1 Einleitung Der Beschaffungsprozess im Überblick Bestellprozess Bestellanforderung... 13

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1 M a t e r i a l - w i r t s c h a f t 2. Ausgabe /

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3 Inhalt 1 Einleitung Der Beschaffungsprozess im Überblick Bestellprozess Bestellanforderung Bestellanforderung anlegen Bestellanforderung Kopf Bestellanforderung Positionen Bestellanforderung Positionsdetails Belegübersicht Persönliche Einstellungen Bestellung Bestellung anlegen Bestellung Kopf Bestellung Positionen Bestellung Positionsdetails Bestellung anzeigen Bestellung ändern Nachrichtenausgabe Bestellung Nachrichtenbearbeitung Einkaufsbelege: Nachrichten Wiederholausgabe einer Nachricht Nachrichtenausgabe Anlage anlegen Wareneingang Wareneingang erfassen Wareneingang stornieren Rücklieferung Materialbelege anzeigen Rechnungsprüfung Rechnung erfassen Arbeitsvorrat Belegkopfdaten Gutschrift erfassen Seite 3

4 5.3 nachträgliche Belastung nachträgliche Entlastung Rechnungsbeleg anzeigen Storno Rechnungsbeleg Rechnungsbeleg anzeigen Storno buchen Rechnung freigeben Automatische Freigabe Manuelle Freigabe Seite 4

5 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Beschaffungsprozess in SAP...10 Abbildung 2: Organisationseinheiten in SAP...10 Abbildung 3: Bestellanforderung anlegen Einstiegsbild...14 Abbildung 4: Bestellanforderung anlegen Positionsdetail Kontierung...18 Abbildung 5: Bestellanforderung anlegen Positionsdetail Materialdaten...19 Abbildung 6: Bestellanforderung anlegen Positionsdetail Mengen und Termine...19 Abbildung 7: Bestellanforderung anlegen Positionsdetail Bewertung...20 Abbildung 8: Bestellanforderung anlegen Belegübersicht...21 Abbildung 9: Bestellanforderung anlegen Pers. Einstellungen Grundeinstellungen...23 Abbildung 10: Bestellanforderung anlegen Pers. Einstellungen Vorschlagswerte...24 Abbildung 11: Bestellung anlegen Kopfdaten Lieferung / Rechnung...25 Abbildung 12: Bestellung anlegen Kopfdaten Konditionen...26 Abbildung 13: Bestellung anlegen Kopfdaten Texte...27 Abbildung 14: Bestellung anlegen Kopfdaten Anschrift...27 Abbildung 15: Bestellung anlegen Kopfdaten Zusatzdaten...27 Abbildung 16: Bestellung anlegen Kopfdaten OrgDaten...28 Abbildung 17: Bestellung anlegen Kopfdaten Status...28 Abbildung 18: Bestellung anlegen Positionsübersicht...29 Abbildung 19: Bestellung anlegen Positionsdetail Kontierung...32 Abbildung 20: Bestellung anlegen Positionsdetail Konditionen...33 Abbildung 21: Bestellung anlegen Positionsdetail Lieferung...34 Abbildung 22: Bestellung anlegen Positionsdetail Rechnung...35 Abbildung 23: Bestellung anlegen Rechnungsplan auswählen...36 Abbildung 24: Bestellung anlegen Positionsdetail Texte...36 Abbildung 25: Bestellung anlegen Positionsdetail Anlieferadresse...36 Abbildung 26: Bestellung anzeigen Beleg selektieren...37 Abbildung 27: Bestellung ändern Beleg selektieren...38 Abbildung 28: Nachrichtenausgabe Bestellung Einstiegsbild...39 Seite 5

6 Abbildung 29: Nachrichtenausgabe Bestellung...40 Abbildung 30: Nachrichtenausgabe Bestellung Liste...41 Abbildung 31: Nachrichtenausgabe Bestellung Kommunikationsmittel...42 Abbildung 32: Nachrichtenausgabe Bestellung Verarbeitungsprotokoll...42 Abbildung 33: Wiederholung einer Nachricht Liste...43 Abbildung 34: Wiederholung einer Nachricht Zusatzangaben...44 Abbildung 35: Anlage anlegen aus Kontierungsmaske...45 Abbildung 36: Anlage anlegen Anforderungsbild...46 Abbildung 37: Anlage anlegen Stammdaten Allgemein...47 Abbildung 38: Anlage anlegen Langtexte...49 Abbildung 39: Anlage anlegen Langtext ändern...49 Abbildung 40: Anlage anlegen Stammdaten Zeitabhängig...50 Abbildung 41: Anlage anlegen Stammdaten Herkunft...51 Abbildung 42: Anlage anlegen Stammdaten Versicherung...52 Abbildung 43: Anlage anlegen Stammdaten Bewertung...52 Abbildung 44: Anlage anlegen Folgebild...54 Abbildung 45: Wareneingang...56 Abbildung 46 Wareneingang Bestellung suchen...57 Abbildung 47: Wareneingang zur Bestellung Kopfdaten Allgemein...58 Abbildung 48: Wareneingang zur Bestellung Kopfdaten Lieferant...59 Abbildung 49: Vorschlagswerte ändern...60 Abbildung 50: Wareneingang zur Bestellung Positionsdetail Menge...61 Abbildung 51: Wareneingang zur Bestellung Positionsdetail Material...62 Abbildung 52: Wareneingang zur Bestellung Positionsdetail Bestelldaten...63 Abbildung 53: Wareneingang zur Bestellung Bestellentwicklung...64 Abbildung 54: Protokoll anzeigen...65 Abbildung 55: Wareneingang zur Bestellung Position OK...65 Abbildung 56: Wareneingang zur Bestellung Menge verteilen...66 Abbildung 57: Wareneingang zur Bestellung Positionsdetail Wo...67 Seite 6

7 Abbildung 58: Wareneingang zur Bestellung Bestandsübersicht...68 Abbildung 59: Wareneingang stornieren...69 Abbildung 60: Wareneingang stornieren Menge...70 Abbildung 61: Wareneingang stornieren gebucht...70 Abbildung 62: Rücklieferung...71 Abbildung 63: Rücklieferung Menge...72 Abbildung 64: Rücklieferung Wo...72 Abbildung 65: Materialbelegliste Einstiegsbild...73 Abbildung 66: Materialbelegliste...74 Abbildung 67: Materialbeleg anzeigen...75 Abbildung 68: Materialbeleg anzeigen Einstieg...75 Abbildung 69: Materialbeleg anzeigen Kopf...76 Abbildung 70: Materialbeleg anzeigen Übersicht...76 Abbildung 71: Materialbeleg anzeigen Details...77 Abbildung 72: Rechnungswesenbelege zum Materialbeleg...77 Abbildung 73: Rechnungserfassung Einstieg...78 Abbildung 74: Rechnungserfassung mit Bestellbezug...80 Abbildung 75: Rechnungsprüfung Ampel...80 Abbildung 76: Rechnungserfassung Kopfdaten Zahlung...81 Abbildung 77: Rechnungserfassung Lieferantendetails...82 Abbildung 78: Rechnungserfassung Bestellstruktur...83 Abbildung 79: Rechnungserfassung Arbeitsvorrat...83 Abbildung 80: Rechnungserfassung Kopfdaten Grunddaten...84 Abbildung 81: Rechnungserfassung Kopfdaten Zahlung...85 Abbildung 82: Rechnungserfassung Kopfdaten Steuer...85 Abbildung 83: Rechnungserfassung Kopfdaten Kontrakte...86 Abbildung 84: Rechnungserfassung Kopfdaten Notiz...86 Abbildung 85: Rechnungsprüfung Gutschrift...87 Abbildung 86: Belegsimulation Gutschrift...88 Seite 7

8 Abbildung 87: Rechnungsprüfung Nachbelastung...89 Abbildung 88: Belegsimulation Nachbelastung...91 Abbildung 89: Rechnungsprüfung Ampel...91 Abbildung 90: Rechnungsprüfung Entlastung...92 Abbildung 91: Belegsimulation Entlastung...93 Abbildung 92: Rechnungsprüfung Ampel...93 Abbildung 93: Rechnungsbeleg auswählen...94 Abbildung 94: Rechnungsbeleg anzeigen...94 Abbildung 95: Rechnungswesenbelege zum Materialbeleg...95 Abbildung 96: Buchhaltungsbeleg anzeigen...96 Abbildung 97: Rechnungsbeleg stornieren Auswahl...96 Abbildung 98: Rechnungsbeleg stornieren Beleg anzeigen...97 Abbildung 99: Gesperrte Rechnungen freigeben Einstiegsmaske...99 Abbildung 100: Gesperrte Rechungen freigeben Übersicht Abbildung 101: Gesperrte Rechungen freigeben Übersicht: Sperrgründe Seite 8

9 1 Einleitung Dieses Skriptum soll Ihnen ermöglichen, alle Tätigkeiten, die ein operativer und strategischer Einkäufer durchführt, mit SAP auszuführen. Es werden daher vor allem folgende Prozesse beschrieben: Bestellanforderung Anfrage, Angebot und Preisspiegel Bestellung Wareneingang log. Rechnungsprüfung Neben den Prozessabläufen werden auch die Stammdaten in der Beschaffung beschrieben: Materialinfosätze Lieferantenstammdaten Rahmenverträge Preiskonditionen etc. Dieser Kurs sowie die zugehörige Zertifizierung sind laut SAP für folgende Berufsbilder gedacht: Einkaufsleiter Sachbearbeiter im Einkauf Operativer Einkäufer Strategischer Einkäufer Folgende Kenntnisse werden in diesem Kurs vorausgesetzt: Überblick der SAP-Module Navigation im SAP/R3 Aufruf von Transaktionen Dieses Skript deckt alle für das Zertifikat aus MM1 relevanten Inhalte ab. Seite 9

10 2 Der Beschaffungsprozess im Überblick Eine Bestellung ist eine Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten, oder an ein Werk, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Menge an Materialien zu liefern bzw. Dienstleistungen zu erbringen. Mit Bestellungen können Sie Bedarfe extern decken, d.h. ein Lieferant erbringt z.b. eine Leistung oder liefert einen Gegenstand. Die Folgeaktivitäten zu Bestellungen wie Waren- und Rechnungseingänge werden protokolliert, so dass Sie den Beschaffungsvorgang überwachen können. Der Beschaffungsprozess besteht aus folgenden Schritten: Bestellanforderung (BANF) Anfrage Angebot Preisspiegel Bestellung Wareneingang logistik Rechnungsprüfung Abbildung 1: Beschaffungsprozess in SAP Zuerst sollen die Schritte BANF, Bestellung, Wareneingang und log. Rechnungsprüfung erläutert werden, danach die restlichen Schritte der obigen Abbildung und die Überwachung des Einkaufsprozesses. In der nächsten Abbildung sind die relevanten SAP Organisationseinheiten dargestellt. Mandant xxx Titel Buchungskreis 1000 ACME GmbH Einkaufsorganisation 0001 Einkauf ACME GmbH Einkäufergruppe Einkäufer x Werk 2000 Linz Werk 1000 Wien Lagerort 0002 Lagerort Linz Lagerort 0001 Lagerort Wien Abbildung 2: Organisationseinheiten in SAP Seite 10

11 Der Mandant stellt den Konzern dar. Darunter befinden sich die Buchungskreise. Ein Buchungskreis ist eine bilanzierende Einheit. Darunter finden sich die Logistik- Organisationseinheiten: Das Werk ist die oberste organisatorische Einheit der Logistik, die das Unternehmen aus Sicht der Produktion, Beschaffung, Instandhaltung und Disposition gliedert. In einem Werk werden Materialien produziert bzw. Waren und Dienstleistungen bereitgestellt. Dem Werk können einer oder mehrere Lagerorte zugeordnet werden, an denen Materialien gelagert werden. Die Einkaufsorganisation gliedert das Unternehmen nach den Erfordernissen des Einkaufs. Eine Einkaufsorganisation beschafft Materialien oder Dienstleistungen, sie handelt mit einem Lieferanten Einkaufskonditionen aus. Die Form der Beschaffung wird durch die Zuordnung von Einkaufsorganisationen zu Buchungskreisen und Werken festgelegt. Es gibt folgende Formen des Einkaufs: o o o konzernbezogen: eine Einkaufsorganisation beschafft für alle Buchungskreise eines Mandanten firmenbezogen: eine Einkaufsorganisation beschafft für genau einen Buchungskreis werksbezogen: eine Einkaufsorganisation beschafft für ein Werk In der Musterfirma ACME GmbH gibt es einen firmenbezogenen Einkauf. Die Einkäufergruppe ist der Schlüssel eines Einkäufers oder einer Gruppe von Einkäufern. Eine Einkäufergruppe ist o o intern für die Beschaffung eines Materials oder einer Klasse von Materialien verantwortlich, nach außen in der Regel Ansprechpartner für Lieferanten. Sie können Bestellungen für einmalige Beschaffungsvorgänge nutzen. Wenn Sie z.b. bei einem Lieferanten nur einmal ein Material einkaufen möchten, dann legen Sie eine Bestellung an wenn Sie erwägen, mit diesem Lieferanten eine längerfristige Lieferbeziehungen einzugehen, empfiehlt sich die Beschaffung über Rahmenverträge, da Sie hierbei u.a. günstigere Konditionen erzielen können. Da nicht alle zu beschaffenden Materialien oder Dienstleistungen den Aufwand der Einzelüberwachung rechtfertigen, können Sie z.b. für den Büromaterialbedarf eines ganzen Jahres auch eine Bestellung mit langer Laufzeit und einem Wertlimit anlegen, ähnlich der Beschaffung über Kontrakt. In diesem Fall müssen Sie die einzelnen Materialien nicht spezifizieren, brauchen keinen Aufwand beim Wareneingang zu leisten und können die Arbeit in der Rechnungsprüfung durch Automatismen auf ein Minimum reduzieren. Seite 11

12 Die Bestellung kann für verschiedene Beschaffungsprozesse eingesetzt werden: Sie können Materialien für den direkten Verbrauch oder für das Lager, Anlagen und Dienstleistungen beschaffen. Bestellung von Lagermaterial Material, das auf Lager gelegt wird, wird wertmäßig auf das Bestandskonto gebucht. In der Bestellung wird der Kontierungstyp blank verwendet. Es muss ein Material verwendet und daher eine Materialnummer angegeben werden. Der Kauf auf Lager wird im CO nicht gebucht. Durch die Lagerentnahme erfolgt eine Kostenbuchung auf der empfangenden Kostenstelle, einem Innenauftrag oder einem anderen Kostenträger. Bestellung von Verbrauchsmaterial auf Kostenstelle Bei diesen Bestellungen wird der zugehende Wert direkt auf Kostenstelle mit einer Kostenart gebucht. In der Bestellung muss die Kostenstelle angegeben werden. Die Kostenart und das Aufwandskonto kann auf Grund des Materialstamms oder der Warengruppe ermittelt werden. In der Bestellung kann entweder ein Material mit einer Materialnummer oder ein Text inkl. Warengruppe erfasst werden. Bestellung von Material direkt für Kostenträger (z.b. Innenauftrag) Bestellungen können direkt auf Kostenträger (z.b. CO-Innenaufträge) kontiert werden. Der Wert der Bestellung wird dann direkt diesem Kostenträger zugerechnet. Die Ermittlung der Kostenart erfolgt analog den Bestellungen von Verbrauchsmaterialien. Bestellung von Anlagen Bei Bestellungen von Anlagen werden 2 Varianten unterschieden: o o Bestellung von einfachen Anlagen: der Bestellwert wird direkt auf die bestehende Anlage oder eine neue Anlage (ein Sachkonto) gebucht. In der Bestellung kann entweder eine Materialnummer oder ein Text erfasst werden. Die Buchung des Werteflusses erfolgt erst mit der Erfassung der Eingangsrechnung. Bestellungen für länger dauernde Projekte (Anlagen in Bau): Vorgehensweise analog der Bestellung für einer einfachen Analage nur erfolgt die Buchung auf eine eigene Anlage in Bau. Seite 12

13 3 Bestellprozess 3.1 Bestellanforderung Benötigt ein Mitarbeiter des Unternehmens Materialien oder Dienstleistungen, kann dieser Bedarf durch eine Bestellanforderung definiert werden. Eine Bestellanforderung ist daher nichts anderes, als eine interne Aufforderung, ein bestimmtes Material oder eine bestimmte Dienstleistung in einer bestimmten Menge zu einem bestimmten Datum zu beschaffen. In der SAP Terminologie wird statt Bestellanforderung meist die Abkürzung BANF benutzt. Neben der Möglichkeit eine BANF manuell zu erzeugen, können BANFen auch automatisch über die Bedarfsplanung erzeugt werden. Die BANF wird dann von der Einkaufsabteilung weiterverarbeitet. Dazu wird ein Lieferant gesucht, die Konditionen verhandelt, der Bestbieter ermittelt und eine Bestellung durchgeführt. Die Folgeaktionen im SAP System können daher folgende sein: Erstellung einer Anfrage Erstellung einer Bestellung oder eines Rahmenvertrag mit Bezug zur BANF Bestellanforderung anlegen Logistik Materialwirtschaft Einkauf BANF Anlegen Transaktionscode ME51N Mit der Transaktion Bestellanforderung anlegen können Benutzer von einem Bild aus auf alle Informationen zugreifen. Nach Vergrößern der drei Bereiche durch Klick auf das Symbol mit dem Button ergibt sich das folgende Bild. und aktivieren der Belegübersicht Seite 13

14 ABBILDUNG 3: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN EINSTIEGSBILD Das Bild ist in vier Bereiche unterteilt: Kopf: Daten die sich auf die gesamt BANF beziehen, wie z.b. Kopftext. Positionsübersicht: Liste aller Positionen (benötigte Produkte/Dienstleistungen) der Bestellanforderung. Positionsdetails: Detaildaten der in der Positionsübersichtsliste enthaltenen Positionen (z.b. Kostenträger). Belegübersicht: Dieser Bereich unterstützt die Suche nach bestehenden Einkaufsbelegen wie anderen Bestellanforderungen, Aufträgen, Kontrakten oder Angeboten, die auch als Bezug oder als Kopiervorlage genutzt werden können. Der Bereich kann ausgeblendet werden, um Platz zu sparen. Dieser Bereich kann über den Button / ein oder ausgeschaltet werden Der Button ermöglicht es Ihnen als Benutzer, Vorschlagswerte für die Organisationsstrukturen, Belegarten, Positionstypen etc. zu definieren Bestellanforderung Kopf Im Belegkopf können Sie eine Kopfnotiz eingeben, die alle Positionen der BANF betrifft Bestellanforderung Positionen Bei den Positionen gibt es folgende wesentliche Felder: Seite 14

15 Positionsnummer Gibt die Nummer an, die eine Position innerhalb einer Bestellanforderung eindeutig identifiziert. Wird nichts eingegeben, wird diese Position automatisch vom System befüllt. Kontierungstyp Geben Sie den Kontierungstyp (v.a. K Kostenstelle, A Anlagen, F Innenauftrag) ein. Der Kontierungstyp ist ein Schlüssel, der angibt, auf welche zusätzliche Nebenkontierung (Nummer Kostenstelle, Anlagennummer, Innenauftragsnummer) eine Bestellung zu kontieren ist. Der Kontierungstyp legt den Wertefluss beim Wareneingang bzw. Rechnungseingang fest. Folgende Kontierungstypen werden eingesetzt: blank: Bestellung für Lagerbestand K: Bestellung für direkten Verbrauch einer Kostenstelle (ehemals hoheitl. Bereich) A: Beschaffung von Anlagen (die Anlage muss angelegt sein und wird in der Bestellung eingegeben) Diese Kontierung entspricht der ehemaligen ao. Dot. F: Beschaffung für CO-Aufträge, der CO-Auftrag wird in der Bestellung angegeben. Der CO-Auftrag ist vor allem ein Innenauftrag (Projekt), ein Kundenauftrag oder ein Instandhaltungsauftrag. Positionstyp Legt fest, wie die Beschaffung für eine Material- oder Dienstleistungsposition gesteuert wird. Der Positionstyp steuert die Feldauswahl und ob ggf. zusätzliche Datenbilder eingeblendet werden. Außerdem steuert er, ob ein Waren- oder ein Rechnungseingang erfolgt. Eine Position des Typs Normal erfordert im Standard Waren- und Rechnungseingänge; für Positionen des Typs K (Konsignation) sind Rechnungseingänge hingegen nicht erlaubt. Beim Positionstyp L (Lohnbearbeitung) erhalten Sie ein Bild mit den beigestellten Komponenten. Beim Positionstyp D (Dienstleistung) erhalten Sie Bilder zur Erstellung und Gliederung detaillierter Leistungsverzeichnisse. Material Pflegen Sie die Materialnummer. Jedem Material ist eine eigene Materialnummer zugeordnet. Eine Materialnummer kann eine Ware bzw. Dienstleistung sein. Wird eine Materialnummer eingeben, werden Bestell-mengeneinheit und Warengruppe aus dem Materialstammsatz vorgeschlagen. Seite 15

16 Kurztext Nach Eingabe der Materialnummer und betätigen der Enter-Taste wird der Text aus dem Materialstamm vorgeschlagen. Ist kein Materialstammsatz vorhanden, kann auch nur über die Eingabe eines Textes eine Bestellung angelegt werden. Hierbei ist zu beachten, dass die Bestellmengeneinheit (BME) und die Warengruppe extra angegeben werden müssen und das Feld Material frei bleibt. Bestellmenge Geben Sie die Menge ein, die Sie bestellen möchten. BME Geben Sie hier die Bestellmengeneinheit ein (jene Einheit, in der das Material bestellt wird). Bei Verwendung einer Materialnummer wird dieses Feld automatisch gefüllt. Für Dienstleistungen wird immer die Leistungseinheit LE verwendet. Datumstyp des Lieferdatums Gibt an, ob der Liefertermin als Tagesdatum, Wochen- oder Monatsangabe eingegeben und angezeigt wird. Der Datumstyp T für Tag wird automatisch ermittelt. Als weitere Datumstypen können noch Woche und Monat mit den Kennzeichen W bzw. M ausgewählt werden. Lieferdatum Geben Sie hier jenes Datum an, bis wann die Ware geliefert bzw. die Dienstleistung erbracht werden soll. Warengruppe Eine Warengruppe fasst mehrere Materialien oder Dienstleistungen mit denselben Eigenschaften zusammen. Dieses Feld steuert auch die Kontenfindung, dass heißt die Findung der Finanzbuchhaltungskonten und der Kostenarten (z.b. beim Wareneingang oder ausgang). Geben Sie Teile der Bezeichnung oder die Nummer der Warengruppe ein, sucht das System die zugehörige Warengruppe oder schlägt ggf. mehrere zur Auswahl vor. Beispiel Sie haben folgende Warengruppen angelegt: Warengruppe Bezeichnung 011 Büromaterial 112 PC-Monitore 113 PC-Festplatten Geben Sie PC ein, dann schlägt Ihnen das System die Warengruppen 112 und 113 zur Auswahl vor, da deren Bezeichnung die Zeichenkette PC enthält. Seite 16

17 Werk Tragen Sie das Werk ein, zu dem die Ware/Dienstleistung geliefert werden soll. Lagerort Geben Sie die Nummer des Lagerorts ein, an dem der Artikel angeliefert werden soll bzw. verwaltet wird. (Einkäufer- EKG gruppe) Geben Sie die Einkäufergruppe ein. Die Einkäufergruppe entspricht dem Schlüssel eines Einkäufers oder einer Gruppe von Einkäufern, der bzw. die für bestimmte Einkaufstätigkeiten zuständig ist/sind. Anforderer Gibt an, für wen das Material oder die Dienstleistung bestellt werden soll. Bedarfsnummer Gibt die Nummer an, die zur Überwachung der Beschaffung eines Bedarfs dient. Diese Nummer kann frei gewählt werden und z.b. auf einen nicht im System erzeugten Bedarfsmeldungsschein hinweisen. Die Bedarfsnummer wird aus der Bestellanforderung in die Einkaufsbelege ü- bernommen (z.b. Anfrage oder Bestellung), die mit Bezug auf die Bestellanforderung angelegt worden sind. So können Sie über die Bedarfsnummer die Einkaufsbelege zusammenfassen, die zu einem bestimmten Bedarf vorhanden sind. Wunschlieferant Gibt die SAP Lieferantennummer an, vom dem der Anforderer die Lieferung wünscht. Fester Lieferant Nummer des Lieferanten, der als feste Bezugsquelle für diese Bestellanforderung gekennzeichnet worden ist. Rahmenvertrag Eingabe der Nummer des Rahmenvertrages, wenn man sich auf diesen beziehen will. EkOr (Einkaufsorganisation) Gibt die verantwortliche Einkaufsorganisation an. Vertrag Gibt die Nummer des Rahmenvertrags an, auf den sich diese Bestellung oder Bestellanforderung bezieht. Pos. (Position) Gibt die Nummer der Rahmenvertragsposition an, auf die sich diese Bestellung oder Bestellanforderung bezieht. Infosatz Gibt den für dieses Material/Dienstleistung relevanten Einkaufsinfosatz an. Seite 17

18 Wollen Sie eine Bestellanforderung für einen Lagerartikel anlegen, muss dafür ein Materialstamm existieren. Für eine Bestellanforderung eines Verbrauchs-/Nichtlagerartikels ist ein Materialstamm nicht zwingend erforderlich Bestellanforderung Positionsdetails Für die einzelne Position (Positionsdetail) sind vor allem folgende Reiter zu pflegen: Kontierung Die Hauptdaten können in der Positionsübersicht eingegeben werden, die Register erlauben im Positionsdetail die Eingabe der übrigen Felder. ABBILDUNG 4: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN POSITIONSDETAIL KONTIERUNG Abladestelle Gibt an, wo die Ware/Dienstleistung abzuladen ist. Empfänger Gibt den Empfänger an, für den die Ware/Dienstleistung bestimmt ist. Sachkonto Dieses Feld wird über das Material bzw. die Warengruppe gesteuert und ist nicht zu pflegen. Kostenstelle Es ist jene Kostenstelle einzugeben, auf welche kontiert werden soll. Soll die Kostenstelle oder die Warengruppe geändert werden, wählen Sie zunächst einen anderen Kontierungstyp und drücken Enter. Jetzt können Sie wieder zum richtigen Kontierungstyp wechseln und die fehlenden Daten eingeben. Seite 18

19 Anlage Nur bei Kontierungstyp A für Anlage: Schlüssel, der eine Anlage innerhalb eines Mandanten eindeutig identifiziert. Entweder auf bestehende Anlage buchen (dann mit F4 auswählen oder neue Anlage anlegen (siehe Anhang). Innenauftrag Nur bei Kontierungstyp F für Auftrag: Schlüssel, der einen Innenauftrag innerhalb eines Mandanten eindeutig identifiziert. Jede Position auf der Bestellanforderung kann einem anderen Positions- oder Kontierungstyp zugeordnet sein. Materialdaten Im Register Materialdaten sind die Details zum Material zu sehen und können dort geändert werden. ABBILDUNG 5: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN POSITIONSDETAIL MATERIALDATEN Mengen und Termine Wechseln Sie in das Register Mengen und Termine, um die Termin- und Mengendaten einzugeben bzw. zu ergänzen. ABBILDUNG 6: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN POSITIONSDETAIL MENGEN UND TERMINE In diesem Reiter lassen sich folgende Werte ändern: Menge der BANF, die bestellt werden soll Lieferdatum, an dem die Ware/Dienstleistung geliefert werden soll AnforderDatum, an dem BANF erstellt wurde Seite 19

20 Freigabedatum Planlieferzeit WE-Bearbeitungszeit: gibt die Anzahl der Arbeitstage an, die nach dem Erhalt der Ware für die Prüfung und Einlagerung des Materials benötigt werden Außerdem ist hier die für diese BANF schon bestellte Menge ersichtlich. Bewertung ABBILDUNG 7: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN POSITIONSDETAIL BEWERTUNG Im Register Bewertung ist neben dem Bewertungspreis auch festzulegen, ob ein Wareneingang und ein Rechnungseingang durchzuführen ist. Ist die Checkbox nicht angeklickt, kann kein Wareneingang durchgeführt werden. Ist das Kennzeichen Rechnungseingang nicht gesetzt, erfolgt die Lieferung der Waren kostenlos. Durch Klicken auf die Symbole können Sie zu weiteren Registern navigieren und gegebenenfalls weitere Daten eingeben. Klicken Sie das Listfeldsymbol, erhalten Sie eine Liste mit allen verfügbaren Registern. Anmerkung: Die Eingabe von weiteren Daten ist nicht unbedingt erforderlich, da sämtliche Register, ihre Datensätze aus dem Materialstamm beziehen. Wurden entsprechende Daten bereits im Materialstammsatz gepflegt, so werden diese automatisch in die Bestellanforderung übernommen. Nach erfolgter Eingabe klicken Sie das Symbol in der Menüleiste. Ihre Daten werden auf Richtigkeit überprüft. Anschließend erhalten Sie in der Statuszeile die dazupassende Meldung. Klicken Sie anschließend auf das Symbol, um Ihre Eingaben zu speichern. In der Statuszeile erscheint eine Meldung. Notieren Sie sich die Nummer der BANF und kehren Sie durch Klick auf das Symbol in das SAP Easy Access Menü zurück. Geben Sie Daten in den Belegkopf und die Materialien ev. über Matchcodesuche in die Positionsübersicht ein. Nach drücken der Enter-Taste wird der Kurztext angezeigt sowie die fehlenden Einträge aufgezeigt. Seite 20

21 Anhand der kleinen Ampeln im Statusfeld Ampeltechnik können Sie sofort sehen, welche Einträge in Ordnung sind und welche noch bearbeitet werden müssen In der Position sind noch Fehler, die behoben werden müssen Die Position verursacht Warnungen oder Meldungen, die ev. korrigiert werden sollen Position ist fehlerfrei Durch Doppelklick auf die Ampel erhalten Sie die entsprechende Meldung. Mittels markieren und drücken des Buttons können Sie diese sofort bearbeiten. Um die Eingaben zu prüfen drücken Sie den Button, wenn keine Fehlermeldungen mehr vorhanden sind, können Sie mit dem Button oder der Tastenkombination STRG + S die BANF abspeichern Belegübersicht Sie können die Belegübersicht nach Ihren Wünschen gestalten. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor. Selektionsvariante definieren: Legen Sie fest, welche Einkaufsbelege Sie sehen möchten. selektiert und ange- Die Bestellanforderungen werden über die Selektionsmaske und den Button zeigt. ABBILDUNG 8: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN BELEGÜBERSICHT Seite 21

22 Sie können automatisch einschränken auf Meine Bestellungen Gemerkte Bestellungen Meine Bestellanforderungen Wenn die Selektionskriterien nicht ausreichen, können Sie auf dem Selektionsbild über Einkaufsbelege allgemein weitere Kriterien auswählen. Sie können die Selektionskriterien aber auch als Variante speichern und erst nachher zur Ausführung bringen. Gehen Sie dazu so vor: Füllen Sie das Selektionsbild mit den gewünschten Werten aus. Wählen Sie aus der Transaktion Springen Varianten als Variante sichern oder drücken Sie dann den STRG + s Button. Speichern Sie dann die Selektion unter einem beliebigen Namen. Beim nächsten Aufruf können Sie Ihre Selektion mit dem Button holen und mit den gespeicherten Werten durchführen. Layout definieren: Legen Sie fest, welche Daten aus den selektierten Einkaufsbelegen angezeigt werden sollen. Wählen Sie den Button Layout ändern Sie so die Spalten der Anzeige. und definieren Sie die gewünschten Felder und gestalten Layout sichern: Nun können Sie Ihr Layout unter einem beliebigen Namen sichern und bei Bedarf wieder verwenden. Mittels Doppelklick oder können Sie nun die gefundene BANF aus der Belegübersicht übernehmen und als Vorlage verwenden. Mittels des Buttons kann direkt eine andere BANF aufgerufen und dargestellt werden, dazu muss aber die BANF-Belegnummer bekannt sein Persönliche Einstellungen Für Bestellanforderungen oder Bestellungen können persönliche Einstellungen vorgenommen werden. Diese werden dann automatisch in allen folgenden Bestellanforderungen und Bestellungen vorgeschlagen. Im Rahmen der persönlichen Einstellungen legen Einkäufer Grundeinstellungen und Vorschlagswerte fest, die für Bestellanforderungen, Auftragsköpfe und Positionen gelten. Seite 22

23 ABBILDUNG 9: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN PERS. EINSTELLUNGEN GRUNDEINSTELLUNGEN Als Grundeinstellungen können Sie folgendes definieren: Belegübersicht: Hier können Sie den Selektionszeitraum ihrer Belege einstellen und ob die Belegübersicht automatisch aufgebaut werden soll. Umfeldinformationen: Legt fest, ob für Umfeldinformationen ein neuer Modus geöffnet wird. Wenn Sie das Kennzeichen markieren, werden z.b. die Stammdaten zu einem Material in einem eigenen Modus angezeigt. Nachrichtenabwicklung (Warnungen, Fehler- und Erfolgsmeldungen, Information): Sie können beispielsweise angeben, dass während der Dateneingabe für einen Einkaufsbeleg nur Fehlermeldungen sofort angezeigt und bearbeitet werden sollen. Alle anderen Nachrichten sollen in einem Fehlerprotokoll abgelegt werden. Konvertierung: legt fest, ob der Schlüssel oder der Kurztext für die Felder Warengruppe, Werk und Lagerort angezeigt wird. Wenn Sie das Kennzeichen nicht setzen, wird der Kurztext angezeigt. Außerdem kann die intelligente Suchhilfe hier aktiviert werden. Seite 23

24 Positionsübersicht als GRID-Control: Dieser Button bewirkt, dass die Positionsübersicht als Grid-Control angezeigt wird. Das Grid-Control führt bei langsamen Frontend-Systemen zu schlechteren Antwortzeiten. Beim Arbeiten mit dem Grid-Control können Sie weitere Funktionen, wie z.b. das Summieren, nutzen. Außerdem können Sie aus dem Feldkatalog alle änderbaren Felder der BANF in die Positionsübersicht übernehmen. Beim Table Control werden nur die vorgegebenen Felder angezeigt. Außerdem wird das Table Control im SAP GUI for HTML verwendet. Vorschlagswerte dienen dazu, den Aufwand bei der Eingabe von Bestellanforderungen und Bestellungen zu reduzieren. Dies empfiehlt sich besonders bei wiederholter Eingabe derselben Daten in allen Einkaufsbelegen (z.b. Einkaufsorganisation und Einkäufergruppe). Auf dem Register können sie für fast alle Daten, die für eine vollständige BANF notwendig sind, eine Voreinstellung treffen. Die Daten sind in der folgenden Abbildung ersichtlich. ABBILDUNG 10: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN PERS. EINSTELLUNGEN VORSCHLAGSWERTE Seite 24

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