INTEGRA Lohn Jahresabschluss Jahresabschluss INTEGRA Lohn

Transkript

1 Jahresabschluss 2016 INTEGRA Lohn 1

2 Checkliste für die Arbeiten zum Jahreswechsel Der Jahreswechsel besteht aus mehreren Arbeitsschritten, die zu verschiedenen Zeiten abgearbeitet werden. Diese Dokumentation kann als Organisationshilfe benutzt werden. Ist eine Arbeit erledigt oder eine Voraussetzung erfüllt, kann in der ersten Spalte ein Vermerk gemacht werden. Die Dokumentation enthält keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Organisatorische Voraussetzungen: Alle Abrechnungen bis einschließlich Dezember müssen abgerechnet sein. Bemerkung: Wenn einzelne Abrechnungsgruppen erst nach dem Jahresabschlussprogramm abgerechnet werden können, können diese (und sogar einzelne Mitarbeiter) noch nachträglich ins neue Jahr übernommen werden. Login-Datum: Altes Jahr. Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen an das Finanzamt Die Abwicklung erfolgt in drei Schritten: 1. Aufbereiten der Lohnsteuerbescheinigungen (Programm 8.J.2.) mit der Option Jahresbescheinigung für alle Mitarbeiter. Bitte prüfen Sie, dass auch alle Lohnsteuerbescheinigungen von unterjährig ausgeschiedenen Mitarbeitern erstellt sind. 2. Versand der Lohnsteuerbescheinigungen (Programm 8.E.3.). 3. Abholung der Protokolle (frühestens 1 Tag nach dem Versand). Zeitpunkt: Vor oder nach dem Jahresabschluss, wenn alle Mitarbeiter abgerechnet wurden. Login-Datum: Altes Jahr. 2

3 Jahresabschluss Vor der Januarabrechnung muss mit Login-Datum des alten Jahres unter Lohn> Jahresabschluss> Jahresabschluss (Programm 8.J.3.) der Jahresabschluss laufen. Das Programm kann beliebig oft gestartet werden, auch wenn einzelne Arbeitnehmer bzw. Abrechnungsgruppen noch keine Dezember-Abrechnung hatten. Hier werden nur Abrechnungsgruppen angezeigt, die eine Dezember-Abrechnung haben. Aus der Praxis heraus könnte es durchaus sein, dass zum Jahreswechsel noch keine Dezemberabrechnung vorliegt (weil z.b. noch keine Stunden ermittelt sind). In diesem Fall werden nur die angezeigten Abrechnungsgruppen ins neue Jahr übernommen und die restlichen Abrechnungsgruppen können später nachgezogen werden. Bitte beachten: Beim Jahresabschluss werden Mitarbeiter, deren Austrittsdatum länger als 2 Jahre zurückliegt, nicht mehr in das neue Jahr übernommen. Diese Personalnummern sind jedoch in der Datenbank noch vorhanden und können nicht wieder vergeben werden. Sollen diese Personalnummern wieder vergeben werden, besteht die Möglichkeit, die bestehende Personal-Nr. zu ändern (Programm Login-Datum: altes Jahr). Dadurch wird diese Nummer wieder frei. Beispiel: Bestehende Personal-Nr wird geändert nach A4711 ( A wie ausgeschieden). Die 4711 ist jetzt wieder frei und kann mit einem neuen Mitarbeiter wieder belegt werden. 3

4 Arbeiten nach dem Jahresabschluss mit dem Login-Datum des neuen Jahres Diese Punkte sind erst nach erfolgtem Jahresabschluss möglich. Ein Jahres-Update ist hierzu noch nicht erforderlich. Anpassen der Steuerdaten im Personalstamm Die steuerbezogenen Daten laufen seit 2013 über ELSTAM. Prüfen der Stammdaten im Personalstamm bezgl. Urlaubsstände Prüfen der Stammdaten im Personalstamm bezgl. Krankenkassenpflicht/-freiheit Prüfen der Stammdaten im Personalstamm bezgl. Mini-Job und Gleitzonenregelung Prüfen der Stammdaten im Personalstamm bezgl. Eintragung der Gesamtbeiträge zur KV + PV und Beitragsanteil Basis-KV / Pflegeversicherung im Personalstamm bei Privat- Versicherten Anpassen der Stammdaten> Schichtplan für das neue Jahr anpassen (Programm 8.1.B.) Stammdaten Bundesländer (8.1.E.) Bitte prüfen Sie, ob sich evtl. %-Sätze im neuen Jahr geändert haben. Oft ändern sich zum Jahreswechsel die %-Sätze zur pauschalen Kirchensteuer. Vergewissern Sie sich, dass die Sätze für Ihr Bundesland noch Gültigkeit haben. Ansprechpartner und allgemeine Angaben im Firmenstamm (8.1.2.) Registerkarte Allgemein und in den Stammdaten des Elektronischen Datenaustauschs (8.E.1.) Registerkarten Allgemeine Angaben, Elster-Optionen und Kk-Optionen Oft wird vergessen, diese Daten anzupassen, wenn beispielsweise im Laufe des Jahres der zuständige Sachbearbeiter wechselt. Daher sollten diese Daten, die auch Bestandteil von Meldungen sind, regelmäßig überprüft werden. 4

5 Stammdaten Berufsgenossenschaften (8.1.C.) Das Thema Berufsgenossenschaft befindet sich derzeit in Überarbeitung bzgl. der Automatisierung per Elektronischem Datenaustausch. Bitte warten Sie hierzu die Beschreibung mit dem Jahresupdate im Januar 2017 ab. Zurücksetzen von Abrechnungen (8.Y.1.) Zur Kenntnis genommen? Das Zurücksetzen von Abrechnungen ist ein sehr beliebtes Programm, da sich dadurch auf einfache Art fehlerhafte Abrechnungen ungeschehen machen lassen oder man einfach mal etwas ausprobieren kann. Leider ist es aber so, dass sich eine Januarabrechnung nicht mehr zurücksetzen lässt, wenn die DEÜV-Jahresmeldungen, die während der Januarabrechnung erzeugt wurden, schon übermittelt wurden. Warten Sie am besten einige Zeit, bevor Sie die Meldungen versenden, denn anschließend besteht im Falle eines Falles nur der Weg einer Korrekturabrechnung! Eine Abrechnung lässt sich auch dann nicht mehr zurücksetzen, wenn für einen Monat DEÜV-Meldungen erzeugt wurden und gleichzeitig Korrekturabrechnungen vorhanden sind. Korrekturabrechnungen lassen sich nur in Monaten ohne DEÜV-Meldungen zurücksetzen. Ausdruck des Lohnkontos (Programm 8.J.1.) Frühestens nach der Januarabrechnung. Sollten im Februar oder März noch Einmalzahlungen abgewickelt werden, muss das Lohnkonto danach gedruckt werden! Das hängt damit zusammen, dass die Sozialversicherung mit der Märzklausel evtl. ins alte Jahr zurückrechnet und somit das Lohnkonto bei diesen Abrechnungen verändert wird. 5

6 Überprüfung der Beitragssätze der Krankenkassen (8.1.4.), falls das Modul automatischer Krankenkassenabgleich nicht lizenziert ist. Wenn Sie das Modul Automatischer Krankenkassenbeitragssatzabgleich einsetzen, werden alle %-Sätze, auch die Umlagesätze und die Zusatzbeiträge, automatisch abgeglichen und aktualisiert. Bitte prüfen Sie in diesem Zusammenhang, ob die von Ihnen gewählten Erstattungssätze von den KK noch angeboten werden, oder ob Sie einen neuen Satz wählen müssen. Die Beiträge der freiwillig Versicherten werden auf Grund des entsprechenden %-Satzes und der Bemessungsgrenze automatisch ermittelt und müssen nicht erfasst werden. Nur in den Fällen, in denen die Krankenkasse andere bzw. auf volle Euro gerundete Beiträge vorschreibt, sind diese in den vorgesehenen Feldern einzutragen (Registerkarte Frw.Krankenvers. ). Zur Kenntnis genommen? ORGA-SOFT GmbH INTEGRA Lohn & Gehalt 6