CLEVIS HR-IT SERVICES. CLEVIS GmbH Metris House Erika-Mann-Str München

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1 CLEVIS HR-IT SERVICES CLEVIS GmbH Metris House Erika-Mann-Str München

2 Summary Der Mehrwert von HR-IT Projekten hängt vom zuverlässigen Betrieb aller Prozesse und Tools ab Die erfolgreiche Implementierung einer HR-Lösung ist nur ein erster Schritt auf einem langen Weg HR-IT Projekte müssen einen reibungslosen Betrieb der verwendeten IT Tools sicherstellen HR Abteilungen verschwenden häufig Zeit mit der Administration der IT Systeme und der Lösung technischer Probleme Gut geplante Application s beinhalten durch Effizienzsteigerungen innerhalb der HR-IT Landschaft signifikante Einsparpotenziale Eine unabdingbare Voraussetzung für die Nutzerzufriedenheit ist ein hoher Grad an Qualität Die Akzeptanz eines IT Systems ist zu großen Teilen abhängig von der Systemstabilität, der Kommunikation und einer aktuellen Dokumentation, wie z.b. Trainingsmaterial Der Betrieb eines IT Tools mit sensiblen personenbezogenen Daten erfordert ein fundiertes Datensicherheitsund Compliance CLEVIS bietet ein umfangreiches Leistungsspektrum für HR Systeme, das wir an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen CLEVIS HR-IT SERVICES sometimes it needs a specialist to move you through the challenges CLEVIS HR-IT SERVICES 2

3 BUSINESS BENEFITS CLEVIS HR-IT SERVICES HR Application (AM) und HR-IT Consulting Wie erreichen Sie einen Wertbeitrag Ihrer HR-Software für das Unternehmen und gleichzeitig eine hohe Nutzerzufriedenheit? HR Application und HR-IT Consulting A HR APPLICATION MANAGEMENT SERVICES B HR-IT CONSULTING Application (AM) sichert den vertragskonformen (SLA) Betrieb von HR Applications, sowie Application-Änderungen und Erweiterungen. Das professionelle Application sorgt für Transparenz und Kontrolle bei Einführung und Betrieb von Anwendungen. Durch gezielte Optimierungen, wie Standardisierung und Konsolidierung, werden signifikante Kostensenkungen erreicht. Der Einsatz von Spezialisten für HR-Tools führt zu steigender Nutzerzufriedenheit. Die Entwicklung und Etablierung von innovativen Dienstleistungsprozessen und -strukturen sichern Wettbewerbsvorteile. Die Analyse der Applications und s hinsichtlich ihres Optimierungspotenzial ermöglicht diese erfolgreich auf die gesetzten Geschäftsziele auszurichten. Das HR-IT Consulting bietet umfangreiche Unterstützungsleistungen für das von HR- IT Projekten, von der Anforderungsanalyse und Anbieterauswahl bis zur (Prozess-)Gestaltung von Compliance Richtlinien. Kosteneffizienz Flexible Ressourcen mehr Kapazität für Innovationen Qualität Transparenz Datensicherheit und -schutz End-to-end SLAs Technologie und Fach Know-how im Bereich HR-Tools und HR-Projekte Readiness Assessment und Analyse von Optimierungspotenzialen Entwicklung und Implementierung von Prozessen und Strukturen entlang der Geschäftsziele CLEVIS HR-IT SERVICES 3

4 Ressourcen Bedarf CLEVIS HR-IT Katalog CLEVIS bietet umfangreiche Leistungen im Bereich HR Application und HR-IT Consulting HR APPLICATION MANAGEMENT SERVICES IT-SERVICE DELIVERY FRAMEWORK HR-IT CONSULTING End-to-end Customer Support Incident Access Business Process Optimierung Implementierung HR-IT Strategy Consulting Supplier Monitoring und Reporting Standardisierung Readiness Assessment Data Security Change IT-SERVICE DELIVERY FRAMEWORK HR-IT STRATEGY FRAMEWORK CONSULTING FRAMEWORK Ressourcenbasierte Bereitstellung PROJEKTMANAGEMENT I Ziele und Strategie Kapazität Application Value Drivers for Business HR-IT Consulting II III IV Gap-Analyse Strategie- / Prozessentwicklung Implementierung Zeit Development Sourcing Performance Workforce Leadership HR STRATEGIE GESCHÄFTS- STRATEGIE BUSINESS GOALS Effizienzsteigerung Anwender- / Kundenzufriedenheit IT STRATEGIE Mobile Solutions IT alignment with business Value for Business SUCCESS FACTORS RADICAL SOLUTIONS Redesign von Prozessen und Strukturen erfordern teilweise tiefgreifende Veränderungen. GESCHWINDIGKEIT Projekterfolge hängen oft von einem schnellen und effizienten Vorankommen ab. 80/20 Fokussierung auf die relevanten Prozesse und Informationen. GEMEINSAME ZIELE Verständnis für gemeinsame Ziele schaffen und betroffene Personen involvieren CLEVIS HR-IT SERVICES 4

5 Herausforderungen der IT Zunehmend komplexe IT-Landschaften und steigende Anforderungen an den Wertbeitrag der IT erfordern eine kontinuierliche Optimierung GEGENWÄRTIGE HERAUSFORDERUNGEN UND ZIELE IM APPLICATION MANAGEMENT TOP CHALLENGES ZIELE ACTIONS Zunehmende Komplexität von Systemen und s Wertbeitrag der IT für das Business o ANALYSE Systeme s Prozesse und Strukturen Sinkende IT Budgets Kosteneffizienz REORGANISATION Rasantes Datenwachstum Redundanzen von Systemen und s Business-Process- Redesign Verfügbarkeit von Experten Nutzerzufriedenheit Qualität der IT-s Kapazität für Innovationen Standardisierung Konsolidierung (Prozess-)Optimierung TRANSPARENZ/KOSTENEFFIZIENZ Identifikation der Kostentreiber Einführung von KPIs Ressourcenplanung entlang der Business Anforderungen SERVICE KONTINUITÄT End-to-end SLAs Monitoring und Reporting Sicherstellen der Verfügbarkeit Dynamische Ressourcenverfügbarkeit CLEVIS HR-IT SERVICES 5

6 STRUKTUREN PROZESSE Delivery Model Der erfolgreiche Betrieb von HR Tools ist abhängig von einem to the point Vorgehensmodell zur Entwicklung notwendiger Prozesse und Strukturen Angebote für Konzeptphase und Regelbetrieb Dokumentierte s Migrationsplan ERGEBNISSE Plan für Transition und Regelbetrieb Maßnahmenkatalog Prozesse und Kostenoptimierung Betriebskonzept Abnahme Betriebsbereitschaft Dokumentation Ressourcenplan ANALYSE PLANUNG / DESIGN SERVICE TRANSITION Betriebsübernahme mit SLA- Verantwortung Eskalationsprozess Plan für Reporting und Monitoring (KPIs) SERVICE OPERATION Analyse des prozessualen, organisatorischen und finanziellen Umfelds Analyse Systemlandschaft und Applications Erfassung bestehender SLAs, Tools und Reporting Detailanalyse anforderungen und s Analyse HR-Ressourcen Erstellung Einsatzpläne Definition Transitionsaktivitäten Durchführung Know-how Transfer und System-Check Etablierung von Prozessen Einführen Risk, SLA, Kontrollroutinen Finales Knowledge-Assessment APPLICATION LIFECYCLE Application Development Improvement Initial Implementation Application Enhancement Catalogue Design Strategie Festlegung Dokumentationsstandard Planung der Organisationsstruktur Definition -Modell Festlegung Sourcing-Modell Definition von Standards, Methoden und Tools Festlegung Kommunikationsstruktur Aufbau technische Infrastruktur Implementierung von Monitoring und Reportingstrukturen (SLA Reporting) Festlegung der Quality Gates Desk Incident Problem Event Request Fulfilment Operation Transition Application s Change Release & Deployment Asset & Configuration CONSULTING IMPLEMENTIERUNG REGELBETRIEB CLEVIS HR-IT SERVICES 6

7 3rd PARTY MANAGEMENT PROFESSIONAL SUPPORT SERVICE DESK OPERATION CLEVIS Portfolio Ein erfolgreicher IT Betrieb benötigt eine klare struktur, sowie einen fest definierten Leistungsumfang BLUEPRINT SERVICE STRUKTUR SUPPORT SERVICES Special Technical Support Nutzer 1st LEVEL 2nd LEVEL 3rd LEVEL Special Functional Support 3rd Parties Software Vendor / Hosting Partner RELEASE MANAGEMENT Dokumentation und Kommunikation Tests und Nutzer Updates TEST MANAGEMENT CENTER Test Strategie und Testfälle Testautomatisierung und Dokumentation CHANGE MANAGEMENT Analyse von Auswirkungen durch Änderungen Nutzerkommunikation und Training DATEN MANAGEMENT Sicherstellung der Datenqualität von Schnittstellen INCIDENT MANAGEMENT End-to-end Nutzer Support in englischer und deutscher Sprache Level Agreement (SLA) Major Incident und Eskalationsmanagement USER ACCESS ADMINISTRATION Administration von Benutzerrollen und -rechten Abwicklung des Autorisierungsprozesses entlang der Compliance Richtlinien Prüfung von Nutzeranträgen COMPLIANCE MANAGEMENT Identifizierung von Compliance Risiken Risiko Assessment, Überwachung und Berichterstattung CLEVIS HR-IT SERVICES 7

8 METHODEN UND TOOLS PHASEN PROZESS Release Alle CLEVIS Support Module interagieren miteinander und sind Teil des Release Prozesses Impact Analyse Maßnahmen Definition Update Dokumentation Änderungen kommunizieren Regression Testing Update Nutzerprofile Defect Retest Dokumentation Offizielle Kommunikation Testing und Nutzer Updates Evaluation DOKUMENTATIONSVORLAGEN KOMMUNIKATIONSVORLAGEN TESTFÄLLE UND TESTDOKUMENTATION EVALUATIONSBOGEN CHANGE AND RELEASE DOCUMENTATION CHANGE REQUEST TEMPLATE CHANGE AND RELEASE REPORTING TEMPLATE TESTING SCENARIOS TEST CASE DOCUMENTATION CHANGE AND RELEASE EVALUATION CLEVIS HR-IT SERVICES 8

9 Test Center Sicherstellung von up-to-date Testing Fehlerquellen frühzeitig erkennen DIE FAKTEN IT Anbieter installieren mehrere Releases pro Jahr Die große Anzahl an Konfigurationen erlaubt IT Anbietern nicht alle möglichen Fehlerquellen zu testen Kundenspezifische Konfigurationen müssen häufig durch den Kunden selbst getestet werden DIE HERAUSFORDERUNG HR und IT sind gewöhnlich nicht darauf ausgerichtet kontinuierlich funktionale Tests durchzuführen HR und IT fehlt häufig das Know-how für spezifische Tests und Testautomatisierungen HR fehlt häufig das Know-how Testfälle zu definieren DIE LÖSUNG 1 Test Strategie - CLEVIS Test Center definiert eine Test Strategie, die Ihren Anforderungen gerecht wird. Black Box Testing Destructive Test Approach Risikobasierter Testansatz Prozessbasierter Testansatz Frequenzbasierter Testansatz 2 Definition von Testfällen - CLEVIS definiert entsprechend des Ansatzes Testfälle und dokumentiert diese in Test Tools. 3 Test Zyklus und Automatisierung - CLEVIS definiert eine Testautomatisierung, führt die Tests durch und wickelt den Prozess der Fehlerbehebung ab. Test Dokumentation - CLEVIS aktualisiert Ihre Testfälle bei Systemänderungen und stellt eine regelkonforme Dokumentation der Testdurchführung sicher CLEVIS HR-IT SERVICES 9 4

10 Change Informieren Sie Nutzer über anstehende Änderungen bevor diese Sie über Änderungen informieren Die kontinuierliche Erneuerung der IT IT Anbieter installieren mehrere Releases pro Jahr Bereitstellungspläne lassen häufig wenig Zeit zur Reaktion und Kommunikation Mit Veränderungen umgehen Die Analyse kontinuierlicher Veränderungen erfordert fest zugeordnete Ressourcen Aktualisierungen und Trainings sind zeitintensive Aufgaben für die häufig in der IT und im HR keine Ressourcen zur Verfügung stehen Nutzer erwarten und benötigen up-to-date Material Veraltete Systemdokumentation führt zu einem Anstieg von Support Fällen Die Change Aufgaben Wir analysieren die Auswirkungen von Systemänderungen bei neuen Releases (kundenseitig oder vom Anbieter) Wir bereiten Kommunikationsmaßnahmen vor, aktualisieren Systemdokumentationen und Trainingsmaterial innerhalb enger SLA Zeitleisten und erstellen diese bei Bedarf nach den CI Richtlinien Die einzelnen Bereiche Release, Test Center, Change, Daten, Incident, User Access Administration und Compliance sind eng miteinander verzahnt, um nahtlose Übergänge von einem Release zum nächsten sicherzustellen CLEVIS HR-IT SERVICES 10

11 Daten Welche Daten, Schnittstellen und individuelle Anpassungen existieren wie werden diese gemanaged DIE FAKTEN Steigende Komplexität der Application Landschaft und des Daten s HR Applications haben viele individuelle Textressourcen Textressourcen müssen in diverse Sprachen übersetzt werden Textressourcen werden an verschiedenen Stellen verwendet DIE HERAUSFORDERUNG Die Überwachung von steigenden Datenvolumina komplexen und diversen Datenstrukturen Änderungen der Datenfeldbezeichnungen veralteten Übersetzungen neuen Auswahllisten, die übersetzt werden müssen unterschiedlichen Übersetzungsvorlagen DIE LÖSUNG Lassen Sie CLEVIS die Arbeit für Sie machen und verwenden Sie eine individuell angepasste Datengrundlage: Identifizierung von Änderungen Sicherstellung des Datentransfers und von Schnittstellen Sicherstellung der Datenqualität Steuerung von internen und externen Übersetzungen Sicherstellung, dass Übersetzungen vorliegen, bevor neue Ressourcen implementiert werden Feedback für Training und Testing Teams zur Aktualisierung von Dokumenten Sicherstellung, dass Änderungen innerhalb des zentralen Datenfeldspeichers entlang aller Prozesse ausgerichtet ist DATENFLUSS ARCHITEKTUR Data Source Interface Core data Admin data Process data PRÜFUNG DER DATENQUALITÄT INTERFACE FAILURE RECORD INTERFACE/UPLOAD STATISTICS Source 1 Source 2 Source 3 Source 4 Source CLEVIS HR-IT SERVICES 11

12 Incident Das Incident ist der erste Kontaktpunkt der Nutzer bei Problemen und ist entscheidend für die Nutzerzufriedenheit DIE FAKTEN Fehlende Experten, die die IT UND die zugrunde liegenden HR Prozesse verstehen End-User Support ist häufig einer der größten Kostentreiber bei IT Systemen Die zunehmende Komplexität von Tools erfordert spezialisiertes Wissen und bindet gleichzeitig Innovationskapazität Warum ist Incident relevant? End-User Support gehört zu den entscheidenden Aufgaben in der Application Landschaft bei der Erfüllung der Kundenanforderungen Die und Support Struktur und Fähigkeit beeinflussen in hohem Maße die Nutzerakzeptanz eines Systems und tragen dadurch zum Wert einer Application bei DIE LÖSUNG PROBLEM MANAGEMENT Sicherstellung der Stabilität der IT Infrastruktur und der IT s Nachhaltige Fehlerbehebung Proaktive Fehlererkennung REQUEST FULFILMENT Technische und fachliche Informationen zur Verfügung stellen REPORTING UND MONITORING Incident Reporting und Monitoring Aufbereitung fachlicher KPIs End-to-end User Support in Englisch und Deutsch SLA Major Incident und Eskalationsmanagement CLEVIS HR-IT SERVICES 12

13 User Access Administration Der Hauptfokus der User Access Administration ist, sicherzustellen, dass der richtige Zugang den richtigen Personen unter Berücksichtigung aller Compliance Richtlinien zugewiesen wird USER ACCESS MANAGEMENT PROZESS NUTZER BASIS HR Business Partners Mitarbeiter Vorgesetzte IDENTIÄTS- MANAGEMENT Eingangsbestätigung des Nutzerantrags Prüfung der Authentifizierung und Autorisierung Antragsart auswählen Neuantrag oder Änderung ACCESS MANAGEMENT Zugriffs- und Sicherheitssteuerung Verifikation durch Dritte Zugriff einrichten und Account Aktivierung NUTZER INFORMATION UND DOKUMENTATION Wer sind Sie? Worauf dürfen Sie zugreifen? Ist der Zugriff korrekt angelegt? Nutzer informieren(z.b. Aktivierungsmail) Dokumentation und Archivierung des Nutzerantrags METHODEN UND TOOLS SUCCESS FACTORS DER IMPLEMENTIERUG A C Prozesse und Verantwortlichkeiten definieren B Nutzerantragsformular Regelmäßige Compliance und Zugriffsprüfung USER ACCESS PROCESS USER REQUEST FORM USER ACCESS REVIEW RACI MATRIX COMPLIANCE REVIEW Business Fokus Identifizierung business driver: Compliance, Risiko, Kostenkontrolle und Business Facilitation Prozessstandardisierung Beurteilung bestehender Zugriffsprozesse und Etablierung von Standards Identitätsdefinition Definition der erforderlichen Population, Etablierung von Identitätscharakteristika und Autorisierungsquellen für Identitätsinformationen Technologie Integration Bestimmung des Punkts zur sinnvollen Nutzung automatischer und manueller Prozesse, Pilotierung der Implementierung, Leistungs- und Funktionstest CLEVIS HR-IT SERVICES 13

14 Compliance Halten Sie Ihr IT System compliant DIE FAKTEN IT Lösungen sind im ständigen Wandel gleichermaßen internationale Datenschutzgesetze Kontinuierliche Veränderungen relevanter Gesetze DIE LÖSUNG Compliance Risiko Reporting Compliance Risikoüberwachung ADVISORY Identifikation von Compliance Verpflichtungen E D A C B Compliance Risikominderung Risikobewertung DIE HERAUSFORDERUNG Datenschutzkonforme Gestaltung der IT Lösung Kontinuierliche Anpassung des Systems an Änderungen Erfolgreicher Betrieb innerhalb eines komplexen Umfelds und internationaler Regularien A B C D E Identifikation von Compliance Verpflichtungen CLEVIS identifiziert proaktiv neue und geänderte relevante Gesetze, Bestimmungen und Standards zu diesen Gesetzen. Identifikation von Compliance Risiken, die hierdurch entstehen können. Risikobewertung CLEVIS führt ein Risikoranking der Verpflichtungen durch. Es gibt zwei Typen der Risikobewertung: detaillierte Risikobewertung und High-Level Risikobewertung, inklusive Maßnahmen zur Risikominderung. Compliance Risikominderung CLEVIS entwickelt und implementiert Maßnahmen, wie Standards, Strategien, Verfahren und Richtlinien, um Compliance Risiken zu verhindern oder zu minimieren. Compliance Risikoüberwachung CLEVIS prüft die Maßnahmen zur Risikominderung durch ein Risiko Monitoring, welches gleichzeitig neue oder veränderte Risiken identifiziert. Compliance Risiko Reporting CLEVIS stellt regelmäßig einen Risiko Bericht zur Verfügung. Die Berichterstattung ermöglicht die Kommunikation und Diskussion über mögliche Risiken. Berichte werden periodisch und ereignisbedingt erstellt CLEVIS HR-IT SERVICES 14

15 KONTAKT CLEVIS GmbH Erika-Mann-Str München Tel Fax Matthias Höfer Geschäftsführer Jan Zimmermann Senior Consultant Mobil: Mobil: /26/2014 CLEVIS HR-IT SERVICES 15

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