WHITEPAPER Ressourcenmanagement mit saprima

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1 WHITEPAPER Ressourcenmanagement mit saprima Executive Summary: Durch zentrales Projektmanagement in der Multi-Projektumgebung kann mit einer Produktivitätssteigerung von 5% der beplanten Organisationseinheiten gerechnet werden. Ressourcenmanagement ist wichtig, um die Terminschiene von Projekten abzusichern in der Einzelprojektumgebung und besonders in der Multi-Projektumgebung. Wirtschaftliches Ressourcenmanagement wird nicht in der Granularität von typischen Projektplanungen betrieben better vaguely right than precisely wrong. Ressourcenmanagement ist zustimmungspflichtig bei personenbezogener Erfassung von Daten ist es ratsam, den Betriebsrat frühzeitig mit einzubeziehen. Warum ist Ressourcenmanagement ein Thema? In diesem Whitepaper wird Ressourcenmanagement für projektorientierte Organisationen behandelt. Ressourcenmanagement kann hierbei die komplette Steuerung und Führung aller Ressourcen eines Unternehmens (z.b. Menschen - Maschinen - Materialien) für Vorhaben, Projekte und Portfolios umfassen. Um Projekte terminrichtig zum Abschluss zu bringen, sollten die zur Umsetzung benötigten Ressourcen kontinuierlich im Projekt eingesetzt werden. Schon im ungestörten Projektablauf konkurrieren Projekte um Engpassressourcen, deren Verfügbarkeit auf die Projektrealisierung durchschlägt. Anders gesagt: Ressourcenmanagement bedingt, dass laufend Entscheidungen getroffen werden müssen, welches Projekte im Konfliktfall vorrangig bedient wird und welches nachrangig. Eine Besonderheit von Ressourcenmanagement ist, dass Vollständigkeit ein entscheidender Faktor ist Ressourcenmanagement sollte nur ganz oder gar nicht betrieben werden. Bei Unvollständigkeit führen die errechneten Entscheidungshilfen in die Irre, statt in die richtige Richtung.

2 Beim Ressourcenmanagement sind vor allem folgende Informationen wichtig: Auslastung der knappen Ressourcen und deren Einbindung in die Projekte und Vorhaben Prioritäten der einzelnen Projekte und Vorhaben Überblick über die Einhaltung der Termine Überblick über terminliche Verzögerungen, um Überplanungen einzuleiten Die Aufgaben des Ressourcenmanagement lassen sich durch drei Feedback-Schleifen darstellen: Entwicklung Planung Allokation Allokation Ressourcen Zeit Bild 1: Feedbackschleifen und Granularitäten im Ressourcenmanagement In diesem Zusammenhang spricht man vom kurzfristigen Ressourcenmanagement (Allokation), mittelfristigen Ressourcenmanagement (Planung) langfristigen Ressourcenmanagement (Entwicklung). Vor allem die langfristige, strategische Ressourcenentwicklung wird als eine der großen Herausforderungen im Ressourcenmanagement gesehen. Die organisatorische Zentralisierung von Ressourcenmanagement ist Voraussetzung für effiziente und effektive Ressourcennutzung und entwicklung. Organisatorische Zentralisierung bedeutet, dass es in den betroffenen Unternehmenseinheiten ein Ressourcenmanagement mit einem zentralen, konsistenten und aktuellen Datenbestand gibt, aus dem alle Informationen gewonnen werden. Für die Pflege dieses Datenbestandes ist in modernem Ressourcenmanagement keine dedizierte Organisation mehr nötig, der zentrale Datenbestand wird von allen beteiligten Organisationseinheiten im Rahmen ihrer Rollen dezentral gepflegt.

3 Knowledge und Skill Management Zentraleinkauf und -beschaffung Customer Relationship Management Controlling Zentrales Ressourcenmanagement Project Management Office Human Resource Management Zentrales Project Portfolio Management Bild 2: Einbettung von zentralem Ressourcenmanagement in angrenzende Themenbereiche Bei der Einführung von standardisiertem RM sind die nachstehenden Punkte zu adressieren: Ressourcenstrukturen: Bevor mit der Definition von Planungs- und Steuerungstechniken begonnen wird, bietet es sich an, die Ressourcenstruktur zu vereinheitlichen. Unter einer Ressourcenstruktur wird ein Verzeichnis aller zur Verfügung stehenden Ressourcen verstanden. Die Ressourcenstruktur ist meist eine Abbildung der Aufbauorganisation des Unternehmens. Neben dieser Aufbaustruktur ist die Möglichkeit vorzusehen, die für Projekte notwendige Teamstruktur zu etablieren also mehrdimensionale Ressourcenstrukturen zu verwenden. Eine einheitliche Ressourcenstruktur ist Voraussetzung, dass Ressourcenpläne nachvollziehbar und vergleichbar werden, was die Projektsteuerung erleichtert. Für eine effiziente Planung ist es darüber hinaus unerlässlich, Ressourcen eindeutig zu identifizieren. Dies kann mit Ressourcen-Identifikationsnummern (IDs) erreicht werden, die sich idealerweise auch als IDs in Human Resource Management Systemen (HR_Systemens) des Unternehmens wiederfinden. Mittels durchgängiger IDs wird der Datenaustausch zwischen den Systemen erheblich vereinfacht.

4 Struktureller Detaillierungsgrad: Grundsätzlich kann die Planung und Steuerung von Ressourcen auf verschiedenen Ebenen der Detaillierung erfolgen, z. B. auf der Ebene der Organisationseinheiten, Ressourcengruppen oder Einzelressourcen. Wenngleich es letztlich dem Projektmanager überlassen sein sollte, welches Detaillierungsniveau für die Planung angestrebt wird, sollten im Rahmen einer Standardisierungsphase Empfehlungen erarbeitet werden. In Abhängigkeit vom angestrebten Detaillierungsgrad fällt auch die Ressourcenstruktur komplex oder weniger komplex aus. Wie beim Zeitmanagement auch stehen den Vorteilen einer hohen Detaillierung (und damit einem hohem Maß an Transparenz) große Planvolatilität sowie erheblicher, laufender Planungsaufwand gegenüber. Eine detaillierte Ressourcenplanung kommt nur in Frage, wenn die Projekte entweder sehr komplex sind oder aber unter sehr stabilen Rahmenbedingungen abgewickelt werden. Es ist zu beachten, dass für personenbezogene Ressourcenplanung grundsätzlich die Zustimmung des Betriebsrats notwendig ist, da eine solche Planung prinzipiell eine Leistungskontrolle ermöglichen würde. Dieses Einverständnis ist möglichst früh einzuholen, damit verdeutlicht werden kann, dass die Leistungskontrolle keinesfalls das Ziel dieses Vorhabens ist, sondern die Verhütung geplanter Überlastung. Ressourcenklassifikation: Zur Vereinfachung der Suche nach geeigneten Ressourcen für ein Projekt ist es sinnvoll, diese zu klassifizieren. Bei Personalressourcen wird die Klassifikation in der Regel anhand von Kompetenzen und Fähigkeiten oder auch gemäß des Standorts erfolgen. Bei technischen Ressourcen sind es meist Leistungsmerkmale. Ein entsprechendes Klassifikationssystem sollte parallel zur Ressourcenstruktur aufgebaut werden. Einzelne Klassifikationsmerkmale können dann den Ressourcen zugewiesen werden. Moderne RM Systeme erlauben, in der Lang- und Mittelfristplanung zunächst in Rollen zu beplanen und diese kurz vor der Ausführung der geplanten Vorhaben mit geeigneten Ressourcen zu verbinden. Zeitlicher Detaillierungsgrad: Auch beim Ressourcenmanagement ist der zeitliche Detaillierungsgrad der Planung festzulegen. Ressourcen können monatsgenau, wochengenau, tagesgenau oder sogar stundengenau geplant werden. Auch bei der Ressourcenplanung gilt, dass ein Mittelweg zwischen Genauigkeit der Planung auf der einen Seite und Volatilität und Aufwand auf der anderen Seite gefunden werden muss. Welche Ressourcenmanagementkonzepte in saprima verwirklicht wurden und wie Sie dadurch unterstützt werden, schlankes und nachhaltiges RM einzurichten und zu betreiben, zeigen Ihnen folgende Seiten.

5 Warum saprima? Was ist Ihnen beim Einsatz von Projektmanagement-Software wichtig? Oft fallen hier Schlagworte wie schnelle Implementierung, schlankes Management, einfache Handhabung für die Anwender, an Bedürfnisse anpassbar, immer und überall verfügbar, sofortiger Nutzen und noch viele mehr. Wunsch und Wirklichkeit liegen hier oft weit auseinander? Dass muss nicht sein. Setzen Sie in Ihrem Projektmanagement auf saprima - eine neuartige Software, die auf mehr als 20 Jahre Projektmanagement-Erfahrung aufbaut und dieses Wissen nutzt. saprima unterstützt Sie bei Planung und Steuerung von Vorhaben jeder Art wie Portfolios, Projekten oder Initiativen einschließlich Ressourcen und Kosten unabhängig davon, wie hoch die Projektkompetenz Ihres Unternehmens ist. In der Handhabung so einfach wie Excel jedoch datenbankbasierend, Multi-User- und webfähig. So selbsterklärend wie möglich, deshalb geringe Trainingsaufwände. Durch maximale Konfigurierbarkeit ist saprima auf die Bedürfnisse jeder Anwendergruppe in Ihrer Organisation anpassbar, deshalb keine Overheads, sondern nur Funktionen die nutzen. Dadurch ist die Software für Sie in wenigen Tagen betriebsfertig und erzeugt für Ihre Anwender schnell persönlichen und geldwerten Nutzen, deshalb minimale Einführungswiderstände. saprima ist als Standard-Software erhältlich.

6 Zentrales Ressourcenmanagements mit saprima Ressourcenstammdaten und deren Pflege Ressourcen können in saprima beliebig strukturiert (bspw. nach Abteilungen) und als Mitarbeiter-, Maschinen- oder Materialressourcen angelegt werden. Für jede Ressource besteht dabei je nach Bedarf die Möglichkeit, individuelle Verfügbarkeiten und Kostensätze zu definieren. Eine Besonderheit stellt die Funktion dar, dass Ressourcen mit beliebigen Rollen (Fähigkeiten) belegt werden können. Bild 3: saprima Screenshot Rollenzuweisung zu Personen Diese Funktionalität ist die Grundlage für echtes Ressourcenmanagement, wo z.b. ein User Projektleiter Arbeitspakete mit Fähigkeiten beplant. Ein anderer, verantwortlicher User Abteilungsleiter reagiert in einem weiteren, detaillierteren Planungsschritt auf die Ressourcenanfrage und stafft diese (er ersetzt die angefragte Fähigkeit durch eine namentlich bekannte Ressource).

7 Ressourcenmanagement (Ressourcenplanungsprozess) Bild 4: saprima Screenshot Beplanung von Initiativen mit Rollen Der zuständige Projektleiter fragt eine Ressource an, indem er auf ein Arbeitspaket (0033) eine Rolle (Fähigkeit) Fertigung mit dem geplanten Aufwand bucht. Bild 5: saprima Screenshot Ressourcenanforderung mittels Rollen beim Linienverantwortlichen

8 Der Linienverantwortliche wird in seiner speziell für ihn definierbaren Oberfläche mittels Ampelindikator darauf aufmerksam gemacht, dass eine neue Aufgabe auf ihn wartet das Zuweisen geeigneter Personen zur Ressourcenanfrage. Ein Pop-Up gibt dem Linienverantwortlichen darüber Auskunft, welche namentlichen Ressourcen die angefragte Fähigkeit besitzen und mit wie viel Kapazität sie zum benötigten Zeitraum zur Verfügung stehen. Bild 6: saprima Screenshot Zuweisung geeigneter Mitarbeiter zu Ressourcenanfrage Der Linienverantwortliche wählt nun die geeignete(n) Ressource(n) aus. Für ihn (und alle weiteren berechtigten User) wird nun wiederum durch Umfärbung des Ampelindikators ersichtlich, dass die Zuweisung geeigneter Mitarbeiter erfolgreich durchgeführt worden ist.

9 Ressourcenauswertungen Während der Zuweisung von Ressourcen ist die Auslastung stets transparent Bild 7: Sreenshot saprima - Auslastung einer gewählten Ressourcengruppe Jegliche Ressourcenlasten können beliebig im Interaktiven Pivot Chart analysiert werden Bild 8: saprima Screenshot interaktiver Pivotchart mit Ressourcenauslastung nach Projektwahrscheinlichkeit

10 Sie interessieren sich für weitere Details zum Ressourcenmanagement mit saprima. Wir zeigen Ihnen in einem kurzen Webinar Details zu diesem Thema. Vereinbaren Sie Ihren Termin noch heute telefonisch unter +49 (0)871 / Gerne können Sie auch unsere Veranstaltungsreihe Business Exzellenz besuchen. Im Rahmen dieser Veranstaltungen werden laufend relevante Managementthemen rund um Vorhaben, Projekte und Ressourcen behandelt. Stets aktuelle Informationen zu Veranstaltungen finden Sie auf Dieses Whitepaper verwendet wissenschaftlich fundierte Informationen zu wichtigen Projektmanagementthemen, die zur Vertiefung in folgender Publikation nachgelesen werden können: Buch-Neuerscheinung Strategisches Projektmanagement Der Band bietet einen Praxisleitfaden samt Handlungsempfehlungen, wie PM sinnvoll etabliert und weiterentwickelt werden kann, ergänzt um Fallbeispiele aus verschiedenen Branchen, und zeigt wichtige Trends auf.

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