Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung gem. 11 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

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1 Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung gem. 11 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) Der Auftraggeber beauftragt den Auftragnehmer FLYLINE Tele Sales & Services GmbH, Hermann-Köhl-Str. 3, Bremen mit der ordnungsgemäßen und datenschutzgerechten Erledigung der Arbeiten, die sich aus dem zwischen den Parteien bestehenden Vertrag Nr... vom. ergeben ( Auftragsdatenverarbeitung ). Die Auftragsdatenverarbeitung wird für den Zeitraum der Dauer des Vertrags erteilt. Der Auftragnehmer sichert zu, dass er in der Lage ist, die Arbeiten, die Gegenstand der Auftragsdatenverarbeitung sind, insbesondere nach Maßgabe des 11 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ordnungsgemäß und gewissenhaft durchzuführen. Die vom Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen der Kontrolle des/der Datenschutzbeauftragten sowie des IT-Leiters des Auftraggebers. Umfang, Art und Zweck der Auftragsdatenverarbeitung sowie der Kreis der Betroffenen ergeben sich aus dem Hauptvertrag. Folgende technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit im Sinne von 9 BDSG nebst Anlage sind beim Auftragnehmer getroffen worden: (Zutrittskontrolle) Die Zutrittskontrolle wird am Empfang mittels Mitarbeiterausweis sichergestellt. Nichtberechtigte Personen haben keinen Zutritt. Zutritt zu den einzelnen Abteilungen erfolgt mittels Zutrittskontrollsystem. Der individuelle Zutritt ist auf den jeweils notwendigen Bereich beschränkt. Alle externen Besucher müssen am Empfang angemeldet, durch einen amtlich gültigen Lichtbildausweis identifiziert und während Ihres Aufenthalts im Hause dauerhaft durch einen Mitarbeiter des Auftragnehmers begleitet werden. (Zugangskontrolle) Der Zugang zu den DV-Anlagen, mit denen die Daten des Auftraggebers verarbeitet werden, erfolgt nur für die berechtigten Personen unter der Aufsicht der Abteilungsleitung. Nur diesen Personen ist durch das Zutrittskontrollsystem ein Zugang gewährt.

2 Das IT Data-Center ist durch einen speziellen Zugangscode in Verbindung mit dem individuellen Mitarbeiterzugangsmedium zusätzlich abgesichert. (Zugriffskontrolle) Der Zugriff wird administrativ mittels Benutzerauthentifizierung über die Domänenrichtlinien geregelt. Die USB-Anschlüsse der PC sind deaktiviert, Brennerlaufwerke sind vorhanden aber deaktiviert. (Weitergabekontrolle) Personenbezogene Daten können bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträgern nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden. Es kann überprüft und festgestellt werden, an welche Stelle eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist. (Eingabekontrolle) Es kann nachträglich überprüft und festgestellt werden, ob und vom wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt wurden. (Auftragskontrolle) Es wird gewährleistet, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden. Diese Vorgabe wird durch regelmäßige Kontrollen seitens des Datenschutzbeauftragten und der Führungskräfte sichergestellt. (Verfügbarkeitskontrolle) Es wird gewährleistet, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind. Dieses wird durch regelmäßige Backup Prozesse gesichert. Die Daten, die gesichert werden, sind in jeder Generation gleich: Netzlaufwerke des Teams, Server Programmverzeichnisse und Benutzer Netzlaufwerke (Trennungskontrolle) Es wird gewährleistet, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden. Diese Vorgabe wird durch regelmäßige Kontrollen seitens des Datenschutzbeauftragten und der Führungskräfte, auch in Abstimmung mit dem Auftraggeber, sichergestellt. Berichtigung, Sperrung und Löschung personenbezogener Daten: Der Auftragnehmer hat nur nach Weisung des Auftraggebers die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, zu berichtigen, zu löschen oder zu sperren. Soweit ein Betroffener sich unmittelbar an den Auftragnehmer zwecks Berichtigung oder Löschung seiner Daten wenden sollte, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten. Anlage zur Auftragsdatenverarbeitung Seite 2 von 5

3 Pflichten des Auftragnehmers und dessen Kontrollen: Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu den Pflichten aus dieser Vereinbarung auch die sich aus 11 Abs. 4 BDSG ergebenden Pflichten einzuhalten: Die bei der Datenverarbeitung eingesetzten Mitarbeiter des Auftragnehmers sind schriftlich auf das Datengeheimnis nach 5 BDSG verpflichtet. Sofern gemäß BDSG beim Auftragnehmer ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen ist, erklärt der Auftragnehmer, diesen ordnungsgemäß bestellt und über die Aufragsdatenverarbeitung informiert zu haben. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde nach 38 BDSG zu informieren. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde nach 43, 44 BDSG beim Auftragnehmer ermittelt. Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass er die von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen jederzeit auf Verlangen des Auftraggebers nachweisen kann. Hierzu kann der Auftragnehmer auch aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.b. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT- Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren) oder eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.b. nach BSI-Grundschutz) vorlegen. Der Auftragnehmer wird die Auftragsdatenverarbeitung ausschließlich auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland durchführen; jegliche Verlagerung der Datenverarbeitung für den Auftraggeber in ein anderes Land bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers. Berechtigung zur Begründung von Unterauftragsverhältnissen: Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die ihm im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung zugänglich gemachten personenbezogenen Daten ausschließlich in seinen eigenen Geschäftsräumen und ohne Einschaltung von Subunternehmern / Unterauftragnehmern zu verarbeiten. Vor einer dennoch erforderlichen Einschaltung eines Subunternehmers /Unterauftragnehmers ist unbedingt das schriftliche Einverständnis des Auftraggebers einzuholen. Kontrollrechte des Auftraggebers, Duldungs- und Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers: Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Kontrolle der Datenverarbeitung durch den Auftraggeber jederzeit zu dulden und aktiv zu unterstützen. Der Auftraggeber hat das Recht, die in Nr. 6 der Anlage zu 9 BDSG vorgesehene Auftragskontrolle in Abstimmung mit dem Auftragnehmer durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Der Auftraggeber hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die zur Wahrung seiner Verpflichtung zur Auftragskontrolle erforderlichen Auskünfte zu geben und die entsprechenden Nachweise verfügbar zu machen. Anlage zur Auftragsdatenverarbeitung Seite 3 von 5

4 Mitzuteilende Verstöße des Auftragnehmers: Verstöße des Auftragnehmers oder der bei ihm beschäftigten Personen gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten oder gegen die in diesem Auftrag bzw. dem Hauptvertrag getroffenen Festlegungen sind dem Auftraggeber unverzüglich schriftlich mitzuteilen. Umfang der Weisungsbefugnisse des Auftraggebers: Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Verarbeitung der ihm übergebenen personenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen der vertraglich festgelegten Weisungen des Auftraggebers durchzuführen ( 11 Abs. 2, Nr BDSG). Ist der Auftragnehmer der Ansicht, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen das Bundesdatenschutzgesetz oder andere Vorschriften verstößt, hat er den Auftraggeber unverzüglich darauf hinzuweisen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jederzeit Auskünfte zu erteilen, soweit die Daten und Unterlagen des Auftraggebers betroffen sind. Löschung der Daten nach Beendigung des Auftrags: Nicht mehr erforderliche Daten hat der Auftragnehmer nach Aufforderung durch den Auftraggeber unverzüglich zu löschen. Bei Beendigung des Auftragsverhältnisses verpflichtet sich der Auftragnehmer, alle ihm im Zusammenhang mit dem Auftrag übergebenen und bis dahin noch nicht verarbeiteten bzw. nicht gelöschten personenbezogenen Daten an den Auftraggeber zurückzugeben, bzw. auf entsprechendes Verlangen des Auftraggebers - den Nachweis einer ordnungsgemäßen Verarbeitung darüber zu führen. Der Auftragnehmer gewährleistet, dass zur Verarbeitung / Löschung bestimmte Datenträger während ihres Transportes gegen unberechtigte Einsichtnahme und Verlust geschützt sind. Eine notwendige endgültige Löschung der verbliebenen personenbezogenen Daten wird vom Auftragnehmer unmittelbar nach Beendigung des Auftrags durchgeführt. Sonstiges, Allgemeines Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren. Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit an den Daten beim Auftraggeber liegt. Änderungen und Ergänzungen dieser Anlage und aller ihrer Bestandteile einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragnehmers bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis. Anlage zur Auftragsdatenverarbeitung Seite 4 von 5

5 Sollte diese Vereinbarung ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, lässt dies die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen unberührt. Für diesen Fall werden die Parteien eine Regelung vereinbaren, die der unwirksamen Bestimmung im wirtschaftlichen Ergebnis möglichst nahe kommt. Entsprechendes gilt im Falle einer Vertragslücke. für FLYLINE Tele Sales & Service GmbH Bremen, den für Ort, den Dieter Kandel Geschäftsführer Frank Wardenberg Sales Manager Anlage zur Auftragsdatenverarbeitung Seite 5 von 5

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