Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement für Software- Produktmanager. Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 1

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1 Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement für Software- Produktmanager Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 1

2 A) Risikomanagement für Software- Produktmanager Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 2

3 B) Portfoliomanagement für Software- Produktmanager Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 13

4 Controlling von Projekten Portfolio-controlling Projektcontrolling Gegenstand Gesamtheit aller geplanten und in Bearbeitung befindlichen IT-Projekte Das einzelne IT-Projekt Dessen Gestaltungsphasen Ziel Effektivität gewährleisten Koordination der Ressourcen Effizienz der - Arbeitsbedingungen - Projektarbeit gewährleisten Sicherstellung der Planumsetzung Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 14

5 Portfoliocontrolling Effektivitätsbeurteilung Kritische Erfolgsfaktoren Strategie und Ziele Rolle und Beitrag der IT für KEF und Strategien IT-Anwendung und IT-Architektur Kritische Erfolgsfaktoren Projektbudget Projektportfolio Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 15

6 Produkt-Lebenszyklus K U Reife Einführung Wachstum Sättigung Degeneration t Entstehungszyklus Marktzyklus Lebenszyklus Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 16

7 Konzept der Erfahrungskurve Annahme: Stückkosten sinken bei Verdopplung des kumulierten Outputs um einen bestimmten Prozentsatz Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 17

8 "Klassische" Portfolio-Analyse hoch B A Marktattraktivität D C Normstrategien: Halten Ausbauen Melken Aussteigen niedrig niedrig hoch Wettbewerbsstärke Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 18

9 Marktattraktivität B e u r t e i l u n g Kriterien niedrig mittel hoch Marktgröße Marktwachstum Branchenrentabilität Wettbewerbssituation Investitionsintensität Substitutionsgefahr Versorgungssicherheit Interventionsrisiken Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 19

10 Relative Wettbewerbsstärke B e u r t e i l u n g Kriterien niedrig mittel hoch Relativer Marktanteil Finanzkraft Technisches Know-how Kostenvorteile Produktqualität Innovationspotential Lizenzvorteile Qualifikation der MA Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 20

11 Strategie-Schwerpunkte Selektiver Ausbau Ausbau Position verteidigen Begrenzt expandieren Selektion Selektiver Ausbau Desinvestition Schwerpunktverlagerung Gewinnorientierung Investitions- und Wachstumsstrategie Konsolidierungs- und Selektionsstrategie Abschöpfungs- und Desinvestitionsstrategie Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 21

12 Strategie-Zuordnung Wettbewerbsstärke schwach mittel stark hoch Selektiver Ausbau Auf wenige Stärken spazialisieren Schwächen überwinden oder Rückzug Ausbau Marktführerschaft anstreben Anfällige Bereiche stärken Position verteidigen Maximale Investitionen Auf Stärken konzentrieren Marktattraktivität mittel Begrenzt expandieren Suche nach risikoarmen Expansionsmöglichkeiten Rationalisieren Selektion Laufendes Programm verteidigen Risikoarm investieren Selektiver Ausbau Investieren in attraktive Segmente Produktivitätssteigerung gering Desinvestition Verkaufen Fixkosten senken Gewinnorientierung Rentable Segmente verteidigen Produktlinie verbessern Schwerpunktverlagerung Gewinnmaximierung Attraktive Segmente Stärken verteidigen Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 22

13 Kritik der Portfolio-Analyse Die Portfolio-Analyse ist das am häufigsten angewandte Instrument der strategischen Unternehmensplanung Zusammenhang zwischen Marktanteil und Rentabilität Einordnung in Matrix hat stark subjektive Züge Eindeutige Abgrenzung der Produkte oder Strategischen Geschäftseinheiten Marktanteil und Marktwachstum erklären nur zum Teil die Rentabilität Interdependenzen zwischen Produkten oder Strategischen Geschäftseinheiten Anwendung fördert Kommunikation im Management Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 23

14 Beispiel eines Projektportfolios (1) Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 24

15 Beispiel eines Projektportfolios (2) Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 25

16 Beispiel eines Projektportfolios (3) Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 26

17 Beispiel eines Projektportfolios (4) Komplexität niedrig Produktprojekte mittel Strukturprojekte Funktionalprojekte hoch Anm: ein weiteres Differenzierungsmerkmal besteht in der unterschiedlichen Größe der Symbole,die den absoluten Beitrag charakterisieren. niedrig mittel hoch relativer Nutzenzuwachs Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 27

18 Beispiel eines Projektportfolios (4) Bestimmung der Position Bewertung Gewichtung Bewertung Gewichtung 3 7 0,5 0,5 Projektdauer Projektgröße 5 0, ,6 0,4 0,6 0,4 Abhängigkeit, interne Abhängigkeit, externe Unstrukturiertheit Neuheitsgrad 4,4 2,6 0,4 0,15 4,4 Komplexität 7 2 0,6 0,4 Rahmenbedingungen, technische Rahmenbedingungen, personelle 5 0, ,3 0,7 Nutzungsdauer Einsatzflexibilität 4,8 0, ,5 0,5 Wissenszugewinn Weiterentwicklungspotential 7,5 0, ,7 0,3 Nutzen für Mitarbeiter Nutzen für das Unternehmen 4,7 0,15 6 Nutzenzuwachs 6 7 0,6 0,4 Amortisationsdauer Rentabilität 6,4 0,6 Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 28

19 Beispiel eines Projektportfolios (4) Definition eines Einzelkriterums Einflußfaktoren auf das Projekt, die vom Unternehmen verändert oder beeinflußt werden können Kriterium Punktwert Interne Abhängigkeit Ziel und Durchführung des Projektes sind unabhängig von Ergebnissen aus anderen internen Projekten Das Projekt ist zwar gegenüber anderen internen Projekten dominant und relativ unabhängig, benötigt aber unterstützende Beiträge aus diesen Projekten Ohne die erforderlichen Beiträge aus anderen internen Projekten ist das Projektziel nur teilweise erreichbar Ohne Beiträge aus anderen internen Projekten ist das Ziel des Projektes nicht erreichbar Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 29

20 Erstellung von Portfolio-Diagrammen mit Excel Microsoft Office Excel-Arbeitsblatt Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 30

21 Beispiel eines Projektportfolios (5) Aufwand niedrig Risiko Je größer der Kreis, desto größer das Risiko mittel hoch niedrig mittel hoch Nutzenzuwachs Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 31

22 Beispiel eines Projektportfolios (6) Zielbeitrag hoch P1 Risiko mindern! P2 Projekt Nr. Größe Aufwand mittel P6 P3 Top-Kandidaten Zielbeitrag erhöhen! niedrig P7 P5 P4 Gute Kandidaten hoch mittel niedrig Überarbeitung Risiko Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 32

23 Beispiel eines Projektportfolios (6) Bestimmung des Zielbeitrags mit QFD Gewichtung Idee / Alternative 1 Idee / Alternative 2 Idee / Alternative 3 Idee / Alternative m Projektziel A 10 9 Projektziel B 20 3 Projektziel C 30 1 Projektziel N Zielbeitrag Leistungsniveau 99% 10 Sec Welchen Beitrag hat die Umsetzung von Idee X zur Erfüllung von Ziel Y? 9: starke, direkter Verbesserung der Zielerreichung 3: spürbare, evtl. verzögerte oder maßvolle Verbesserung 1: schwache, mittelbare, bedingte Verbesserung 0: keine, oder ausschließlich indirekte Auswirkungen Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 33

24 C) Ressourcenmanagement für Software- Produktmanager Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 35

25 Übergreifende Ressourcenplanung und -steuerung Voraussetzung: einheitlicher Planungsansatz für alle Software-Einzelvorhaben Eine umfassende Detailplanung ist nicht praktikabel! Analogie zur industriellen Fertigung Grobplanung: Pauschale Kapazitätsdisposition von Maschinengruppen Feinplanung: Feinterminierung der Einzelaufträge auf Maschinen Feinplanung wird ständig aktualisiert, Grobplanung erfolgt periodisch Grob- und Detailplanung bei Einzelvorhaben: Detailplanung: mittel- bis kurzfristige detaillierte Arbeitsplanung Grobplanung: Planung aus der Gesamtsicht im Zuge der ersten Aufwandschätzung / -verhandlung für die Integration in das Projektportfolio bzw. den Ressourcenpool Multi-Projektpläne für konkurrierende Einzelvorhaben Projektstatussitzungen markieren Meilensteine Zwischen den Meilensteinen Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 36

26 Ressourcenbegriffe Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 37

27 Ressourceneinsatzplan Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 38

28 Unternehmenssicht auf den Ressourcenplan Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 39

29 Vorausstetzungen für integrierte Projekt- und Ressourcenplanung (1) Eingeführtes funktionierendes Einzel-Projektmanagement Projektdefinition Ziel, Aufgabenstellung, Auftraggeber Projektplanung Dauer, Aufwand, Verantwortlichkeit und Abhängigkeiten Projektcontrolling und -steuerung mit Kapazitätsverfolgung Projektorganisation definierte Rollen und Verantwortlichkeiten Projektberichtswesen Statusberichte und Ergebnisdokumentation Phasenmodell Standardisierungen (über Projekte hinweg) vergleichbare Projektphasen und Meilensteine einheitliche Planungsverfahren einheitliche DV-Systeme Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 40

30 Voraussetzungen für integrierte Projekt- und Ressourcenplanung (2) Akzeptanz im Linienmanagement einheitliche Instrumente zur Kapazitätserfassung und - planung Einhalten der getroffenen Kapazitätsaufteilungen Bereitschaft Verantwortung zu delegieren und aufzuteilen Aktive Unterstützung durch das obere Management Machtpromotor Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 41

31 Integrierte Projekt- und Ressourcenplanung: Szenario I "Multi-Projekt-Controlling" Linienorganisation mit starkem Projektmanagement und übergreifender Statusanalyse und steuerung; Standardisierung von Dokumententypen, Arbeitsumgebungen etc. Projektmitarbeiter werden zu festem Prozentsatz an Projekte ausgeliehen; Grundlasten werden nicht bzw. pauschal berücksichtigt Nach Ressourcenzuordnung erfolgt die Einlastung im Projekt für die gesamte Projektlaufzeit Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 42

32 Rollenbezogene projektübergreifende Ressourcenplanung Systemanalytiker Kapazitätsgrenze reserviert eingelastet Zeit Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 43

33 Integrierte Projekt- und Ressourcenplanung: Szenario II "Prozess-Controlling" Multidimensionale Organisation mit ausgeprägter Projektperspektive Projektgetriebene rollierende Einsatzplanung: einige Mitarbeiter werden fest zugeordnet, weitere bei Bedarf zur Verfügung gestellt; Grundlasten werden pauschal geplant Die Ressourcenzuordnung erfolgt rollierend auf Grundlage des Ressourcenpools Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 44

34 Integrierte Projekt- und Ressourcenplanung: Szenario III Projektübergreifendes Prozess- und Ressourcenmanagement Projektmanagement-Organisation mit starkem übergreifendem Ressourcen- Management; Unterscheidung zwischen Rollen und Ressourcen Ressourcengetriebene rollierende Projektplanung; Ressourcen werden Projekten als Rolleninhaber scheibchenweise zur Verfügung gestellt (Monatsplanung); Grundlasten werden für alle Mitarbeiter grob geplant und verfolgt. Die Projektplanung ist eine Verfeinerung der Gesamtplanung Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 45

35 Integrierte Projekt- und Ressourcenplanung: Szenario IV Prozessbasiertes Projektmanagement Starke Linienorganisation (IT Management) - Verfahrenssicherheit und Erfahrungssicherung durch Prozessmanagement Grundlasten (Wartung etc.) werden bei allen Mitarbeitern als spezifische Teilprozesse detailliert geplant und gezielt verfolgt Projektplanung ist eine spezifische Sicht auf den Gesamtplan Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 46

36 Rollierende Projektplanung Projektplan Phase I Phase II Phase III Phase IV Phase V Phasenplan II A B C D E F G H Arbeitsplan C Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 47

37 Methodik für die Projektkoordination = Projektsteuerungsprozess Initierung Gründung Infrastruktur Standards Vorbereitung Einführung Durchführung Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 48

38 Aufbauorganisation für das moderne Projektmanagement IT IT Lenkungsausschuss Lenkungsausschuss Projektausschuß Projektausschuss Sponsor Fachrepräsentant Technikrepräsentation Kernteam Kernteam Projektmanager Projektmanager Bereichssprecher Bereichssprecher Fachlicher Koordinator Technischer Koordinator Technisch Fachlich Planungskoordinator Erweitertes Team Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 49

39 PRINCE2 Project Management Structure Programme Management Project Board Senior User Executive Senior Supplier Project Assurance Project Manager Project Support Team Manager Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 50

40 PRINCE2 Programme Organization Change Manager Programme Executive Programme Director Programme Manager Design Authority Programme Assurance Project Board Programme Support Project Assurance Project Manager Project Support Team Manager Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 51

41 Organisation Methodik Technik Organisation Abgrenzung Committment Methodik Machbarkeit Kompatibilität Technik Effektivität Effizienz Risiko-, Portfolio- und Ressourcenmanagement 52

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