Cat4 Projekt-Software. Performance für Ihre Projekte

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1 Cat4 Projekt-Software Performance für Ihre Projekte 1

2 Referenzen & Einsatzgebiete Portfolio- und Budgetplanung Projektideen werden gesammelt und anhand ihres Wertbeitrags priorisiert Portfolio-Charts zur Entscheidungsunterstützung Kennzahlenbasierte Auswertungen Roadmap Workflow-Management Genehmigungsprozesse für Stufen & Phasen Auftragsabwicklung Automatische Nachrichten / s Ressourcen Multiprojekt-Controlling Projektleiter aktualisieren periodisch den Projektstatus Ampelfarben, erläuternde Texte, harte Fakten Trends bei Kosten, Nutzen, Meilensteinen etc. Dokumentenverwaltung Restrukturierung und Kostensenkung Top-Down-Vorgabe von Potenzialen Bottom-Up Potenzialanalyse Erfolgskontrolle Dashboard Härtegradmodell 2

3 Cat4 Auszug aus dem Funktionsumfang Risiken Projektsteckbrief Statusbericht Aufgaben & Meilensteine Ressourcen Kosten / Nutzen Dokumente Verantwortlichkeiten Berichte & Analysen 3

4 Projektsteckbrief Strukturierung der Projekte in einer Baumansicht Beliebige Elemente im Baum (Programm, Projekt, Maßnahmen, Workstreams, Maßnahmenpakete) Textuelle Beschreibung jedes Baumeintrags auf der rechten Seite Frei definierbare Felder 4

5 Statusbericht Automatische und manuelle Ampeln Frei definierbare Kriterien Textuelle Zusammenfassung des aktuellen Status von Projekten und Maßnahmen Beschreibung der Probleme und Fortschritte Entscheidungsbedarfe und nächste Schritte 5

6 Aufgaben & Meilensteine Planung und Controlling von Meilensteinen, Aufgaben und Terminen Wahlweise Start- und Endedaten oder nur Endedaten Mehrere Planversionen Einfrieren von Plänen Verantwortlichkeiten Vorgänger-/ Nachfolgerbeziehungen Gantt-Chart-Ansicht integriert 6

7 Kosten- und Nutzenverfolgung Kosten und Nutzen im Zeitverlauf Freie Konfiguration Planversionen (Ist, FC, Plan, V-Ist, Baseline) Kontenpläne Formeln zwischen Konten Aggregation auf allen Ebenen des Projektbaums Umrechnung zwischen Währungen und Einheiten (T, Mio. US$) 7

8 Berichte Reporting auf Basis von Microsoft Office ( ) Layout in Office Daten aus dem System (Serienbrief) Exporte und Berichte PowerPoint Excel Word Project Importe Excel Project 8

9 Verantwortlichkeiten & Rechteverwaltung Rollenbasiertes Rechtekonzept z.b. Projektleiter, Lenkungsausschuss, Maßnahmen- Verantwortlicher, Team Mitglied etc. Rollen und Rechte beliebig anpassbar Rechtevergabe auf allen Ebenen (Einträge im Projektbaum, Funktionen auf der rechten Seite, Felder) 9

10 Dokumentenverwaltung Hinterlegung von Ordnerstrukturen und Dokumenten auf Projekt- und Maßnahmenebene Check-In und Check-Out Sperren von Ordnern Suche über Kategorien und Tags Export aller Dokumente in eine gemeinsame Zip-Datei Hyperlinks zum Intra-/ Internet 10

11 Ressourcen-Management Ressourcenplanung im Projektverlauf Kapazitäts- und Auslastungsmanagement Wöchentliche Zeitaufschreibung 11

12 Earned-Value-Analysis zur Fortschrittsverfolgung Vergleich von Plan, Ist und Earned Value Arbeitspakate im Vergleich zum Planfortschritt Zeit und Kosten in der Historie 12

13 Risk Management Standardrisikokategorien und frei definierbarer Kriterienkatalog Bewertung mit Wahrscheinlichkeiten und Auswirkungen (Punkte, Beträge) Risikobewertung vor und nach Maßnahmen 13

14 Beispiele für Standardberichte (1/2) 14

15 Beispiele für Standardberichte (2/2) Übergabe an Excel- Vorlagen Ausgabe in Word Export in Excel- Pivot-Vorlagen Versand von s 15

16 Benutzeroberfläche individuell konfigurierbar Alle Bildschirmelemente lassen sich anpassen Layout Kunden-Logo und -farben Mehrsprachig Unternehmensspezifische Ausdrücke & Fachbegriffe Individuelle Berichte PPT-Vorlagen Schriftarten- und größen Masken Felder, Beschriftungen Reihenfolgen Formate 16

17 Im Regelfall nach 4 Wochen einsatzbereit Nach 2 Wochen: System betriebsbereit Nach 4 Wochen: Alle Projekte im System Nach 6 Wochen: System feinjustiert Nach Rollout: Nach 8-12 Wochen: Erste Statusberichte Abschlussarbeiten Installation & Konfiguration Projektinventur Fine Tuning Rollout Lessons Learned 1-Tages-Workshop mit Kernteam Fragebogen von Cataligent: Struktur des Projektbaums Anzahl Ampeln Kontenpläne Rollen & Rechte Cataligent setzt System auf Übernahme von Migrationsdaten 4h-Workshop: Schulung Key User Key User sammeln Daten in Organisation und überführen sie ins System Cataligent unterstützt bei Projektinventur Cataligent konfiguriert Berichte 6h-Workshop mit Key Usern & Sponsor Änderungsbedarfe Entwicklung Rollout-Plan Feinjustierungen an Software ggf. Installation auf Zielrechner Key User schulen weitere Ansprechpartner & Projektleiter in Niederlassungen Projektleiter aktualisieren ihren Statusbericht Erstes Statusberichtswesen auf Managementebene 6h-Workshop mit Key Usern und Sponsor: Erfahrungen Handlungsbedarfe Schulung von Randfunktionen Abschließende Konfigurationsarbeiten Exemplarisch anhand eines typischen Restrukturierungsprojekts 17

18 Typische Einsatzszenarien von Cat4 Program Management Process Support Dauer Einmaliges Programm / Projekt Permanente Prozessunterstützung Anforderung Einsatz Betrieb Schnelle Einführung, bewährte Methodik, einfache Benutzerführung, über Unternehmensgrenzen hinweg Kostensenkungsprogramme Restrukturierungen Sanierungen Post Merger Integration Carve-Out / Spin-off / IPO IT-Programme Software as a Service, Internet, Lizenzmiete Anpassbarkeit an bestehende Prozesse, Funktionsvielfalt, Flexibilität, Schnittstellen, Tool- Baukasten Multi-Projektmanagement Projektportale Genehmigungsprozesse, Workflows Projektportfoliooptimierung Produktmanagement Beteiligungscontrolling Kontinuierliche Ergebnisverbesserung Hosting vor Ort, Intranet, Lizenzkauf 18

19 Zwei Versionen Cat4 - Unlimited Edition Cat4 - Specialized Edition Speziell für ein Einsatzgebiet zugeschnitten Begrenzter Funktionsumfang, ausgewählte Berichte Wenig Anpassungen 10 Tage Anpassung, Training, Consulting enthalten Voller Funktionsumfang (mehr als 100 Personenjahre Entwicklungsaufwand) Einschließlich Schnittstellenmodulen, Konfigurationen, Administrationsfunktionen Eigene Berichte, Filter, Masken Ausbaufähig, flexibel bei zukünftigen Anforderungen 20 Tage Anpassung, Training, Consulting enthalten Mietmodell*: einmalig einmalig monatlich monatlich * Beträge für 100 Nutzer einschließlich Lizenzen, Support, Wartung und Hosting. Alternativ zum Mietmodell existiert ein Kaufmodell. Amortisation des Kaufs ggü. Miete nach ca. 2,5 Jahren 19

20 Gute Gründe Wieso Cat4? Erfahrung (Methodik, Praxis-orientierung, 100 Personenjahre Entwicklung) Wieso Projekt-Software? Ordnung (Strukturierung der Projektlandschaft; Standardisierung von Prozessen, Formularen und Berichten; Konsistenz der Daten durch zentrale Datenbank) Produktivitätsgewinn (Routinearbeiten durch das System) Verbesserte Steuerung durch Transparenz, Kontrolle und Risikovorschau Management-Fokus (Berichte, Kennzahlen, Drill-Down) Kurze Implementierungsdauer (Intuitive Bedienung, kaum Training, web-basiert ohne Installation, bewährte Vorgehensweise) Herausragende Funktionalitäten (z.b. Berichtswesen, Rechteverwaltung, Finanzwesen) Anpassbarkeit (Konfigurierbarkeit integriert, individuelle Erweiterbarkeit, modularer Aufbau, Garantie von Release- Fähigkeit) Gute Konditionen (Miet- und Kaufmodell, Nutzungsabhängiger Preis) 20

21 Kontakt Cataligent Projekt GmbH Immermannstraße Düsseldorf Ansprechpartner: Volker Voigt Tel: Mobil: Mail: 21

22 Anhänge / Ergänzungen 22

23 Cataligent im Überblick Ausgründung aus der Management-Beratung Arthur D. Little Produkt seit 1997 im Einsatz, seit 2000 als eigenständige Gesellschaft 3 Services Standardsoftware Cat4 Kundenindividuelle Entwicklung auf Basis der Standardsoftware Cat4 Beratung und Einführung 15 Mitarbeiter Büros in Düsseldorf und Köln Beratungs- und Implementierungspartner: Arthur D. Little KPMG Andersch The Performance Factory Draxinger & Lentz Größte Installationen bei adidas mit weltweit mehr als Nutzern ( Corporate Licence ) 23

24 Technische Anforderungen Empfohlene Client Konfiguration Standard Windows PC (XP, Vista, 7) Internet Explorer 7.0 oder aktueller Acrobat Reader 8 oder aktueller Microsoft Office 2003 oder aktueller Empfohlene Netzwerkbandbreite 100 KByte/Sek Download Empfohlene Server Konfiguration Standard Windows-2008R2-Server SQL-Server 2008 (Enterprise Edition nicht erforderlich; in den meisten Fällen reicht die kostenlose Express Edition aus) Internet Information Server 7.5 DotNet-Framework (kostenlos) 4 Cores 16 GByte RAM HD: 100 GB Anwendung, 200 GB DB, 200 GB Backup Dediziert oder Virtuell Trennung in App-Server/DB-Server möglich 24

25 Features (1/2) Generelle Funktionalität Webbasiertes Multiuser-System Multilingual Archivierung Log Konfiguration Alle Bildschirmelemente konfigurierbar Unternehmensspezifische Ausdrücke Definierbare Felder u. Funktionen ein- oder ausblenden Kompatibilität mit Microsoft MS Excel Export / Import MS PowerPoint Export MS Word Export MS Project Import / Export Statusreport Erfassen von Ampelfarben aktueller Status v. Projekten u. Maßnahmen Beschreibung der Effekte und Umsetzung Entscheidungsbedarfe u. nächste Schritte Kosten- /Nutzen-Kontrolle Business Pläne f. individuelle Projekte Kontenpläne u. -gruppen frei definierbar Cash Flow u. EBITDA Ansichten Aggregation auf allen Ebenen Mehrwährungsfähig Berichtswesen Standard-Reports inklusive XLS- u. PPT-Exporte extrem einfach Texte, die in Folie eingetragen werden, werden automatisch in DB gespeichert Logo, Legende & Startseite konfigurierbar Workflow Automatische Nachrichten / s Workflow & Genehmigungsprozesse Task & Milestones Planung & Controlling v. Meilensteinen Definierbare Implementierungsgrade (auch PMI, PRINCE2, V-Modell etc.) Aufgaben- & Terminplanung sowie verfolgung Dokumentenmanagement Hinterlegung v. Dokumenten auf Projekt- und Maßnahmenebene Zentrale Speicherung auf Server Template-Verwaltung Hyperlinks zum Intra-/Internet Berechtigungen Rollenbasiertes Rechtekonzept auf unterschiedlichsten Ebenen u. Funktionen Verwaltung von unterschiedlichen Profilen (z.b. Projektleiter, Manager, Team-Mitglied etc.) Filter Filterungs- u. Kategorisierungsmöglichkeiten von Projekten u. Maßnahmen Export der Filterergebnisse in Excel 25

26 Features (2/2) Erweiterte Funktionsblöcke Top-Down- / Bottom-Up-Planung Portfoliomanagement / Nutzwertanalyse Risiko-Management Detaillierte Ressourcenplanung und verfolgung ToDo-Listen / MyTasks Schnittstellenmodul (z.b. Import von Ist-/ Plan-Werten über xls, Stammdaten-Import über xls oder xml) Microsoft-Project-Schnittstelle Schnittstelle zu SharePoint (Zugriff auf SharePoint-Dokumente, Einbindung in SharePoint-Umgebung) Abhängigkeiten zwischen Projekten Sperrmechanismen (Sperren von Projekten gegen Eingaben während der Berichtsphase) Nutzerübersichten (Berechtigungen, Filter, Erst-Import, Export/Re-Import) Konfigurationsfunktionalitäten Konfiguration neuer Filterfelder Änderung Kontenplan und Formeln Konfiguration der Rollen und Rechte Konfiguration der Projekttypen, Tabs, Felder und Masken Konfiguration von Templates Erstellung und Konfiguration neuer Berichte/ Anpassung bestehender Berichte Konfigurationsmöglichkeiten für Actions / Makros (Kopieren von Ist/Plan, Sperren und Setzen von Werten) Administrationsfunktionalitäten Automatische Administration (Auto- Archivierung, Auto-Löschen, regelmäßige Password-Erneuerung) User-Self-Service (Zurücksetzen Passwort) 26

27 Kosten- und Nutzenverfolgung Project Management Study 2011 Prof. Dr. Frederik Ahlemann 27

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