Automatisierte elektronische Rechnungsverarbeitung in der Praxis. E-Business Tag 2007 Gerrit Hoppen, SGH Service AG.

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1 Automatisierte elektronische Rechnungsverarbeitung in der Praxis. E-Business Tag 2007 Gerrit Hoppen, SGH Service AG.

2 Agenda Ausgangssituation in der Rechnungsverarbeitung Optimierung durch Auslagerung der Rechnungsverarbeitung Praxisbeispiel Kurzprofil SGH Service AG (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 2

3 Manuelle Rechnungsverarbeitung dominiert. Ausgangssituation Interne Hauspost manuell Papier dominiert und 5% der befragten Elektronischer 95% der Unternehmen Über 50% der wird dies mittelfristig Unternehmen Rechnungsaustausch binden die Fachseiten Unternehmen können für mind. 50% des haben den wird nur bei 11% der Rechnung intensiv in die Freigabe Rechnungseingang, nicht benennen. erfassen & prüfen & die Prozesskosten Rechnung Rechnung Rechnungsvolumens Rechnung Rechnungseingang Unternehmen. verpacken & mit ein. erstellen bleiben. drucken ausgelagert. versenden archivieren buchen bezahlen Quelle: BearingPoint Studie Marktpotenzial für Outsourcing im Rechnungswesen, April 2004 Ziele Potenziale Versender 71% der befragten 0,70 4,00 pro Rechnung 50% der Unternehmen Unternehmen streben planen die Einführung einen elektronischen einer automatisierten Rechnungsaustausch Rechnungsverarbeitung. mit Lieferanten an. Durch Umwandlung papierbezogener Abläufe in elektronische Prozesse lassen sich Outsourcing Durch Einführung kann zu einer von elektronischem erheblich Verbesserung Kosten der sparen. Automatisierung Automatisierung kann Einsparungen im Kreditorenbereich von bis zu 30% bringen. Rechnungsaustausch noch größeres Einsparungspotenzial 13% der befragten Unternehmen denken über ein komplettes Outsourcing nach. Transparenz in Bezug auf Kosten &Leistung führen. Empfänger 2,00 Kostenoptimierung 30,00 pro ist Rechnung nicht mehr alleiniger Treiber. Transparenz gewinnt stark an Bedeutung. bietet Mehrwert Konzentration auf das Kerngeschäft Entlastung der Mitarbeiter von Routineaufgaben. (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 3

4 Rechnungsbearbeitung ist kostenintensiv. Interne Hauspost manuell Rechnung erstellen Rechnung drucken Rechnung verpacken & versenden Rechnungseingang, archivieren Rechnung erfassen & buchen Rechnung prüfen & bezahlen Versender 0,70 4,00 pro Rechnung Empfänger 2,00 30,00 pro Rechnung Durch Umwandlung papierbezogener Abläufe in elektronische Prozesse lassen sich erheblich Kosten sparen. (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 4

5 Optimierte Prozesse und vollständige Automatisierung. Automatisierung hoch gering Manuelle Rechnungserfassung und Verbuchung. Physikalische Ablage. Automatisierung des papierbasierten Rechnungseingangs, elektronische Rechnung, Workflow für Anerkennung und Freigabe, digitales Archiv. gering Prozessoptimierung hoch Entscheidend ist die Optimierung des gesamten Kreditorenprozesses vom Eingang über Prüfung / Anerkennung bis zur Freigabe und Zahlung. Automatisierung der Erfassung durch Scanning und OCR liefert keine einwandfreien Daten. Elektronische Rechnungen bieten hohe Datenqualität, bringen jedoch auch Aufwand mit sich. Quelle: Billentis / SGH (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 5

6 Agenda Ausgangssituation in der Rechnungsverarbeitung Optimierung durch Auslagerung der Rechnungsverarbeitung Praxisbeispiel Kurzprofil SGH Service AG (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 6

7 SGH Online Document Center: Exzellente Lösungen für die Rechnungsverarbeitung. (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 7

8 SGH Online Document Center: Exzellente Lösungen für die Rechnungsverarbeitung. (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 8

9 SGH Online Document Center: Exzellente Lösungen für die Rechnungsverarbeitung. (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 9

10 SGH Online Document Center: Exzellente Lösungen für die Rechnungsverarbeitung. (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 10

11 SGH Online Document Center: Exzellente Lösungen für die Rechnungsverarbeitung. (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 11

12 SGH Online Document Center: Exzellente Lösungen für die Rechnungsverarbeitung. (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 12

13 SGH Online Document Center: Exzellente Lösungen für die Rechnungsverarbeitung. (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 13

14 SGH Online Document Center: Exzellente Lösungen für die Rechnungsverarbeitung. (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 14

15 SGH Online Document Center: Exzellente Lösungen für die Rechnungsverarbeitung. Interner Haustransport, manuell Ankunft der Papierrechnungen in der Poststelle Ablage der Papierrechnung Vorsortierung der Rechnungen Rechnung zur Buchhaltung Sortieren der Rechnung Weiterleitung an zuständigen Mitarbeiter Klärung und Freigabe Dateneingabe Rechnungsbuchung Online Document Center SGH-Rechnungseingang SGH-E-Invoice Services SGH-Invoice Workflow SGH-On Demand Archiv (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 15

16 SGH-Rechnungseingang SGH bietet Ihnen die hochqualitative Digitalisierung und Datenerfassung von Papierdokumenten modular an. Wählen Sie aus der vollständigen Prozesskette vom Posteingang, über die Belegvorbereitung, das Scannen, sowie die Datenextraktion & -verifikation Ihre gewünschten Servicebausteine. Modernste Technologie in Verbindung mit professioneller Dienstleistung sichern Ihnen ein optimales Preisleistungsverhältnis bei gleichzeitiger Qualitätsgarantie. Nutzen Sie den Vorteil sich auf Ihre Kernprozesse konzentrieren zu können und dabei noch Geld zu sparen! Über Belege werden an Spitzentagen angeliefert und taggleich verarbeitet! (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 16

17 Elektronische Rechnungen stiften nur begrenzten Nutzen. EDI Potenzial PDF? Rechnungsanzahl Wie auf elektronische Rechnung umstellen? Lieferanten (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover Quelle: Billentis / SGH 17

18 SGH-VIPER : E-Invoicing leicht gemacht. Nach Absprache bindet SGH Ihre Lieferanten elektronisch an. SGH bietet dem Versender den Komplettservice: Qualifiziert signierte elektronische Dokumente Individuelle Datensätze für den Empfänger Somit kann jeder Versender sofort mit jedem Empfänger elektronische Dokumente austauschen und automatisch einen Datensatz erzeugen. Keine Veränderung der Geschäftsprozesse - ohne nennenswerten Aufwand! (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 18

19 SGH-Invoice Workflow Webbasierte Lösung zur 100%ig elektronischen und automatisierten Weiterbearbeitung der im SGH- Rechnungseingang generierten Rechnungsdaten. Alle Rechnungen werden elektronisch bearbeitet. Volle Prozesstransparenz, schnelle, regelgebundene Anerkennung Freigabe Automatisches Buchen Automatische Erinnerung und Eskalation papierlose Kommunikation reduziert die Bearbeitungszeit Kostengünstige Integration Connectoren für Standardumgebungen (SAP und NON-SAP) (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 19

20 SGH-Invoice Workflow (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 20

21 SGH-Invoice Workflow (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 21

22 SGH-Invoice Workflow (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 22

23 SGH-Invoice Workflow (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 23

24 SGH-Invoice Workflow Pers.-Nr und Auftragsnummer fehlen und vergleicht den Betrag der Rechnung mit dem der Bestellung (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 24

25 SGH-Invoice Workflow (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 25

26 SGH-Invoice Workflow Pers-Nr und Auftragsnummer wurden eingegeben und gespeichert. Nettobetrag ok ist, dies wurde im Kommentar festgehalten, Bestellung kann freigeben werden. (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 26

27 SGH-Invoice Workflow (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 27

28 Agenda Ausgangssituation in der Rechnungsverarbeitung Optimierung durch Auslagerung der Rechnungsverarbeitung Praxisbeispiel Kurzprofil SGH Service AG (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 28

29 Praxisbeispiel: Sanitärgroßhandel 2-Stufige Lösung: Automatisierung des Rechnungsempfangs Vollständig elektronische Bearbeitung der Rechnungen (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 29

30 Praxisbeispiel: Sanitärgroßhandel Der Business Case: Jährliche Einsparungen: (Personal, Infrastruktur) SGH-Kosten p.a.: Zeitplan März 2006 März / April 2006 Juni 2006 Juli 2006 Entscheidung für SGH Start Implementation Pilot Going Live (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 30

31 Praxisbeispiel: Sanitärgroßhandel Seit Start am 1. Juli 2006 wurde erreicht: 30% Prozesskostenreduktion je Rechnung Automatischer Bestellabgleich von 35% Mit Einführung des neuen ERP-Systems Steigerung auf 80% 80% automatische Kontierungen 100% digital archivierte Rechnungen (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 31

32 Agenda Ausgangssituation in der Rechnungsverarbeitung Optimierung durch Auslagerung der Rechnungsverarbeitung Praxisbeispiel Kurzprofil SGH Service AG (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 32

33 SGH Das Unternehmen. SGH ist einer der führenden Full-Service-Dienstleister für Outsourcing im Rechnungswesen in Deutschland: Pionier (seit 1990) in der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Mehr als 100 auf die Rechnungsverarbeitung spezialisierte Mitarbeiter. Mehr als 5 Mrd. betrug der Rechnungswert der in 2006 verarbeiteten Rechnungen. Zertifizierung durch Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 33

34 Die SGH Service AG Referenzauswahl. (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 34

35 Zusammenfassung Auslagerung der Rechnungsverarbeitung auf SGH bedeutet: Sofortige Ersparnis und Ressourcenentlastung in Ihrem Unternehmen. Keine Investitionen Wandlung fixer in variable Kosten. Absolute Konzentration auf Ihr Kerngeschäft und Ihre Wertschöpfung. Sicherheit durch Qualitätsgarantie und definierte SLA s Abdeckung des gesamten Kreditorenprozesses. Alle Lösungen im SAP und NON-SAP-Umfeld verfügbar. (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 35

36 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Gerrit Hoppen Daimlerring Hildesheim Telefon: Web: (c) 2007 SGH Service AG E-Business Tag IHK Hannover 36