Projektplanung mit PRIMAVERA PROJECT MANAGER (P3-P6)

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1 Projektplanung mit PRIMAVERA PROJECT MANAGER (P3-P6) KOMPAKT Annagraben Bonn +49 (+228) (+228)

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5 Inhaltsverzeichnis 1 Projektmanagement-Software Teilweise kostenlos Aber nicht umsonst Projektmananagement-Systeme Microsoft Project Oracle Primavera Die Oberfläche Die Symbolleiste Die Ansicht Home Benutzereinstellungen von Primavera Registerkarte Zeiteinheiten Registerkarte Währung Registerkarte E- Mail Registerkarte Unterstützung Registerkarte Anwendung Registerkarte Kennwort Registerkarte Ressourcenanalyse Registerkarte Berechnungen Registerkarte Startup Filters Das grundsätzliche Vorgehen beim Anlegen eines neuen Projektes Voraussetzungen schaffen Abfolge der Arbeitsschritte Projektstrukturplan Vorgangsplanung Neues Projekt anlegen Projekte öffnen Projekte suchen Projektdetails Registerkarte Standardwerte Register Einstellungen Anlegen des Projektstrukturplans Die Vorgangsplanung Vorgänge hinzufügen Vorgangsart Ressourcenzuweisung mit dem Vorgangsassistenten Arten der Vorgangsdauer Arbeitseinheiten und Vorgangsdauer per Vorgangsassistent eingeben (P3)... 34

6 Abhängige Vorgänge Vorgänge in der Detailbearbeitung Predecessors & Successors (P3) Anlegen von Vorgangsbeziehungen Projektkalender Beziehungen Baselines Baselines anzeigen Planung Berichte Bericht erstellen (P3) Weitere Funktionen Publish Project Web Site Daten aktualisieren Drucken Die Netzplanansicht Hervorhebung eines Zeitraums im Balkenplan Textfelder im Gantt Chart einfügen Notizbuch Einträge im Balkenplan einblenden Unten ausfüllen/fill Down Zusätzliche Tabellenspalten einblenden Filter Datenbank konfigurieren Import / Export Check in und Check Out ii

7 1 Projektmanagement-Software Nicht jedes Unternehmen benötigt für seine Projektarbeit Werkzeuge vom Kaliber Oracle Primavera oder Microsoft-Project. Tatsächlich existiert eine Vielzahl von Software-Tools für Projektmanager, die alle mehr oder weniger Optionen für einen, gerne auch webbasierten, mehrsprachigen Zugang zur Projektplanung bei geringeren Kosten versprechen. Hier finden Sie eine subjektive Auswahl von teilweise kostenlosen Projektmanagement-Tools, die für Ihre Projekte möglicherweise hinreichend geeignet sind. 1.1 Teilweise kostenlos Aber nicht umsonst Open Proj ist eine Open Source Projektmanagement-Software, die Microsoft Project ähnelt. Das Programm hat eine benutzerfreundliche Oberfläche und verfügt über viele in Microsoft Project geschätzte Funktionen und ist auch mit dem Microsoft Project Dateiformat kompatibel. Mit Webcollab, einer kostenlosen, webserverbasierten Projektmanagement Software können Sie To-Do-Listen erstellen und Projekte sowie Aufgaben mit Hilfe eines Kalenders verwalten. Die Software unterstützt auch soziale Aktivitäten in Form von Foren und Kontakten für kollaborative Nutzer. Die Groupware gilt als besonders sicher. GanntProject ist Open Source Software für Projektmanagement und Zeitplanung mit einem Schwerpunkt auf der Projektvisualisierung durch Gantt- Diagrammen und PERT-Charts. Sie können Meilensteine setzen, und Übersichten der verfügbaren Ressource erstellen, den Projektstatus verfolgen und Projekte mit den anderen teilen. Das Programm kann Projekte aus Microsoft Project importieren und dorthin exportieren. Die Software läuft unter Windows, Linux und Mac OS. Co-op. Die Plattform verfügt über die notwendigen Optionen, um Gruppenmitglieder zu vernetzen. Sie können Projektupdates und Fragen erstellen und Neuigkeiten verbreiten. DotProject ist eine Open Source Projektverwaltung mit sehr einfach gehaltener Oberfläche. Gleichwohl verfügt das Programm über die wichtigsten Funktionen für eine effektives Projektmanagement. Werkstatt42 ist ein web-basiertes deutsches Projektmanagement-Instrument, das Projekte planen und Aufgaben verteilen kann. Das Tool erlaubt die Ver- Projektmanagement-Software 1

8 folgung des Projektfortschrittes und ist Online-kooperationsfähig. Die Zusammenarbeit in der Projektgruppe kann über Forum und Gruppenkalender koordiniert werden. TeamLab kann Projekte erstellen und verwalten, Meilensteine erstellen, Aufgaben zuweisen, und den Aufgabenstatus verfolgen. Das kostenlose Werkzeug verbindet mit einem Benachrichtigungssystem, das dem Projektmanagern hilft den Projektfortschritt zu kontrollieren. QdPM kann Zugriffsrechte auf mehreren Ebenen verwalten. Es verfügt über einen Projektplanungstool, kann Ganntdiagramme erstellen, den Projektfortschritt verfolgen und enthält einen Berichtsgenerator. Export von Aufgaben und Projekten in XLS! ClockingIT bietet Zeitplanung und Zeiterfassung. Sie erhalten ausführliche statistischen Daten über die mit der Erledigung einzelner Aufgaben verbundenen Arbeitszeiten, deren Analyse einen Schwerpunkt des Programms bildet. Die Software bietet auch mehrere Kommunikationsmöglichkeiten, Optionen für die Aufgabenverwaltung und fürs Hochladen und Aufbewahren der benötigten Dateien an. Alle nicht benutzten Module können ausgeschaltet werden. Redmine ist eine flexible, mehrsprachige, quell-offene Plattform für Projektmanager, die um die Verteilung von Aufgaben über Tickets kreist. Die Anwendung bietet den Benutzern Multiprojektmanagement, Einbindung von Datenbanken sowie Gantt-Diagramme, Kalender-, Zeitverfolgung, die Verwaltung von News, Dokumenten und Dateien, Foren und Wiki innerhalb der einzelnen Projekte. 2 Teilweise kostenlos Aber nicht umsonst

9 2 Projektmananagement-Systeme Ab einem gewissen der Projektgröße jedoch kommen in Wirtschaft und Verwaltung spezielle Projektmanagementsysteme (PMS) zum Einsatz. Marktführer ist insbesondere im Bereich der kleinen und mittleren Betriebe der Wirtschaft Microsoft Project Microsoft Project verwendet Netzpläne, welche zeitlichen und kausalen Verknüpfungen einzelner Vorgänge eines Projektes in Ihrer gesamtheitlichen Konsequenz grafisch darstellen und numerisch analysieren können (Netzplantechnik). In der Einzelplatzversion (MS Project Client) ermöglicht MS Project dezentrale Projektverwaltung inklusive Multiprojektmanagement, Zeiterfassung, zentraler Ressourcenplanung, Dokumentenmanagement, Zugriffsverwaltung und den Abruf von Berichtsmodulen. Microsoft Project gehört zur MS-Office Produktfamilie und ist daher in diese diese exzellent integriert. MS-Project verfügt somit auch über eine populäre Bedienoberfläche, deren operative Logik teilweise identisch mit Modulen von MS-Excel und MS-Outlook ist. Project lässt sich aber auch gut mit Software von Anbietern anderer Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme wie SAP PS oder und Lotus Domino vernetzen. Nach serverseitiger Anbindung an den Microsoft Project Server kann die Microsoft Project-Professional Version (in Verbindung mit Microsoft SQL Server und den Windows SharePoint Services) auch für das zentralisierte Projektmanagement (Datenhaltung) eingesetzt werden, wobei die Vergabe dezidierter Abfrage- und Eingaberechte für den Project Web Access des Projektteams möglich ist. Projektmananagement-Systeme 3

10 3 Oracle Primavera setzt für die Projekt-, Termin- und Ressourcenplanung ebenfalls Netzplantechnik nach der Critical Path Methode ein. Primavera P3/4/5/6, (in Abhängigkeit von der jeweiligen Versionsnummer) Project Manager, im folgenden auch P6 genannt, bietet darüber hinaus PPM-Lösungen (Project Portfolio Management), Methoden zur betriebswirtschaftlichen Bemessung der mit den Projekten verbundenen unternehmerischen Risiken, sowie zur Erreichung der Projektund Unternehmensziele. Multi-Projektmanagement und Web-Access sind selbstverständliche Bestandteile der Software, die sich rühmen kann den Industriestandard gesetzt zu haben. P6 dominiert die Termin- und Ressourcensteuerung in der US- Hochbau- und Rüstungsindustrie, aber auch in Großprojekten des Nahen Osten sowie in Projekten der internationalen Zusammenarbeit. Mittelständische Unternehmen die hier Anschluß finden wollen, haben oft keine andere Wahl. P6 ist eine umfassende, Planungs-und Steuerungssoftware für Multiprojektumgebungen, das im Unterschied zu MS Project auf den relationalen Datenbanksystemen von Oracle oder Microsoft basiert. Primavera Project Manager kann standalone für Projekt-und Ressourcenmanagement oder im Verbund mit anderen Primavera-Produkten für umfassende, unternehmensweite Planungs- und Steuerungsvorgänge in Multiprojektumgebungen eingesetzt werden. Das Produkt deckt alle Phasen des Projektlebenszyklus ab und kann liefert ein vollständiges Bild aller Projekte -von verdichteten Daten nach Kostenstellen und projektübergreifenden Ressourcenhierarchien, bis hin zur proaktiven Steuerung von kritischen Projektthemen und Risiken. Die Anwendung ist zugeschnitten auf Organisationen, die Multiprojekte steuern und simultanen Zugriff über Abteilungsgrenzen oder das ganze Unternehmen hinweg benötigen. P6 hat keine Mengenrestriktionen für Projekte, Projektgruppen oder Programme, Vorgänge, Basispläne, Ressourcen, anwenderdefinierte Projektstrukturen oder Vorgangsschlüssel. P6 hilft Projektmanagern, sich auf wesentliche Angelegenheiten zu konzentrieren, ohne alle Projektdetails durchsuchen zu müssen, um versteckte Probleme zu finden. Wenn bestimmte Schwellwerte pro Projektelement überschritten werden, generiert P6 automatisch ein "kritisches Projektthema". Schwellwerte können sich auf Kosten, Termine, Arbeitswert oder Abweichungen beziehen. Projektmanager können die so entstandenen "kritischen Projektthemen" priorisieren und Primavera Project Manager veranlassen, per die verantwortlichen Parteien vorzuwarnen. Kritische Projektthemen können so gelöst werden, bevor sie zu Problemen werden. Primavera Project Manager enthält darüber hinaus Funktionen zum Risikomanagement, die gewährleisten, dass 4 Microsoft Project

11 Projektrisiken richtig erkannt und bewertet werden. P6 kann dadurch Was-wäre-Wenn Simulationen ausführen, um die Auswirkungen dieser Risiken auf Termine und Kosten zu errechnen. Dies geschieht auf Basis der abgeschätzten Auswirkungen und Eintrittswahrscheinlichkeiten. Risiken können klassifiziert werden und Risikobetrachtungen fließen als Teil der Gesamtbetrachtung in den Projektplan ein. Primavera Project Manager ermöglicht es durch verteilte Arbeitsumgebungen, sowohl die Mitglieder im Projektteam als auch die Projekt- Stakeholder ständig auf dem Laufenden zu halten. Primavera Project Manager umfasst Funktionen zum Aufbau eines dynamischen Projektmanagement-Intranets, das ausführliche Informationen enthält, z.b. Details von Vorgangs-und Ressourcenzuweisungen, textliche Anmerkungen zu Vorgängen und deren Einzelschritte, kritische Projektthemen und Risiken sowie das gesamte Projektberichtswesen. Das PM- Intranet erlaubt, nach Projektstruktur, Ressourcenstruktur und nach Vorgangsschlüsseln zu navigieren. Projektmanagementinformationen werden auf diese Weise kostengünstig allen Berechtigten und Interessierten zugänglich gemacht. Für spezielle Nutzergruppen stehen Zusatztools zur Verfügung. Die vergleichsweise hoch anmutende Komplexität der Software beruht im Wesentlichen auf diesen universalen Ansprüchen. Microsoft Project 5

12 3.1 Die Oberfläche von Primavera Project Manager 6 Microsoft Project

13 3.1.1 Die Symbolleiste Sie haben über die Symbolleiste noch weiter Möglichkeiten Ihre Ansicht zu gestalten bzw. in Ansichtsvarianten zu wechseln. Wechselt in die Verzeichnisstruktur Zeigt das Verzeichnis und das Gantt Diagramm Wechselt in die Netzplanansicht Wechselt in die Netzplanansicht ein das Gantt Diagramm Gantt Diagramm steuern und formatieren Tabellenspalten ein- und ausblenden Zeitskala anpassen In die Ansicht hineinzoomen Aus der Ansicht herauszoomen Ansicht Auto-Optimieren Die Symbolleiste 7

14 3.1.2 Die Ansicht Home Die Ansicht Home stellt die Zentrale Schalteinheit von P6 dar. Von hier aus können Sie sich in alle Bereiche von P6 begeben. Um zu dem neu angelegten Projekt zu gelangen und es zu öffnen, muss der Button "Projekte" betätigt werden. Sie haben hier, nach dem Öffnen, die Möglichkeit direkt in Teilbereiche von P6 P einzusteigen. Die einzelnen Bereiche und Funktionen werden später im einzelnen noch beschrieben. Die Einstiegs-Ansicht kann in denn Benutzer Preferences in der Regis- terkarte Application geändert werden. Standartmäßig ist ess die Ansicht Home. 8 Die Ansicht Home

15 3.1.3 Benutzereinstellungen von Primaveraa Die nachfolgend aufgeführten Programmeinstellungen sind individuelle Nutzereinstellungen (Bearbeiten/Benutzereinstellungen), die sind vor dem Beginn der Arbeit mit dem Primavera Project Manager getätigt oder kontrolliert werden sollten Registerkartee Zeiteinheiten Registerkartee Währung Benutzereinstellungen von Primavera 9

16 Registerkarte E- Mail Register rkarte Unterstützung 10 Benutzereinstellungen von Primavera

17 Registerkartee Anwendung Registerkartee Kennwort Benutzereinstellungen von Primavera 11

18 Register rkarte Ressourcenanalyse Register rkarte Berechnungen Einheiten, Dauer und Einheiten/Teit für vorhandene e Zuweisungen (konstant halten): Beim Hinzufügen oder Entfernen mehrerer Ressourcen bzw. Rollenzu- und Einheiten/Zeit aus. Dies erzielt bei der Zuweisung zusätzlicher Ressourcen bzw. Rollen zu einem Vorgangg konstant bleibende Werte. Es wird nur das Gesamtt Budget der Aktivität verändert. Ungeachtet von der Art oder Dauer eines Vorgangs gilt weisungen auf Vorgänge, wählenn Sie diese Option für Einheiten, Dauer stets: Über das Register Berechnungen können Sie festlegen, wie verblei- bendee Werte berechnet werden, wenn neue Ressourcen/Rollen zu Vor- gängen hinzugefügt bzw. von ihnen entfernt werden. 12 Benutzereinstellungen von Primavera

19 Rest-Einheiten = Restdauer * Rest-Einheiten/Zeit Einheiten. Dauer und Einheiten/Zeit für vorhandene Zuweisungen erneut berechnen, ausgehend von der Art der Vorgangsdauer : Beim Hinzufügen oder Entfernen mehrerer Ressourcen- bzw. Rollenzuweisungen auf Vorgänge wählen Sie diese Option aus, um die verbleibenden Werte einer Ressourcen bzw. Rollenzuweisung, ausgehend von der Art der Vorgangsdauer (Vorgangsart), neu zu berechnen. Diese Option wird im Dialogfeld Vorgangsdetails im Register Allgemein festgelegt. Benutzereinstellungen von Primavera 13

20 14 Benutzereinstellungen von Primavera

21 Registerkarte Startup Filters Benutzereinstellungen von Primavera 15

22 3.1.4 Das grundsätzliche Vorgehen beim Anlegen eines neuen Projektes Voraussetzungen schaffen Folgende P6 Elemente sollten vor der Anlage eines neuen Projektes definiert sein: Unternehmensprojektstruktur In der Unternehmensprojektstruktur (UPS/PSP) muss eine sinnvolle Ebene (Knoten) für das Projekt angelegt worden sein. Menü Unternehmen/Unternehmensprojektstruktur Rollen Das Vorhandensein einer geeigneten Rolle erleichtert und flexibilisiert den Umgang mit Ressourcen. Sie sollte vorhanden sein: Menü Unternehmen/Rollen. Ressourcen/Rollen? Ggf. anlegen: Menü Projekt/Rollen Organisationsstrukturplan Der Organisationsstrukturplan (OSP) beinhaltet die hierarchische Anordnung der Projektverwaltungsstruktur nach inhaltlichen Kriterien und personaler Verantwortung. Der Projektverantwortliche muss hier vorab angelegt worden sein. Menü Unternehmen/OSP Portfolios Wählen Sie das Menü Unternehmen/Projekt-Portfolios. Mit Hilfe von Portfolios können zur besseren Übersichtlichkeit mehrere Projekte zu einer gemeinsamen Sicht zusammengefasst werden. Diese Portfolios können individuell erstellt und auch gezielt Einzelpersonen oder auch der Allgemeinheit, durch die P6 Administration, zur Verfügung gestellt werden. Portfolios begrenzen die Menge der zu ladenden Projektdaten. Ein Portfolio definiert eine Anzahl von P6 Projekten, die z.b. aufgrund Ihrer Zusammengehörigkeit zusammengefasst werden. Portfolios erleichtern nicht nur die Auswahl der zu öffnenden Projekte, sie können auch zu Auswertungszwecken und für die Erstellung von Berichten herangezogen werden. Nach dem Programmstart wird eine Auswahl von Portfolios angeboten. Diese können über das Eingabefeld Select Project Portfolio ausgewählt werden. 16 Das grundsätzliche Vorgehen beim Anlegen eines neuen Projektes

23 Abfolge der Arbeitsschritte Nachdem Sie die Voraussetzungen für die Anlage eines Projektes geschaffen und dieses angelegt haben, erstellen Sie den Projektstrukturplan Der Projektstrukturplan (PSP) (oder Work-Breakdown-Structure WBS) ist vergleichbar mit einer Grobgliederung Ihres Projektes oder den Sammelvorgängen in MS-Project Vorgangsplanung Vorgänge sind die kleinste planbare Einheit in P6. Die Vorgänge liegen eine Ebene unterhalb eines PSP Elementes. Das grundsätzliche Vorgehen beim Anlegen eines neuen Projektes 17

24 3.1.5 Neues Projekt anlegen Ein neues Projekt können Sie in P6 auf vielen Wegen anlegen.. Im Eingangsfenster PSP starten Sie den Assistenten über die Schaltfläche Hinzufügen. Sie müssen das Projekt zunächst in der Unternehmensprojektstruktur (UPS) verorten. Die Unternehmensprojektstruktur (auch EPS genannt) bildet die hierarchische Struktur Ihrer Projektdatenbank und ist immer über das Menü Unternehmen/Unternehmensprojektstruktur erreichbar. Die einzelnen UPS-Knoten (oder Ordner) können in mehrere Ebenen unterteilt werden, um die in Ihrer Organisation zu erledigende Arbeit darzustellen. Die Anzahl der Ebenen und ihre Struktur hängt vom Umfang Ihrer Projekte ab und von der Art und Weise, wie die Daten zusammengefasst werden sollen. Wenn ein Projekt erstellt wird, muss es in P6 einem OSP-Knoten zugeordnet werden. Tipp: Exportprobleme aus Primavera lassen sich oft durch Überprüfung der UPS-Koten-Zuordnung lösen Die richtige Ebene kann durch Doppelklick ausgewählt werden oder durch markieren, einfacher Klick, und dann auf den Button Select. Das Fenster schließt sich danach automatisch. Soll das Fenster ohne Auswahl verlassen, klicken Sie auf den Button schließen. Die getroffene Auswahl steht nun in der Maske des Assistenten. Durch Klick auf den Button Weiter wird die nächste Maske aufgerufen. In das Feld Project ID wird die entsprechende Project-ID (z.b. Auftragsnummer). Das Feld Project Name wird mit dem Projektnamen versehen. Bestätigen Sie nach den Eingaben die Maske mit dem Button Weiter. In der nun folgenden Maske werden die Projekt- Start und Enddaten eingegeben: Über den Button mit den drei Punkten können Sie einen Kalender aufrufen und mit diesem das passende Datum auswählen. Bestätigen Sie die Eingaben, um in die nächste Maske zu gelangen. Hier müssen Sie die zuständige Arbeitsgruppe Verantwortlicher Manager (aus der PSP Struktur) auswählen. Der Verantwortliche Manager ist vor dem Anlegen eines Projekts bei der P6 Administration zu beantragen. Danach gelangen Sie in die Maske Resource Rate Typ. Sie haben hier die Möglichkeit den Standardtariftyp für neue Ressourcenzuweisungen anzugeben. Mit dem Button Weiter gelangen Sie in den Bereich Project Architect. Hier gibt es zwei Auswahlkriterien, sollte die erste Möglichkeit aktiv sein belassen Sie die Selektion auf No, do not run the Project Architect. 18 Neues Projekt anlegen

25 Fertig! Projekte öffnen Sie können auch über das Menü Datei/Öffnen gehen. Dann müssen Sie nur noch den Button "Open" betätigen und das Projekt ist geöffnet. Sie können auch eine Mehrfachauswahl treffen in dem Sie mehrere Projekte gleichzeitig markieren und diese gemeinsam öffnen. Hier können über den Zugriffsmodus festlegen, wie das Projekt geöffnet werden soll. Mit dem Button Abbrechen kann der Vorgang abgebrochen werden, mit dem Button Benutzer können Sie nachsehen welche Benutzer derzeit das Projekt geöffnet haben und mit Hilfe können Sie die Hilfe Funktion aufrufen. Sie gelangen in die Ansicht Projekte zurück. Auf den ersten Blick hat sich nichts verändert. Sie gelangen in die Ansicht Projekte zurück. Auf den ersten Blick hat sich nichts verändert. Das oder die Projekt/e sind jetzt geöffnet und zur Bearbeitung bereitgestellt. Sie erkennen ein geöffnetes Projekt an dem geöffneten Ordnersymbol Projekte suchen Im Projektfenster sehen Sie alle existierenden Projekte, auf die Sie eingeschlüsselt sind. Diese nach der PSP Struktur gruppiert. Die Navigation erfolgt über die Bildlaufleisten und den & -Zeichen. Um die Navigation etwas zu erleichtern kann man über das Menü Anzeigen den gesamten Verzeichnisbaum schließen oder öffnen Tipp: Drücken Sie [Strg+F] und es wird ein Suchdialog geöffnet. Hier können Sie den Projektnamen eingeben und das Projekt suchen. Sie können auch eine Mehrfachauswahl treffen in dem Sie mehrer Projekte gleichzeitig Markieren und diese über das Kontextmenü gemeinsam öffnen. Neues Projekt anlegen 19

26 Projektd details Über den Project-Button der Verzeichnisleiste können Sie die aktuellen Einstellungen und Voreinstellungen Ihres Projektess in der unteren Hälf- len Sie ggf. die Optionsfolge Unternehmen/Projekte Registerkarte Standardwerte te des geteilten Bildschirms sichtbar machen (versionsabhängig wäh- Wählen Sie im Feld Vorgangsart diejenigee Vorgangsart aus,, die Sie als Standardvorgabe verwenden möchten. Tipp: Die am häufigsten verwendete Vorgangsart ist Ressourcen- Aktivität Ressourcen zugewiesen wurden. abhängig. Diese sollte i..d.r. verwendet werden, sobald einer Register Einstellungen Verwenden Sie dieses Register, um die Einstellungen für Zusammenge- fasste Daten und der Projektebene für das Projekt anzuzeigen und an- zugeben. Die Felder auff dem Register Einstellungen zeigen die Infor- mationen an, wie die Daten für den PSP-Knoten oder das Projekt bei einer Zusammenfassung erfasst werden. Das Register Einstellungen umfasst auch die Einstellungen des ersten Monats im Kalender (Ge- PSP- schäftsjahr), das Zeichen zur Trennung von Codefeldern, die Hierarchie und die Festlegung der kritischen Vorgänge. Im Bereich Kri- tische Vorgänge könnenn Sie definieren, wie die kritischen Aktivitäten berechnet werden. Wählen Sie Gesamtpuffer kleiner oder gleich, um Ihre kritischen Vorgänge basierend auf dem Gesamtpuffer zu bestim- men. Geben Sie die maximale Pufferzeit für Vorgänge an, bevor sie als kritisch markiert werden. Sie können einee neue Anzahl oderr eine neue Zeiteinheit im Eingabefeld rechtss eintragen. Wählen Sie die Option Längster Pfad aus, falls Sie Ihre kritischen Vor- möchten. Falls von Ihrem Projekt mehrere Kalender verwendet wer- den, bietet das Definieren kritischer Vorgänge anhand des längsten Pfades im Projekt eine Alternativ ve zur Anzeige der kritischen Vorgänge basierend auf dem Puffer. Das Definieren des Puffers in einem Projekt mit mehreren Kalendernn ist komplizierter, da P6 die Pufferberechnung gänge basierend auf dem längsten Pfad im Projektnetzwerkk ermitteln 20 Neues Projekt anlegen

27 anhand von Kalenderdefinitionen unter Berücksichtigungg von Arbeits- irreführend sein, da einige Vorgänge aufgrund ihrer Kalenderzuweisun- gen über hohe Pufferwerte verfügen, aber dennoch für die Fertigstel- lung eines Projekts kritisch sind. In einem Projekt mit mehreren Kalen- dern, berechnet der Project Manager den längsten Pfad durch die Er- zeiträumen, Urlaub und Ausnahmen vornimmt. Die Verwendung des Puffers zur Ermittlung kritischer Vorgänge kann mittlung der Vorgänge, deren frühes Ende dem spätesten berechneten Datum für ein frühes Ende fürr das Projekt entspricht. Der P6 Project Manager Ermittelt alle wichtigen Beziehungen für diese Vorgänge und verfolgt sie bis zum Startdatu m des Projekts zurück. Neues Projekt anlegen 21

28 3.1.6 Anlegenn des Projektstrukturplans Der Einsatz eines PSP während der Planungsphasee eines Projekts istt für Top-Down-Schätzungen und Zusammenfassungskalkulationen von Daten vorteilhaft, die noch nicht mit Projekten verknüpft sind. Die PSP-Hierarchie kannn geplantee Termine, geplante Budgets und Zu- sammenfassungswerte enthalten. Finanzinformationen wirdd abwech- selnd von Projekten und deren PSP-Elementen verwendet. Auf diesee Weise haben Sie die Möglichkeit,, die im Vorfeld fürr PSP-Elemente fest- die jeweiligen Projekt- und Vorgangspendants zu verwenden. Der Budget- und Ausgabenplan kannn entweder eigenständig alss Darstellung der Fi- nanzdaten für die PSP-Ebene dienen oder die für das d Projekt festgeleg- ten Daten zur Budgetverteilung widerspiegeln. Zusammenfassungsin- formationen können per Rollup auf eine beliebige von v Ihnenn angege- bene PSP-Ebene übertragen werden. gelegten Budgetbeträgee und Finanzierungsinformationen sofort für Wenn Sie sich neu angemeldet haben und in der Ansicht A Home sind,, können Sie direkt über den Navigationsbutton in die PSP Maske gelan- gen, in der Sie die Work-Breakdown-Structure der geöffneten Projek- te sehen, erstellen, oder bearbeiten. 22 Anlegen des ProjektstrP ukturplans

29 Über den Button Hinzufügen können Sie jetzt einzelne Untergruppen erstellen. Mit jedem Klick auf den Button Hinzufügen wird ein neues PSPP Element eingefügt. Dieses wird als Unterelement, unterhalb des Elementes das Sie markiert haben, eingefügt. Die D Struktur ist über die Pfeilbutton änderbar.. Anlegen des Projektstrukturplans 23

30 Sie müssen jetzt im Detailfenster noch die Eingaben für dass neue Ele- ment vervollständigen. PSP Code Der PSP Code wird automatisch vergeben und kann nur in seiner Erweiterung verändert werden PSP Name Der PSP Name ist frei wählbar, sollte jedoch kurz undd prägnant sein Status Hier können Sie den aktuellen Status des PSP Elementes verge- ben Verantwortlicher Manager Hier kannn ein anderer als der Projektverantwortlicher r Manager ausgewählt werden. Voraussichtlicher Start Geben Sie hier das Start Datum des PSP Elementes ein. Sie kön- nen es manuell eingeben oder mit dem Button einen Kalender aufrufen. Voraussichtliches Ende Geben Sie hier das Ende Datum des PSP Elementes ein. Sie kön- 24 Anlegen des ProjektstrP ukturplans

31 nen es manuell eingeben oder mit den Button einen Kalender aufrufen. Sie erhalten nur einen blauen Balken im rechts danebenliegenden Gantt-Diagramm, wenn Sie ein Start und/oder Finish Datum eingegeben haben. Die Daten können jederzeit wieder in den Details geändert werden. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit sich ein PSP Element berechnen zu lassen. Ein PSP Element kann wiederum aus einzelnen Unterpunkten bestehen, diese nennt man in P6 Vorgänge. Wenn bei den Vorgänge die zeitliche Zuordnung getroffen wird, errechnet das System Ihnen die Dauer eines einzelnen PSP Elementes. Mit der Bearbeitungsleiste am rechten Bildschirmrand können Sie die PSP Elemente weiter bearbeiten. Mit Hinzufügen können Sie ein neues PSP Element anlegen. Mit Löschen können Sie ein PSP Element löschen. Achtung auch alle darunter gegliederten Elemente werden dann gelöscht. Mit Ausschneiden können Sie ein PSP Element ausschneiden und mit Einfügen woanders einfügen. Mit Kopieren können Sie ein PSP Element kopieren, Sie kopieren auch alle darunter gegliederten Elemente. Mit den Pfeilen können Sie die einzelnen Elemente sortieren und gliedern. Sie können also die Elemente höher oder tiefer stufen und die Reihenfolge verändern. Anlegen des Projektstrukturplans 25

32 3.1.7 Die Vorgangsplanung Wie weit man Vorgänge herunterbricht und wie fein diese aufgeführtt und geplant werden, hängt vom jeweiligen Projektt ab. Aus den Laufzei- Ebenee werden Ressourcen, Budgets, Arbeitseinheiten usw. aufgeführt und eingegeben. ten der einzelnen Vorgänge ergibt sich die Laufzeitt eines PSP- Auf dieser Elementes und damit wird ein gesamtes Projekt beeinflusst Vorgäng ge hinzufügen Um Vorgänge hinzuzufügen gehen sie ebenso vor wie bei einer PSP. Über den Button Hinzufügen wirdd ein Assistent gestartet. Sie müssen dazu in den Bereich der Vorgänge wechseln. Vorgang Name Der Assistent unterstützt Sie bei dem Anlegen einer Aktivität. Er führt durch eine Maskenfolge die die Eingabe erleichtert. Sie gelangen durch einen Klick auf den Button Hinzufügen in den Assistenten. (P3 v.4) 26 Die Vorgangsplanung

33 1. Vorgang ID Autowert vorbelegt in 10er Schritten, kann auch frei eingegeben werden. 2. Vorgang Name Name des Vorgangs, frei einzugeben. Festlegungg des Aktivitäten-Nummerierungs-Schemas Auf der Registerkartee Einstellungen können Sie die Vorbelegung der Vorgang ID, des Suffix und des Incremente vorbelegen. Beachten Sie müssen hierbei in der Ansicht t Projekte sein. Zählnummer xxx-yyy-1020 wird von P6 automatisch generiert Teilprojekt-Kennzeichnung, z. B. Produktkennzeichnung wie DSL, ISDN, WLAN, Projektkürzel, z.b. VNET, IRAIL Die Vorgang-ID sollte bevorzugt als Sortierkriterium verwendet wer- den. Es wird empfohlen, 10-er Schritte zu wählen, da später bis zu jeweils 9 Aktivitäten zwischengeschoben werden können. Vorgang Name: kurze und prägnante Vorgangs bezeichnung (keine Pfadangaben, z.b. in der PR Ansicht Timesheet ist die Projekt-/ PSP- Zuordnung ersichtlich) Die Vorgangsplanungg 27

34 Work Breakdown Structure In der nun folgenden Maske kannn die PSPP ausgewählt werden. Stan- dardmäßig ist die PSP vorbelegt die zuvor im System selektiert wurde. Vorgangsarten Vorgang gsart Wählen Sie jetzt die Vorgangsartt aus. Zu Beginn einer e Planung planen Sie mit Rollen, die tatsächlichen Ressourcen stehen zu diesem Zeit- den Ein- trag 'Task-abhängig'. Erst wenn Sie die Ressource zuweisenn wählen Sie punkt noch nicht fest. Wählen Sie daher in der Planungsphase 'Ressource-abhängig' aus. 28 Die Vorgangsplanung

35 Vorgangsart Task-abhängig Ressource-abhängig PSP- Zusammenfassung Start Milestone Finish Milestone Die Vorgangsdauer wird nach dem Vorgangskalender berechnet, unabhängig von den Ressourcenkalendern. Die Vorgangsdauer wird nach den Ressourcenkalendern berechnet. Mit diesem Vorgangstyp überwachen Sie die verstrichene Dauer einer Gruppe von Vorgängen. Seine Dauer bezeichnet nicht die Summe der Dauer von Vorgängen, sondern die Anzahl der Planungseinheiten (z.b. Tage) zwischen Beginn des ersten und Ende des letzten Vorgangs, innerhalb einer Gruppe unter Berücksichtigung von Überlappungen oder Abständen. Dieser Typ kann mit Ressourcen, Expenses etc. belegt werden, jedoch nicht mit Constraints (Randbedingungen). Ein Meilenstein ist ein Zeitpunkt und hat daher keine Dauer (0) und zeigt ein wichtiges Ereignis in einem Projekt an. Es muss zwischen Start-und Endmeilenstein unterschieden werden. Der Meilenstein kann sowohl mit Gemeinkosten als auch mit einer Primary Ressource verbunden werden, es können aber keine zeitbasierende Aufwände oder Ressourcen zugewiesen werden. Die Primary Ressource hat die Möglichkeit über den Progress Reporter den Meilenstein zurück zu melden. Ein Meilenstein kann auch einen Vorgang Code Value tragen der mit Randbedingungen belegt ist. Die Vorgangsplanung 29

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