Erklärung zum Formular zur Arbeitszeitaufzeichnung
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- Christin Geiger
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1 Erklärung zum Formular zur Arbeitszeitaufzeichnung 2017v1 Diese Erklärung soll Hilfestellung zum Ausfüllen des Formulars zur Arbeitszeitaufzeichnung bieten und stellt den technischen Teil zur Umsetzung der Betriebsvereinbarung (BV) Arbeitszeitaufzeichnung dar. Sie versteht sich als Ergänzung zum praktischen Teil der BV Arbeitszeitaufzeichnung, der Anleitung zur Führung der Zeitaufzeichnung! Inhalt: A) Grunddatenblatt B) Monatstabellen C) Import-Funktion für MS Excel-BenutzerInnen D) Import für OpenOffice bzw. LibreOffice-BenutzerInnen - 1 -
2 A) Das Grunddatenblatt Im Grunddatenblatt können verschiedene Eingaben gemacht und einige Informationen abgelesenen werden. Die Eingaben sind für die korrekte Berechnung wichtig. 1. Name 2. Dienstbezogene Daten a) Anstellungsumfang Hier bitten den Wert eingeben, der mit 01. Jänner bzw. mit Dienstantritt gilt! b) Arbeitstage Dieser Wert gilt für Teilzeitkräfte mit ungleicher Verteilung ihrer Arbeitszeit! Wer bisher schon seine Arbeitszeit auf weniger als 5 Arbeitstage verteilt hat und dies bisher schon im Formular angegeben hat, sollte diesen Wert auch entsprechend ändern. Ansonsten die 5 Tage so belassen! Ab Jän werden auch von der Personalverrechnung die Urlaubsstände entsprechend der tatsächlichen Arbeitstage geführt! Eine entsprechende Information wird noch verschickt. c) Urlaubswochen Grundsätzlich stehen 5 Wochen Urlaub zu. Ab 25 Dienstjahre in der Diözese (einschließlich zuerkannter anrechenbarer Vordienstzeiten) erhöht sich der Anspruch auf 6 Wochen. Ausschlaggebend ist der Urlaubsstichtag, der im Personalreferat erfragt werden kann
3 d) Urlaubstage 2016 Die Urlaubstage errechnen sich automatisch aus den Urlaubswochen und den Arbeitstagen. Bei einer 5-Tage-Woche ergibt das 25 Urlaubstage (bzw. 30 bei 6 Wochen Urlaubsanspruch), 4 Arbeitstage ergeben 20 Urlaubstage usw. e) Sonderurlaubstage Die Diözese gewährt 4 Urlaubstage pro Arbeitsjahr. Bei weniger als 5 Arbeitstagen werden diese aliquot berechnet, wobei bei einer nicht ganzen Zahl wird auf die nächstgrößere Zahl aufgerundet. Sonderurlaubstage verfallen nach Ablauf des Jahres! 3. Übertragungen aus der vorigen Aufzeichnung a) Zeitguthaben/-schuld Hier wird das übernommene Zeitguthaben bzw. die Zeitschuld eingetragen, mit dem das vorhergehende Formular beendet worden ist. b) Offene Urlaubstage Wurde der Urlaub der letzten beiden Jahre nicht zur Gänze konsumiert, wird der noch ausstehende Resturlaub hier eingetragen. Für 2016 kann also auch der ausstehende Urlaub aus den Jahren 2015 und 2014 übernommen werden. c) Übertrag letzte Woche (Eingabeformat: 00:00 ) Findet der Formularwechsel unter einer laufenden Woche statt, können in diesen vier Feldern die für die laufende Woche bereits angefallenen Stunden eingegeben werden. 4. Arbeitsfreie Tage a) Wochen(end)ruhe (Erst ab Gültigkeit der Betriebsvereinbarung Wochenruhe frei!) Grundsätzlich gilt die Wochenendruhe mit Sonntag als freien Tag. Sollte jedoch regelmäßig am Sonntag pastoral gearbeitet werden, gib es ab Gültigkeit der Betriebsvereinbarung Wochenruhe die Möglichkeit, die Wochenendruhe auf einen anderen Tag der Woche zu verschieben (= Wochenruhetag). Dieses Verschieben ist vor allem dann zu empfehlen, wenn am bisher zweiten frei gehaltenen Tag weniger gearbeitet wird als am Sonntag. In diesem Fall soll der bisher zweite freie Tag zum Wochenruhetag ausgewählt werden. Wenn der Wochenruhetag nicht der Sonntag ist, muss der Sonntag als zweiter freier Tag angegeben werden. b) 2. freier Tag Je nach Arbeitseinteilung ist dieser Tag frei wählbar, außer der Wochenruhetag ist kein Sonntag. In diesem Fall muss der zweite freie Tag der Sonntag sein
4 c) ev. 3./4. freier Tag Bei ungleich verteilter Arbeitszeit bei Teilzeitanstellungen können ab 2017 hier zusätzlich die weiteren freien Tage angegeben werden. Dadurch wird die Berechnung der Arbeitstage genauer! d) Verlängerung der täglichen Normalarbeitszeit Zur Verlängerung der Wochenruhe kann auch bei Vollzeitangestellten die Normalarbeitszeit um max. 1h (also auf 9h) angehoben werden, um dadurch am Freitag einen verkürzten Arbeitstag zu erarbeiten. Dafür fallen dann für die 9te Stunde keine Zuschläge an. Die Änderung kann im Grunddatenblatt rechts oben vorgenommen werden. 5. Sollzeit a) Arbeitstage monatlich Dieser Wert errechnet sich aus den als frei angegeben Tagen einschl. Wochen(end)ruhe und Feiertagen. So kann die Anzahl der Tage je nach angegebenen freien Tagen variieren. b) Monatliche Arbeitszeit bei 8h/Tag Errechnet sich aus den angegebenen Arbeitstagen und dient lediglich zur Orientierung c) Sollzeit monatlich Errechnet sich aus dem Anstellungsumfang! Diese Zeit ist tatsächlich zu arbeiten d) Arbeitstage wöchentlich Standardmäßig wird der Wert aus 2.b) (Tabelle C10) übernommen. Ändern sich die Arbeitstage während des Jahres ohne Einfluss auf die Wochen(end)ruhe oder den zweiten freien Tag, kann dies im entsprechenden Monat geändert werden. e) Soll-Arbeitszeit wöchentlich (Eingabeformat: 00:00 ) Gibt den Anstellungsumfang im jeweiligen Monat an. Standardmäßig wird der Wert aus 2.a) (Tabelle C9) übernommen. Ändern sich das Anstellungsausmaß während des Jahres, kann dies im entsprechenden Monat geändert werden
5 f) Fiktive tägliche Arbeitszeit Das Formular verteilt das Anstellungsausmaß gleichmäßig auf die angegebenen Arbeitstage. Wird Urlaub, Krankenstand etc. angegeben, errechnen sich die anzurechnenden Stunden entsprechend diesem Wert des jeweiligen Monats. g) Max. Normalarbeitszeit (Eingabeformat: 00:00 ) Standardmäßig wird eine regelmäßige Verteilung der Arbeitszeit angenommen. Ist diese jedoch unregelmäßig (bei Teilzeitangestellten), so muss hier die Stundenanzahl von jenem Tag angegeben werden, an dem am längsten gearbeitet wird. B) Die Monatstabellen Neu ab 2017: Es werden neben der Netto-/Brutto-Arbeitszeit a) die Überstunden nach dem Arbeitszeitgesetz, b) die Dauer der Unterbrechung der Ruhezeiten und c) die Summe der angefallenen Zuschläge ausgewiesen
6 1. Eingabe der Arbeitszeit a) Normalarbeitszeit (Eingabeformat: 00:00 ) Die Normalarbeitszeit für PastoralassistentInnen und Pfarrangestellte beginnt um 7 Uhr und endet um 20 Uhr. Arbeit im Rahmen des Anstellungsumfangs währen dieser Zeit ist zuschlagsfrei. Pausen: Wird die Arbeitszeit für eine Pause unterbrochen, so ist in der Tabelle das Ende dieser Arbeitseinheit einzutragen. Mit der Wiederaufnahme der Arbeit beginnt die nächste Arbeitseinheit. b) Arbeit von 20 bis 7 Uhr Wird (auf Anweisung) nach 20 Uhr gearbeitet, so muss dies eigens in die dafür vorgesehene Spalte eingetragen werden. Beginnt eine Arbeitseinheit vor 20 Uhr, endet aber nach 20 Uhr, so muss zur korrekten Berechnung die Arbeitszeit in die entsprechenden Spalten eingetragen werden (zb Arbeitszeit von 19 bis 21 Uhr: 19:00-20:00 ; 20:00-21:00 ). Wird aufgrund freier Zeiteinteilung, also ohne Anweisung bzw. ohne Notwendigkeit (zb Sitzungen) heraus, Arbeitszeit nach 20 Uhr verlegt, ist diese aufgrund fehlenden Anspruchs auf Zuschläge in die Normalarbeitszeit-Spalte einzutragen! c) Tätigkeit In dieses Feld werden Dienstfreistellungen eingetragen, wie sie im Grunddatenblatt unter anzugebende Freistellungen angeführt werden. Damit errechnet das Formular automatisch die anzurechnende Arbeitszeit. Außerdem müssen hier Begründungen für Arbeitszeitüber- und Arbeitsruheunterschreitungen angeführt werden. Dieses Feld dient nicht zur Arbeitsdokumentation! 2. Weiter Informationen in der Monatstabelle: a) Nettoarbeitszeit Gibt die tatsächlich eingetragene Arbeitszeit ohne Zuschläge und Höherbewertung an. b) Überstunden nach AZG Diese Spalte zeigt die Überstunden nach dem Arbeitszeitgesesetz an, d.h. jede Zeit nach der 8. Std./Tag und nach der 40. Std./Woche. Diese Überstunden werden mit 50% bezuschlagt
7 c) Unterbrechung der Ruhezeit Diese Spalte gibt die gesamte Dauer der Unterbrechung von Ruhezeit an diesem Tag an. Wird die tägliche Ruhezeit von 11 Stunden bzw. die Wochen(end)ruhe von 36 Stunden unterbrochen, muss für die Dauer der Unterbrechung eine Ersatzruhezeit eingeplant werden. Achtung: Die Ersatzruhezeit wird im Formular bereits in Form eines Zeitzuschlags zur anzurechnenden Zeit hinzugerechnet. Die Ersatzruhezeit muss in Form von Zeitausgleich in der unmittelbar folgende Arbeitswoche als Verlängerung einer anderen Ruhezeit konsumiert werden! d) Zuschlag gesamt: Weist die addierten Zuschlage des Tages/der Woche aus (Nacht-ZS, Sonn-/Feier-/Wochenruhetag-ZS, Samstags-ZS bzw. ZS für Arbeit am zweiten freien Tag, Überstunden-ZS und Ersatzruhezeit) e) anzurechnende Zeit Hier sind die Zuschläge bzw. Höherbewertung schon auf die Nettoarbeitszeit angerechnet. Dieser Wert wird für den Abbau der geschuldeten Sollzeit hergenommen. 3. Zusammenfassung am jeweiligen Tabellenende Am Tabellenende werden die freigestellten Tage zusammengefasst und die Restansprüche an (Sonder-)Urlaub berechnet. Mehrstundenzuschlag Werden bei Teilzeitanstellung Mehrstunden geleistet, gebührt ihnen ein Zuschlag von 25%, jedoch nur dann, wenn sie nicht innerhalb eines Quartals als Zeitausgleich abgebaut werden konnten. Darüber gibt die unterste Zeile in der Monatstabelle Auskunft, wobei immer der laufende Monat einschließlich der bereits vergangenen Monate des laufenden Quartals als Referenzwert angenommen wird. Der Mehrstundenzuschlag wird nur März, Juni, Sept. und Dez. berechnet! - 7 -
8 C) Import-Funktion für MS Excel-BenutzerInnen Es kann vorkommen, dass das verwendete Formular zur Zeitaufzeichnung aktualisiert werden muss. Das Formular bietet die Möglichkeit, die bereits eingetragenen Daten aus dem alten Formular in das neue zu importieren. Zusätzlich gibt es eine Import-Funktion für den Jahreswechsel. DER IMPORT IST NUR UNTER MS EXCEL MÖG- LICH! 1. Abspeichern der zuletzt verwendeten Datei. a) Öffne die zuletzt verwendete Datei. b) Datei Speichern unter c) Speichere die Datei unter dem Namen alte_azk2016 als xlsx-/xlsm-datei ab (wobei die Jahreszahl dem aufgezeichneten Jahr entsprechen muss!). d) Schließe die Datei wieder. 2. Öffnen des neuen Formulars e) Lade das neue Formular herunter und öffne es. f) Aktiviere die Bearbeitung (falls eine gelbe Warnleiste unter der Menüleiste auftaucht). g) Aktiviere den Inhalt (falls eine gelbe Warnleiste wegen Makros unter der Menüleiste auftaucht). h) Datei Speichern unter i) Speichere die Datei unter einem bezeichnenden Namen (zb NachnameVorname_AZK2016v5 ) als xlsm-datei im selben Ordner ab wie die Datei alte_azk Importieren der früheren Daten j) Nun kannst du Arbeitsblatt für Arbeitsblatt importieren. ACHTUNG! Es empfiehlt sich, gleich nach dem Abspeichern den Importvorgang zu machen, da sonst die frühere Datei nicht gefunden wird. Tritt dieser Fehler auf, muss der Speichervorgang über den Weg Datei Speichern unter wiederholt werden. Dann sollte der Import wieder funktionieren. k) Wenn der Importvorgang abgeschlossen ist, speichere die Daten wie gewohnt ab. l) Kontrolliere die Daten auf Richtigkeit! Die schnellste Art zu kontrollieren geht über die Netto-Arbeitszeit, die immer gleich sein sollte
9 D) Import für OpenOffice bzw. LibreOffice-BenutzerInnen OpenOffice bzw. LibreOffice-BenutzerInnen müssen entweder die Daten wochenweise übertragen oder können sich vom Betriebsrat die Daten in das neue Formular übertragen lassen. Für die Übertragung wird empfohlen, über die rechte Maustaste die Inhalte einfügen -Funktion zu wählen und nur Text, Zahlen und Datum & Zeit auszuwählen. Damit bleiben die Formatierungen gleich! - 9 -
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