Projektportfolio-Management in Perfektion. Transparenz, Flexibilität, Qualität

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1 Projektportfolio-Management in Perfektion Transparenz, Flexibilität, Qualität

2 Inhalt Die Firma 3 Methodische Grundlage 4 Die Module von projectpac 5 Funktionsbausteine 6 Screenshots Generation 7 Screenshots Selection 9 Screenshots Realization 11 Das Fachkonzept von projectpac 12 Argumente für projectpac 14 Seite 2

3 Die Firma Reason why? Diverse nationale und internationale Untersuchungen zeigen, dass das Beherrschen der eigenen Projektlandschaft für jedes Unternehmen einen wichtigen Erfolgsfaktor darstellt. So wird der Anteil der Projektwirtschaft an der gesamten Wertschöpfung von 7% (2007) auf 15% (2020) steigen. Das letzte Jahrzehnt war insbesondere davon geprägt, dass Unternehmen standardisierte Verfahren auf Einzelprojektebene etablierten; Standardsoftware-Lösungen haben das Anliegen der Unternehmen hierbei wirkungsvoll unterstützt. Das Wirken in mehreren Geschäftsfeldern und die zunehmende Komplexität in der Führung und Steuerung insbesondere von internationalen Unternehmensgruppen zwingt aber zu einem neuen Blickwinkel das Managen des Gesamtprojektportfolios. Mit projectpac Ziele erreichen! Das Produkt projectpac steht für Erfahrung im Aufbauen und Etablieren von Multiprojektmanagement (MPM)-Konzepten und von unterstützenden Software-Lösungen (powered by xyrion ). projectpac ag ist ein Joint Venture zwischen der CCTM AG mit Sitz in Basel und der Rohag AG mit Sitz in Zürich. Kunden der projectpac ag können somit auf langjährige und umfassende Management- und Systemberatung der beiden Unternehmen zurückgreifen. Hochspezialisiertes Wissen und Umsetzungserfahrung der projectpac ag ermöglicht es Unternehmen, innert kürzester Zeit über ein operativ einsetzbares System zu verfügen - unabhängig von der eingesetzten Informatikplattform des jeweiligen Unternehmens. Die Basis für einen hohen Return der Investition ist damit gelegt. Beratung vor Einführung Bevor die projectpac -Applikation für das Unternehmen spezifiziert wird, ist es wichtig, die Grundlagen in Bezug auf das Führen und Steuern eines Multiprojektportfolios zu definieren sowie das Zusammenspiel zwischen dem Einzelprojekt-Management und dem Projektportfolio-Management zu klären. Die Beratungsleistung von projectpac umfasst: die Klärung der Führung und Steuerung der Projektlandschaft in Ihrem Unternehmen die Entwicklung massgeschneiderter Konzeptlösungen inklusive Prozessdokumentation (Einzelprojektmethoden wie Prince 2 oder Hermes werden berücksichtigt) die Bereitstellung von Hilfsmitteln und Instrumenten, um möglichst rasch mit dem Multiprojektmanagement starten zu können die Befähigung der Mitarbeitenden, je nach deren Funktion, das Multiprojektmanagement effektiv und effizient einzusetzen. Massgeschneiderte Software-Lösung Weil die xyrion -Technologie eingesetzt wird, muss sich das Unternehmen bei projectpac nicht an die Software anpassen; die Prozesse und Abläufe des Unternehmens geben den Takt vor! Was will man mehr von einer Software-Lösung verlangen. Hohe Expertise Die Software-Lösung projectpac wurde nicht auf der grünen Wiese entwickelt. projectpac hat namhafte Multiprojektmanagement eingeführt; so in einem grossen Schweizer Pharmaunternehmen, in einem Universitätsspital wie auch in einer sehr grossen Organisationseinheit im Bereich der öffentlichen Verwaltung. Mit der von projectpac eingesetzten xyrion -Technologie wird heute ein Projektportfoliovolumen von über CHF 1 Mrd. erfolgreich geführt. Seite 3

4 Methodische Grundlage Der Multiprojektmanagement-Ansatz von projectpac beruht auf einem Systemmodell, das auf vier Phasen aufbaut. In der von projectpac zur Verfügung gestellten Softwarelösung 1.0 Generation Selection Realization wird eine systematische und effiziente Erfassung sämtlicher Projektideen in einem Unternehmen gewährleistet findet ein prozessgesteuerter Selektionsprozess der eingegebenen Projekte statt unter Einbezug von unternehmerischen Rahmenbedingungen erfolgt ein laufendes Controlling der präferierten Projekte gemäss Projektfahrplan und den zugewiesenen Ressourcen Damit wird sichergestellt, dass sich nach Projektabschluss (Going Life) die gewünschten Zielsetzungen im Unternehmensergebnis wiederspiegeln. Diese Methodik lässt sich in jeder Branche einsetzen; so wurde das Konzept bereits in Dienstleistungs- und Produktionsunternehmen wie auch bei öffentlichen Institutionen erfolgreich eingeführt und betrieben die Führung und Steuerung von Strategie- und Organisationsprojekten, aber auch von reinen Informatikoder Bauprojekten zu (1). (1) Die Unternehmung kann mit projectpac jede Projektmethodik (Hermes, Prince 2, etc.) einsetzen. Seite 4

5 Die Module von projectpac projectpac bietet den Usern die drei Module Generation Projektantrag Im Register Projektantrag wird der User in einer benutzerfreundlichen Darstellung durch alle Aspekte des Antragsprozesses geführt, welcher aus den Punkten "Allgemeine Angaben zum Projekt, "Projetbeschreibung, "Meilensteine, "Finanzielle Eckwerte und "Dokumente besteht. Zum Abschluss der Projektantragserfassung erstellt der Antragsteller eine Erstbeurteilung seines Projektes und bittet die MPM-Instanz (Kontrollinstanz) um formelle Kontrolle des Projektes. Formelle Kontrolle Im Register formelle Kontrolle legt die MPM-Instanz den Genehmigungsprozess fest und bittet die involvierten Gremien um Ihre Stellungnahme zum Projekt, welche im Modul Selection erfolgt. Selection Entscheidungsvorbereitung Im Register Entscheidungsvorbereitung geben alle durch die MPM-Instanz eingeladenen Gremien in einem Scoring ihre Bewertungen zum Projekt ab. Dabei können individuelle / massgeschneiderte Scorings eingesetzt werden. Entscheidungsfindung Entscheid Im Register Entscheidungsfindung wird den Entscheidungsträgern in der "Priorisierungsliste, welche sämtliche in der Gremienbeurteilung positiv beurteilten Projekte aufführt, eine strukturierte Übersicht der zu bewilligenden Projekte zur Verfügung gestellt. Ausserdem können in der aggregierten "Scoring Matrix alle Projekte visuell miteinander verglichen werden. Der definitive Entscheid zur Annahme des Projektes erfolgt durch das federführende Gremium im Menüpunkt materielle Kontrolle. Sämtliche definitiv gewählten Projekte werden dann in einer "Projektliste zusammengefasst, die nach unterschiedlichen Kriterien ausgewertet werden kann. Realization Statusreporting Im Modul Realization findet das Controlling der bewilligten Projekte statt. Um die Fortschritte der Einzelprojekte fortlaufend überprüfen zu können, wird der Projektleiter dazu aufgefordert, nach Vorgabe der MPM-Instanz "Projekt- Statusberichte zu erstellen. Den Entscheidungsträgern steht für die übergeordnete Führung und Steuerung ein Cockpit zur Verfügung. Seite 5

6 Funktionsbausteine projectpac verfügt zusätzlich über vier praxiserprobte Standard-Funktionsbausteine. Prozessmanagement Prozessbasierte, auf das Unternehmen abgestimmte Abläufe innerhalb projectpac Dokumentenablage Sämtliche entscheidungsrelevanten Projektunterlagen können in projectpac zentral hinterlegt werden Entscheidungsfindung Einbezug von unterschiedlichen Organisationseinheiten zur Beurteilung des Projektportfolios Idealportfolio Auf Basis von vordefinierteren Kriterien schlägt projectpac ein ideales Projektportfolio vor Seite 6

7 Screenshots Generation Projektantrag Scoring Eingabe Seite 7

8 Formelle Kontrolle Projektliste Seite 8

9 Screenshots Selection Scoring Matrix Scoring Spider Seite 9

10 Gesamtliste Projektbudgetierung Finanzielle Eckwerte konsolidiert Seite 10

11 Screenshots Realization Projektstatusreport Seite 11

12 Statusliste Projektreporting Projektportfolio Cockpit Seite 12

13 Das Fachkonzept von projectpac Der Kern des Fachkonzepts von projectpac ist ein modular aufgebautes, analytisches Informationssystem, welches alle Teilbereiche des Portfolio-Managements unterstützt. Sämtliche Funktionen, Berechnungsmodelle, Kennzahlen, Simulationen, Kontenplandefinitionen und Auswertungen sind beliebig erweiterbar und lassen sich nach der Einführung des Systems an die sich verändernden Bedürfnisse unserer Kunden anpassen. Analyse Technisches Konzept Fachkonzept Implementierung Diese Flexibilität unterscheidet projectpac im Wesentlichen von anderen Unternehmen. Die Anbindung bestehender, operativer Systeme stellt eine integrale Betrachtungsweise für das jeweilige Portfolio- Management sicher. projectpac verfügt daher über die entsprechend notwendigen Standardschnittstellen und technischen Konzepte für die Erstellung von automatisierten Datenintegrationsprozessen. projectpac wurde unter Nutzung modernster, serviceorientierter Softwaretechnologie entwickelt. Die vollständige Internetfähigkeit mittels integrierter Portallösung ermöglicht dabei einen Informationsaustausch über die Unternehmensgruppen hinaus. Fachkompetenz IT-Kompetenz Methodenkompetenz Projektrisikomanagement Projektportfoliosteuerung Objektsteuerung Generation Selection Realization Management Information System Datawarehouse / Dokumentenmanagement projectpac Server Seite 13

14 Argumente für projectpac Fachliche Argumente projectpac deckt alle Teilbereiche des Projektportfolio-Management ab. Der modulare Systemaufbau erlaubt eine bedürfnisgerechte Lizenzierung und gewährleistet damit eine kostenoptimale Realisierung. projectpac verfügt über ein integriertes Security-System, mit dem der Zugriff auf die Informationsobjekte benutzer- und rollenbasiert gesteuert werden. Ein bedarfsgerechter Zugriff auf der im spezifischen Arbeitskontext benötigten Information ist damit problemlos möglich. (Implementierung in bestehende Applikationen möglich, bspw. SAP, Abacus, etc). Die von projectpac ag eingesetzte Entwicklungsplattform ist Marktführerin in der Schweiz; projectpac ag hat grosse Projekte bei Versicherungen, Pensionskassen, Anlagestiftungen, Fonds, Immobiliengesellschaften, Beratungsunterhemen und der öffentlichen Hand erfolgreich durchgeführt. Technische Argumente projectpac verfügt über eine integrierte Entwicklungsumgebung mit einer Programmiersprache zur Modellierung multivariater Planungsmodelle. Flexibilität: die Standardfunktionalität von projectpac ist mit Hilfe dieser Entwicklungsumgebung erweiterbar. Die projectpac -Fachanwendung wird als xyron -Quellcode mitgeliefert. Investitionsschutz: die Anwendung kann unabhängig vom Hersteller gepflegt und weiterentwickelt werden. projectpac basiert auf einer offenen n-tier Client / Server-Architektur und unterstütz alle gängigen Datenbanksysteme. Integrationsfähigkeit: Die Integration in bestehende IT-Landschaften ist problemlos möglich. projectpac verfügt über Werkzeuge zur intra- / interorganisatorische Integrationen. projectpac besitzt einen einheitlichen Schema-Abstraktions-Layer und eine XML-basierte Sprache zur Definition von Schnittstellenprogrammen. Die serviceorientierte Architektur von projectpac ermöglicht die Integration von Datenquellen aus relationalen Systemen oder die Integration über beliebige Datendienste. projectpac hat den Anspruch, zu den führenden Standardsoftware für das Projektportfoliomanagement zu gehören. projectpac bietet Ihnen grösstmögliche Flexibilität durch erweiterbare Funktionsbausteine, so u.a. Integrierte Entwicklungsumgebung für die Definition kundenspezifischer Funktionsbausteine (xyiron ) Exogene Information durch Integration von Online-Content-Services projectpac bietet Ihnen Nachhaltigkeit und Sicherheit der Investition sowie Kostentransparenz, durch Wahlfreiheit in Bezug auf Erwerb der Software-Lösung (Kauf, ASP) Software LifeCycle-Management und damit kontinuierliche Wartung und Weiterentwicklung Eigenständigkeit und Unabhängigkeit der Firma projectpac. Seite 14

15 Impressum projectpac ag Bahnhofstrasse 28 CH-6304 Zug Ansprechpartner: Dr. Patrick A. Scarpelli copyright by projectpac ag, Zug Seite 15

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