EMC Documentum xcp for Business Process Management

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1 Eine detaillierte Darstellung Zusammenfassung Alle Unternehmen stehen heute vor derselben Herausforderung: Optimierung ihrer Geschäftsprozesse und ihrer betrieblichen Effizienz. Um dieser Herausforderung gerecht zu werden, bietet EMC Documentum xcelerated Composition Platform (xcp) eine umfassende Plattform zur Entwicklung und Bereitstellung von Business-Process- Management-Lösungen für die Analyse, Modellierung, Orchestrierung und Optimierung verschiedener Unternehmensprozesse, an denen Personen, Systeme, Inhalte und Daten beteiligt sind. März 2010

2 Copyright 2008, 2010 EMC Corporation. Alle Rechte vorbehalten. EMC geht davon aus, dass die Informationen in dieser Veröffentlichung zum Zeitpunkt der Veröffentlichung korrekt sind. Die Informationen können jederzeit ohne vorherige Ankündigung geändert werden. DIE IN DIESEM DOKUMENT ENTHALTENEN INFORMATIONEN WERDEN OHNE GEWÄHR ZUR VERFÜGUNG GESTELLT. DIE EMC CORPORATION MACHT KEINE ZUSICHERUNGEN ODER ÜBERNIMMT KEINE HAFTUNG JEDWEDER ART IM HINBLICK AUF DIE IN DIESEM DOKUMENT ENTHALTENEN INFORMATIONEN UND SCHLIESST INSBESONDERE JEDWEDE IMPLIZITE HAFTUNG FÜR DIE HANDELSÜBLICHKEIT UND DIE EIGNUNG FÜR EINEN BESTIMMTEN ZWECK AUS. Für die Nutzung, das Kopieren und die Verteilung der in dieser Veröffentlichung beschriebenen EMC Software ist eine entsprechende Softwarelizenz erforderlich. Eine aktuelle Liste der Produkte von EMC finden Sie unter EMC Corporation Trademarks auf emc2.de. Alle anderen hier verwendeten Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. Art.-Nr. h Eine detaillierte Darstellung 2

3 Inhalt Zusammenfassung 4 Einleitung 5 Zielgruppe 5 Management des Geschäftsprozesslebenszyklus 5 EMC Documentum xcelerated Composition Platform 7 Analysieren 8 EMC Documentum Process Analyzer 8 EMC Documentum Process Simulator 11 EMC Documentum Process Navigator 12 Bereitstellen 13 EMC Documentum Process Builder 13 EMC Documentum Forms Builder 15 Ausführen 16 EMC Documentum Process Engine 16 EMC Documentum Process Integrator 18 EMC Documentum TaskSpace 19 Überwachen 20 EMC Documentum Business Activity Monitor 20 Anwendungsbeispiel: Beilegung von Abrechnungsstreitigkeiten 23 Analysephase 23 Bereitstellungsphase 24 Ausführungsphase 24 Überwachungsphase 25 Nutzung der EMC Documentum-Inhaltsmanagementplattform 25 Documentum-Inhaltsverteilungs- und Aggregationsservices 26 Fazit 26 Eine detaillierte Darstellung 3

4 Zusammenfassung In den vergangenen 15 Jahren haben sich Unternehmen, Behörden, medizinische Einrichtungen und Bildungseinrichtungen mehr und mehr auf die Optimierung ihrer Geschäftsabläufe konzentriert. Sie alle haben dasselbe Ziel: Senkung der Kosten durch Steigerung der Mitarbeiterproduktivität Kürzere Zykluszeiten für Produkte und Dienstleistungen durch Verbesserung der betrieblichen Effizienz Verringerung des Risikos durch Standardisierung von bewährten Vorgehensweisen und Einhaltung interner Verwaltungsregeln und externer Vorschriften Verbesserung von Qualität und Kundenorientierung mit transparenter Unternehmens- Performance Produzierende Unternehmen haben es sich beispielsweise zum Ziel gesetzt, das Lieferkettenmanagement, die Einführung neuer Produkte, Unterlagenanforderungen und das Material- und Bestandsmanagement zu verbessern. Behörden optimieren ihre Vorgangsbearbeitung, die Bearbeitung von Genehmigungen, Anschaffungen und Logistik und die Verwaltung von Steuern und Sozialleistungen. Finanzdienstleister ermitteln und beseitigen unnötige und doppelte Vorgänge für Prozesse wie Kreditprüfung, Antragsbearbeitung, Versicherungsabschlüsse, Lösung von strittigen Abrechnungen und Neukonteneröffnung. In praktisch allen Branchen und Sektoren ist die Situation ähnlich. Es gibt immer Potenzial für Verbesserungen, um Qualität und Vorhersehbarkeit zu optimieren und gleichzeitig die Kosten zu senken. Bis vor Kurzem hatten die Unternehmen noch keinen genauen Einblick in ihre Geschäftsprozesse und waren folglich auch nicht in der Lage, sie zu messen, zu analysieren und zu verbessern. Im Laufe der letzten Jahre hat sich jedoch BPM () als flexible und offene Lösung zur Optimierung von Geschäftsabläufen entwickelt. Mithilfe von BPM lassen sich Geschäftsprozesse besser verstehen, orchestrieren und optimieren. BPM setzt die technischen Möglichkeiten optimal ein, ist aber kein geschlossenes oder monolithisches System. Mit BPM lassen sich unter Verwendung von standardbasierten Komponenten und Integrationsadaptern, webbasierten Benutzeroberflächen, Formularen und kundenspezifische Lösungen entwickeln und erstellen. BPM arbeitet unternehmensintern und unternehmensübergreifend, überwindet Funktionsgrenzen und koordiniert nahtlos Personen, Informationen und verschiedene Softwareanwendungen. EMC stellt zur Unterstützung von Unternehmen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen und betrieblichen Effektivität EMC Documentum xcelerated Composition Platform (xcp) bereit. Auf dieser Plattform können BPM-Lösungen entwickelt und bereitgestellt werden, die die Prozesse während ihres gesamten Lebenszyklus managen. XCP ist eine Weiterentwicklung der Documentum Process Suite, einer ausgereiften BPM-Plattform mit Hunderten von erfolgreichen Bereitstellungen. Unabhängig vom Umfang der Implementierung (im gesamten Unternehmen oder nur in einem Geschäftsbereich) konzentriert sich BPM nie nur auf einen einzelnen, isolierten Prozess, sondern behält stets alle Prozesse in ihrer Gesamtheit und in ihrem Zusammenspiel miteinander im Auge. Dieses Konzept der vernetzten Prozesse wird häufig auch als Wertschöpfungskette oder Value Network bezeichnet. Voraussetzung für die Verbesserung der Geschäftsabläufe ist die genaue Analyse des Value Network, d. h. der Prozesse und ihrer Abhängigkeiten zusammen mit den Informationen, die jeder einzelne Prozess erzeugt und benötigt. Diese Analyse kann dann zur Umstrukturierung der Prozesse oder zur Prozessautomatisierung führen. Selbst wenn ein Prozess nach wie vor manuelle Elemente enthält, kann er von einem automatisierten Thread of Control profitieren, der Prozessaktivitäten und Entscheidungen koordiniert. Auf diese Weise lassen sich Standards und bewährte Vorgehensweisen für die korrekte und pünktliche Durchführung sämtlicher Schritte einführen, und jeder Schritt erhält die Ressourcen, die er benötigt. Eine detaillierte Darstellung 4

5 BPM wird zwar auf Geschäftsbereichsebene gesteuert, für den Erfolg sind die Unterstützung und Kooperation der IT-Gruppe jedoch unerlässlich. erfüllt die Anforderungen eines Geschäftsbereichs auf vielfältige Weise: Verbesserung der Effizienz durch Eliminierung redundanter und unnötiger manueller Vorgänge in der Förderung der geschäftlichen Flexibilität, indem Business-Analysten die Entwicklung und Überarbeitung von Prozessen ohne Programmierungs- oder Systemintegrationskenntnisse ermöglicht wird Verringerung des Risikos durch standardisierte Prozesse und Hinweismeldungen bei gefährdeten Terminen und drohenden Budgetüberschreitungen Erhöhte Transparenz von Performance-Kennzahlen mit Echtzeitüberwachung und Adhoc-Berichten Unterstützung der Compliance durch Durchsetzung von regelbasierter Automatisierung, wiederholbaren bewährten Vorgehensweisen und Überwachungspfaden Der Return on Investment (ROI) aus BPM-Initiativen kann beträchtlich sein. Schon die ersten BPM-Implementierungen haben im Vergleich zu Punktlösungen und Legacy-Anwendungen überzeugende Ergebnisse geliefert. Gartner Inc. zufolge können Unternehmen ihre Produktivität durch die Automatisierung von manuellen Aufgaben und Dokumenten- Workflows und den Systemeinsatz in Prozessbereichen, die von früheren Technologien nicht unterstützt wurden, um 15 Prozent bis 150 Prozent steigern. 1 Einleitung Im vorliegenden White Paper werden die folgenden Themen behandelt: Typische Phasen eines Geschäftsprozesslebenszyklus Funktionen von BPM und der geschäftliche Nutzen von EMC Documentum xcelerated Composition Platform (xcp) Anwendung von (BPM) in einem typischen Fallbeispiel Nutzung anderer Informationsinfrastrukturprodukte von EMC durch xcp xcp stellt eine Weiterentwicklung der BPM-Produktreihe von Documentum dar. Das vorliegende Dokument ersetzt das White Paper EMC Documentum Process Suite A Detailed Review. Zielgruppe Dieses White Paper richtet sich an Unternehmensverantwortliche und CIOs, zu deren Aufgaben die Verbesserung der Qualität und Effizienz von Geschäftsabläufen gehört. Management des Geschäftsprozesslebenszyklus Der Lebenszyklus eines Geschäftsprozesses reicht von der ersten Konzeption bis zum Einsatz im Unternehmen. Ebenso wie Produkte und Dienstleistungen müssen auch Lebenszyklen regelmäßig den sich ändernden Bedingungen und Anforderungen angepasst werden. Das kann auch bedeuten, dass sie irgendwann ausgemustert oder ersetzt werden. Nur ein Lebenszyklussystem mit Prozessmanagement kann alle Vorteile von BPM nutzen. Dieser Ansatz begreift BPM als evolutionären Prozess, der sich auf ständige Verbesserungen und Anpassungen gemäß den spezifischen Anforderungen des Unternehmens konzentriert. EMC hat eine bewährte Lebenszyklusmethode für das Management und die Optimierung von Prozessen erarbeitet. Dieser Prozesslebenszyklus setzt sich aus vier Phasen zusammen: 1 Gartner's Position on, 2006, Dokumentennr.: G Feb Eine detaillierte Darstellung 5

6 1. Analysieren: Prozesserkennung, -analyse, -simulation und -design Teilnehmer: Business-Analysten In der Analysephase wird der Anfangszustand oder aktuelle Zustand des Prozesses aus geschäftlicher Perspektive bestimmt. Außerdem werden Prozessaktivitäten, ausführende Personen, Logik und Informationsfluss festgelegt. Mithilfe dieses Zustandsmodells kann der Prozess neu definiert und auf die Ziele und Vorgaben des Unternehmens ausgerichtet werden. Das Ergebnis ist ein überarbeiteter (oder zukünftiger ) Prozess, der den geschäftlichen Rahmen für eine optimierte Lösung bildet. 2. Bereitstellen: Technische Implementierung, Layout der Benutzeroberfläche und Integration externer Systeme Teilnehmer: Prozessentwickler In der Bereitstellungsphase ergänzen die Prozessentwickler das Modell des zukünftigen Prozesses aus der Analysephase mit den technischen Implementierungsdetails, um seine Ausführung in der Produktionsumgebung zu ermöglichen. Das Prozessmodell wird dann verpackt und der Prozess-Engine bereitgestellt, die den Prozess in der nächsten Phase orchestriert. Viele Unternehmen haben Prozessanalyse und Prozessbereitstellung auf separate Funktionen verteilt. Diese Funktionen können aber auch von einer einzigen Gruppe ausgeführt werden, die für die Prozessverbesserung zuständig ist. 3. Ausführen: Mitarbeiter-Workflow und -Zusammenarbeit, systembasierte Interaktionen und Prozessgesamtkoordination Teilnehmer: Geschäftliche Benutzer und Systeme In der Ausführungsphase wird jede aktive Prozessinstanz in der Produktionsumgebung im Hinblick auf die Koordination der relevanten Aktivitäten für Mitarbeiter-Workflow, regelbasierte Automatisierung und System-zu-System-Integration orchestriert. Die Prozess-Engine überwacht den Prozess, damit Aktivitäten korrekt angeordnet und Workflow-Aufgaben den zuständigen Personen oder Gruppen zugewiesen werden. Außerdem gewährleistet sie, dass Mitarbeiter- und Systemaktivitäten innerhalb des festgesetzten Zeitrahmens durchgeführt werden. 4. Überwachen: Echtzeitwarnmeldungen, Dashboards und Verfolgung von Key- Performance-Indikatoren Teilnehmer: Manager und Mitarbeiter, die für das Tagesgeschäft zuständig sind Die Überwachungs- und Ausführungsphasen sind eng miteinander verknüpft: Prozessdaten werden automatisch erfasst und anhand festgelegter Kennzahlen in Echtzeit ausgewertet. Warnmeldungen werden generiert, und Berichte werden über grafische Dashboards angezeigt. Darüber hinaus werden Prozessausführungsdaten in die Analysephase zurückgegeben, um festzustellen, ob der Prozess die gewünschten Vorgaben erfüllt. Ist dies nicht der Fall, wird das Prozessmodell weiter verfeinert, um die kontinuierliche Optimierung der Geschäftsabläufe zu ermöglichen. Eine detaillierte Darstellung 6

7 Abbildung 1 zeigt die vier Phasen des Prozesslebenszyklus. Abbildung 1. Prozesslebenszyklus EMC Documentum xcp ist eine integrierte Produktreihe für das Management von Geschäftsprozessen vom ersten Design bis zur Ausführung und zur Überwachung in der Produktionsumgebung. Außerdem kann xcp im Laufe der Zeit zur ständigen Prozessverbesserung Performance-Daten an die Analyseumgebung weiterleiten. EMC Documentum xcelerated Composition Platform Documentum xcp ist eine umfassende Softwareproduktreihe zur Festlegung, Ausführung und Überwachung von Prozessen mit Mitarbeiter-Workflow- und Systemaktivitäten. Darüber hinaus managt xcp alle Arten von Informationen, die die Anforderungen des Prozesses unterstützen. xcp bietet: Ein optimal visualisiertes Prozesslabor für Business-Analysten Eine modellgesteuerte Implementierungsumgebung, in der BPM-Anwendungen im Gegensatz zu teurem und zeitaufwändigem, benutzerdefiniertem Softwarecode einfach für schnelle Implementierung konfiguriert werden können, um neue oder geänderte Funktionen zu definieren Permanentes Zustandsmanagement für Geschäftsprozesse mit langer Laufzeit Management von Arbeitswarteschlangen und Arbeitsverwaltungsregeln für Aufgaben mit hohem Volumen, automatisches Straight-through-Processing und Transaktionsprozesse Unterstützung für Ad-hoc-Prozesse zur Zusammenarbeit Umfassende Funktionen für Benutzerinteraktion, z. B. Collaboration, elektronische Formulare und konfigurierbare, rollenbasierte Arbeitsoberflächen Ein serviceorientierter Integrationsrahmen, der die Einbindung von externen Anwendungen, Datenquellen und Personen in den Geschäftsprozess ermöglicht Umfassende Inhalts- und Datenmanagementfunktionen für informationsreiche Prozesse Proaktives Überwachen und Management von Geschäftsprozessen Simulation, Performance-Optimierung und Reporting Eine detaillierte Darstellung 7

8 Es folgt nun eine genauere Betrachtung der einzelnen Komponenten von xcp und ihrer jeweiligen Rolle im Prozesslebenszyklus: Analysieren: Process Analyzer, Process Simulator, Process Navigator Bereitstellen: Process Builder, Forms Builder Ausführen: Process Engine, Process Integrator, TaskSpace Überwachen: Business Activity Monitor Analysieren In den meisten Unternehmen sind Geschäftsprozessinformationen nicht an einem Ort zusammengefasst,sondern auf Anwendungen, Dokumente, Arbeitsblätter, Zeichnungen und Betriebshandbücher verteilt. Häufig werden wichtige Prozessinformationen nicht dokumentiert, sondern existieren allein in den Köpfen der Mitarbeiter. Diese Prozessfragmente ergeben in ihrer Gesamtheit jedoch den Bauplan für Ihr Unternehmen. Jede Initiative zur Verbesserung von Geschäftsprozessen muss sich dieser Realität stellen. EMC Documentum Process Analyzer Process Analyzer ist ein Prozesslabor, mit dem Business-Analysten aktuelle Geschäftsvorgänge erfassen, organisieren, darstellen und analysieren können, um sie anschließend zu verbessern. Die Prozessverbesserung beginnt mit der Erkennung. Bevor ein Prozess auf die gewünschte Weise angepasst werden kann, müssen seine Struktur und Schwächen bekannt sein. Die Erkennung umfasst die folgenden Schritte: Strukturierte Gespräche mit Fachexperten Interpretation vorhandener Prozessdiagramme Import von Prozessdefinitionen aus anderen Systemen Prozesserkennung und -visualisierung Die Herausforderung der Erkennung besteht darin, den Geschäftsprozess in seinem aktuellen Zustand richtig und vollständig zu erfassen. Kein Experte verfügt über einen umfassenden Einblick in den gesamten Prozess. Aus diesem Grund führen Analysten separate Gespräche mit mehreren Fachexperten, die kollektiv jeden einzelnen Schritt des Prozesses verstehen. Jedes Gespräch wird über eine benutzerfreundliche Drag-and-Drop-Zeichenoberfläche in Process Analyzer als Prozessfragment erfasst. Nachdem die Erkennung abgeschlossen ist, werden die Prozessfragmente problemlos miteinander zum End-to-End-Prozess kombiniert. Process Analyzer zerlegt die Prozessinformationen in logische Datenelemente. Diese Elemente werden dann in einer relationalen Datenbank gespeichert, d. h. nicht als Zeichnungen, sondern als Daten. Logische Elemente werden aus der Datenbank abgerufen und vom Benutzer nach Wunsch zusammengesetzt. Anschließend kann der End-to-End- Prozess automatisch in Form von Swim-Lane-Diagrammen (Abbildung 2) generiert werden, in denen Prozesse nach Kriterien wie Prozessbenutzerrollen, Unterprozessen, Aktivitätszielen und Ressourcentyp veranschaulicht werden oder in einer anderen on the fly erzeugten Darstellung abgebildet werden. Mit Process Analyzer lassen sich Prozesse schnell und einfach hinzufügen oder ändern. Nachdem die gewünschten Änderungen durchgeführt wurden, zeichnet sich der Prozess dynamisch selbst mit den vorgenommenen Änderungen. Alle Prozessinformationen werden in einem Repository gespeichert, sodass mehrere Prozesse erstellt und miteinander verbunden werden können. Sie bilden auch eine Prozesshierarchie, die auf den Beziehungen und Funktionen innerhalb der gesamten Organisation basiert. Diese Hierarchie ist wichtig für eine echte Prozessanalyse. In jedem Schritt eines Prozesses können Daten erzeugt oder genutzt werden. So müssen beispielsweise für die Bearbeitung einer Bestellung verschiedene Informationen bekannt sein: der Name des Käufers, die bestellten Artikel und die Bestellmenge der einzelnen Artikel. Diese Daten werden in bestimmten Strukturen, den so genannten Geschäftsobjekten, organisiert. Mit Process Analyzer kann der Analyst auch Prozessattribute wie Kosten, Aufgabendauer und Automatisierung angeben. Für die Anzahl der Attribute gibt es keine Eine detaillierte Darstellung 8

9 Beschränkung. Der Analyst kann für jede Aktivität, jeden Prozess, jede Rolle usw. neue Attribute erstellen. Dadurch sind die Unternehmen bei der Festlegung und Nachverfolgung relevanter Attribute für bestimmte Vorgänge flexibel. Die Möglichkeit, den Prozess in dieser Detailstufe zu definieren, ist sehr wichtig für die Visualisierung, Analyse und Simulation des Prozesses. Auch können dadurch Key-Performance-Indikatoren festgelegt werden, die nach der Bereitstellung des Prozesses in einer Produktionsumgebung überwacht werden. Abbildung 2. Swim-Lane-Diagramm Prozessanalyse Im Rahmen der Prozessanalyse können Berichte ausgeführt, Prozessinformationen extrahiert, geändert und berechnet und die Ergebnisse in Rastern, Kurven, Kreisdiagrammen und anderen Formaten dargestellt werden. Anhand dieser Berichte kann der Analyst Prozesse im Hinblick auf Kosten oder Zykluszeit vergleichen, die Schnittstellen zwischen Personen (oder Systemen) anzeigen, Probleme zusammenfassen, die während der Erkennung ermittelt wurden, und Funktionsspezifikationen erzeugen, die das Systemverhalten in mehreren Prozessen beschreiben. Der Analyst hat auch die Möglichkeit, neue Berichte zu erstellen, die die Problemdiagnose und Prozessüberarbeitung erleichtern. Schließlich können Berichte als Prozessdokumentation dienen. In nur wenigen Minuten lässt sich ein Prozesshandbuch im HTML- oder PDF-Format oder in Microsoft Word erstellen, in dem die Prozesse zusammengefasst sind, ihre visuelle Struktur dargestellt ist und die Attribute für die einzelnen Prozess-Schritte aufgeführt werden. Abbildung 3 zeigt zwei Darstellungsmöglichkeiten für Prozessinformationen mithilfe von Analyseberichten. Eine detaillierte Darstellung 9

10 Abbildung 3. Beispiel für einen Prozessbericht Erweiterung Visio Interpreter Häufig wird in Unternehmen Microsoft Visio zur Erstellung von Diagrammen eingesetzt, die die Geschäftsprozesse abbilden. Visio bietet eine schnelle und einfache Methode zur Visualisierung von Prozessen, erzeugt aber nur ein statisches Bild. Da Visio eine Desktop- Anwendung ist, werden viele Diagramme auf einzelnen Computern oder in den Dateisystemen der Abteilungen gespeichert, wodurch der Zugriff auf diese Informationen und ihre Nutzung erschwert wird. Mit Visio Interpreter, einer Erweiterung von Process Analyzer, können die Benutzer von Visio den Wert ihrer Arbeit steigern, indem sie Legacy- Prozesszeichnungen in Process Analyzer importieren und statische Diagramme in komplette Prozessmodelle umwandeln. Da Visio flexibel ist und keine Standards für die Prozessdarstellung vorgibt, ist es wichtig, dass die Semantik für jede Zeichnung genau verstanden wird. Anders ausgedrückt: Was bedeuten die verschiedenen Formen? Stellt ein Rechteck eine Aktivität oder ein Dokument dar? Mit Process Analyzer kann jede Form in einer Zeichnung der entsprechenden Prozesseinheit zugeordnet werden. Dasselbe gilt für die Erfassung der Beziehungen zwischen Formen. So wird beispielsweise erkannt, dass der Text Wertpapierhändler in einer Visio-Zeichnung eine Rolle beschreibt, die mit bestimmten Aktivitäten verknüpft werden muss. Mit Visio Interpreter (siehe Abbildung 4) wird die Semantik von Visio-Diagrammen präzise in Geschäftsprozessmodelle übertragen. Eine detaillierte Darstellung 10

11 Abbildung 4. Visio Interpreter EMC Documentum Process Simulator Einige Geschäftsabläufe umfassen ein hohes Volumen. So können beispielsweise in einem Call Center jeden Tag Hunderte oder gar Tausende von Anrufen eingehen, die bearbeitet werden müssen. Mithilfe der Prozess-Simulation können Business-Analysten verschiedene Fragen beantworten: Welche Ressourcen werden zur Bewältigung des voraussichtlichen Volumens benötigt? Welche Prozess-Performance kann bei einer bestimmten Ressourcenzuteilung erwartet werden? Bei welchem Lastschwellwert kommt es zu Engpässen? Process Simulator ist ein Add-On für Process Analyzer, das Analysten folgende Möglichkeiten bietet: Testen des erstellten zukünftigen Prozesses, bevor er in die Produktionsumgebung überführt wird Vergleichen der Performance von Prozessen vorher und nachher Untersuchung des Prozessverhaltens bei verschiedenen Lasten Ermittlung der benötigten Ressourcen zur Bewältigung der erwarteten Last Schätzung von Prozesskosten, Zykluszeit und Durchsatz Eine detaillierte Darstellung 11

12 Abbildung 5. Die Simulation ermöglicht das quantitative Verständnis des Prozesses EMC Documentum Process Navigator Die Business-Analysten beschäftigen sich mit der Erkennung und dem Design von Geschäftsprozessen. Aber es gibt noch einen wesentlich größeren Kreis von Interessengruppen, die ebenfalls in den Entscheidungsprozess einbezogen werden müssen. Dabei handelt es sich um: Geschäftsführung und Geschäftsbereichsleiter Mitarbeiter, die für die Einhaltung der geltenden Gesetze verantwortlich sind Systemarchitekten und andere IT-Mitarbeiter Qualitätsexperten und Six Sigma Black Belts Interne und externe Prüfer Personalabteilung, Finanzabteilung und Betriebspersonal Diese Interessengruppen sind in erheblichem Maße von den Entscheidungen betroffen, die für Prozessüberarbeitung und -automatisierung gefällt werden. Daher muss ihnen Einblick in die Prozesse und Analysen im Prozess-Repository des Unternehmens gewährt werden. Process Navigator ermöglicht den schreibgeschützten Zugriff auf ein Process Analyzer- Repository über einen Webbrowser. Die Informationen werden direkt bei Anforderung abgerufen und umfassen: Eine dynamische Visualisierung, einschließlich Swim-Lane-Ansichten von Prozessabläufen in unterschiedlichen Detailstufen Prozessberichte, -kurven, -diagramme und -analysen Hierarchische Prozessbeziehungen Attribute aller Prozesselemente wie Wertschöpfungsketten, Prozessfamilien, Leistungen, Prozesse und Aktivitäten Zugriff auf Anhänge 2 Pläne der Unternehmensarchitektur Benutzerauthentifizierung und -autorisierung für Process Navigator können mit der Active Directory- oder LDAP-Datenbank des Unternehmens verknüpft werden. 2 Anhänge enthalten weitere Informationen zum Prozess. Sie sind häufig im Inhalts-Repository von Documentum abgelegt. Eine detaillierte Darstellung 12

13 Abbildung 6. Process Navigator Bereitstellen Nach der Erstellung eines neuen oder überarbeiteten Prozesses müssen die zugrunde liegenden technischen Implementierungsdetails dem Prozessmodell hinzugefügt werden: Die Nutzung von Daten und Inhalten muss definiert werden. Außerdem müssen Arbeitsschritte eingerichtet und Benutzeroberflächen und -sicherheit konfiguriert werden. Diese Vorgänge gehören zur Prozessbereitstellung, die auch die Festlegung von Aktivitäten für die System-zu- System-Integration umfasst. EMC Documentum Process Builder Process Builder ist ein Tool zur Prozessbereitstellung mit Drag & Drop-Funktion. Es bietet Aktivitätsvorlagen, die integrierte Arbeitsschritte zur Ausführung von Geschäftsprozessen enthalten. Das in Process Analyzer erzeugte Prozessmodell wird nahtlos in Process Builder übernommen, und die Prozessentwickler können die technischen Details der auf geschäftlicher Ebene erstellten Definition des Prozesses hinzufügen. 3 Process Builder definiert grafisch mehrere Weiterleitungsarten: bedingt, Verzweigung, Verbindung, parallel und sequenziell. Weitere Funktionen: Detaillierung von Arbeitsaktivitäten und -warteschlangen, Benutzerrollen, Aufgabenschnittstellen und Prioritäten Festlegung von Regeln für Automatisierungs- und Nachverfolgungsaktivitäten und Optimierung/Management des Prozessablaufs Modellabbildung externer Ereignisse, die mit der Prozessausführung verknüpft sind oder diese beeinflussen Konfiguration expliziter Behandlung von Ausnahmen oder umgekehrte Pfade per Drag & Drop Festlegung der Verwendung von Einträgen in elektronischen Formularen für beliebige Aufgaben Zugriff auf ein stabiles Benutzermodell, das Standardverzeichnisdienste wie LDAP unterstützt und Proxys, Rollen und die dynamische Auswahl von Prozessteilnehmern ermöglicht Versionskontrolle für Change-Management und Prozessverbesserung 3 Process Analyzer und Process Builder ermöglichen die gegenseitige Übertragung von Prozessmodellen mit vollständiger Versionierung und Beibehaltung sämtlicher Metadaten. Eine detaillierte Darstellung 13

14 Process Builder legt außerdem die Nutzung von Informationen zur Unterstützung von Prozessen fest, wobei strukturierte und unstrukturierte Inhalte verarbeitet werden können. Strukturierte Daten können mit XML und permanenten Documentum-Objekttypen abgebildet werden. Datenfelder lassen sich mithilfe eines grafischen Mapping-Tools (Abbildung 7) einfach zwischen Datenquelle und Prozessaktivität zuordnen. Inhaltsbasierte Informationen (z. B. Dokumente, Bilder, Faxe und ) behalten alle Attribute und können während ihrer aktiven Teilnahme am Inhaltslebenszyklus sämtliche Inhaltsservices von Documentum aufrufen, einschließlich Heraufsetzung oder Herabstufung zwischen Lebenszyklusphasen und verschiedenen Formatdarstellungen, Benutzerberechtigungen und physische Speicherorte. Abbildung 7. Datenzuordnungstool von Process Builder Process Builder unterstützt die Bereitstellungsphase des Prozesslebenszyklus durch Aktivitätsvorlagen, die für die einfache Konfiguration aller vorgenannten Prozessdetailarten verwendet werden. Aktivitätsvorlagen können auch mit individuellen Aktivitätsdetails, die in einem Unternehmen immer wieder verwendet werden, angepasst werden. Der Prozess kann ohne Programmierung implementiert werden. Er lässt sich für die Bereitstellung auch mühelos mit allen automatisch erstellten Objekten, Klassen und Methoden zu Paketen zusammenstellen. Mit Process Builder ist es außerdem möglich, strukturierte Datentypen zu definieren, die die innerhalb eines Prozesses verwendeten Datenobjekte abbilden und speichern. Das direkte Management von Daten innerhalb des Prozesses ist eine nützliche Funktion bei der Erfassung und Nutzung von transienten Daten. Diese Daten gehen über eine Datenbank, eine externe Anwendung oder ein Formular in einen Prozess ein und werden integriert. Dieselben Daten müssen nicht jedes Mal neu importiert werden, wenn sie verwendet werden sollen. Wenn im Laufe einer Prozessaktivität eine Datenvariable geändert wird, können die Änderungen automatisch an das Quellsystem weitergegeben werden. Eine detaillierte Darstellung 14

15 Abbildung 8. Process Builder EMC Documentum Forms Builder EMC Documentum Forms Builder ist eng in Process Builder integriert. Mit dieser Software können Prozessentwickler Benutzeroberflächenkomponenten entwerfen, die in Prozessen entweder als elektronische Formulare oder Documentum TaskSpace-Clientoberflächen bereitgestellt werden. Mit Forms Builder lassen sich schnell Oberflächen entwerfen und bereitstellen, die für Workflow-Aktivitäten und Aufgabenverarbeitung ebenso wie für die Erfassung, Validierung und Wiederverwendung von Daten innerhalb eines Prozesses verwendet werden. Forms Builder entspricht dem W3C-XForms-Standard und erfüllt die XML- GUI-Spezifikation. Die grafische WYSIWYG-Designoberfläche optimiert die Erstellung der Benutzeroberfläche in mehreren Plattformdarstellungen, die dem W3C-XML- Schemadatenmodell entsprechen. Forms Builder ist kontextsensitiv, d. h. die Anwendungen stellen anhand von Benutzertyp, Aktivität und Gebietsschema die passende Benutzeroberfläche zur Verfügung. So könnte beispielsweise im Simulationsmodus von Forms Builder das Schadensfallformular einer Versicherung in zwei Szenarien getestet werden: Es wird von einem Schadensmelder ausgefüllt und von einem Kundendienstmitarbeiter oder Schadenssachverständigen geprüft. Diese Szenarien können ganz einfach für Formulare in mehreren Sprachen simuliert werden. Die Benutzer von Forms Builder können Daten im XML-Format, als Datenbankdatensätze oder in beiden Formen gleichzeitig erfassen. Die Daten werden automatisch mit dem Prozess-Repository synchronisiert. Forms Builder besitzt außerdem die folgenden Funktionen (siehe Abbildung 9): Stabile Steuerelemente für die Benutzeroberfläche und Datenfeldoptionen, einschließlich Tabellen, Registerkarten, Rich Text, Datumsfelder, Kommentarverlauf, dynamische Verknüpfungen und Inhaltsanhänge Web 2.0/AJAX-basierte Steuerelemente zum Erstellen dynamischer Clientschnittstellen Externe Datenquellenschnittstellen Initialisierungs- und Validierungsadapter Eine detaillierte Darstellung 15

16 Adapter für Bedingungswert und automatische Berechnung Ereignisprozessoren wie Senden, Speichern, Zurücksetzen usw. ACL-basierte Sicherheit Abbildung 9. Forms Builder Ausführen Das Herzstück jedes BPM-Systems ist die Prozess-Engine. Prozess-Engines verwenden recht unterschiedliche Ansätze, um die Kombination aus Mitarbeiter- und Systemaktivitäten für alle aktiven Prozessinstanzen zu orchestrieren, Arbeitswarteschlangen zu managen, XML zu prüfen, konfigurierbare Aktionen durch Ereignisauslöser aufzurufen und die Zusammenarbeit zu unterstützen. Außerdem müssen Prozess-Engines mit verschiedenen externen Systemen, Anwendungen und Datenquellen kommunizieren, um prozessunterstützende Informationen bereitstellen zu können. EMC Documentum Process Engine EMC Documentum Process Engine (DPE) führt jede aktive Instanz eines Geschäftsprozesses aus und orchestriert sie. Die Software prüft die Geschäftsregeln, weist Prozessaufgaben dem richtigen System oder der richtigen Gruppe oder Person in der richtigen Zeit zu und verfolgt die Prozessaktivitäten im Hinblick auf angegebene Fristen und Termine. DPE verwendet konfigurierbare Verwaltungsregeln und Warteschlangenmanagement zur effizienten Handhabung eines hohen Volumens eingehender Workloads und stellt Prüfungsdaten bereit, die die Überwachung von Geschäftsaktivitäten, die Prozessoptimierung und Compliance-Initiativen unterstützen. DPE ist eng in Documentum Content Server integriert und greift über eine Schicht von Web- Services auf Inhaltsmanagementservices zu. Ein wichtiger Vorteil der engen Integration zwischen Documentum Process Engine und Content Server ist die effektive Kontrolle aller Arten von prozessunterstützenden Inhalten. Mitarbeiter können einfach auf prozessunterstützende Informationen zugreifen, und sensible Dokumente lassen sich vor unbefugtem Zugriff schützen und Archivierungsverwaltungsregeln für Inhalte ordnungsgemäß durchsetzen. DPE kann auf Zehntausende von parallelen Benutzern skaliert werden und arbeitet dabei mehr als eine Million Aufgaben pro Stunde ab. Außerdem lässt sich die Software für Failover und Redundanz konfigurieren. Die Ausführungsinformationen werden sicher in einem permanenten Repository gespeichert, sodass die Business Continuity auch bei Systemausfall oder Wartungsarbeiten nicht in Gefahr ist. DPE interagiert mit den Anwendern über Clients mit grafischer Benutzeroberfläche, die Kontext für Aufgaben, Listen, Eskalationen und Eine detaillierte Darstellung 16

17 Benachrichtigungen managen und bereitstellen. Über Documentum Process Integrator, der Integrationsschicht der Suite, kann DPE auch Prozesse mit externen Systemen koordinieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie Legacy-, Web-Services- oder J2EE-Anwendungsserverbasiert sind. DPE generiert auch einen umfassenden, individuell anpassbaren Überwachungspfad zur Nachverfolgung von Prozess- und Inhaltsereignissen während der Ausführung. Anhand dieses Überwachungspfads können die Prozesseffizienz analysiert und verbessert, Engpässe aufgedeckt und sich ändernde Geschäftsbedingungen dargestellt werden. Warteschlangenmanagement Mithilfe von Arbeitswarteschlangen werden Arbeitslasten unter einer großen Gruppe von einheitlichen Anwendern, z. B. in einer Call-Center-Anwendung, gleichmäßig verteilt. Es ist auch möglich, über Warteschlangen Prioritäten für hohe Aufgabenvolumina zu vergeben, damit wichtige Anforderungen schnell beantwortet werden. Eine Arbeitswarteschlange eignet sich auch zur Wartung und Überwachung von Service-Level-Agreements (SLAs) und zur Gewährleistung der Einhaltung interner Unternehmensverwaltungsregeln und externer Vorschriften. DPE weist Arbeitswarteschlangen anhand von Prozessdefinitionen Aufgaben zu und automatisiert die Überwachung auf Warteschlangenebene, die Eskalation und Alterung nach Aufgabenprioritäten sowie die Aussetzung und automatische Wiederaufnahme von Aufgaben. Über die Managementschnittstelle für Arbeitswarteschlangen können Supervisoren Rollen anlegen, Warteschlangen überwachen, den Aufgabenfortschritt anzeigen, Aufgaben neu zuweisen und Berichte erstellen. Sie sehen auf einen Blick, wie viele Elemente sich in einer Warteschlange befinden. Außerdem werden der erwartete maximale Schwellwert, die Elemente mit der höchsten Priorität, die Zahl der Benutzer, die Aufgaben bearbeiten können, und die Zahl der zugeordneten, wartenden oder ausgesetzten Elemente angezeigt. Supervisoren können Aufgaben bestimmten Benutzern zuweisen, Benutzer berechtigen, Aufgaben manuell herunterladen, und Elemente in eine andere Warteschlange verschieben. Abbildung 10. Arbeitswarteschlangen-Monitor Eine detaillierte Darstellung 17