Sieben Schritte zu Ihrer PM-Software

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1 Sieben Schritte zu Ihrer PM-Software Wann PM-Software nützlich ist und wie man zur richtigen Software kommt. 16. Oktober 2014 Mey Mark Meyer

2 Die Themen heute Übersicht über den PM-Software-Markt 7 Schritte zur PM-Software Vor- und Nachteile, Kosten und Nutzen (Geht das?)

3 Was bietet der Markt? 200 Softwareprodukte und die Essenz?

4 Multi-PM-Software Fotos: istockphoto, mikdam / fotolia / fotolia

5 Die Grundlage der Daten 8. Auflage, (+2) Produkte für Multi-PM und PPM Assessments mit Anbietern ca. 2 Tage >300 Merkmale sowie technische Aspekte Am Projekt-Lebensweg orientiertes M-Modell

6 PM-Software-Anwendungsbereiche im M-Modell

7 Eine kurze Funktionsübersicht Web Services Effort Capture Form Gantt Chart Template Library Isolated Project Plans nput Validation Role-Based Access Control Capacity Analysis Risk Index Projektantragsbearbeitung Collaborative Idea Management Status Reports Track Record Deviation Analysis Stakeholder Analysis Product Backlog Visualization Role Specific Dashboards Rates per Project Related Idea Links Burndown Diagrams Task Board Risk Descriptions Product Roadmap Collecting Programmabschluss Ideas Approval Information Cost Items and Transactions Budget Usage Rates by Period per Role Advanced Skill Assignments Non-Linear Assignments Basic DMS Quality Checklists Overall Periodic Budget CR Data Type Modular Templates Past Project Assignments Proposal Data Type Invoices Process Definition Change Request Management Risk Response Planning Multi-Project Programmplanung Analysis Milestone Trend Analysis Multiple Bottlenecks Key Milestones Financial Profitability Analysis ProjektabschlussKey Indicators Portfolio Planning Layer Excel Interfaces Capture Expenses Cost Category Analysis Plan Versions Idea-to-Project Links Custom Fields Workflow Engine Content Management System Resource Pool Planning Different Cost Rates Review Workflow Earliest Support Dates Advanced Earned Programmsteuerung Skill Hierarchy Scenario Comparison Projektplanung Value Analysis Quality Gates Top-Down and Bottom-Up Advanced Form Designer Resource Based Scheduling Project Manager's Estimation Planning Grids Product Portfolio Management Sales Forecast Assignment Status PortfolioplanungPerformance Rating, Contract Details Business Charts Task Subscriptions User Configurable Dashboards Snapshots Tracking Budget Changes Scoring Model Multiple Resource Calendars Unlimited Plan Versions Portfoliosteuerung Interactive Data Effort Planning Grids Self Grids Assignment Cost Commitments Customer Information Microsoft Project File Formats Risk Checklists Document Management Project Capacity Limits Ideengewinnung / Angebotsmanagement Administration, Hierarchic CostKonfiguration, CategoriesGrid Configuration Usability

8 Die Grundfunktionen Das ist Standard Projektvorgänge mit Zeiten und Abhängigkeiten Ressourcen einplanen, Auslastungen berechnen Grafische Reports, Ampeln, Excel-Export Kostenmanagement, Kostenarten und Projektkostenträger Portfolio-Ansicht und Multi-PM-Auswertungen Anpassbares Datenmodell, Berechtigungen, Schnittstellen Einfache Bedienung, Oberfläche konfigurierbar Foto: Olivier DELAYE - Fotolia.com

9 Die Trends Bedienbarkeit, Optik, Design, Dashboards Produktmanagement Agiles Projektmanagement, Scrum Soziale Netzwerke Standard -Schnittstellen zur ERP, Sharepoint, CRM, Flexibilität auf dem Weg zum Baukasten Prozessmodelle und Reporting-Vorlagen Foto: brozova Fotolia.com

10 Vorüberlegungen zum Auswahlprozess Was vor der Auswahl geklärt werden sollte.

11 Stakeholder sind wichtig!

12 Die Stakeholder-Falle Die wichtigsten Stakeholder haben nie Zeit! (1. Hauptsatz der Software-Auswahl) Niemand will einen Basisplan! (2. Hauptsatz der Software-Auswahl) Kurze Anforderungs-Erhebung schnell und scheinbar effizient - Stakeholder verschieben das Thema auf später - Vermeintlicher Konsens ermöglicht zügiges Vorangehen - Lücken werden durch das Auswahlteam gefüllt Erwartungen fallen in der Regel auseinander. Foto: Günter Menzl - Fotolia.com

13 Stakeholder richtig einbinden Die Stakeholder-Welt Kernteam

14 Der Auswahlprozess - Schritte Softwareauswahl Schritt für Schritt oder Die Auswahl ist Teil der Einführung

15 Sieben Schritte zur PM-Software 1. Ist-Zustand ermitteln 2. Soll-Zustand und Anforderungen definieren 3. Produktrecherche und Filtern 4. Auswahl überprüfen, Simulieren 5. Einführung planen 6. Inbetriebnahme und Übergabe 7. Etablierung im laufenden Betrieb

16 Verifizierung Soll-Zustand Roll-Out und Betriebsübergabe Betrieb Planung Ist- Zustand Filter Der Gesamtprozess Anforderungen Auswahl Einführung Etablierung Standort-Bestimmung / Kick-Off Dokumenten-Analyse, Workshop (1 oder 2 Tage), (klein, mittel, groß) Produktrecherche, Longlist PM-Software-Datenbank, Longlist auf Erfahrungsbasis, Marktstudien-Filter, Webcasts für Schlüsselanforderungen Einführungsplanung Funktions- und Anwender-Stufen, Terminplanung, Projektmarketing, Konfigurations-Projektkoordination, Schnittstellen Feedback-Prozess Anwender-Befragungen, Issue- Management, transparentes Verbesserungsmanagement Methoden, Prozesse, Organisation Identifikation offener Punkte, Umsetzungsplanung, Fachberatung, Organisationsentwicklung Ausschreibung und Auswertung, Shortlist Ausschreibungsberatung, Ausschreibungs-Übernahme Pilotphase Testfall-Koordination, Dokumentation, Anwender-Support, Feedback-Integration, Schulungsbegleitung, Release- und Issue-Management Unterstützung und laufende Qualifizierung Begleitende Schulungen, FAQ, Anwender-Austausch, Fach-Coaching Anforderungsworkshops Technische Anforderungen im Kernteam, fachliche Anforderungen der Stakeholder, Moderation von Prioritätskonflikten Anbieterpräsentationen Drehbuch (Anwendungsfälle), Organisation, Moderation, fachliche Moderation, Nachverfolgung, Feedback-Analyse Rollout-Phasen 1 n, Planung / Begleitung Phasenplanung, Anwenderschulungen, anwendungsorientierte Produkt- Dokumentation, Anwender-Coaching Nutzen-Revision Regelmäßige Reviews der Software- Nutzung, Abgleich mit den Einführungs-Zielen, Justierung Anforderungsdokumentation Anwendungsfälle, Anforderungsliste, prozessorientierte Anforderungsliste, Änderungsmanagement, Redaktion Teststellungen Testfälle, Bereitstellung von Test-Räumen, Test-Betreuung, Anforderungs- Nachverfolgung, eigene Tests, Referenzbesuche Verträge Inhaltliche Beratung zu Lizenzen / SLA, Referenzkunden-Besuche Evaluation und Betriebsplanung PMO Gesamt-Feedback, Maßnahmenplanung, Projektmarketing, Übergabe an PMO, Betriebskonzept Abschluss IT-Projekt Zusammenstellung der Dokumentation, Zielerfüllungs-Abgleich, Abgrenzung offener Punkte, Entlastung der Projektleitung Auswahlentscheidung Entscheidungsvorlagen, Moderation

17 Was nützt die Software? Und auf welcher Ebene entsteht der Nutzen? Software Prozesse Ergebnisse?

18 Der Business Case für die Software? L n pl, nfk, npm = n pl + nfk n ma 300 δ Erfahrung aus den Projekten: In den wenigsten Fällen wird ein Business Case erstellt. Normalfall: Dringende Notwendigkeit, Machen! Harter oder weicher Business Case: Quantitativ (in Euro) argumentieren, oder Qualitativ (warum?)

19 Zusammenfassung für das Management, Auslöser/Gründe für das Projekt, Entscheidungsoptionen (0, Minimum, Minimum-Plus), Erwarteter Nutzen, Erwartete Nebenwirkungen, Zeitplanung, Kostenplanung [hart], Investitionsrechnung [sehr hart!], Wesentliche Risiken Ansatzpunkte für einen weichen Business Case PMS Multiprojektmanagement Wirtschaftlicher Erfolg Transparenz Bessere Projektpriorisierung Besseres Projektportfolio Marktfähigere Produkte Gesteigerter Absatz Steigerung Erlöse Methodenunterstützung Einzelprojektmanagement Bessere Projektsteuerung Team- Koordination Termingerechte Projektabwicklung Budgetgerechte Projektabwicklung Kurze Time-To-Market Geringe Entwicklungskosten Senkung Kosten

20 ifotolia.com Es gibt die passende Software, Eigenentwicklungen sind nicht nötig Die Auswahl beginnt mit dem Ist-Zustand Der Nutzen von Software kommt mit den Prozessen Den Nutzen der Prozesse beurteilen die Stakeholder Stakeholder müssen sich mit ihrer PM- Zukunft auseinandersetzen Nicht die Auswahl ist das Ziel, sondern die Nutzung

21 Ihre Fragen? 7 Tipps für die Auswahl und Einführung, Merkmalskatalog der Marktstudie

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