Auszug aus dem Protokoll des Stadtrats von Zürich

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1 Auszug aus dem Protokoll des Stadtrats von Zürich vom Organisation und Informatik (OIZ), Projekt «OMEGA» (Ablösung Datendrehscheibe ALPHA), Ausgabenbewilligung IDG-Status: öffentlich 1. Zweck der Vorlage Zweck der Vorlage ist die Ablösung der heutigen Plattform «ALPHA» durch das Projekt «OMEGA». Für dieses Vorhaben werden Mittel im Betrag von Fr über die nächsten vier Jahre bewilligt. 2. Ausgangslage Ursprung und aktuelle Situation ALPHA ALPHA ist die heutige städtische Personendatendrehscheibe und beinhaltet zu 90 Prozent Daten des Bevölkerungsamts aus der neu eingeführten Applikation TopaZ. Die Daten des Bevölkerungsamts werden in ALPHA mit zusätzlichen Informationen über Gemeindesteuern, Daten zur obligatorischen Krankenversicherung (OKV-Daten) und Informationen zu Strassen und Gebäuden ergänzt. ALPHA ist jedoch nicht nur eine zentrale Datenbank für Personendaten, sondern beinhaltet auch zwei wichtige Auskunftssysteme: Der Vorfallmarkt (ZDM), der jede Veränderung in Bezug auf Gültigkeit von Personendaten anderen Applikationen automatisiert meldet. Der Datenmarkt, mit den zwei Teilsystemen: ALPHA-Dialogauskunft und Belieferung von Fachapplikationen (Abonnement oder Ad-hoc-Auswertungen) mit Daten in Listenform oder per Dateiübertragung. Mengengerüst ALPHA ungefähr 40 betroffene Dienstabteilungen 80 Schnittstellen zu Fachapplikationen 4500 Online-Benutzende, die ALPHA für Online-Abfragen nutzen 6 Fachapplikationen, welche direkt auf die ALPHA-Datenbank zugreifen (so genannte «Direct-Nutzer», z. B. Steueramt, OKV usw.) ungefähr 50 Ad-hoc-Auswertungen pro Jahr Für mehr als 40 Dienstabteilungen ist der Bezug von Personendaten aus ALPHA geschäftskritisch. Zahlreiche Geschäftsprozesse hängen von der ordnungsgemässen und aktuellen Belieferung der personenbezogenen Daten, Vorfälle und Korrekturmeldungen ab. Risiken und Ablösedruck Die Belieferung der Dienstabteilungen mit den personenbezogenen Daten, die für die jeweilige Geschäftstätigkeit erforderlich sind, ist eine Kernaufgabe der OIZ. Um diese Aufgabe auch zukünftig mit der bisherigen Zuverlässigkeit erfüllen zu können, ist die Ablösung von ALPHA notwendig. 1666/

2 Die Ablösung der AS/400-Systeme ist eines der strategischen Ziele der städtischen Informatik. Um dieses Ziel zu erreichen, wurden in den letzten Jahren verschiedene AS/400-Anwendungen, die Daten an ALPHA liefern (insbesondere die Anwendungen des Steueramts und des Bevölkerungsamts) auf standardkonforme Plattformen migriert. Aufgrund der zentralen Positionierung von ALPHA wurde dessen Ablösung gegen Ende der Gesamtlebensdauer der AS/400-Plattform eingeplant. Dieser Zeitpunkt ist nun erreicht. ALPHA ist bei notwendigen Anpassungen schwerfällig (z. B. gesetzliche Anpassungen oder zusätzliche Attribute). Erweiterungen sind bereits mit erheblichen Aufwänden und Risiken verbunden, da nur noch wenige Personen mit dem Technologie-Know-how für alle Komponenten verfügbar sind. Seit Jahren werden nur noch minimalste, zwingend notwendige Modifikationen vorgenommen. ALPHA wurde faktisch «eingefroren». Anforderungen aus Datenschutzsicht oder aus anderen Vorhaben (z. B. ezürich) können mit ALPHA nicht umgesetzt werden. Das Durchführen von Korrekturen an den Personendaten wird in ALPHA, bedingt durch technische Limitationen, immer aufwändiger und fehleranfälliger. Die Belieferung der veralteten Schnittstelle zu ALPHA ist aufwändig. Zudem sind teilweise auch manuelle Korrekturen bei einzelnen ALPHA-Bezügern nötig, welche einen beträchtlichen Mehraufwand generieren. Längerfristig ist mit einem erhöhten Ausfallrisiko von ALPHA zu rechnen. Um den Datenaustausch zwischen den Behörden zu vereinfachen, muss im Bereich der Personendaten der entsprechende e-ch-standard (Standard-Schnittstelle des egovernment-standards-vereins) eingehalten werden. Dafür müssten die aus den 80er- Jahren stammenden Datenmodelle von ALPHA komplett überarbeitet werden. Im Kontext von egovernment sind die Anforderungen an eine zeitnahere Datenbewirtschaftung absehbar, als dies mit ALPHA möglich ist. 3. Lösung Ablösung Mit dem vorliegenden Projekt OMEGA soll ALPHA vollständig abgelöst werden. Zukünftig sollen nur noch e-ch-standards verwendet werden. Dies führt bei den konsumierenden Applikationen zu den entsprechenden Anpassungen. Die Historisierung von Einwohnerdaten wird nur noch an einem Ort (TopaZ, Einwohnerdaten des Bevölkerungsamts) geführt. Denjenigen Applikationen, die heute direkt auf die ALPHA- Datenbank zugreifen, um historisierte Daten zu lesen, werden zukünftig über die OMEGA- Plattform entsprechende Services zur Verfügung gestellt. Diese Services lesen die historisierten Daten ebenfalls direkt an der Quelle. Der Zugang zu Services und Daten wird mittels einer Berechtigungsschicht nur den dafür berechtigten Dienstabteilungen, Personen und Applikationen zugänglich gemacht. Die Berechtigungsvergaben sowie die Zugriffe werden nachvollziehbar sein und jederzeit ausgewertet werden können. Die OMEGA-Plattform und deren Services entsprechen den aktuellen Anforderungen an eine Service-orientierte Architektur (SOA). 1666/ /6

3 Vorgehen zur Umsetzung ALPHA kann nicht an einem Stichtag abgelöst werden («Big-Bang»-Szenario). Die Anzahl betroffener Systeme und Dienststellen ist für ein solches Vorhaben zu umfangreich. Die Ablösung wird deshalb als Prozess vollzogen, in Abstimmung mit den betroffenen Dienstabteilungen. Die OIZ wird während des Ablöseprozesses ALPHA weiterhin parallel zur Verfügung stellen. Dieser Parallelbetrieb erhöht auch die Sicherheit der Ablösung. In der ersten Ablösestufe wurde das zentrale Quellsystem NERO durch die neue Kernanwendung des Bevölkerungsamts abgelöst (Projekt TopaZ, STRB 1412/2008). TopaZ wurde am 6. Juni 2011 produktiv eingeführt. In der zweiten Ablösestufe werden im Rahmen des Projekts «BVS6» (Bevölkerungsstatistik, STRB 799/2011) adäquate Services für den Bezug von Personendaten aus dem neuen Quellsystem TopaZ entwickelt und über die neue Verteilplattform OMEGA zur Verfügung gestellt. In der dritten Ablösestufe erfolgt die schrittweise Portierung heutiger ALPHA-Bezüger auf OMEGA mit dem Ziel, ALPHA vollständig abzulösen und danach abzuschalten. Diese dritte Stufe ist Gegenstand des vorliegenden Antrags. Erläuterung der Projektbestandteile OMEGA Im Zeitraum von werden im Rahmen des Projekts OMEGA folgende Handlungsfelder in entsprechenden Teilprojekten bearbeitet: OMEGA file: Portierung der bestehenden File-Schnittstellen (Datenübertragung an andere Applikationen wie auch Bereitstellung von Listen für Endanwendende). Die bestehenden File-Schnittstellen von ALPHA werden ab 2013 schrittweise bis 2014 neu auf OMEGA angeboten. 1666/ /6

4 OMEGA service: Bereitstellen eines Service-Angebots für diejenigen Applikationen, die heute direkt auf die ALPHA-Datenbank zugreifen («Direct»-Nutzer). Bis 2015 stehen alle Services zur Verfügung. OMEGA online: Bereitstellen eines Online-Auskunftssystems für die ungefähr 4500 Benutzenden, die heute ALPHA als Online-Auskunftssystem für die Einwohnerdaten nutzen. Die Einführung (Rollout) erfolgt schrittweise ab 2014 bis Mitte OMEGA basis: Ausbau der bestehenden SAP-Plattform, Erhöhung der Stabilität und Performance für OMEGA. Rückbau der ALPHA-Applikation nach der flächendeckenden Einführung von OMEGA. Der Ausbau findet 2013 statt, der Rückbau ab Mittelbedarf Informatikausgaben unterstehen gemäss Art. 10 ter Gemeindeordnung der Stadt Zürich der abschliessenden Finanzkompetenz des Stadtrats, auch so weit es sich nicht um gebundene Ausgaben handelt. Die Ausgaben sind deshalb ungeachtet ihrer nachfolgend aufgezeichneten Höhe durch den Stadtrat zu beschliessen. Einmalige Kosten [Angaben in Fr. 1000] Total pro Konto Konto Kontobezeichnung (2080) Anschaffungen von IT-Anlagen Hardware (2080) Anschaffungen IT-Anlagen Software OIZ (2080) Entschädigungen für IT-Leistungen Dritter Kosten total pro Jahr Gesamttotal Die Ausgaben sind im Budget 2013 der OIZ und im AFP der OIZ eingestellt. Bei den betroffenen Dienstabteilungen fallen als nicht-wesentliche Eigenleistungen zur Anpassung ihrer Applikationen Aufwände im Umfang von rund Fr , bei der OIZ, insbesondere für Projektmanagement- und -koordinationsaufgaben, solche von rund Fr an. Betriebliche Folgekosten Die betrieblichen Folgekosten verändern sich entsprechend dem Projektfortschritt. Hier ausgewiesen sind die ungefähren mittleren Folgekosten als voraussichtlicher jährlicher Durchschnitt nach Projektende. Bezeichnung Kosten/Jahr (Fr.) Software-Wartung Support der Lösung (Eigenleistungen und Dritte) Abschreibungen Hardware auf fünf Jahre Total mittlere betriebliche Folgekosten Zusätzliche Planstelle Mit dem Rollout von OMEGA, insbesondere der 4500 online-nutzenden, der Umsetzung der Datenschutzbestimmungen sowie der Einführung der ech-standards, wird ab 2014, im Vergleich zum heutigen ALPHA mit Code-Freeze, gemäss heutigem Wissensstand eine zusätzliche Planstelle benötigt. Es ist möglich, dass diese Planstelle durch interne Optimierung vermieden werden kann. Im effektiven Bedarfsfall würde diese Planstelle ansonsten mit einer separaten Planstellenweisung ab 2014 beantragt werden. 1666/ /6

5 5. Wirtschaftlichkeit Eine Wirtschaftlichkeitsrechnung für die Ablösestufe 3, OMEGA, wurde ohne Berücksichtigung der ersten beiden Ablösestufen (welche beide unabhängig mit einer Wirtschaftlichkeitsberechnung belegt wurden) erstellt. Die Grundlage für die Berechnung bildet ein Modellvergleich, welcher OMEGA, mit einer langfristigen Erhaltung von ALPHA vergleicht. Die dabei anfallenden Kosten für den Know-how-Erhalt, die Wartung, die Opportunitäts- und Ausfallkosten werden den Projektkosten gegenübergestellt. Die Wirtschaftlichkeitsrechnung zeigt ein klares Bild bezüglich des Handlungsbedarfs in diesem Bereich. Der Erhalt der alten Plattform übersteigt die Kosten der Ablösung im betrachteten Zeitraum erheblich. Die Wirtschaftlichkeitsrechnung ergibt einen Wirtschaftlichkeitsfaktor von etwa 1,5. 6. Submissionrechtliche Ausgangslage Die IBM-Hardware-Beschaffung erfolgt gestützt auf die im Jahr 2006 durch die OIZ durchgeführte Evaluation der IBM-Business-Partner (Publikation des Zuschlags am 19. Januar 2007) bei der Firma Fritz & Macziol AG, Neuheim, im Umfang von rund Fr Die Wartungsaufträge der Hardware werden durch die Firma IBM Schweiz, Zürich, wahrgenommen. Bei den Software-Lizenzen handelt es sich um Erweiterungen der CRM-Lizenzen, welche mit STRB 1412/2008, gestützt auf eine entsprechende öffentliche Ausschreibung (Projekt TOPAZ), beschafft wurden. Für SAP-Lizenzen fallen rund Fr an, weitere Lizenzen im Umfang von rund Fr werden von diversen weiteren Anbietenden bezogen. Zur Realisierung OMEGA werden in den einzelnen Teilbereichen unterschiedliche externe Partner beigezogen. Insbesondere handelt es sich dabei um: asem AG, Zug, Leistungen im Projekt file (Volumen etwa 1,2 Millionen Franken) Deloitte Consulting AG, Zürich, Leistungen im Bereich services und online (Volumen etwa 1,6 Millionen Franken) Qualisoft AG, Baar, Leistungen im Projekt file (Volumen etwa 0,7 Millionen Franken Im Jahr 2012 wurde eine WTO/GPA-Submission zu «SAP-Dienstleistungen in der Stadt Zürich» durchgeführt. Die Firmen asem AG und Deloitte Consulting AG gehörten gemäss STRB 1282/2010 zu denjenigen Firmen, denen Zuschläge für die Erbringungen von SAP- Dienstleistungen vergeben wurden. Im Jahr 2011 führte die OIZ in einem öffentlichen Verfahren nach WTO/GPA die Submission «IT-Dienstleistungen Dritter» durch. Die Vergabe an die Firma Qualisoft AG erfolgte bereits 2011, gestützt auf die Ausschreibung, mit STRB 168/2011. Der Beizug weiterer externer Firmen wird im Rahmen des Projekts festgelegt. Es wird sich um Firmen handeln, die ebenfalls als Siegerinnen aus diesen beiden öffentlichen Ausschreibungen hervorgegangen sind bzw. um Aufträge, deren Volumina sich unterhalb der relevanten Submissionsgrenzen bewegen werden. Die Vergabe der sonstigen Aufträge erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt, unter Einhaltung der städtischen Kompetenzordnung, gemäss Geschäftsordnung des Stadtrats. 1666/ /6

6 Auf Antrag des Vorstehers des Finanzdepartements beschliesst der Stadtrat: 1. Für das Projekt OMEGA werden Ausgaben von insgesamt Fr bewilligt. 2. Die Ausgaben werden wie folgt belastet: Konto Nr. (2080) , Anschaffungen von IT-Anlagen Hardware Fr Konto Nr. (2080) , Anschaffungen IT-Anlagen Software OIZ Fr Konto Nr. (2080) , Entschädigungen für IT-Leistungen Dritter Fr Für die betrieblichen Folgekosten werden die tatsächlich notwendigen Mittel ab 2013 in den jeweiligen Budgets der OIZ eingestellt. 4. Die Beschaffung der Hard- und Software wird an die folgenden Firmen vergeben: Hardware: Fritz & Macziol AG, Neuheim: Fr Software-Lizenzen: SAP Schweiz AG, Biel, im Umfang von Fr Die Vergabe der weiteren Software erfolgt durch den Direktor der OIZ 5. Der Direktor OIZ wird ermächtigt, die erforderlichen Verträge abzuschliessen. 6. Mitteilung an die Stadtpräsidentin, den Vorsteher des Finanzdepartements, die übrigen Mitglieder des Stadtrats, die Stadtschreiberin, den Rechtskonsulenten, den Datenschutzbeauftragten, das Bevölkerungsamt, die Organisation und Informatik und das IT- Controlling. Für getreuen Auszug die Stadtschreiberin 1666/ /6