Erschließungsworkflow für die Datenbank Bildungsmedien

Transkript

1 FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gemeinnützige GmbH Doku/Philipp Erschließungsworkflow für die Datenbank Bildungsmedien Im Folgenden soll die Neuerschließung mit den Werkzeugen der Datenbank Bildungsmedien exemplarisch veranschaulicht werden. Als Beispiel wird die Erschließung der DVD Wiederbewaffnung und Atomdebatte (WBF) gezeigt. 1. Vorhandensein von Daten überprüfen Werkzeug: Datenbank Bildungsmedien Online Bereits im Startbildschirm der DaBi kann man eine Freitextrecherche durchführen: Abb.: Startseite der Datenbank Bildungsmedien mit Freitextrecherche Durchsucht wird hier der gesamte Datenbestand. Die Freitextsuche wurde gewählt, da der Titel zwei sehr prägnante Wörter enthält und diese Suche am schnellsten geht. Bei weniger spezifischen Begriffen sollte man die Kombinierte Suche wählen und die Recherche auf die jeweilige Medienart einschränken. Es wird empfohlen, keinen spezifischen Datenbestand auszuwählen (siehe Grafik nächste Seite). 1 d:\eigene dateien\tmp\erschließungsworkflow_dabi.doc

2 Abb.: Kombinierte Suche mit Eingrenzung der Medienart Der Erschließer entschied sich ferner für das Suchwort Atomdebatte, da er aus Erfahrung weiß, dass es zur Wiederbewaffnung schon eine Reihe von Medien gibt. Achtung: Gibt man mehrere Begriffe ein, müssen diese zusammen hängen. Die Eingabe beliebiger Suchwörter, die automatisch mit UND verknüpft werden, wie im Internet, funktioniert hier nicht. Nur bei einem solchen Suchergebnis darf eine ID-Nummer angefordert werden. Sind bereits Daten vorhanden, können diese sofort herunter geladen werden. Werden Fehler gefunden oder sind die Daten unvollständig, sollte die Clearing-Stelle (FWU-Mediendokumentation) per Mail darauf aufmerksam gemacht werden. 2. ID-Nummer anfordern Werkzeug: Datenbank Bildungsmedien Erschließung - Online Der Arbeitsbereich Erschließung ist über Login rechts oben auf jeder Bildschirmseite zu erreichen. Es findet eine Identitätskontrolle statt. Entsprechende Berechtigungen werden von der Clearingstelle (FWU, Kontaktadresse siehe am Ende des Texts) vergeben. 2

3 Zur Nummernanforderung genügt ein Klick auf den Button neben Neue Nummer für die Erfassung anfordern! Die Nummer wird automatisch generiert und binnen Sekunden ausgegeben: 3. Medium erschließen Werkzeug: Bildstelleneigenes Verleih- und Informationssystem - Offline Als Beispiel wird hier der Vorgang mit Antares demonstriert, wobei nur die Funktionen benutzt werden, über die alle Bildstellensysteme verfügen (siehe nächste Seite). Schritt für Schritt sollen so viele Felder wie möglich ausgefüllt werden. Es dürfen jedoch nur zuverlässige Informationen eingegeben werden. Im Zweifel ist das Medien zu sichten. Bei widersprüchlichen Angaben (z.b. zwischen Cover, Begleitmaterial und Vor-/Nachspann) gilt diejenige auf dem Medium selbst (in der Regel im Vor-/Nachspann). Laufzeiten müssen ggf. gestoppt werden unter Einbeziehung des Vor-/Nachspanns. Ansonsten gelten die Eintragungsregeln des EAF. 3

4 Abb.: Erste Seite der Antares-Erfassungsmaske Alle Bildstellen-Systeme verfügen über Hilfsfunktionen für die Eingabe kontrollierter Vokabularien. Abb.: Auswahlliste Sachgebietssystematik 4

5 Das sind insbesondere die Sachgebietssystematik und die Verschlagwortung, manchmal auch Herausgeber, Lieferanten etc. Diese Hilfsfunktionen sind unbedingt anzuwenden. Freihändige Eingaben in die entsprechenden Felder führen in der Regel zu orthographischen und inhaltlichen Fehlern. Sollte das eigene System nicht über entsprechende Funktionen verfügen, können auch die entsprechenden Dateien auf dieser CD-ROM verwendet werden, die nur in einem eigenen Fenster geöffnet werden müssen: Sachgebietssystematik (MS-Access) Sachgebietssystematik (Acrobat Reader) Sachgebietssystematik (MS Word/RTF) Kontrolliertes Schlagwortverzeichnis (MS-Access) Kontrolliertes Schlagwortverzeichnis (dbase) Generell sollte man sich die Funktionalität des PCs so weit wie möglich zu nutze machen. Inhaltsangaben lassen sich z.b. sofern sie neutral und zutreffend formuliert sind mit der Kopierfunktion von einem Browserfenster in das entsprechende Feld der Erschließungsmaske übertragen. Abb.: Herstellerinformationen zum Medium (Ausschnitt) Solche Fenster bleiben am besten während des ganzen Erschließungsvorgangs geöffnet. Ist ein Medium in dieser Weise erschlossen, erhält der Datensatz den Status grunderfasst oder in Bearbeitung. Bei Bildstellen-Systemen, die keine solche Funktion bieten, erfolgt die Statuszuweisung beim Hochladen. 5

6 4. Datensatz ins EAF-Format konvertieren Werkzeug: Bildstelleneigenes Verleih- und Informationssystem - Offline Alle Verleih- und Informationssysteme besitzen eine Export-Schnittstelle zum EAF, die meist ähnlich funktionieren: Abb.: Export und Konvertierung in das EAF-Format Je Datensatz wird eine eigene Datei erzeugt mit der ID-Nummer als Name und EAF als Dateikennung. Für diese Dateien sollte ein eigener Ordner angelegt werden, wobei dessen Name und Standort unerheblich ist. 5. Datensatz / Datensätze hochladen Werkzeug: Datenbank Bildungsmedien Erschließung - Online Im selben Fenster, in dem man die ID-Nummer anfordert, lädt man auch die eigenen Datensätze in die Datenbank Bildungsmedien hoch. Dazu klickt man auf den Button Durchsuchen neben EAF-Datei mit Datensatz. Es öffnet sich der Windows-Explorer des eigenen Rechners. Dort markiert man alle Datensätze, die hochgeladen werden sollen, klickt auf Öffnen und Hochladen. Alles Weitere läuft automatisch. 6

7 Abb.: Hochladen eines Datensatzes Die Datensätze erhalten den Status grunderfasst oder in Bearbeitung. Abschließend erscheint diese Meldung. Damit wartet ein neuer Datensatz auf die endgültige Freigabe durch den Administrator oder Paten. 6. Datensatz kontrollieren und korrigieren Werkzeug: Datenbank Bildungsmedien Erschließung Online und Suche oder Kombinierte Suche 7

8 Es ist äußerst sinnvoll, den hochgeladenen Datensatz zu kontrollieren. Da er in der Datenbank Bildungsmedien optisch anders dargestellt wird als im Bildstellen-System fallen Fehler leichter auf (siehe 2. Abbildung unten). Außerdem hat man nur so Gewissheit, dass die Daten korrekt übertragen wurden. Dazu muss man sich nach wie vor als Erschließer eingeloggt haben. Für die Allgemeinheit ist der Datensatz erst nach Freigabe durch den Administrator zugänglich. Außerdem hat neben diesem nur der Erschließer die Änderungsberechtigung für den Datensatz. Abb.: Gefundener Datensatz eines neu erschlossenen Mediums Mit Klick auf den Titel kommt man zu den ausführlichen Informationen. Abb.: Fehler im Online-Datensatz: Doppel-Semikolon Korrigiert wird der Datensatz ohne vorheriges Herunterladen im Bildstellen-Informationssystem. Es kann sich ein sofortiges Hochladen anschließen. Damit ist die Arbeit des Erschließers beendet. 7. Freigabe und Nutzung Jeder neu erschlossene Datensatz wird von einem Administrator (oder Paten ) geprüft. Dieser nimmt auch kleinere Korrekturen vor und ergänzt/ändert ggf. Zuordnungen zur Sachgebietssystematik oder zum Schlagwortverzeichnis. Abschließend erhält der Datensatz den Status Freigegeben und steht damit allen Medienzentren zur Verfügung. Änderungen und Berichtigungen am Datensatz können ausschließlich vom ursprünglichen Erschließer und vom Administrator vorgenommen werden. 8. Internet-Adresse Die Datenbank Bildungsmedien ist im Internet unmittelbar zu erreichen unter: Es empfiehlt sich, diese Adresse im eigenen Browser unter Favoriten bzw. Lesezeichen oder Bookmarks zu speichern. 8

9 9. Clearingstelle, Information und Beratung FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht Mediendokumentation Johannes Philipp Bavariafilmplatz 3 Postfach D Grünwald D Grünwald Telefon-Durchwahl: +49 (0) Fax: +49 (0) johannes.philipp@fwu.de 9