Die Einführung von Bilddatenbanksystemen

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1 Die Einführung von Bilddatenbanksystemen Ein Kurzfragebogen als Basis für Ihr Projektmanagement Vorbemerkung Dieser Fragebogen dient der vorläufigen Bedarfsermittlung, um Rückschlüsse auf das Potenzial für die Produktivitätssteiugerung zu ziehen. Erfolgreiche Bilddatenbankeninstallationen haben eine Rückkzahlungszeit von unter zwei Jahren und können Ihr Marketingbudget um mehr als 10% reduzieren helfen, bei gleichzeitiger Verringerung der Medienproduktionszeiten und anderer Kommunikationsmaßnahmen. Unser Überblick über die einschlägigen Produkte des Marktes (es gibt etwa 90 professionelle Softwareprodukte für die Medienspeicherung) hilft Ihnen bei der gezielten Auswahl der relevanten Systemanbieter. Sie haben viel vor! Ein professionelles Projektmanagement ist die wichtigste Voraussetzung für die schnelle Realisierung eines Bild- und Mediendatenbankprojekts. Der Weg zu einer dauerhaften Lösung führt über die klassischen Projektphasen: Ist-Aufnahme oder Imaging Audit Bedarfsanalyse Festlegung der strategischen Ziele Gestaltung eines Sollkonzepts Erstellung des Pflichtenhefts Erstellung des Pflichtenhefts Auswahl der Partnerunternehmen Projektumsetzung bis zur Einführung Laufende Evolution. Bevor Sie mit der eigentlichen Planung beginnen, sollten Sie unbedingt den Bedarf für Ihre Bildorganisation abklären: Wieviele Bilder gibt es in Ihrem Unternehmen und wo liegen sie in welcher Form? Am besten machen Sie das gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitern und Partnern, die später von den verbesserten Workflows profitieren werden. Diese erste Bedarfserfassung liefert Ihnen schon einige Eckwerte über den möglichen Umfang des Projekts, schärft Ihr eigenes Urteilsvermögen und lässt Sie die Dringlichkeit Ihres Projekts besser einschätzen. Dieser Kurzfragebogen begleitet Sie dabei. Dann sollten Sie sich entscheiden, ob Sie eine professionelle Beratung in Anspruch nehmen wollen. In diesem Fall macht Image Management Image Management Solutions 2000 Seite 1 von 9

2 Solutions dann mit Ihnen eine detaillierte Analyse Ihrer Situation im Rahmen eines strukturierten Workshops. Diese Analyse liefert Ihnen die Grundlage für eine vollständige Erfassung aller wesentlichen Daten und Sachzusammenhänge Ihres Projekts. Sie bildet auch die Basis für Ihre strategische Zielsetzung und ist der erste Schritt zum Pflichtenheft für Ihre Softwarebeschaffung. In diesem Workshops bearbeiten wir mit Ihnen einen Katalog mit etwa 100 Fragen. Dieses Imaging Audit gewährleistet eine vollständige und hinreichend genaue Erfassung aller für das Projekt relevanten Daten Ihres Unternehmens. Detaillierte Informationen zum Thema Bildarchivierung und Bildspeichersysteme finden Sie auf der IMS-Website: Um Ihnen und uns einen ersten Überblick zu verschaffen, stellen wir Ihnen auf den folgenden Seiten einige Fragen. Der bearbeitete Fragebogen ist eine gute Grundlage für Ihren ersten Kontakt mit IMS! Bitte kreuzen Sie die zutreffenden Punkte an oder ergänzen Sie die erbetenen Angaben Image Management Solutions 2000 Seite 2 von 9

3 1. Zu welcher Branche gehört Ihr Unternehmen? Bildagentur, Bildstelle Zeitungs- Zeitschriftenverlag Verlag für andere Medien Druckvorstufe /Druckerei Katalogproduzent Fotolabor Gewerbliches Unternehmen (Industrie, Handel, etc.) Öffentliche Verwaltung Museum, Archiv, Bibliothek, Denkmalpflege Wissenschaftliches Institut Werbeagentur, Webservice Medienunternehmen / TV Klinikum, Krankenhaus Professionelle Fotografie, Fotostudio. 2. Wofür brauchen Sie eine Mediendatenbank? Verkauf von digitalen Bildern Produktion von Printmedien, elektronischen Medien Workflowsteuerung Kreative Arbeiten Verteilung im Unternehmen Verteilung an Kunden e-commerce Webcontent Management Verwaltung Sicherung Von wem werden die Bilder vorwiegend abgefragt? Kunden Agenturen PrePress/Druckereien Image Management Solutions 2000 Seite 3 von 9

4 Labore Management Marketing Presse 4. Aus welchem Anlass wollen Sie Ihre Bilder und Contents digitalisieren? Hohe Kosten beim Handling und Verteilen von Bildern/Dokumenten Lange und kostspielige Zugriffszeiten (Stunden, Tage, Monate) Verfall von Unterlagen/Bildern/Büchern Hohe Abnutzung der Originale Schwund, Diebstahl Umzug/Zusammenlegen der Bestände Künftige Nutzung in unterschiedlichen Anwendungen (Multimedia) Gewinnung von zusätzlichen Anwendern Kapazität des bestehenden Archivs ist voll genutzt Fehlende Corporate Identity Es werden zu viele Bilder wiederholt produziert, bearbeitet Ablösung einer bestehenden Bilddatenbanklösung Der Wettbewerb setzt die neuen Möglichkeiten erfolgreich ein Andere Gründe: Kennen Sie der Wert Ihres Bildmaterials? Nein Ja, er liegt bei DM Woher erhalten Sie Ihre Bilder? Auftragsfotografie intern/ extern...% Bildagenturen...% Eigenes Archiv...% Andere Quellen:...% 7. Wo verwalten Sie Ihre Bilder heute? In verschiedenen Abteilungen Im zentralen Archiv Bei der Werbeagentur In der Druckvorstufe Image Management Solutions 2000 Seite 4 von 9

5 Im Fachlabor Um welche Mengen geht es eigentlich? Wie viele Bilder sollen digital gespeichert werden?... Welcher Anteil ist bereits digitalisiert?... Wieviele Bilder kommen jährlich hinzu?... Wie häufig greifen die Anwender pro Jahr auf den Bilderbestand zu?... Wieviele Bilder können Sie pro Jahr wieder löschen? Für welche Medien werden die Bilder gebraucht? Offsetdruck...% Zeitungsdruck...% Poster, Großformat...% Bildschirmauflösung...% Andere...% 10. In welchen Dateiformaten liegen die Bilder vor? TIFF JPEG ImagePac (Photo CD) EPS (Encaps. PostScript) Layout-Jobs (QuarkXPress, InDesign) PSD (Photoshop) Vektordaten, CAD Acrobat PDF Andere: In welchen Farbräumen speichern Sie die Bilder? CMYK RGB CIE-Lab YCC (Photo CD) Andere Weiß nicht Image Management Solutions 2000 Seite 5 von 9

6 12. Arbeiten Sie bereits mit Index- oder Metadaten? Nein Systematische Bildnummern IPTC-Header Andere Metadaten: Welche Dateigrößen setzen Sie ein? Ganz unterschiedlich Nur PC-Darstellung (max.800 x 600 Pixel, 1,5 MB) Unter 10 MB: Anteil...% MB: Anteil...% Größer als 20 MB: Anteil...% 14. Welches digitale Format verlangen Ihre Auftragnehmer in der Medienproduktion? TIFF-RGB TIFF-CMYK JPEG EPS PDF Erhalten Sie heute schon bessere oder günstigere Angebote, wenn Sie Ihre Bilder in digitaler Form liefern? 16. Wären Sie bereit, Ihr Bildmaterial von einem Imaging-Service verwalten zulassen? (Outsourcing) 17. Sind Ihre Anwender mit der Qualität Ihrer digitalen Bilder zufrieden? Image Management Solutions 2000 Seite 6 von 9

7 18. Legen Sie Wert auf eine medienneutralen Speicherung mit Farbmanagement? Speichern Sie Ihre Bildern mit ICC- Profilen ab? Nein Weiß nicht Ja: Haben Sie bereits eine Datenbank? Nein Ja, Hersteller, Typ:... seit Gibt es einen Verantwortlichen für die Bildablage? 22. Nach welchen Kriterien werden Ihre Bilder gesucht? Spezielle Stichwortlisten (Thesauri) Nach genormten Strukturen wie IPTC-Headerdaten Haben Sie eine (manuelle) Bestandsführung? 24. In welcher Form stellen Sie heute Ihre Bilder zur Verfügung? Auf Photo CD Auf CD-ROM Als Dia / Duplikat Als fotografischen Print (Abzug) Via ISDN Via FTP Über Internet, Image Management Solutions 2000 Seite 7 von 9

8 25. Erhalten Sie von Ihren Serviceunternehmen nach einer Produktion die digitalen Dateien für Ihre interne Archivierung? 26. Welche Formen und Wege der Kommunikation nutzen Sie heute? FTP HTTP/Internet ISDN-Filetransfer (Leornardo) 27. Haben Sie für das anstehende Projekt schon einen Projektleiter eingesetzt? Ja, aus der Abteilung: Haben Sie eine Vorstellung über die Größenordnung dieser Kostenfaktoren? Suchzeiten Ihrer Mitarbeiter DM... Kurierkosten für Bilder DM... Kosten für wiederholte Fotoaufnahmen DM... Scans, Bearbeitung DM... Kosten für die Bildverteilung DM Können Sie sich vorstellen, dass bei einer effizienten Bildorganisation... die Zeitspanne Time to Market" reduziert wird? Ihre Kunden Ihre Produkte besser plazieren können? Ihre Corporate Identity verbessert wird? die Produktivität Ihrer kreativen Arbeiten zunimmt? die Zeiten für die Medienproduktion reduziert werden? Weitere Fragen behandeln wir in unserem eintägigen Workshop, der die Basis für die fundierte Zielsetzung des Projekts liefert und die Grundlage für einen Anforderungskatalog für die Bilddatenbank bildet. Es hat sich sehr bewährt, den Workshop mit Mitarbeitern aus den Bereichen IT/DV, Marketing, Presse, Dokumentation/Foto und Produktion zu belegen. Image Management Solutions 2000 Seite 8 von 9

9 Senden Sie den ausgefüllten Fragebogen bitte per Post an: Image Management Solutions Helmut G.Hofmann Lucas-Cranach-Str. 3/3 D Leinfelden Oder per Fax 0711 / , Ihre Daten werden selbstverständlich streng vertraulich behandelt! So können wir Sie erreichen: Firma... Abteilung... Ihr Name... Straße... PLZ/Ort... Telefon... Fax... URL: Datum:..... Ihr Stempel Image Management Solutions 2000 Seite 9 von 9