Materialwirtschaft und Produktionswirtschaft

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1 Diplom-Betriebswirt Diplom-Handelslehrer Helmut Preis Materialwirtschaft und Produktionswirtschaft Helmut Preis 1

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung Materialwirtschaft Überblick Einkauf (Beschaffung) Bedarfs- und Beschaffungsplanung Abwicklung des Einkaufs Zustandekommen des Kaufvertrags Inhalt des Kaufvertrags Störungen bei der Erfüllung des Kaufvertrags Lieferungsverzug Mangelhafte Lieferung ÜBUNGSAUFGABEN Lagerhaltung Aufgaben der Lagerhaltung Lagergüter und Lagereinrichtungen Lagerstandort und Lagerlayout Zentrale oder dezentrale Lagerung Optimaler Lagerstandort Optimales Lagerlayout ÜBUNGSAUFGABEN Lagerüberwachung Lagerkosten Lagerkennzahlen Lagerbestände Sicherheitsbestand Meldebestand Höchstbestand Optimale Bestellmenge Lagerumschlag Durchschnittlicher Lagerbestand Umschlagshäufigkeit Durchschnittliche Lagerdauer Lagerzins ÜBUNGSAUFGABEN Helmut Preis

3 2 Produktionswirtschaft Produktionsbegriff Produktionsfaktoren Produktionsprogramm Produktfeld Programmbreite Programmtiefe ÜBUNGSAUFGABEN Produktionsverfahren (Fertigungsverfahren) Fertigungsarten Einzelfertigung Serienfertigung Sortenfertigung Massenfertigung Fertigungstypen Werkstattfertigung Fließfertigung Gruppenfertigung Fertigungstechniken ÜBUNGSAUFGABEN Produktions- und Kostentheorie Produktionstheorie Produktionsfunktionen Produktionsfunktion vom Typ A Produktionsfunktion vom Typ B Kostentheorie Kostenfunktionen Anpassung an veränderte Beschäftigungslagen ÜBUNGSAUFGABEN LÖSUNGEN ZU DEN ÜBUNGSAUFGABEN LITERATURVERZEICHNIS SACHWORTVERZEICHNIS... Helmut Preis 3

4 EINLEITUNG Hallo, ich freue mich, daß Sie sich mir anvertrauen, um die betrieblichen Funktionsbereiche Materialwirtschaft und Produktionswirtschaft näher kennenzulernen. Im Rahmen der Materialwirtschaft wenden wir uns den Themenkomplexen der Beschaffung, Lagerhaltung und Lagerüberwachung zu. Bei der Produktionswirtschaft werden uns neben den Produktionsfaktoren und dem Produktionsprogramm vor allem die Produktionsverfahren (Fertigungsverfahren) interessieren, bevor wir uns letztlich der Produktions- und Kostentheorie widmen werden. Dies kann selbstverständlich nur ein grober Überblick über den Inhalt des vorliegenden Studienbriefes sein. Ich möchte Sie nun aber nicht mehr länger davon abhalten, sich mit den Details dieser Materie zu beschäftigen. Auf geht s! 4 Helmut Preis

5 1 MATERIALWIRTSCHAFT Sie können nach dieser Lerneinheit die Materialwirtschaft gliedern in die Teilbereiche Beschaffung, Lagerung und Verteilung; die Arten der Beschaffungsplanung (Einzelbeschaffung, produktionssynchrone Beschaffung, Vorratsbeschaffung) erklären; die Abwicklung des Einkaufs praxisnah schildern; angeben, wie ein wirksamer Kaufvertrag zustande kommt und was er beinhaltet; die Rechte und Pflichten der Vertragspartner bei Kaufvertragsstörungen (hier: Lieferungsverzug, mangelhafte Lieferung) erläutern. 1.1 ÜBERBLICK Die Materialwirtschaft umfaßt die Beschaffung, Lagerung und Verteilung von Materialien (Werkstoffen). MATERIALWIRTSCHAFT Beschaffung Lagerung Verteilung Bild 1.1: Teilbereiche der Materialwirtschaft Helmut Preis 5

6 1.2 EINKAUF (BESCHAFFUNG) BEDARFS- UND BESCHAFFUNGSPLANUNG Bevor Materialien (z. B. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Fertigteile, Reparaturmaterial) beschafft werden, muß zunächst der Bedarf ermittelt werden. Die Bedarfsplanung ergibt sich im Fertigungsbetrieb aus der Fertigungsplanung. Betriebe mit Massen-, Sorten- oder Serienfertigung planen den Bedarf anhand des erwarteten Absatzes in Abhängigkeit von der verfügbaren Kapazität. Je einfacher das Produktionsprogramm aufgebaut ist, desto einfacher gestaltet sich die Bedarfsplanung. Deshalb bemühen sich die Unternehmen, die Fertigung mit einer möglichst geringen Anzahl von Materialien, Teilen usw. zu gestalten. Betriebe mit Einzelfertigung arbeiten meistens im Kundenauftrag. Die Bedarfsplanung ist schwieriger als bei den oben beschriebenen Unternehmen. Und zwar deshalb, weil die benötigten Mengen nur schwer abzuschätzen sind. Die Bedarfsplanung wird in der Industrie anhand von Stücklisten vorgenommen. Sie enthält alle für ein Produkt oder einen Auftrag notwendigen Teile. In Handelsbetrieben wird der Bedarf anhand des erwarteten Absatzes geplant. Der erwartete Absatz kann wie folgt geschätzt werden: auf der Basis von Vergangenheitswerten, anhand von Marktuntersuchungen, aufgrund der Einschätzung von Zukunftschancen usw. Die Bedarfsplanung muß sich neben dem mengenmäßigen Aspekt auch mit der zeitlichen Verteilung des Bedarfs beschäftigen. Für einen Autozubehörhändler ist es wichtig, Nebellampen im Frühjahr und im Herbst in großer Stückzahl vorrätig zu haben. Und nicht beispielsweise im Sommer. Die Bedarfsplanung bildet die Grundlage für die Beschaffungsplanung. 6 Helmut Preis

7 Die Beschaffungsplanung legt u. a. fest, wann die benötigten Materialien im Unternehmen verfügbar sein müssen. Wir unterscheiden: BESCHAFFUNGSPLANUNG Einzelbeschaffung produktionssynchrone Beschaffung Vorratsbeschaffung Bild 1.2: Teilbereiche der Beschaffungsplanung Bei der Einzelbeschaffung werden jeweils nur die Materialien beschafft, die aktuell benötigt werden. Dies ist häufig bei Handwerksbetrieben der Fall. Eine Lagerhaltung ist nicht oder nur in geringem Umfang erforderlich. Bei der produktionssynchronen Beschaffung ist in der reinen Form ebenfalls keine Lagerhaltung nötig. Produktionssynchrone Beschaffung bedeutet, daß die Materialien genau in dem Moment zur Verfügung stehen, in dem sie benötigt werden. Beispiel 1.1: Ein Automobilunternehmen schließt einen Liefervertrag mit einem Sitzhersteller ab. Dieser Vertrag beinhaltet, daß die Sitze direkt in die Fertigungshalle geliefert werden, und zwar zeitgenau im Montagetakt und in der richtigen Ausführung (Just-in-time-Produktion). Das setzt natürlich eine exakte Abstimmung der Produktionspläne beider Unternehmen voraus. Lassen sich die Zeitpunkte von Materialbeschaffung und Materialverbrauch nicht exakt aufeinander abstimmen, ist eine Vorratsbeschaffung erforderlich. Das bedeutet, daß Lagerhaltung betrieben werden muß. Je höher die Risiken im Beschaffungsbereich sind, desto eher wird eine Vorratshaltung nötig, um die Fertigung nicht zu gefährden. Helmut Preis 7

8 1.2.2 ABWICKLUNG DES EINKAUFS Der Beschaffungsvorgang wird von der Bedarfsäußerung ausgelöst und zieht sich über die Anfragetätigkeit, die Angebotsbearbeitung einschließlich Liefererauswahl über die Bestellung und deren Bestätitigung bis zur Termin-, Wareneingangs- und Rechnungskontrolle. Die Anfragetätigkeit des Einkaufs basiert auf der Bedarfsmeldung. Deshalb muß der zuständige Einkaufssachbearbeiter rechtzeitig und vollständig von allen Stellen des Unternehmens über den Bedarf unterrichtet werden, z. B. mittels eines Bedarfsmelde-Formulars. Angebote werden im allgemeinen durch eine rechtlich unverbindliche Anfrage eingeholt, um zusätzliche Informationen etwa für die Planungs- und Entwicklungsabteilung zu sammeln, die bisherigen Einkaufsunterlagen zu überprüfen oder zu ergänzen (Beschaffungsmarktforschung), den günstigsten Lieferer bei vorhandener Bedarfsmeldung zu ermitteln (häufigster Fall). In der Regel muß der Einkaufssachbearbeiter zu diesem Zweck über aussagekräftige und verläßliche Bezugsquellenverzeichnisse verfügen können, wie z. B.: Adreßbücher. Einschlägige Branchen-Adreßbücher in neuesten Auflagen gehören an jeden Einkäufer-Arbeitsplatz. Lieferantenkartei über Lieferanten, mit denen wiederkehrende Geschäftsbeziehungen bestehen; sie muß detaillierte und gründlich recherchierte Auskünfte über die Leistungsfähigkeit der Lieferer enthalten, da sie eine wichtige Grundlage für Vertragsabschlußverhandlungen bildet. Artikel- bzw. Warenkartei informiert über die möglichen Lieferer, Preise und Konditionen; die Angaben sind regelmäßig kritisch zu überprüfen. Preiskartei der aktuellsten Preise einschließlich einer Übersicht der möglichen Alternativen. Aus zeitlichen Gründen ist schließlich schon in dieser Phase der Beschaffungsanbahnung darauf zu achten, daß die erbetenen Angebote auch termingerecht eingehen, da sonst bereits zu diesem frühen Zeitpunkt Verzögerungen hingenommen werden müssen, die später kaum noch oder nur nocht mit großem Einsatz und Aufwand aufzuholen sind. Angebote sind grundsätzlich rechtlich bindende Willenserklärungen des Lieferanten. Sie verlieren nur dann ihre Rechtsverbindlichkeit, wenn sie explizit für unverbindlich erklärt worden sind (z. B. Wir bieten freibleibend an. ). Hinsichtlich der Dauer der Rechtsverbindlichkeit ist weiterhin zu unterscheiden zwischen: mündlich abgegebenen Angeboten, die nur so lange gültig sind, wie das Gespräch (unter vier Augen oder per Telefon) dauert; schriftlich abgegebenen Angeboten, die so lange gültig sind, wie es im allgemeinen dauert, um unter normalen Bedingungen schriftlich reagieren zu können (z. B. in Deutschland 8-10 Tage); Angebote mit einer ausdrücklich angegebenen längeren oder kürzeren Bindungsfrist (z. B. Wir bieten für das nächste Quartal an. oder Wir bieten noch diese Woche an. ). Unter Berücksichtung dieser zeitlichen Rahmenbedingungen hat der Einkaufssachbearbeiter alle eingegangenen Angebote kritisch zu prüfen und zu vergleichen. 8 Helmut Preis

9 Bevor die Angebote gründlich analysiert werden, sind sie zunächst mit den einzelnen Anfrageaspekten zu vergleichen (formelle Angebotsprüfung), insbesondere ob die angebotenen den angefragten Mengen, Preisen, Qualitäten und Lieferzeiten sowie die Verkaufskonditionen des Lieferers den Einkaufskonditionen des Interessenten entsprechen. Erst wenn diese Fragen geklärt sind - u. U. sind noch Rückfragen erforderlich -, kann die Auswahl des günstigsten Lieferanten beginnen. Der formellen folgt die materielle Angebotsprüfung in Form einer gründlichen Analyse aller bei der Liefererauswahl mitentscheidenden Faktoren, wie z. B.: Preis, Preisbasis (Festpreise, evtl. Inflationsausgleich), Mindermengengrenzuschläge, Rabatte, Boni, Zahlungsbedingungen (Skonti, Zahlungsziel) usw.; Qualität und Leistungen; Lieferzeit (je länger die Lieferfrist, desto höher das Beschaffungsrisiko), Terminzusage und Termintreue, Akzeptanz einer Konventionalstrafe; Serviceleistungen (Kundendienst, technische Beratung, Ersatzteillagerhaltung usw.); Standort des Lieferers (je größer die Entfernung, desto höher das Transportrisiko). Alle eingegangenen Angebote müssen auf eine einheitliche Preisbasis - etwa frei Haus oder ab Werk - umgerechnet werden, damit sie sinnvoll miteinander verglichen werden können. Man erreicht dies mit einem weithin geläufigen Kalkulationsschema unter Berücksichtigung aller Bezugs- und Bezugsnebenkosten, Rabatte und Zahlungsvergünstigungen: KALKULATIONSSCHEMA Listenpreis je Einheit 700,00 DM - 35 % Rabatt 245,00 DM = Zieleinkaufspreis 455,00 DM - 3 % Skonto 13,65 DM = Bareinkaufspreis 441,35 DM + Bezugskosten Frachtkosten 26,00 DM Verpackung 11,00 DM Zölle, Gebühren 42,00 DM Transportversicherung 13,00 DM = Einstandspreis 533,35 DM Tabelle 1.1: Kalkulationsschema Auf der Grundlage der formellen und materiellen Angebotsanalyse wird der Vergleich der verschiedenen eingegangenen Angebote vorgenommen. Dazu gibt es zahlreiche Vordrucke, in letzter Zeit hat sich jedoch mehr und mehr der Angebots- Helmut Preis 9

10 ergleich mit Hilfe dafür besonders geeigneter EDV-Programme durchgesetzt. Mit relativ geringem Arbeitsaufwand ist es beispielsweise möglich, mit Tabellenkalkulations- Software (z. B. Microsoft Excel, Quattro Pro, Lotus 1-2-3) selbstrechnende Tabellen zu konstruieren, die aufgrund der eingegebenen rechnerischen Verknüpfung der Kalkulationsfelder unmittelbar die neuen Ergebnisse auswerfen. Gibt man also die jeweiligen Werte der verschiedenen Lieferanten ein, erhält man umgehend die verschiedenen Einstandpreise und kann nach einem Vergleich den preisgünstigsten Anbieter auswählen. ANGEBOTSVERGLEICH LIEFERER 1 LIEFERER 2 Listeneinkaufspreis 1.111,00 DM 1.156,00 DM - Lieferer-Rabatt 10% 111,10 DM 15% 173,40 DM = Zieleinkaufspreis 999,90 DM 982,60 DM - Lieferer-Skonto 2% 20,00 DM 3% 29,48 DM = Bareinkaufspreis 979,90 DM 953,12 DM + Bezugskosten 4,96 DM 5,12 DM = Einstandspreis (Bezugspreis) 984,86 DM 958,24 DM Tabelle 1.2: Angebotsvergleich Sprechen nicht andere nichtpreisliche Faktoren (Warenqualität, Lieferzeit u. ä.) dagegen, wird man unter ökonomischen Gesichtspunkten dem einstandspreisgünstigsten Anbieter den Zuschlag erteilen ZUSTANDEKOMMEN DES KAUFVERTRAGS Ein Kaufvertrag ist ein zweiseitiges Rechtsgeschäft, bei dem die beiden erforderlichen Willenserklärungen inhaltlich übereinstimmen müssen. Liegt nun ein bindendes Angebot eines Lieferers vor, so genügt eine rechtzeitige inhaltlich gleiche Bestellung, um den Kaufvertrag zu beschließen. Bindendes Angebot + Bestellung = Kaufvertragsabschluß Nimmt der Käufer eine Bestellung vor, die sich inhaltlich nicht mit dem Angebot des Lieferanten deckt oder ohne daß ein verbindliches Angebot vorliegt, so ist diese Bestellung die erste Willenserklärung, der zum Abschluß eines Kaufvertrages unbedingt die zweite Willenserklärung des Lieferanten folgen muß, damit der Vertrag zustande kommen kann. Diese zweite Willenserklärung kann erfolgen durch eine Auftrags- oder Bestellbestätigung oder durch die Lieferung der bestellten Ware (Willenserklärung durch schlüssiges Handeln!). Bestellung + Bestätigung/Lieferung = Kaufvertragsabschluß INHALT DES KAUFVERTRAGS Bestellungen werden rechtlich wirksam, wenn sie beim Empfänger eingegangen sind. Sie sind an keine Form gebunden, allerdings sollten sie schriftlich erfolgen, da nur so gewährleistet ist, daß der Inhalt der Bestellung sicher, zweifelsfrei und juristisch beweisbar übermittelt wird; alle davon tangierten betrieblichen Stellen umgehend und ausführlich unterrichtet werden; im Einkauf aussagefähige Unterlagen für evtl. Rückfragen zurückbleiben. 10 Helmut Preis

11 Zur Erfüllung dieser Anforderungen müssen Bestellungen klar, eindeutig und vollständig formuliert werden. Es empfiehlt sich hier der Einsatz von Bestellformularen, auf denen allgemeine Vorschriften wie Zahlungs- und Lieferkonditionen, Erfüllungsort und Gerichtsstand sowie evtl. Maßnahmen gegen Vertragsstörungen bereits vorgedruckt sind. Die eigentliche Arbeit reduziert sich dann auf die Eintragung der auftragsspezifischen Bestelldaten, wie z. B.: Bestellnummer genaue Bezeichnung der Kaufsache, möglichst mit Artikel- oder Materialnummer Qualitätsangaben, Hinweise auf zugesicherte Eigenschaften Bestellmenge, u. U. in handelsüblichen Verpackungseinheiten Preise pro Mengeneinheit und Gesamtpreis Preiszu- und -abschläge (Rabatt, Versandkosten usw.) Lieferzeit (Frist, möglichst kalendermäßig genau bestimmbar; evtl. Fixkauf mit festem Liefertermin u. ä.). Neben diesen - von Bestellung zu Bestellung neu zu überdenkenden Vertragsregelungen - sind auch Abschlüsse denkbar, die eine längerfristige Bindung der Vertragspartner begründen, wie z. B.: Rahmenvertrag Ein Rahmenvertrag regelt die Rahmenbedingungen, innerhalb deren die Geschäfts abgewikkelt werden sollen; die möglicherweise zu veräußernde Menge und die konkreten Preise gehören nicht dazu. Auf diese Weise können längerfristig vereinbarte Konditionen die Beschaffungsplanung und -abwicklung auf eine konstante stetige Basis stellen. Kauf auf Abruf Beim Kauf auf Abruf werden bis auf die Lieferzeit alle anderen Vertragsteile vorher geregelt. Offen bleibt also nur, wann welche Mengen geliefert werden sollen. Das hat für den Käufer den Vorteil, daß - die Versorgung des Betriebes gesichert wird, - ein mengenorientierter Preis (Mengenrabatt!) erzielt wird, - die Lagerhaltungskosten und das Lagerrisiko auf den Lieferer abgewälzt werden. Als Gegenleistung ist allerdings mit einem verhältnismäßig höheren Preis pro Mengeneinheit gegenüber anderen Vertragsformen zu rechnen. Sukzessivlieferungsvertrag In Abänderung des Kaufvertrags auf Abruf werden hier Teillieferungen (i. d. R. zu gleichen Mengen) zu fest vereinbarten Terminen geregelt. Voraussetzung seitens des Käufers ist natürlich eine genaue Bedarfsplanung, z. B. bei Großserienfertigung. Spezifikationskauf Bei Vertragsabschluß werden bestimmte Materialmengen und -gattungen festgelegt, die spezielle Materialart (= Spezifikation) wird erst nach Vertragsabschluß - innerhalb einer vereinbarten Frist - von Fall zu Fall bestimmt. Solche Verträge findet man vor allem in Industrieunternehmen mit Einzel- und Auftragsfertigung. Helmut Preis 11

12 Im allgemeinen reagiert der Lieferer auf den Erhalt einer Bestellung mit einer Bestell- bzw. Auftragsbestätigung. Lag der Bestellung kein verbindliches Angebot zugrunde, so stellt diese Bestätigung die für den Vertragsabschluß zwingend erforderliche zweite Willenserklärung dar. Andernfalls bietet sie lediglich eine zusätzliche Sicherheit durch die so erzeugte Gewißheit, daß die Bestellung auch angekommen ist und akzeptiert wird. Die einwandfreie Abwicklung der Bestellung hinsichtlich aller vertraglich vereinbarten Bestandteile ist vor allem während der Lieferfrist, bei der Warenannahme und beim Rechnungseingang zu kontrollieren. Die Terminüberwachung hat dafür zu sorgen, daß der Lieferant seine Lieferfrist einhält und daß bei zu erwartenden Lieferstörungen frühzeitig gegengesteuert werden kann, indem der Lieferer früh genug unter Druck gesetzt wird, seine vertraglichen Pflichten zu erfüllen, oder nach Alternativen Ausschau gehalten wird. Angesichts der hohen Risiken, die sich aus einer Versorgungsverzögerung ergeben können, kann es möglicherweise zweckmäßig sein, bereits vor Ablauf der Lieferfrist auf die Fälligkeit der Lieferung hinzuweisen. Dazu stehen verschiedene Organisationsmodelle zur Verfügung: Der Einkaufssachbearbeiter selbst überwacht die fristgemäße Lieferung mit Hilfe seines Terminkalenders, mit den Bestellkopien oder mit entsprechenden Kennzeichnungen in seinen Artikel- und Lieferantenkarteikarten. Eine spezielle Terminüberwachungsstelle im Unternehmen kontrolliert mit den Bestellkopien oder aber mit besonderen Kontrollkarten und -mappen die Fristen. Bei EDV-unterstützter Material- oder Lagerwirtschaft bieten die benutzten Programme i. d. R. entsprechende Überwachungsfunktionen, die bei entsprechender Installation rechtzeitig Listen der fälligen Posten ausgeben. Alle im Unternehmen eintreffenden Lieferungen sind unverzüglich zu erfassen, sorgfältig auf ihre Richtigkeit zu überprüfen und ihr Eingang der Einkaufsabteilung bzw. der - falls vorhanden - Terminüberwachungsstelle einschließlich eventueller Beanstandungen zu melden. In Anwesenheit des Überbringers wird die Lieferung mit Hilfe der Begleitpapiere (Lieferschein, Frachtbrief u. ä.) daraufhin überprüft, ob sie mit der Bestellung (Vergleich mit einer Bestellkopie) übereinstimmt. Ergeben sich Widersprüche oder sind Transportschäden erkennbar, ist mit den betreffenden Einkaufstellen über das weitere Vorgehen zu beraten. Durch Zählen, Messen oder Wägen des Wareneingangs wird geprüft, ob die auf den Begleit- und Bestellpapieren angegebenen Größen eingehalten wurden. Bei relevanten Abweichungen ist zusammen mit den zuständigen Einkaufstellen zu entscheiden, ob Nachlieferung verlangt oder die Annahme verweigert werden soll. 12 Helmut Preis

13 Da Qualitätsmängel in der eigenen Fertigung oder Auslieferung auch auf qualitativ mangelhafte Beschaffungen zurückgehen kann, ist bei der Güteprüfung des Wareneingangs besondere Sorgfalt angebracht. Angesichts der bei einer totalen Prüfung aller eingehenden Lieferungen zu erwartenden hohen Kosten kann im allgemeinen nur stichprobenartig kontrolliert werden. Werden Mängel festgestellt, muß der Lieferer unverzüglich benachrichtigt werden (Mängelrüge!). Dies ist um so wichtiger, als bei sog. offenen Mängeln, die unter normalen Umständen und sorgfältiger Kontrolle sofort ins Auge springen müßten, alle Rechte des Käufers verlorengehen, wenn er nicht umgehend reklamiert. Lediglich bei sog. versteckten Mängeln, die z. B. erst bei der Nutzung des gelieferten Gegenstandes erkennbar werden, erlaubt der Gesetzgeber eine Rügefrist von sechs Monaten, allerdings unmittelbar nach Entdecken des Mangels. Die Ergebnisse der Wareneingangsprüfung sollten auf einem speziellen Formular, z. B. einer Wareneingangsmeldung, festgehalten und zusammen mit den anderen bis dahin angehäuften Unterlagen an die noch folgenden Bearbeitungsstellen weitergereicht werden. Die eingehenden Rechnungen müssen mit Hilfe aller erforderlichen Betriebsunterlagen, wie z. B. Bestellkopie, Lieferschein, Wareneingangsmeldung mit evtl. Mängelbericht usw., sachlich und rechnerisch überprüft werden. Inhaltlich ist zu prüfen, ob die berechneten Mengen mit den bestellten und gelieferten Mengen übereinstimmen; der Preis je Mengeneinheit den Vereinbarungen entspricht; Zahlungsziel und Skontoregelung stimmen; Fracht-, Verpackungs- und sonstige Kosten sich mit den Vertragsbestimmungen decken. Bei der formellen rechnerischen Überprüfung werden die in der Rechnung enthaltenen Rechenvorgänge nachvollzogen und ggfs. korrigiert. Das Prüfungsergebnis kann beispielsweise mit Hilfe eines Stempels auf der Rechnung ausgewiesen werden. Nur solche Rechnungen, die sachlich und rechnerisch einwandfrei sind, können an die Buchhaltung zur zahlenmäßigen Erfassung und eventuellen Bezahlung weitergeleitet werden. Dabei ist immer zu prüfen, ob sich die Inanspruchnahme des vereinbarten Skonto rentiert. Auch aus diesem Grunde muß die Rechnungsprüfung sofort erfolgen, um nicht die Möglichkeit des Skontoabzugs von vorne herein zu verlieren STÖRUNGEN BEI DER ERFÜLLUNG DES KAUFVERTRAGS Aus einem abgeschlossenen Kaufvertrag ergeben sich für beide Seiten Rechte und Pflichten. Erfüllt ein Vertragspartner eine oder mehrere seiner Pflichten nicht, spricht man von Kaufvertragsstörungen. So verpflichtet sich der Käufer i. d. R. dazu, die gelieferten Waren anzunehmen und den vereinbarten Kaufpreis fristgemäß zu bezahlen. Dementsprechend können als Störungen auftreten: der Annahmeverzug (der Käufer nimmt die fristgemäß gelieferte Ware nicht an), der Zahlungsverzug (der Käufer zahlt den Kaufpreis nicht fristgerecht). Helmut Preis 13

14 Der Verkäufer wiederum verpflichtet sich im allgemeinen, die bestellte Ware ordnungsgemäß und fristgerecht zu liefern und die Zahlung des Kaufpreises anzunehmen. Da letzteres kaum zu Schwierigkeiten führen wird, bleiben als weitere mögliche Vertragsstörungen: der Lieferungsverzug (die Ware wird nicht fristgemäß geliefert), die fehlerhafte Lieferung (die Lieferung enthält diverse Mängel). Aus der Sicht des Beschaffungswesens spielen insbesondere der Lieferungsverzug und die fehlerhafte Lieferung eine Rolle, weshalb sie nachfolgend näher erläutert werden LIEFERUNGSVERZUG Ein rechtsgültig abgeschlossener Kaufvertrag verpflichtet den Lieferer, fristgerecht zu liefern. Kommt er dieser Verpflichtung schuldhaft oder nicht rechtzeitig nach, gerät er in Lieferungsverzug, wenn folgende Voraussetzungen gegeben sind: Der Verkäufer verzögert oder unterläßt die Lieferung schuldhaft, d. h. vorsätzlich oder fahrlässig; höhere Gewalt, wie Streiks oder Unwetter, stellen kein Verschulden dar! Vorsätzlich handelt, wer absichtlich eine Handlung vollzieht und den Eintritt des Schadens voraussieht; fahrlässig handelt, wer die den Umständen nach angemessene Sorgfalt außer acht läßt. Die Lieferung muß nach Fälligkeit, d. h. nach Ablauf der vertraglich vereinbarten Lieferfrist, durch eine Mahnung angefordert werden. Der Lieferungsverzug setzt erst nach Ablauf einer dabei ausgesprochenen angemessenen Nachfrist ein. LIEFERUNGSVERZUG - Voraussetzungen - Fälligkeit Verschulden Mahnung Bild 1.3: Voraussetzungen des Lieferungsverzugs Eine Mahnung ist nicht erforderlich, wenn der Liefertermin von beiden Seiten kalendermäßig eindeutig bestimmbar ist, wie z. LB. Lieferung am 1. August oder Lieferung Ende September. Hier wird der Lieferer gewissermaßen durch den Kalender gemahnt. Dies gilt allerdings nicht bei Vereinbarungen, wie z. B. Lieferung erfolgt innerhalb von 14 Tagen, da für beide Seiten nicht eindeutig klar ist, wann die 14 Tage vorüber sind. Die gleichen Bestimmungen treffen auf den sog. Fixkauf zu, bei dem der Lieferungstermin von so entscheidender Bedeutung ist, daß mit seiner Einhaltung das Geschäft steht oder fällt, wie z. B. die Lieferung des Brautkleides zur Hochzeit. Ist dafür vereinbart worden Lieferung zum 31. Oktober fest (fix), so tritt der Lieferungsverzug unverzüglich nach Ablauf des Fälligkeitstermins ein. 14 Helmut Preis

15 Da der Fixkauf im Geschäftsleben relativ selten vorkommt und oft auf eine juristisch ausgefeilte Fälligkeitsangabe verzichtet wird - Formulierungen wie Lieferung in 2 Wochen u. ä. sind an der Tagesordnung -, tritt der Lieferungsverzug meistens erst nach Mahnung und Fristablauf ein. Es empfiehlt sich, in diese Mahnung auch bereits die Rechte aufzunehmen, die man als Käufer bei weiterhin ausbleibender Lieferung in Anspruch zu nehmen gedenkt. Folgende Optionen bietet das Gesetz: Der Käufer verlangt die Lieferung, da beispielsweise kein anderer Lieferant verfügbar ist (Monopol). Der Käufer verlangt die Lieferung und fordert Schadenersatz wegen verspäteter Lieferung, wenn ein Verzögerungsschaden nachgewiesen werden kann, z. B. Stillstand der Produktion durch Versorgungsengpaß. Der Käufer lehnt die Lieferung ab und tritt vom Vertrag zurück; dies muß jedoch in der vorhergehenden Mahnung angedroht und die Nachfrist abgewartet werden. Das bietet sich z. B. an, wenn inzwischen die Preise gesunken oder ein günstigeres Angebot vorliegt. Der Käufer lehnt die Lieferung ab und verlangt Schadenersatz wegen Nichterfüllung; auch hier muß die Nachfrist abgewartet werden. Der Käufer kann die benötigte Ware bei einem anderen Lieferer beziehen und die eventuell durch einen höheren Kaufpreis entstehenden Mehrausgaben dem an Verzug erratenen Lieferer berechnen (Deckungskauf!), LIEFERUNGSVERZUG - Rechte des Käufers - ohne Nachfristsetzung mit Nachfristsetzung Lieferung verlangen Lieferung und Schadenersatz verlangen Lieferung ablehnen Lieferung ablehnen und Schadenersatz verlangen Bild 1.4: Rechte des Käufers beim Lieferungsverzug Beim Fixkauf unter Kaufleuten im Sinne des HGB (Vollkaufleute mit Eintragung ins Handelsregister) kann der Käufer bei Überschreiten des Fixtermins sofort vom Vertrag zurücktreten, ohne daß ein Verschulden des Verkäufers nachzuweisen wäre. Verlangt er darüber hinaus auch noch Schadenersatz wegen Nichterfüllung, muß allerdings doch ein Verschulden des Lieferers vorliegen. Helmut Preis 15

16 MANGELHAFTE LIEFERUNG Eine der häufigsten Vertragsstörungen ist die fehlerhafte Lieferung, indem falsche Ware oder falsche Mengen oder sogar beschädigte oder funktionsuntüchtige Güter geschickt werden. Gelegentlich stellen sich die Mängel erst beim Gebrauch heraus. Insbesondere beim sog. zweiseitigen Handelskauf unter Vollkaufleuten nach HGB hat der Käufer die eingehenden Güter unverzüglich, d. h. ohne schuldhaftes Verzögern, zu prüfen und gegebenenfalls Mängel zu rügen. Dadurch können folgende Mängel festgestellt werden: Mängel in der Art, z. B. falsche Ware (Stock- statt Taschenschirme); Mängel in der Qualität, z. B. Fehlen bestimmter Eigenschaften (Stoff mit einfachem statt doppel gezwirntem Faden); Mängel in der Beschaffenheit, z. B. verdorbene, beschädigte Ware, falsche oder fehlerhafte Warenverpackung; Mängel in der Menge, z. B. zu viel Ware; zu wenig gelieferte Ware gilt als Teil-Lieferungsverzug. MÄNGEL - Arten - Artmängel Qualitätsmängel Beschaffenheitsmängel Quanitätsmängel Bild 1.5: Arten von Mängel Nach der Erkennbarkeit der Mängel unterscheiden wir: offene Mängel, die ohne weiteres sofort erkennbar sind, z. B. Kratzer in einem Möbelstück; versteckte Mängel, die i. d. R. erst später sichtbar oder bemerkbar werden, z. B. verdorbene Konserven, Materialfehler einer Maschine. arglistig verschwiegene Mängel, d. h. Mängel, die dem Verkäufer bekannt sind, von ihm aber verschwiegen werden (z. B. Verkauf eines Unfallwagens als unfallfreien Wagen). MÄNGEL - Erkennbarkeit - offene Mängel versteckte Mängel arglistig verschwiegene Mängel Bild 1.6: Mängel nach der Art der Erkennbarkeit Offene Mängel müssen sofort, versteckte Mängel unverzüglich nach Entdeckung, jedoch innerhalb von sechs Monaten nach Lieferung gerügt werden (Ausnahme: Bei arglistig verschwiegenen Mängeln sind diese unverzüglich nach Entdeckung innerhalb von 30 Jahren zu rügen.). Es empfiehlt sich dringend, diese Mängelrüge schriftlich vorzunehmen und dabei die Mangelart genau zu beschreiben. 16 Helmut Preis

17 Werden die Mängelfristen nicht eingehalten, verliert der Käufer alle ihm zustehenden Rechte, es sei denn, der Verkäufer hat die mangelhafte Lieferung arglistig verursacht. Dem Käufer einer mangelhaften Lieferung stehen grundsätzlich folgende Rechte zur Wahl: Wandlung, d. h. Rücktritt vom Vertrag, wenn die gelieferte Ware überhaupt nicht zu gebrauchen ist oder kein Interesse mehr daran besteht; Minderung, d. h. Herabsetzung des Kaufpreises (Preisnachlaß), wenn z. B. die gelieferten Güter etwa als 2. Wahl zu einem niedrigeren Preis verkauft werden können; Umtausch, d. h. Ersatz- bzw. Neulieferung, wenn die Ware unbedingt benötigt wird und zu erwarten ist, daß die Ersatzlieferung keine Mängel mehr aufweist; Nachbesserung, wobei die für die Nachbesserung erforderlichen Aufwendungen (z. B. Transport-, Wege-, Arbeits- und Materialkosten) generell vom Verkäufer zu tragen sind; Schadenersatz, wenn z. B. eine ausdrücklich zugesicherte Eigenschaft fehlt (der Stoff ist entgegen der Zusage nicht farbecht) oder wenn der Mangel arglistig verschwiegen wird (der Autoverkäufer verschweigt die erheblichen Sicherheitsmängel des verkauften PKW - die Schäden durch einen anschließenden Verkehrsunfall trägt der Autoverkäufer). MANGELHAFTE LIEFERUNG - Rechte des Käufers - wahlweise Wandlung ( 462 BGB) Minderung ( 462 BGB) Umtausch ( 480 BGB) Nachbesserung ( 476 a BGB) Schadenersatz ( 463 BGB) Bild 1.7: Rechte des Käufers bei mangelhafter Lieferung Fassen wir zusammen: Der Verkäufer ist durch einen rechtmäßig abgeschlossenen Kaufvertrag dazu verpflichtet, die bestellten Güter fristgemäß und in gewünschter Art, Menge und Qualität sowie einem einwandfreien Zustand zu liefern. Gerät er verschuldet in Verzug, kann der Käufer i. d. R. nach einer Mahnung mit Fristsetzung die Lieferung weiterhin verlangen, vom Vertrag zurücktreten oder sich von einem anderen Lieferer versorgen lassen (Deckungskauf). Werden Güter in mangelhafter Art, Menge, Qualität oder Beschaffenheit geliefert, kann der Käufer bei unverzüglicher Mängelrüge zwischen Wandlung, Minderung, Ersatzlieferung oder Schadenersatz wählen. Bei versteckten Mängeln erstreckt sich diese Gewährleistung grundsätzlich auf höchstens sechs Monate (andere Gewährleistungsfristen können vertraglich vereinbart werden). Helmut Preis 17

18 ZUSAMMENFASSUNG Der Beschaffungsvorgang erstreckt sich als komplexer Entscheidungsprozeß über alle mit der Beschaffungsanbahnung, dem Beschaffungsabschluß und der Beschaffungsabwicklung zusammenhängenden Tätigkeiten. Er wird i. d. R. von einer Bedarfsmeldung ausgelöst und bewirkt das Einholen von Angeboten, die formell und materiell zu prüfen und gründlich zu vergleichen sind, um den optimalen Lieferer zu ermitteln. Ist dieser gefunden, kann durch zwei übereinstimmende Willenserklärungen ein Kaufvertrag zustande kommen, indem entweder einem verbindlichen Angebot eine Bestellung mit identischem Inhalt folgt oder eine Bestellung durch Auftragsbestätigung oder Lieferung der bestellten Ware akzeptiert wird. Alle Willenserklärungen sollten schriftlich erfolgen; weitere Verhandlungen und besondere Vertragsvarianten können sich aus der speziellen Situation des Einzelfalls ergeben. Nach dem Verstragsschluß ist die Vertragserfüllung sorgfältig zu überwachen, indem Lieferfristen, Waren- und Rechnungseingänge hinsichtlich der richtigen Art, Menge, Qualität sowie der rechnerischen und inhaltlichen Richtigkeit geprüft werden. Störungen treten immer wieder auf, indem die Ware nicht fristgemäß (Lieferungsverzug) oder fehlerhaft (mangelhafte Lieferung) geliefert wird. Voraussetzungen für einen Lieferungsverzug sind neben einem Verschulden des Lieferers und der Fälligkeit der Lieferung i. d. R. eine Mahnung mit angemessener Fristsetzung. Erst nach Ablauf dieser Frist und der vorherigen Androhung kann beispielsweise vom Vertrag zurückgetreten oder ein Deckungskauf bei einem anderen Lieferanten vorgenommen werden. Der Käufer kann natürlich auch auf Lieferung bestehen und ggf. Schadenersatz fordern. Bei mangelhafter Lieferung (Mängel in der Art, Menge, Qualität, Beschaffenheit) muß besonders auf die Wareneingangskontrolle geachtet werden, da offene Mängel unverzüglich gerügt werden müssen. Andernfalls verliert der Käufer alle Rechte, wie z. B. Wandlung, Minderung, Ersatzlieferung und Schadenersatz. Versteckte Mängel können innerhalb von sechs Monaten unmittelbar nach Entdecken reklamiert werden. ÜBUNGSAUFGABEN 1.1 Beschreiben Sie kurz den Ablauf des Beschaffungsvorgangs! 1.2 Erläutern Sie den Ablauf der materiellen Angebotsprüfung! 1.3 Was versteht man unter einem Fixkauf? 18 Helmut Preis

19 1.4 Der Büromöbelhersteller Fabritz GmbH, Bielefeld, schickt dem Kunden Neus GmbH, Minden, auf dessen Wunsch ein verbindliches Angebot über die Winkelkombination Arronda /Edelholz zum Preis von 3.720,- DM abzügl. 30 % Rabatt. Der Kunde Neus GmbH bestellt daraufhin umgehend 20 Kombinationen des angebotenen Typs zum Preis von 3.270,- DM abzügl. 30 % Rabatt. Die Firma Fabritz liefert die Kombinationen ordnungsgemäß und fristgerecht aus. Wann ist der Kaufvertrag zustande gekommen? Welcher Preis ist verbindlich? Begründen Sie Ihre Antwort! 1.5 Bei der Anlieferung der 20 bestellten Winkelkombinationen (siehe Fall 1.4) wurde beobachtet, daß drei Tischplatten verkratzt und zwei Kombinationen aus kunststoffbeschichtetem Material waren. Wie haben sich die Mitarbeiter bei der Warenannahme zu verhalten? Welche Konsequenzen sollten dem Lieferer Ihres Erachtens angekündigt werden? Begründen Sie Ihre Entscheidung! Helmut Preis 19

20 1.3 LAGERHALTUNG Sie können nach dieser Lerneinheit das Phänomen des Lagerns beispielsweise am Weg des Erdöls von der Förderung bis zum Verbrauch beschreiben; die Motive für die Bildung von Lagerbeständen (Ausgleichs-, Versorgungs-, Spekulations-, Sortimentbildungs-, Produktionsmotiv) erklären; die verschiedenen Lagereinrichtungen nach den Gruppen der Einrichtungsgegenstände, Transportmittel und Vorrichtungen systematisieren; die Unterschiede zwischen der zentralen und dezentralen Lagerung deutlich machen; angeben, wie sich der optimale Lagerstandort und das optimale Lagerlayout ermitteln lassen. Veranschaulichen wir uns nun das Phänomen des Lagerns beispielsweise am Weg des Erdöls von der Förderung bis zum Verbrauch. Beispiel 1.2: Von der Förderung orientalischen Erdöls über die Weiterverarbeitung bis zum Verbrauch erfährt das Öl bzw. Ölprodukt (z. B. Benzin, Heizöl) einen zeitlich befristeten Aufenthalt in einem hierfür vorgesehenen Speicherbehälter (Tank). Wir sprechen auch davon, daß das Öl bzw. Ölprodukt in jeder dieser Stufen gelagert wird. Nach der Förderung gelangt das Öl zunächst in einen Tank, bevor es von dort zu einem späteren Zeitpunkt mit einem Tanker in das Verbrauchsland transportiert wird. Dieser entlädt nach seiner Ankunft das Öl wiederum in einen Tank, von wo das Öl nach einer bestimmten Zeit über die Pipeline einer Raffinerie zur Weiterverarbeitung zugeführt wird. Von den Raffinerien werden die Ölprodukte mit Hilfe von Tankfahrzeugen zu den Verbrauchern (z. B. Tankstelle, Haushalte) transportiert, um dort bis zu ihrem endgültigen Verbrauch in einem Tank aufbewahrt zu werden. 20 Helmut Preis

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