Die 5 Erfolgsfaktoren beim Einführen einer PM-Software

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1 Die 5 Erfolgsfaktoren beim Einführen einer PM-Software PM Stammtisch am 10. Mai 2012 in München Johann Strasser The Project Group GmbH Destouchesstr München info@theprojectgroup.com TPG The Project Group, Slide 1

2 Agenda Unternehmensvorstellung Zusammenfassung von Erfahrungen Bei uns ist alles anders und ganz besonders Die MPM - Einführung ist ein politisches Projekt 2. Erwartungen der Stakeholder realistisch betrachten 3. Umgang mit Projektarten und Linientätigkeiten 4. Position der Projektleiter in der Unternehmensorganisation 5. Sicherung der Projektqualität Sicherung der Zukunft des MPM Systems Zum Schluss... TPG The Project Group, Slide 2

3 Unternehmen Gegründet 1998 Standorte in Deutschland, Österreich, Schweiz, Großbritannien und USA Umfassendes internationales Angebot für unternehmensweite Projektmanagement - Lösungen und ERP - Integrationen Beratung, Implementierung, Training von Microsoft Project Server und SharePoint Von Microsoft und SAP zertifizierte Projektmanagement Software Produkte Weltweites Netzwerk von Implementierungspartnern TPG The Project Group, Slide 3

4 Standorte und Partner TPG The Project Group, Slide 4

5 Schwerpunkte Microsoft Project Server und SharePoint Portfolio-Management ERP system z.b. SAP Prozesse/Workflows Multi-Projektmanagement Strukturen Budgets Kosten Arbeit Reporting Einzel-Projektmanagement TPG The Project Group, Slide 5

6 Produkte nach Rollen Portfoliomanager ProjectPortfolio (Excel Multiprojektauswertung) ProjectLink (Meilensteinübersicht) PortfolioPlanner (Projekt- und Ressourcenzusammenfassung) Projektleiter ProjectHandbook (Methodensammlung) ProjectLink (Projektverknüpfungen) MTA (Meilenstein Trendanalyse) Controlling PSLink (SAP Anbindung) Teammitglieder ProjectDetails (Anzeige und Aggregation von Vorgangsdetails) Abteilungsleiter ProjectLink (Projektverknüpfungen) TeamLink (Ressourcenzusicherung) TPG The Project Group, Slide 6

7 Kunden TPG The Project Group, Slide 7

8 Bei uns ist alles anders und ganz besonders... PM Einführungs - Versuch: Managementberichte werden neu erfunden Ressourcenabstimmungsprozesse werden diskutiert Projektleiter werden zu Seminaren geschickt Anforderungskataloge werden gedichtet PM-Tools werden angeschaut Das allumfassende Supertool wird beauftragt... 2 Jahre und 100 TEUR später: Berichte werden wieder in PowerPoint individuell gemalt Alte Excellisten werden reaktiviert und vom neuen Werkstudenten angepasst Projektleiter beherrschen das Chaos per und Telefon Der Traum vom Read my mind - Tool geht weiter... TPG The Project Group, Slide 8

9 Weniger ist oft Mehr Jedem das SEINE, mir das MEINE! man arbeitet in SEINEM Tool (vielleicht nicht alle in einem...) Eigennutzen maximieren! vornehmliche Pflege EIGENER Daten (nicht nur für die anderern...) Abhängigkeiten reduzieren! ALLEINE handlungsfähig bleiben (nicht immer auf andere warten...) Prozesse vereinfachen! EINFACHE Anweisungen (statt dickes Handbuch...) Nur ein lebendes System ist ein gutes Sytem... TPG The Project Group, Slide 9

10 Die MPM - Einführung ist ein politisches Projekt PM Einführung zieht meist weitere Kreise als anfangs vermutet Transparenz ist gut, wenn sie bei den Anderen geschaffen wird Forderungen nach Veränderungen werden von Kollegen oft nicht akzeptiert Man braucht klar definierte Ziele und ein Budget Um den angestrebten Nutzen zu erreichen braucht man Zeit und Konsequenz Die Veränderungen müssen in den Köpfen der Beteiligen stattfinden Die Installation eines Tools ist weder der erste noch der wesentliche Schritt Tools brauchen auch Methoden damit sie richtig genutzt werden können... TPG The Project Group, Slide 10

11 Stufenweise Einführung von Methoden und Tools Erst alle Tools und dann die Methoden? Erst alle Methoden und dann die Tools? Methoden und Tools aufbauend! Tool 4 Methode 3 Tool D Tool C Tool B Tool A Methode 3 Methode 2 Methode 1 Tool C Tool B Methode 2 Tool A Methode 1 TPG The Project Group, Slide 11

12 Erwartungen der Stakeholder realistisch betrachten Oft sind nicht alle Stakeholder und betroffene Rollen bekannt oder involviert Erwartung von zu viel Nutzen in zu knapper Zeit wegen eigener Zwangslage Überzogene Forderungen führen sicher zum vorhersehbaren Misserfolg Ausprägung vieler Methoden in einzelnen Projekten ist eher unwichtig im MPM Verbreitung einzelner Methoden über alle Projekte ist im MPM zu bevorzugen Individuelle Priorisierung der einzelnen Elemente des MPM Systems Den EINEN gleichen Weg für Alle Unternehmen gibt es nicht... TPG The Project Group, Slide 12

13 Individuelle Priorisierung der MPM - Elemente Jedes Unternehmen hat eigene Ausgangslage und Anforderungen Reihenfolge der Einführung der einzelnen Elemente kann unterschiedlich sein Istzeiterfassung Risikomanagmt. Ress.- planung Terminplanung Kostenplanung Ideenmanagmt. Portfoliomanagmt. TPG The Project Group, Slide 13

14 Portfolio - managm t. t. t. g Terminplanung Kostenplanung Ideenmanagm Istzeiterfassun Risikomanagm Ress.- planung Individuelle Priorisierung der MPM - Elemente Jedes Unternehmen hat eigene Ausgangslage und Anforderungen Reihenfolge der Einführung der einzelnen Elemente kann unterschiedlich sein Ideenmanagmt. Terminplanung Kostenplanung Istzeiterfassung Risikomanagmt. Ress.- planung Portfoliomanagmt. TPG The Project Group, Slide 14

15 Portfolio - managm t. t. Ideenmana Portfol iomana gmt. Risiko - mana gmt. t. g gmt. Termi n- planun g Istzeit - erfass ung Terminplanung Kostenplanung Ideenmanagm Istzeiterfassun Risikomanagm Ress.- planung Koste n- planun g Ress. - planun g Individuelle Priorisierung der MPM - Elemente Jedes Unternehmen hat eigene Ausgangslage und Anforderungen Reihenfolge der Einführung der einzelnen Elemente kann unterschiedlich sein Ideenmanagmt. Portfoliomanagmt. Kostenplanung Terminplanung Istzeiterfassung Risikomanagmt. Ress.- planung TPG The Project Group, Slide 15

16 Portfolio - managm t. t. Ideenmana Portfol iomana gmt. Risiko - mana gmt. Portf olioman agmt. Risik o- man agmt. t. g gmt. Termi n- planun g Istzeit - erfass ung Ideen - man agmt. Ter minplanu ng Istzei t- erfas sung Terminplanung Kostenplanung Ideenmanagm Istzeiterfassun Risikomanagm Ress.- planung Koste n- planun g Ress. - planun g Kost enplanu ng Ress.- planu ng Individuelle Priorisierung der MPM - Elemente Jedes Unternehmen hat eigene Ausgangslage und Anforderungen Reihenfolge der Einführung der einzelnen Elemente kann unterschiedlich sein Ideenmanagmt. Portfoliomanagmt. Kostenplanung Terminplanung Risikomanagmt. Ress.- planung Istzeiterfassung TPG The Project Group, Slide 16

17 Umgang mit Projektarten und Linientätigkeiten Was ist in Ihrem Unternehmen ein Projekt und was eine Linientätigkeit? Nicht jede auch größere Tätigkeit ist im Rahmen eines Projektes abzuwickeln Umgang mit Vorprojekten bei Ungewissheiten in der Planung Unterschiedliche Methoden und Tools für Kleinprojekte, Projekte und Programme Kriterien für den ordentlichen Abbruch von Projekten Kultur für den vernünftigen Umgang mit Projektabbrüchen Kriterien für Projektwürdigkeit müssen definiert sein Klarheit wie und worfür ein MPM System einzusetzen ist und wofür nicht... TPG The Project Group, Slide 17

18 Unterscheidung Linientätigkeiten und Projektarten Projektwürdigkeitsanalyse Kriterien Linientätigkeit Kleinprojekt Projekt Auswahl 1 Unternehmensumfeld - Bedeutung für alle Bereiche Nein Ja/Nein Ja Ja 2 Soziale Komplexität - Anzahl der involvierten Bereiche 1 Bereich bis zu 3 Bereiche mehr als 3 Bereiche bis zu 3 Bereiche - Größe des gesamten Projektteams 2-5 Personen 6 Personen 12 Personen 6 Personen 3 Personaleinsatz 10 PT - 30 PT 30 PT PT > 100 PT 30 PT PT 4 Ausgabewirksame Kosten < > Dauer 1 Monat - 3 Monate 4 Monate - 10 Monate > 10 Monate 4 Monate - 10 Monate 6 Risiken im Projekt auf die Qualität des Projektergebnisses gering mittel hoch mittel - inhaltliche / technische Komplexität gering mittel hoch hoch - Neuartigkeit für das Projektteam gering mittel hoch gering - rechtliche Aspekte gering mittel hoch mittel 7 Risiken aufgrund geringer Qualität des Projektergebnisses - wirtschaftliches Risiko, wenn das Projektergebnis nicht den Anforderungen entspricht gering mittel hoch mittel - Außenwirkung (außerhalb des Unternehmens) gering mittel hoch gering Empfehlung laut PWA Kleinprojekt TPG The Project Group, Slide 18

19 Position der Projektleiter in der Unternehmensorganisation Wie wird man denn Projektleiter in Ihrem Unternehmen? Verankerung der Projektleiter im Karrierepfad? Rechte und Pflichten sowie erforderliche Voraussetzungen definieren Rückendeckung von den internen Projektauftraggebern Definition des Projekterfolges und dessen Erreichbarkeit Mitwirkung bei der Definition von Zielen und Randbedingungen Klare Eskalationskriterien und Eskalationswege sind erforderlich Die Abstimung mit den Ressourcenbesitzern ist die härteste Nuss... TPG The Project Group, Slide 19

20 Zusammenarbeit Projektleiter und Abteilungsleiter Linienorganisation Lieferung von Ergebnissen aus den Abteilungen Groplanung im Projekt Detailplanung in der Linie Matrixorganisation Reservierung von Ressourcen aus den Abteilungen Groplanung in der Abteilung Detailplanung im Projekt P 1 Abteilung A Abteilung B Abteilung C Projekt- Planung Abteilung A P1 P2 P3 Berger, Gruber Res... Res... Abteilung B PX P1 PY Projekt 1 Res... Meier, Müller Res... Abteilung C PA PB P1 Res... Res... Gruber, Fischer Abteilung A Abteilung B Abteilung C Abteilung A Abteilung A P 1 Müller Meier P 1 P X Linien- Planung Abteilung A Abteilung A Abteilung A P X P X P 1 TPG The Project Group, Slide 20

21 Planungsvariante 1: Projektreservierung in der Linie Abteilungsleiter reserviert Personen auf Projektebene Projektleiter verplant Ressourcen auf Vorgangsebene Abteilung A Abteilung B Abteilung C P1 P2 P3 Berger, Gruber Res... Res... PX P1 PY Res... Meier, Müller Res... PA PB P1 Res... Res... Gruber, Fischer Projekt 1 Abteilung A Abteilung A Abteilung A Abteilung A Abteilung A TPG The Project Group, Slide 21

22 Planungsvariante 1: Projektreservierung in der Linie Brückenschlag zwischen Projekt- und Abteilungsleitern mit einem Vergleich zwischen Anfragen und Zusicherungen Project A Jan Feb Mar Apr May Department A Demand 200h 450h 500h 350h 180h Commit 200h 400h 400h 340h 200h Department B Demand 20h 250h 30h Commit 40h 240h 30h Department C Demand 40h 180h 160h Commit 40h 160h 160h Project A (Resources) Jan Feb Mar Apr May Department A 200h 450h 500h 350h 180h Department A Jan Feb Mar Apr May Project A Demand 200h 450h 500h 350h 180h Department B 20h 250h 30h Department C 40h 180h 160h Project X,Y,Z,... Commit 200h 400h 400h 340h 200h Project A (Tasks) Department B Jan Feb Mar Apr May Task 1 Department A Project A Demand 20h 250h 30h Task 2 Department B Commit 40h 200h 30h Task 3 Department A Project X,Y,Z,... Task 4 Task 5 Task 6 Task 7 Department A Department C Department C Department A Department C Jan Feb Mar Apr May Project A Demand 40h 180h 160h Commit 40h 160h 160h Project X,Y,Z,... TPG The Project Group, Slide 22

23 Planungsvariante 2: Detailplanung in der Linie Projektleiter plant den Rahmen mit generischen Ressourcen Abteilungsleiter plant die Projektdetails und Linienaufgaben in einem eigenen Plan mit persönlichen Ressourcen P 1 Abteilung A Abteilung B Abteilung C Projekt- Planung Abteilung A Abteilung B Abteilung C P 1 Müller Meier P 1 P X Linien- Planung P X P X P 1 TPG The Project Group, Slide 23

24 Planungsvariante 2: Detailplanung in der Linie Projekt (Grobplanung) 80 h 140 h Anfrage aus dem Projekt Antwort aus der Abteilung Abteilung (Detailplanung) 80 h 140 h TPG The Project Group, Slide 24

25 Sicherung der Projektqualität Einrichtung eines Project Management Offices (PMO) Schaffung von Standards und Verbreitung von Methoden und Werkzeugen Erhöhen der Qualität in der Projektplanung und Dokumentation Unterstützung der Projektleiter Vollständigkeit und Verlässlichkeit von Projektdaten Fundament für belastbare Entscheidungen Projektmanagement ist auf Dauer kein Selbstläufer... TPG The Project Group, Slide 25

26 Sicherung der Zukunft des MPM Systems Können neue Bereiche eingebunden werden? Kann das System international erweitert werden? Können Berichte angepasst werden? Können Workflows angepasst werden? Können Planungsfunktionen geändert oder ergänzt werden? Gibt es Anbieter von Ergänzungsprodukten? Sind die bestehenden Schnittsttellen konfigurierbar? Können weitere Fremdsysteme angebunden werden? Ihr Unternehmen und die MPM Umgebung ändern sich bestimmt... TPG The Project Group, Slide 26

27 Zum Schluss Eine Projektmanagement - Lösung ist immer internen politischen Strömungen und oft starken persönlichen Interessen ausgesetzt... An den Werkzeugen oder an den Methoden scheitern die wenigsten MPM Einführungen, manche aber doch... Mit allen Systemen arbeiten Menschen, vergessen Sie das bitte nicht... TPG The Project Group, Slide 27

28 Fragen? TPG The Project Group, Slide 28