Ganzheitliches Geschäftsprozessmanagement

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1 Ganzheitliches Geschäftsprozessmanagement Menschen beraten Menschen beraten BTC zeigt Wege auf - Sie entscheiden BTC zeigt Wege auf - Sie entscheiden Sascha Harbrecht BTC Business Technology Consulting AG GE Telekommunikation Beratung

2 Viele Begriffe rund ums Thema 2 Geschäftsprozessmanagement (GPM) = Business Process Management (BPM) ist echte Obermenge von Geschäftsprozessanalyse (GPA) / Business Process Analysis (BPA) oder auch fachliches GPM/BPM Achtung bei GPA/BPA: Je nach Herkunft versteht/interpretiert mancher das A auch als Automatisierung/Automation (technisches GPM/BPM) Abschließend: Ganz sauber dürfte man GP und BP auch nicht analog verwenden, da das deutsche Verständnis fast ausschließlich manuelle Prozesse meint.

3 Vom Prozess zum Erfolg! 3 aus BPM ist die beste Überlebensstrategie in der Krise von Susanne Franke aus der Computer Zeitung vom

4 Der Weg zu einer prozessorientierten Organisation p Vorher: klassische, funktionsorientierte Sichtweise Fokus auf Aufbauorganisation Ablauf- an Aufbauorganisation angepasst Probleme: Gesamtziel wird aus den Augen verloren, Reibungsverluste an den Schnittstellen 4 p Beim ganzheitlichen BPM liegen nicht die einzelnen vertikalen Funktionen, sondern der horizontale Ablauf der Prozesse im Blickpunkt p Ziel: eine prozessorientierte Organisation Steuerung komplexer Abläufe über Prozesse Unternehmen als Vereinigung von Prozessen Transparenz der Prozesse im Unternehmen Kundenorientierte Rundumbearbeitung Prozesskontrolle bedeutet Businesskontrolle

5 Wie funktioniert BPM? p Aufgaben helfen, die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern zu verbessern 5 p Prozesse steuern komplexe Abläufe: Beispielsweise erzeugen Prozesse Aufgaben p Business Rules steuern den Ablauf von Prozessen p Marktpartner und Kunden können in Prozesse eingebunden werden p Prozesse sind systemübergreifend: BPM integriert die beteiligten Anwendungen p Prozesse sind anfassbar : Man kann im Prozessportal deren aktuelle Stati abfragen p Die Prozess-Historie kann ausgewertet und quantitativ analysiert werden p Dadurch werden Optimierungspotentiale schnell offensichtlich p Dashboards aggregieren Informationen über Erfolgsindikatoren (KPIs) p Simulation ermöglicht die Gestaltung optimaler Prozesse p Prozessdokumentation für mehr Transparenz und Sicherstellung der Qualität

6 Welche Mehrwerte bringt BPM? p Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens durch systematische Optimierung der Geschäftsprozesse IT-Infrastruktur Organisation Kommunikation 6 p Bei der Prozessausführung wird eine hohe Effizienz erzielt p BPM schafft messbare Verbesserungen, deckt Potentiale auf und ermöglicht ihre konsequente Erschließung p BPM steuert Unternehmen nach den Vorgaben des Managements p BPM wird Teil des Managements

7 Der Weg zum ganzheitlichen Geschäftsprozessmanagement BPMN Prozess- Administrator Prozess- Analyst Speichern Monitoring Feedback Ausführung Process Engine Reporting Prozess- Engineer technische Implementierung Enterprise Portal / mobile Geräte Enterprise Service Bus Prozess- Manager Prozessbeteiligte Legacy / Backend intern / extern

8 Beispiel: ROI Berechnung - Abwesenheitsantrag 8 Prozess alt (ohne Optimierung): Prozess neu (mit Optimierung): # Tätigkeiten Zeit/min # Tätigkeiten Zeit/min 1 Antrag mit Word ausfüllen 1,5 1 Antrag online ausfüllen 1,5 2 Ausdruck Nachweis 1 2 Genehmigung Vorgesetzter 0,5 3 Unterschrift Antragsteller 0,5 Summe Aufwand 2,0 4 Kuvertierung, Hauspost Sortierung für Unterschriftsmappen Genehmigung Vorgesetzter Weiterleitung Zeiterfassung Erfassung Zeiterfassung 2 0,5 5 2 Anzahl Vorgänge je MA und Jahr: 40 Anzahl Mitarbeiter: 532 Zeitersparnis je Jahr: h 9 Ablage Original Zeiterfassung 1 Interner Kostensatz je Stunde: Kopie an Antragsteller 3 Kostenersparnis je Jahr: Ablage bei Antragsteller Summe Aufwand 1 22,5 Quelle: inubit AG, Berlin, September 2010

9 BTC ist Fullserviceanbieter 9 Im Bereich des Business-Process-Managements (BPM) ist BTC Fullserviceanbieter, der das Komplettpaket von der Prozessberatung (Analyse, Modellierung, Optimierung, Simulation, Dokumentation etc.) über die durchgängige Automatisierung der Prozesse mitsamt System- und Benutzerintegration (EAI, SOA, EDI etc.) bis hin zur Echtzeitüberwachung und -auswertung als einer von ganz wenigen erfahrenen Anbietern derart umfassend anbieten kann.

10 BTC empfiehlt vermehrt inubit als BPM-Anbieter 10 Besuchen Sie die inubit AG am Stand im Rahmen unserer Partnerausstellung! Die inubit BPM-Suite ist eine BPM Collaboration Plattform für alle Nutzer, die in der Erstellung, Nutzung und Analyse von Prozessen beteiligt sind. Die Plattform ist hoch integriert und bietet jedem Nutzer individuelle Sichten und Tools, die jeweils untereinander verlinkt sind.

11 Ganzheitliches BPM mit der inubit BPM-Suite p inubit BPM-Suite unterstützt als hoch itegrierte Plattform alle Phasen des BPM- Lebenszyklus. p inubit ist durch besondere Prozesspakete etc. auf Fokusbranchen (z. B. Energie) spezialisiert. p Die Marktkommunikation (GPKE) kann mit inubit automatisiert werden und bleibt auch für die Zukunft flexibel anpassbar. p Mit inubit kann ein umfassendes Prozessportal aufgebaut werden, um fachliche Prozesse zu veröffentlichen und zu überwachen, manuelle Aufgaben auszuführen und Dashboards einzurichten. p Die parallele Nutzung als Mitarbeiterund/oder Kundenportal ist möglich und sinnvoll. 11

12 Situation Energie p Takt der Veränderungen der Markterfordernisse wird schneller gesetzliche Anforderungen (z. B. Deregulierung) Customer Self Services Smart Metering 12 p Dies erfordert einen Strukturwandel im Unternehmen Wandel in den Organisationen Aufbruch der IT-Infrastruktur Kommunikation mit anderen Marktpartnern» Frage: Wie kann den Veränderungen/Auswirkungen begegnet werden?» Antwort: Mit ganzheitlichem Prozessmanagement/BPM!

13 BTC hilft Analyse Architektur Ausführung Auswahlverfahren Automatisierung Best Practice BONAPART BPA BPM BPMN BTC CMS Coaching Dokumentation EAI EDI ESB Führerschein Fullserviceanbieter heterogen inubit BPM-Suite IT-Landschaft Kommunikation KPI Liferay Modellierung Optimierung Organisation Partnerschaft Portal Prozess Prozessberatung ARIS Prozessoutsourcing Marktkommunikation Reporting Schnuppertage Serviceorientierung SOA Standardmodule Strategie Technical Workflow Überwachung Web Service XML 13

14 Wie beginnen? 14 Der Weg beginnt immer mit dem ersten Schritt!... dies ist zumeist eine spezielle Lösung! notwendig geworden durch einen konkreten Leidendruck BPM wird heute nicht per Big-Bang eingeführt sondern sukzessive Schritt für Schritt immer im Streben hin zu optimalen Prozessen!

15 Fachliches BPM - Erste Schritte Prozessdokumentation 15 Aufnahme der IST-Prozesse Prozessmodellierung (BPMN, EPK, ) Prozesse sind im Unternehmen transparent Neue Mitarbeiter und Vertretungen können schneller eingearbeitet werden Prozessredokumentation Überführung bereits dokumentierter Prozesse (z.b. aus UML, Excel) in BPMN Prozesse werden nach einem zukunftsfähigen Branchenstandard modelliert Prozessmodell ist vorbereitet für die spätere Automatisierung Prozessoptimierung Simulation des Prozessmodells Entwicklung optimierter SOLL-Prozesse Problemstellen und Engpässe werden bereits vor der Implementierung entdeckt Prozesse werden effizienter ausgeführt

16 Technisches BPM - Erste Schritte Partnerkommunikation 16 Automatisierung der Kommunikation mit Partnern (EDI, GPKE, ) System Workflows Anbindung der IT-Systeme an zentralen ESB Automatisierung der Systemkommunikation Kommunikation wird effizienter durchgeführt Gesetzliche Standards oder Vorgaben eines Geschäftspartners werden erfüllt Zeitaufwändiges Arbeiten in mehreren Systemen entfällt Fehler bei manueller Datenübertragung werden verhindert Datenschiefstände durch doppelte Datenhaltung werden vermieden Human Workflows Automatisierung manueller Prozesse Zugriff der Anwender über ein Enterprise Portal Manuelle Prozesse werden effizienter durchgeführt (z. B. Urlaubsanträge, Genehmigung von Bestellungen, ) Workflowunterstützte Vertretung, Delegation und Eskalation von Aufgaben ist möglich Prozessreporting Auswertung technisch implementierter Prozesse Einrichtung von Dashboards Prozessverantwortliche können den Status ihrer Prozesse jederzeit auf einen Blick beurteilen Aus den IST-Zahlen können Optimierungen für neue SOLL-Prozesse abgeleitet werden

17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 17 Sascha Harbrecht BTC Business Technology Consulting AG Escherweg Oldenburg Fon +49 (0) Fax +49 (0)

18 Die Standorte der BTC AG Hauptsitz: Escherweg Oldenburg Fon: + 49 (0) 441/ Fax: + 49 (0) 441/ Louisenstraße Bad Homburg Fon: +49 (0) Fax: +49 (0) Kurfürstendamm Berlin Fon: + 49 (0) 30/ Fax: + 49 (0) 30/ Mary-Somerville-Straße Bremen Fon: +49 (0) 421/ Fax: +49 (0) 421/ Wittekindstraße Dortmund Fon: +49 (0) 231/ Fax: +49 (0) 231/ Klostergasse Leipzig Fon: +49 (0) 341/ Fax: +49 (0) 341/ Wilh.-Th.-Römheld-Str Mainz Fon: + 49 (0) 6131/ Fax: + 49 (0) 6131/ Türkenstraße München Fon: +49 (0) 89/ Fax: +49(089) An der Alten Ziegelei Münster Fon: +49 (0) 251/ Fax: +49 (0) 251/ ul. Małe Garbary Poznań Polen Fon: +48 (0) Fax: +48 (0) Hasebe Build.11F, Sendagi, Bunkyo-Ku, Tokyo Japan Fon: +81 (3) Fax: +81 (3) Bäulerstraße 20 CH-8152 Glattbrugg Schweiz Fon: +41 (0) 44/ Fax: +41 (0) 44/ Bartholomäusweg Gütersloh Fon: +49 (0) 5241/ Fax: +49 (0) 5241/ Konrad-Zuse-Straße Neckarsulm Fon: +49 (0) 7132/ Fax: +49 (0) 7132/ Kehrwieder Hamburg Fon: +49 (0) 40/ Fax: +49 (0) 40/ Çayiryolu 1, Partaş Center Kat: Içerenköy, Istanbul Fon: +90 (216) Fax: +90 (216)

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