Vergabekonforme Beschaffung für öffentliche Auftraggeber

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3 Inhaltsverzeichnis Seite citkomarket: Die vergabekonforme Einkaufsplattform 5 innovativ: Vorteile auf einen Blick 7 modern: Bequeme und einfache Navigation 9 nachhaltig: Berücksichtigung anerkannter Nachhaltigkeitskriterien 11 kosteneffizient: Leverkusen Einsparpotential durch citkomarket 13 erfolgreich: Grevenbroich gewinnt den E-City NRW Award 15 empfehlenswert: Kundenzitate 17 zukunftsorientiert: Die Citkomm 19

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5 citkomarket: Die vergabekonforme Einkaufsplattform Mit citkomarket (ehemals ISMarket) bieten wir Ihnen eine etablierte E-Procurement-Plattform, in der Sie auf einen breiten Lieferantenstamm zurückgreifen können. Über citkomarket können Sie mehr als 2 Mio. Artikel u.a. aus den Bereichen Bürobedarf, Hardware, Tinte/Toner, Reinigung, Kopierpapier u.v.m. bestellen. Bundesweit nutzen bereits mehr als 300 Verwaltungen das System und profitieren von den Vorteilen der elektronischen Beschaffung. Zu den Referenzkunden von citkomarket zählen u.a. der Lahn-Dill-Kreis, die Stadt Aachen, die Stadt Leverkusen, der Rhein-Kreis Neuss, der Wetteraukreis, die Stadt Marl, der Rhein-Erft-Kreis, das Landratsamt Ravensburg, die Stadt Grevenbroich, der Landkreis Osterholz und die Stadt Mülheim an der Ruhr sowie einige Hochschulen. Individuell, wie Ihre Verwaltung Selbstverständlich kann citkomarket an die individuellen Beschaffungsprozesse einer Verwaltung angepasst werden. Das Workflowkonzept des Systems ermöglicht hierbei unterschiedliche Rollenprofile für Verwaltungsmitarbeiter. Die Entscheidungswege innerhalb der Verwaltung werden analysiert und maßgeschneiderte Berechtigungen vergeben. Ganz gleich, ob die Beschaffungsstruktur in Ihrer Verwaltung zentral oder dezentral organisiert ist: Eine Implementierung Ihrer Vorgaben ist durch die dynamischen Rollenprofile möglich. Jeder Mitarbeiter erhält einen individuellen und personalisierten Zugang zu citkomarket und kann gemäß seiner Berechtigung tätig werden. 5

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7 innovativ: Vorteile auf einen Blick citkomarket bietet Ihnen: kostenlose Nutzung der Plattform Optimierung der Einkaufprozesse Reduzierung von Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten vergabekonformes Einkaufen Abbildung individueller Einkaufsstrukturen durch eine flexible Workflow-Engine große Auswahl an Lieferanten mehr als 2 Mio. Artikel aus den Bereichen Bürobedarf, IT, Tinte/Toner, Reinigung und Papier Preise auf Ausschreibungsniveau auch bei Kleinmengen! Anpassungen nach individuellen Kundenwünschen umfangreiche Reportingfunktion dynamische Vorlagen Neben der reinen Bestellabwicklung bietet citkomarket durch laufende Weiterentwicklung neue Funktionalitäten wie z.b.: Anbindung an ERP-Systeme (z.b. SAP, MACH) Nutzung eigener Kataloge und Rahmenverträge Lagerverwaltung Lieferanteninformation Preisanfrage u.v.m. Für uns stehen die Kundenwünsche und -bedürfnisse an erster Stelle. Die Citkomm leistet damit einen wichtigen Beitrag zu einem effektiven und preiswerten E-Procurement. 7

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9 modern: Bequeme und einfache Navigation Als technische Voraussetzungen für citkomarket dienen lediglich Internetzugang und Browser. Installation und Wartung entfallen. citkomarket ist ein ergonomisches System: Der Schulungsaufwand beschränkt sich auf eine kurze Einweisung. Selbstverständlich endet die Unterstützung nicht mit der Inbetriebnahme des Systems. Unser citkomarket-team begleitet Ihre Mitarbeiter im gesamten Verlauf der Systemnutzung. Sie erreichen unsere Mitarbeiter über: unsere kostenlose Service-Hotline Mail-Anfrage aus dem System direkte Artikel-Anfrage 9

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11 nachhaltig: Berücksichtigung anerkannter Nachhaltigkeitskriterien Die Vergabeordnungen der EU und die nationalen Vergabevorschriften fordern zunehmend die Berücksichtigung ökologischer und sozialer Kriterien, um durch das eigene Beschaffungsverhalten einen positiven Beitrag zu einer lebenswerten Umwelt nicht nur für unsere, sondern auch zukünftige Generationen zu leisten. In citkomarket können Artikel sukzessive mit einem Nachhaltigkeitsindex ausgezeichnet werden, der angibt, zu welchem Prozentsatz der Artikel und dessen Versand anerkannte Nachhaltigkeitskriterien erfüllt. Zu diesem Zweck kooperieren wir mit der Blue Score GmbH, die Nachhaltigkeitskriterien aus Verordnungen, Prüfkriterien von Umweltzeichen, Leitfäden zur nachhaltigen Beschaffung und anderen anerkannten Quellen zusammenträgt und in einer Datenbank aufbereitet. Jeder Einkäufer soll auf einfache Weise die Produkte wählen können, die das beste Verhältnis zwischen dem Preis und der Nachhaltigkeit aufweisen. einfach nachhaltig einkaufen mit citkomarket 11

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13 kosteneffizient: Leverkusen Einsparpotential durch citkomarket Die Stadt Leverkusen nutzt citkomarket seit Neben Preisvorteilen beim Einkauf überzeugen vor allem die eingesparten Raum- und Personalressourcen. Ein seinerzeit von der Stadt durchgeführter Probelauf der Plattform zeigte das immense Einsparpotential, das durch citkomarket generiert werden kann. Der Arbeitsaufwand bei der Beschaffung konnte drastisch reduziert werden. Vor allem bei Artikeln mit geringem Wert machte sich dies bemerkbar. Untersuchungen in Leverkusen hatten ergeben, dass Büromaterial als typischer C-Artikel nur 3,1% des Auftragswertevolumens umfasste, aber 26% des operativen Einkaufs (=der erteilten Aufträge) ausmachte. Es wurden neue Anbieter mit günstigeren Konditionen gefunden. Bei den Bestellungen im Testzeitraum konnten Preisvorteile von bis zu 20% erzielt werden! Die Einkäufer waren begeistert. Die Ergebnisse führten zur Einführung von citkomarket in der Verwaltung Leverkusens. Im März 2005 ging die Stadt noch einen Schritt weiter. Sie führte Bedarfsmelder der Fachbereiche in den automatisierten Beschaffungsprozess ein. Die Erstellung der Bestellanforderungen erfolgte dabei unter Nutzung der Kataloge im System. Als Folge der Umstellung in 2005 konnte der Personaleinsatz im zentralen Einkauf um 35% reduziert werden. 13

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15 erfolgreich: Grevenbroich gewinnt den E-City NRW Award 2005 überreichte das Land Nordrhein-Westfalen gemeinsam mit dem Behörden Spiegel den Preis für herausragende Internet-Dienstleistungen von Städten und Gemeinden an die bekannte Stadt in der Kölner Bucht. Gesucht wurden seinerzeit die besten netzbasierten Lösungen für interaktives E-Government. In der Kategorie G2B (Government to Business / Verwaltung zur Wirtschaft) siegte die Stadt Grevenbroich mit dem Projekt Public Procurement: elektronische Beschaffung über das Internet und dem E-Procurement Portal citkomarket. Das Spar-Projekt Die Stadt Grevenbroich hatte beim Projektbeginn das Ziel, Kosten im eigenen Beschaffungswesen einzusparen. Grundlage hierfür bildete eine Prozesskostenanalyse. Das Projekt verlief sehr erfolgreich. Die Stadt konnte nicht nur den E-City NRW Award gewinnen, sondern alle ihre Projektziele realisieren. Die Einkaufspreise konnten um 7%, die Prozesskosten sogar um 36% gesenkt werden. 15

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17 empfehlenswert: Kundenzitate Seit 2009 habe ich einen Zugang zum E-Government Portal der Citkomm. Hatte ich auf Grund meiner Ungeübtheit zunächst noch Startschwierigkeiten mit der Bestellung, wurde der Onlineeinkauf mit der Zeit immer schneller. Mittlerweile kann ich sagen, dass mir das Einkaufen über citkomarket Spaß macht. Sollte man tatsächlich mal aus Versehen eine falsche Menge bestellt haben, kann man dieses sofort telefonisch wieder korrigieren. Ich habe mit citkomarket (seinerzeit ISMarket/Intersource) im Laufe der Jahre im Vergleich zur Katalogbestellung wirklich viel Geld gespart. Nicht zuletzt ist die Warenlieferung immer sehr schnell und meine Citkomm-Ansprechpartner kompetente, geduldige und freundliche Ratgeber. Meine anfängliche Skepsis gegenüber dieser Verkaufsplattform war unbegründet. Karin Weidemann, Landkreis Wesermarsch citkomarket vereint zwei Dinge, die sich sinngemäß entgegenstehen: Vergaberecht und Praktikabilität! Es ist eine einzigartige Lösung, die durch Erleichterung des täglichen Beschaffungsgeschäftes besticht und doch die Regularien des öffentlichen Beschaffungsvorganges abbildet. Außerdem reicht ein Klick für den ausreichenden Marktüberblick. Bei der hiesigen Verwaltung ist citkomarket seit langem nicht mehr wegzudenken. Andreas Halfmann, Zentrale Dienste, Gemeinde Odenthal Der Kreis Olpe kauft seinen Bürobedarf seit 2001 über die Beschaffungsplattform der Citkomm ein. So konnten nicht nur die Prozesskosten gesenkt werden, die Kreisverwaltung kauft obendrein auch günstiger ein. Die Zusammenarbeit mit den kompetenten Mitarbeitern ist immer unkompliziert und fruchtbar gewesen. Ein guter Weg für alle, die im Beschaffungswesen Geld sparen wollen. Jürgen Hamers, Kreis Olpe 17

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19 zukunftsorientiert: Die Citkomm Verwaltungen stehen in der heutigen Zeit vor immer größeren Herausforderungen. Zum einen sind die Kommunen einem wachsenden Sparzwang unterworfen, während auf der anderen Seite immer mehr Bürgerfreundlichkeit gefordert wird. Die Citkomm hat sich dieser besonderen Herausforderung angenommen. Das Unternehmen ist mit über 40-jähriger Firmengeschichte einer der größten kommunalen IT-Dienstleister in NRW. Zu seinem breiten Kundenstamm zählen öffentliche Verwaltungen ebenso wie kommunale Unternehmen und Non-Profit Organisationen. Die Citkomm zeichnet sich durch ein innovatives Produktportfolio aus, das sich aus individuellen Dienstleistungsangeboten der Informationstechnologie zusammensetzt. Einen ganz besonderen Schwerpunkt setzt sie dabei auf das E-Government. Der Citkomm ist es ein besonderes Anliegen, die Verwaltungen mit innovativen Lösungen in ein neues digitales Zeitalter zu führen. Stark im Verbund Die Citkomm ist der Zusammenschluss des Zweckverbandes KDVZ Citkomm und seiner Tochtergesellschaft Citkomm services GmbH. Beide Unternehmen treten gemeinsam als Verbund auf und können so jeweils auf die Leistungsfähigkeit, Erfahrungen und Ressourcen des Anderen zurückgreifen. Die Muttergesellschaft KDVZ Citkomm ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts in der Rechtsform eines Zweckverbandes. Sie wird von den drei Kreisen Hochsauerlandkreis, Märkischer Kreis und Kreis Soest sowie von den 41 in diesen Kreisen liegenden Städten und Gemeinden getragen. Auch die Kommunen im Rheinisch-Bergischen Kreis sowie mehrere Kommunen des Kreises Unna nehmen die Dienstleistungen vollumfänglich in Anspruch. Die Citkomm services GmbH ist eine 100%ige Tochter des Zweckverbandes KDVZ Citkomm. Sie wickelt die Geschäfte außerhalb des Zweckverbandes ab. Die Citkomm services GmbH bedient ausschließlich den Markt der Kommunen, kommunaler Unternehmen, sowie sonstiger Non-Profit-Unternehmen. 19

20 Citkomm Griesenbraucker Str Iserlohn Telefon Fax

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