Integrationsmöglichkeiten von E-Procurement-Systemen in inner- und überbetrieblichen Systemen

Transkript

1 Integrationsmöglichkeiten von E-Procurement-Systemen in inner- und überbetrieblichen Systemen Peter Loos, Thomas Theling Technische Universität Chemnitz {peter.loos Zusammenfassung: Elektronische Beschaffungssysteme oder E-Procurement-Systeme bergen eine Vielzahl von potenziellen Einsparungsmöglichkeiten durch automatisierte Prozesse. Notwendig hierzu ist eine Integration der elektronischen Beschaffung in OLTP- und ERP-Systeme sowie die Integration in die Prozesse der beteiligten Lieferanten. Nach einer kurzen Definition und Abgrenzung verwandter Terminologien werden typische Beschaffungsprozesse bzgl. ihres Automatisierungspotenzials untersucht. Im weiteren Verlauf werden die Integrationsmöglichkeiten der mit E-Procurement abbildbaren Prozesse dargestellt. Dies geschieht sowohl in innerbetrieblicher Hinsicht, also die Integration in vorhandene ERP-Systeme, als auch in überbetrieblicher Hinsicht, also die Integration mit den Prozessen der Lieferanten. Ein kurzes Resümee fasst die Ergebnisse zusammen und gibt Anstöße für weitere Untersuchungen, die im Bereich E-Procurement möglich sind. Schlüsselworte: E-Procurement, Integration, Beschaffungsprozesse, ERP-Systeme Inhaltsverzeichnis 1 Methodik, Ziel und Aufbau der Arbeit E-Procurement-Systeme Definition Einordnung und Abgrenzung Wirtschaftliche Gründe für den Einsatz von E-Procurement Beschaffungsprozesse und deren Realisierung mit E-Procurement Prozessdarstellung Bewertung der Prozesse Integration von E-Procurement-Prozessen Voraussetzungen Unternehmensinterne E-Procurement-Integration Unternehmensübergreifende E-Procurement-Integration Zusammenfassung und Ausblick...11 Literaturverzeichnis

2 Peter Loos, Thomas Theling 1 Methodik, Ziel und Aufbau der Arbeit Im Rahmen der zunehmenden Internet-Nutzung zur Abwicklung überbetrieblicher Prozesse tragen unter anderem elektronische Beschaffungslösungen (E-Procurement) zur überbetrieblichen Prozessoptimierung bei. Zwei wesentliche Herausforderungen beim Einsatz solcher Systeme sind die Integration in ERP-Systeme und der Informationsaustausch mit Lieferanten. Dieser Beitrag gibt eine Übersicht über den Status Quo der Entwicklungen im Bereich der Integration von E-Procurement-Systemen. Es erfolgt zunächst eine Definition und Einordnung des Begriffs für diese Arbeit. Basierend hierauf wird untersucht, welche konventionellen Beschaffungsprozesse mit E-Procurement-Systemen automatisiert und in vorhandene ERP-Systeme integriert werden können. Bei der elektronischen Beschaffung treten eine Vielzahl von Schnittstellen auf. Diese sind sowohl auf Kunden- als auch auf Lieferantenseite gegeben. Es werden in erster Linie Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen elektronisch und ohne Medienbruch versendet. Gängige verwendete Schnittstellen hierzu werden kurz vorgestellt. Um den vollständigen Nutzen aus der elektronischen Beschaffung zu schöpfen, ist jedoch notwendig, dass auch die betriebsinternen Prozesse optimiert und automatisiert werden. Allein der Einsatz eines E-Procurement- oder Katalogsystems ist noch nicht ausreichend, um alle potenziellen Einsparungseffekte in der Beschaffung zu realisieren. Vielmehr ist erforderlich, die eingesetzten E-Procurement-Systeme für die elektronische Beschaffung in die betriebseigenen ERP-Systeme zu integrieren. Ziel dieser Arbeit ist somit, die Beschaffungsprozesse zu identifizieren und daraufhin zu untersuchen - wie sie mit E-Procurement automatisiert werden können, - wie eine Integration der E-Procurement-Prozesse in ERP zu ermöglichen ist und - wie eine Integration mit Geschäftspartnern erfolgt. 2 E-Procurement-Systeme 2.1 Definition In der Literatur gibt es keine eindeutige Definition des Begriffs E-Procurement. In den meisten Fällen erfolgt eine Definition anhand einer Einordnung in verwandte Begriffe der Internetwelt. Dabei reicht das Verständnis von E-Procurement-Systemen sowohl in der Theorie als auch in der Praxis von elektronischen Bestellmöglichkeiten in Online Shops über Broker-Systeme, elektronische Marktplätze bis zu sogenannten Desktop Purchasing Systemen. In dieser Arbeit sollen unter elektronischen Beschaffungssystemen oder E-Procurement- Systemen jegliche Form von IT-Systemen verstanden werden, die jegliche Form der durch das Internet unterstützen Beschaffung abbilden. Voraussetzung ist eine Kommu- 2

3 Integrationsmöglichkeiten von E-Procurement-Systemen nikationskomponente, so dass der Einsatz des Internets als Basis für den Datenaustausch zwischen den Geschäftspartnern dient. Elektronische Beschaffungsprozesse, die keine Internet-Kommunikationskomponente zu Geschäftspartnern enthalten, fallen demzufolge nicht in die E-Procurement-Definition. Die einzelnen Prozesse der Beschaffung werden im Verlauf dieses Beitrags erarbeitet. Genauer betrachtet werden im Rahmen dieser Arbeit die Desktop Purchasing Systeme (DPS). Das sind Beschaffungssysteme, die jedem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, von seinem eigenen Arbeitsplatz aus Bestellungen anzustoßen. (Dolmetsch 2000; Hentrich 2001) Sie werden in erster Linie dazu eingesetzt, die Beschaffung von sogenannten MRO- (Maintenance, Repair and Operations) bzw. C-Teilen durchzuführen. (Grochla 1992) Dies sind indirekte Güter, die nicht direkt in die vom Unternehmen produzierten Endprodukte einfließen und sich durch folgende Kriterien auszeichnen (Hartmann 1999): - geringer materieller Wert und geringe strategische Bedeutung - hohe, unregelmäßige Betstellfrequenz - viele Bedarfsträger, die den Beschaffungsprozess initiieren - komplexe Berechtigungsverfahren Für die weiteren Untersuchungen ist erforderlich, den Begriff ERP-System (Enterprise Resource Planning) zu definieren. Hier handelt es sich um Anwendungen, welche die wesentlichen innerbetrieblichen Funktionsbereiche wie Beschaffung, Produktion, Vertrieb etc. unterstützen. Es handelt sich um ein integriertes System, bei dem durch zentrale Datenhaltung Redundanzen vermieden und integrierte Geschäftsprozesse ermöglicht werden. (Hansen und Neumann 2001) 2.2 Einordnung und Abgrenzung E-Procurement-Systeme werden in die Business-to-Business-Kategorie eingeordnet. (Schäfer und Schäfer 2001) Im folgenden wird eine denkbare Abgrenzung des Begriffes E-Procurement von verwandten vorgenommen (vgl. Abbildung 1). E-Procurement Beschaffungslösungen Web-Recherche Angebotsaufforderungen in Web-Sites einstellen Auktionen (Virtuelle) Marktplätze "E-Request" Kataloganwendungen horizontal vertikal Lieferantenseitige Shop-Systeme Broker Intermediäre Direct Purchasing "E-Catalog" Abbildung 1: Einordnung und Abgrenzung des Begriffes E-Procurement E-Procurement lässt sich in verschiedene Klassen unterteilen. So gibt es die Möglichkeiten der Web-Recherche in der Beschaffung und der Angebotsaufforderung per Internet. Sie sind bzgl. der Prozessabläufe und der Informationstechnik nur schwach integriert. (Block 2001) Als weitere Formen der elektronischen Beschaffung existieren Auktionen als ein mögliches Modell für die Transaktionsgestaltung sowie virtuelle Marktplätze (E-Request). 3

4 Peter Loos, Thomas Theling Letztere werden unterschieden nach vertikalen Marktplätzen für die Bedarfe innerhalb einer Industrie oder Branche, und horizontalen Marktplätzen, auf denen ein breites Sortiment an C-Artikeln branchenübergreifend beschafft werden kann. (Hentrich 2001; Schäfer und Schäfer 2001) Die Kataloganwendungen lassen sich in weitere Systeme klassifizieren. Hierzu gehören zum einen die Shop-Systeme, die teilweise eine überbetriebliche Integration per OBI oder cxml zulassen (s. Kapitel 4), jedoch keine Integrationsmöglichkeit in interne Beschaffungssysteme bieten. Zum anderen lassen sich Broker-Systeme in die Kataloganwendungen einordnen. Hier verfolgt der Käufer das Ziel, vorgegebene Preise nicht zu übersteigen. Der Broker fungiert als Intermediär, eine Integration in interne Beschaffungssysteme ist auch hier nicht gegeben. Schließlich sind die Direct oder Desktop Purchasing Systeme (DPS) als Kataloganwendungen im engeren Sinne zu nennen. Diese Systeme arbeiten mit standardisierten Katalogen. (Dolmetsch 2000) Betreiber solcher Systeme können die Abnehmer sein. In diesem Fall werden diese Kataloge im Intranet des beschaffenden Unternehmens betrieben, bei lieferantenseitigen Lösungen erfolgt der Zugriff auf den beim Lieferanten vorgehaltenen Katalog per Internet. Eine ebenfalls gängige Methode ist das Betreiben der DPS durch einen Application Service Provider (ASP). Diese auch als Cybermediär bezeichneten Lösungen zeichnen sich dadurch aus, dass wesentliche Prozessschritte und Technologien durch Drittanbieter zur Verfügung gestellt werden. (Wilking 2001) 2.3 Wirtschaftliche Gründe für den Einsatz von E-Procurement Bei der Beschaffung im traditionellen Sinn wendet die Beschaffungsabteilung viel Zeit für Routinetätigkeiten wie der Beschaffung von C-Teilen auf. Die eigentlichen Aufgaben, der strategische Einkauf und Aufgaben mit höherer Wertschöpfung wie bspw. Preis- und Konditionsverhandlungen, werden teilweise vernachlässigt. So besteht die Gefahr, dass Beschaffungsmarktpotentiale unberücksichtigt bleiben und häufig Beschaffungen außerhalb verhandelter Kontrakte getätigt werden. (Dolmetsch 2000) Aufgrund unzureichender Transparenz der häufig wiederkehrenden Beschaffungsprozesse von MRO-Produkten und fehlender Standards in diesem Bereich kommt es zu hohen Prozesskosten. Ein weiterer Grund hierfür sind die manuellen Abklärungen und Genehmigungen, die häufig wegen der fehlenden Standards und Fehlinformationen in vorhandenen Preislisten und Katalogen notwendig sind. Dies führt zu einer Verlängerung des Zeitraums zwischen der Bedarfsentstehung und dem tatsächlichen Lieferzeitpunkt. Als Folge dieser Unsicherheiten werden unerwünscht hohe Lagerbestände dieser Produkte vorgehalten. (Dolmetsch 2000; Block 2001) Der Einsatz von elektronischen Beschaffungssystemen bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich. Allgemein werden Vorteile wie Senkung der Prozesskosten, Effiziente dezentrale Beschaffung, Senkung der Produktkosten durch genauere Bedarfsvorhersagen und -bündelungen sowie die Senkung von Bestandskosten genannt. (Dolmetsch 2000; Hentrich 2001) 4

5 Integrationsmöglichkeiten von E-Procurement-Systemen Zahlen in folgenden Größenordnungen belegen diese Effekte: So können bspw. 60% der Bestellanforderungen durch einen elektronischen Produktkatalog abgewickelt werden. (Dolmetsch 2000) Die Prozesskosten bei diesen Beschaffungen können bis zu 90%, die Produktkosten um durchschnittlich 5 bis 10% und die Bestandskosten um bis zu 30% gesenkt werden. (Schneider und Schnetkamp 2000) Einhergehend mit einer Verringerung der manuellen Aktivitäten im Beschaffungsprozess um annähernd 60% kann die interne Durchlaufzeit einer Bedarfsanforderung von 14 auf zwei Tage gesenkt werden. (Block 2001) Somit ist eine kostengünstigere und bedarfsgerechtere Beschaffung insbesondere von MRO-Produkten und C-Teilen möglich. Zur Nutzung dieser Vorteile ist nicht nur die Integration der Prozesse mit den Geschäftspartnern notwendig, sondern auch die Integration der E-Procurement-Systeme in die unternehmensinternen ERP-Systeme. Technologische Ansätze hierzu werden in den folgenden Kapiteln näher dargestellt. 3 Beschaffungsprozesse und deren Realisierung mit E-Procurement In der Literatur existieren verschiedene Ansätze, einen Beschaffungsvorgang in Prozessschritte zu gliedern. Abhängig von der Prozessgestaltung selbst ist auch die Notwendigkeit der Integration in interne ERP-Systeme bzw. in die E-Procurement-Systeme. 3.1 Prozessdarstellung Einfachere Darstellungen gehen von vier einzelnen Schritten (Anfrage, Vertrag, Bestellabwicklung, Zahlungsabwicklung) aus. (Schäfer und Schäfer 2001) Hier liegt der Fokus auf der Kooperation der Geschäftspartner, interne Prozesse wie Genehmigungsverfahren oder Wareneingangsprüfung bleiben unberücksichtigt. Daher ist diese Sichtweise für die folgende Problemstellung nicht geeignet. Eine erweiterte Sichtweise der Beschaffungsprozesse, nämlich eine Fokussierung auf die innerbetrieblichen Abläufe, liefert ein Phasenmodell, das aus den fünf Phasen Sourcing und Genehmigung, Bestellanforderung und Bestellung, Lieferung und Empfang, Rechnungsprüfung und Bezahlung sowie Prozessführung besteht. (Dolmetsch 2000) Obwohl hier sowohl innerbetriebliche Prozesse als auch überbetriebliche Kommunikation wie bei der Bestellung oder der Rechnungsprüfung berücksichtigt werden, ist dieses Modell für die weitere Betrachtung nicht detailliert genug. Für die weitere Betrachtung soll folgendes Modell von Beschaffungsprozessen herangezogen werden. Es entspricht einer Kombination der Modelle von (Bogaschewski 1999) und (Hartmann 1999). Die Möglichkeit, die Beschaffungsprozesse als Beschaffungskreislauf darzustellen (Hentrich 2001), wird in dieser Arbeit nicht berücksichtigt, da sie keine Auswirkungen auf die erwarteten Ergebnisse haben werden. Folgende Teilprozesse werden näher untersucht: 1. Bedarfsermittlung (Kataloge/ Klassifikation) 5

6 Peter Loos, Thomas Theling 2. Bestandskontrolle 3. Lieferantenauswahl (Verhandlung von Konditionen/ Preisen/ Mengen) 4. Budgetfreigabe 5. Bestellabwicklung (Bestellung/ Absage) 6. Bestellüberwachung 7. Wareneingang 8. Rechnungsprüfung 9. Zahlungsabwicklung 3.2 Bewertung der Prozesse Im folgenden wird erarbeitet, welche der oben hergeleiteten Teilprozesse durch E-Procurement und welche durch ERP-Systeme automatisiert werden können. Klassische interne Prozesse wie die Bedarfsermittlung, die Bestandskontrolle, der Wareneingang mit Wareneingangsprüfung und die Zahlungsabwicklung sind prädestiniert für die vorhandenen ERP-Systeme. Insbesondere die Bedarfsermittlung ist in der Praxis bereits vielfach durch Bedarfsplanungsverfahren in den ERP-Systemen gewährleistet, jedoch beschränkt sich dies auf direkte Güter und betrifft weniger MRO-Produkte, die im allgemeinen nicht disponiert oder beplant werden. Die Lieferantenauswahl kann bedingt automatisiert werden. Vorverhandlungen und Kontrakte sind vom strategischen Einkauf bilateral mit den Geschäftspartnern abzuwickeln. Wenn feste Lieferanten für benötigte Materialien feststehen, kann die Lieferantenauswahl für MRO-Beschaffungen im E-Procurement-System automatisiert werden. Die Budgetfreigabe bzw. Genehmigung und die Bestellüberwachung sind wiederum zwei klassische interne Prozesse, die durch Funktionen existierender ERP-Systeme größtenteils abgedeckt werden. So kann die Budgetfreigabe durch einen einfachen Workflow abgebildet werden, die Bestellüberwachung kann anhand von Bestellmahnstufen individuell festgelegt und automatisiert werden. Zu berücksichtigen ist, dass bei der Bestellüberwachung eine Schnittstelle zum Lieferanten gegeben sein sollte, um mögliche Mahndokumente elektronisch auszutauschen. Häufig werden bei MRO- Beschaffungen zur Beschleunigung der Prozesse die Genehmigungsverfahren im E-Procurement-System abgewickelt, um Schnittstellen zum ERP-System und somit Fehlerquellen zu vermeiden. Die Bestellabwicklung, die Rechnungsprüfung und die Zahlungsabwicklung wird in herkömmlichen Beschaffungsprozessen im internen ERP-System abgewickelt. Da bei diesen Prozessen die Kommunikation mit den Geschäftspartnern notwendig ist, eignen sich hier E-Procurement-Systeme zur Prozessverbesserung. So können die Dokumente Bestellung, Auftragsbestätigung und Rechnung entsprechend elektronisch ausgetauscht und in die entsprechenden Systeme integriert werden. 6

7 Integrationsmöglichkeiten von E-Procurement-Systemen Prozess Abbildung in ERP-Systemen Abbildung in E-Procurement- Systemen Bedarfsermittlung - Bestandskontrolle - Lieferantenauswahl Budgetfreigabe/ Genehmigung Bestellabwicklung Bestellüberwachung Wareneingang - Rechnungsprüfung Zahlungsabwicklung - = gut geeignet, = bedingt geeignet, - = nicht geeignet Abbildung 2: Typische Beschaffungsprozesse und deren elektronische Unterstützung 4 Integration von E-Procurement-Prozessen Aufbauend auf das obige einfache Prozessmodell für die Beschaffung soll nun untersucht werden, inwiefern einzelne Datenströme zwischen den Geschäftspartnern implementiert und verarbeitet werden können. Dazu werden kurz wesentliche Basistechnologien vorgestellt. 4.1 Voraussetzungen Bei der Implementierung von E-Procurement-Systemen ist insbesondere zu beachten, ob neue EDV-Ressourcen notwendig sind, oder ob man auf Kataloge und Systeme der Lieferanten oder ASP zurückgreifen kann. Weiterhin muss ein Intranet vorhanden sein, und der Datenaustausch zu E-Procurement-Partnern muss definiert werden. (Möhrstädt, Bogner et al. 2001) Um die Kommunikation mit Geschäftspartnern zu gewährleisten, müssen zunächst geeignete Internetschnittstellen definiert werden. Diese Schnittstellen müssen zum einen die auszutauschenden Informationen (z.b. in Form von Belegen) in einem für beide Geschäftspartner verbindlichen Format übermitteln. Zum anderen müssen die Informationen zeitnah zu ihrer Entstehung ausgetauscht werden, um die Prozesse zu beschleunigen. Technisch denkbar sind sowohl temporäre ISDN- oder DSL-Verbindungen als auch permanente Anbindungen an das Internet sowie eine Lösung zur Konvertierung der ausgetauschten Daten in bspw. EDI oder XML. Der Fokus der Prozessoptimierung darf nicht nur auf interne Prozesse gerichtet werden, sondern unternehmensübergreifende Wertschöpfungsprozesse sind in den Mittelpunkt der Betrachtung zu stellen. Im Sinn einer integrierten Systemlandschaft sollte das ERP- System in einzelne Module aufgeteilt sein, um die Schnittstellenproblematik besser be- 7

8 Peter Loos, Thomas Theling herrschen zu können. (Hentrich 2001) Betroffene Anwendungsbereiche sind in erster Linie: (Dolmetsch 2000) - Personalwirtschaft (Mitarbeiterdaten, Benutzerprofile, Budgets, Empfängerdaten, Zugriffsrechte) - Materialwirtschaft (Stammdaten wie Materialstamm, Lieferantenstammdaten, Belege wie Bestellanforderungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Tracking, Reporting) - Finanzbuchhaltung (Kostenstellen und arten, Bewertungen, Verbuchungen, Zahlungsbudgets, Rechnungen etc.) Hier sind geeignete Schnittstellen zwischen E-Procurement- und ERP-System zu definieren und zu implementieren. Im Folgenden werden nur Prozesse nach ihren Integrationsanforderungen untersucht, welche sich durch den Einsatz von E-Procurement-Systemen unterstützen lassen. 4.2 Unternehmensinterne E-Procurement-Integration Eine Studie von Forrester Research erkannte folgende Probleme bei der Beschaffungsabwicklung mit ERP-Systemen: (Schneider und Schnetkamp 2000) - ERP-Systeme sind monolithisch aufgebaut, was eine Anwendung von Internettechnologien erschwert - Die Nutzer von ERP-Systemen sind zu stark von dem eingesetzten Softwareprodukt abhängig - Eine Integration mit externen Unternehmensprozessen ist nur in einem eingeschränkten Maße möglich - Insgesamt ist die Anpassungsfähigkeit als gering einzustufen Um dennoch eine im Unternehmen integrierte Systemlandschaft zu schaffen, ist erforderlich, die vorhandenen ERP-Systeme mit den neu einzuführenden E-Procurement- Systemen zu integrieren, so dass bspw. DPS die einfache Bedienbarkeit der Browser- Oberfläche mit der betriebswirtschaftlichen Funktionalität der ERP-Systeme vereinen. Andernfalls fallen manuelle Mehrfacheingaben an, und redundante Datenbestände müssen gepflegt werden. (Dolmetsch 2000) Die Integration von E-Procurement-Systemen in ERP kann auf verschiedene Weisen erfolgen. SAP s eigenes BBP-System (Business-to-Business-Procurement), was zwischenzeitlich durch mit mysap E-Procurement bzw. Supplier Relationship Management weiterentwickelt wurde, (SAP AG 2002) setzt Stammdaten aus dem DPS mit inhaltsgleichen Stammdaten aus dem SAP gleich, allerdings ist hier teilweise eine doppelte Pflege der Systeme notwendig. (Hentrich 2001) Unter anderem kann die Prozessintegration zwischen E-Procurement- bzw. Desktop- Purchasing-System und ERP-System technisch auf zwei verschiedene Arten erfolgen: (Dolmetsch 2000) - Per Messaging, einem asynchronen Nachrichtenaustausch zwischen DPS und ERP- System. Die sendende Applikation gibt den gesamten Geschäftsvorfall in Form von 8

9 Integrationsmöglichkeiten von E-Procurement-Systemen elektronischen Belegen an das Workflow-System der empfangenden Applikation weiter. Die Bearbeitung des Geschäftsvorfalls ruht solange, bis der Empfänger des Dokuments seine Bearbeitungsschritte durchführt. - Per RPC (Remote Procedure Call). Das DPS greift über eine Prozedur oder einen Methodenaufruf auf die Funktionalität des ERP-Systems zu. Dies kann bspw. im Rahmen der CORBA-Architektur zur Kommunikation verteilter heterogener Objekte geschehen. (Object Management Group 2002) Diese Kommunikation zwischen ERP-System und DPS erfordert häufig offengelegte Programmschnittstellen (API s, Application Programming Interfaces), die Integration der Systeme erfolgt über sogenannte Nachrichtendokumente. Die im vorigen Kapitel dargestellten, durch E-Procurement unterstützen Prozesse können demnach folgendermaßen in ERP-Systeme integriert werden: - Lieferantenauswahl: Erforderlich ist ein kontinuierlicher Abgleich der Lieferantendaten des ERP-Systems mit denen des DPS. Das bedeutet, dass bei jeder Stammdatenänderung die Änderung in beiden Systemen zeitgleich erfolgen sollte. Der Stammdatenabgleich kann in erster Linie mittels RPC erfolgen, was einen Abgleich der Daten ohne Zeitverzögerung ermöglicht. - Genehmigungsverfahren: Da dieses Verfahren primär im DPS durchgeführt wird, ist keine Integration in die vorhandenen ERP-Systeme notwendig. Lediglich Daten wie Mitarbeiterstammdaten und deren Berechtigungen sind in beiden Systemen kongruent zu halten. - Bestellabwicklung: Bestellungen, die aus dem DPS versendet werden, müssen nur dann an das ERP-System weitergeleitet werden, wenn im ERP-System Bestände ü- ber die bestellten Materialien geführt werden bzw. eine Disposition der georderten Güter erfolgt. Da dies bei MRO-Produkten seltener der Fall ist, ist keine Integration in das ERP-System erforderlich. Andernfalls bietet sich der Dokumentenaustausch per Messaging an, so dass der entsprechende Sachbearbeiter bei Übertragungsfehlern manuell eingreifen kann. - Bestellüberwachung: Falls die Bestellüberwachung im ERP-System erfolgt, sind die Bestellungen aus dem E-Procurement-System auf die eben beschriebene Art und Weise in das ERP-System einzuspielen. - Rechnungsprüfung: Hier ist auf jeden Fall eine Integration zwischen E-Procurement- und ERP-System erforderlich, da die Finanzbuchhaltung im unternehmensinternen System abgewickelt wird. Ähnlich wie bei Bestellungen kann hier das Messaging zum Dokumentenaustausch verwendet werden. 9

10 Peter Loos, Thomas Theling E-Procurement-Prozess Integrationsobjekt Technologie Anwendungsbereich Lieferantenauswahl Lieferantenstammdaten RPC Materialwirtschaft/ Einkauf Genehmigungsverfahren Mitarbeiterstammdaten RPC Human Resources Bestellabwicklung Bestellungen Auftragsbestätigungen Messaging Materialwirtschaft/ Einkauf Bestellüberwachung Bestellungen Auftragsbestätigung Messaging Materialwirtschaft/ Einkauf Rechnungsprüfung Rechnungen Messaging Finanzbuchhaltung Abbildung 3: Vorschlag zur Integration von E-Procurement-Prozessen in ERP-Systeme 4.3 Unternehmensübergreifende E-Procurement-Integration Im vorigen Abschnitt wurde die Integration von E-Procurement unterstützen Prozessen in unternehmensinterne ERP-Systeme beschrieben. In diesem Abschnitt wird nun die überbetriebliche Integration der Daten und Prozesse dargestellt. Insbesondere zum Austausch und zur Pflege der Katalogdaten haben sich eine Reihe von Standards herausgebildet, die heute in der Praxis verwendet werden. In erster Linie sind hier XML und dessen Instanzen wie cxml oder xcbl zu nennen. (cxml Organization 2002; World Wide Web Consortium 2002; xcbl Users Group 2002) Diese Deskriptionssprachen bieten ein einheitliches Rahmenwerk zum Austausch von Geschäftsdokumenten und Katalogdaten. Weitere Standards für den Katalogdatenaustausch sind beispielsweise BMEcat, O- pentrans für Geschäftsdokumente (kompatibel zu BMEcat) und das OBI-Verfahren (Open Buying on the Internet). Hierbei handelt es sich um einen anbieterneutralen Übertragungsstandard für die Beschaffung von MRO-Produkten über das Internet. Zur Beschreibung der Standards siehe (Hentrich 2001; Kelkar, Otto et al. 2001; ebusiness Standardization Committee 2002; OBI Consortium 2002). Um einen einheitlichen Katalogstandard zu gewährleisten, in dem jedes Produkt eindeutig klassifiziert und eingeordnet ist, existieren mehrere Klassifikationssysteme, die jedoch unterschiedliche Ansätze verfolgen. Weit verbreitete Katalogstandards sind bspw. eclass, UN/SPSC oder ETIM. (Mucha und Ulrich 2000; Electronic Commerce Code Management Association 2002; Institut der deutschen Wirtschaft 2002) Bei der unternehmensübergreifenden Integration von E-Procurement-Systemen werden im folgenden für die durch E-Procurement unterstützten Prozesse beispielhafte Integrationsmöglichkeiten dargestellt: - Lieferantenauswahl: Denkbar ist ein Szenario, in dem Lieferanten ihre eigenen Stammdaten in den jeweiligen Katalogsystemen pflegen, so dass von Abnehmerseite diesbezüglich keine Datenpflege notwendig ist. Als Datenübertragungsformat können die oben angeführten Standards herangezogen werden. - Genehmigungsverfahren: Da dieses Verfahren rein innerbetrieblich ist, erfolgt hier keine überbetriebliche Integration. 10

11 Integrationsmöglichkeiten von E-Procurement-Systemen - Bestellabwicklung: Die Versendung der Bestellungen aus dem DPS zum Lieferanten kann ebenfalls mit obigen Standards erfolgen. - Bestellüberwachung: Die Bestellüberwachung ist ein rein interner Prozess und bedarf nur im Falle des Versendens einer Mahnung einer Schnittstelle zum Lieferanten. - Rechnungsprüfung: Bei der Verwendung von E-Procurement-Systemen ist häufige Praxis, dass die Bestellungen über bestimmte Mengen- oder Wertkontrakte abgerechnet werden oder Gutschriftverfahren zum Einsatz kommen. Dies hat zur Folge, dass die Rechnungen nicht unbedingt in das DPS einfließen, sondern bilaterale Vereinbarungen eine individuelle Gestaltung der Rechnungsstellung erlauben. 5 Zusammenfassung und Ausblick Durch die konsequente Integration von E-Procurement-Systemen in vorhandene ERP- Systeme können eine Vielzahl von Vorteilen zur Prozessverbesserung und Kosteneinsparung realisiert werden. Die teils proprietären und insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen nicht rentablen EDI-Systeme ermöglichen zwar einen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen, sind jedoch nur bedingt dazu geeignet, die Funktionalität von DPS-Systemen oder anderen E-Procurement-Lösungen abzubilden. E-Procurement-Lösungen als Stand-Alone-Lösung ohne jegliche ERP- oder Lieferantenintegration bietet hingegen keine Vorteile, da diese Insellösung zwar nice to have und für den Endanwender einfach zu bedienen ist, jedoch kaum Prozess verbessernde Auswirkungen hat. Vielmehr wird lediglich die Pflege eines weiteren DV-Systems notwendig, ohne bereichsübergreifende Prozessverbesserungen zu erreichen. Durch die Weiterentwicklung der Technologien und insbesondere der XML basierten Standardisierungen wie eclass oder ETIM werden Hemmschwellen zur Nutzung der E-Procurement-Systeme abgebaut. Durch die Verwendung von einheitlichen, allgemeingültigen Standards wird die Integration erleichtert und die Schnittstellenproblematik sowohl der E-Procurement-Systeme zum Lieferanten als auch der E-Procurement- Systeme in ERP-Systeme vermindert. Langfristiges Ziel muss jedoch die Schaffung eines einheitlichen Standards für Katalogsysteme sein, um eine einheitliche Kommunikationsbasis zu gewährleisten. In weiteren Untersuchungen ist festzustellen, wie die Wirtschaftlichkeit solcher E-Procurement-Systeme im allgemeinen und DPS im besonderen für kleine und mittlere Unternehmen zu quantifizieren ist. Die Undurchdringlichkeit und Schnelllebigkeit des Marktes für E-Procurement-Anbieter macht eine langfristige vergleichende Bewertung der am Markt befindlichen Lösungen quasi unmöglich. 11

12 Peter Loos, Thomas Theling Literaturverzeichnis Block, C. H. Professionell einkaufen mit dem Internet: E-Procurement - Direct Purchasing, Carl Hanser Verlag, München, Wien, Bogaschewski, R. Electronic Procurement - Neue Wege in der Beschaffung. Elektronischer Einkauf: Erfolgspotentiale, Praxisanwendungen, Sicherheits- und Rechtsfragen, Dt. Betriebswirte-Verlag, Gernsbach, cxml Organization cxml - Frequently Asked Questions, 2002, (Stand: ). Dolmetsch, R. eprocurement. Einsparungspotentiale im Einkauf, Addison-Wesley, München, ebusiness Standardization Committee Weiterführende Informationen zu BMEcat, 2002, (Stand: ). Electronic Commerce Code Management Association Frequently Asked Questions, 2002, (Stand: ). Grochla, E. Grundlagen der Materialwirtschaft Gabler, Wiesbaden, Hansen, H. R. und Neumann, G. Wirtschaftsinformatik I, Lucius & Lucius, Stuttgart, Hartmann, D. R. Wettbewerbsvorteile durch Electronic Procurement Elektronischer Einkauf: Erfolgspotentiale, Praxisanwendungen, Sicherheits- und Rechtsfragen, Dt. Betriebswirte-Verlag, Gernsbach, Hentrich, J. B2B-Katalogmanagement - E-Procurement und Sales im Collaborative Business, Galileo Press, Bonn, Institut der deutschen Wirtschaft ecl@ss - Standard für Materialklassifikation und Warengruppen, 2002, (Stand: ). Kelkar, O. et al. Spezifikation opentrans, 2001, (Stand: ). Möhrstädt, D. G. et al. Electronic Procurement planen - einführen - nutzen: von der Konzeption zu optimalen Beschaffungsprozessen, Schäffer-Poeschel, Stuttgart, Mucha, M. und Ulrich, A. Clearing Center für Produktdatenmanagement, ElektroWirtschaft (07/2000), S OBI Consortium Open Buying on the Internet - A Standard for Business-to-Business Internet Commerce, 2002, (Stand: ). Object Management Group CORBA Basics, 2002, (Stand: ). SAP AG mysap Supplier Relationship Management, 2002, (Stand: ). Schäfer, H. und Schäfer, B. Einkaufsdienstleistungen via Internet: mit eprocurement und etrading erfolgreich Kosten senken, Deutscher Wirtschaftsdienst, Köln, Schneider, D. und Schnetkamp, G. E-Markets - B2B-Strategien im Electronic Commerce, Gabler, Wiesbaden, Wilking, G. Beschaffung mittels internetbasierter Produktkataloge, Deutscher Universitätsverlag, Wiesbaden, World Wide Web Consortium Extensible Markup Language (XML) 1.0, (Stand: ). xcbl Users Group xcbl - Frequently Asked Questions, 2002, (Stand: ). 12