Kurzanleitung Cisco WebEx-Meetings

Transkript

1 Kurzanleitung Cisco WebEx-Meetings BIM-Methodik Digitales Planen und Bauen DB Station&Service AG I.SBB Europaplatz Berlin

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 2 Abbilungsverzeichnis 3 Index 4 1 Kurzanleitung WebEx-Meeting WebEx - Account einrichten Ein Meeting starten Einem Meeting beitreten Einem Meeting über den PC beitreten Einem Meeting über Handy oder anderen mobilen Endgeräten beitreten Datei-Transfer 11 2 Kurzanleitung zur Bedienung Audio-, Video- und weitere Einstellungen Planung eines Meetings Ausführliche Anleitungen für Cisco WebEx 16 Kurzanleitung DB Cisco WebEx, DB Station&Service AG 2

3 Abbildungsverzeichnis Abb. 1 WebEx Startansicht... 5 Abb. 2 Bestätigungslink... 5 Abb. 3 Passwort erstellen... 6 Abb. 4 Anmelden bei WebEx... 6 Abb. 5 Meeting beginnen... 7 Abb. 6 Download des Cisco WebEx-Add-on... 7 Abb. 7 Installation des Cisco WebEx-Add-on... 7 Abb. 8 Cisco WebEx Meeting Center... 8 Abb. 9 Meeting über den PC beitreten... 9 Abb. 10 WebEx Einladungsmitteilung per Abb. 11 Meetingteilnahme m. mobilen Endgeräten Abb. 12 Dateien teilen in WebEx Abb. 13 WebEx Datei Transfer Abb. 14 Funktionen in Cisco WebEx Abb. 15 Ansicht bei Bildschirmteilung für Teilnehmer Abb. 16 Ansicht bei Bildschirmteilung für den Moderator Abb. 17 Funktionen der Kommandoleiste Abb. 18 Ein Meeting ansetzen Abb. 19 Erweiterte Funktion zum Ansetzen... 15

4 Index Nr.: Version: Datum: Änderung: Verfasser: Erstausgabe I.SBB (3) Im Änderungsindex sind redaktionelle Änderungen, welche aus Rückmeldungen resultieren, nicht im Einzelnen aufgeführt. Kurzanleitung DB Cisco WebEx, DB Station&Service AG 4

5 1 Kurzanleitung WebEx-Meeting 1.1 WebEx - Account einrichten Um ein Meeting mit WebEx starten zu können, ist das Programm im Browser unter folgendem Link zu öffnen: Das Meeting Center öffnet sich. Sollte noch kein WebEx - Account bestehen, kann dieser unter Ich habe noch kein Konto mit der Aktivierung des Anmelden - Button eingerichtet werden (s. Abb. 1_1+2). 1 2 Abb. 1 WebEx Startansicht Im sich darauffolgenden öffnenden Fenster sind die Kontaktdaten (BKU-Name, -Adresse und ein gewünschter Benutzername) anzugeben. Anschließend wird eine an die angegebene Adresse versendet, mit der Aufforderung, den eingerichteten WebEx - Account mit einem Link zu bestätigen (s. Abb. 2). Abb. 2 Bestätigungslink Kurzanleitung DB Cisco WebEx, DB Station&Service AG 5

6 Nachdem das WebEx-Konto durch den Link aktiviert wurde, wird eine weitere zur Erstellung des Passwortes versendet. Der Button Passwort erstellen ist anzuklicken und ein Passwort kann bestimmt werden. Abb. 3 Passwort erstellen Wenn das ausgewählte Passwort genehmigt wurde, wird eine weitere versendet mit der Bestätigung der Zugangsdaten. Der Anmeldevorgang ist somit erfolgreich abgeschlossen. 1.2 Ein Meeting starten Das Programm WebEx wird unter folgendem Link im Browser geöffnet: Es öffnet sich das Meeting Center in dem die Funktion Ein Meeting abhalten ausgewählt wird. Die Kontodaten werden eingegeben und mit Anmelden bestätigt (s. Abb. 4_1+2). 1 2 Abb. 4 Anmelden bei WebEx Kurzanleitung DB Cisco WebEx, DB Station&Service AG 6

7 Der Button Meeting beginnen ist anzuklicken (s. Abb. 5). Abb. 5 Meeting beginnen Es öffnet sich ein neues Fenster, wo zunächst das benötigte Plug-in heruntergeladen und temporär gespeichert werden sollte. Es sind keine Adminrechte erforderlich! Die Downloaddauer kann je nach Internetverbindung bis zu einer Minute betragen und ein Ladebildschirm wird angezeigt. Abb. 6 Download des Cisco WebEx-Add-on Abb. 7 Installation des Cisco WebEx-Add-on Kurzanleitung DB Cisco WebEx, DB Station&Service AG 7

8 Sobald dieser Prozess abgeschlossen ist, öffnet sich der Meeting-Raum (s. Abb. 8). Abb. 8 Cisco WebEx Meeting Center Die vorgesehenen Teilnehmer können nun über die Option Einladen und erinnern dem Meeting hinzugefügt werden. In dem sich öffnenden Fenster ist die Adresse jedes Teilnehmers einzutragen und die Eingabe zu bestätigen. Daraufhin erhalten alle angegebenen Personen eine Einladung mit einem Link zum WebEx-Meeting. Kurzanleitung DB Cisco WebEx, DB Station&Service AG 8

9 1.3 Einem Meeting beitreten Es gibt verschiedene Möglichkeiten, an einem WebEx-Meeting teilzunehmen. Grundvoraussetzung ist die neun-stellige Meeting-Nummer (xxx-xxx-xxx) und ggf. das Passwort Einem Meeting über den PC beitreten Über folgendem Link kann an dem Meeting teilgenommen werden, unter Angabe der eigenen Zugangsdaten. oder Abb. 9 Meeting über den PC beitreten Am WebEx-Meeting kann auch durch eine Einladung mittels einer teilgenommen werden (s. Abb. 10). Diese Benachrichtigung kann sich im Aufbau und Inhalt unterscheiden, enthält allerdings immer die gleichen Kerninhalte: Direktlink, mit dem direkt am Meeting teilgenommen werden kann Meeting-Nummer, wird zum Login benötigt (=Zugriffscode) Telefonnummer, wird zum Einwählen in das Meeting benötigt (Anweisungen beachten) ggf. ein Passwort für den Meeting-Raum Abb. 10 WebEx Einladungsmitteilung per Kurzanleitung DB Cisco WebEx, DB Station&Service AG 9

10 Folgendes Vorgehen wird für ein Meeting mit Audioübertragung empfohlen: 1. Meeting mit der Meeting-Nummer beitreten (oder Direktlink) 2. Einwahl ins Meeting mit dem Telefon sowie der angegebenen Nummer Einem Meeting über Handy oder anderen mobilen Endgeräten beitreten Für mobile Nutzer, die unterwegs möglicherweise nicht auf die Einladungs-Mail zugreifen können, gibt es die Cisco WebEx Meetings -App für Android und ios. Auch hier wird lediglich die Meeting-Nummer und ggf. das Passwort benötigt, um am Meeting teilnehmen zu können. Die Meeting-Nummer ist dem mobilen Teilnehmer durchzugeben (telefonisch oder SMS). Es ist nicht möglich, eine SMS-Einladung direkt aus der Konferenz zu versenden. Die folgenden Darstellungen zeigen die Annahme einer per versendeten WebEx Meetingeinladung Abb. 11 Meetingteilnahme m. mobilen Endgeräten Die Einladung wird per geöffnet und die Cisco WebEx-App öffnet sich (s. Abb. 11_1). Nachdem der Zugriff gwährt wurde, kann das Meeting sowohl im hochkant als auch im waagerechten Halten gestartet werden (s. Abb. 11_2-3). Über dem Kamera Button wird die Handy- Kamera (Front- oder Rückkamera) aktiviert (s. Abb. 11_4). Sollte der Moderator den Bildschirm teilen, ist dieser auch auf dem Display zu sehen (s. Abb. 11_5-6). Um die Audioübertragung zu starten, muss sich mit dem Handy eingewählt werden (s. Abb. 11_7-8). Kurzanleitung DB Cisco WebEx, DB Station&Service AG 10

11 1.4 Datei-Transfer Der WebEx Meetingraum kann ebenfalls dazu genutzt werden, große Dateien oder.zip Ordner (bis zu 2 GB) mit den Konferenzteilnehmern auszutauschen. Damit eine Datei geteilt werden kann, ist im Cisco WebEx Meeting Center der Reiter Datei auszuwählen. Daraufhin öffnet sich ein Auswahlmenü mit der Option Transfer (oder die Schaltfläche STRG+Umschalt+T ). Abb. 12 Dateien teilen in WebEx Es öffnet sich das Datei-Transfer-Fenster. Hier ist die Option Dateien teilen und die Dokumente oder Dateien anzuklicken, die zur Verfügung gestellt werden sollen (s. Abb. 13). Abb. 13 WebEx Datei Transfer Kurzanleitung DB Cisco WebEx, DB Station&Service AG 11

12 2 Kurzanleitung zur Bedienung 2.1 Audio-, Video- und weitere Einstellungen Optionen die unter dem Hauptreiter Quick Start zu finden sind: 1. Audio starten Mit der Funktion ich rufe an wird die Einwahl in eine Konferenz mithilfe eines Telefons ermöglicht. Das Mikrofon des PCs wird durch über Computer anrufen aktiviert. 2. Webcam aktivieren Um eine Videoübertragung zu starten, wird das Kamera-Symbol angeklickt. 3. Gastgeberrolle wechseln (das Wort übergeben) Die Gastgeberrolle kann durch Verschiebung des Balls auf den gewünschten Teilnehmer erreicht werden. Diese Einstellung kann auch durch Rechtsklick auf den vorgesehenen Teilnehmer und Auswahl der Funktion Rolle ändern in vorgenommen werden. 4. Bildschirminhalt teilen Der Gastgeber kann seinen Desktop oder nur einzelne Dateien und Programme auswählen, um diese mit den Meeting Teilnehmern zu teilen. 5. Teilnehmer zur Konferenz einladen Die ausgewählten Teilnehmer können mithilfe der Adresse zum Meeting eingeladen oder daran erinnert werden. 6. Stumm-/ Lautschalten Der Gastgeber hat die Möglichkeit Teilnehmer stumm oder lautzuschalten. 7. Whiteboard Ein Whiteboard kann geöffnet werden, um Notizen zu erstellen. Das Resultat kann als Datei gespeichert und an allen Konferenzteilnehmern versendet werden Abb. 14 Funktionen in Cisco WebEx Kurzanleitung DB Cisco WebEx, DB Station&Service AG 12

13 Beim Teilen des Bildschirms öffnet sich der Reiter Anwendung von und ein zweites Bild wird angezeigt. Die Meeting Teilnehmer können durch Rechtsklick auf das zweite Bild die Funktion Frage nach Steuerung wählen und so im geteilten Programm agieren. 1 2 Abb. 15 Ansicht bei Bildschirmteilung für Teilnehmer Dem Moderator wird eine andere Ansicht beim Teilen des Bildschirms angezeigt. Der aktuelle Status wird durch die blau hinterlegte Anzeige in der Mitte sowie den beiden Optionen rechts oben im Bildschirm Anhalten und Geteilt angegeben (s. Abb. 16_1). Die blaue Leiste kann mit dem Mauszeiger berührt werden, um eine Kommandoleiste zu öffnen (s. Abb. 16_2). Das Teilen kann hier beendet bzw. unterbrochen werden. Grundsätzlich wird das Teilen automatisch unterbrochen, sobald eine nicht geteilte Anwendung geöffnet wird. Wird z. B. nur der Internet Explorer mit den Konferenzteilnehmern geteilt, wird die Teilung bei Schließung oder Minimierung unterbrochen. Abb. 16 Ansicht bei Bildschirmteilung für den Moderator Kurzanleitung DB Cisco WebEx, DB Station&Service AG 13

14 Über die Kommandoleiste stehen weitere Funktionen zur Verfügung. Unter Teilnehmer und Chat können die bereits bekannten Funktionen aus dem Reiter QuickStart ausgewählt werden (s. Abb. 17_1). Die aktuell geteilte Ansicht kann als Whiteboard genutzt werden, hierfür ist das Feld Kommentieren zu aktivieren (s. Abb. 17_2). Unter Zuweisen können mehrere Funktionen abgerufen werden: Moderatoren können ernannt werden, die Steuerung der Tastatur und der Maus kann abgegeben werden und Kommentare/ Aktionen der Teilnehmer können zugelassen werden (s. Abb. 17_3) Abb. 17 Funktionen der Kommandoleiste Kurzanleitung DB Cisco WebEx, DB Station&Service AG 14

15 2.2 Planung eines Meetings Um ein Meeting in WebEx planen zu können, ist die Anmeldung nötig. In der Startansicht ist die Schaltfläche Ein Meeting ansetzen auszuwählen und es wird ein neues Fenster geöffnet (s. Abb. 18). Die leeren Felder sind auszufüllen und bei Bedarf kann noch erweiterte Funktion zum Ansetzen angeklickt werden (s. Abb. 19). Dort ist beim Ausfüllen der Medienführung zu folgen. Abb. 18 Ein Meeting ansetzen Abb. 19 Erweiterte Funktion zum Ansetzen Kurzanleitung DB Cisco WebEx, DB Station&Service AG 15

16 2.3 Ausführliche Anleitungen für Cisco WebEx Neben dieser Kurzanleitung kann für ein noch besseres Verständnis die Anleitung zur Bedienung von WebEx für Gastgeber, Moderatoren und Teilnehmer gelesen werden. Dieses Dokument enthält folgende Themengebiete: Ansetzen/ Beitreten/ Verwalten eines Meetings Einstellungen von Rechten/ Audio/ Video Teilen von Webinhalten/ Dateien/ Software/ Whiteboard etc. Absolvieren von Tests Einrichtung von Praktika Verwaltung von Feedback f Zudem wird eine ausführliche Anleitung zum Cisco WebEx Training-Center zur Verfügung gestellt. Diese beinhaltet folgende Themengebiete: Schulungssitzungen Ein-Klick-Meetings SCORM Frage-Antwort-Sitzungen Teilen von Dateien/ Software/ Whiteboards etc Absolvieren von Tests Einrichten von Praktika Verwaltung von Feedback Kurzanleitung DB Cisco WebEx, DB Station&Service AG 16