Projektportfolio-Management mit SAP RPM und cprojects

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1 Stefan Glatzmaier, Michael Sokollek Projektportfolio-Management mit SAP RPM und cprojects Bonn Boston

2 Inhalt Danksagung... 9 Einleitung Überblick über das Projektportfolio-Management mit SAP Anforderungsszenario für das Projektportfolio-Management SAP Resource and Portfolio Management (SAP RPM) Collaboration Projects (cprojects) SAP Projektsystem (SAP PS) Zusammenfassung Portfoliomanagement mit SAP RPM Grundlegende Konfiguration und Stammdatenpflege Detaileinstellungen zum Portfolioelement Weitere Stammdatenobjekte im Portfoliomanagement Allgemeine Funktionen aller Portfolioobjekte Feldsteuerung und Oberflächenanpassungen Funktionen in Abhängigkeit vom Feldwert Finanz- und Kapazitätsplanung Metrikmanagement Kennzahlendefinition Zusammenfassung Projekt- und Ressourcenmanagement mit cprojects Grundeinstellungen Projektarten zur Projektstrukturierung Weitere Optionen zur Projektstrukturierung Dokumentenmanagement mit cprojects Projektrollen zum Ressourcenmanagement Geschäftspartner und Organisationsmanagement Auswertungen Anpassungen der Benutzeroberfläche Zusammenfassung

3 Inhalt 4 Integration mit weiteren Lösungskomponenten Überblick über Standardschnittstellen Portalintegration Objektverknüpfungen Entscheidungsprozessmanagement Integration mit Microsoft Project Integrierte Portfolioplanung mit SAP ERP und cprojects Rechnungswesenintegration mit SAP ERP Zeiterfassung in SAP ERP Finanzdatenüberleitung aus SAP ERP Reporting Berechtigungen Entwicklungsumgebung Zusammenfassung Erweiterungsbeispiele zu Kundenanforderungen Überblick über Erweiterungsmöglichkeiten Objekte nummerieren Kundenfelder definieren Benutzeroberfläche beeinflussen Oberflächensemantik anpassen Objektanlage in SAP ERP automatisieren Finanz- und Kapazitätsplanung anpassen RPM-Finanzplanung in PS-Detailplanung übertragen Projektstruktur konfigurieren Dokumentfelder vorbelegen und einlesen Benachrichtigungen versenden Schwellenwerte und kritische Erfolgsfaktoren berechnen Projektbesetzungen zur Zeiterfassung nutzen Systemübergreifende Versionen erstellen Subsystem implementieren Zusammenfassung Definition der Lösungsarchitektur Elemente einer Lösungsarchitektur Ziele und Anforderungen Szenarien, Prozesse und Verantwortlichkeiten

4 Inhalt 6.4 Technische Rahmenbedingungen Aufwandsschätzung Zusammenfassung Anhang A SAP-Hinweise B Technische Objektkennungen C Die Autoren Index

5 Einleitung In einem dynamischen Wettbewerbsumfeld müssen Unternehmen ihre begrenzten Ressourcen gezielt und sehr flexibel einsetzen können; denn nur so sind sie in der Lage, schnell und angemessen auf neue Herausforderungen des Marktes zu reagieren. Dabei kann es sich um sich verändernde Rahmenbedingungen oder den Wettbewerb um Kunden mit neuen Produkten oder Dienstleistungen handeln. Für Unternehmen wird es daher zunehmend wichtiger, in immer kürzeren Zyklen zu überprüfen, ob sie in die richtigen Vorhaben investieren und diese termin- und budgetgerecht abschließen. Die Steuerung von Aktivitäten in Form von Projekten und das Management übergreifender Projektportfolios gewinnen deshalb immer mehr an Bedeutung, da mit ihnen unabhängig von der Aufbauorganisation Mitarbeiter flexibel eingesetzt werden können. Diese Entwicklung umfasst alle Arten von Projekten und ist branchenübergreifend zu beobachten. Beispiele hierfür sind Entwicklungsprojekte im Engineering-Bereich der Automobilbranche, die phasenbasierte Entwicklung und Einführung neuer Produkte in der Konsumgüterbranche oder auch die Steuerung der IT-Aktivitäten im IT-Dienstleistungssektor. SAP bietet mit SAP Resource and Portfolio Management (RPM), Collaboration Projects (cprojects) und deren Zusammenspiel mit SAP Projektsystem (PS) eine Lösung an, mit der Projekte effizient und erfolgreich gesteuert werden können. Lösungsüberblick Als Teil der betriebswirtschaftlichen Standardsoftware SAP ERP ist mit der Komponente SAP PS seit vielen Jahren eine umfassende, integrierte Lösung im Bereich des Projektmanagements verfügbar, die sich durch zahlreiche Funktionen zur Steuerung und Kontrolle von Projekten auszeichnet. Darüber hinaus ist sie eng mit anderen Bereichen der ERP-Lösung verknüpft, z. B. den Logistikkomponenten, wodurch eine Abbildung durchgängiger Prozesse möglich ist. SAP PS eignet sich so u. a. zur Abbildung umfangreicher Investitions- und Wartungsprojekte im Logistikbereich. In anderen Branchen hingegen wird SAP Projektsystem häufig nur zur Kostenkontrolle genutzt. Die eigentliche Steuerung der Vorhaben erfolgt mit anderen, oftmals nicht integrierten Lösungen. Dadurch kann es zu einer Vielzahl von Problemen kommen: Daten werden redundant vorgehalten, da die Projektbeteiligten in verschiedenen Anwendungen arbeiten. Durch die Systembrüche entstehen Informations- und Zeitverluste, durch die der aktuelle Status des einzelnen Projekts und des Projektportfolios im Ganzen nicht mehr transparent ist. Hieraus wiederum können falsche Entscheidungen resultieren. 11

6 Einleitung Es wird deutlich, dass nur eine durchgängige Lösung, die den Anforderungen aller am Projektportfolio-Management Beteiligten gerecht wird, dem entgegenwirken kann und zielführende Projektentscheidungen ermöglicht. Vor diesem Hintergrund hat SAP bereits vor einigen Jahren zwei neue Produkte im Bereich des Projektportfolio-Managements entwickelt und auf den Markt gebracht: SAP Resource and Portfolio Management und Collaboration Projects. Mit SAP RPM lassen sich Prozesse im Bereich des Portfoliomanagements und der zentralen Ressourcensteuerung abbilden. Unabhängig von der cprojects-suite und SAP Projektsystem ist SAP RPM als eigenständiges Produkt verfügbar und kann über definierte Schnittstellen in die beiden anderen Produkte integriert werden. Zudem kann SAP RPM auch im Zusammenspiel mit Nicht-SAP-Produkten eingesetzt werden: So ist z. B. eine Schnittstelle zu Microsoft Project Client zum Austausch von Projektplänen vorhanden. cprojects unterstützt Prozesse im Bereich des Projektmanagements und der projektbezogenen Ressourcensteuerung. Es ist ebenfalls als eigenständiges Produkt verfügbar. cprojects beruht auf einem phasenbasierten Projektansatz und unterstützt die Zusammenarbeit im Projektteam durch flexible Berechtigungen und eine intuitive Weboberfläche. Durch den webbasierten Zugang ist die Handhabung für alle Projektbeteiligten einfach, da nur ein Browser benötigt wird. Gleichzeitig ermöglicht cprojects die Nutzung kaufmännischer Funktionen in SAP PS durch eine enge Integration in das SAP ERP-System. cfolders bildet gemeinsam mit cprojects die cprojects-suite. Es erweitert die Dokumentenablage in cprojects um Kollaborationsfunktionen, die einen Austausch auch mit externen Partnern ermöglichen. Zudem ist es eng mit dem SAP- Dokumentenverwaltungssystem (SAP DVS) verbunden. Zielgruppe Im vorliegenden Buch beschreiben wir die genannten Komponenten sowie deren Zusammenspiel zur Unterstützung des Projektportfolio-Managements. Wir orientieren uns dabei an den Informationsbedürfnissen der folgenden Zielgruppen: eines Prozessverantwortlichen (Process Owner), der sich einen Lösungsüberblick verschaffen will eines Applikationsverantwortlichen (Application Owner), der Fachanforderungen im System umsetzt eines Systemverantwortlichen (System Owner), der komplexere technische Anpassungen durchführt Das Buch eignet sich außerdem für alle diejenigen, die bisher ausschließlich mit SAP Projektsystem gearbeitet haben und sich nun mit SAP RPM und cprojects vertraut machen möchten. 12

7 Einleitung Gliederung Das Buch ist wie folgt aufgebaut: Kapitel 1: Überblick über das Projektportfolio-Management mit SAP Im ersten Kapitel geben wir Ihnen zunächst einen Überblick über die typischen Anforderungen an eine Projektportfolio-Management-Lösung. Dies soll Ihnen dabei helfen, die einzelnen Funktionen und Konfigurationsschritte von SAP RPM und cprojects im weiteren Verlauf des Buches leichter einordnen zu können. Zudem lernen Sie die wichtigsten Funktionen von SAP RPM und cprojects und die für die Gesamtlösung relevanten Funktionen von SAP Projektsystem kennen. Kapitel 2: Portfoliomanagement mit SAP RPM Im zweiten Kapitel beschreiben wir grundlegende Systemeinstellungen, die notwendig sind, um mit SAP RPM arbeiten zu können. Wir erläutern danach im Detail, wie Sie die einzelnen Funktionen von SAP RPM an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können. Sie erhalten einen Überblick über die Stammdaten von RPM, mögliche Oberflächenanpassungen sowie u. a. die Funktionen zur Finanz- und Kapazitätsplanung und das Metrikmanagement. Abschließend gehen wir auf die Initiative ein, die Sie zur Abbildung von Programmen im Rahmen des Entscheidungsprozessmanagements nutzen können. Kapitel 3: Projekt- und Ressourcenmanagement mit cprojects Im dritten Kapitel geben wir Ihnen einen Überblick über die Grundeinstellungen, die Sie im Bereich des Projekt- und Ressourcenmanagements vornehmen müssen. Im Anschluss daran erläutern wir die Möglichkeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen, um cprojects an Ihre individuellen Anforderungen anpassen zu können. Detailliert gehen wir hierbei auf die Projektstrukturierung, die Verwaltung von Dokumenten innerhalb von Projekten und das Ressourcenmanagement ein. Darüber hinaus erhalten Sie Einblicke in die Auswertungsmöglichkeiten, die Ihnen cprojects bietet. Kapitel 4: Integration mit weiteren Lösungskomponenten Im vierten Kapitel beschäftigen wir uns sowohl mit der fachlichen als auch der technischen Integration des PPM-Prozesses in Ihre vorhandene Lösungslandschaft. Im Einzelnen betrachten wir dabei das Zusammenspiel der Komponenten SAP RPM und cprojects untereinander sowie mit SAP NetWeaver Portal, mit SAP NetWeaver Business Intelligence und den relevanten Komponenten des SAP ERP-Systems. Wir geben Ihnen zudem anhand von Microsoft Project Client ein Beispiel, wie Sie den Austausch Ihrer Projektpläne mit externen Projektmanagementlösungen realisieren können. Abschließend gehen wir auf das Berechtigungskonzept und die vorhandene Erweiterungsinfrastruktur ein. Kapitel 5: Erweiterungsbeispiele zu Kundenanforderungen Im Gegensatz zu klassischen ERP-Implementierungen können Projekte im SAP RPM- und cprojects-umfeld kundenspezifische Erweiterungen entlang der gesamten Prozesskette erfordern. Häufig wird erst dadurch eine ganzheitliche 13

8 Einleitung Abbildung Ihrer Anforderungen ermöglicht. Dem trägt das fünfte Kapitel Rechnung, in dem wir vorhandene Erweiterungsmöglichkeiten aufzeigen und ihre konkrete Nutzung anhand von Kundenbeispielen darstellen. Diese sollen Ihnen als Anregung dienen, wie Sie zusätzlich zu den im dritten und vierten Kapitel beschriebenen Einstellungen die Produkte Ihren Prozessanforderungen anpassen können. Kapitel 6: Definition der Lösungsarchitektur Im letzten Kapitel geben wir Ihnen konkrete Handlungsempfehlungen, um eine PPM-Lösung erfolgreich zu implementieren. Wir zeigen auf, welche Informationen vor der technischen Umsetzung eines Projekts durch die Fachund IT-Abteilung gemeinsam erarbeitet werden müssen, um eine Lösungsarchitektur zu entwickeln. Letztere dient Ihnen als Grundlage für eine Aufwandsschätzung und einen gut strukturierten Projektansatz, der neben dem Vorhandensein einschlägiger Produktkenntnisse die Voraussetzung für eine erfolgreiche Projektdurchführung ist. Anhang Im Anhang finden Sie eine kurze Übersicht der wichtigsten SAP-Hinweise zu den dargestellten Produkten und eine Auflistung der technischen Objektkennungen in SAP RPM und cprojekts. Auf der Verlagswebsite zum Buch unter finden Sie darüber hinaus weitere Anhänge. An dieser Stelle möchten wir darauf hinweisen, dass Sie im Idealfall die Kapitel 2, 3 und 4 auch am System nachvollziehen. Für die Kapitel 1 und 6 hingegen ist dies keine notwendige Voraussetzung. Um die im fünften Kapitel gegebenen Anregungen in Ihrem Projekt umsetzen zu können, sollten Sie neben einem System auch über Kenntnisse der SAP-Programmierung verfügen. Ausblick Erst die geschickte Kombination der drei Komponenten SAP RPM, cprojects und SAP PS ergibt eine individuelle Prozesslösung für Ihre spezifischen Anforderungen. Während unserer langjährigen Beratungstätigkeit haben wir verschiedenste Unternehmen in unterschiedlichen Branchen weltweit bei der Implementierung der einzelnen Produkte und deren Zusammenspiel unterstützt. Das dabei gesammelte Wissen und unsere Erfahrungen stellen wir Ihnen in diesem Buch zur Verfügung. Da wir jedoch nicht ausschließen können, dass es im Einzelfall zu Abweichungen zwischen unserer Beschreibung und dem tatsächlichen Systemverhalten kommt, freuen wir uns über Ihre Kommentare und Verbesserungsvorschläge. Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit unserem Buch und viel Erfolg mit SAP RPM und cprojects! Stefan Glatzmaier und Michael Sokollek 14

9 Dv 2 Portfoliomanagement mit SAP RPM Im ersten Kapitel,»Überblick über das Projektportfolio-Management mit SAP«, haben wir ein typisches Anforderungsszenario für das Projektportfolio-Management skizziert und vor diesem Hintergrund einen allgemeinen Überblick über die Funktionen von SAP RPM und cprojects gegeben. In diesem und dem folgenden Kapitel 3,»Projekt- und Ressourcenmanagement mit cprojects«, zeigen wir Ihnen im Detail die einzelnen Konfigurationsoptionen beider Produkte. Zunächst wenden wir uns SAP RPM zu und erläutern, welche Einstellungen Sie zur funktionalen Unterstützung Ihres Portfolioprozesses vornehmen können. 2.1 Grundlegende Konfiguration und Stammdatenpflege Um ein neu installiertes RPM-System nutzen zu können, müssen Sie vorab einige grundlegende Einstellungen vornehmen. Diese tätigen Sie sowohl innerhalb der Konfiguration als auch direkt in RPM, indem Sie zur Unterstützung Ihres Projektinitialisierungsprozesses Portfoliostammdaten definieren, Ihre Portfoliostruktur ausprägen und Ihre Portfolioelemente klassifizieren. Dadurch können Sie die ersten Anpassungen am System vornehmen und dabei die Benutzeroberfläche kennen lernen. Außerdem schaffen Sie die Voraussetzungen, um die in den folgenden Abschnitten beschriebenen Konfigurationseinstellungen und deren Auswirkungen sofort am System nachvollziehen zu können. Customizing-Abgleich und IMG-Struktur Sowohl RPM als auch cprojects werden mit Standard-Customizing ausgeliefert. Beim Aufsetzen eines neuen Systems kopiert die Systemadministration dieses in Ihren Arbeitsmandanten. Damit haben Sie die Möglichkeit, die ausgelieferten Vorschlagswerte als Vorlage zu verwenden, um Ihr spezifisches Customizing im Arbeitsmandanten auszuprägen. Wir empfehlen Ihnen, die so befüllten Tabellen über einen Mandantenabgleich auf ihre Vollständigkeit hin zu überprüfen. Sie finden die hierfür notwendige Funktion unter dem Menüpfad Hilfsmittel Abgleich direkt im Pflegedialog der jeweiligen Customizing-Tabelle. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie sicherstellen, dass eine geeignete RFC- Verbindung zum Abgleich vorhanden ist. Die IMG-Struktur des RPM-Systems unterstützt nur bedingt das typische Vorgehen, das wir in zahlreichen Implementierungsprojekten angetroffen haben. Dieses orientiert sich üblicherweise an Teilprozessen, mitunter auch Prozessschrit- 61

10 2 Portfoliomanagement mit SAP RPM ten, und deren Abbildung im System. Daraus folgt, dass Sie häufig zwischen mehreren IMG-Knoten von RPM springen müssen, um Einstellungen zu einem spezifischen Prozessbereich vorzunehmen. Wir geben daher bei Prozessbereichen (und damit Abschnitten dieses Kapitels), die sich nicht eindeutig einem einzigen IMG-Knoten zuordnen lassen, die IMG-Aktivität immer mit Bezug zum übergeordneten IMG-Knoten an. So verweist z. B. der Pfad Globale Einstellungen Maßeinheiten definieren zur Definition der Maßeinheiten, die Sie unter dem IMG-Knoten Globale Einstellungen finden. Wir hoffen, mit dieser Vorgehensweise die Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Einstellungen sicherstellen zu können. Verwendete Begriffe Die Abkürzung IMG steht für die englische Bezeichnung Implementation Guide. Sie bezeichnet den Einführungsleitfaden beliebiger SAP-Komponenten, mit dessen Hilfe Sie sich einen Gesamtüberblick über die vorhandenen Einstellungsoptionen verschaffen und diese an Ihre Anforderungen anpassen können. Sie erreichen den Einführungsleitfaden in jedem SAP-System über die Transaktion SPRO (Customizing: Projektbearbeitung). Unter IMG-Knoten verstehen wir eine Pfadangabe innerhalb des IMG, die Sie zu einem semantisch zusammengehörenden Teilbereich des Einführungsleitfadens führt. Er enthält auf einer weiteren untergeordneten Stufe die einzelnen IMG- Aktivitäten, die Sie durchführen müssen. Der Knoten selbst ist nicht ausführbar, sondern dient lediglich der besseren Gliederung des Einführungsleitfadens. Ein Beispiel hierfür wäre die Pfadangabe SAP RPM Globales Customizing Globale Einstellungen. Der Begriff IMG-Aktivität bezeichnet hingegen einen ausführbaren Absprung zur direkten Pflege der einzelnen Customizing-Tabellen. Er kann darüber hinaus auch auf andere Werkzeuge wie Transaktionen oder weiterführende Dokumentation verweisen. Die IMG-Aktivität ist immer einem IMG-Knoten untergeordnet (Baumstruktur). Ein Beispiel hierfür wäre die Aktivität Allgemeine Einstellungen prüfen, die dem zuvor genannten IMG-Knoten Globale Einstellungen zugeordnet ist. Eine IMG-Aktivität kann sich bei Bedarf in mehrere IMG-Teilaktivitäten gliedern. Diese kennzeichnen mehrere semantisch zusammengehörende Einstellungsoptionen, die Sie im Regelfall gleichzeitig zur IMG-Aktivität pflegen. Die Teilaktivität finden Sie nicht direkt im Einführungsleitfaden, sondern immer nur mit Bezug zur IMG-Aktivität, die in diesem Sinne als Klammer dient. Im genannten Beispiel wäre die Option Standardeinstellungen (SAP) eine derartige Teilaktivität innerhalb der IMG-Aktivität Allgemeine Einstellungen prüfen. Innerhalb der Tabellenpflege selbst, aber auch in jeder anderen SAP GUI-basierten Anwendung, stehen Ihnen verschiedene Menüpfade zur Verfügung. Diese gliedern die Funktionsvielfalt der jeweiligen Anwendung: So erreichen Sie etwa im oben genannten Beispiel über den Menüpfad Hilfsmittel Abgleich die Funktion zum mandantenübergreifenden Tabellenabgleich. Die Funktionen sind sowohl über die übliche Menünavigation als auch teilweise über den Objektkontext (rechter Mausklick) erreichbar. 62

11 Grundlegende Konfiguration und Stammdatenpflege 2.1 Mithilfe einer Transaktion können Sie SAP GUI-basierte Anwendungen (Backend- Anwendungen) direkt aufrufen. Alternativ steht Ihnen die Möglichkeit offen, diese über das SAP-Menü zu starten. Wir verwenden im Weiteren zur Vereinfachung jeweils den direkten Einstieg, sofern wir auf SAP GUI-basierte Anwendungen referenzieren. Reports stellen in diesem Zusammenhang ausführbare Programme dar, die über die Transaktionen SA38 (ABAP-Programmausführung) bzw. SE38 (ABAP- Editor) gestartet werden. Da das Portal nicht transaktionsorientiert arbeitet, können Sie hier ausschließlich mithilfe der Portalnavigation die einzelnen Anwendungen erreichen. Hierzu stellt Ihnen die Portalanwendung in Form von Portalrollen den jeweiligen Funktionsumfang rollenbasiert zur Verfügung. So navigieren Sie z. B. über Portfoliomanagement Meine Portfolio-Objekte zu einer Liste verfügbarer Dashboards, die Ihre Portfolioobjekte darstellen. Sie rufen die einzelnen Dashboards dann über die dynamische Objektnavigation auf der linken Bildschirmseite auf. Generell betrachten wir im vorliegenden Kapitel Customizing-Einstellungen, die Sie zum IMG-Knoten SAP RPM Globales Customizing finden. Da RPM als Portalanwendung konzipiert ist, existiert hier, im Gegensatz zu klassischen SAP GUI-Anwendungen oder auch cprojects, eine RPM-spezifische Caching-Technik für Customizing-Einträge. Sofern Sie RPM-relevante Einstellungen anpassen oder anlegen, müssen Sie nach jeder Änderung die im Portal gepufferten Einstellungen explizit invalidieren. Folgen Sie hierfür der Portalnavigation Portfoliomanagement Administration Cache-Verwaltung: Das System zeigt Ihnen eine Liste der aktuell gepufferten Datenobjekte, die Sie über den Button Gesamten Cache invalidieren löschen können. Beim nächsten Aufruf der RPM-Anwendung werden die relevanten Customizing-Tabellen dann erneut gelesen. Allgemeine Einstellungen pflegen Bevor Sie die ersten Stammdaten im System anlegen, sollten Sie verschiedene allgemein gültige Einstellungen überprüfen und, falls notwendig, anpassen. Die Liste der ausgelieferten Währungsschlüssel bedarf normalerweise keiner besonderen Anpassung. Sie finden das Standard-Customizing hierzu unter dem IMG- Knoten SAP NetWeaver Allgemeine Einstellungen Währungen. Mithilfe der IMG-Aktivität Globale Einstellungen Maßeinheiten definieren können Sie neue Maßeinheiten definieren bzw. bereits existierende Maßeinheiten mit Einschränkungen an Ihre Bedürfnisse anpassen. Diese Funktion ist auch über die Transaktion CUNI (Maßeinheiten bearbeiten) verfügbar. Damit können Sie z. B. problemlos die Bezeichnung existierender Maßeinheiten verändern, jedoch nur eingeschränkt die Anzahl an Dezimalstellen anpassen. Eine eigene Maßeinheit ist immer dann notwendig, wenn Sie in einer Einheit planen möchten, die im Standard nicht ausgeliefert wird. Abbildung 2.1 zeigt am Beispiel der Einheit Personentag die dann zu treffenden Einstellungen. 63

12 2 Portfoliomanagement mit SAP RPM Abbildung 2.1 Maßeinheit definieren Legen Sie die neue interne Einheit Personentag (PDA) zur Dimension TIME an. Setzen Sie den Zähler auf Sekunden, was einem Personentag von acht Arbeitsstunden entspricht. Achten Sie darauf, die Pflege in allen verwendeten Anmeldesprachen zu wiederholen, denn obwohl die interne Maßeinheit zwar sprachunabhängig ist, gilt dies nicht für die kaufmännische und technische Darstellung. Diese hängt von der Anmeldesprache ab. Da Sie in den wenigsten Fällen alle im Standard ausgelieferten Währungsschlüssel und Maßeinheiten gleichermaßen für Ihre Finanz- und Kapazitätsplanung verwenden, können Sie die Währungsschlüssel und Maßeinheiten auf eine gewünschte Teilmenge einschränken. Diese Aktion führen Sie in der IMG-Aktivität Portfoliounabhängige Einstellungen Kapazitätseinheiten definieren bzw. Portfoliounabhängige Einstellungen Währungseinheiten definieren durch. Hiermit werden die Auswahllisten für beide Attribute gekürzt, was die Werteauswahl vereinfacht (siehe Abbildung 2.2). Abbildung 2.2 Teilmenge der Kapazitätseinheiten 64

13 Grundlegende Konfiguration und Stammdatenpflege 2.1 Weiterhin überprüfen Sie mithilfe der IMG-Aktivität Portfoliounabhängige Einstellungen Periodenarten definieren die verfügbaren Periodenarten. Es handelt sich hierbei um Steuerungsinformationen, die das System zur fehlerfreien Arbeit bei der Finanz- und Kapazitätsplanung benötigt. Periodenarten sollten daher nur hinzugefügt, jedoch nicht gelöscht werden; in der Regel ist die Standardeinstellung ausreichend. Verschiedenste Vorschlagswerte, die RPM zur globalen Steuerung der Anwendung verwendet, sind in einer mandantenunabhängigen Tabelle hinterlegt, die gleichermaßen für alle Benutzer gültig ist. Sie finden die entsprechende IMG- Aktivität unter Globale Einstellungen Allgemeine Einstellungen prüfen. Stimmen diese Vorschlagswerte nicht mit Ihren Prozessanforderungen überein, können Sie die Vorgaben mittels der IMG-Aktivität Globale Einstellungen Allgemeine Standardeinstellungen außer Kraft setzen anpassen. Tabelle 2.1 gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Parameter. Parametergruppe Kapazitätsverwaltung Projektintegration HR-Integration Benutzerverwaltung Benutzerpflege Parameter Überschrift Wochenkalender Überschrift Monatskalender Standardzuordnungseinheit Kalendereinteilung (Woche/Monat) Vorschlagskalender Standardeinheit für Stunde Ressourcenpools Upload des Echtzeitbedarfs aus cprojects Mitarbeiterrolle Geschäftspartner Standardrolle Standardbenutzergruppe Rolle Währung Maximale Anzahl Elemente, die im Dashboard angezeigt werden sollen Nur Keine-Berechtigungen berücksichtigen Rollenbasierte Super-ACL-Berechtigung zu Testzwecken umgehen Feste Anzahl an Tagen pro Monat für Finanzplanung Feste Anzahl an Tagen pro Monat für Kapazitätsplanung Tabelle 2.1 Überblick über die wichtigsten RPM-Parameter 65

14 2 Portfoliomanagement mit SAP RPM Parametergruppe Benutzerpflege Szenario-Modellierung Projektintegration für Portfolioelemente Parameter Maximale Anzahl Initiativen, die im Dashboard angezeigt werden sollen Bearbeitung von inaktiven Entscheidungspunkten ermöglichen Planungskategorien und -gruppen bei Elementerstellung anlegen Budgetkosten Jahr kumuliert bis aktueller Monat Plankosten Jahr kumuliert bis aktueller Monat Ist-Kosten Jahr kumuliert bis aktueller Monat Zeitrahmen Vergangenheit Zeitrahmen Zukunft Standard-cProjects-Projektart Standard-cProjects-Aufgabenart Standard-cProjects-Checklistenart Standard-cProjects-Phasenart Standard-cProjects-Rollen Tabelle 2.1 Überblick über die wichtigsten RPM-Parameter (Forts.) Portfolio anlegen Sie definieren ein Portfolio immer mit Bezug zu einem Portfoliotyp, den Sie mittels der IMG-Aktivität Portfolioabhängige Einstellungen Portfoliotypen definieren einstellen können. Der Portfoliotyp ermöglicht es, global vorgegebene Feldeigenschaften oder Einstellungen zur Finanz- und Kapazitätsplanung zu übersteuern. Zusätzlich legen Sie über den Portfoliotyp die verfügbaren Reviewund What-If-Status mit ihren jeweiligen Folgestatus fest. Details zu den möglichen portfoliotypabhängigen Einstellungen betrachten wir in den Abschnitten»Reviews«und»What-If-Szenarien«in Kapitel 2.3. Sie legen ein neues Portfolio über die Portalnavigation Portfoliomanagement Administration Neues Portfolio anlegen mit Referenz zum Portfoliotyp an. Alternativ können Sie auch den Button Anlegen verwenden, den Sie im Portfolio-Dashboard finden. Wie Sie in Abbildung 2.3 sehen, sind die Standardattribute auf mehrere Registerkarten verteilt. Einige Attribute müssen dabei zwingend gepflegt werden; dies ist an der Auszeichnung mit einem roten Sternchen ersichtlich. Sie haben auch die Möglichkeit, das Portfolio um Kundenfelder zu erweitern, die dann auf der Registerkarte Zusätzliche Informationen angezeigt werden. Die Technik hierzu beschreiben wir näher in Abschnitt 5.3,»Kundenfelder definieren«. 66

15 Grundlegende Konfiguration und Stammdatenpflege 2.1 Abbildung 2.3 Neues Portfolio anlegen Objektberechtigungen können Sie über die Berechtigungsliste zu jedem Portfolio individuell vergeben (Register Berechtigungen). Sie erteilen Berechtigungen für einzelne Benutzerkennungen oder Benutzerrollen. Die dabei zugewiesenen Berechtigungen werden hierarchisch vererbt: Hat ein Benutzer Leserechte auf Portfolioebene, werden seine Rechte automatisch auch auf Bereichs- bzw. Portfolioelementebene gesetzt. Allerdings können Sie diese dort bei Bedarf manuell übersteuern. Standardportfolio SAP RPM ermittelt die relevanten Navigationsoptionen immer mit Bezug zu Ihrem aktuell gesetzten Standardportfolio (auf Details zur Navigation gehen wir in Abschnitt»Dynamische Navigation anpassen«in Kapitel 4.2 ein). Das Standardportfolio setzen Sie über die Portalnavigation Portfoliomanagement Benutzereinstellungen. Sofern Sie noch kein Portfolio angelegt haben, kann es vorkommen, dass RPM Sie nicht automatisch zur Anlage eines neuen Portfolios auffordert. Der entsprechende Menüpunkt in der Portalnavigation Portfoliomanagement Administration ist jedoch nicht erreichbar, da die Portalnavigation vom Portfoliotyp Ihres nicht gesetzten Standardportfolios abhängt (Deadlock). In diesem Fall überführen Sie mithilfe des Reports /RPM/MIGRATION_CATEGORIES eine vorhandene Portfolioelementkategorie in ein Dummy-Portfolio. Nach einem Neustart des Portals können Sie dann das Dummy-Portfolio vorübergehend als Ihr Standardportfolio setzen. Portfoliobereichsstruktur Sie legen die Portfoliobereichsstruktur der Portfoliobereiche immer mit Bezug zu genau einem Portfolio an. Dabei gliedern Sie die einzelnen Portfoliobereiche z. B. hierarchisch gemäß Ihrem Produktportfolio und ermöglichen so eine Aggregation der Finanz- und Kapazitätsdaten Ihrer Produktentwicklungsvorhaben. Sie pflegen die Bereichsstruktur über die Portalnavigation Portfoliomanagement Administration Bereichs-Dashboard als flache Liste. Über die dynamische Navigation Portfoliostruktur der Bereiche erhalten Sie auch eine hierarchi- 67

16 2 Portfoliomanagement mit SAP RPM sche Darstellung (siehe Abbildung 2.4). Beachten Sie bei der Konzeption Ihrer Hierarchie, dass jeweils nur die unterste Stufe eines Teilbaums Portfolioelemente aufnehmen kann. Abbildung 2.4 Portfoliobereichsstruktur Sie erzeugen einen neuen Bereich über den Button Neu anlegen bzw. die dynamische Navigation Neuen Bereich anlegen. Sie können mehrere Bereiche mittels der Option Direkt unter Portfolio anlegen auf der obersten Ebene anlegen. Wir empfehlen Ihnen aber, einen einzigen Top-Knoten vorzugeben und die weitere Strukturierung mittels untergeordneter Ebenen zu realisieren. Neben der bereits erwähnten Möglichkeit, Finanz- und Kapazitätsdaten bis hin zum Gesamtportfolio zu aggregieren, können Sie somit auch Ihr Gesamtportfolio selbst beplanen. Die Attribute des Portfoliobereichs verteilen sich auf mehrere Registerkarten (siehe Abbildung 2.5): Auf der Registerkarte Allgemeine Informationen pflegen Sie vor allem den Bereichsnamen mit externer ID und den aktuellen Status, der entweder aktiv oder inaktiv sein kann und rein informativen Zwecken dient. Zudem ist hier ersichtlich, wie viele abhängige Objekte dem Bereich zugeordnet sind (z. B. Portfolioelemente oder Initiativen). Auf der Registerkarte Einstellungen für Finanz- und Kapazitätsplanung legen Sie die wichtigsten Steuerungsparameter für die Finanz- und Kapazitätsplanung fest. Diese umfassen u. a. den Start- und Endtermin Ihrer Planung auf Portfoliobereichsebene; gleichzeitig wirken diese Termine als Vorgabeplanungszeitraum innerhalb der Finanz- und Kapazitätsplanung auf Portfolioelementebene. Weiterhin geben Sie den jeweiligen Periodenaufriss sowie die zu verwendende Währung und Kapazitätseinheit vor. Die Parameter vererben sich an neu angelegte Portfolioelemente oder Initiativen, die dem Bereich zugeordnet werden. Auf der Registerkarte Berechtigungen ist es möglich, die vom Portfolio vererbten Berechtigungen manuell zu übersteuern oder die Rechtevergabe weiter zu verfeinern. 68

2 Portfoliomanagement mit SAP RPM

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