Markus BöhmB Account Technology Architect Microsoft Schweiz GmbH

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1 Markus BöhmB Account Technology Architect Microsoft Schweiz GmbH

2 What is a GEVER??? Office Strategy OXBA How we used SharePoint

3 Geschäft Verwaltung Case Management

4 Manage Dossiers Create and Manage Activities Ensure Compliance

5 What is a GEVER??? Office Strategy OXBA How we used SharePoint

6 Enterprise Content Management Make it simple to author and manage content and documents Communication & Collaboration Keep coco-workers, partners and customers in sync Personal Productivity Increase employee selfself-sufficiency and effectiveness Information Worker Solutions Build client and webweb-based applications with workflow and lineline-ofof-business interoperability Knowledge Discovery and Insight Make the right information available to more people Fundamentals Make it more secure, manageable and reliable

7 User Interface Microsoft Office Web Browsers 3 rd Party Apps ECM Components Document Management Records Management Web Content Management Forms Management Unified Services Workflow Metadata Policies Library Svcs Search Security IRM Callaboration Unified Storage Architecture

8 What is a GEVER??? Office Strategy OXBA How we used SharePoint

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11 Integration Integration Integration

12 Zielsetzungen des OXBA Frameworks Schaffung eines Standardframeworks, in dem die Regeln und Vorgaben für eine GEVER abgebildet sind (Workflow, Dokumentenmanagement, Registraturplan, Records Management, Security und Metadaten etc.) Nutzung als Basisframework für eine Geschäftsverwaltung gemäss Kundenspezifikationen Nutzung durch die Partner als Basis für vertikale Lösungen auf dem Framework (Anbindung von Fachanwendungen) Zur Verfügungstellung von Schnittstellen zum egov Framework des BIT, anderen Mandanten, Fachapplikationen etc. In späteren Versionen sollen neue Bedürfnisse erfüllt werden wie z.b. SAP Anbindung, J2EE etc. Standardisierung als GEVER Produkt Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Bundesamt für Informatik und Telekommunikation BIT 12

13 GEVER Office Collaboration, BI, ECM, Portal

14 Dossiers Registry (Hierarchical Dossier Storage) Workflows I017 based Metadata for Dossiers & Documents Compliance Multilanguage Office Client Integration WebService Interfaces for 3rd party integration

15 What is a GEVER??? Office Strategy OXBA How we used SharePoint

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18 Contains Documents Contains (Sub-) ) Dossiers Boundary for Security Has Metadata Inherits Metadata to Child Dossiers

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23 Stored in a SharePoint List German model: List with 2 columns: Attribut, Value Swiss model: List with Metadata Contenttype Pro Swiss model: Versioning Maintainance, Customizing Information Panel in Word Contra No security on attribut level

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25 Problem: A Dossier inherits some of ist Metadata to Child-Dossiers Solution A custom Service is responsible for inheriting metadata to child-sites

26 ok Dossiers ok Registry (Hierarchical Dossier Storage) Workflows ok I017 based Metadata for Dossiers & Documents ok Compliance Multilanguage ok Office Client Integration WebService Interfaces for 3rd party integration

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28 SharePoint Workflows are Document- centric Some Standard Workflows already there out of the box Other document related were easy to build But what about non document centric workflows? What about customizing workflows?

29 InfoPath Form allows to customize base workflows and to add non- document based workflows InfoPath document is stored within Sharepoint InfoPath document can be used for a kind of master workflow Master workflow starts child workflows on other documents or does non document realated workflows on ist own

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37 Custom WebServices allows you to navigate through the Registry Standard WebServices allow you to work within a site (dossier) Advantage: Integrate OXBA into your custom apps

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