Richtlinie zur Beschaffung von Gegenständen und Leistungen an der Technischen Universität Bergakademie Freiberg

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1 Bearbeiter: Frau Schwencke Datum: September 2013 Richtlinie zur Beschaffung von Gegenständen und Leistungen an der Technischen Universität Bergakademie Freiberg 1. Geltungsbereich Diese Richtlinie regelt das Beschaffungswesen im gesamten Bereich der Technischen Universität Bergakademie Freiberg. Sie gilt vorbehaltlich besonderer Regelungen der Drittmittelgeber auch für die Beschaffung aus Drittmitteln. 2. Rechtsgrundlage Grundlagen dieser Beschaffungsrichtlinie sind in der jeweils gültigen Fassung: Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG) Sächsische Haushaltsordnung (SäHO) und die hierzu erlassenen Verwaltungsvorschriften Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und die hierzu erlassenen Verordnungen Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge im Freistaat Sachsen - Sächsisches Vergabegesetz (SächsVergabeG) und die hierzu erlassenen Verordnungen und Verwaltungsvorschriften Verdingungsordnung für Leistungen - Teil A (VOL/A) und Teil B (VOL/B), Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen - Teil A (VOB/A) und Teil B (VOL/B), Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) Beschaffungen unterliegen unter Beachtung dieser Rechtsgrundlagen nachfolgenden Grundsätzen: a) Haushaltsmittel und/oder Drittmittel müssen für die entsprechende Zweckbestimmung zur Verfügung stehen ( 34 Abs.2 SäHO); b) Leistungen sind im Wettbewerb zu vergeben, unlautere Beschaffungspraktiken sind untersagt, Aufträge sind grundsätzlich öffentlich auszuschreiben ( 55 Abs. 1 SäHO); c) Ressourcen sind wirtschaftlich und sparsam zu verwenden ( 7 Abs.1 SäHO); d) Gegenstände zur Erfüllung universitärer Aufgaben sollen nur erworben werden, soweit sie in absehbarer Zeit erforderlich sind ( 63 Abs.1 SäHO); e) die Deckung der Kosten, insbesondere für Personal, Betrieb, Wartung, Entsorgungskosten sowie Folgekosten müssen während bzw. nach der Nutzungsdauer gesichert sein f) Im Weiteren hat sich die Technische Universität Bergakademie Freiberg in ihrem Leitbild der Nachhaltigkeit verpflichtet, so dass: Umweltaspekte bei Investitionen und Beschaffungen mit einzubeziehen sind. 1

2 unter Beachtung der entsprechenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften sowie den Vorgaben für wirtschaftliches Handeln die umweltverträglichste Variante nach Möglichkeit zu bevorzugen ist. Zulieferer der Technischen Universität Bergakademie Freiberg in die Bemühungen um einen besseren Umweltschutz einzubeziehen sind, wobei ein aktiver Beitrag zur Unterstützung der regionalen Wirtschaft angestrebt wird. 3. Zuständigkeiten Der Kanzler der Technischen Universität Bergakademie Freiberg ist als Leiter der Hochschulverwaltung und als Beauftragter für den Haushalt allein berechtigt, die Hochschule und den Freistaat Sachsen in Beschaffungs- und Rechnungsangelegenheiten zu vertreten. Seine Zuständigkeiten in Beschaffungsangelegenheiten werden vom Dezernat Bau- und Gebäudemanagement durch die Abteilung Zentrale Beschaffung wahrgenommen, soweit nicht anderweitige Regelungen in der Richtlinie enthalten sind. 3.1 Zuständigkeiten der Abteilung Zentrale Beschaffung Die Abteilung Zentrale Beschaffung ist insbesondere zuständig für: die Ausschreibungen und Teilnahmewettbewerbe entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen, Markterkundung und Durchführung von Preisvergleichen, Abschluss von Kauf-, Miet-, Leih-, Leasing- Werk-, Wartungs- und Reparaturverträgen, insbesondere bei der Anschaffung von: Großgeräten für die Lehre und Forschung Laborgeräten Ausstattung von Büro-, Lehr- und Laborräumen (wie z. B. Möbel, Audio- und Videogeräte, Telefon-- und Faxgeräte, Kopiersysteme) Dienstfahrzeugen Hard- und Software gemäß besonderer Vertragstypen (EVB-IT) so wie Netzwerkkomponenten Literatur für die Verwaltung den Abschluss von Rahmenvereinbarungen und die Erteilung von Abrufaufträgen, die Koordinierung der Bedarfe, die Bearbeitung von Mängelrügen und Schadenersatzansprüchen, Rechnungsangelegenheiten soweit die Aufträge durch die Abteilung Zentrale Beschaffung erteilt wurden, Auslandsbeschaffungen (EU-Staaten, Drittländer) einschließlich steuerrechtliche und zolltechnische Abwicklung, Werk- und Werklieferverträgen. 2

3 3.2 Sonderzuständigkeiten 1. Zuständigkeiten der Universitätsbibliothek Für die Beschaffung, Erschließung und Bereitstellung von wissenschaftlichen elektronischen, audiovisuellen und gedruckten Informationsmedien ist die Universitätsbibliothek zuständig, soweit diese nicht unter Punkt 3.1 fallen. 2. Zuständigkeiten des Universitätsrechenzentrums Dem Universitätsrechenzentrum (URZ) obliegt die fachliche Prüfung aller Beschaffungsanträge mit einem IT-Bezug (Hardware, Software, IT- Dienstleistungen und Multimediatechnik) und deren Einordnung in die IT- Gesamtplanung der Hochschule. Dazu werden die entsprechend erforderlichen Beschaffungsunterlagen dem URZ zur Prüfung und Stellungnahme zugeleitet. Mit dieser Stellungnahme kann die Befürwortung bzw. die Ablehnung der Beschaffung empfohlen werden. Eine befürwortende Stellungnahme ist Voraussetzung für die weitere Bearbeitung des Beschaffungsantrages durch die Abteilung Zentrale Beschaffung. Bei einer ablehnenden Stellungnahme wird dem Antragsteller die Beratung durch das URZ angeboten. Insbesondere bei größeren Beschaffungen sollte die Abstimmung mit dem URZ generell bereits im Vorfeld der Antragsstellung erfolgen. 4. Beschaffungsablauf 4.1 Ausschreibungen Gemäß 55 SäHO sind Lieferungen und Leistungen grundsätzlich öffentlich auszuschreiben, sofern nicht besondere Umstände Ausnahmen rechtfertigen (vgl. 3 VOL/A). Ausschreibungsverfahren dienen insbesondere der Transparenz und Gleichbehandlung bei der Vergabe öffentlicher Aufträge. Sie beginnen mit der Bekanntgabe des Beschaffungsauftrages und enden mit dem Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot. Öffentlich auszuschreiben sind insbesondere Aufträge, deren Wert ,00 Euro netto übersteigen. Ab einem Schwellenwert von ,00 Euro netto ist die Ausschreibung in der Europäischen Union zu führen. 4.2 Bestellungen Grundlage für jede Bestellung ist der vollständig ausgefüllte Beschaffungsantrag der Kostenstellenverantwortlichen. 3

4 Der Bedarf ist der Abteilung Zentrale Beschaffung ab einem Wert i. H. v ,01 netto per Beschaffungsantrag anzuzeigen. In dem Beschaffungsantrag ist der zu beschaffende Gegenstand oder die Leistung ausreichend zu beschreiben und die Notwendigkeit der Beschaffung hinreichend zu begründen. Der Beschaffungsantrag ist mit der vollständigen Buchungsstelle (Titel, Kostenstelle, Sachkonto) zu versehen. Soweit es sich um die Beschaffung von beweglichen Anlagevermögen oder Softwarelizenzen (ohne zeitliche Befristung) handelt, sind für die Inventarisierung die Angaben zur Klassifikation (DFG-Schlüssel) sowie Art der Beschaffung (Neu,- Ersatz- oder Ergänzungsbeschaffung) zwingend erforderlich. Weiterhin sind die, für eine ordnungsgemäße Durchführung der Beschaffungsmaßnahme notwendigen Angaben, wie genaue Lieferadresse und Ansprechpartner mit Telefonnummer zu vermerken. Alle Beschaffungsanträge sind ausschließlich von berechtigten Bediensteten zu unterschreiben. Berechtigte im Sinne dieser Richtlinie sind grundsätzlich die Kostenstellenverantwortlichen. Diese können ihrerseits weitere Berechtigte legitimieren. Der Kostenstellenverantwortliche bzw. Beschaffungsbevollmächtigte steht mit seiner Unterschrift für die Richtigkeit der Angaben, auch der zur Verfügung stehenden Mittel und Folgekosten, ein. Für diese Bedienstete ist ein Berechtigungsnachweis einschließlich Unterschriftenprobe (Anlage 1) bei der Abteilung Zentrale Beschaffung zu hinterlegen. Neu hinzukommende Unterschriftsberechtigte sind auf dieser Anlage zu ergänzen. Zeichnungsberechtigt für Beschaffungen im Rahmen von Drittmittelprojekten ist der Projektleiter bzw. sein Vertreter, der mit sachlicher Zeichnungsbefugnis ausgestattet ist. Die Bedarfsträger wirken bei der Auswahl der zu beschaffenden Güter mit. Die Mitwirkung bezieht sich auch auf die Einhaltung von Arbeits- und Umweltschutz. Die Antragsteller sind berechtigt Lieferanten vorzuschlagen, soweit für die betreffenden Lieferungen und Leistungen keine Rahmenvereinbarungen bestehen. Über den Abschluss von Einkaufsabkommen werden die Bedarfsträger jeweils von der Abteilung Zentrale Beschaffung informiert. Die Kostenstelle erhält unmittelbar nach Auftragserteilung von der Abteilung Zentrale Beschaffung eine Kopie des Auftrages zur Information über Art und Umfang der vergebenen Leistung. Die Lieferung bzw. Leistung ist bei vertragsgemäßer Lieferung unverzüglich von der Kostenstelle abzunehmen und auf deren Ordnungsmäßigkeit zu prüfen. Auf dem Lieferschein ist schriftlich das Datum der Warenannahme Ware erhalten am..., Unterschrift Empfänger... zu vermerken. Der Lieferschein ist bei zentralen Beschaffungen umgehend der Abteilung Zentrale Beschaffung zuzuleiten. Treten Unstimmigkeiten auf, sind diese der Abteilung Zentrale Beschaffung unmittelbar nach Entdecken möglichst schriftlich mitzuteilen. Reklamationen sind der Abteilung Zentrale Beschaffung unter Angabe des Reklamationsgrundes, Zeitpunkt der Feststellung des Mangels, Name und Ansprechpartner des Feststellers, anzuzeigen. 4

5 4.3 Abwicklung Die Abteilung Zentrale Beschaffung bearbeitet die Beschaffungsanträge der Bedarfstellen, vor allem hinsichtlich der wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung der Haushaltsmittel und der Vorschriften zur Einhaltung des Vergabeverfahrens. Die Auftragserteilung erfolgt generell, ausgenommen Beschaffungen bis zur Wertgrenze von 1.000,00 Euro netto, unter der Voraussetzung der Mittelfestlegung ausschließlich durch die Abteilung Zentrale Beschaffung. Auftragsvergaben ohne Einschaltung der Zentralen Beschaffung über dieser Wertgrenze bedürfen zu ihrer Wirksamkeit als Auftrag der Technischen Universität Bergakademie Freiberg der Genehmigung der Abteilung Zentrale Beschaffung. Nähere Informationen zum Beschaffungsverfahren sowie allgemeine Hinweise zu Ausschreibungsverfahren befinden sich im Intranet im Bereich Leitung und Verwaltung, Dezernat 1 Bau- und Gebäudemanagement bei den Informationen der Abteilung Zentrale Beschaffung. 4.4 Termine und Vergabeverfahren Um eine termingerechte Abwicklung der Beschaffung gewährleisten zu können, insbesondere für ausschreibungspflichtige Gegenstände oder Leistungen (ab netto gemäß 4 Abs. 1 Satz 1 SächsVergabeG), sind die Beschaffungsanträge so einzureichen, dass die für die Auftragsvergabe erforderlichen Vergabeverfahren mit ihren einzuhaltenden Fristen durchgeführt werden können. Folgende Vergabearten sind nach der VOL/A zu unterscheiden: Öffentliche Ausschreibung/Offenes Verfahren Beschränkte Ausschreibung/Nichtoffenes Verfahren Freihändige Vergabe mit öffentlichen Teilnahmewettbewerb/Verhandlungsverfahren mit öffentlicher Vergabebekanntmachung Freihändige Vergabe/Verhandlungsverfahren ohne öffentliche Vergabebekanntmachung Verspätet eingeleitete Beschaffungsanträge rechtfertigen keine vergaberechtliche Dringlichkeit im Sinne der Verdingungsordnungen. 4.5 Wartungs- und Garantieansprüche Die jeweilige Bedarfsstelle ist für die Überwachung von Wartungs- und Garantieansprüchen zuständig und verantwortlich. 5. Ausnahmeregelung für Eigenbeschaffungen Die Kostenstellenverantwortlichen können in eigener Verantwortung unter Beachtung der haushaltsrechtlichen Grundsätze, insbesondere dem Grundsatz der Wirtschaft- 5

6 lichkeit und Sparsamkeit, Beschaffungen bis zur Wertgrenze von 1.000,00 netto vornehmen, sofern nicht nach Ziffer 3.1 die Beschaffung ausgenommen ist. Ein Splitten der Auftragswerte um die festgelegten Beschaffungswerte zu umgehen, ist nicht statthaft. Die für die Beschaffung benötigten finanziellen Mittel müssen bei der zu belastenden Kostenstelle bzw. dem Kostenträger (Projekt) zur Verfügung stehen. Der Auftrag/die Bestellung darf nur nach dem von der Beschaffungsstelle erstellten Formular (siehe Intranet, Rubrik Formulare) erteilt werden. Bei der Eigenbeschaffung wird der Auftrag im Rahmen einer Freihändigen Vergabe erteilt, d. h. es sind - soweit möglich - mindestens drei Angebote im Wettbewerb einzuholen. In Fällen, bei denen weniger als drei Firmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden können, ist dies schriftlich zu begründen. Der Preisvergleich soll dazu führen, dass das wirtschaftlichste Angebot berücksichtigt wird. Der Auftrag ist auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Die Vergabeentscheidung ist entsprechend zu begründen. Falls für die Lieferung/Leistung nur ein Unternehmen in Frage kommt (z. B. aus Kompatibilitätsgründen oder wegen Reparatur- bzw. Wartungsarbeiten usw.) ist dem Beschaffungsantrag eine ausführliche Begründung beizufügen (Alleinstellungsmerkmal des Anbieters). Die Durchführung des Preisvergleiches ist bei allen Aufträgen vorgeschrieben, deshalb sollten laufende Bedarfsmeldungen nach Möglichkeit zusammengefasst werden. Bagatellgrenze: Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 500,00 Euro netto können unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne ein Vergabeverfahren beschafft werden (Direktkauf). 6. Rechnungswesen Für die Technische Universität Bergakademie Freiberg gilt eine einheitliche Rechnungsanschrift, die auf dem Bestellformular vermerkt ist. Rechnungen sind an der gesamten Universität als Sofortsache zu behandeln, damit sie innerhalb der Zahlungsfrist, insbesondere bei Skontoabzug, beglichen werden können. Verzögerungen, die zur Überschreitung einer Zahlungsfrist führen, sind zu begründen. In der Abteilung Zentrale Beschaffung erfolgt die Eingangsbearbeitung aller Rechnungen sowie deren Weiterleitung an die entsprechenden Kostenstellen. Die ausgefüllte Auszahlungsanordnung wird zusammen mit der Rechnung und der Kopie des Beschaffungsantrages zur Prüfung und Abzeichnung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit (beifügen des Lieferscheins) an den Besteller versandt, der diese dann ggf. mit erforderlichen Anordnungsvermerk auf der AZAO an das Dezernat 4/Haushalt weiterreicht. Bei Beschaffungen ab 150 EUR ist auf der AZAO die Angabe der Klassifikation (DFG-Schlüssel) zwingend erforderlich. 6

7 Sollten Rechnungen beim Besteller/Empfänger des Gegenstandes bzw. der Leistung eingehen, sind diese unverzüglich zusammen mit der ausgefüllten Auszahlungsanordnung, dem unterschriebenen Lieferschein und ggf. Zollunterlagen an die Abteilung Zentrale Beschaffung weiterzuleiten. In der Beschaffungsstelle werden Kopien der Auszahlungsanordnung und der Rechnung erstellt. Die Originalunterlagen werden nach Versehen mit dem Bearbeitungsvermerk der Abteilung Zentrale Beschaffung zusammen mit der Kopie des Beschaffungsantrages ans Dezernat 4/ Haushalt zur Überprüfung sowie zum Buchen weitergereicht. Gleiches gilt bei dezentral ausgelösten Aufträgen. Auf die Beachtung der Kriterien zur Erteilung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit nach den Verwaltungsvorschriften zu 70 SäHO und dem Kanzler-Rundschreiben D4/02/2010 wird ebenso hingewiesen. 7. Inkrafttreten Die Richtlinie tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. Die Richtlinie vom 20. August 2010 (Rundschreiben D1/19/2010) tritt außer Kraft. Dr. Handschuh Kanzler 7

8 Anlage 1 Berechtigung zur Unterzeichnung von Beschaffungsanträgen Fakultät/Dezernat/Einrichtung: Kostenstelle: Kostenstellenverantwortlicher: Name, Vorname tätig als Unterschriftsprobe Kostenstellenverantwortlicher: 8

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