Logistikinformationssystem (LIS)

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1 und steuerung Das Logistikinformationssystem umfasst die folgenden Informationssysteme: Vertriebsinformationssystem Einkaufsinformationssystem Bestandscontrolling Fertigungsinformationssystem Instandhaltungsinformationssystem Qualitätsmanagementinformationssystem Warenwirtschaftsinformationssystem Die folgende Abbildung gibt Ihnen einen Überblick über die einzelnen Komponenten des Logistikinformationssystems. Einführung in die 3.AufgabeWP (stand ) Blatt 1

2 und steuerung Die Informationssysteme, die zum LIS gehören, sind modular aufgebaut, verfügen jedoch über eine Vielzahl von zentralen Techniken zur Auswertung der Daten. Der modulare Aufbau ermöglicht jedoch auch spezifische Besonderheiten für jedes Informationssystem. Für die kundenindividuelle Gestaltung des Logistikinformationssystems steht im Customizing das Logistics Data Warehouse zur Verfügung. Mit diesem Werkzeug kann die Datenbasis des Informationssystems individuell zusammengestellt, die Regeln für die Fortschreibung der Daten definiert und Standardanalysen für die Auswertung der Daten generiert werden. Ein weiterer Bestandteil des Logistikinformationssystems ist die Logistikinformationsbibliothek. Sie ermöglicht mittels einfacher Suchstrategien den Zugriff auf Kennzahlen innerhalb des LIS. Funktion der Informationssysteme: Ein Informationssystem dient dazu, möglichst schnell mittels aussagekräftiger Kennzahlen vorhandene Problembereiche zu erkennen und deren Entstehung zu analysieren. Basis dieser Kennzahlen sind betriebswirtschaftliche Vorgänge, die täglich oft tausendfach abgewickelt werden. Aus diesem Grunde muß ein Informationssystem auf verdichtete Daten zugreifen, um einen schnellen Überblick zu ermöglichen. Die Informationssysteme der Logistik sind flexible Werkzeuge, um Daten aus der operativen Anwendung zu sammeln, zu verdichten und auszuwerten. Auf diese Weise ist es möglich, Zielkriterien permanent zu kontrollieren und rechtzeitig zu reagieren. Die Informationssysteme ermöglichen dem Benutzer beliebige Sichten auf alle Informationen aus der operativen Anwendung. Der Grad der Informationstiefe kann dabei individuell vom Benutzer bestimmt werden. Die Analyse der Daten kann im Logistikinformationssystem als Standardanalyse oder als Flexible Analyse erfolgen. Die Standardanalysen beruhen auf Statistikdateien des LIS, sog. Informationsstrukturen, in die wichtige Kennzahlen direkt aus der operativen Anwendung fortgeschrieben werden. Die Flexiblen Analysen ermöglichen es, beliebige SAP-Datenstrukturen auszuwerten und können für Ad-hoc-Auswertungen herangezogen werden. Zur Entscheidungsunterstützung ist auch die Gegenüberstellung von Plan- und Istdaten wichtig. Deshalb bieten Ihnen die Informationssysteme nicht nur die Möglichkeit, Istdaten zu sammeln und zu verdichten, sondern auch Plandaten zu erfassen. Einführung in die 3.AufgabeWP (stand ) Blatt 2

3 und steuerung Informationsstrukturen: Einen wichtigen Bestandteil der Informationssysteme bilden spezielle Statistikdateien, die Informationsstrukturen. Sie sind die Datenbasis für die Standardanalysen. Auch die Planung erfolgt auf der Grundlage der Informationsstrukturen. Aus der operativen Anwendung werden die wichtigsten Informationen in die Informationsstrukturen fortgeschrieben, z.b. Einkauf: Bestellung, Wareneingang, Rechnungseingang Vertrieb: Auftrag, Angebot Bestandscontrolling: Warenbewegung Fertigung: Freigeben/Rückmelden eines Fertigungsauftrages Instandhaltung: Anlegen einer Meldung, Anlegen eines technischen Platzes Im Standard werden zu jedem Informationssystem Informationsstrukturen ausgeliefert, die aussagekräftige Kennzahlen für alle Analysen im Bereich der Anwendung liefern. Eine Informationsstruktur definiert eine Gruppe von Informationen, die für die Verdichtung und anschließende Auswertung von Daten aus der operativen Anwendung genutzt wird. Im Standard werden zu jedem Informationssystem Informationsstrukturen ausgeliefert, die aussagekräftige Kennzahlen für alle Analysen im Bereich der Anwendung liefern. Aufbau einer Informationsstruktur: Eine Informationsstruktur beinhaltet drei Arten von Informationen: Merkmale Kennzahlen Periodizität Die folgende Abbildung zeigt exemplarisch den Aufbau einer Informationsstruktur aus dem Bereich Vertrieb: Einführung in die 3.AufgabeWP (stand ) Blatt 3

4 und steuerung Merkmale: Unter Merkmalen versteht man Informationen, die sich zur Verdichtung eignen (z.b. Werk, Material, Kunde). Zu jedem Merkmal gibt es Merkmalswerte. Zu einem Merkmal wie Material können beispielsweise folgende Merkmalswerte gehören: Kugellager (Darstellung als Text) (Darstellung als Schlüssel) oder zu einem Merkmal Kunde gehören die Merkmalswerte: Vertriebsweg Vertriebsorganisation Kennzahlen: Unter Kennzahlen werden betriebswirtschaftlich interessierende Werte verstanden: Einkaufsinformationssystem: Rechnungsbetrag, Bestellwert, Anzahl Lieferungen Vertriebsinformationssystem: Umsatz, Auftragseingang, Retouren, Auftragswert Bestandscontrolling: Zugangsmenge, bewerteter Bestand, Mittlerer Verbrauch, Gesamtverbrauchswert, Anzahl Materialbewegungen Fertigungsinformationssystem: Auftragsmenge, Durchlaufzeit, Wartezeit, Durchführungszeit Die Kennzahlen enthalten die Daten, die aus den Informationsstrukturen gelesen werden, während die Merkmale den Schlüssel darstellen. Zu jeder Kennzahl gehören Werte. Das Material (Merkmalswert) hat einen Anschaffungswert von DM (Kennzahlwert). Periodizität: Jeder Informationsstruktur ist eine Periodizität zugeordnet. Die Werte der Kennzahlen einer Informationsstruktur werden für jedes Merkmal der Informationsstruktur periodisch kumuliert. Mögliche Perioden sind Tag, Woche, Monat und Buchungsperiode. Einführung in die 3.AufgabeWP (stand ) Blatt 4

5 und steuerung Standardanalysen: Überblick Die Standardanalysen bieten umfangreiche Möglichkeiten der Datenauswertung. Im Rahmen der Standardanalysen wird eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung gestellt, die eine detaillierte und gezielte Auswertung der Daten ermöglichen. Die Datenbasis für die Standardanalysen bilden die Informationsstrukturen. Aus der operativen Anwendung werden die wichtigsten Informationen in die Informationsstrukturen fortgeschrieben. Eine Informationsstruktur definiert eine Gruppe von Informationen, die für die Verdichtung und anschließende Auswertung von Daten aus der operativen Anwendung genutzt wird. In jeder Standardanalyse können Sie den auszuwertenden Datenumfang durch unterschiedliche Selektionsmöglichkeiten bestimmen. Die Auswahl der Kennzahlen, die man auswerten möchte, kann voreingestellt werden oder erfolgt interaktiv während der Analyse. Funktionen für die Auswertung Eine Aufriß-Funktion ermöglicht es, den Grad der Informationstiefe zu variieren. Die Reihenfolge, nach der Informationen aufgerissen werden, kann von Ihnen selbst bestimmt werden oder folgt einem bereits voreingestellten Analysepfad (sog. Standardaufriß). Listarten: Grundliste und Aufrisslisten Es kann bei den Standardanalysen von folgenden Listarten ausgegangen werden: Die Grundliste vermittelt gemäß den zuvor gewählten Selektionskriterien einen Überblick der Merkmalswerte zu den Kennzahlen. In der Aufrißliste wird ein bestimmter Merkmalswert (z.b.) detailliert. Je nach gewählter Analyse bieten sich die unterschiedlichen Möglichkeiten für einen Aufriß. Einführung in die 3.AufgabeWP (stand ) Blatt 5

6 und steuerung Funktionen zur Bearbeitung der Liste: Für alle durch einen Aufriß entstandenen Liststufen steht eine Reihe weiterer Funktionen zur Verfügung: Summenkurve Korrelation ABC-Analyse Segmentierung Klassifikation Rangliste Liste sortieren Plan/Ist-Vergleich Vorjahresvergleich Vergleich zweier Kennzahlen Währungsumrechnung Sichern von Daten in eine PC-Datei Alle Ergebnisse können grafisch dargestellt werden. Im Fertigungsinformationssystem stehen Ihnen darüberhinaus ein Gantt-Diagramm und ein Durchlaufdiagramm zur Verfügung. Zusätzlich kann man auf Stammdaten und Beleginformationen aus der jeweiligen operativen Anwendung zugreifen. Einführung in die 3.AufgabeWP (stand ) Blatt 6

7 und steuerung Flexible Analysen: Überblick Die flexiblen Analysen stellen neben den Standardanalysen die zweite Form der Datenanalyse in den Informationssystemen dar. Mit Hilfe der flexiblen Analysen können Sie Daten individuell zusammenstellen, verdichten und auf sehr komfortable Weise Berichte erstellen. Dabei wird die Funktionalität des Report- Writers genutzt, einem Werkzeug mit dem Berichte für unterschiedliche Anwendungen erstellt werden können. Der Report-Writer wird u.a. in der erweiterten Hauptbuchhaltung und in der Kostenstellenrechnung als Tool für die Berichterstellung genutzt. Sie können das Layout Ihres Berichtes variabel gestalten. Der Bericht kann durch die Wahl eines bestimmten Anzeigetyps so aufgebaut werden, dass Sie z.b. zu einer Kennzahl einen Spaltenvergleich der Merkmalswerte erhalten. Für die Berichte können Sie zusätzlich Kennzahlen definieren, deren Inhalt sich durch Rechenformeln aus bestehenden Kennzahlen ergibt. Die Schnittstelle zum Report-Writer bilden die Auswertestrukturen. Auswertestrukturen setzen sich zusammen aus Merkmalen und Kennzahlen. Auf der Grundlage einer Auswertestruktur können Sie dann eine Auswertung individuell erstellen. Auswertungen Auf der Grundlage einer Auswertestruktur legen Sie die Definition für die Auswertung an (technisch gesprochen: ein Report wird generiert). Anschließend führen Sie die Auswertung aus (technisch gesprochen: der zuvor generierte Report wird ausgeführt). Einführung in die 3.AufgabeWP (stand ) Blatt 7

8 und steuerung Bei der Definition der Auswertung legen Sie folgendes fest: die Auswertestruktur (Datenquelle der Auswertung) welche Kennzahlen der Auswertestruktur ausgewertet werden sollen die Merkmale, d.h. wie die ausgewählten Kennzahlen verdichtet werden sollen das Layout des Berichtes Beim Ausführen der Auswertung können Sie dann den Datenumfang für den Bericht durch Selektionskriterien zusätzlich einschränken. Beispiel: Berichtslayout Bestandscontrolling: ein Spaltenvergleich einzelner Perioden bez. des Zugangswertes und der Anzahl der Zugänge (vgl. nachfolgende Grafik). Einführung in die 3.AufgabeWP (stand ) Blatt 8

9 und steuerung Das Logistikinformationssystem als Teil des Open Information Warehouse Das Open Information Warehouse der SAP Das SAP Open Information Warehouse vereinigt die verschiedenen Informationssysteme des Systems R/3 unter einem gemeinsamen Dach. Im Open Information Warehouse können Sie sich einen Überblick über die Informationseinheiten des Systems R/3 verschaffen. Ziel ist die Integration der Daten verschiedener Informationssysteme. Einführung in die 3.AufgabeWP (stand ) Blatt 9

10 und steuerung Das Open Information Warehouse beschafft die Antworten zu einer Anfrage, ohne daß Sie sich über die dabei verwendeten Zugriffspfade im System R/3 Gedanken machen müssen. Datenbeschaffung mit dem Open Information Warehouse verlangt von dem Benutzer keinerlei Kenntnis mehr über die im System R/3 existierenden Tabellen, Programme, Berichte, Informationssysteme usw. Alle wesentlichen Informationen eines Unternehmens sind für die Entscheidungsträger offen und einfach zugänglich. Im Open Information Warehouse werden parallel zu den operativen Systemen (Einkauf, Bestandsführung, Fertigung, Vertrieb, usw.) wichtige Informationen in eigenen Datenbanken abgelegt. Die Geschäftsprozesse der operativen Systeme (z.b. Wareneingang, Bestellung) bilden folglich die Datengrundlage für das Open Information Warehouse. Das LIS ist auf Fachbereichsebene ein Teil des Open Information Warehouse der SAP. Zu diesen Fachbereichsebenen gehören u.a. auch das Finanzinformationssystem (FIS) und das Personalinformationssystem (PIS). Fachbereichsübergreifend ist das Excecutive Information System (EIS) zu sehen. Einführung in die 3.AufgabeWP (stand ) Blatt 10

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