Willkommen. Datum: Sprache: Deutsch. Support: leanux.ch AG Industriestrasse Volketswil

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1 Willkommen Datum: Sprache: Deutsch Support: leanux.ch AG Industriestrasse Volketswil Supportnummer , die ersten 2 Minuten kostenlos, dann CHF 2.50 / Minute. Montag bis Freitag, 8.30 bis und bis Uhr. Seite 1 von 27

2 1 Einleitung 3 2 Registrierung 4 3 Login 6 4 Kunden Kunde erfassen Kunden suchen Kundendaten bearbeiten Kunde löschen Kunden exportieren Kundengruppen Kunde einer Kundengruppe zuordnen Import Kunden 10 5 Rechnungen Rechnung erfassen Rechnung drucken oder via senden Rechnungen suchen Rechnung bearbeiten Rechnung löschen Rechnung abstimmen Massenrechnungen Rechnungsserie Mahnungen 19 6 Import Zahlungseingänge 20 7 System System-Standard-Einstellungen Druckhintergrund (Briefkopf, Logo, Wasserzeichen, Bild) Bankkonto Bankkonto erfassen Bankkonto inaktivieren / aktivieren Wechsel zu einer anderen Raiffeisenbank Fusion (Zusammenschluss von Banken) Datensicherung FacturaPlus deaktivieren 24 8 Benutzereinstellungen 25 9 Druckereinstellungen Version Abmelden 27 Seite 2 von 27

3 1 Einleitung Mit FacturaPlus können kleinere Firmen, Vereine und Stockwerkeigentümer Rechnungen mit ESR über eine einfach verständliche und webbasierte Lösung erstellen. Die Nutzung von FacturaPlus ist für Raiffeisenkunden kostenlos. FacturaPlus ist ausschliesslich eine Fakturierungssoftware. Es können Rechnungen erstellt, verschickt, gemahnt und abgestimmt werden. In FacturaPlus erstellen Sie Ihre Rechnungen und Mahnungen im PDF-Format und drucken die Daten auf ein entsprechendes ESR-Formular (leere A4 Blätter mit integriertem Einzahlungsschein). Der Briefkopf kann individuell gestaltet werden. Neben dem Briefversand per Post können Sie Ihre Rechnungen oder Mahnungen auch via an Ihre Kunden senden. Ihre Rechnungen können Sie mit oder ohne Mehrwertsteuer erstellen. In FacturaPlus können Sie Ihren Kundenstamm via Excel-Datei importieren oder manuell erfassen. Änderungen oder Erweiterungen sind jederzeit möglich. Verfügen Sie über E-Banking, können Sie Ihre ESR-Gutschriften downloaden, in FacturaPlus einlesen und automatisch mit den offenen Posten abstimmen. FacturaPlus ist plattformunabhängig (Windows, Mac, Linux) und läuft mit den gängigsten Webbrowsern (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome). Eine lokale Installation ist nicht notwendig. Ihre Daten werden auf einem zentralen Server sicher gespeichert. Der Funktionsumfang kann unter unter dem Menüpunkt Erweiterte Funktionen durch ein kostenpflichtiges Upgrade erweitert werden. FacturaPlus basiert auf der OpenSource Buchhaltungs-Lösung SQL-Ledger, die von der Firma leanux.ch AG an die Schweizerischen Gegebenheiten angepasst wurde. Wichtige Hinweise: Damit Ihre erfassten Daten im System und auf dem Webserver aktualisiert und gespeichert werden, müssen Sie folgenden Ablauf einhalten: Daten erfassen Aktualisieren Eingabe kontrollieren Speichern Für einen Druck der Rechnungen und Mahnungen beachten Sie bitte Kapitel 9 Druckereinstellungen. Konfigurieren Sie Ihren Drucker wie beschrieben, damit die Einzahlungsscheine korrekt bedruckt werden. Erstellen Sie vor der ersten definitiven Rechnung einen Probedruck. Achten Sie darauf, dass der Einzahlungsschein richtig bedruckt wird und lassen Sie den Probedruck von Ihrer Raiffeisenbank prüfen. Unter finden Sie eine Schablone, mit der Sie Ihren Einzahlungsschein kontrollieren können. Seite 3 von 27

4 2 Registrierung Wählen Sie den Menüpunkt Registrieren um ein FacturaPlus Konto zu eröffnen. Bitte erfassen Sie Ihre persönlichen Daten. Die Pflichtfelder sind links vom Feld rot gekennzeichnet. Erfassen Sie eine Mehrwertsteuer Nummer (MWST), werden die Rechnungsbeträge inkl. MWST berechnet und auf Ihrer Rechnung aufgeführt. Die Bezeichnung UID steht für Unternehmens- Identifikationsnummer. Klicken Sie anschliessend auf Registrieren. Sie sehen folgende Meldung: Seite 4 von 27

5 Sie erhalten eine von FacturaPlus. Bitte folgen Sie dem Link. Falls Sie keine erhalten haben überprüfen Sie Ihren Spamfilter oder kontaktieren Sie den Support von leanux.ch. Ihre persönlichen Daten werden Ihnen nochmals angezeigt. Kontrollieren Sie Ihre Eingaben und bestätigen Sie die AGB sofern Sie damit einverstanden sind. Ihre Daten können Sie in FacturaPlus jederzeit unter System / Einstellungen und den Benutzereinstellungen anpassen. Klicken Sie auf Konto anlegen, um die Registrierung abzuschliessen. Mit Registrierung löschen wird Ihr FacturaPlus Konto vollständig gelöscht. Nach erfolgreicher Registrierung wird Ihnen folgende Meldung angezeigt: Sie erhalten eine mit Ihren Zugangsdaten. Mit Benutzername und Passwort können Sie sich am System anmelden (siehe Kapitel 3 Login). Vielen Dank für das Erstellen Ihres FacturaPlus Kontos. Sie können sich am System über diesen Link anmelden: Ihr Konto ist mit den folgenden Daten registriert: Firma/Verein: Musterverein Vorname: Hans Nachname: Muster hans.muster@ .ch Benutzername: pm@test00015 Passwort: Ne9fqpxvra IBAN: CH Bitte beachten Sie die und die Druckereinstellungen die Sie hier finden: Probedruck - Einzahlungsschein: Erstellen Sie vor der ersten definitiven Rechnung einen Probedruck. Achten Sie darauf, dass der Einzahlungsschein richtig bedruckt wird. Lassen Sie den Probedruck von Ihrer Raiffeisenbank prüfen. Automatische Abstimmung der Zahlungseingänge: Möchten Sie Ihre Zahlungseingänge automatisch abstimmen, benötigen Sie E-Banking und müssen als ESR- Teilnehmer bei Ihrer Raiffeisenbank erfasst sein. Ihre ESR-Gutschriften werden Ihnen im E-Banking zum Download zur Verfügung gestellt. Information an Ihre Raiffeisenbank: Bitte erfassen Sie einen ESR-Stamm für Ihre FacturaPlus Kunden und aktivieren Sie die VESR-Checkbox in den E-Banking Verträgen im DIALBA. So wird die Funktion "ESR-Download" im E-Banking nach der Replizierung dem Kunden zur Verfügung gestellt. Freundliche Grüsse leanux.ch AG Seite 5 von 27

6 3 Login Sie können sich wie beschrieben anmelden: 1. Über den Link im 2. Direkt am System über den Menüpunkt Login Geben Sie Benutzername und Passwort ein, welche Sie im erhalten haben. Klicken Sie anschliessend auf Login. Achtung! Beachten Sie bitte die Hinweise im Kapitel 7 bis 9, bevor Sie mit dem System arbeiten. Ihnen wird folgende Maske angezeigt: Ihr Passwort können Sie im System unter dem Menüpunkt Benutzereinstellungen jederzeit ändern. Der Benutzername wird automatisch zugeteilt und kann nicht geändert werden. Passwort Kriterien FacturaPlus: Passwörter müssen mindestens 8 Zeichen lang sein, Gross- und Kleinbuchstaben, mindestens eine Zahl und ein Sonderzeichen enthalten. Das Passwort darf nur folgende Sonderzeichen beinhalten: Passwortgültigkeit: Das Passwort ist 90 Tage gültig. Danach werden Sie automatisch aufgefordert, Ihr Passwort zu ändern. Seite 6 von 27

7 4 Kunden 4.1 Kunde erfassen Unter dem Menüpunkt Kunden und Kunde erfassen erfassen Sie Ihre Kundendaten für die spätere Rechnungsstellung. Sie können zwischen Firma/Verein oder Person wählen. Verfügen Sie bereits über einen Kundenstamm, können Sie Ihre Daten auch via Excel-Datei importieren (siehe Kapitel 4.5 Import Kunden). Wir empfehlen Ihnen, die Kunden entweder nur manuell im System zu erfassen oder nur via Excel-Datei zu importieren. Achten Sie auf die Kundennummer wenn Sie beide Varianten wählen. Kundennummer Das Feld Kunden Nr. müssen Sie nicht zwingend erfassen. Die Nummer wird automatisch zugeteilt und startet bei (Standardwert). Eine manuelle Vergabe der Kundennummer ist ebenfalls möglich. Achten Sie darauf, dass sich die Nummern nicht mit den automatisch generierten Nummern überkreuzen. Bei Bedarf, können Sie den Standardwert unter dem Menüpunkt System / Einstellungen nach Ihren Bedürfnissen anpassen und den Zähler beispielsweise auf einstellen. Das System startet dann mit der Kundennummer Diese Einstellung erübrigt sich, wenn die Kunden via Excel-Datei importiert werden und bereits über eine, von Ihnen gewählte, Kundennummer verfügen. Mehrwertsteuer (MWST) Möchten Sie Ihre Rechnungsbeträge inkl. MWST aufführen, wählen Sie unter dem Abschnitt Grunddaten die MWST-Sätze (es werden automatisch alle Sätze markiert). Bei der Rechnungserstellung können Sie dann einen dieser Sätze auswählen. Soll der MWST-Satz im Betrag mitgerechnet werden, wählen Sie zusätzlich MWST im Preis enthalten. Hinweis: Wenn Sie bei Ihrer Registrierung keine MWST Nummer erfasst haben, wird Ihnen dieser Abschnitt nicht angezeigt. Sie können Ihre MWST Nummer unter System / Einstellungen nachträglich erfassen. Austrittsdatum Das Austrittsdatum wird bei Kunden erfasst, die nur eine bestimmte Zeit Rechnungen von Ihnen erhalten. Setzen Sie ein Austrittsdatum, finden Sie den Kunden ab diesem Zeitpunkt nicht mehr in der Auswahl für die Rechnungsstellung. Sprache Sie können die Sprache (Deutsch, Französisch, Italienisch) pro Kunde definieren. Die Rechnungen werden automatisch in der gewählten Sprache erstellt. Die Auswahl <leer> entspricht Ihrer Benutzersprache. Achtung! Klicken Sie immer zuerst auf Aktualisieren und dann auf Speichern. Seite 7 von 27

8 4.2 Kunden suchen Unter dem Menüpunkt Kunden und Kunden suchen können Sie nach Kundendaten suchen. Die Suchkriterien können selektiert werden (siehe rote Markierung). Mit Liste anzeigen sehen Sie alle erfassten Kunden. Mit Zurücksetzen werden die Suchkriterien auf die Standardwerte zurück gesetzt Kundendaten bearbeiten Bereits erfasste Kundendaten können über den Menüpunkt Kunden suchen bearbeitet werden. Um Kundendaten zu ändern, klicken Sie auf den Namen des Kunden. Ändern Sie die Kundendaten und klicken Sie anschliessend auf Aktualisieren und Speichern Kunde löschen Bereits erfasste Kunden können wieder gelöscht werden. Über den Menüpunkt Kunden suchen werden Ihnen die erfassten Kunden angezeigt (im Kapitel 4.2 beschrieben). Klicken Sie auf den Namen des Kunden. Mit Löschen wird der Kunde entfernt und ist nicht mehr im System verfügbar. Achtung! Sobald für einen Kunden eine Rechnung erstellt wurde, kann der Kunde nicht mehr gelöscht werden. Seite 8 von 27

9 4.3 Kunden exportieren Über den Menüpunkt Kunden und Kunden exportieren können Sie Ihren Kundenstamm in ein Excel exportieren. Sie erhalten dadurch eine Übersicht über alle Kunden, die Sie erfasst haben. Mit Datei herunterladen wird Ihnen das Excel mit den erfassten Kunden angezeigt. 4.4 Kundengruppen Über den Menüpunkt Kunden und Kundengruppen können neue Kundengruppen im System erfasst werden. Um eine neue Gruppe zu erstellen, wählen Sie Liste anzeigen. Ihnen werden die bereits bestehenden Kundengruppen angezeigt. Anschliessend klicken Sie auf Kundengruppe erfassen. Geben Sie Ihrer Kundengruppe einen Namen (z.b. Turnverein) und klicken Sie auf Speichern Kunde einer Kundengruppe zuordnen Über den Menüpunkt Kunden und Kunden suchen (siehe Kapitel 4.2) können Sie einen Kunden wählen, den Sie einer Kundengruppe zuordnen möchten. Hinweis: Bevor Sie einen Kunden einer Kundengruppe zuteilen können, müssen Sie die Kundengruppe im System erfassen (siehe Kapitel 4.4). Unter den Grunddaten wählen Sie im Feld Kundengruppe eine bereits erfasste Kundengruppe aus und teilen diese Ihrem Kunden zu. Aktualisieren und Speichern Sie Ihre Eingabe. Seite 9 von 27

10 4.5 Import Kunden Neben einer manuellen Erfassung, können Sie unter dem Menüpunkt Import und Kunden Ihre Kundendaten via Excel-Datei importieren. Bitte füllen Sie Ihre Kundendaten gemäss Vorlage ab und achten Sie auf die Kundennummer, damit keine Probleme im Datenimport auftreten. Wenn Sie kein Excel besitzen, können Sie im Internet kostenlose Programme Ihrer Wahl herunterladen. Achtung! Wir empfehlen Ihnen, alle Kundendaten entweder nur manuell zu erfassen oder nur via Excel zu importieren. Wenn Sie beide Varianten wählen, achten Sie bitte auf die Kundennummer. Jedem Kunden, muss eine eigene Kundennummer zugewiesen werden! Wird eine bereits vorhandene Kundennummer einem neuen Kunden zugeteilt, werden die bestehenden Daten im System durch den Import überschrieben und der ursprüngliche Kunde ist nicht mehr verfügbar. Ebenso lauten die ursprünglich erstellten Rechnungen dann auf den neuen Kundennamen. Klicken Sie auf Vorlage herunterladen um die Datei anzuzeigen. Speichern Sie die Vorlage an einem geeigneten Ort ab und überschreiben Sie den Inhalt mit Ihren eigenen Kundendaten. Wichtig: Achten Sie beim Import auf die Warnhinweise, damit Ihre Daten richtig importiert werden. Die Kunden können beim Import, einer Kundengruppe im System zugeordnet werden. Füllen Sie dazu die Spalte pricegroup mit dem Namen der entsprechenden Kundengruppe ab. Die Kundengruppe muss vorgängig im System erfasst sein (siehe Kapitel 4.4). Ist die Importdatei vorbereitet, können die Kundendaten mit Browse eingefügt und mit Datei hochladen in das System übermittelt werden. Seite 10 von 27

11 Im System sehen Sie anschliessend eine Übersicht der Kunden aus der Excel-Datei. Es werden alle Kunden importiert, bei denen die Checkbox in der zweiten Spalte aktiviert ist. Bestehende Kundennummern werden mit den neuen Daten überschrieben. So können die Kundendaten in FacturaPlus mit dem Excel synchronisiert werden. Sind Ihre Kundendaten korrekt erfasst, klicken Sie auf Kunden importieren. Im nachfolgenden Beispiel wurden sechs neue Kunden hinzugefügt und bei einem Kunden (Müller Hanna) die Daten überschrieben bzw. aktualisiert. Indem Sie auf die Kundennummer klicken, werden Ihnen die detaillierten Kundendaten angezeigt. Seite 11 von 27

12 5 Rechnungen 5.1 Rechnung erfassen Über den Menüpunkt Rechnungen und Rechnung erfassen können Sie Ihre Rechnung erstellen. Im Feld Name wählen Sie den gewünschten Kunden aus. Rechnungsnummer Das Feld Rechnungs Nr. müssen Sie nicht zwingend erfassen. Die Nummer wird automatisch zugeteilt und startet bei (Standardwert). Eine manuelle Vergabe der Rechnungsnummer ist ebenfalls möglich. Achten Sie darauf, dass sich die Nummern nicht mit den automatisch generierten Nummern überkreuzen. Bei Bedarf, können Sie den Standardwert unter dem Menüpunkt System / Einstellungen nach Ihren Bedürfnissen anpassen und den Zähler beispielsweise auf einstellen. Das System startet dann mit der Rechnungsnummer Rechnung ohne Betrag Möchten Sie eine Rechnung ohne einen Betrag erstellen, aktivieren Sie die Checkbox Rechnung ohne Betrag welche Sie rechts neben dem Betragsfeld finden. Einzahlungsschein ohne Betrag Möchten Sie Ihre Rechnung ohne einen Betrag im Einzahlungsschein erstellen, aktivieren Sie die Checkbox Einzahlungsschein ohne Betrag unter dem Titel Ausgabe. Bankkonto Mit dieser Funktion wählen Sie das Bankkonto aus, auf das die Rechnung einbezahlt werden soll. Die ESR-Referenznummer wird entsprechend generiert. Die Erfassung weiterer Bankkonten wird im Kapitel 7.2 beschrieben. Sprache Mit dieser Funktion können Sie die Sprache (Deutsch, Französisch, Italienisch) wählen, in der die Rechnung erstellt werden soll. Die Auswahl <leer> entspricht Ihrer Benutzersprache. Sind alle Angaben erfasst, klicken Sie auf Aktualisieren. Sie können die Rechnung nun drucken oder per versenden. Speichern Sie anschliessend Ihre Rechnung. Möchten Sie weitere Rechnungen schreiben, klicken Sie direkt auf Speichern. Es öffnet sich eine neue, leere Erfassungsmaske. Ihre Rechnungen können Sie jederzeit neu drucken oder per senden. Ihre erfassten Rechnungen finden Sie unter dem Menüpunkt Rechnungen suchen. Seite 12 von 27

13 5.1.1 Rechnung drucken oder via senden Für einen Druck der Rechnung wählen Sie Drucken. Beachten Sie, dass ein leeres A4 mit integriertem Einzahlungsschein für den Druck verwendet werden muss. Die Details zu den Druckereinstellungen werden im Kapitel 9 beschrieben. Die Anpassung der mm für den Einzahlungsschein finden Sie im Kapitel 8 Benutzereinstellungen. Möchten Sie Ihre Rechnung via senden, wählen Sie . Den Betreff und die Nachricht an Ihren Kunden können Sie individuell erfassen. Die Rechnung wird mit einem Klick auf Senden automatisch als PDF an Ihren Kunden gesendet. Achtung! Klicken Sie nach dem Druck der Rechnung oder Versand via auf Speichern, damit Ihre erfasste Rechnung im System gespeichert wird! 5.2 Rechnungen suchen Über den Menüpunkt Rechnungen und Rechnungen suchen finden Sie alle erfassten Rechnungen mit dem Status Offen oder Geschlossen. Mit den Standardwerten werden Ihnen die offenen Rechnungen angezeigt. Sie können Ihre Suche eingrenzen. Um beispielsweise auch die geschlossenen Rechnungen zu sehen, klicken Sie auf die Checkbox Geschlossen. Mit Zurücksetzen wird Ihre Auswahl wieder gelöscht bzw. auf die Standardwerte zurückgesetzt. Mit Liste anzeigen sehen Sie die ausgewählten Rechnungen. Seite 13 von 27

14 5.2.1 Rechnung bearbeiten Möchten Sie Daten an bereits erstellten Rechnungen ändern, klicken Sie auf die Rechnungsnummer (Beispiel 00001). Die erfasste Rechnung wird angezeigt und kann bearbeitet werden. Aktualisieren und Speichern Sie Ihre Rechnung mit den geänderten Daten Rechnung löschen Wenn Sie bereits erstellte Rechnunen löschen möchten, klicken Sie auf die Rechnungsnummer (Beispiel 00001). Die erfasste Rechnung wird angezeigt. Klicken Sie auf Löschen um die Rechnung zu löschen Rechnung abstimmen Wird ein Rechnungsbetrag Ihrem Bankkonto gutgeschrieben, können Sie über den Menüpunkt Rechnungen und Rechnungen suchen Ihre Rechnung wählen und manuell abstimmen. Erfassen Sie unter dem Abschnitt Zahlungseingang das Datum und den Betrag Ihres Zahlungseingangs. Sie können auch eine Notiz erfassen. Aktualisieren und Speichern Sie die Rechnung. Wurde der vollständige Betrag bezahlt, finden Sie Ihre Rechnung anschliessend unter den geschlossenen Rechnungen. Wird nur ein Teil des Rechnungsbetrages beglichen, bleibt die Rechnung offen, bis Sie den Restbetrag abstimmen können. Hinweis zur automatischen Abstimmung: Verfügen Sie über Raiffeisen E-Banking, können Sie Ihre Rechnungen auch automatisch abstimmen. Die Anleitung und weitere Informationen zur Abstimmung finden Sie im Kapitel 6 Import Zahlungseingänge. Seite 14 von 27

15 5.3 Massenrechnungen Über den Menüpunkt Rechnungen und Massenrechnungen können Sie Ihre Rechnungen mit gleichem Betrag für mehrere Kunden erstellen. Bitte beachten Sie, dass maximal 12 Detail-Beträge erfasst werden können, damit der Einzahlungsschein nicht mit Ihren erfassten Daten überschrieben wird. Sind die Angaben zur Massenrechnung erfasst, klicken Sie zuerst auf Aktualisieren und anschliessend auf Massenrechnungen erstellen. Indem Sie Liste anzeigen klicken, werden Ihnen alle Kunden angezeigt. Sie können einzelne Kunden wählen, denen Sie eine Rechnung mit gleichem Betrag senden möchten oder Sie wählen eine bestimmte Kundengruppe aus (Beispiel Turnverein). Anschliessend sehen Sie eine Übersicht mit den möglichen Rechnungsempfängern. Wählen Sie die gewünschten Kunden aus und klicken Sie auf Massenrechnungen erstellen. Seite 15 von 27

16 In diesem Beispiel werden 3 gleiche Rechnungen erstellt. Wählen Sie Drucken / um für jeden aufgeführten Kunden eine Rechnung mit gleichem Betrag zu erstellen. Hinweis zu Details: Indem Sie vorgängig auf Details klicken, sehen Sie die Rechnungsdetails pro Kunde. Bei Bedarf, können Sie einzelne Rechnungen ändern. Aktualisieren und Speichern Sie Ihre Änderungen. Die nachfolgende Warnung bestätigen Sie mit Weiter, sofern Sie damit einverstanden sind. Ihre Änderungen werden mit Buchung getätigt! bestätigt. Verlassen Sie die Seite und kehren Sie zurück zur Übersicht. In unserem Beispiel wurde der Betrag geändert (Meier Kurt). Die Versandart für Ihre Kunden können Sie individuell bestimmen. Wählen Sie in den beiden Spalten die Versandart für jeden einzelnen Kunden aus. rechnungen können nur an Personen geschickt werden, für die Sie vorgängig eine adresse erfasst haben. Für einen Druck der Rechnung klicken Sie anschliessend Drucken. Beachten Sie, dass ein leeres A4 mit integriertem Einzahlungsschein für den Druck verwendet werden muss. Die Details zu den Druckereinstellungen werden im Kapitel 9 beschrieben. Die Anpassung der mm für den Einzahlungsschein finden Sie im Kapitel 8 Benutzereinstellungen. Möchten Sie Ihre Rechnungen via senden, wählen Sie . Den Betreff und die Nachricht an Ihre Kunden können Sie individuell erfassen. Die Rechnungen werden mit einem Klick auf Senden automatisch als PDF an Ihre Kunden gesendet. Aktivieren Sie die Checkbox s pro Empfänger zusammenfassen wenn Sie mehrere Rechnungen an den gleichen Empfänger senden möchten. Die Rechnungen einer Massenrechnung werden automatisch gespeichert. Die erstellten Rechnungen finden Sie anschliessend über den Menüpunkt Rechnungen suchen. Seite 16 von 27

17 5.4 Rechnungsserie Über den Menüpunkt Rechnungen und Rechnungsserie können Sie mehrere Rechnungen für einen oder mehrere Kunden gleichzeitig erstellen. Erfassen Sie Ihre Rechnungsdaten und klicken Sie auf Aktualisieren und Rechnungsserie erstellen. Hinweis: Die Zahlungsbedingungen werden für die ganze Rechnungsserie erfasst und können nicht pro Rechnung definiert werden. Anschliessend klicken Sie auf Liste anzeigen um die Kunden zu wählen, denen Sie eine Rechnung senden möchten. Nachdem Sie die Kunden ausgewählt haben, klicken Sie auf Rechnungsserie ertellen. Seite 17 von 27

18 In unserem Beispiel wurden pro Kunde 12 Rechnungen erstellt. Klicken Sie auf Drucken / . Anschliessend wählen Sie die Versandart aus. Drucken oder senden Sie die Rechnungen via . Aktivieren Sie die Checkbox s pro Empfänger zusammenfassen wenn Sie mehrere Rechnungen an den gleichen Empfänger senden möchten. Die Rechnungen einer Rechnungsserie werden automatisch gespeichert. Die erstellten Rechnungen finden Sie anschliessend über den Menüpunkt Rechnungen suchen. Seite 18 von 27

19 5.5 Mahnungen Über den Menüpunkt Rechnungen und Mahnungen sehen Sie nachfolgende Maske. Mit Liste anzeigen werden Ihnen die fälligen bzw. offenen Rechnungen angezeigt. Möchten Sie nur einen bestimmten Kunden mahnen, können Sie Ihre Suche eingrenzen. Dafür erfassen Sie beispielsweise den Kundennamen im Feld Kunde. Wie bereits im Kapitel beschrieben, können Sie zwischen den Versandarten Drucken oder wählen. Möchten Sie Ihr Mahnschreiben inkl. Rechnung senden, klicken Sie auf Rechnung mitliefern. Die Mahnstufe wird automatisch um 1 erhöht. Sie können die Mahnstufe aber auch manuell anpassen. Seite 19 von 27

20 6 Import Zahlungseingänge Unter dem Menüpunkt Import und Zahlungseingänge können Sie Ihre offenen Rechnungen in FacturaPlus automatisch abstimmen. Für eine automatische Abstimmung benötigen Sie E-Banking und müssen als ESR-Teilnehmer bei Ihrer Raiffeisenbank erfasst sein. Ihre ESR-Gutschriften werden Ihnen im E-Banking zum Download zur Verfügung gestellt. Laden Sie im E-Banking Ihre ESR-Gutschriften herunter. Speichern Sie Ihre Datei an einem geeigneten Ort ab und importieren Sie die ESR-Gutschriftsdaten mit Browse und Datei hochladen in das System FacturaPlus. Hinweis: Falls Sie Ihre ESR-Gutschriften im E-Banking nicht downloaden können, wenden Sie sich an Ihre Raiffeisenbank. Ihre Rechnungen in FacturaPlus werden anschliessend automatisch abgestimmt. Die bezahlten Rechnungen stehen im Status Geschlossen. Die übrigen Rechnungen bleiben im Status Offen. Hier eine Beispielübersicht mit geschlossenen und offenen Rechnungen. In diesem Beispiel wurde die Rechnung der Firma Stanzwerk GmbH noch nicht beglichen. Der Betrag von ist noch fällig. Die Rechnung ist unter den offenen Rechnungen zu finden. In diesem Beispiel wurde die Rechnung von Müller Hanna beglichen. Der Betrag von wurde bezahlt. Die Rechnung ist unter den geschlossenen Rechnungen zu finden. Seite 20 von 27

21 7 System 7.1 System-Standard-Einstellungen Bevor Sie mit FacturaPlus arbeiten, überprüfen Sie bitte Ihre Einstellungen unter dem Menüpunkt System / Einstellungen. Sämtliche Eingaben können Sie ändern. Beispielsweise können Sie hier die Rechnungsnummer auf einstellen, damit der Zähler mit der Rechnungsnummer startet. Sie können Ihre Nachrichten ändern oder definieren neue Mahntexte. Texte <leer> entspricht Ihrer Benutzersprache. Unter dem Titel können Sie die Checkbox Kopie an Absender schicken aktivieren, so erhalten Sie alle rechnungen als Blindkopie in Ihrem eigenen Posteingang. Klicken Sie anschliessend auf Speichern Druckhintergrund (Briefkopf, Logo, Wasserzeichen, Bild) Wenn beispielsweise Ihr Vereins- oder Firmenlogo im Briefkopf enthalten sein soll, können Sie ein individuelles PDF speichern. Unter dem Menüpunkt System / Einstellungen können Sie Ihre Vorlage importieren. Mit Browse und Datei hochladen wird Ihr PDF mit Logo als Vorlage für jede Rechnung verwendet. Mit Hintergrund löschen entfernen Sie Ihren Druckhintergrund. Hinweis: Achten Sie darauf, dass der Druckhintergrund nicht zu gross ist. Der Druckhintergrund sollte so erstellt sein, dass der Einzahlungsschein und die Empfängeradresse noch korrekt bedruckt und nicht mit einem anderen Text oder Bild überschrieben oder bedeckt werden. Seite 21 von 27

22 7.2 Bankkonto Bankkonto erfassen Unter dem Menüpunkt System und Bankkonto sehen Sie das Bankkonto, das für die Rechnungserstellung verwendet wird. Möchten Sie weitere Bankkonten erfassen, klicken Sie auf Bankkonto hinzufügen. Erfassen Sie die IBAN Nummer und geben Sie dem Bankkonto einen Namen im Feld Beschreibung. Klicken Sie anschliessend auf Aktualisieren und Speichern. In der Übersicht sehen Sie die erfassten Bankkonten welche Sie für die Rechnungserstellung verwenden können. Die Beschreibung der Bankkonten können Sie jederzeit mit Klick auf den Namen ändern Bankkonto inaktivieren / aktivieren Wenn Sie ein Bankkonto nicht mehr benötigen, können Sie es inaktivieren. Dazu klicken Sie auf den Namen des entsprechenden Kontos und setzten ein Gültig bis Datum. Das Datum kann in der Vergangenheit oder Zukunft liegen. Klicken Sie auf Akutalisieren und Speichern um den Vorgang abzuschliessen. Im Feld Bemerkung können Sie einen individuellen Text erfassen. Wenn das Bankkonto wieder aktiviert werden soll, klicken Sie auf den Namen des entsprechenden Bankkontos und löschen Sie das Gültig bis Datum. Klicken Sie auf Akutalisieren und Speichern um den Vorgang abzuschliessen. Hinweis: Bei der Rechnungserstellung werden Ihnen alle aktiven Bankkonten angezeigt. Sobald ein Bankkonto inaktiviert wird, kann es bei der Erstellung der Rechnungen nicht mehr ausgewählt werden. Offene Rechnungen, mit einem inaktiven Bankkonto, können aber immer noch manuell oder automatisch abgestimmt werden. Seite 22 von 27

23 7.2.3 Wechsel zu einer anderen Raiffeisenbank Wechseln Sie zu einer anderen Raiffeisenbank, können Sie unter System und Bankkonto ein neues Bankkonto hinzufügen. Um ein Bankkonto einer anderen Raiffeisenbank hinzuzufügen, müssen Sie vorgängig alle bestehenden Bankkonten der ursprünglichen Raiffeisenbank inaktivieren (Kapitel Bankkonto inaktivieren / aktivieren). Erst wenn alle Bankkonten der ursprünglichen Raiffeisenbank inaktiv sind, können Sie neue Bankkonten hinzufügen. Erfassen Sie Ihre neue IBAN-Nummer im Feld IBAN. Klicken Sie anschliessend Aktualisieren damit der Bankname sowie die weiteren Details der Bank angezeigt werden. So wird auch die Referenznummer auf dem Einzahlungsschein richtig berechnet bzw. korrekt erstellt. Klicken Sie dann auf Speichern. Hinweis: Bei der Rechnungserstellung werden Ihnen alle aktiven Bankkonten angezeigt. Sobald ein Bankkonto inaktiviert wird, kann es bei der Erstellung einer Rechnungen nicht mehr ausgewählt werden. Offene Rechnungen, mit einem inaktiven Bankkonto, können aber immer noch manuell oder automatisch abgestimmt werden Fusion (Zusammenschluss von Banken) Im Falle einer Fusion müssen Sie nichts unternehmen. Ihr FacturaPlus Konto bleibt bestehen und Ihre neue IBAN-Nummer wird während der Fusion Ihrer Raiffeisenbank angepasst. Ihre Rechnungen werden nach Abschluss der Fusion mit Ihrer neuen ESR-Referenznummer generiert. Seite 23 von 27

24 7.3 Datensicherung Ihre Daten werden täglich gesichert. Dennoch empfehlen wir Ihnen, Ihre Daten regelmässig zu sichern, indem Sie auf Datensicherung klicken und Ihre Daten an einem geeigneten Ort speichern. 7.4 FacturaPlus deaktivieren Über den Menüpunkt System und,facturaplus deaktivieren deaktivieren Sie Ihr FacturaPlus Konto. Seite 24 von 27

25 8 Benutzereinstellungen Unter dem Menüpunkt Benutzereinstellungen können Sie Ihre Grunddaten ändern oder ein neues Passwort erfassen. Werden Ihre Einzahlungsscheine nicht korrekt bedruckt, können Sie hier die nötigen Korrekturen anbringen (beispielsweise Seitenrand). Erfassen Sie eine Zahl (z.b. 2), werden die mm nach rechts oder nach unten verschoben. Erfassen Sie davor ein Minus (-2) werden die mm nach links oder nach oben verschoben. Erstellen Sie einen Probedruck, Ihre Raiffeisenbank wird den Probedruck für Sie überprüfen. Beachten Sie auch Kapitel 9 Druckereinstellungen. Klicken Sie anschliessend auf Speichern. Seite 25 von 27

26 9 Druckereinstellungen Bevor Sie Ihre Rechnungen oder Mahnungen drucken, konfigurieren Sie bitte Ihren Drucker gemäss nachfolgender Beschreibung. Unter Anpassen der Seitengrösse muss Keine ausgewählt werden. Unter Automatisch drehen und zentrieren muss das Kästchen leer bleiben (siehe Bild unten). Stellen Sie sicher, dass das PDF nicht verkleinert gedruckt wird (100%) und achten Sie darauf, dass Ihre Einzahlungsscheine korrekt im Drucker liegen. Korrekte Einstellung: Seite 26 von 27

27 Falsche Einstellung so wird Ihr Einzahlungsschein falsch bedruckt! 10 Version Unter dem Menüpunkt Version finden Sie Informationen, falls Sie Support von leanux.ch benötigen. 11 Abmelden Über den Menüpunkt Abmelden verlassen Sie die Arbeitsmaske von FacturaPlus. Seite 27 von 27