Portfolio-Analysen und Simulationen

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1 Strategische Portfolio-Analysen Portfolio-Analysen und Simulationen Werkzeuge für Strategische Entscheidungen Ein White Paper von Dr. P. Waegli-Research,

2 Strategische Portfolio-Analysen 2 Portfolio Analysen und Simulationen als strategische Entscheidungswerkzeuge Herausforderung Vor dem Hintergrund steigender Unsicherheiten und sich wandelnder Industrie- und Marktstrukturen müssen Unternehmen mehr denn je in der Lage sein ihre Produkte, Dienstleistungen und Geschäftsmodelle immer wieder den sich wandelnden Bedürfnissen und Bedingungen anzupassen. Unternehmen, die nachhaltig erfolgreich sein wollen, müssen in Szenarien denken und sich jederzeit verschiedene Optionen offen halten, um schnell auf ändernde Bedingungen zu reagieren, um die Auswirkung von Risiken zu begrenzen und Chancen wahrzunehmen, wenn sie sich bieten. Damit dies gelingt, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen ihre Investitions- und Projektportfolios periodisch, sowie bei grösseren Veränderungen wie Restrukturierungen, Akquisitionen, etc. bezüglich Chancen und Risiken überprüfen, entsprechenden Stresstests unterziehen und, wenn nötig, anpassen. Dabei müssen Fragen beantwortet werden wie beispielsweise: Sind die Marktchancen für die geplanten Innovationen intakt? Werden die Innovationsprojekte zielgerichtet umgesetzt? Eröffnen sich neue Opportunitäten? Wurde auf die Realisierung der richtigen Optionen gesetzt? Welche internen und externen Faktoren können die Umsetzung der laufenden und geplanten Projekte beeinflussen? Wie wirken sich diese Einflüsse auf den Geschäftserfolg und die Erreichung der strategischen Ziele aus? Ist die Szenarioplanung aktuell und sind die Triggerpunkte bekannt, die Korrekturen der Strategie auslösen müssen? Wie robust ist das bestehende Portfolio unter den verschiedenen, möglichen Szenarien? Modellierungs- und Simulationsverfahren können einen entscheidenden Beitrag leisten, um die Komplexität von Projektportfolios zu beherrschen. Sie erlauben es kritische Abhängigkeiten und Einflussfaktoren darzustellen, welche die Entwicklung des geplanten Projekt-Portfolios nachhaltig beeinflussen können. Darauf aufbauend kann mit Hilfe von Simulationsmodellen die mögliche Geschäftsentwicklung für eine Vielzahl von Alternativen und Szenarien in-silico und damit ohne Risiko untersucht werden. Entscheide können dann aufgrund objektiver Resultate und transparenter Annahmen getroffen werden, was sowohl deren Treffsicherheit wie auch Akzeptanz signifikant verbessert. portfolioanalyzer einfach und leistungsfähig Mit portfolioanalyzer steht nun ein leistungsfähiges aber einfach anzuwendendes und zu implementierendes Werkzeug zur Verfügung, mit welchem die eingangs diskutierten Analysen, Simulationen und Optimierungen durchgeführt werden können. portfolioanalyzer ist eine Desktopanwendung (Webanwendung in Entwicklung), welche die verfügbaren Projekt-, Ressourcen- und Marktdaten verwendet und dazu voll transparent mit Microsoft Excel zusammenarbeitet. Microsoft Excel-Tabellen werden dabei als Datencontainer verwendet, in welchen die benötigten Daten gespeichert werden. Da Excel in den meisten Fällen die bevorzugte Tabellenkalkulationslösung ist, die für eine Vielzahl von Planungsaufgaben der diskutierten Art eingesetzt wird, stehen die benötigten Daten in der Regel ganz oder mindestens teilweise bereits im benötigten Format zur Verfügung. Für die Datenübernahme von Drittanwendungen besteht die Möglichkeit die benötigten Daten in Excel-Tabellen zu exportieren, oder eine direkte Schnittstelle zur entsprechenden Anwendung zu schaffen. Für eine Reihe von Anwendungen (Projektkategorien) stehen Templates der benötigten Excel-Tabellen zur Verfügung, was in der Regel einen schnellen Start erlaubt. Diese Auswahl von Templates wird von uns dauernd erweitert.

3 Strategische Portfolio-Analysen 3 Gewappnet Veränderungen zu meistern Mit portfolioanalyzer können Projektdaten konsolidiert und damit Projekte verglichen, und die Auswirkung von neuen Einflüssen, sich ändernden Rahmenbedingungen und zu treffenden Entscheidungen jederzeit durch entsprechende Analysen und Simulationen überprüft werden. Auf diese Weise kann Wandel und zunehmende Komplexität als Chance genutzt werden, um neue Opportunitäten zu erkennen und die Voraussetzungen zu schaffen, diese mit überschaubaren Risiken zu realisieren. Typische Situationen werden im Folgenden zusammen mit einigen, dabei wichtigen Analyse-/Simulationsalgorithmen kurz erläutert. Verbesserung der Innovationstätigkeit Häufig wird in Unternehmen die Situation angetroffen, dass genügend Ideen für Innovationen vorhanden sind, dass aber die Umsetzung der entsprechenden Projekte nicht voran kommt. Dies hat meistens damit zu tun, dass Projekt- entscheidungen auf der Basis von vermeintlicher Dringlichkeit, persönlichen Präferenzen und Bauchgefühlen getroffen werden und nicht auf der Basis quantifizierbarer Beiträge der Projekt zur Unternehmensentwicklung. Damit besteht die Tendenz kurzfristige, vermeintlich dringende Anpassungsprojekte auf Kosten längerfristiger Innovationsprojekte zu priorisieren. Eine typische Konsequenz davon sind dauernd wechselnde Prioritäten in der Entwicklung, was sich negativ auf die Effizienz auswirkt. Projektportfolio-Management stellt das Instrumentarium zur Verfügung Projekte- und Projektportfolios auf Ihren Beitrag zur Unternehmensentwicklung zu untersuchen und Portfolios bezüglich Geschäftsbeitrag, Investitionen, Risiken, Ressourceneinsatz, usw. zu optimieren. So genannte Dashboards (Fig. 1) geben für alle Beteiligten, einen umfassenden Überblick über die zur Diskussion stehenden Projekte, was den Entscheidungsprozess und damit die Umsetzung von Innovationen entscheidend verbessert und die Innovationsfähigkeit insgesamt substantiell stärkt. Fig. 1 Typische mit portfolioanalyzer erstellte Portfolio-Übersicht

4 Strategische Portfolio-Analysen 4 Post-Merger-Integration In Post-Merger-Prozessen ist es von grosser Bedeutung, dass die anvisierten Synergien auch realisiert werden. Mit Hilfe von Projektportfolio-Management wird eine gemeinsame Metrik zur Projektbewertung geschaffen und alle laufenden oder geplanten Projekte können auf der Basis der gleichen Grundlagen verglichen werden. Weiter erhält man damit auch einen Überblick über die insgesamt vorhandenen Ressourcen. Mit vergleichenden Portfolioanalysen können Fragen beantwortet werden wie z.b.: Wie überschneiden sich die Projekt- Portfolios der Unternehmen? Welche Projekte bzw. Portfolios sind unter der neuen Strategie am attraktivsten? Welcher Ressourceneinsatz ist jeweils notwendig? Wo ergeben sich Ressourcenengpässe und wo sind allenfalls zu viele Ressourcen vorhanden? Veränderungen im Marktumfeld Typischerweise werden in dieser Situation die Auswirkungen von Faktoren untersucht wie: Der Einfluss Marktentwicklungen auf die geplanten Absatzzahlen und/oder die erzielbaren Preise und damit auf die Projekte und das Projektportfolio Projektverzögerungen und deren Auswirkungen, z.b. unter dem Einfluss von so genannten Windows of Opportunity A B Fig.3 Szenario-Simulationen zur Entwicklung der Deckungsbeitrags eines möglichen Portfolios Fig. 2 Portfolio-Vergleiche Entscheidend ist aber insbesondere auch, dass mit Projektportfolio-Management klare und einheitliche Entscheidungsgrundlagen geschaffen werden. Der Einsatz quantifizierbarer Analysen macht kritische Entscheidungen transparent und nachvollziehbar und sorgt so für eine gesteigerte Akzeptanz für deren Umsetzung und die dafür einzuleitenden Massnahmen. Für solche Untersuchungen eignen sich Monte Carlo Simulationen (Fig. 3). Die mögliche Entwicklung verschiedener Portfolios unter verschiedenen Projektplanungsannahmen kann so unter dem Einfluss einer grossen Zahl verschiedener Szenarien erprobt werden. So können so genannte robuste Portfolios ausgewählt werden, die unter möglichst vielen plausiblen Szenarien gute Resultate liefern. Zur Illustration zeigt das Beispiel (Fig. 3) eine relativ hohe Wahrscheinlichkeit, dass neue Produkte nicht erfolgreich umgesetzt werden können und so Marktanteile verlorengehen. Solche Simulationen eignen sich auch, um so genannte Trigger-Punkte festzustellen, d.h. Ereignisse, die, wenn sie eintreten, grössere Einflüsse auf einzelne Projekte oder das ganze Portfolio haben. Im Beispiel zeichnet sich dann auch die Trendwende früh ab.

5 Strategische Portfolio-Analysen 5 Veränderungen im Lieferantenumfeld Hier stellt sich beispielsweise die Frage, welche Projekte primär und als Folgeerscheinung betroffen sind, wenn Schlüsseltechnologien und/oder Schlüsselkomponenten nicht wie geplant verfügbar werden. Gerade in unsicheren Zeiten können solche Analysen rechtzeitig aufzeigen, wo Risiken beim allfälligen Ausfall von Lieferanten zu gross werden und daher entsprechende Vorsorge getroffen werden muss. Für solche Untersuchungen kann die Abhängigkeiten der Projekte im Portfolio visualisiert werden. Dafür wird das Projektportfolio als Netzwerk dargestellt (Fig. 4). Die Projekte sind Säulen, deren Höhe in diesem Fall dem kumulierten, geplanten Deckungsbeitrag entspricht und deren Grundfläche den benötigten Investitionen proportional ist. Ein Projekt ist also umso attraktiver je höher und schmaler die Säule ist. Die einzelnen Projekte sind Cluster zugeordnet, die den Produktbereichen des Unternehmens entsprechen. Die Verbindungslinien stellen die Abhängigkeiten der Projekte untereinander dar, die sich dadurch ergeben, dass Teilresultate eines Projektes in anderen Projekten wieder Verwendung finden. Durch Farbcodierung ist dargestellt, welche Projekte (rot) betroffen sind wenn z.b. die Komponente Software eines Unterlieferanten nicht zur Verfügung steht. Daraus ist ersichtlich, dass im Beispiel das deckungsbeitragsstärkste Cluster betroffen ist. Aber auch weitere Projekte sind in Mitleidenschaft gezogen, welche auf Teilresultate direkt beeinflusster Projekte angewiesen sind (orange). Diese Netzwerkdarstellung ist ein sehr leistungsfähiges Werkzeug, um direkt kritische Abhängigkeiten und mögliche Einflüsse darzustellen. Die weiteren Auswirkungen können dann beispielsweise mittels Monte Carlo Simulationen untersucht werden. Einfluss von Restrukturierungsmassnahmen Durch die Darstellung der Einflüsse von Restrukturierungs- und Kostensenkungsmassnahmen auf die einzelnen Projekte, sowie auf das gesamte Projekt-Portfolio können undifferenzierte Massnahmen vermieden werden, die leicht zu Ressourcenverknappung mit ungewollten Auswirkungen führen können. Netzwerkanalysen der dargestellten Art können hier sehr schnell aufzeigen, wo kritische Abhängigkeiten vorhanden sind, die es zu berücksichtigen gilt. Sensoren Netzwerkkomponenten Zubehör Datenvisualisierung Produktionsmittel Fig. 4 Kritische Abhängigkeiten von Software das Projektportfolio als Netzwerk

6 Strategische Portfolio-Analysen 6 Hoher Nutzen überschaubarer Implementierungsaufwand Hoher Nutzen durch leistungsfähige Analysen Bei portfolioanalyzer handelt es sich um ein leistungsfähiges Analyse- und Simulationswerkzeug, das sich ohne grosse Investitionen und/oder langwierige Prozessanpassungen nahtlos in bestehende IT-Umgebungen einfügt. Dadurch können die vorhandenen und allenfalls ergänzten Projekt- und Planungsdaten sehr schnell einer Reihe von Analysen unterzogen werden, die Auskunft über das aktuelle bzw. geplante Projektportfolio geben und die aufzeigen, was sein Beitrag zum Unternehmenswert ist, welche Risiken bei der Umsetzung bestehen, welche kritischen Abhängigkeiten sowie Einflussfaktoren zu berücksichtigen sind und wie das Portfolio optimiert werden kann. Darüber hinaus ergibt sich der folgende zusätzliche Nutzen: Verbesserte Transparenz bezüglich Zielen und Entscheidungen und daher verbesserte Kommunikation mit allen Stakeholder Einheitliche Metrik zur Quantifizierung der Projektauswirkungen und damit bessere und transparentere Projektauswahl der Wert des Projektportfolios kann signifikant gesteigert werden Klare Entscheidungsgrundlagen und Kennen der Triggerpunkte, die wichtige Änderungen notwendig machen An die Bedürfnisse angepasste Umsetzung Der Einsatz von portfolioanalyzer kann in verschiedenen Abstufungen auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt werden: Fallbezogene Portfolio-Analyse im Mandatsverhältnis, beispielsweise in Post- Merger- oder Restrukturierungssituationen oder bei wichtigen Entscheidungen über grössere Investitionsprojekte. Teilweise Einführung von Projektportfoliomanagement in Abteilungen und/oder Unternehmensteilen oder für bestimmte Projektkategorien Pilotprojekte zur Vorbereitung der unternehmensweiten Einführung von Projektportfoliomanagement Einführung von Projektportfoliomanagement inklusive Schulung der beteiligten Mitarbeiter. Projektportfolio-Management im Mandatsverhältnis (Outsourcing Projekt- Office) Der Ablauf eines typischen Portfolio-Analyse- Projektes ist in der Fig. 5 dargestellt. Je nach Vorbereitungsgrad des Unternehmens kann ein solches Projekt zusammen mit Waegli- Research in ca. 1 Monat abgewickelt werden. Die Ergebnisse eines solchen Projektes dienen auch als Grundlagen, um bei Bedarf portfolioanalyzer als Werkzeug zur Entscheidungshilfe im Unternehmen einzuführen. Phase I Phase II Phase III Phase IV Erfassen von Zielen und Szenarien Erste Übersicht über das Portfolio Erfassen von Projektund Ressourcendaten Erfassen der externen Einflussfaktoren Modellerstellung in portfolioanalyzer Portfolio-Optionen darstellen Analysen und Monte Carlo Simulationen Darstellung der Ergebnisse Aufzeigen von Handlungsbedarf Empfehlungen Definitions-Workshops Projektassessment Portfolio-Analysen Schlussfolgerungen Fig. 5 Typisches Analyseprojekt mit portfolioanalyzer

7 Strategische Portfolio-Analysen 7 Unter Verwendung leistungsfähiger Analyse- und Simulationsmethoden erbringt Dr. P. Waegli- Research hochwertige Beratungsdienstleistungen, welche die Kunden bei der Bewältigung anspruchsvoller Entscheidungsprozesse unterstützen. Im Vordergrund stehen: Geschäftsentwicklung Technologieentwicklung Portfolio- und Risiko-Management

8 Weitere Informationen: Dr. P. Waegli-Research Dr. Peter Waegli Internet: Tel: Fax: Bibenlosstrasse 41 CH-5620 Bremgarten / Schweiz