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1 Version 1.0 Erstellt am Zuletzt geändert am Gültig für Release

2 Inhalt 1 WebPart Site Informationen Funktionalität Bereitstellung und Konfiguration 4 2 WebPart Meine Sites Funktionalität Bereitstellung und Konfiguration 6 3 WebPart Meine Aufgaben Funktionalität Bereitstellung und Konfiguration 9 4 ls:admin 10 5 Automatisierung Site Collection erstellen Funktionalität Bereitstellung und Konfiguration 11 6 Automatisierung Site Informationen setzen Funktionalität Bereitstellung und Konfiguration 14

3 3 1 WebPart Site Informationen 1.1 Funktionalität Mittels dieser Komponente können beliebige Metainformationen zu einer Site definiert werden. Die gespeicherten Metainformationen bzw. Felder können über den WebPart Meine Sites zentral über mehrere Sites hinweg konsumiert und angezeigt werden. Site Collection Administratoren sowie Mitglieder der Besitzer-Gruppe der Site haben Bearbeitungsrechte und können die Felder direkt im WebPart editieren. Mit einem Klick auf den Button OK werden die vorgenommenen Änderungen gespeichert. Andere User können lediglich lesend auf die Komponente zugreifen.

4 4 1.2 Bereitstellung und Konfiguration Der WebPart ist Teil des Lösungspakets Lansco.LSsites.wsp und kann über das Site Collection Feature ls:sites WebPart Site Informationen aktiviert werden. Sobald das Feature aktiviert ist, kann der WebPart auf der gewünschten Site platziert werden. In der WebPart-Konfiguration können schließlich alle gewünschten Felder definiert werden. Das Konzept sieht vor, dass diese Konfiguration einmalig in der Site-Vorlage vorgenommen wird und somit für alle daraus erstellten Sites gilt. Information Fields Definition der verfügbaren Metainformationen die zu einer Site gepflegt werden können. InternalName Type[Text, Boolean, Date, User] Dis playna m e D efaultvalue; Beispiel Hinzufügen des Felds Projektleiter ProjectOwner User Projektleiter; Hinzufügen des Felds Abschlussdatum inkl. Vorbelegung mit dem Standardwert Close d Date Date Absc h lussd atu m ; Über den internen Namen (InternalName) können die definierten Felder in der Komponente Meine Sites referenziert werden (siehe Kapitel 2).

5 5 2 WebPart Meine Sites 2.1 Funktionalität Die Komponente Meine Sites ermöglicht die Aggregation aller Sites, auf die der aktuelle User mindestens lesende Berechtigung besitzt. Ohne weitere Konfiguration werden zunächst die verfügbaren Sites mit dem Titel als Link angezeigt. Verknüpfung mit der Komponente ls:sites Darüber hinaus können weitere Metainformationen zu jeder Site konfiguriert werden, welche zuvor über die Komponente Site Informationen entsprechend gepflegt worden sind.

6 6 2.2 Bereitstellung und Konfiguration Der WebPart ist Teil des Lösungspakets Lansco.LSsites.wsp und kann über das Site Collection Feature ls:sites WebPart Meine Sites in der entsprechenden Site Collection aktiviert werden. Nachdem der WebPart auf der gewünschten Site platziert worden ist, können alle Einstellungen für die Komponente ls:sites in der WebPartkonfiguration vorgenommen werden. Additional Link Hinterlegen eines Links, welcher rechts neben dem Paging angezeigt wird. Wird das Feld nicht ausgefüllt, so wird kein Link angezeigt. Syntax: Title Link Beispiel Projektportal

7 7 URL-Präfix Angabe der URL (auch Managed Path), unter der alle verfügbaren Sites des Users aggregiert und angezeigt werden sollen. Es werden somit nur Sites angezeigt, welche mit dem angegebenen Pfad beginnen und auf die der Benutzer Zugriff hat. Syntax: Absolute URL Beispiel Aggregation aller Sites unter dem Managed Path Projekte: Filter Optionaler Filter zum Filtern der Sites unter Angabe einer oder mehrerer Spalten, welche über die Komponente Site Informationen in der entsprechenden Site gepflegt worden sind. Die Site wird gefiltert, wenn das Filterfeld vorhanden ist und der angegebene Wert nicht zutrifft oder wenn das Filterfeld nicht vorhanden ist, aber ein Filterwert angegeben wurde. Werden mehrere Felder angegeben, so werden diese mit oder verknüpft; und -Verknüpfungen sind nicht möglich. Als Filterwert können folgende Datentypen verwendet werden: Boolean ( True oder False ) Text Syntax: InternalName=Value InternalName=Value InternalName=Value InternalName meint den Namen des Feldes, welches über die Komponente Site Informationen erstellt worden ist. Beispiel Filterung der Ansicht auf archivierte Projekte: IsArchieved=True Filterung der Ansicht auf archivierte oder aktive Projekte: IsArchieved=True IsActive=True

8 8 Displayed site columns Angabe der Metadaten, welche neben dem Titel der Site im WebPart angezeigt werden. Zur Verfügung stehen alle Metadaten-Felder, die über die Komponente Site Informationen in der entsprechenden Site gepflegt worden sind. Die Felder werden über den internen Namen referenziert. Syntax: InternalName; Beispiel Anzeige von Titel, Projektleiter und Abschlussdatum, welche zuvor mit dem entsprechenden internen Namen über die Komponente Site Informationen angelegt und gepflegt worden sind: ProjectName;ProjectOwner;ClosedDate Items per page Anzahl der auf einer Seite angezeigten Einträge. Sollten mehr Einträge zur Verfügung stehen als angegeben, werden Pfeile eingeblendet, die das Blättern zwischen Seiten ermöglichen (Paging). 3 WebPart Meine Aufgaben 3.1 Funktionalität Die Komponente Meine Aufgaben aggregiert alle Aufgaben des aktuell angemeldeten Users und zeigt diese in absteigender Reihenfolge, sortiert nach Fälligkeitsdatum, in einer Übersicht an. Hierbei wird die Zeile überfälliger Aufgaben rot und heute fälliger Aufgaben blau hinterlegt.

9 9 Zu jeder Aufgabe werden neben dem Titel und dem Fälligkeitsdatum, auch der Titel der Site als Link angezeigt. Durch Klick auf den Titel der Aufgabe gelangt der User zur Detailansicht des entsprechenden Elementes. Mit einem Klick auf den Titel der Site gelangt der User zu der Site. 3.2 Bereitstellung und Konfiguration Die Komponente wird durch das Aktivieren des Site Collection Features ls:tasks WebPart Meine Aufgaben bereitgestellt und ist im Lösungspaket Lansco.LStasks.wsp enthalten. Show link to my tasks page Ist diese Konfiguration aktiv, wird neben dem Pagin der Komponente ein Link zur Aufgabenliste der MySite des aktuellen Users bereitgestellt. Items per page Anzahl der Einträge auf einer Seite innerhalb der Komponente.

10 har P int SharePoint 10 4 ls:admin Grundsätzlich dient ls:admin der automatischen Ausführung von administrativen Tätigkeiten. Im Fokus steht vor allem die Arbeit mit Site Collections und deren Verwaltung. ls:admin unterstützt folgende Aktionen 1. Automatische Erstellung von Site Collections anhand einer Vorlage (5) 2. Automatisches setzen von Site Informationen (Metainformationen) auf einer Site Collection (6) Beide Aktionen können über Workflows gesteuert werden. Die auszuführenden Aktionen werden über Content Types gesteuert. ls:admin kann um weitere Aktionen wie bspw. Archiviere Site Collection erweitert werden. 5 Automatisierung Site Collection erstellen 5.1 Funktionalität Der Automatisierungs-Auftrag Site Collection erstellen ermöglicht, dass folgende administrative Schritte automatisiert ausgeführt werden: 1. Vorlagen-Site Collection exportieren 2. Neue Site Collection mit entsprechenden Eckdaten erstellen (URL, Name etc.) 3. Vorlagen-Site Collection importieren 4. Benutzer in Gruppen (Besitzer, Mitglieder, Besucher) einfügen Im Normalfall müssten diese Schritte durch einen Administrator zum Großteil per PowerShell ausgeführt werden. Individualisierbar S e o ls:admin Auftragsliste Das Konzept sieht vor, dass die Erstellung der Aufträge nicht durch den Endbenutzer, sondern durch einen Workflow geschieht. Benutzer können zum Beispiel durch Angabe eines Titels und einer Beschreibung eine neue Site Collection beantragen. (1) Ein individuell anpassbarer Workflow erledigt alle definierten Schritte (holt bspw. Genehmigungen ein) und erstellt bei erfolgreicher Abarbeitung einen neuen Eintrag in der ls:admin Auftragsliste. (2) Die ls:admin Aufträge werden in einer Liste verwaltet, welche zyklisch (alle 15 Minuten) auf neue Aufträge überprüft wird. (3)(4)

11 Bereitstellung und Konfiguration Um mit ls:admin Site Collections erstellen zu können, muss das Websitesammlungsfeature ls:admin Job Aufträge akitiviert werden. In der Liste ls:admin Jobs kann dann ein Element vom Inhaltstyp Create Site Job erstellt werden. Folgende Felder sind hierbei auszufüllen: Titel Der Titel für den Auftrag URL der Site Collection Absolute URL der neuen Site Collection Name der Site (optional) Titel der anzulegenden Site Collection Beschreibung der Site (optional): Beschreibung der anzulegenden Site Collection URL der Vorlage Absolute URL der Site Collection, die als Vorlage dient

12 12 Primärer Site Collection Administrator Der eingetragene Benutzer wird primärer Administrator der neu angelegten Site Collection Sekundärer Site Collection Administrator (optional) Der eingetragene Benutzer wird sekundärer Administrator der neu angelegten Site Collection. Wird das Feld nicht belegt, wird der sekundäre Site Collection Adminstrator aus der Vorlage übernommen. Zusätzliche Site Collection Administratoren (optional) Die eingetragenen Benutzer werden für die neu angelegte Site Collection als weitere Administratoren festgelegt. Besitzer der Site (optional) Die eingetragenen Benutzer werden der Standard-Besitzergruppe der neu angelegten Site Collection hinzugefügt. Wird das Feld nicht ausgefüllt, werden lediglich die Benutzer der Standard-Besitzergruppe der Vorlage hinzugefügt. Mitglieder der Site (optional) Die eingetragenen Benutzer werden der Standard-Mitgliedergruppe der neu angelegten Site Collection hinzugefügt. Wird das Feld nicht ausgefüllt, werden lediglich die Benutzer der Standard- Mitgliedergruppe der Vorlage hinzugefügt. Besucher der Site (optional) Die eingetragenen Benutzer werden der Standard-Besuchergruppe der neu angelegten Site Collection hinzugefügt. Wird das Feld nicht ausgefüllt, werden lediglich die Benutzer der Standard- Besuchergruppe der Vorlage hinzugefügt. Alle 15 Minuten werden die neu in die Liste eingetragenen Aufträge durch den Zeitgeberauftrag ls:admin Job Runner abgearbeitet. Nach erfolgreicher Bearbeitung des Auftrags wechselt das Statusfeld des Listenelements auf Abgeschlossen, sonst auf Fehler. Das Feld Statusbeschreibung enthält hierzu nähere Informationen.

13 13 Welche Inhalte werden bei der Site Collection Erstellung übernommen? Benuzterdefinierte Apps inkl. aller Inhalte (Bibliotheken, Listen, usw.) Listenansichten Platzierte WebParts SharePoint Designer Workflows (Nintex Workflow werden in der aktuellen Version nicht unterstützt) Featureeinstellungen Berechtigungen (User, Name der SharePoint Gruppen) Themes Navigationseinstellungen (Top Link Bar, Quicklaunch)

14 14 6 Automatisierung Site Informationen setzen 6.1 Funktionalität Mit dem ls:admin Auftrag Site Informationen setzen können Felder des Site Information Web- Part automatisiert gesetzt oder auch aktualisiert werden. Voraussetzung ist, dass das Feature ls:sites WebPart aktiviert und die Komponente bzw. der WebPart auf der entsprechenden Site platziert ist. 6.2 Bereitstellung und Konfiguration Das Websitesammlungsfeature ls:sites Job für ls:admin muss aktiviert sein. In der Liste ls:admin Jobs kann dann ein Element vom Inhaltstyp Set Site Information Job erstellt werden. Folgende Felder sind auszufüllen und können auch über einen entsprechenden Workflow befüllt werden. Titel Der Titel des Auftrags URL der Site Collection Absolute URL der Site Collection, deren Felder des Site Information WebPart aktualisiert bzw. befüllt werden sollen Siteinformationen Die zu aktualisierenden Metainformationen im in vorgegebenen Format. Dabei wird der Wert an vierter Stelle mit abgetrennt angegeben. Wichtig ist, dass der interne Name der Metainformation (Spalte 1) korrekt geschrieben ist und der Wert an vierter Stelle angegeben ist. Syntax: InternalName Type DisplayName Value; Beispiel Setzen und Vorbelegen des benutzerdefinierten Felds Projektleiter ProjectOwner User Projektleiter domain\user;

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