HIS-LSF-Mitarbeiter-Daten in TYPO3-Webauftritten

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1 April 2012 Die Mitarbeiter-Daten der LUH werden in dem Einrichtungs- und Personenverzeichnis HIS-LSF verwaltet. Diese Daten können über eine Schnittstelle in die TYPO3-Websites einer Einrichtung eingebunden werden. Für die Ausgabe der Daten in TYPO3 wird das PlugIn HIS-LSF eingesetzt. Die importierten Daten können von den TYPO3-Redakteuren um Bild(er) und Freitext ergänzt werden. Werden Publikationen und Forschungsprojekte in TYPO3-Extensions gepflegt, können diese Einträge mit den Mitarbeiter- Daten verknüpft werden. Die Daten in LSF werden von den jeweiligen Einrichtungen und Fakultäten gepflegt. Bezüglich Änderungen in der Datenquelle wenden Sie sich an die LSF-Beauftragten der Einrichtungen bzw. Fakultäten (siehe unteren Abschnitt des Impressums der LSF-Website: qis.verwaltung.unihannover.de). Änderungen in LSF werden einmal pro Tag nach TYPO3 übertragen. Diese Dokumentation informiert Sie über die Funktionsweise des PlugIns und gibt Hinweise, wie Sie Ihre persönlichen Daten bei Bedarf in TYPO3 ergänzen können. Hinweise: Daten, die aus der LUH-Datenbank geliefert werden, können nicht in der TYPO3-Website geändert werden. Änderungen der Stammdaten müssen immer in der zentralen Quelldatei (qis.verwaltung.uni-hannover.de) vorgenommen werden! In neueren TYPO3-Auftritten ist das HIS-LSF-PlugIn standardmäßig vorkonfiguriert. Sollen ältere Auftritte nachgerüstet werden, wenden Sie sich bitte an das TYPO3-Team des RRZN. Die HIS-LSF-Daten liegen zurzeit ausschließlich in der deutschen Sprache vor. Möchten Sie die HIS-LSF-Extension noch nicht nutzen, können Sie nach wie vor auf die TYPO3- Personen-Extension zurückgreifen. Inhalt 1. Die einzelnen Komponenten des HIS-LSF-PlugIns Die Darstellung in der TYPO3-Website Liste der Mitarbeiter Die Detailansicht Liste der Publikationen/Projekte Ergänzung der HIS-LSF-Einträge Individuelle Mitarbeiter-Homepages Anlegen einer individuellen Homepage... 7

2 2/9 1. Die einzelnen Komponenten des HIS-LSF-PlugIns Das PlugIn HIS-LSF besteht aus drei Komponenten, die auf separaten Seiten angelegt werden: Abb. 1: HIS-LSF-Konfiguration im TYPO3-Standardauftritt Seite 1 Seite 2 Seite 3 Liste der Mitarbeiter PlugIn HIS-LSF Einrichtung Struktur Hier werden die Mitarbeiterdaten in Listenform angezeigt. Die Datensätze können durchsucht und gefiltert werden. Detail-Ansicht PlugIn HIS-LSF Person In der Detailansicht wird der vollständige Datensatz eines Mitarbeiters angezeigt. An dieser Stelle können die Daten des Mitarbeiters um Bild und Text ergänzt werden. Im Freitextfeld stehen alle Funktionen und Formatierungsmöglichkeiten des RichText-Editors zur Verfügung (s. Punkt 3). Sind für eine Person Einträge in den TYPO3-Publikations- und/oder Projekt-Listen verknüpft worden, werden am Ende der Detailansicht entsprechende Links zu den Listen eingeblendet. Liste der Publikationen/Projekte: PlugIn HIS-LSF Person-Publikationen Die Seite mit dem PlugIn HIS-LSF Person-Publikationen stellt die Publikationen oder Projekte dar, die der entsprechenden Person zugeordnet worden sind.

3 3/9 2. Die Darstellung in der TYPO3-Website 2.1. Liste der Mitarbeiter In der Liste werden alle Mitarbeiter einer Einrichtung angezeigt, sortiert nach Personalfunktionen (wie in HISLSF angelegt): Abb. 2: Liste der Mitarbeiter mit Suchfunktion und Filtermöglichkeit Bearbeitungsmöglichkeiten in TYPO3: Das Suchfeld und die Filtermöglichkeiten können im TYPO3-PlugIn ein- und ausgeblendet werden. Das PlugIn bietet auch die Möglichkeit, Personalfunktionen und Einrichtungen zu exkludieren. Hinweis: Die Daten selbst können ausschließlich im HIS-LSF-Datenbestand aktualisiert werden! Die Reihenfolge der Personalfunktionen ist in HIS-LSF in Absprache mit den LSF-Beauftragten der Fakultäten von der Chefredaktion LSF festgelegt worden. Die Reihenfolge kann nur global geändert werden und nicht für einzelne Einrichtungen separat. Eine Änderung kann nur in Abstimmung mit den LSF-Beauftragten der Fakultäten erfolgen. Personen, die in LSF als nicht öffentlich gekennzeichnet sind, werden in TYPO3 nicht angezeigt. Stattdessen erscheint der Hinweis Nicht öffentliche Person. Eine Änderung dieser Kennzeichnung bedarf der Einverständniserklärung der jeweiligen Person. Wenden Sie sich diesbezüglich bitte an den LSF-Beauftragten Ihrer Fakultät bzw. Einrichtung. Hinweis zum Layout in TYPO3: Es stehen verschiedene Layouts für die Listenansicht zur Verfügung (mit/ohne Bild) bitte ggfs. Rücksprache mit dem RRZN.

4 4/ Die Detailansicht Abb. 3 zeigt die Seite mit den Detailinformationen zu einer Person. , Telefon, Fax, Zuordnung zu Einrichtungen und Funktionen werden aus der zentralen LUH-Datenbank geliefert. Diese Seite enthält darüber hinaus Links zu den Publikationen/Forschungsprojekten. Diese Links werden automatisch angezeigt, wenn in TYPO3 Verknüpfungen einer Person zu den Publikations-/ Projektdatenbanken angelegt wurden. In der Detailansicht können TYPO3-Redakteure Bilder und Texte ergänzen (s. Pkt.3.). Abb. 3: Detailansicht URL der Detailansicht: Bei Verwendung der Standard-Seite für die Detailausgabe wird ein Link ausgegeben, z.b. Um eine lesbare ( visitenkartentaugliche ) URL zu erhalten, muss für die Person eine individuelle Homepage angelegt werden. Das Verfahren wird unter Punkt 4.1 beschrieben.

5 5/ Liste der Publikationen/Projekte Sind in TYPO3 Datensätze der Publikations-/Projekt-Extensions mit einer Person verknüpft, werden in der Detailansicht entsprechende Links ausgegeben. Abb. 4 zeigt die Ausgabeseite mit der Liste der Publikationen. Abb. 4: Liste der Publikationen/Projekte Hinweis: Eine Beschreibung der TYPO3-Extension Publikationen finden Sie unter:

6 6/9 3. Ergänzung der HIS-LSF-Einträge In TYPO3 können die Mitarbeiter-Daten um Bilder und Freitext ergänzt werden: Öffnen Sie in der Detailansicht das Bearbeitungsformular (Stift in der Überschrift unter dem Namen). Im Feld Bild können Sie ein persönliches Foto einbinden. Das Foto sollte eine webübliche Größe und Qualität besitzen; für die Ausgabe wird es automatisch skaliert und rechts neben dem Text platziert. Im Feld Beschreibung können Sie Freitext eingeben und formatieren. An dieser Stelle können bei Bedarf weitere Bilder eingebunden werden. In Abb. 5 ist das Feld Alias Navigation besonders hervorgehoben. Wenn Sie individuelle Homepages anlegen möchten, wird an dieser Stelle der Alias eingetragen, der in der URL ausgegeben werden soll (Näheres dazu unter 4.1.) Abb. 5: Detailansicht mit geöffnetem Eingabeformular

7 7/9 4. Individuelle Mitarbeiter-Homepages Für die Anzeige der vollständigen Mitarbeiter-Daten wird die Standardseite Detailansicht (oder SingleView ) verwendet. In Abb. 3 ist zu erkennen, dass diese Seite keine visitenkartentaugliche URL besitzt. Möchte man in der URL den Nachnamen ausgeben, muss eine individuelle Homepage erstellt werden. Individuelle Homepages werden angelegt, um visitenkartentaugliche URLs zu erhalten, auf einfache Weise einen internen Link auf die Detailansicht einer Person setzen zu können, die Seitenumgebung (unter dem PlugIn und rechte Spalte) für eine Person individuell nutzen zu können Anlegen einer individuellen Homepage Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie individuelle Homepages einrichten. Dazu sind folgende Schritte notwendig: 1. Erstellung einer individuellen Seite Detailansicht mit dem PlugIn HIS-LSF Person (Kopie der Standard-Seite Person Detailansicht ) 2. Anpassung der Seiteneigenschaften 3. Verknüpfung mit der HIS-LSF-Personenliste Abb. 6: Die HIS-LSF-Komponenten mit der Standard-Detailseite und weiteren individuellen Homepages

8 8/ Erstellung einer individuellen Seite mit dem PlugIn HIS-LSF Person Zum Anlegen der individuellen Seite Person-Detailansicht wechseln Sie in das Backend. Abb. 7 zeigt die Seitenstruktur der HIS-LSF-Komponenten im Backend. Abb. 7: Backend: Die Seiten mit den HIS-LSF-Komponenten Duplizieren Sie die Seite Person Detailansicht. Abb. 8 zeigt den Seitenbaum mit der eingefügten Kopie der Seite. Hinweis: Die Ursprungsseite Person - Detailansicht darf nicht überschrieben werden! Erstellen Sie immer ein Duplikat! Abb. 8: Backend: Duplikat der Seite Person - Detailansicht Die Seite muss nun in den Seiteneigenschaften umbenannt, mit einem Alias versehen und freigeschaltet werden.

9 9/ Ändern der Seiteneigenschaften In den Seiteneigenschaften müssen folgende Anpassungen vorgenommen werden: Reiter Allgemein : Der Seitentitel kann frei gewählt werden (i.d.r. der Nachname der Person) Reiter Zugriff : Sichtbarkeit aktivieren; im Menü verbergen: aktivieren Reiter Verhalten : URL-Alias: in der Regel der Nachname Abb. 9: Backend: Anpassung der Seiteneigenschaften Verknüpfung der Seite mit dem Personen-Eintrag Nun kehren Sie wieder zur Detailansicht der Person im Frontend zurück. Hier muss im Feld Alias Navigation der Alias eingetragen werden (siehe Abb. 5). Der Eintrag muss absolut identisch sein mit dem Eintrag im Feld URL-Alias in den Seiteneigenschaften. Hinweis: Die Bezeichnung darf nur aus Kleinbuchstaben bestehen und darf keine Leer- und Sonderzeichen beinhalten (der Unterstrich ist kein Sonderzeichen und somit erlaubt). Dieser Vorgang muss bei Bedarf für jede Person wiederholt werden. Fragen, Anregungen und Korrekturen bitte an:, Tel. 5135, Weiterführende Informationen: TYPO3-Anleitungen des RRZN im Web:

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