Unternehmensweites Projekt, Portfolio und Ressourcenmanagement

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1 Unternehmensweites Projekt, Portfolio und Ressourcenmanagement Volle Kontrolle über alle Prozesse in Echtzeit. 1

2 Vorwort Mit Hilfe von Projektportfoliomanagement können alle Projekte innerhalb eines Unternehmens in Beziehung zu einander verwaltet und so die benötigten beziehungsweise vorhandenen Ressourcen effizient eingesetzt werden. Das vorliegende Dokumente soll Ihnen den Begriff PPM erläutern, Abläufe zeigen und Sie über Nutzen im Einsatz informieren. Der Inhalt im Überblick Vorwort PPM im Überblick Vision & Nutzen Use Cases Über den Verfasser 2

3 Begriffserklärungen PPM Projektportfoliomanagement Unter dem Begriff Projektportfoliomanagement (PPM) ist ganz allgemein der Prozess zu verstehen, mehrere Projekte innerhalb einer Organisationseinheit effektiv zu verwalten. Vom Projektmanagement unterscheidet es sich dadurch, dass die optimale Umsetzung nicht nur für ein Projekt gewährleistet werden soll, sondern dass die Projekte bzw. Projekt Portfolios in Beziehung zueinander betrachtet werden, um Abläufe und Personen und Finanzen unternehmensübergreifend effizient zu organisieren und einzusetzen. In den meisten Unternehmen wird PPM mit einzelnen, bestenfalls mit Import/Export Schnittstellen versehenen, Tools eingesetzt (MS Project, Excel,...). PPM kann aber auch mit integrierten Werkzeugen abgebildet werden. Integriertes System vs. Schnittstelle Der Vorteil einer solchen PPM Software ist, dass alle projektrelevanten Informationen in einem einzigen System zusammengeführt werden. Alle an den Projekten beteiligten Personen können auf die für sie und ihre Aufgaben benötigten Daten zugreifen und haben diese auf dem aktuellen Stand zur Verfügung. Auch im Vergleich zu Schnittstellen Systemen sind integrierte Systeme in der Datenverwaltung kompatibler, verlässlicher und in der Ausgabe und Darstellung für verschiedene Personengruppen wesentlich einfacher zu handhaben. PPM Software Die drei folgenden Teilbereiche sind für ein integriertes PPM System vor allem wichtig und können mit der Software ineinandergreifend verwaltet werden: Portfoliomanagement System, das die Bewertung und Priorisierung der einzelnen Projekte im Sinne der Unternehmensziele unterstützt. Projektmanagement Tool zur Detailplanung, Kalkulation und operativen Durchführung der einzelnen Projekte. ERP System für projekt und unternehmensübergreifendes Ressourcenmanagement in allen Bereichen vom Einkauf über die Personalverwaltung bis zum Marketing inklusive Vergleiche von Plan und Istkosten. Die Zusammenführung aller Daten aus diesen drei Bereichen macht sowohl die effiziente Umsetzung des einzelnen Projekts als auch die übersichtliche projektübergreifende Planung möglich. Außerdem können mit Hilfe der PPM Software übergeordnete Bewertungskriterien definieren werden, die dabei helfen, Projekte der Art auszuwählen und zu priorisieren, dass sie in Summe der Erfüllung der Unternehmensziele am zuträglichsten sind. 3

4 PPM im Überblick Mit PPM können Entscheider auf Basis aktueller Daten aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen fundierte, wegbereitende Entscheidungen treffen, die für alle involvierten Abteilungen umsetzbar sind. 4

5 PPM im Überblick 5

6 Vision & Nutzen Ein gut in die Unternehmensabläufe integriertes PPM Tool schafft in allen Bereichen des Unternehmens einen aktuellen Informationsstand, besseren Überblick und dadurch planbare und effiziente Arbeitsabläufe. Von der Management Ebene, wo die verschiedenen Projekte geplant und die Ressourcen verteilt werden bis zu den Projektmitarbeitern und Lieferanten hat jeder genau für seine Aufgaben die benötigten Daten zur Verfügung und für seine Bedürfnisse aufbereitet. So können die verschiedenen Anliegen innerhalb des Unternehmens (Entwicklung, Innovationen, Organisation, etc.) berücksichtigt werden und auch in Hinsicht auf finanzielle Risiken wird ein ausgewogenes Projektportfolio gewährleistet. Folgend einige der vielen Nutzen für den Einsatz von PPM: Alle Informationen aus einer Quelle in Echtzeit Wertvolle Informationen wie: Status, Fortschritt, Kosten, Plan/Ist Vergleiche Durchdachte Bedienbarkeit und Visualisierungen Wertvolle Detailansichten in die unteresten Ebenen des Portfolios Neue Form der Darstellung von wichtigen Finanzdaten Einfachere und schnellere Durchführung von Konsolidierung, Langfristplanung und Monitoring Keine redundante Datenhaltung 6

7 Auf der sicheren Seite Die Biac (Business Insurance Application Consulting GmbH) ist eine Tochter der Vienna Insurance Group, einem international tätigen Versicherungskonzern aus Wien. Hauptaufgabe der Biac ist die Weiterentwicklung, der Support und der internationale Rollout von Versicherungslösungen auf Basis von SAP Software dies umfasst beispielsweise Lebensversicherungen, Krankenversicherungen und KFZ Versicherungen. Diese komplexen Lösungen sind in über 10 Ländern und 20 Gesellschaften für Tausende von Kunden im Einsatz, und werden laufend an veränderte gesetzliche, demografische oder tarifliche Bedingungen angepasst. Meinungen des Biac Teams SAP PPM ist aus meiner Sicht bereits jetzt ein Erfolg Am Monatsende ist die Durchlaufzeit der Anlagen von Buchungsbausteinen und Zuordnung von Ressourcen um einiges kürzer geworden bzw. man konnte auf Anfragen JIT reagieren. Mir erleichtert PPM die Arbeit deutlich und ich freue mich schon auf die nächsten Fortschritte... Mit PPM können wir zentral Informationen für viele Stakeholder bereitstellen. [ ] Toll finde ich die Möglichkeit, eigene Anzeigevarianten in der Tablestruktur zu definieren. [ ] Das macht die Pflege der Daten sehr effizient. Die SAP PPM Einführung bedeutet einen wesentlichen Fortschritt für unsere professionelle Projektabwicklung inkl. Planung und Reporting, und ermöglicht eine ganzheitliche Projektübersicht mit den wesentlichen Eckdaten. (Evrim Bakir, Geschäftsführung Biac) Jedes Jahr werden ca Rollout Projekte abgewickelt, dabei kommt es auf effiziente Zusammenarbeit von hunderten internen und externen Spezialisten in mehr als 30 Teams an. Zusätzlich bestehen zwischen den Projekten Abhängigkeiten in verschiedenen Bereichen (Termine, Funktionen, Ressourcen), daher ist genaue Planung und rechtzeitige Erkennung von Abweichungen sehr wichtig. Nach einer ausführlichen Evaluierung verschiedener Softwarepakete entschied sich die Biac 2012 für die Einführung von SAP PPM mit dem Implementierungspartner Phoron Consulting GmbH. Die Projektziele waren hoch gesteckt: Umfassendes Portfolio und Multi Projektmanagement Ressourcenmanagement Abbildung des Projekt und Produktportfolios Projekt und Programmcontrolling mit einheitlichen Sichten Globales Ressourcenmanagement auf Abteilungsebene Enge Integration in SAP CO, PS, Cats, MM Migration aller historischen und laufenden Projekte Diese Ziele wurden in zwei Etappen erreicht. Ende 2012 erfolgte der Produktivstart mit den wesentlichen Komponenten aus Portfolio und Projektmanagement, seit 2014 ist nun auch das Ressourcenmanagement im Einsatz. Hier ein Auszug der Highlights: Top down und bottom up Planung von Ressourcen Manuelle Überleitung der Ressourcenplanung nach MM (Bestellung externer Ress.) im Probebetrieb CO seitiger Split in zwei Kostenrechnungskreise aus einem PPM Projekt Für weitere Informationen steht Ihnen Hr. Johannes Bacher gerne zur Verfügung. Finanzplanung mit komplexen Rechenregeln und erweiterte HR Integration Da im SAP Standard nicht alle Anforderungen umsetzbar waren, entwickelte Phoron an gewissen Stellen die nötigen Erweiterungen selbstverständlich releasefähig und modifikationsfrei. 7

8 Über den Verfasser Phoron Consulting that fits. Wir sind ein österreichisches SAP Beratungsunternehmen mit dem Ziel, Geschäftsprozesse mit Hilfe von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware abzu bilden und mit individuellen IT Lösungen optimal zu unterstützen. Unsere mehr als 80 MitarbeiterInnen weltweit beraten renommierte nationale und internationale Unternehmen aus den Branchen Maschinen und Anlagenbau, Fertigungsindustrie, Automotive, Telekommunikation und Handel viele davon Weltmarkführer oder maßgebliche Anbieter in ihrem Segment. We find the best way Unsere Kunden schätzen besonders unser umfassendes Wissen um SAP Technik, unser tiefes Know how um Geschäftsprozesse und unseren betriebswirtschaftlichen Hausverstand. Kreative und innovative Lösungen, die Anforderungen gerecht werden, niemals Budgets sprengen, SAP Standard ergänzen und komplettieren stehen für unsere exzellenten Fähigkeiten. Österreich Phoron Consulting GmbH Office Campus Gasometer Guglgasse 15/3b 1110 Wien, Österreich Telefon: +43 (0) 1 / E Mail: Deutschland Phoron Consulting GmbH Friedrichstraße Stuttgart, Deutschland Telefon: +49 (0) 711 / E Mail: Weitere Informationen zum Thema PPM finden Sie auf 8

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