Ziele erreichen mit Business Process Management

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1 Ziele erreichen mit Business Process Management

2 Ultimus Seit 16 Jahren Umsetzung von softwaregestützen Prozesslösungen 1900 Kunden weltweit mit mehr als 2 Millionen Nutzern Niederlassungen in 16 Ländern Europazentrale in Deutschland mit Vertrieb, Professional Services, Entwicklung und 24/7 Support Mehrfach ausgezeichnete Prozessplattform Besonders für abteilungs- und systemübergreifende Prozesse geeignet

3 Wie erzielt man solche Ergebnisse? Angebotserstellung beschleunigt von Wochen auf Stunden Koenig & Bauer AG Bearbeitungszeit für Aufträge reduziert von 65 auf 8 Minuten Turkcell Einsparungen erzielt von pro Monat Institutioneller Anleger in der Schweiz Strenge Qualitätsanforderungen erfüllt für FDA Zulassung Health-Care Produzent aus Bad Homburg

4 Ziele von Business Process Management Kosten senken Durchlaufzeit verkürzen Qualität steigern Transparenz erhöhen Verantwortlichkeiten klären Kundenzufriedenheit steigern Dynamik erhöhen

5 Triviale Ursachen für Prozessineffizienz Information nicht / unvollständig vorhanden Keine Nachverfolgung von Aufgaben Keine Transparenz des Aufgabenstatus Krankheit / Abwesenheit Redundante Dateneingabe Fehlende Plausibilitätsüberlegungen Tippfehler Prioritätskonflikt

6 Angebotserstellung Angebots -anfrage Kaufmännische Klärung Technische Klärung Nachbestellung Kalkulation Produktionskosten Bestimmung von Preis und Lieferdatum Erstellung des Angebots Angebot Nachfassen

7 Angebotserstellung Erneute Eingabe der Daten in Excel Angebots -anfrage Kaufmännische Klärung Technische Klärung Fehlende Informationen Nachbestellung Fehlende Informationen Anfragen bleiben liegen Kalkulation Produktionskosten Bestimmung von Preis und Lieferdatum Fehlende Transparenz Fehlende Messbarkeit Erstellung des Angebots Angebot Nachfassen Fehlende Benachrichtigung

8 Ziele erreichen mit BPM I - Prozesslösung

9 Ziele erreichen mit BPM II - Prozesse Prozesse erfordern einen Austausch zwischen Abteilungen, Interessensgruppen und Systemen. Mitarbeiter Abteilungsleiter Kunden Partner ERP CRM ECM PPS BI

10 Ziele erreichen mit BPM II - Lösungsplattform Eine Prozesslösung verbindet die Beteiligten und reduziert Komplexität. Mitarbeiter Abteilungsleiter Kunden Partner ERP CRM ECM PPS BI

11 Erinnerung - Eskalation

12 Status abfragen

13 Was ist zu beachten Prozessabläufe verbessern (Modellieren) Prozesse elektronisch ausführen () Erfolgreich Ziele erreichen mit signifikanten Ergebnissen Systeme integrieren (EAI / SOA)

14 Anwendungsfall Hintergrund: - Individuelle Komponenten und Systeme für die Industrieautomation - Kundenaufträge an Konkurrenz verloren, da Angebote zu spät beim Kunden Lösung: - Individueller Angebotsprozess mit Machbarkeitsprüfung sowie Abschätzung der Kosten- und Lieferzeiten - Externe Unternehmen können problemlos eingebunden werden - Konfigurations- und Plausibilitätsüberprüfung bei der Dateneingang Ergebnisse: - Durchlaufzeit reduziert von 3 Wochen auf 3 Tage - Return on Investment in 6 Monaten

15 Anwendungsfall Hintergrund: - Weltweit drittgrößte Druckmaschinenhersteller - 90% Marktanteil für Wertpapierdruck - Kunden unzufrieden mit Ersatzteilbestellung Angebote nach 3-4 Wochen Lösung: - Umgestaltung des Angebotsprozesses - Steuerung des Ablaufs über eine Prozesslösung - Integration der Anlagendatenbank, um Kosten schnell schätzen zu können Ergebnisse: - Kunde hat nun ein Angebot am nächsten Tag - Erhöhung des Bestellvolumens

16 Anwendungsfall Hintergrund: - bekannt - Probleme bei der Koordination von Aufträgen mit externen Partnern für die Lokalisierung von Produkten in 15 Ländern Lösung: - Prozesslösung zur Steuerung externer Lokalisierungspartner - Aufgaben und Deadlines werden gewählt und kritische Pfade definiert - Erinnerungen und Eskalation bei Verzugsrisiko Ergebnisse: - Erheblich geringerer Kontroll- und Steuerungsaufwand - Rechtzeitige Produktfreigabe

17 Wo nützt BPM? Dort wo es weh tut! Franz Schubert

18 Your Processes and Your Departments Supply Chain / Mfg Operations Internal Operations Human Resources Finance Engineering Change Orders New Product Design & Configuration Order Management & Tracking Shipping & Receiving Strategic Sourcing Corporate Governance Risk Management Contract/Grant Management IP & Asset Tracking Purchase Order Processing Facilities Management Recruiting, New Hire On- Boarding, Employee Exiting Performance Appraisals Leave Requests Benefits Administration Employee Information Changes Sarbanes-Oxley, Basel II, UK Online 2005 Budgeting, Planning & Forecasting Accounts Receivable Mgmt/ DSO Expense Management, Accounts Payable Invoice Matching Information Technology Marketing Sales Customer Service Help Desk Project Planning & Mgmt Resource Allocation Time & Billing Application Management New Employee Set-Up Exiting Employee Processing Lead Tracking & Fulfillment Campaign Management Event Management & Registration Trade Spend/Expense Mgmt Web Publishing Graphics & Printing Approval PR & Announcement Routing Sales Planning Sales Forecasting Contract Management Sales Order Processing New Customer Processing Help Desk Customer Request/ Services Mgmt Customer Communication Tracking Issue Tracking & Resolution