Grundlagen für den erfolgreichen Einstieg in das Business Process Management SHD Professional Service

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1 Grundlagen für den erfolgreichen Einstieg in das Business Process Management SHD Professional Service

2 Der BPM-Regelkreis Im Mittelpunkt dieser Übersicht steht die konkrete Vorgehensweise bei der Einführung von Business Process Management im Unternehmen. Dabei ist es vorab wichtig zu verstehen, dass es sich bei BPM nicht um ein einmaliges Projekt, sondern um eine kontinuierliche Management- Aufgabe handelt, bei der die Unternehmensprozesse laufend den sich ändernden Anforderungen im Unternehmen angepasst und schrittweise optimiert werden. Der BPM-Regelkreis Der BPM-Regelkreis charakterisiert zum einen genau diesen kontinuierlichen BPM-Prozess ohne Anfang und Ende, darüber hinaus grenzt er die einzelnen Phasen ab, die im Rahmen des Business Prozess Managements durchlaufen werden. 2

3 Phase 1: Phase 1: In Phase 1 werden die Prozesse ausgewählt, definiert und beschrieben, die im Rahmen des BPMs optimiert werden sollen. Darüber hinaus werden entsprechende Messgrößen und Kennzahlen (KPIs, Prozesskennzahlen) festgelegt, die zur Prozessüberwachung dienen. Nach der Definition eines Prozesses kann dieser im Rahmen einer Simulation vorab auf seine Durchführbarkeit überprüft werden. Dabei können verschiedene Umsetzungsalternativen als Szenarien eingerichtet werden und bei der Simulation in Bezug auf wichtige Kennzahlen wie Kosten oder Durchlaufzeiten verglichen werden. 3

4 Phase 2: Phase 2: Ist die Entscheidung für eine Umsetzungsalternative gefallen, gilt es nun, diese Alternative auch im Unternehmen zu implementieren. Dabei können einzelne Prozessdetails noch konkretisiert und verfeinert werden. Außerdem muss sichergestellt sein, dass die Weitergabe aller für die Ausführung und das spätere benötigten Informationen organisiert ist. Denn nur wenn diese Projektinformationen zur Verfügung stehen, sind Analyse und Optimierung möglich. 4

5 Phase 3: Phase 3: In dieser Phase geht der Prozess dann in den Produktivbetrieb. In der Regel werden bei der erstmaligen Ausführung rasch Bereiche erkennbar werden, in denen der Prozess noch optimiert werden kann. Darüber hinaus sollten in dieser Phase auch Möglichkeiten zur Prozessautomation evaluiert werden. 5

6 Phase 4: Phase 4: Im Rahmen des BPM-Monitorings werden die einzelnen Prozesselemente überwacht. Dazu werden kontinuierlich die entsprechenden Projektdaten abgerufen. Je genauer und aktueller diese Daten sind, desto besser funktioniert auch die spätere Optimierung. Moderne BPM-Lösungen liefern dazu auf Grundlage der erfassten Daten statistische Übersichten in graphisch aufbereiteten Managementkonsolen (Dashboards). Der Prozessverantwortliche erhält über diese Dashboards auch Warnhinweise für mögliche Probleme oder Optimierungsmöglichkeiten. 6

7 Phase 5: Phase 5: Bei der darauf folgenden Analyse werden die im Rahmen des Monitorings erhobenen Ist-Daten mit den bei der Prozessmodellierung festgelegten Soll-Daten und Messgrößen verglichen. Auf dieser Grundlage erfolgt dann eine Optimierung des ursprünglichen Prozesses, die dann zum Modellieren und eines neuen, überarbeiteten Prozessmodells führt. Damit ist der Regelkreis geschlossen. 7

8 Fazit Business Process Management ist ein komplexes Unterfangen, das nur gelingt, wenn alle Beteiligten Geschäftsleitung, Fachabteilungen, IT an einem Strang ziehen. Darüber hinaus, das zeigt das Modell des Regelkreises, ist BPM nichts, was im Vorbeigehen erledigt werden kann. Stattdessen sind eine ausführliche Planung und Vorbereitung notwendig. Darüber hinaus sind Lösungen und Werkzeuge erforderlich, die es dem BPM-Team ermöglichen, rasch auf möglichst aktuelle Prozessdaten und -informationen zuzugreifen, denn nur so ist es in der Lage, Fehler zu erkennen und Optimierungspotentiale auszuschöpfen. Und am Ende ist BPM keine einmalige Sache, sondern ein kontinuierlicher Prozess mit dem Ziel, das Unternehmen leistungsfähiger, agiler und flexibler zu machen. Sie möchten mehr über das Thema Business Process Management erfahren? In unserem Blog finden Sie vielfältige Beiträge zu dem Thema Business Process Management. >> Zum Blog 8

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