PBS CPOS: Aufbewahrung und Analyse von Kassendaten mit SAP -Systemen

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1 PBS CPOS: Aufbewahrung und Analyse von Kassendaten mit SAP -Systemen

2 Inhalt Management von Big Data im Einzelhandel...3 Prüfbarkeit von Kassendaten...3 Nearline Storage von Kassendaten mit PBS CPOS...4 Funktionen: Extraktion und Datentransformation in ein auswertbares Datenformat...5 Datenübertragung in den Nearline-Speicher...7 Ad-hoc-Analyse und Berichtswesen...8 Archivierung...10 Architektur...10 Vorteile...11 Lizenzierung...11 Management von Big Data im Einzelhandel Beim Management von Big Data im SAP-Umfeld spielen Nearline- Lösungen von PBS Software eine wichtige Rolle. So ist die PBS Nearline- Lösung für SAP NetWeaver Business Warehouse (CBW NLS IQ) die erste Nearline-Lösung überhaupt, die für SAP NetWeaver BW on HANA zertifiziert wurde. Im Bereich der operativen SAP- Anwendungen kann man mit PBS Nearline Analytic Infrastructure (NAI) SAP ERP-Systeme um eine spaltenbasierte Nearline-Storage-Datenbank erweitern und damit die Verwaltung von Big Data optimieren. Mit den PBS Nearline-Lösungen lassen sich alle Vorteile spaltenbasierter Datenbanktechnologie, wie starke Datenkomprimierung und Schnelligkeit beim Laden und Auswerten, in SAP-Systemen nutzen. Auf diese Weise können Sie Ihre SAP-Infrastruktur erweitern und ein Vielfaches der Datenmenge Prüfbarkeit von Kassendaten von herkömmlichen Informationssystemen verarbeiten. Dies zahlt sich vor allem im Einzelhandel aus, wo tagtäglich riesige Mengen von Kassendaten anfallen, die sowohl revisionssicher aufbewahrt als auch jederzeit für Prüfungen zur Verfügung stehen müssen. In großen Handelsunternehmen sind das pro Jahr Kassenbons im Multi-Milliarden-Bereich. Eine Online-Recherche auf Einzelpostenebene konnte in der Vergangenheit bei einer solchen Datenmenge aus Kosten- und Performance-Gründen nicht durchgeführt werden. Mit der neuen PBS-Lösung CPOS ist es nun möglich, Ad-hoc-Auswertungen von Kassenbons im SAP ERP-System durchzuführen. PBS CPOS basiert auf Nearline-Technologie und ermöglicht die Integration von externen Massendaten in SAP ERP-Systeme. 2 Bei der elektronischen Verarbeitung von Kassendaten sind neben den Prinzipien zur Ordnungsmäßigkeit einer DV-gestützten Buchführung (GoBS) insbesondere die Regelungen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) von Bedeutung. So müssen buchhalterische Geschäftsvorfälle, die auf Kassendaten basieren, nachvollziehbar sein. Darüber hinaus stellen Kassendaten steuerlich relevante Daten dar, auf die ein Datenzugriff gewährleistet sein muss. Mit dem Schreiben zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften hat das Bundesministerium für Finanzen bereits im Jahr 2010 bestimmt, dass alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) vollständig aufbewahrt werden müssen. Um die Anforderungen zu erfüllen, sind Kassendaten revisionssicher in einem auswertbaren Datenformat aufzubewahren, ohne Daten zu verdichten. Bei 100 Milliarden Kassenbons, die jedes Jahr in großen Handelsunternehmen anfallen, sind die Anforderungen an eine Lösung enorm. Wohingegen das Budget, das für Aufbewahrung und Prüfung von Kassendaten verfügbar ist, den Einsatz von teurem Speicher der In-Memory- Technologie in der Regel nicht zulässt. 3

3 Nearline Storage von Kassendaten mit PBS CPOS Die Nearline-Lösung PBS CPOS ermöglicht die Aufbewahrung und Analyse von Externe Kassendaten SAP ERP PBS-Anwendung CPOS Archivierung Auswertung, Adhoc-Analyse, Berichtswesen Extraktion, Transformation, Datentransfer Nearline- Datenbank steuerrelevanten Kassendaten mit SAP ERP-Systemen (Abbildung 1). POS- Archiv Menüstruktur Das Bereichsmenü von PBS CPOS umfasst Funktionen zur Datentransformation, zum Datentransfer, zum Monitoring und zur Archivierung. Darüber hinaus können Sie beim Einsatz von PBS CPOS ein Query Tool zur Ad-hoc-Analyse und einen Nearline- Monitor aus dem PBS NAI Bereichsmenü einsetzen. Weiterhin können Sie Berichte im Kundennamensraum verwenden, die Sie auf Basis des Query Tools generiert haben (siehe Abbildung 2). Abbildung 1: PBS CPOS für SAP ERP zur Aufbewahrung und Analyse von Kassendaten Mit PBS CPOS können Sie Kassendaten in SAP ERP integrieren. Hierzu werden die externen Daten mithilfe einer Extraktions- und Transformationskompononente in die Nearline-Datenbank übertragen. Dies wird mit speziellen Transaktionen im SAP ERP System eingerichtet und durchgeführt. Bei der Festlegung der Datentransformation können Sie jeden Verarbeitungsschritt im Vorschaumonitor visualisieren. Das Mapping von Daten erfolgt anhand verschiedener Regeltypen, die Ihnen eine flexible Zuweisung von Konstanten, System- bzw. Projektfeldern, SQL-Funktionen oder ABAP-Routinen erlaubt. Bei der Übertragung der Kassendaten können Sie die Kassendaten mit einer Referenz auf einen Buchhaltungsbeleg versehen und somit einen direkten Bezug zur Finanzbuchhaltung herstellen. Für die Übernahme der POS-Daten in die Nearline-Datenbank steht ein automatisierter Datentransfer zur Verfügung. Die Kassendaten können anschließend von allen Anwendern ausgewertet werden. Für flexible Ad-hoc-Analysen auf Einzeldatenbasis steht Ihnen ein Auswertungstool zur Verfügung. Prüfer können sich beispielsweise ausgehend von einer Rechnungsendsumme die zugehörigen Kassendaten anzeigen lassen und so über eine Positionssicht in eine Detailsicht bis auf die Ebene eines POS-Datensatzes navigieren. Durch die anwenderfreundliche Generierung von Berichten können Sie schnell ein komplettes Berichtswesen aufbauen. Anwender haben die Möglichkeit, ausgehend von Umsatz pro Laden, Artikel und Datum die zugehörigen Kassendaten zu sehen. Und Prüfern werden ausgehend von einer Rechnungsendsumme die Einzeldaten angezeigt. In einem ersten Schritt legen Sie ein Projekt an, in dem Sie die Dateieigenschaften wie z.b. Datenformat und Datenseparator festlegen. Für den Fall, dass Sie eine Beispieldatei angeben, können Sie sich zu jedem einzelnen Schritt jeweils eine Vorschau ansehen. Die POS-Daten aus externen Kassensystemen werden in einem CSV-Datenformat übernommen. Die Konvertierung der POS-Daten in XML-Format ist vorgesehen. Abbildung 2: Menüstruktur für den Einsatz von PBS CPOS Funktionen: Extraktion und Datentransformation in ein auswertbares Datenformat Abbildung 3: Festlegung der Dateieigenschaften für die Datenübernahme von Kassendaten 4 5

4 Aufeinander folgende Datensätze können unterschiedliche Informationen wie z.b. Kopf-, Positionsdaten oder auch Rabattsätze repräsentieren und werden anhand verschiedener Satzarten beschrieben. Der Inhalt der Spalte bestimmt die Satzart. Bei der Daten- transformation der Kassendaten legen Sie auswertbare Zielformate auf Basis des SAP ABAP Dictionarys fest. Hierbei können Sie eine Vielzahl von Satzarten festlegen. Eine Übersicht über verschiedene Satzarten zeigt Abbildung 4. Eine Datenvorschau über die abzulegenden Daten zeigt Abbildung 6. Abbildung 4: Verwendung verschiedener Satzarten und Zuordnung von Tabellen Abbildung 6: Datenvorschau nach Mapping der Daten für eine Satzart Schließlich legen Sie die Datenbanktabellen für die Aufbewahrung der Daten fest. Dazu weisen Sie jeder Satzart, die Sie in der Nearline-Lösung ablegen wollen, eine Tabellenstruktur zu. Bei der Zuweisung einer Tabellenstruktur verwenden Sie Datenelemente aus dem SAP Data Dictionary. Die Datenbanktabellen in der Nearline- Datenbank werden dann automatisch angelegt. Die Fortschreibung der Daten können Sie einfach und flexibel über Regeln festlegen. Dabei können Sie auf verschiedene Regeltypen wie z.b. direkte Zuweisung, Konstante, SQL-Funktion oder ABAP-Routine zurückgreifen (Abbildung 5). Datenübertragung in den Nearline-Speicher Sie können die Datenübertragung anstoßen, indem Sie das Projekt mit der Datentransformation angeben und die zu übernehmende Dateien zuordnen (Abbildung 7). Abbildung 5: Zuordnung von Regeltypen bei dem Mapping auf die Zielstruktur Abbildung 7: Eingabemaske zur Datenübertragung 6 7

5 Den Datentransfer einschließlich der Lade-, der Lösch- und der Archivierungsläufe sowie den Tabelleninhalt der übertragenen Daten können Sie im Monitor überwachen, wie in Abbildung 8 dargestellt. Ausgehend von einer aggregierten Sicht, siehe Abbildung 9, können Sie die zugehörigen Einzeldaten anzeigen (Abbildung 10), um in einer Detailsicht auf einem Beleg oder einen einzelnen POS-Datensatz zu navigieren. Anwen- der haben so die Möglichkeit, von einer aggregierten Sicht über eine Positionssicht in eine Detailsicht bis auf Ebene eines POS-Datensatzes zu verzweigen. Abbildung 8: Monitor für den Datentransfer Ad-hoc-Analyse und Berichtswesen Zur Auswertung der Kassendaten steht Ihnen ein eigenes Werkzeug für die Ad-hoc-Analyse und für die Generierung von Berichten zur Verfügung. Hiermit können Sie flexibel Kassendaten aggregieren, summieren, filtern, anzeigen und extrahieren. Auf Knopfdruck lässt sich ein Bericht in einen ABAP-Report umwandeln. Diesen Report können Sie in ein Menü oder in Ihre Favoritenliste aufnehmen. Abbildung 10: Anzeige der Positionsdaten Abbildung 9: Query zur Aggregation von Kassendaten Abbildung 11: Anzeige eines POS-Datensatzes 8 9

6 Archivierung Vorteile Architektur Sie können Kassendaten aus dem Nearline-Speicher in ein POS-Archiv auslagern. Neben einer Archivanzeige ist auch ein Rückladen der Archivdaten in den Nearline-Speicher Grundlage der PBS CPOS-Lösung ist die PBS Nearline Analytic Infrastructure (NAI). PBS CPOS nutzt PBS NAI als Schnittstelle zwischen SAPvorgesehen. Beim Archivieren können Mindestaufbewahrungsfristen festgelegt werden, auf deren Basis sich ein Retention Management aufbauen lässt. System und der Nearline-Datenbank. Darüberhinaus stellt PBS NAI die Werkzeuge für Auswertung und Analyse zur Verfügung (Abbildung 12). Mit dem Einsatz von PBS CPOS erfüllen Sie bei der Aufbewahrung und Auswertung von Kassendaten die gesetzlich vorgeschriebene Einzelaufzeichnungspflicht für steuerlich relevante Daten. Durch den Einsatz spaltenbasierter Nearline-Technologie erweitert PBS CPOS Ihre SAP ERP-Systeme um das sichere Management von Big Data im Einzelhandel. Die starke Datenkomprimierung von bis zu 90 Prozent der eingesetzten spaltenbasierten Nearline-Datenbank reduziert erheblich Plattenplatz und spart damit Kosten für die Aufbewahrung der Daten. Durch eine Referenz auf zugehörige Buchhaltungsbelege können Sie über Kassendaten einen direkten Bezug zur Finanzbuchhaltung herstellen, um FI-Belege mit Kassenbons abzustimmen. SAP ERP Mit PBS CPOS können Sie Ad-hoc-Analysen auf Basis von Kassenbon-Einzeldaten durchführen. PBS CPOS PBS NAI Nearline Analytic Infrastructure Externe Kassendaten Nearline Datenbank POS- Archiv Abbildung 12: Architektur von PBS CPOS Lizenzierung Die Nearline-Datenbank verwendet spaltenbasierte Datenbanktechnologie, da diese wichtige Eigenschaften für das Management von Big Data aufweist, wie etwa Schnelligkeit beim Laden und Auswerten von Daten sowie eine starke Komprimierung von bis zu 90 Prozent. Die Administration der Nearline-Datenbank und die bidirektionale Anbindung zwischen SAP ERP und spaltenbasierter Nearline- Datenbank erfolgt über die bewährte PBS Nearline-Schnittstelle für SAP ERP. Das Preismodell für PBS-Software richtet sich nach SAP ERP-Nutzern, sogenannten named usern. Für PBS- Kunden mit Wartungsvertrag bieten wir einen Hotline Support. PBS konzentriert sich auf die Software- Entwicklung. Beratung und Projektbegleitung bieten unsere zahlreichen Beratungspartner. PBS-Lösungen können direkt bei PBS oder über einen entsprechend autorisierten Partner erworben werden. Nähere Informationen und eine ausführliche Partnerliste erhalten Sie auf unserer Webseite

7 PBS Software GmbH PBS Software GmbH PBS Software GmbH ist ein führender Anbieter von SAP- Ergänzungslösungen in den Bereichen Datenarchivierung, -extraktion und -ablage sowie Systemstilllegungen. Das Unternehmen gilt seit über 20 Jahren als ausgewiesener Experte für komplexe, integrierte Datenzugriffe auf archivierte und Nearline-Daten. Zur Bewältigung sehr großer Datenmengen bietet PBS Nearline-Storage-Lösungen für SAP BW und ERP mit spaltenbasierter Datenbanktechnologie an. Dafür können SAP-Anwenderunternehmen die Analyse Datenbanken SAP Sybase IQ oder alternativ Vectorwise von Actian anbinden. PBS Software is a leading provider of add-on software for SAP solutions for areas like data archiving, extraction and storage, as well as system closings. The company has been known to be an expert on complex, integrated data access to both archived and nearline data in SAP applications for many years. In addition to classical SAP data archiving, the extensive PBS solutions also support the SAP BW-specific nearline storage concept that enables completely new ILM application scenarios together with the column-based analytics server Sybase IQ. PBS develops pragmatic ILM tools in close collaboration with SAP and supports the new SAP ILM solution as an SAP SOFTWARE SOLUTION PARTNER. For further information: PBS Software GmbH Schwanheimer Strasse 144 A phone: +49 (0) / PBS Bensheim, ist Software Germany Solution fax: and +49 Technology (0) / Partner. Seine Data Warehouse NLS-Lösung ist zertifiziert für SAP NetWeaver BW on HANA. Seine bislang einzigartige NLS- Lösung für SAP ERP wurde 2012 mit einem Innovationspreis ausgezeichnet. Weitere Informationen unter: Copyright 2010 PBS Software GmbH. All rights reserved. None the elements this brochure may be reproduced or forwarded to other parties in any form or for any purpose without the written permission PBS Software GmbH. The information contained herein may be changed without prior notice. Microsoft, Windows are registered trademarks of Microsoft Corporation. IBM, IBM DR550, IBM TSM and SSAM are trademarks or registered trademarks of IBM Corporation. Linux is a registered trademark of Linus Torvalds in the U.S.A. and other countries. UNIX is a registered trademark in the U.S.A. and other countries, licensed exclusively through X/Open Company Limited. HP, HP-UX11 Apache are trademarks or registered trademarks of Hewlett-Packard Company. EMC, EMC Centera are trademarks or registered trademarks of EMC Corporation. Hitachi, Hitachi HCAP are trademarks or registered trademarks of Hitachi Ltd. NetApp, NetApp Filer are trademarks or registered trademarks of NetApp Corporation. Sybase IQ is a registered trademark of Sybase Inc. PBS archive Copyright add ons is a 2013 registered PBS Software trademark GmbH. of PBS Software Alle Rechte GmbH. vorbehalten. SAP, R/3, SAP NetWeaver, SAP NetWeaver Business Warehouse, SAP Industry Solutions and other SAP products and services mentioned herein, as well as their respective logos, are trademarks Weitergabe und Vervielfältigung dieser Präsentation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. All other product and service names mentioned are the trademarks und in welcher of their respective Form auch companies. immer, The ohne information die ausdrückliche contained in this document schriftliche is solely Genehmigung for informational durch purposes. PBS PBS Software GmbH GmbH shall nicht not be gestattet. liable for errors In dieser or omissions Publikation with respect enthaltene to the materials. Informationen The only können warranties ohne for products vorherige Ankündigung are those that geändert are set forth werden. in the express Microsoft, warranty Windows, statements Sharepoint accompanying sind such eingetragene products and Marken services. der Nothing and services herein Microsoft should Corporation. be construed as IBM, constituting IBM DR550, an additional IBM TSM warranty. und SSAM sind Marken oder eingetragene Marken der IBM Corporation. Linux ist eine eingetragene Marke von Linus Torvalds in den USA und anderen Ländern. UNIX ist in den USA und anderen Ländern ein eingetragenes Warenzeichen, das ausschließlich durch X/Open Company Limited lizenziert ist. HP, HP-UX11 Apache sind Marken oder eingetragene Marken der Hewlett-Packard Company. EMC, EMC Centera, EMC Celerra sind Marken oder eingetragene Marken der EMC Corporation. Hitachi, Hitachi HCAP, Hitachi HCP sind Marken oder eingetragene Marken von Hitachi Ltd. NetApp, NetApp Filer sind Marken oder eingetragene Marken von NetApp Corporation. Sybase IQ ist eingetragenes Warenzeichen von Sybase an SAP Company. PBS archive add ons ist eine eingetragene Marke der PBS Software GmbH. Vectorwise ist eine eingetragene Marke von Actian Corp. SAP, R/3, SAP NetWeaver, SAP NetWeaver Business Warehouse, SAP Industry Solutions und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. PBS Software GmbH übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation und steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Aus den in dieser Publikation enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterführende Haftung. PBS Software GmbH Schwanheimer Straße 144 A Bensheim, Germany Telefon: +49 (0) / Fax: +49 (0) /

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