Best Practice - Records Management

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1 Best Practice - Records Management

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3 Inhaltsverzeichnis Vorüberlegungen.... Skizzierung des Ablaufs eines Vorgangs.... Bestimmung der benötigten Content-Typen.... Definition der Statuswerte eines Content-Typs.... Zuordnung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (minimal und maximal).... Formulierung der Regeln... Erstellen der Definitionen.... Datendefinition für Indexwerte (Accounting)... Nachschlagetabelle für Statuswerte (NAccounting)... Definieren der möglichen Zustände eines Dokuments (Status)... Definieren der Aufbewahrungsklassen... Definieren der Content-Typen...

4 Best Practice - Records Management i Vorüberlegungen Die in diesem Best Practice-Handbuch beschriebenen Beispiele beziehen sich auf das Beispielszenario für Records Management, das mit SAPERION ausgeliefert wird. Alle notwendigen Dateien finden Sie in dem Verzeichnis: "...:\x\scenario\addon\retention". In einer Firma sollen alle buchhaltungstechnischen Dokumente, die im Prozess des Bestellwesens anfallen und für die es gesetzliche Aufbewahrungsfristen gibt, mit den Records Management-Funktionen von SAPERION verwaltet werden. Für die Definition eines Szenarios müssen folgende Schritte vorab ausgeführt werden: Skizzierung des Ablaufs eines Vorgangs Bestimmung der benötigten Content-Typen Definition der Statuswerte, die ein Dokument eines Content-Typs erhalten kann Zuordnung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (minimal und maximal) zu den einzelnen Content-Typen Formulierung der Regeln, die bestimmen, ab wann die Aufbewahrungsfrist eines Content-Typs beginnt.. Skizzierung des Ablaufs eines Vorgangs Für den Vorgang "Bestellung" wird der folgende Ablauf festgelegt: Mitarbeiter Y definiert den Investitionsbedarf (z.b. für einen Monitor). Der Abteilungsleiter von Mitarbeiter Y bestätigt diesen Investitionsbedarf. Mitarbeiter Y holt mehrere Angebote zum benötigten Produkt ein. Mitarbeiter Y erstellt den Investitionsantrag. Abteilungsleiter von Mitarbeiter Y unterzeichnet diesen Investitionsantrag. Der Investitionsantrag wird zusammen mit dem zugrunde liegenden Angebot an die zuständige Abteilung (Ressourcen) geschickt. Die Abteilung "Ressourcen" legt für den Auftrag eine Bestellung im internen Buchungssystem (z.b. Navision) an. Die Bestellung wird an Lieferanten gesendet. Der Lieferant liefert Ware/ Dienstleistung. Es erfolgt anschließend ein Eingang der Eingangsrechung des Lieferanten. Die Eingangsrechnung geht an die Buchhaltung zur rechnerischen Prüfung und zur Prüfung der gesetzlichen Anforderungen an gestellte Rechnungen. Wenn beide Prüfungen erfolgreich waren, erfolgt eine Kontierung und Verbuchung der Originalrechnung auf dem Kreditor durch Abbuchung der vormals angelegten Bestellung. Es erfolgt eine Ablage in den noch nicht zur Zahlung freigegebenen Rechnungen inkl. der Indexierung der Rechnung (Lieferantennummer, Betrag, Zahlungsziel etc.). Die indexierte Rechnung wird an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet.

5 Vorüberlegungen. Der Sachbearbeiter prüft sachliche Richtigkeit.. Nach erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung vom Sachbearbeiter zum Freizeichnungsberechtigten (normalerweise Abteilungsleiter von Mitarbeiter Y) geschickt. 7. Nach Freigabe der Rechnung wird diese als freigegeben in der Buchhaltung archiviert.. Die Freigabe wird auf der Originalrechnung vermerkt und die Ablage wird zur Zahlung freigegeben. 9. Es erfolgt eine abschließende Zahlungsfreigabe durch Bevollmächtigte (üblicherweise Abteilungsleiter Accounting). 0. Nach Belastung auf dem Bankkonto erfolgt die Verbuchung der Zahlung auf dem Kreditorenkonto.. Die Rechnung wird abschließend unter der Buchungsnummer als "gezahlt" abgelegt.. Bestimmung der benötigten Content-Typen Ausgehend von dem oben beschriebenen Ablauf, können folgende Content-Typen identifiziert werden: Investitionsantrag Angebot des Lieferanten Bestellung Eingangsrechnung. Definition der Statuswerte eines Content-Typs Entsprechend des beschriebenen Ablaufs ergibt sich folgendes Schema für die Statuswerte der einzelnen Content-Typen: Statuswerte Content-Typ Statuswert Investitionsantrag Mögliche Werte: Angebot Bestellung beantragt bestätigt (Abteilungsleiter) bestätigt (Controlling) Mögliche Werte: erhalten bestätigt Mögliche Werte: Buchungsnummer angelegt an Lieferanten abgeschickt abgebucht (Kreditor)

6 Content-Typ Statuswert Eingangsrechnung Mögliche Werte:. Eingang indexiert geprüft (rechnerisch, gesetzliche Vorgaben) verbucht (noch nicht zur Zahlung freigegeben) geprüft (sachliche Richtigkeit) freigegeben (Abteilungsleiter) archiviert zur Zahlung freigegeben zur Zahlung freigegeben (Abteilungsleiter Accounting) bezahlt Zuordnung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (minimal und maximal) Nach den derzeit gültigen Gesetzen in Deutschland (siehe z.b. ergeben sich folgende gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die einzelnen Dokumententypen: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen Content-Typ Schriftgutart maximal minimal Investitionsantrag Bestellungen, Auftragsunterlagen - Jahre Angebot Angebote mit Auftragsfolge - Jahre Bestellung Bestellungen, Auftragsunterlagen - Jahre Eingangsrechnung Eingangsrechnungen - 0 Jahre. Formulierung der Regeln Die Aufbewahrungsfristen eines Dokuments beginnen ab einem bestimmten Status des Dokuments. In der folgenden Übersicht sind diese Regeln zusammengefasst. Regeln zur Aufbewahrungsfrist von Dokumenten Content-Typen Regel Investitionsantrag Aufbewahrtungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Status "bestätigt (Controlling)" erreicht wurde. Angebot Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Angebot eingereicht wurde. Bestellung Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Status "abgebucht" erreicht wurde.

7 Erstellen der Definitionen Content-Typen Regel Eingangsrechnung Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Status "bezahlt" erreicht wurde. i In der Praxis hat es sich bei den Anforderungen zum Kalenderjahresende als passabel erwiesen, auf den Termin einfach ein Jahr aufzuaddieren. Dann ist zwar die Aufbewahrungszeit zwischen 0- Monate zu lang, aber die Mindestaufbewahrungsdauer ist dadurch in jedem Fall erfüllt. Erstellen der Definitionen Für das beschriebene Szenario werden drei Definitionen benötigt: Datentabelle für die Indexwerte (Accounting) Nachschlagetabelle für Statuswerte, um Fehleingaben zu vermeiden (NAccounting) Nachschlagetabelle für Lieferanten (NDistributors). Datendefinition für Indexwerte (Accounting) Für die Datentabelle müssen die folgenden Systemfelder aktiviert sein, damit die Records Management Funktionen genutzt werden können: SYSCONTENTTYPE (Content-Typ) SYSLCMSTAGE (Life Cycle Management Stufe) SYSRETENTIONTIME (Retention Datum) SYSLITIGATIONHOLD (Litigationhold) SYSDISPOSITIONTIME (Maximale Aufbewahrungszeit) SYSRETENTIONCLASS (Aufbewahrungsklasse) Datendefinition für Indexwerte Name Datentyp Länge IP_Proposer IP_Chief IP_Description IP_Amount Währung Status Of_Offerdate Datum Of_Description Of_Amount Währung Distributor Or_Orderdate Datum Nachschlagetabelle NAccounting NDistributors

8 Name Datentyp Länge Or_Description Or_Amount Währung Iv_Booknumber Iv_Deliverydate Datum Iv_Paymentdate Datum DocID Zähler StatusID Ganzzahlig Nachschlagetabelle NAccounting Nachschlagetabelle für Statuswerte (NAccounting) Diese Nachschlagetabelle enthält im Feld VALUE alle möglichen Statuswerte, die die Dokumente annehmen können. Über das Feld TYPE wird der Dokumenttyp referenziert Nachschlagetabelle für Statuswerte Name Datentyp Länge ID Ganzzahlig type value Definieren der möglichen Zustände eines Dokuments (Status) In der Nachschlagetabelle NAccounting werden die möglichen Zustände eines Dokuments definiert. Dabei werden folgende Werte festgelegt, wobei die Reihenfolge der Abfolge der einzelnen Schritte für ein Dokument entspricht: Invest Proposal requested confirmed confirmed by Accounting Offer received confirmed Order Accounting number created sent to the distributor debited

9 Definieren der möglichen Zustände eines Dokuments (Status) received indexed checked (juristic) booked (unreleased) checked (factual) released archived released for payment released for payment (head of department) paid Den einzelnen Stati werden IDs zugewiesen, die für die Reihenfolge innerhalb eines Dokumententyps und für die Formeln in den Aufbewahrungsklassen verwendet werden: Status-ID ID Dokumenttyp Status Invest Proposal requested Invest Proposal confirmed Invest Proposal confirmed by Accounting Offer received Offer confirmed Order Accounting number created Order sent to distributor Order debited received indexed checked (juristic) booked (unreleased) checked (factual) released 7 archived released for payment 9 released for payment (head of department) 7

10 ID Dokumenttyp Status 0 paid Definieren der Aufbewahrungsklassen Für jeden Content-Typ wird eine Aufbewahrungsklasse definiert, in der die Aufbewahrungszeit und die Retention-Regel definiert wird. Wenn die Retention-Regel erfüllt wird, wird das Dokument unter Retention gestellt. Ausgehend von den Vorüberlegungen werden folgende Aufbewahrungsklassen definiert: Aufbewahrungsklassen Aufbewahrungsklasse Retention Rule Event Rule Retention Period invest_proposal StatusID> StatusID= 7 offer StatusID= order StatusID>0 StatusID= 7 invoices StatusID>0 StatusID=0 0 7 Definieren der Content-Typen Ausgehend von den Vorüberlegungen werden folgende Content-Typen definiert: Content-Typen Content-Typ Aufbewahrungsklasse DBName invest_proposal invest_proposal Invest_proposal offer offer Offer order orders Order invoice invoices Inovice