Die Portfolio-Management Lösung

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2 Einsatzgebiete des Portfoliomanagement Projektio Hardware-/Softwareio Unterhaltsio Auftragsio Kundenio Investitionsio Anlagenio (Wertschriften) Produkteio (Evaluationen, Nutzwertanalysen)

3 Begriffsdefinition Portfolio Ein Portfolio entspricht der Summe aller Objekte (z.b. Vorhaben, Projekte und Anwendungen) eines Bereiches mit gemeinsamen Ressourcen. Das Portfolio dokumentiert die Objekte und setzt bestehende und geplante Objekte in Beziehung zueinander. Portfoliomanagement Portfoliomanagement bezeichnet die fortlaufende Optimierung, Visualisierung und Gesamtplanung des Portfolios zur Unterstützung der Strategie sowie der Budgetierung. Im Vordergrund steht die optimierte Allokation der Ressourcen, die Wahrnehmung von Synergien und die Reduktion der Risiken im Sinne des Gesamtoptimums. Portfolio-Optimierung Möglichst viele gute Projekte unter optimaler Ausnutzung der Restriktionen und Berücksichtigung der Abhängigkeiten zu realisieren.

4 Ziele des Portfoliomanagement Ermöglichen von transparenten, nachvollziehbaren und dokumentierten Entscheiden Unterstützung bei der Festlegung eines ausgewogenen Portfolio (z.b. bezüglich Ausgewogenheit von Klein- und Grossprojekten) Unterstützung bei der Umsetzung der Strategie (Kritische Erfolgsfaktoren als Kriterien bei der Objektauswahl) Schaffung der nötigen Grundlagen für eine Gesamtplanung. Simulationsmöglichkeiten, um eine Budgetierung auf Objektebene zu ermöglichen Umsetzbarkeit des Portfolios bezüglich Ressourcenbedarf und Abhängigkeiten zwischen den Objekten sicherstellen

5 Nutzen und Vorteile Standardisierter Portfolioadministrations- und Portfoliomanagement-Prozess Gleichbehandlung aller Projektanträge Klare Spielregeln für die Entscheidungsfindung Investitionsentscheide aufgrund von unternehmerischen Prioritäten (Unternehmensstrategie, wirtschaftliche Kriterien, individuelle Restriktionen, Risiko) Management by Facts und nicht by Megaphone nach einmaligem Initialaufwand einfach handzuhaben (Rollende Planung) Visualisierung (Entscheidungsgrundlagen per Knopfdruck) nachweisbare Wirtschaftlichkeit (Kosten/Nutzen-Verhältnis) Methodische Grundlagen Tool-Unterstützung

6 Beispiel Hausbau Der Lebenszyklus eines Produkts Antrag 2. Stock 1. Stock Erdgeschoss Idee(n) Grobskizze Potentielle Projekte Anträge Laufende Projekte Anwendungen Ablösung Vorhaben Projekt Anwendung

7 Nutzen Kosten Finanzflüsse eines IT-Produkts Nutzen: Quantifizierbarer Nutzen Nicht quantifizierbarer Nutzen Einmalige Kosten (Investitionen): Netzwerk Hardware Software Dienstleistungen Wiederkehrende Kosten (Betriebs- und Unterhaltskosten): Personal Anlagemiete Material Dienstleistungen Raumkosten Datenübertragungen Projektentwicklungsdauer Nutzungsdauer

8 Positionierung des Portfoliomanagement IT Strategie Portfoliomanagement Projektmanagement Project Microsoft Project SAP R/3 PS/CO

9 Portfoliomanagement-Prozess Portfolio administrieren Portfolio bewerten und optimieren Portfolio aufbereiten und abstimmen Portfolio freigeben Portfolio kommunizieren Ideen Anträge Planwerte zu Projekten und Anwendungen nachführen Bestimmen der Wichtigkeit (Objektwert / Priorität) jedes Objektes Korrekturen bedingt durch Abhängigkeiten unter den Objekten Allfällige Anpassungen um ein ausgewogenes Portfolio zu erhalten Abstimmen und Vornahme allfälliger Korrekturen bedingt durch die Ressourcenverfügbarkeiten Abstimmung mit der Geschäftsleitung (Korrekturen aufgrund von übergeordneten Abhängigkeiten etc.) Freigabe des Portfolios durch die zuständige Führung Dokumentiert die Objektbudget-Vorgaben zum Zeitpunkt der Freigabe Visualisierung

10 Objektwert-Bestimmung 1..n gewichtete Bewertungskriterien Muss- Objekte 30% Die einzelnen Bewertungskriterien können sich wiederum aus untereinander gewichteten Unterbewertungskriterien zusammensetzten. z.b.: Objektwert Strategie Risiko 10% Wirtschaftlichkeit 60% Strategie (30%) Unterstützung Leistungsauftrag/ KEF (50%) IT-Technologisch konform (15%) Verbesserung der Dienstleistungsqualität (25%) Attraktivitätssteigerung für Mitarbeiter (10%) Wirtschaftlichkeit (60%) Return on Investment ROI (70%) Strategischer Nutzen (20%) Ausschöpfen von latenten Reservekapazitäten (10%) Risiko (10%) Komplexität des Objekts (40%) Wahrscheinlichkeit der Nutzenrealisierung (60%)

11 Beispielrechnung des Objektwerts Bewertungskriterien Gewicht Unterbewertungskriterien Gewicht (G) Note (N) G x N Objektwert Total Strategie 0.30 Total Strategie Unterstützung Leistungsauftrag ) 1.00 IT-Technologie konform ) 0.15 Verbesserung der Dienstleistungsqualität ) 0.75 Attraktivitätssteigerung für Mitarbeiter ) 0.10 Wirtschaftlichkeit 0.60 Total Wirtschaftlichkeit Return on Investment (ROI) ) 2.10 Strategischer Nutzen ) 0.40 Ausschöpfen von latenten Reservekapazitäten ) 0.00 Risiko 0.10 Total Risiko Komplexität des Objekts ) 0.80 Wahrscheinlichkeit der Nutzenrealisierung ) 0.60 Benotung: ) 0 = gering, 3 = hoch ) 0 = hoch/riskant, 3 = unproblematisch 0 nicht Muss-Projekte 50 Muss-Projekte 99 (= nicht Muss-Projekte + 50)

12 Abstimmung Projekte und Ressourcen Projekt 2 * hoch 80 Objektwert Kosten Nutzen Restriktion: Budget 1.2 Mio. Projekt 3 * 65 Priorität Projekt 1 48 Projekt 9 38 Projekt 5 36 Projekt 7 niedrig 23 Verschobene Projekte * Muss Projekte

13 Strategie Einmalige Kosten Ausgewogenes Portfolio Schlecht ausgewogenes Portfolio: Kurzfristige (wirtschaftliche) Objekte werden strategischen (langfristigen) Projekten vorgezogen. Wirtschaftlichkeit Symbolgrösse: Einmalige Kosten Schlecht ausgewogenes Portfolio: Es werden vor allem Objekte mit tiefen einmaligen Kosten und verhältnismässig hohen wiederkehrenden Kosten durchgeführt. Wiederkehrende Kosten Symbolgrösse: Risiko

14 Abhängigkeiten zwischen Objekten Objekt 2 1 inhaltliche Abhängigkeiten Objekt 1 2 Objekt 4 zeitliche Abhängigkeiten Objekt 3 Objekt n Ausprägungen der Abhängigkeiten -1 zwei Objekte schliessen sich gegenseitig aus 0 Es bestehen keine nennenswerten Abhängigkeiten zwischen den Objekten 1 Es bestehen wesentliche Abhängigkeiten (z.b. Unterstützung des gleichen Geschäftsprozesses) 2 Es bestehen klare zeitliche und allenfalls inhaltliche Abhängigkeiten (Vorgänger bzw. Nachfolger) Objekte Objekt 1 Objekt 2 Objekt 3 Objekt 4 Objekt n Objekt Objekt Objekt Objekt Objekt n Abhängigkeitswert

15 Organisationskonzept Geschäftsleitung Kritische Erfolgsfaktoren, Ressourcen, Restriktionen Portfolio- Manager Entscheidungsgremium Projekt- Antrag inkl. Ressourcen- Schätzung Angepasste Ressourcenschätzung für die Projektdurchlaufzeit Ressourcenschätzung für den Betrieb Antragsteller Projektleiter Anwendungsverantwortlicher

16 Server Client Das technische Konzept Microsoft IIS Webserver +.net Extension Microsoft SQL Server 2000 Portfol DB Entwicklungsumgebung V 1.0 HTML SQL/ODBC ab Version 6.0 Windows GUI List & Label Reportgenerator (integriert)

17 Wirtschaftlichkeit Funktionalitäten Portfol im Überblick zusätzliches Positionierungskriterium Positionierungskriterien (wirtschaftlich, strategisch, Risiko, etc.) positioniert Projekte (Anwendungen) benötigen Ressourcen (finanziell, personell, etc. über die Projektdauer) Projektwert (PV) Restriktion(en) Optimierung R1 R2 R1 Strategie Risiko Visualisierung Projekt 1 Projekt 3 Projekt 2 Achsen y-achse Achsen, Symbolart, Symbolgrösse Spinnengrafen Portfolios Belastungsdiagramme Listen

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19 Dienstleistungen adw Beratungsdienstleistungen Sensibilisierungsworkshop für das Management (Moderation eines Bewertungskriterien Definitionsworkshops) Erarbeiten und etablieren des Portfoliomanagement Prozesses Erarbeiten eines Portfoliomanagement Handbuchs Erarbeiten/Überarbeiten von Vorlagen für die Projektanmeldung Unterstützung bei der Initialerfassung der Projekte Schulung Portfolio-Manager Produktbezogene Leistungen Software-Lizenz (CHF excl. MWST, ohne SQL-Server Lizenz) Installationsunterstützung auf der Kundenplattform Erstellen/Anpassen von Portfol Reports (Auswertungen) Realisierung technischer Schnittstellen Individuelle Anpassungen an der Applikation

20 Kritische Erfolgsfaktoren für ein effizientes Portfoliomanagement Ein erfolgreicher Portfoliomanagement-Prozess erfordert eine straffe Steuerung und verantwortliche Beteiligte Die Wichtigkeit des Portfoliomanagements für das Unternehmen ist bedeutend, ebenso sein Erfolg. Es ist als eigenständiges Projekt mit einem Projekleiter und einem geeigneten Team einzuführen Alle Anträge durchlaufen dieselben Prüfvorgänge. Der Prozess ist iterativ, Änderungen werden aufs neue verifiziert. Zur Ermittlung des Projektwerts sollen unterschiedliche Investitionskategorien und Risikokriterien mitberücksichtigt werden. Kommunikation, Ausbildung und Support fördern die Akzeptanz des Portfoliomanagement-Prozesses Der Einsatz von geeigneten Tools sichern die Konsistenz und unterstützen die Entscheidungsfindung im Team.

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