K u r z f a s s u n g

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1 K u r z f a s s u n g Befragung von Betriebsräten, Personalräten und Datenschutzbeauftragten zum Thema Beschäftigten-Datenschutz durch die BTQ Niedersachsen im Auftrag der ver.di Innovations- und Technologiepolitik, Mai Fazit Internet und gehören mittlerweile zu den üblichen Arbeitsmitteln im Betrieb. Geregelt ist die Nutzung aber nur in einem Viertel der befragten Unternehmen im Rahmen von Betriebs-/ Dienstvereinbarungen. Bedenklich ist, dass 16 % der Antwortenden keine Informationen über mögliche Kontrollen von Internet im Unternehmen haben. Sanktionen bei der Internetnutzung wurden von der Hälfte der Unternehmen ausgesprochen. Dazu gehören Ermahnungen und Abmahnungen, immerhin in 8 % der Unternehmen wurden sogar Kündigungen im Zusammenhang mit der Internetnutzung ausgesprochen. Die -Nutzung in den Unternehmen stellt sich grundsätzlich nicht anders dar als die Nutzung des Internets. und Internet sind auch für Betriebs-/ Personalräte zum üblichen Arbeitsmittel geworden ist. Die Ergebnisse unserer Befragung stützen die These, dass Arbeitgeber bei der Einstellung die rechtlichen Grenzen für die Erhebung von Daten überschreiten und die Interessenvertretung ihre Rechte nicht weitreichend genug wahrnimmt. So bedarf die Erhebung der Daten gerade bei Bewerbern und auch bei Beschäftigten der gesetzlichen Regelung bspw. in einem Arbeitnehmerdatenschutzgesetz. Die Beteiligung von Betriebs-/Personalräten bei technischen Systemen scheint erheblich stärker wahrgenommen zu werden, als bei der Erhebung von Beweber-/Beschäftigtendaten. Es gibt jedoch ein Viertel der befragten Unternehmen ohne Betriebs-/Dienstvereinbarungen zu technischen Systemen, mit denen personenbezogene Daten erhoben werden. Mitbestimmungsrechte der betrieblichen Interessenvertretung wurden nicht beachtet. Hier gibt es u. a. auch Schulungsbedarf bei den Betriebs-/ Personalräten. Neben den Betriebs-/ Personalräten haben Datenschutzbeauftragte zentrale Aufgaben hinsichtlich der Umsetzung des Beschäftigten-Datenschutz. So müsste in erster Linie Stellung und Freistellung des Datenschutzbeauftragten verbessert bzw. gesetzlich besser abgesichert werden. Zudem sollten die Schulungen der Beschäftigten zum Datenschutz gesetzlich eindeutiger geregelt werden. Den Datenschutz im Unternehmen sehen nur die Hälfte der Betriebsräte und 60 % der Personalräte gesetzlich ausreichend abgesichert. Konkrete Probleme mit dem Datenschutz hat es schon in einem Drittel der an der Befragung teilnehmenden Unternehmen gegeben. 2 Leitthesen Bei der Erhebung von Daten bei der Einstellung von Beschäftigten überschreiten die Arbeitgeber die rechtlichen Grenzen. Die Erhebung der Daten ist zu weitgehend, da bestehende gesetzliche Regelungen zu schwach sind und die Interessenvertretung ihr Mitbestimmungsrecht nicht nutzt. Technische Systeme, mit denen personenbezogene Daten der Beschäftigten verarbeitet werden, sind unzureichend geregelt. Die Beschäftigten werden zunehmend in Bezug auf ihr Internet- und -Verhalten kontrolliert. Zudem verhalten sich die Arbeitgeber hinsichtlich einer private Nutzung von Internet und der Beschäftigten sehr restriktiv. Betriebs- und Personalräte nutzen zunehmend das Medium Internet zu Recherchezwecken.

2 In vielen Unternehmen gibt es keinen betrieblichen Datenschutzbeauftragten. Viele bestellte betriebliche Datenschutzbeauftragte erfüllen ihre Arbeitsaufgabe nicht. Auf der Basis der Leitthesen wurde der Fragebogen entwickelt. 3 Fragebogenverteilung und rücklauf Der Fragebogen wurde Ende Februar per Post an 5408 Adressen verschickt. Adressaten waren Betriebs- und Personalräte als Gremien und betriebliche und behördliche Datenschutzbeauftragte. Es wurde der Verteiler der BTQ Niedersachsen bedient. Zudem wurde der Fragebogen den Abonnenten des verdi-innotec-newsletter zum Abruf zur Verfügung gestellt. Die Abonnentenzahl beträgt 2526 Personen. Der Fragebogen konnte von der Internetseite von ver.di-innotec vom 26. Februar bis zum 23. März 2007 abgerufen werden. Bis zum 23. März 2007 trafen bei der BTQ Niedersachsen 618 Fragebögen ein, was eine für diesen Befragungstypus gute Rücklaufquote von 7,8 % bedeutet. 34,5 % der Fragebögen wurden von Betriebsräten, 58,7 % von Personalräten und 7,9 % von Datenschutzbeauftragten ausgefüllt. 4 Kurzzusammenfassung und Kommentierung der Ergebnisse durch die BTQ Niedersachsen Der Fragebogen enthielt folgende Themenschwerpunkte: Erhebung von Bewerber- und Beschäftigtendaten (Fragen 1-6), Technische Systeme und Abschluss von Betriebs-/ Dienstvereinbarungen (Fragen 7 11), Internet-Nutzung im Unternehmen (Fragen 11 19), -Nutzung im Unternehmen (Fragen 20 27), Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen (Fragen 28 37). 4.1 Erhebung von Bewerber- und Beschäftigtendaten Zusammenfassung der Ergebnisse 1 : Betriebs-/Dienstvereinbarung zur Erhebung von Bewerber- und Beschäftigtendaten: Die Erhebung von Daten von Bewerbern ist in 90 % der Unternehmen nicht über Betriebs-/ Dienstvereinbarung geregelt. Dieses sieht in Bezug auf die Erhebung von Daten der Beschäftigten grundsätzlich nicht anders aus: 25 % der Unternehmen haben eine Vereinbarung abgeschlossen, wobei 73 % keine Vereinbarung haben. Abweichungen/Unterschiede bei der Erhebung von Beschäftigtendaten: In der Branche der Unternehmen der Informations- und Kommunikationstechnologie haben 82 % der Unternehmen eine Betriebs-/ Dienstvereinbarung. In Unternehmen mit Betriebsräten werden häufiger (32 %) Betriebsvereinbarungen abgeschlossen als in Unternehmen mit Personalräten Dienstvereinbarungen (27 %). 1 In der nachfolgenden Zusammenfassung werden die prozentualen Werte zu vollen Zahlenwerten aufbzw. abgerundet.

3 Einsatz eines Fragebogens bei der Einstellung: In 29 % der Unternehmen wird bei der Einstellung ein Fragebogen unter mit Mitbestimmung des Betriebs-/ Personalrats eingesetzt. In 11 % der Unternehmen erfolgt ein Einsatz ohne Mitbestimmung des Betriebs-/ Personalrats. 53 % geben an, dass kein Fragebogen bei der Einstellung von Mitarbeitern eingesetzt wird. Abweichungen/Unterschiede: In Unternehmen mit mehr als 1000 Beschäftigten setzen 45 % Fragebögen mit Mitbestimmung des Betriebs-/ Personalrats ein. Ärztliche Untersuchungen an Bewerbern: 41 % der Unternehmen führen keine Untersuchungen an Bewerbern durch. Insgesamt führen aber 54 % der Unternehmen Untersuchungen an Bewerbern durch: Davon in 46 % der Unternehmen mit Kenntnis der rechtlichen Basis, aber auch in 8 % der Unternehmen ohne Kenntnis der rechtlichen Basis. In Unternehmen mit Personalräten kommen ärztliche Untersuchungen an Bewerbern mit Kenntnis der rechtlichen Basis (53 %) häufiger vor, als in Unternehmen mit Betriebsräten (45 %). Abweichungen/Unterschiede: In 93 % der Ver- und Entsorgungsbetriebe und in 64 % der Verkehrsbetriebe werden ärztliche Untersuchungen an Bewerbern mit Kenntnis der rechtlichen Basis vorgenommen. 58 % der Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten führen ärztliche Untersuchungen an Bewerbern durch. Einzelfragen, die Bewerbern vor Abschluss des Arbeitsvertrages gestellt werden (Kategorien: trifft immer zu und trifft häufig zu ): Familienstand in 61 % der Unternehmen, Anzahl der Kinder in 54 % der Unternehmen, Ableistung Wehr-/Ersatzdienst in 31 % der Unternehmen, Vorstrafen in 21 % der Untenehmen, Lohn- und Gehaltspfändungen in 10 % der Unternehmen, Schwangerschaft in 3 % der Unternehmen, Parteizugehörigkeit in 0,3 % der Unternehmen. Tests, die an Bewerbern vor Abschluss des Arbeitsvertrages durchgeführt werden (Kategorien: trifft immer zu und trifft häufig zu ): Assessment Center in 11 % der Unternehmen Psychologische Tests in 7 % der Unternehmen Dorgentests in 1 % der Unternehmen Alkoholtests in 1 % der Untenehmen Gentests werden nach Angaben der Befragten nicht durchgeführt.

4 4.1.2 Kommentierung der Ergebnisse Die Erhebung von Daten, sowohl bei Bewerbern als auch bei Beschäftigten ist in den Unternehmen weitgehend nicht geregelt. Über die Hälfte der Befragen gibt an, dass kein Fragebogen bei der Einstellung eingesetzt wird. Diese Aussagen kann man durchaus anzweifeln, da ein Personalfragebogen nicht nur der klassische Bogen ist, den der Bewerber oder Beschäftigte ausfüllt. Checklisten (auch per EDV), die vom Arbeitgeber im Rahmen von Einstellungsgesprächen ausgefüllt werden, sind ebenfalls Personalfragebogen und damit auch mitbestimmungspflichtig % der Unternehmen setzen einen Fragebogen mit Mitbestimmung ein. Gleichzeitig verstoßen 10 % der Unternehmen gegen das Mitbestimmungsrecht des Betriebs-/ Personalrats, da sie einen Fragebogen ohne Mitbestimmung nutzen. Die Datenerhebung findet somit in diesen Unternehmen unrechtmäßig statt. Da die Erhebung von Bewerber- und Beschäftigten weitgehend nicht über Betriebs-/ Dienstvereinbarung geregelt ist, steht zu befürchten, dass bei Einstellungsverfahren stark in die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen eingegriffen wird. Diese Annahme kann dadurch belegt werden, dass immerhin in über der Hälfte der Unternehmen ärztliche Untersuchungen an Bewerbern durchgeführt werden und in einem Teil der Unternehmen den Bewerbern Fragen nach Familienstand, Anzahl der Kinder, Wehr-/ Ersatzdienst und Vorstrafen gestellt werden. Für ärztliche Untersuchungen an Bewerbern vor Abschluss des Arbeitsvertrags gibt es abgesehen vom JArSchG und wenigen Regelungen in einigen Tarifverträgen - keine gesetzliche Basis. Nach Abschluss des Arbeitsvertrages sieht das anders aus. Es besteht die Vermutung, dass ein großer Teil der Unternehmen ärztliche Untersuchungen durchführt ohne gesetzliche Basis. Nach 28 Abs. 6 BDSG bedarf die Erhebung und Verarbeitung von Gesundheitsdaten der Einwilligung des Betroffenen. Die Fragen an Bewerbern nach Familienstand, Anzahl der Kinder, Wehr-/ Ersatzdienst sind vor Abschluss des Arbeitsvertrags nicht zulässig 3. Dies gilt auch für die Frage nach Schwangerschaft bei Bewerberinnen. Die Frage nach Vorstrafe darf nur in wenigen Ausnahmefällen gefragt werden, nämlich wenn die Frage für den zu besetzenden Arbeitsplatz von Bedeutung ist 4. Psychologische Test und Assessment-Center greifen stark in die Persönlichkeitsrechte ein und bedürfen der Einwilligung des Bewerbers. Ob eine entsprechende Einwilligungserklärung in einer Bewerbungsphase immer freiwillig erfolgt, kann bezweifelt werden. Vor diesem Hintergrund stützen die Ergebnisse die erste Leitthese der Befragung, nämlich, dass Arbeitgeber bei der Einstellung die rechtlichen Grenzen überschreiten und die Interessenvertretung ihre Rechte nicht weitreichend genug wahrnimmt. So bedarf die Erhebung der Daten gerade bei Bewerbern und auch bei Beschäftigten der gesetzlichen Regelung bspw. in einem Arbeitnehmerdatenschutzgesetz. 4.2 Technische Systeme und Abschluss von Betriebs-/ Dienstvereinbarungen Zusammenfassung der Ergebnisse Technische Systeme, die entweder mitbestimmt oder nicht mitbestimmt zum Einsatz kommen: Abb. 39: Einsatz technischer Systeme, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden Einsatz technischer Systeme, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden Technische Systeme mitbestimmt (in Prozent der Unternehmen) nicht mitbestimmt (in Prozent der Unternehmen) Netzwerk mit Internet-Nutzung 68 % 18 % 2 Vgl. Fitting 94, Rn Vgl. Fitting 94, Rn Vgl. Fitting 94, Rn. 19.

5 Personalabrechnungssystem 61 % 20 % Zeiterfassungssystem 77 % 2 % TK-Anlage mit Verbindungsdatenauswertung 55 % 9 % Handy 31 % 29 % Zugangskontrollsystem 37 % 6 % Videoüberwachung 30 % 5 % TK-Anlage ohne Verbindungsdatenauswertung 26 % 7 % BDE-Systeme 20 % 12 % Dienstplanerstellungssysteme 27 % 5 % digitale Personalakte 17 % 3 % PPS-Systeme 11 % 8 % Kompetenzdatenbank 9 % 4 % GPS 3 % 2 % ERP 2 % 2 % RFID 1 % 1 % Rahmenbetriebs-/Rahmendienstvereinbarung: In 52 % der Unternehmen der Befragten gibt es eine Rahmenvereinbarungen. In 44 % der Unternehmen der Befragten gibt es keine Rahmenvereinbarungen. Einzelbetriebs-/Einzeldienstvereinbarung: In 45 % der Unternehmen der Befragten gibt es Einzelvereinbarungen. In 46 % der Unternehmen der Befragten gibt es keine Einzelvereinbarungen. Einzelbetriebs-/Einzeldienstvereinbarung: Von den Befragten wurden insgesamt 836 Einzelvereinbarungen genannt. Nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht über die Einzelvereinbarungen 5 : Abb. 40: Einzelbetriebs-/Dienstvereinbarung Einzelbetriebs-/Dienstvereinbarung Nennungen Internet/Intranet/ 151 automatische Zeiterfassung 121 Telekommunikationsanlagen 117 übergreifende Vereinbarungen zum IT-Einsatz, zum Datenschutz, zur Verarbeitung personenbezogener Daten 67 SAP oder einzelne Module zu SAP 42 automatische Zugangskontrollsysteme 37 Video-/Kameraüberwachung 31 automatische Dienstplanerstellung 18 5 Es sind nur die Vereinbarungen in der Tabelle auf geführt, die 7 und mehr Nennungen hatten.

6 Telearbeit/Teleheimarbeit 11 Remote, Fernzugriff, Inventarisierung von Hard-/Software 9 Handy und Mobiltelefone 8 Krankenhausinformationssysteme bzw. einzelne krankenhausspezifische Anwendungen 7 Bildschirmarbeitsplätze 7 technische Anwendungen in Call-Centern 7 Aufzeichnung von Telefongesprächen 7 Netzwerk und Netzwerkbetrieb 7 Keine Betriebs-/ Dienstvereinbarungen zu technischen Systemen: In 25 % der befragten Unternehmen gibt es weder eine Einzel- noch eine Rahmenvereinbarung Kommentierung der Ergebnisse Festzuhalten ist, dass es immerhin in einem Viertel der befragten Unternehmen weder Einzelbetriebs-/ Dienstvereinbarung, noch Rahmenbetriebs-/ Dienstvereinbarungen zu technischen Systemen gibt. Das heißt, die technischen Systeme, die es in diesen Unternehmen auch geben wird, laufen u. U. unter Verstoß gegen das einschlägige Mitbestimmungsrecht nach 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. 6 Zudem wird der Datenschutz hier nicht über Betrieb-/ Dienstvereinbarungen geregelt. Dieses gilt in gleicher Weise für bestimmte technische Systeme, die von den Befragten genannt wurden. So kommen Netzwerke mit Internet-Nutzung oder Personalabrechungssysteme in 20 % der Unternehmen ohne Mitbestimmung des Betriebs-/ Personalrats zum Einsatz. Die genannten Fälle der Handy-Nutzung läuft zu 30 % ohne Mitbestimmung. Immerhin gibt über die Hälfte der Befragten an, dass Rahmenvereinbarungen abgeschlossen worden sind. Knapp 50 % haben Einzelvereinbarungen abgeschlossen. Es wurden von den Befragten 836 Einzelvereinbarungen genannt. Es sind 618 Fragebögen an die BTQ zurückgeschickt worden. Wenn man berücksichtigt, dass ein Viertel der Unternehmen keine Vereinbarung abgeschlossen hat, muss es in einer nicht geringen Zahl der Unternehmen mehr als eine Einzelvereinbarung geben. Die Beteiligung von Betriebs-/ Personalräten bei technischen Systemen scheint erheblich stärker wahrgenommen zu werden, als bei der Erhebung von Beweber-/ Beschäftigtendaten. Es gibt jedoch Unternehmen mit keiner Betriebs-/ Dienstvereinbarungen zu technischen Systemen, insoweit sind technische Systeme gar nicht, d. h. nach der Leitthese 2 unzureichend geregelt. Hier gibt es u. U. Schulungsbedarf bei den Betriebs-/ Personalräten. 4.3 Internet-Nutzung im Unternehmen Zusammenfassung der Ergebnisse Angebot der Nutzung des Internets im Unternehmen: In 95 % der Unternehmen wird den Beschäftigten die Internet-Nutzung angeboten. Abweichungen: 6 In den Personalvertretungsgesetzen gibt es entsprechende Mitbestimmungsrechte.

7 In der Handels- und Medienbranche bieten nur 63 % der Unternehmen den Beschäftigten die Internet-Nutzung an. Private Nutzung des Internets: In 38 % der Unternehmen ist die private Internet-Nutzung nicht erlaubt. In 58 % der Unternehmen können die Beschäftigten das Internet auch zu privaten Zwecken nutzen. Rechtliche Basis für die private Nutzung: Duldung durch den Arbeitgeber in 29 % der Unternehmen, Regelung in Betriebs-/ Dienstvereinbarungen in 24 % der Unternehmen, mündliche Zusage in 3 % der Unternehmen, arbeitsvertragliche Regelung in 2 % der Unternehmen. Einschränkungen der privaten Nutzung des Internets: In 29 % der Unternehmen gibt es keine Einschränkungen. In 67 % der Unternehmen, in denen private Nutzung erlaubt ist, ist diese eingeschränkt. Es gibt folgende Einschränkungen: zeitlich in 15 % der Unternehmen, nur außerhalb der Arbeitszeit in 43 % der Unternehmen, sonstige Einschränkungen in 43 % der Unternehmen. Hinsichtlich zeitlicher Einschränkungen wurden sehr unterschiedliche Regelungen genannt. So ist z. B. die gelegentliche private Nutzung gestattet (20), oder eine Nutzung in nachrangigem und geringem Unfang (2). Es gibt auch Regelungen, wie 10 Minuten pro Tag, 30 Minuten täglich oder ca. 100 Stunden/Jahr. Hinsichtlich sonstiger Einschränkungen wurde bspw. aufgeführt, dass bestimmte Seiten gesperrt sind (60) oder dass der betriebliche Ablauf nicht gestört werden darf (9). Kontrollen zur Nutzung des Internets: 16 % der Befragten antwortete mit weiß nicht. In 23 % der Unternehmen gibt es keine Kontrollen. In 66 % der Unternehmen finden Kontrollen der Internet-Nutzung statt. Kontrollen finden statt (Mehrfachnennungen möglich): Auf Grundlage einer Betriebs-/ Dienstvereinbarung (26 %), unter Mitbestimmung des Betriebs-/ Personalrats (40 %). In Unternehmen mit Betriebsräten gibt es in 15 % der Unternehmen Kontrollen, wohingegen bei Unternehmen mit Personalräten in 31 % der Unternehmen Kontrollen stattfinden. Sanktionen für Beschäftigte: In 47 % der Unternehmen gibt es keine Sanktionen. In ca. 50 % der Unternehmen gibt es Sanktionen. Art der Sanktionen (Mehrfachnennungen waren möglich): Ermahnungen (29 %),

8 Abmahnungen (18 %), Kündigungen (8 %). Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten üben eher Sanktionen aus als kleine Unternehmen. Interessant ist der Zusammenhang zwischen einer eingeschränkten privaten Internet-Nutzung und den damit verbunden Sanktionen. Schränken die Unternehmen die Internet-Nutzung ein, ist bei diesen Unternehmen die Zahl derer, die Kontrollen durchführen, größer, als bei den Unternehmen, die die Internet-Nutzung nicht einschränken. Abb. 41: Sanktionen in Bezug zur Einschränkung der privaten Internet-Nutzung Sanktionen in Bezug zur Einschränkung der privaten Internet-Nutzung Art der Sanktionen Unternehmen, die die Internet- Nutzung einschränken Unternehmen, die die Internet- Nutzung nicht einschränken Ermahnungen 35 % 9 % Abmahnungen 19 % 8 % Kündigungen 11 % 2 % Keine Sanktionen 45 % 77 % Nutzung des Internetangebots durch den Betriebs-/ Personalrat: 92 % der Betriebs-/ Personalräte nutzen das Internet des Unternehmens. Nur 60 % der Betriebs-/ Personalräte aus Handels- und Medienunternehmen nutzen das Internet. Zwecke, zu denen der Betriebs-/ Personalrat das Internet nutzt: Informationsbeschaffung (92 %), Suche nach Gerichtsurteilen (82 %), Suche nach Mustern von BV/DV (78 %), Kommunikation/ Austausch mit Gewerkschaften (76 %), Seminarsuche (65 %), Kommunikation/ Austausch mit den Beschäftigen (64 %). In Bezug auf Kommunikation/ Austausch mit Gewerkschaften nutzen nur 73 % der Betriebsräte das Internet, wohingegen 81 % der Personalräte das Internet für diesen Zweck nutzt. Eigene Homepage des Betriebs-/ Personalrat: 48 % der Betriebs-/ Personalräte haben keine eigene Homepage. Eigene Homepage des Betriebs-/ Personalrats: Im Intranet (41 %), im Internet (6 %). Abweichungen/Unterschiede: 69 % der Betriebs-/ Personalräte in Unternehmen mit mehr als 1000 Beschäftigten haben eine eigene Homepage im Intranet. Nur 16 % der Betriebs-/ Personalräte in Unternehmen mit weniger als 100 Beschäftigen haben eine eigene Homepage im Intranet.

9 4.3.2 Kommentierung der Ergebnisse Das Internet gehört mittlerweile zu den üblichen Arbeitsmitteln in den Unternehmen, denn fast alle Unternehmen verfügen über dieses Medium. Erstaunlich ist, dass immerhin fast 60 % der Unternehmen den Beschäftigten die private Nutzung des Internets gestatten. Geregelt ist dieses aber nur in einem Viertel der Unternehmen im Rahmen von Betriebs-/ Dienstvereinbarungen. Eine entsprechende angemessene Regelung im Rahmen einer Betriebs-/Dienstvereinbarung bringt Rechtsicherheit für alle im Unternehmen. Duldung oder mündliche Zusagen, die von 30 % der Unternehmen als rechtliche Basis für die private Nutzung genannt werden, können bei Streitigkeiten im Einzelfall zu Problemen führen und können relativ schnell und einfach vom Arbeitgeber zurückgenommen werden. Ein Großteil der Unternehmen schränkt die private Nutzung zeitlich oder auch inhaltlich ein. Inhaltlich meint z. B. Sperrung von Seiten. Es gibt aber immerhin 30 % der Unternehmen, die keine Einschränkungen der privaten Nutzung des Internet vornehmen. In ca. 60 % der Unternehmen finden Kontrollen der Internet-Nutzung statt und zwar mitbestimmt, in dem Sinne, dass diese Kontrollen über Betriebs-/ Dienstvereinbarung geregelt sind oder aber unter Mitbestimmung der Interessenvertretung stattfinden. Interessant oder aber bedenklich ist vor dem Hintergrund, dass mit Abstand die meisten der Fragebögen von Betriebs-/ Personalräten ausgefüllt worden sind, dass 16 % der Antwortenden keine Kenntnis von möglichen Kontrollen hat. Einmal werden diese Betriebs-/ Personalräte ihre Beteiligungsrechte nicht angemessen wahrnehmen und zudem regelt die Bildschirmarbeitsverordnung folgendes: Ohne Wissen der Benutzer darf keine Vorrichtung zur qualitativen oder quantitativen Kontrolle verwendet werden. 7 Das heißt, dass ohne Wissen und Kenntnis ein Beschäftigter am Bildschirmgerät nicht kontrolliert werden darf. Sanktionen gibt es in der Hälfte der Unternehmen, wobei in immerhin 8 % der Unternehmen Kündigungen ausgesprochen wurden. Interessant ist das Ergebnis, dass die Unternehmen, die die Internet-Nutzung nicht einschränken, erheblich weniger Sanktionen aussprechen, als Unternehmen, die die private Nutzung einschränken. Zudem üben Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigen eher Sanktionen aus als kleine Unternehmen. Wie in der Leitthese 3 vermutet, wird die Internet-Nutzung kontrolliert. Bei erlaubter privater Nutzung des Internets in ca. 60 % der Unternehmen, kann die These, dass Unternehmen hinsichtlich privater Nutzung sehr restriktiv sind, nicht durch diese Befragung bestätigt werden. Betriebs-/ Personalräte nutzen das Internet in über 90 % der Unternehmen. Sie nutzen dieses zur Informationsbeschaffung, Suche von Gerichturteilen, Suche nach Mustern von BV/DV, zur Seminarsuche, oder zur Kommunikation mit den Gewerkschaften. Ins betriebliche Netz eingebunden, sind die Betriebräte kontrollierbar wie andere Beschäftigte auch (dieser Aspekt wurde in der Befragung nicht untersucht). Knapp 50 % der Betriebs-/ Personalräte haben eine eigene Homepage im Intranet bzw. im Internet. 6 % haben eine Homepage im Internet. Ist diese Homepage für jedermann im Internet zugänglich, bedarf die Einstellung von personenbezogenen Daten der vorherigen Zustimmung der betroffenen Person. Als Fazit kann festgehalten werden, dass das Internet als normales Arbeitsmittel im Betriebs-/Personalrats- Büro angekommen ist, was mit der Leitthese 4 im Einklang steht Nutzung im Unternehmen Zusammenfassung der Ergebnisse Angebot der Nutzung des -Systems im Unternehmen: 7 Vgl. BildscharbV, Anhang, Nr. 22

10 In 94 % der Unternehmen wird den Beschäftigten die -Nutzung angeboten. Private Nutzung des -Systems: In 37 % der Unternehmen ist die private -Nutzung nicht erlaubt. In 60 % der Unternehmen können die Beschäftigten das -System auch zu privaten Zwecken nutzen. Rechtliche Basis für die private Nutzung: Duldung durch den Arbeitgeber in 35 % der Unternehmen, Regelung in Betriebs-/ Dienstvereinbarungen in 21 % der Unternehmen, mündliche Zusage in 2 % der Unternehmen, arbeitsvertragliche Regelung in 2 % der Unternehmen. Einschränkungen der privaten Nutzung des -Systems: In 53 % der Unternehmen gibt es keine Einschränkungen. In 42 % der Unternehmen, in denen private Nutzung erlaubt ist, ist diese eingeschränkt. Es gibt folgende Einschränkungen: zeitlich in 18 % der Unternehmen, nur außerhalb der Arbeitszeit in 32 % der Unternehmen, sonstige Einschränkungen in 50 % der Unternehmen. Hinsichtlich zeitlicher Einschränkungen wurde z. B. gelegentliche private Nutzung gestattet (13), bis zu 10 Minuten täglich, bis zu 15 Minuten täglich genannt. Hinsichtlich sonstiger Einschränkungen wurde z. B. angeführt, dass der Dienstbetrieb nicht eingeschränkt werden darf (5). Kontrollen zur Nutzung des -Systems: In 35 % der Unternehmen gibt es keine Kontrollen. 21 % der Befragten antwortete mit weiß nicht. In ca. 45 % der Unternehmen finden Kontrollen in Bezug auf -Nutzung statt. Kontrollen finden statt: In 19 % der Unternehmen auf Grundlage einer Betriebs-/ Dienstvereinbarung, in 26 % der Unternehmen mit Mitbestimmung des Betriebs-/ Personalrats. Abweichungen/Unterschiede: Hinsichtlich der Funktionszugehörigkeit gibt es Unterschiede in Bezug auf Kontrollen auf der Grundlage von Betriebs-/ Dienstvereinbarungen. In 12 % der Unternehmen mit Betriebsräten finden entsprechende Kontrolle statt. In 22 % der Unternehmen mit Personalräten finden entsprechende Kontrollen statt. 14 % der Datenschutzbeauftragten geben an, dass Kontrollen auf der Basis von Betriebs-/ Dienstvereinbarungen stattfinden. Sanktionen für Beschäftigte: In 64 % der Unternehmen gibt es keine Sanktionen.

11 Art der Sanktionen bezogen (Mehrfachnennungen waren möglich): Ermahnungen (15 %), Abmahnungen (7 %), Kündigungen (2 %). Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten üben eher Sanktionen aus als kleine Unternehmen. Interessant ist der Zusammenhang zwischen einer eingeschränkten privaten -Nutzung und den damit verbunden Sanktionen. Schränken Unternehmen die -Nutzung ein, ist bei diesen Unternehmen die Zahl derer, die Kontrollen durchführen, größer, als bei den Unternehmen, die die -Nutzung nicht einschränken. Abb. 42: Sanktionen in Bezug zur Einschränkung der privaten -Nutzung Sanktionen in Bezug zur Einschränkung der privaten -Nutzung Art der Sanktionen Unternehmen, die die -Nutzung einschränken Unternehmen, die die -Nutzung nicht einschränken Ermahnungen 22 % 5 % Abmahnungen 7 % 4 % Kündigungen 2 % 0,5 % Keine Sanktionen 66 % 80 % Nutzung des -Systems durch den Betriebs-/ Personalrat: 94 % der Betriebs-/Personalräte nutzen das -Systems des Unternehmens. Zwecke, zu denen der Betriebs-/Personalrat nutzt. wird zur Korrespondenz genutzt mit BR/PR-Mitgliedern (92 %), Beschäftigten (89 %), dem Arbeitgeber (87 %), der Gewerkschaft (84 %), Beratungsunternehmen (44 %). In Bezug auf Kommunikation/Austausch mit Gewerkschaften nutzen nur 73 % der Betriebsräte , wohingegen 91 % der Personalräte für diesen Zweck nutzt Kommentierung der Ergebnisse Die -Nutzung in den Unternehmen stellt sich grundsätzlich nicht anders als die Nutzung des Internets dar. Denn über 90 % der Unternehmen bietet die -Nutzung an. Immerhin 60 % der Unternehmen lassen die private Nutzung des -Systems zu. Geregelt ist dieses aber nur in 20 % der Unternehmen im Rahmen von Betriebs-/ Dienstvereinbarungen. Eine entsprechende angemessene Regelung im Rahmen einer Betriebs-/ Dienstvereinbarung bringt Rechtsicherheit für alle im Untenehmen. Duldung oder mündliche Zusagen, die in knapp 40 % der Unternehmen die rechtliche Basis für die private Nutzung sind, können bei Streitigkeiten im Einzelfall zu Problemen führen und können relativ schnell und einfach vom Arbeitgeber zurückgenommen werden. In über 50 % der Unternehmen, die eine private Nutzung zulassen, gibt es keine Einschränkungen. In über 40 % der Unternehmen gibt es Einschränkungen in zeitlicher Hinsicht (z.b. bis zu 15 Minuten täglich ), die Einschrän-

12 kung, dass nur außerhalb der Arbeitszeit privat g t werden darf und sonstige Einschränkungen, wie z. B., dass der Dienstbetrieb nicht eingeschränkt werden darf. Finden in 66 % der Unternehmen Kontrollen in Bezug auf die Internet-Nutzung statt, erfolgt dieses in Bezug auf die -Nutzung nur in ca. 45 % der Unternehmen. Diese Kontrollen finden auf der Basis einer Betriebs-/ Dienstvereinbarung oder unter Mitbestimmung des Betriebs-/ Personalrats statt. Dass mehr Unternehmen die Internet- Nutzung kontrollieren, als die -Nutzung, mag daran liegen, dass das Surfen im Internet mehr Zeit kostet, als das Schreiben einer Mail. Wie bei der entsprechenden Frage in Bezug auf eine Kontrolle des Internets antwortete eine Hohe Anzahl der Befragten, nämlich 21 %, in Bezug auf mögliche Kontrollen des -Systems mit weiß nicht. Hier gilt das oben Gesagte. In 64 % der Unternehmen gibt es keine Sanktionen. Nach Art der Sanktionen gab es in 15 % der Unternehmen Ermahnungen, in 7 % Abmahnungen und in 2 % Kündigungen. Die Betrachtung des Zusammenhangs zwischen einer eingeschränkten privaten -Nutzung und den damit verbundenen Sanktionen ist ähnlich aufschlussreich wie bei der privaten Internet-Nutzung. Es zeigt sich auch hier, dass Unternehmen, in denen die private -Nutzung eingeschränkt ist, häufiger Sanktionen in Form von Ermahnungen, Abmahnungen und Kündigungen ausgesprochen werden, als in Unternehmen in denen die private E- Mail-Nutzung nicht eingeschränkt ist. Wie in der Leitthese 3 vermutet wird die -Nutzung kontrolliert. Bei einer erlaubten privaten Nutzung des Internets in ca. 60 % der Unternehmen, kann die These, dass Unternehmen hinsichtlich privater Nutzung sehr restriktiv sind, nicht durch diese Befragung bestätigt werden. Die Nutzung des -Systems durch Betriebs-/ Personalräte stellt sich ähnlich dar wie die Internet-Nutzung. So nutzen über 90 % der Betriebs-/ Personalräte und zwar zur Korrespondenz mit BR/PR-Mitgliedern, Beschäftigen, dem Arbeitgeber, der Gewerkschaft und Beratungsunternehmen. Als Fazit lässt sich festhalten, dass zum üblichen Arbeitsmittel für Betriebs-/ Personalräte geworden ist, was im Einklang mit der Leitthese 4 steht. 4.5 Datenschutz im Unternehmen Zusammenfassung der Ergebnisse Unternehmenseigenes schriftliches Datenschutzkonzept: 47 % der Unternehmen hat ein entsprechendes Datenschutzkonzept. 38 % haben kein entsprechendes Datenschutzkonzept. 12 % der Befragten antwortenden mit weiß nicht. Bestellung eines betrieblichen/behördlichen Datenschutzbeauftragten: 90 % der Unternehmen haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt. 7 % der Unternehmen haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt. 2 % antworten mit weiß nicht. Externe bzw. interne Person: Datenschutzbeauftragter: Interne Person in 83 % der Unternehmen,

13 externe Person in 6 % der Unternehmen. Freistellung des Datenschutzbeauftragten: 42 % der Befragten konnten hierzu keine Angaben machen. Abb. 43: Freistellung von Datenschutzbeauftragten für Datenschutzaufgaben Freistellung von Datenschutzbeauftragten für Datenschutzaufgaben Umfang der Freistellung von der vertraglich zugesicherten Arbeitszeit für Datenschutzaufgaben (in 25 %-Stufen kategorisiert) Anzahl der Befragten, die Angaben zur Freistellung gemacht haben (in Prozent) 1 % bis 25 % 47 % 26 % bis 50 % 15 % 51 % bis 75 % 15 % 76 % bis 100 % 23 % In der Kategorie 76 % bis 100 % sind die meisten Datenschutzbeauftragten zu 100 %, also vollständig für Datenschutzaufgaben freigestellt. Fachkunde und Zuverlässigkeit: Zuverlässigkeit besitzen 64 % der Datenschutzbeauftragten, über Fachkunde verfügen 58 % der Datenschutzbeauftragten. Stellenbeschreibung: In 27 % der Unternehmen existiert eine Stellenbeschreibung für den Datenschutzbeauftragten. Beteiligung des BR/PR bei der Bestellung: In 52 % der Unternehmen ist der Betriebs-/ Personalrat bei der Bestellung des Datenschutzbeauftragten beteiligt worden. Betriebsräte sind in 36 % und Personalräte hingegen in 61 % der Unternehmen beteiligt worden. Betriebs-/Personalrat zieht bei Datenschutzfragen den Datenschutzbeauftragten hinzu: In 67 % der Unternehmen wird der Datenschutzbeauftragte vom Betriebs-/ Personalrat hinzugezogen. Wahrnehmung von Aufgaben: Der Datenschutzbeauftragte wird in EDV-Projekten des Unternehmens einbezogen (54 %), überwacht die Einhaltung von Betriebs-/ Dienstvereinbarungen (51 %), schult die Beschäftigten (31 %).

14 Schulungen der Mitarbeiter werden in Unternehmen mit Betriebsräten in 62 %, mit Personalräten in 24 % der Unternehmen durchgeführt. Gesetzliche Absicherung des Datenschutzes: 57 % der Befragten halten den Datenschutz für ausreichend gesetzlich abgesichert. 24 % halten den Datenschutz für nicht ausreichend gesetzlich abgesichert. 16 % äußern sich mit weiß nicht. Es wurde sowohl gesetzlicher Regelungsbedarf als auch unternehmensinterner Handlungsbedarf genannt. Gesetzliche Absicherung des Datenschutzes Aussagen nach Funktionszugehörigkeit: Den Datenschutz für ausreichend gesetzlich abgesichert, halten 50 % der Betriebsräte, 62 % der Personalräte, 65 % der Datenschutzbeauftragten. Gesetzliche Absicherung des Datenschutzes Aussagen nach Branchenzugehörigkeit: Die ausreichende gesetzliche Absicherung des Datenschutzes wird nach Branchenzugehörigkeit unterschiedlich eingeschätzt. Die Befragten halten den Datenschutz für ausreichend gesetzlich abgesichert und zwar nach Branchen Verkehr zu 87 %, Finanzdienstleistungen zu 72 %, IuK-Technologie zu 64 %, öffentliche Einrichtungen zu 60 %, allgemeine Dienstleistungen zu 56 %, Gesundheit zu 47 %, Ver- und Entsorgung zu 36 %, Handel und Medien zu 33 %. Konkrete Probleme mit dem Datenschutz im Unternehmen: In 35 % der Untenehmen der Befragten hat es Probleme gegeben. In 48 % der Unternehmen der Befragten hat es keine Probleme gegeben. 14 % antworten mit weiß nicht. Es wurden eine Fülle an konkreter Probleme genannt. Konkrete Probleme mit dem Datenschutz im Unternehmen nach Branchenzugehörigkeit:

15 Die Anzahl der Unternehmen, in denen es konkrete Probleme mit dem Datenschutz gab, stellt sich nach Branchenzugehörigkeit unterschiedlich dar. Konkrete Probleme gab es in Untenehmen der Branche Gesundheit in 49 % allgemeine Dienstleistungen in 47 %, Verkehr in 40 % öffentliche Einrichtungen in 35 %, Finanzdienstleistungen in 30 %, Ver- und Entsorgung in 29 %, IuK-Technologie in 27 %, Handel und Medien in 23 % der befragten Unternehmen Kommentierung der Ergebnisse In fast der Hälfte der Unternehmen gibt es ein unternehmenseigenes Datenschutzkonzept. Wenn man ein unternehmenseigenes Datenschutzkonzept erstellt, kann dieses ein Zeichen dafür sein, dass der Datenschutz einen Stellenwert im Unternehmen hat. 90 % haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt, wobei 7 % der Befragten angaben, dass kein Datenschutzbeauftragter bestellt worden ist. Es haben an der Befragung 2 Unternehmen mit weniger als 10 Beschäftigte teilgenommen. Eines dieser Unternehmen hatte einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Nach dem BDSG müssen Unternehmen mit 9 und mehr Beschäftigten einen Datenschutzbeauftragten bestellen, jedenfalls dann wenn diese Beschäftigten automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten. Es kann also davon ausgegangen werden, dass ein kleiner Teil der befragten Unternehmen (ca. 7 %) keinen Datenschutzbeauftragten bestellt hat und damit den gesetzlichen Verpflichtungen in diesem Punkt nicht nachkommt. Die Unternehmen bevorzugen die Bestellung einer internen Person zum Datenschutzbeauftragten. Das hat den Vorteil, dass dieser Beschäftigte die Gegebenheiten in dem Unternehmen besser kennt als eine externe Person. Zur Freistellung des Datenschutzbeauftragten konnten 40 % der Befragten keine Aussage machen. Es gibt jedoch in über einem Drittel der befragten Unternehmen Freistellungen des Datenschutzbeauftragten, wobei fast die Hälfte der Datenschutzbeauftragten eine eher geringe Freistellung hat, nämlich zwischen 1 % bis 25 % ihrer arbeitsvertraglichen Arbeitszeit. Hier wäre durchaus Handlungsbedarf des Gesetzgebers gefordert. Denn es ist anzunehmen, dass eine entsprechende Freistellung des Datenschutzbeauftragten erheblichen Einfluss auf die Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen hat. Ca. 60 % der Befragten geben an, dass der Datenschutzbeauftragte die Fachkunde und Zuverlässigkeit besitzt. Das bedeutet aber auch, dass über ca. 40 % der Befragten dieses für ihren Datenschutzbeauftragten nicht sehen oder in der konkreten Praxis nicht wahrnehmen. Über 50 % der Betriebs-/ Personalräte sind bei der Bestellung des Datenschutzbeauftragten beteiligt worden: Betriebsräte in 36 % und Personalräte in über 60 % der Unternehmen. Die höhere Beteiligung von Personalräten rührt wohl daher, dass in einigen Landespersonalvertretungsgesetzen der Personalrat bei der Bestellung des Datenschutzbeauftragten ein Mitbestimmungsrecht hat. Ein entsprechendes Mitbestimmungsrecht im Betriebsverfassungsgesetz könnte den Betriebsrat in die Lage versetzen, dafür Sorge zu tragen, dass eine am Datenschutz interessierte und engagierte Person bestellt wird. Immerhin arbeiten Betriebs-/ Personalräte und Datenschutzbeauftragte in gewissem Rahmen zusammen, denn in fast 70 % der Unternehmen wird der Datenschutzbeauftragte vom Betriebs-/ Personalrat hinzugezogen. Der Datenschutzbeauftragte wird bei EDV-Projekten hinzugezogen (54 %),

16 überwacht die Einhaltung von Betriebs-/ Dienstvereinbarungen (51 %), schult die Beschäftigen (31 %). In Bezug auf die Schulungen der Beschäftigten gibt es Defizite. Dieses wird zur Folge haben, dass die Beschäftigten nicht für den Datenschutz sensibilisiert sind und damit den Datenschutz an ihrem Arbeitsplatz nicht umsetzen können. Eine gesetzliche Regelung in Bezug auf Pflichtschulungen zum Datenschutz würde hier Abhilfe schaffen können. Fast 60 % der Befragten halten den Datenschutz für ausreichend abgesichert. Aber immer 24 % halten den Datenschutz für nicht ausreichend abgesichert. An Regelungsbedarf wurde u.a. die Verabschiedung eines Arbeitnehmerdatenschutzgesetzes genannt, aber auch die Verbesserung der Position das Datenschutzbeauftragten, z. B. hinsichtlich zeitlicher Freistellung für Datenschutzaufgaben. Konkrete Datenschutzprobleme, die auch benannt wurden, sehen 35 % der Befragten. So wurde häufig die unbefugte Weitergabe von Daten und Probleme hinsichtlich des Einsatzes von technischen Systemen genannt. Neben den Betriebs-/ Personalräten haben Datenschutzbeauftragte zentrale Aufgaben hinsichtlich der Umsetzung des Beschäftigten-Datenschutz. So müsste in erster Linie Stellung und Freistellung des Datenschutzbeauftragten verbessert bzw. gesetzlich besser abgesichert werden. Zudem sollten die Schulungen der Beschäftigten zum Datenschutz gesetzlich eindeutiger geregelt werden.