkeit zur Evakuierung der Mitarbeiter Expat arbeitet in einem instabien Land, es kommt zu Unruhen - Schwierigkeiten bei der Unterstützung des Mitarbeiters Geschäftsreise in ein Maariagebiet, der Mitarbeiter bekommt vor Abreise keine ärztiche Beratung. optimae Vorbereitung für das Zieand Einreisebestimmungen Zobestimmungen Gesundheitshinweise (Impfungen) / Reiseapotheke? kuturee Unterschiede und Verhatensweisen u.u. Personenschutz / privater Chauffeur Ratsam sind hier Traveer-Tracking-Systeme - auf Knopfdruck assen sich die Bestimmungsorte sämticher Mitarbeiter feststeen. Seite: 2-59 Seite: 2-60

16 Abwickungsarten BTM-Ziee Abwickungsarten BTM-Ziee Reisender / SekretärIn Reisestee/ Vertragsreisebüro Lokaisierung und Kommunikation mit Reisenden in Krisensituationen Airine Hote Mietwagen Bahn Sonstiges Hife bei Verust von Reisepass und Gedbörse Medizinische Lösungen für eine entegene Region Seite: BTM-Ziee Die Anbieter von Business Trave Management Systemen in der DACH-Region: Seite: 2-63 Business Trave Management Controing Reiserichtinien Profie von Reisenden Information Reservierung Buchung Änderung Stornierungen Finanzbuchhatung Kreditkartengeseschaft Internetbasiertes Business Trave Management System GDS/direkte Schnittsteen Gut vorbereitet auf die Reise gehen - Gefahren poitischer Art Abwickungsarten Business Trave Management System =Internet Booking Engine Es kann auch zum Ernstfa kommen: Daten vom Unternehmen Personawesen Seite: 2-62